Долг по ндфл за уволенным сотрудником

Опубликовано: 17.04.2024

При прекращении рабочих отношений с сотрудниками трудовое право обязывает работодателей производить окончательный расчет: заработная плата, премии и компенсации, а в некоторых случаях и выходное пособие. С данных выплат работодателю следует отчислять подоходный налог.

  1. Порядок удержания НДФЛ с выходного пособия
  2. Алгоритм отчисления
  3. Срок уплаты налога при увольнении
  4. Ответственность за нарушение установленного срока

Порядок удержания НДФЛ с выходного пособия

ндфл при увольнении

Подоходный налог распространяется на все полученные работником в течение срока официального трудоустройства доходы от работодателя. При сокращении численности штата или прекращении деятельности предприятия посредством ликвидации в процессе ухода сотрудников с работы, помимо основных начислений, им положена дополнительная выплата в размере среднемесячной заработной платы. С выходного пособия при увольнении НДФЛ удерживается в стандартном порядке.

Алгоритм отчисления

Перечисление налога на счет ФНС при увольнении входит в обязанности работодателя. Порядок окончательного расчета и отчисления подоходного налога с заработка сотрудника регулируется положениями 140 статьи ТК.

Порядок удержания заключается в трех основных этапах:

  1. Вычисление суммы сбора.
  2. Удержание денежных средств с начисленных увольняющемуся сотруднику доходов.
  3. Перевод удержанных денег в налоговую инспекцию.

Помимо этого, в обязанности руководства организации также входит составление и подача налоговой декларации по окончании расчетного периода, которым является календарный год. Она оформляется по унифицированной форме 3-НДФЛ.

Алгоритм расчета подлежащего перечислению сбора достаточно прост. Вычисления проводятся по следующей формуле:

Суммированный доход, который облагается налогом * 13%

Полученный результат является суммой, которая будет удержана с заработка работника в качестве подоходного налогового сбора.

ВНИМАНИЕ! В отношении лиц, имеющих гражданство других государств, но ведущих официальную трудовую деятельность на территории Российской Федерации, установлена другая ставка подоходного сбора. Она равняется 30% от размера полученных доходов.

Срок уплаты налога при увольнении

В стандартных ситуациях окончательный расчет проводится непосредственно в последний день работы сотрудника в организации. Если же работник явился за документами и своими заработанными деньгами позже даты увольнения, то расчет производится не позднее следующего дня.

Заработные платы переводятся работникам по окончании месяца. Однако дата увольнения не всегда совпадает с данным временем. В этом случае бухгалтер обязан перечислить удержанные средства в ФНС не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за последним днем работы сотрудника.

Ответственность за нарушение установленного срока

Несоблюдение сроков уплаты налога ведет к применению санкций. Предусматривается два вида возможных взысканий, оговоренных в нормативно-правовых актах:

  • ст. 123 НК – регламентирует начисление штрафов;
  • ст. 75 НК – начисление пени.

Положения 123 статьи регулируют размер и порядок назначения штрафов. В случае невыполнения обязательств по перечислению сумм, удержанных с доходов работника в качестве уплаты НДФЛ при увольнении, или же при несоблюдении сроков по их перечислению, налоговому агенту (которым является организация) назначается штраф. Его размер составляет 20% от суммы, подлежащей выплате.

Размер и алгоритм начисления пени регулируется содержанием статьи 75 НК. Их начисление осуществляется ежедневно с момента окончания срока, отведенного на исполнение обязательств по отправке удержанных сумм в ФНС.

ВАЖНО! При расчете пени упущенный срок выплаты учитывается именно в календарных днях, а не рабочих.

Размер пени определяется в процентах. Он составляет одну трехсотую от действующей на момент возникновения просрочки ставки рефинансирования, установленной Центральным банком РФ.


Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Вопрос

Добрый день! Сотрудник получивший денежный займ уволился. Договор о возврате займа заключен на срок до 30.06.2020г. Займ не возвращен.
Вопрос: как теперь поступать с НДФЛ на матвыгоду (35%), должна ли организация начислять, а затем сообщать в налоговую о невозможности удержания, или мы теперь не являемся налоговым агентом?

Ответ

Рассмотрев Ваш вопрос, полагаем, чтот прощенные суммы, которые физлицу не нужно возвращать, всегда облагаются НДФЛ, поскольку являются его доходом (п. 1 ст. 41 НК РФ). Налоговой базой будет сумма прощенного долга, процентов, пеней, штрафов (п. 1 ст. 41, пп. 10 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). Прощенные суммы долга, по сути, являются подарком физлицу, поскольку организация освобождает его от обязательства уплатить долг (п. 1 ст. 572 ГК РФ). В случае дарения налоговая база уменьшается на необлагаемую сумму — до 4 000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Ставка налога для резидента — 13% (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ). Удержать НДФЛ с прощенных сумм нужно из ближайшей денежной выплаты этому физлицу.(п. 4 ст. 226 НК РФ). Если до конца календарного года удержать налог из доходов физлица так и не получилось (например, вы больше не выплачивали физлицу денежных доходов), об этом нужно сообщить в налоговый орган и физлицу (п. 5 ст. 226 НК РФ) – справкой 2-НДФЛ с признаком 2, что означает, что вы выплатили физлицу доход, но не смогли удержать с него налог.

Прощение долга оформляется письменным договором дарения. В таком случае доход в виде материальной выгоды за пользование беспроцентным займом у налогоплательщика не возникает. Дата фактического получения дохода при прощении долга это дата подписания договора дарения или соглашения о прощении долга (Письмо от 30.01.2018 N 03-04-07/5117 направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 08.02.2018 N ГД-4-11/2419@).

Что касается материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользованием займом, то в общем случае она признается доходом заемщика — физического лица, когда в отношении такой экономии соблюдается хотя бы одно из следующих условий (пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ):

— заемщик и организация-заимодавец являются взаимозависимыми лицами или заемщик состоит с ней в трудовых отношениях;

В рассматриваемой ситуации (увольнении заемщика) с 2018 года доход заемщика в виде материальной выгоды от экономии на процентах при пользовании заемными средствами следует признавать не облагаемым НДФЛ на основании абз. 6 подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ.

Однако ввиду возможности иного толкования этой нормы вероятность противоположной позиции налоговых органов следует оценивать как высокую. Официальных разъяснений проверяющих органов пока нет.

Обоснование

Простили работнику долг по договору займа — взносы можно не начислять

Если вы предоставили работнику заем, а потом решили простить долг, оформите письменный договор дарения. ФНС напомнила, что в такой ситуации начислять страховые взносы на сумму займа и процентов не нужно. На это она уже указывала.

В то же время имейте в виду, что инспекторы могут заподозрить вас в получении необоснованной налоговой выгоды. Например, так может случиться, если вы будете регулярно прощать долги сотрудников. Это грозит доначислением взносов, пеней и штрафов. Поэтому оцените риски возможных претензий контролеров.

Документ: Письмо ФНС России от 30.05.2018 N БС-4-11/10449@

2.

Вопрос: Об НДФЛ при прощении части задолженности по договору займа.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 Кодекса.

Согласно подпункту 4 пункта 1 и пункту 3 статьи 228 Кодекса физические лица, получающие доходы, при получении которых не был удержан налог налоговыми агентами, обязаны представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию.

Вопрос: Об НДФЛ при прощении части задолженности по договору займа. (Письмо Минфина России от 09.11.2018 N 03-04-05/80822)

3.

Письмо Минфина России от 15.07.2014 N 03-04-06/34520

Рассмотрена ситуация, когда работодатель выдал работнику беспроцентный заем, а в дальнейшем заключил с ним договор дарения выданной суммы. Финансовое ведомство разъяснило следующее: при заключении договора дарения беспроцентного займа с налогоплательщика снимается обязанность по возврату полученных денежных средств. В таком случае доход в виде материальной выгоды за пользование беспроцентным займом у налогоплательщика не возникает. При этом доход в размере суммы прощенной задолженности облагается НДФЛ.

Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам

4.ПРОЩЕНИЕ ДОЛГА ПО ДОГОВОРУ ЗАЙМА (информация для кредитора)

  1. Удержание НДФЛ при прощении долга по договору займа

При прощении долга у физического лица возникает доход (экономическая выгода) в виде суммы прощенного долга по договору займа (основной суммы займа и процентов (при выдаче займа под проценты)), т.е. в сумме, которую не надо возвращать (п. 1 ст. 41 НК РФ). Такой доход, полученный физическим лицом — налоговым резидентом РФ, признается объектом обложения и учитывается при определении налоговой базы по НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). НДФЛ исчисляется по налоговой ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Организация в качестве налогового агента обязана исчислить, удержать у физического лица и уплатить в бюджет НДФЛ с суммы полученного дохода (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Главой 23 НК РФ не установлено, как определить дату фактического получения дохода при прощении долга. Из разъяснений Минфина России следует, что ею является дата полного или частичного прекращения обязательства, в частности, на основании соглашения о прощении долга (Письмо от 30.01.2018 N 03-04-07/5117 направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 08.02.2018 N ГД-4-11/2419@).

Что касается материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользованием займом, то в общем случае она признается доходом заемщика — физического лица, когда в отношении такой экономии соблюдается хотя бы одно из следующих условий (пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ):

— заемщик и организация-заимодавец являются взаимозависимыми лицами или заемщик состоит с ней в трудовых отношениях;

— экономия на процентах является фактически материальной помощью или встречным исполнением организацией обязательства перед заемщиком (в том числе оплатой (вознаграждением) за поставленные товары (выполненные работы, оказанные услуги)).

Доход в виде такой материальной выгоды подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Датой фактического получения дохода в виде материальной выгоды является последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Данный порядок применяется вне зависимости от даты получения займа, а также вне зависимости от того, в какой из дней месяца было прекращено долговое обязательство.

В таком же порядке признается материальная выгода от экономии на процентах за пользование беспроцентным займом.

Из сказанного можно сделать вывод, что в месяце прощения долга по основной сумме займа у физического лица возникает доход в виде данной материальной выгоды от экономии на процентах, даже если дата прощения долга предшествует последнему дню этого месяца.

Путеводитель по сделкам. Прощение долга. Кредитор

  1. Как облагается НДФЛ прощение долга физическому лицу

Организация может простить физлицу долг, к примеру, по договору займа, а также суммы процентов, пеней, штрафов по договору.

Прощенные суммы, которые физлицу не нужно возвращать, всегда облагаются НДФЛ, поскольку являются его доходом (п. 1 ст. 41 НК РФ).

Дата получения дохода — момент прекращения обязательства, например день подписания соглашения о прощении долга (Письма Минфина России от 25.01.2019 N 03-04-06/4277, от 30.01.2018 N 03-04-07/5117 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 08.02.2018 N ГД-4-11/2419@)).

Налоговой базой будет сумма прощенного долга, процентов, пеней, штрафов (п. 1 ст. 41, пп. 10 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Прощенные суммы долга, по сути, являются подарком физлицу, поскольку организация (ИП) освобождает его от обязательства уплатить долг (п. 1 ст. 572 ГК РФ). А в случае дарения налоговая база уменьшается на необлагаемую сумму — до 4 000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Ставка налога для резидента — 13% (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

Чтобы рассчитать сумму налога для резидентов РФ, нужно налоговую базу (с учетом вычетов) умножить на ставку 13%, а для нерезидентов — налоговую базу (без вычетов) умножить на ставку 30% (п. п. 3, 4 ст. 210, п. п. 1, 3 ст. 224, п. 1 ст. 225 НК РФ).

Полагаем, что доход в виде прощенного долга можно рассматривать как доход в натуральной форме. Удержать НДФЛ с прощенных сумм нужно из ближайшей денежной выплаты этому физлицу, так как в момент прощения долга вы не выплачиваете физлицу денежных доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Уплатить НДФЛ нужно не позднее следующего рабочего дня после даты удержания налога (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если до конца календарного года удержать налог из доходов физлица так и не получилось (например, вы больше не выплачивали физлицу денежных доходов), об этом нужно сообщить в налоговый орган и физлицу (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Как сообщить о невозможности удержать налог

Готовое решение: Как облагаются НДФЛ выплаты по гражданско-правовым договорам (КонсультантПлюс, 2019)

6.

Описание ситуации: С работником филиала в 2010 году заключен договор беспроцентного денежного займа сроком на 15 лет. В 2016 году работник был уволен по соглашению сторон. Остаток займа бывший работник продолжает погашать на прежних условиях (ежемесячно в соответствии с графиком, предусмотренным договором займа).

Вопросы: Облагается ли НДФЛ доход в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными средствами, с 01.01.2018?

С 1 января 2018 г. действуют изменения, внесенные в подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ Федеральным законом от 27.11.2017 N 333-ФЗ.

Так, согласно абз. 6 подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ материальная выгода от экономии на процентах за пользование полученными от организации заемными средствами признается облагаемым НДФЛ доходом физического лица (заемщика), только если в отношении этой экономии соблюдено хотя бы одно из условий:

— соответствующие заемные (кредитные) средства получены налогоплательщиком от организации или ИП, которые признаны взаимозависимым лицом налогоплательщика либо с которыми налогоплательщик состоит в трудовых отношениях;

— такая экономия фактически является материальной помощью либо формой встречного исполнения организацией или ИП обязательства перед налогоплательщиком, в том числе оплатой (вознаграждением) за поставленные налогоплательщиком товары (выполненные работы, оказанные услуги).

По нашему мнению, поскольку доход в виде материальной выгоды рассчитывается ежемесячно в течение налогового периода, то для определения того, признается ли указанный доход облагаемым НДФЛ, необходимо, чтобы выполнялось условие о нахождении в трудовых отношениях заемщика и заимодавца в течение данного налогового периода. Такое толкование основано на буквальном прочтении новых норм, в частности на использованном в них настоящем времени глагола («состоит»), определяющего взаимоотношения заемщика и заимодавца.

Так, вернемся еще раз к новой формулировке абз. 6 подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ: материальная выгода от экономии на процентах за пользование полученными от организации заемными средствами признается облагаемым НДФЛ доходом физического лица (заемщика):

«если соответствующие заемные (кредитные) средства получены налогоплательщиком от организации или ИП… с которыми налогоплательщик состоит в трудовых отношениях…»

Не исключено, что смысловое содержание данной нормы будет сведено налоговыми органами к тому, что основным критерием для налогообложения является наличие трудовых отношений в момент получения заемных средств, так как именно в этот момент определяются существенные условия договора (в частности, наличие и размер процентной ставки).

С учетом изложенного следует признать появление новой неясности в налоговом законодательстве, которая породит споры по ситуациям, аналогичным вашей. Каких-либо официальных разъяснений контролирующих органов, связанных с вносимыми с 01.01.2018 изменениями в подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, на текущий момент еще нет.

Таким образом, по нашему мнению, в рассматриваемой ситуации с 2018 года доход заемщика в виде материальной выгоды от экономии на процентах при пользовании заемными средствами следует признавать не облагаемым НДФЛ на основании абз. 6 подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ.

Однако ввиду возможности иного толкования этой нормы вероятность противоположной позиции налоговых органов следует оценивать как высокую.

Тематический выпуск: Налогообложение доходов физических лиц и страховые взносы: сложные вопросы исчисления и уплаты (под ред. А.В. Брызгалина) («Налоги и финансовое право», 2018, N 9)

7.

МАТВЫГОДА ОТ ЭКОНОМИИ НА ПРОЦЕНТАХ ПО-НОВОМУ

С 1 января 2018 г. матвыгода от экономии на процентах облагается НДФЛ по новым правилам. Это нужно учесть тем организациям и ИП, которые выдали физлицам займы с льготной ставкой процента или вовсе без процентов. В новых формулировках НК много неясностей, а официальных разъяснений пока нет. Однако применять новые правила нужно уже при составлении расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 г.

Статья: Матвыгода от экономии на процентах по-новому (Мартынюк Н.А.) («Главная книга», 2018, N 8)

Вопрос: Работнику выдан заем под 2% годовых сроком на год с уплатой процентов в момент погашения. Через три месяца работник уволился. Возникает ли в данной ситуации материальная выгода и кто должен исчислить и уплатить НДФЛ, учитывая, что на момент погашения займа заемщик не является работником организации?

Ответ: При отсутствии трудовых отношений на последний день месяца пользования заемными средствами дохода в виде материальной выгоды, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает.

Вместе с тем не исключен иной подход, а также риск возникновения налогового спора.

Вопрос: …Работнику выдан заем под 2% годовых сроком на год с уплатой процентов в момент погашения. Возникает ли материальная выгода и кто должен исчислить и уплатить НДФЛ, если через несколько месяцев после выдачи займа заемщик уволился? (Консультация эксперта, 2018)

Ответ подготовлен 08.05.2019 г.

Cтатус предоставленных документов актуален на момент формирования ответа.

Ответ подготовлен в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.

Расчет заработной платы — процедура трудоемкая и кропотливая. Несмотря на повсеместную автоматизацию этого процесса, бухгалтер не застрахован от ошибок. Случаются и сбои в работе компьютерной техники, следствием чего могут стать неверные расчеты, выдача работникам завышенных сумм заработной платы.

Обнаружив ошибку, бухгалтер зачастую производит автоматический вычет из начислений следующего месяца по расчетам с работником, делая соответствующие проводки в бухгалтерском учете. Правомерен ли такой «простой» выход из положения? В каких случаях удержать излишек выплаченной заработной платы организация не имеет права? Несет ли бухгалтер ответственность за ошибки при расчетах заработной платы? Разбираемся в статье.

Можно ли выплачивать заработную плату нерезиденту через кассу?

Возврат возможен не всегда

Сразу следует сказать, что «автоматические» вычеты излишне выплаченных работнику сумм из заработной платы следующего месяца либо невыдача ему части заработной платы наличными из кассы на тех же условиях незаконны.

Разрешение неприятной для бухгалтера ситуации следует начинать с получения заявления работника, в котором он просить удержать излишне полученную сумму денег либо обязуется внести ее наличными добровольно.

Обойтись без письменного согласия возможно только в некоторых случаях, описанных в ТК РФ (ст. 137):

  • наличие счетной ошибки, т.е. такой ошибки, которую можно отнести к арифметической;
  • расчет произведен на основе ложных сведений, полученных от работника (например, фальшивые документы на вычет по НДФЛ);
  • расчет произведен на основе ложных сведений из первичных документов по расчету зарплаты (например, по документам норматив выпуска продукции был выполнен, а фактически — нет).

Как правило, такие ситуации, в частности, подача работником ложных сведений, влияющих на расчет «зарплатных» сумм, решаются в судебном порядке (см. ТК РФ, та же статья).

Если работник письменно выразил свое согласие погасить переплату, работодатель может удержать ее только в течение месяца после завершения срока, определенного для возврата авансов, задолженностей, неверно начисленных сумм выплат.

Как оформить выдачу из кассы депонированной заработной платы по доверенности?

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Нередко возникают ситуации, когда увольняемый работник уже использовал отпуск за текущий рабочий год, который не был отработан им полностью. Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе удерживать из заработной платы работника, начисленной при увольнении, его задолженность за неотработанные дни отпуска, который был предоставлен авансом.

Рабочий год может не совпадать с календарным, так как для каждого работника он начинается со дня, в который работник приступил к исполнению трудовых обязанностей. Например, рабочий год работника, принятого на работу 01.09.2009, истекает 31.08.2010.
Пример 2Может ли работодатель при увольнении работника удержать из его заработной платы 100 процентов стоимости форменной одежды?
Такой случай удержания не соответствует действующему законодательству, поэтому работодатель не может вычесть полную стоимость форменной одежды из заработной платы работника при его увольнении. Статья 137 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев удержания из заработной платы работника. Оснований для принудительного удержания стоимости форменной одежды из заработной платы работника данная статья не предусматривает. Однако, по соглашению с работником возможно произвести удержание каких-либо сумм, например, расходов на обучение работника. В рассматриваемой ситуации следует учитывать, что удержание возможно только на основании заявления работника при условии, что не истекли сроки носки форменной одежды. Если данные условия не соблюдены, работник может в судебном порядке потребовать возврата незаконно удержанных сумм.

В течение рабочего года работнику должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, причем трудовое законодательство не содержит норм, которые позволяли бы предоставлять такой отпуск пропорционально отработанному работником времени и иным периодам, включаемым в стаж работы, дающий право на отпуск в соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ.

При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал ежегодный оплачиваемый и (или) дополнительный отпуск, работодатель вправе удержать часть оплаты предоставленного авансом отпуска.

Трудовой кодекс РФ содержит ограничения для удержания за отпуск, предоставленный авансом. Так, удержание не производится при увольнении работника по следующим основаниям:

  • отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
  • ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем;
  • сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
  • смена собственника имущества организации — в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера;
  • призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу;
  • восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
  • признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;
  • смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим;
  • наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ.

Из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 процентов суммы после вычета НДФЛ. Если размер задолженности превышает 20 процентов заработной платы, то сумма превышения погашается работником добровольно либо работодатель взыскивает ее в порядке гражданского судопроизводства как неосновательное обогащение. Однако последнее представляется затруднительным, так как в силу п. 3 ст. 1109 ГК РФ заработная плата и другие платежи, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки не подлежат возврату как неосновательное обогащение. Следовательно, указанные денежные средства не могут быть взысканы с работника, на лицевой счет которого они перечислены.

Таким образом, если на момент увольнения у работника остались суммы неотработанных отпускных, работодатель может удержать их без его согласия в размере 20 процентов причитающихся работнику выплат. Для погашения оставшейся суммы работодатель может взять у работника заявление о согласии на удержание из расчета при увольнении суммы, превышающей 20 процентов, либо договориться с работником о добровольном возврате им в кассу организации переплаченной суммы отпускных. Кроме того, работодатель вправе «простить» работнику задолженность за неотработанные дни отпуска.

Счетная ошибка и судебная практика

Наличие счетной (арифметической) ошибки – наиболее частый аргумент работодателя при удержании излишне выплаченных сумм оплаты за труд. Однако судебная практика в этой сфере чаще всего складывается не в пользу организаций.

Пример: Мособлсуд в своем определении №33-19764 от 12-10-10 г. высказал мнение, что переплата не может являться счетной ошибкой, а является следствием неправильного применения работодателем законодательства по труду. По мнению судей, переплату нельзя отнести и к суммам необоснованного обогащения (ГК РФ, ст. 1109). Работник возвращать излишне выплаченные ему средства не обязан. Кроме того, не все суды признают сбой в работе бухгалтерской программы счетной ошибкой.

Пример: Свердловский облсуд определением по делу №33-7642/2016 от 21-04-16 г. не признал техническую ошибку счетной, а Самарский облсуд в определении №33-302/2012 от 18-01-12 г. – признал.

Судебная практика по вопросам применения ст. 137 ТК однозначно свидетельствует о том, что счетной ошибкой нельзя признать:

  • оплату более длительного отпуска, по сравнению с положенным работнику по закону;
  • выплату более крупного размера премиальных;
  • ошибочную выплату двойной заработной платы за период.

Об этом свидетельствуют многочисленные решения судов всех инстанций, до Верховного включительно (определение №59-В11-17 от 20-01-12 г.).

На заметку! Роструд в своем письме №3044-6-0 от 09- 08-07 г. высказывает точку зрения, согласно которой даже при наличии бесспорной счетной ошибки необходимо письменное согласие сотрудника на погашение возникшей разницы за его счет.

Ошибки бухгалтера

Рассмотрим какие ошибки могут считаться счетными, а какие нет:

При расчете зарплаты к учету были принятые большие показатели по объему выполненной работы

Работнику предоставили вычет по НДФЛ необоснованно;

При расчете средней зарплаты были учтены исключаемые выплаты;

Для расчета пособий или больничных в программу был введен неверный алгоритм;

При расчете пособия был неверно рассчитан страховой стаж работника;

Зарплату перечислили работнику, который в прошлом месяце уволился;

По указанию трудинспекции работнику доначислили зарплату, а после суд признал указание незаконным

Документальное оформление возврата излишних выплат

Обнаружив факт ошибки, бухгалтер обязан сообщить о нем руководству фирмы. Далее составляется акт, в котором фиксируются факт переплаты, сумма, период начисления и другие существенные сведения. Членами комиссии, подписывающими акт, могут быть: бухгалтер-расчетчик, главный бухгалтер, кассир и пр.

Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.

Если работник не возражает, то на основании его заявления сумма гасится наличными деньгами либо безналичным удержанием из заработной платы на иных, согласованных с администрацией, условиях. Часто такое погашение происходит в рассрочку. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание по общему правилу возможно в размере не более 20% с каждой зарплаты. При этом следует учитывать, что у работника, кроме указанной суммы к погашению, могут быть и другие удержания.

Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.

Вопрос с работником, который при увольнении получил «на руки» больше положенного по закону, решается таким же порядком, как указано выше. В уведомлении целесообразно сразу указать на возможность обращения в суд при непогашении задолженности. Уволенные сотрудники в большинстве случаев добровольно гасить переплату отказываются.

Как оформить и отразить в бухучете возврат в кассу заработной платы, излишне выплаченной работнику?

Может ли работодатель взыскать переплату с виновного бухгалтера?

Даже в той ситуации, когда начальник предприятия или другой организации имеет право взыскать излишне выплаченную ЗП с работника, есть ряд серьезных ограничений. К примеру, сделать это можно только с согласия работника.

Так как списать задолженность по зарплате уволенному сотруднику? Бывают ситуации, когда подчиненные отказываются давать свое согласие.

При этом в статье под номером 137 Трудового кодекса не указано, как именно должно быть оформлено согласие работника — письменно или устно. Для того чтобы не возникало никаких проблем и недоразумений, следует зафиксировать согласие в письменной форме.

Предлагаем ознакомиться: Срок официальной работы для получения гражданства

Нужно заметить, что общий размер удержаний по закону ни в коем случае не должен превышать двадцать процентов. Следовательно, временной промежуток удержания растягивается на несколько месяцев. Только по соглашению сторон возможно осуществление возмещения ущерба с рассрочкой платежа.

К примеру, человек обязуется отдавать не по двадцать, а по десять процентов каждый месяц. Работник непременно должен подписать соответствующее обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков возврата всех средств.

Если работник не собирается возвращать излишне выплаченную сумму организации, в которой работает, то руководство имеет право обратиться в суд с соответствующим заявлением.

Рекомендуется обращаться в районный суд. В ходе разбирательства руководителю придется доказывать факт совершения счетной ошибки или вины работника.

К исковому заявлению требуется приложить копии и оригиналы таких документов:

  1. трудовой договор с бывшим сотрудником;
  2. документы по расчету и выплате зарплаты;
  3. акт об обнаруженной ошибке;
  4. всевозможные уведомления, направленные бывшему подчиненному, с предложением вернуть обратно излишне начисленные денежные средства.

Налоговая база по НДФЛ включает в себя все доходы налогоплательщика право на распоряжение которыми у него возникло (пункт 1 статьи 210 НК РФ). При выплате заработной платы, в том числе и излишне перечисленной в результате счетной ошибки, организация должна удержать НДФЛ. Если НДФЛ не был удержан, то необходимо произвести удержание налога и перечислить его в бюджет, а также уплатить пени за дни просрочки.

Если сотрудник добровольно возвращает излишне перечисленную заработную плату, то у организации образуется переплата по НДФЛ. Вернуть сумму переплаты можно из бюджета, составив заявление о возврате.

В объект обложения страховыми взносами, согласно статье 420 НК РФ, входит сумма выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию. База для исчисления страховыми взносами определяется по истечении каждого календарного месяца.

Предлагаем ознакомиться: Страховка для беременных при выезде за границу, международный страховой полис для выезжающих за рубеж

Таким образом, по итогам месяца, в котором была ошибочно выплачена заработная плата, необходимо начислить страховые взносы. Страховые взносы необходимо оплатить в бюджет до 15 числа месяца, следующего за месяцем ошибочной выплаты.

При возврате излишне перечисленной заработной платы сотрудником, сумму страховых взносов можно вернуть или зачесть в счет будущих периодов.

Бухгалтерские услуги для ООО и ИП в Москве — оставьте заявку на сайте, или узнайте стоимость по тел.

Ответственность бухгалтера

Бухгалтер может нести материальную ответственность по закону, если погасить переплату за счет средств сотрудника не удалось. Основанием для привлечения счетного работника к ответственности может служить акт, фиксирующий (ТК РФ, ст. 247):

  • величину материального урона;
  • причину возникновения убытка.

Размер убытка бухгалтером может быть погашен двояко:

  • если существует договор материальной ответственности с ним – погашение происходит полностью;
  • если договор материальной ответственности отсутствует – погашение происходит в размере среднемесячных трудовых выплат (ТК РФ, ст. 244, 248).

Если бухгалтер не согласен погасить сумму ошибки добровольно либо истек месячный срок, о котором шла речь выше, вопрос о взыскании решается исключительно судом.

На заметку! Полная материальная ответственность бухгалтера может быть зафиксирована в трудовом договоре с ним.

Проводки

При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.

Сначала переплату в целом сторнируют, применяя те же проводки, по которым она начислялась: Дт20, 23, 26 Кт70 – сторно на сумму переплаты (аналогично сторнируют выплаты в Фонды по переплате).

Затем сторнируют НДФЛ: Дт70 Кт68/НДФЛ – сторно из суммы переплаты (13%).

Оставшуюся сумму, излишне выплаченную работнику, отражают на счете 73 с открытием соответствующего субсчета: Дт 73 Кт 70.

Работник добровольно гасит задолженность внесением средств в кассу либо удержанием из зарплаты. Возможно и внесение средств на расчетный счет фирмы: Дт50,51,70 Кт73.

Если долг по какой-то причине взыскать невозможно, то делаются такие проводки:

  • Дт76 Кт 73;
  • Дт 91/2 Кт 76.

Когда работники могут оспорить удержание из зарплаты

Еще раз обратим внимание на то, что удерживать деньги с зарплаты работника нужно строго в соответствии с трудовым законодательством.

Это касается не только оформления согласия работника и приказа работодателя об удержании, — нужно правильно оформить документы-основания этих удержаний.

Если работодатель неправильно оформит документы-основания, высока вероятность, что работник оспорит все «вычеты».

Например, нужно доказать, что именно этот работник виноват в поломке именно этой вещи, или, что была недостача, и она произошла именно из-за этого работника. По каждому случаю работодателю следует провести ряд мероприятий и оформить нужные документы. Иначе удержания незаконны.

Итоги

  1. Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
  2. В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
  3. Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
  4. Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.

Как вернуть переплату по зарплате по вине бухгалтера

После того как будет обнаружена ошибка, о ней необходимо уведомить руководителя. Для этого пишется докладная записка, в которой указывается, что при расчете зарплаты (пособия или отпускных) была допущена счетная ошибка. После этого работнику можно предложить внести деньги добровольно, либо удержать их из зарплаты. На удержание средств необходимо издать приказ. Подтверждая свое согласие на удержание денег из зарплаты, работник ставит свою подпись в приказе. Это и будет являться письменным согласием работника на удержание переплаты (

Бухгалтерам организаций часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда сотрудник увольняется, но остается должен организации определенную денежную сумму. В этих случаях прежде всего интересует вопрос: как поступить с образовавшейся задолженностью уволившегося работника?

Все ситуации с долгами работников организаций можно разделить на две группы. Первая. Работник находится в процессе увольнения, но уже ясно, что суммы окончательного расчета не хватит, чтобы компенсировать его задолженности перед организацией. Вторая. Работник уже уволился, и ему больше не причитаются к выплате денежные средства, но его долг перед организацией остается непогашенным. Разберем обе эти ситуации.

По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки ( http://go.garant.ru/zarplata/ )

Как мы уже говорили, причины возникновения задолженностей сотрудников перед работодателем различны. Но главная заключается в том, что работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой договор с организацией по собственной инициативе. Работнику при этом достаточно предупредить работодателя в письменной форме за две недели до дня своего увольнения. В последний день работы руководитель обязан выдать такому сотруднику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет ().

() ст. 84.1, 140 ТК РФ

При этом несмотря на то, что у сотрудника могут существовать задолженности перед организацией, работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки и суммы окончательного расчета.

Есть различные виды задолженностей уволенных работников перед организациями. На практике чаще всего встречаются, например, следующие виды долгов уволенных работников:

- дебиторская задолженность по зарплате, образовавшаяся из-за выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;

- задолженность уволившегося работника по выданным ему подотчетным суммам;

- задолженность сотрудника по своевременно непогашенному займу;

- задолженность уволившегося работника за неотработанные дни отпуска.

Есть несколько основных способов избавления от такой задолженности. Они могут применяться по отдельности, а могут и быть сгруппированы. Например:

- удержание суммы долга из суммы окончательного расчета увольняющегося;

- добровольное возвращение работником задолженности работодателю;

- взыскание задолженности уволенного работника в судебном порядке;

Удержать долг увольняющегося сотрудника можно из суммы окончательного расчета. Это возможно, если сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности. Кроме того, нужно иметь в виду, что в большинстве ситуаций, за исключением случаев полной материальной ответственности, работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной материальной ответственности, то есть он несет такую ответственность в пределах своего среднего месячного заработка ().

Но если сотрудник увольняется, то с него нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении, так как окончательный расчет — это разовая выплата (). Следует также учитывать, что, как мы уже говорили, трудовым законодательством строго определены случаи, в которых работодатель может удерживать задолженности работника перед организацией из зарплаты увольняющегося сотрудника (). Кроме того, такие удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний . При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания ().

() письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0

Сотрудник организации Иванов увольняется. Он должен организации подотчетную сумму в размере 12 000 руб. При увольнении работник дал согласие на удержание из суммы его окончательного расчета своей задолженности. Он также согласен внести в кассу организации деньги наличными, если удержанной суммы не хватит. Предположим, что права на вычеты по НДФЛ у него нет. На день увольнения бухгалтер организации начислил ему в качестве окончательного расчета сумму в размере 37 000 руб.

Сумма удержания в счет погашения долга составила:

(37 000 руб. – 37 000 руб. × 13%) × 20% = 6438 руб.

Сумма к выплате равна:

37 000 руб. – 37 000 руб. × 13% – 6438 руб. = 25 752 руб.

Сумма, которую работник должен внести для погашения долга:

12 000 – 6438 = 5562 руб.

Как поступить в том случае, если работодатель, например, имея право на удержание тех или иных сумм, не может его произвести в связи с отсутствием выплат, а сотрудник не желает вносить излишне полученные отпускные в кассу организации? Есть две возможности: простить долг либо взыскать его в судебном порядке.

Долг работника перед организацией отражают в составе дебиторской задолженности. В налоговом и бухгалтерском учете дебиторская задолженность по зарплате подлежит списанию по истечении срока исковой давности. После списания ее сумму включают в состав прочих расходов.

Неуплата НДФЛ – причина, которая обязывает налоговые органы привлечь к ответственности налогоплательщика, однако на практике существуют такие ситуации, которые позволяют снизить наказание. О том, что при неуплате данного налога может спасти от ответственности, а также о новшествах в мерах налогового наказания читайте в рубрике «Штраф (НДФЛ)» .

Кто должен исполнять обязанность по уплате налога

Обязанность перечисления НДФЛ в бюджет возникает при наличии объекта налогообложения.

При этом можно выделить следующие категории его плательщиков:

  • Физлица как самостоятельные плательщики НДФЛ с суммы полученного дохода.
  • Организации и ИП – в качестве налогового агента при удержании налога с выплаченного сотрудникам дохода.

В случае если организация имеет обособленные подразделения, нужно придерживаться порядка осуществления оплаты НДФЛ по филиалам, о котором рассказывается в материале «Если НДФЛ за подразделение ушел по адресу головного офиса, санкций не будет».

Какие нарушения бывают в области налогообложения НДФЛ

Ответственность по НДФЛ наступает в следующих случаях:

  1. Если налогоплательщик или налоговый агент не произвел оплату налога или оплатил его, но не в полной сумме (об этом – в материале «Минфин не поддерживает предложение о повышении штрафа для налоговых агентов до 200% от неуплаченных сумм»).
  2. Если плательщик (агент) не отчитался по установленным для НДФЛ формам или допустил в них ошибки. Подробности – в публикациях:
    • «Штрафы за 6-НДФЛ: правила наложения»;
    • «Штраф будут налагать за любые ошибки в 2-НДФЛ».

Когда наступает ответственность за неуплату налога

Работодатель, который, выступая в качестве налогового агента, обязан удержать НДФЛ с дохода, выплаченного им в пользу сотрудника, также может быть уличен в неуплате налога. При этом совершить указанное уклонение он может разными способами, от которых зависит число санкций, применимых в каждой конкретной ситуации. Подробнее о таких нарушениях можно узнать из статьи «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».

Советуем вам также обратить внимание на статью, в которой идет речь о том, наступает ли ответственность, если плательщик произвел оплату налога на следующий день после предусмотренной для уплаты крайней даты, – «Соблюдайте срок уплаты НДФЛ в бюджет».

Существуют ситуации, когда налоговый агент не уплатил налог, однако налоговый орган указанное правонарушение не выявил. В этой ситуации может возникнуть вопрос: в течение какого времени у контролеров есть возможность привлечь нарушителя к ответственности? Ответ вы узнаете из статьи «ФНС рассказала, как считать срок «налоговой» давности агентам по НДФЛ».

Указанный в данной статье срок учитывает способ получения дохода – наличными, безналичным путем, в натуральной форме или в виде материальной выгоды.

Некоторые недобросовестные плательщики для минимизации своих затрат пытаются сэкономить на налогах. Чаще всего это связано именно с зарплатными налогами, т. к. это основная масштабная статья расходов у большинства организаций. Чтобы скрыть от контролеров реальный доход сотрудника, работодатель может прибегнуть к конвертной выдаче заработной платы, тем самым снижая налогооблагаемую базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Когда за конвертную зарплату (неуплату НДФЛ с сумм выплаченных зарплатных доходов) для работодателя может наступить уголовная ответственность, узнайте из нашего материала.

Для работника, получающего зарплату в конверте, также может наступить ответственность по НДФЛ (если он осведомлен о том, что налоговые отчисления из его заработной платы работодатель не удерживает и не уплачивает).

При получении дохода, с которого не произведено удержание НДФЛ, работник должен самостоятельно оформить декларацию, передать ее в налоговый орган (до 30 апреля последующего года) и уплатить налог. Если он этого не делает, налоговый орган может взыскать с него НДФЛ и пени. За непредставление декларации работника могут подвергнуть штрафу в размере 5% от невыплаченной суммы налога за каждый полный или неполный месяц со дня, когда ее нужно было представить. Неуплата НДФЛ в крупном размере может повлечь и уголовное наказание.

Совершив правонарушение, связанное с неуплатой НДФЛ, плательщик, помимо неуплаченной суммы и штрафа, должен перечислить в бюджет РФ сумму пени. Однако ее начисление имеет некоторые особенности. При этом следует определить:

  • Наличие обстоятельств, когда пеня не может быть начислена.
  • Может ли ИФНС самостоятельно начислить сумму пени.

Акцент на этих вопросах сделан в материале «Что грозит НДФЛ-агенту, не удержавшему налог?».

Как рассчитать пени, узнайте из материала «Пени повысили, но не для всех».

Очень важно, осуществляя оплату пени, начисленной за неуплату налога, не ошибиться в реквизитах, ведь КБК, в зависимости от категории плательщика и вида полученного дохода, меняется.

Реквизиты для оплаты пени по НДФЛ в 2019-2020 годах остались неизменны и представлены в материале «КБК для перечисления пеней по НДФЛ в 2019–2020 годах».

Что же касается штрафа, правильно рассчитать его сумму вам поможет наш материал «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».

Можно ли уменьшить вину налогового агента

Законодательством в сфере прав – гражданского, уголовного, административного и пр. – предусмотрены такие условия, которые позволяют уменьшить ответственность лица за совершенное правонарушение, при этом НК РФ тоже предусматривает эту возможность. О том, как обосновать уменьшение вины работодателя, рассказывается в материале «Финансовые трудности налогового агента - организации могут смягчить ответственность».

Рассмотрим еще одну ситуацию, при которой может возникнуть вопрос, будет ответственность смягчена или нет?

Организация выполняет все свои обязанности налогового агента, своевременно представляет сведения 2-НДФЛ, уплачивает исправно налог, и все предыдущие результаты налоговых проверок были положительными. Но в какой-то момент она пропустила срок перечисления налога. Такая хорошая репутация поможет смягчить ответственность налогоплательщика? Ответ на этот вопрос вы найдете здесь.

А о том, какие факторы дают возможность смягчить ответственность плательщика, читайте в материале «Ст. 123 НК РФ: вопросы и ответы».

Когда не возникает ответственность по уплате НДФЛ

Бывают случаи, при которых на первый взгляд может показаться, что нарушение совершено, но на самом деле вина налогоплательщика не наступает. Например:

  1. Физлицо осуществило оплату налога до наступления обязанности по перечислению НДФЛ в бюджет, т. е. доход он еще не получил. Обоснование того факта, что при таких обстоятельствах правонарушения не будет, вы найдете в материале «Если НДФЛ перечислен досрочно, штрафа по ст. 123 НК РФ не будет».
  2. Налоговый агент НДФЛ перечислил в бюджет, но сотрудникам доход еще не выплатил. Об этой ситуации читайте в статье «Правомерно ли привлекать налогового агента к ответственности за досрочное перечисление в бюджет НДФЛ?».
  3. Перечисление налога за филиал в налоговый орган по месту регистрации головной организации. Зачастую, заметив такую ошибку, налоговый орган пытается привлечь налогоплательщика. Аргументы, которые помогут вам избежать ответственности, а также решения арбитражной практики и письма контролирующих органов вы найдете в публикациях:
    • «За ошибочное перечисление НДФЛ по месту головного офиса штраф не полагается»;
    • «Минфин России: если НДФЛ за подразделение перечислен по месту нахождения головного офиса, штрафа не будет».
  4. Налоговый орган нашел вину физлица в неуплате налога при совершении им какого-либо крупного приобретения, считая, что поводом для такой покупки стало получение скрытого дохода. Тем самым на основании произведенных физлицом затрат начисляет сумму штрафа. Почему такие действия налоговиков неправомерны, можно узнать из материалов:
    • «Налоговики не вправе доначислять НДФЛ, основываясь на расходах налогоплательщика»;
    • «ФНС предостерегла инспекции от доначисления НДФЛ на расходы налогоплательщиков».

Чтобы не быть оштрафованными, налогоплательщики и налоговые агенты по НДФЛ должны постоянно отслеживать изменения законодательства по этому вопросу. Помогут вам в этом материалы нашего сайта:

Рассмотренные случаи привлечения к ответственности за неуплату НДФЛ позволят вам сориентироваться, как правильно вести себя в подобных обстоятельствах на практике. Не попасть в неприятные ситуации или выйти из них с минимальными финансовыми потерями вам всегда поможет наша постоянно обновляющаяся рубрика «Штраф (НДФЛ)».

Читайте также: