Цепочка документов учета ндфл

Опубликовано: 12.05.2024

Согласно п. 1 ст. 24 НК РФ налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с Налоговым кодексом РФ (далее – НК РФ) возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему РФ.

Кто является налоговым агентом по НДФЛ

Налогоплательщиками налога на доходы физических лиц (НДФЛ) признаются (п. 1 ст. 207 НКРФ):

- физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ;

- физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Пунктом 1 ст. 226 НК РФ возложены обязанности налоговых агентов по удержанию из доходов, выплачиваемых физическим лицам, и перечислению в бюджет НДФЛ на:

- нотариусов, занимающихся частной практикой;

- адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты;

- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.

Самостоятельно исчисляют и уплачивают налог лица, указанные в п. 1 ст. 227 НК РФ, а именно:

- индивидуальные предприниматели (по доходам, полученным от предпринимательской деятельности);

- нотариусы, адвокаты, иные частнопрактикующие физические лица (по доходам от частной практики).

Порядок исчисления налога

Налоговые агенты исчисляют налог по доходам, облагаемым по ставке 13% (кроме дивидендов и иных доходов, указанных в п. 3 ст. 224 НК РФ), нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца с зачетом суммы налога, удержанной за предыдущие месяцы.

Налог удерживается с каждой суммы дохода отдельно:

1) по дивидендам;

2) доходам, указанным в п.п. 2 – 6 ст. 224 НК РФ. В частности, к таким доходам относятся:

- суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиками заемных средств (налоговая ставка 35%);

- доходы, выплачиваемые лицам, не являющимся налоговыми резидентами РФ.

При исчислении налога налоговый агент не учитывает доходы, полученные налогоплательщиком от других налоговых агентов.

Предоставление работодателем налоговых вычетов

При определении налоговой базы по НДФЛ работодатель вправе предоставить работнику в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (за исключением дивидендов) следующие налоговые вычеты:

1) стандартные вычеты (ст. 218 НК РФ) – предоставляются одним из налоговых агентов по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты;

2) социальные вычеты, предусмотренные пп. 4 и 5 п. 1 ст. 219 НК РФ, в сумме уплаченных налогоплательщиком пенсионных взносов по договорам негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного пенсионного страхования, добровольного страхования жизни (сроком не менее 5 лет) и (или) на софинансирование пенсии на основании письменного заявления работника при условии, что взносы удерживаются из выплат в пользу налогоплательщика и перечисляются в соответствующие фонды (страховые организации) работодателем;

3) имущественные вычеты на приобретение жилья, а также на уплату процентов по кредитам (займам), привлеченным для приобретения жилья, предусмотренные пп. 3 и 4 п. 1 ст. 220 НК РФ, на основании письменного заявления работника и уведомления налогового органа по форме, утв. приказом ФНС России от 05.12.2009 № ММ-7-3/714@.

Порядок удержания налога

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При начислении заработной платы (в последний день текущего месяца), удержание суммы налога по каждому работнику отражается проводкой:

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ».

Если работодатель заключил с работником договор аренды автомобиля, сотового телефона, иного имущества, то удержание налога отражается в момент начисления арендного обязательства:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73 – начислена сумма арендной платы;

Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ» - удержана сумма налога.

Действия налогового агента при невозможности удержания налога

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога. Сообщение направляется по форме 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Например, в 2014 году организация подарила работнику при увольнении в связи с уходом на пенсию подарок стоимостью более 4 000 рублей. После этого организация не производила денежные выплаты работнику и не имела возможности удержать налог. До 1 февраля 2015 г. организация направила в налоговый орган и работнику сообщение по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать налог.

Обратите внимание! После окончания налогового периода, в котором налоговым агентом выплачивается доход физическому лицу, и письменного сообщения налоговым агентом налогоплательщику и налоговому органу по месту учета о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате возлагается на физическое лицо, а обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм налога прекращается (см. письмо ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692).

Порядок перечисления налога

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня:

- фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода;

- (или) перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках;

- (или) следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода (например, если доход выплачивается из выручки или иных поступлений в кассу налогового агента);

- (или) следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога – для доходов, полученных в натуральной форме или в виде материальной выгоды.

Обратите внимание! По доходам в виде оплаты труда налог перечисляется в бюджет только при выплате заработной платы по окончании месяца, за который она начислена. Это связано с тем, что для целей налогообложения датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Например, за январь работникам были выплачены аванс 20.01.2015 и зарплата 04.02.2015. Денежные средства были получены в банке на выплату аванса 20 января, на выплату зарплаты 4 февраля. Удержанный при начислении заработной платы налог следует перечислить в бюджет 4 февраля:

Дебет 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ» Кредит 51.

Налог уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. Российская организация, имеющая обособленные подразделения, уплачивает налог как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Налоговый учет

Обязанность ведения налогового учета налоговыми агентами установлена п. 1 ст. 230 НК РФ. Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно. На основании регистров налогового учета налоговый агент заполняет сведения по форме 2-НДФЛ.

Налоговые регистры должны содержать в отношении каждого налогоплательщика следующую информацию:

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика:

- фамилия, имя, отчество физического лица;

- вид и код документа, удостоверяющего личность;

- серия и номер документа, удостоверяющего личность;

- ИНН (при его наличии);

- адрес места жительства в РФ с кодом региона;

- адрес места жительства за пределами РФ;

- гражданство с кодом страны;

2) вид выплаченных физическому лицу доходов в соответствии с кодами, приведенными в Справочнике "Коды доходов" (Приложение № 3 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@);

3) вид предоставленных физическому лицу налоговых вычетов в соответствии с кодами, приведенными в Справочнике "Коды вычетов" (Приложение № 4 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@);

- начисленные налогоплательщику доходы (до уменьшения на суммы вычета и НДФЛ);

- доход налогоплательщика за минусом вычетов, исчисленный до налогообложения;

5) даты выплаты дохода, в том числе:

- даты получения доходов, которые определяются по правилам ст. 223 НК РФ;

- даты фактической выплаты доходов физическому лицу (выдачи из кассы, перечисления на банковский счет, др.);

6) статус налогоплательщика: налоговый резидент или нерезидент РФ;

7) даты удержания налога из доходов налогоплательщика;

8) даты перечисления налога в бюджет – дата фактического списания денежных средств с банковского счета налогового агента;

9) реквизиты платежного документа на перечисление удержанного налога: наименование, дата, номер;

10) сумма исчисленного и удержанного налога.

Согласно п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

Налоговая отчетность

Согласно ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Форма сведений 2-НДФЛ, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Указанные сведения представляются налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях.

Справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Переплатить можно любой налог, включая НДФЛ. И возврат его тоже возможен. Но по НДФЛ фирма является агентом, поэтому и порядок возврата не совсем обычный и зависит от причины переплаты. Вспомним правила возврата переплаты, возникшей при текущих расчетах по НДФЛ.

Причины переплаты НДФЛ

Причин переплаты НДФЛ в бюджет может быть всего две.

Бухгалтер, перечисляя средства в бюджет, ошибся в платежном поручении и по реквизитам НДФЛ отправил в бюджет другой платеж. То есть это оказались не те деньги, которые были удержаны из доходов работников, в собственные средства фирмы. Другими словами, это оказался не НДФЛ.
Бухгалтер ошибся при удержании НДФЛ из доходов работника, удержал больше, чем нужно (или завысил доход работника при начислении и, соответственно, удержанный налог получился больше, чем следует).

Из-за разных причин переплаты и пути возврата средств из бюджета разные.

Два пути возврата средств

Плательщиками НДФЛ являются физлица, получившие облагаемые налогом доходы.

Налоговые агенты – это не плательщики НДФЛ, а посредники, которые удерживают НДФЛ у налогоплательщиков и перечисляют его в бюджетную систему РФ (подп. 1 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Если агент удержал больше, чем следует, то и вернуть «пострадавшему» излишне удержанную сумму налога должен именно агент.

Отсюда и общее правило возврата из бюджета НДФЛ: по специальным нормам, которые установлены статьей 231 НК РФ.

В остальных случаях (например, в результате ошибки в платежке) при возврате средств из бюджета применяются общие нормы, установленные статьями 78 и 79 НК РФ.

Как вернуть переплату «не НДФЛ»

Если по реквизитам НДФЛ в бюджет ушли собственные средства фирмы, а не удержанные из доходов работников суммы, то перечисленные средства вообще не являются НДФЛ. Поэтому не работают специальные нормы статьи 231 НК РФ, а применяются общие нормы статьи 78 НК РФ.

Но все-таки деньги были перечислены по реквизитам НДФЛ, и налоговой инспекции ничего не оставалось делать, как посчитать их именно НДФЛ. Поэтому агенту придется доказывать, что это не НДФЛ.

К заявлению в инспекцию на возврат средств нужно представить дополнительные документы в качестве подтверждения того, переплата денег не имеет отношения к НДФЛ. Это:

выписка из налогового регистра по НДФЛ за соответствующий налоговый период;
платежное поручение, на основании которого в бюджет была внесена лишняя сумма.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Из регистра будет видна правильная сумма, удержанная из доходов налогоплательщиков. А из платежки – перечисленная. Вторая сумма, очевидно, должна быть больше, чем первая.

Если переплата НДФЛ произошла за счет собственных средств, возврат возможен в течение 3 лет со дня перечисления налога (см. Постановление АС Северо-Западного округа от 10 декабря 2018 г. по делу N А56-29580/2018).

Как вернуть текущую переплату НДФЛ

Итак, возвращать переплату НДФЛ, излишне удержанного у физлица, инспекция будет компании – налоговому агенту.

Если ошибки произошли при текущих расчетах по НДФЛ, то чтобы вернуть переплату, сначала агент должен выполнить действия, предусмотренные статьей 231 НК РФ. Как мы уже сказали, это специальные нормы:

в течение 10 рабочих дней со дня, когда было обнаружено излишнее удержание НДФЛ, письменно сообщить работнику об этом;
получить от работника заявление о возврате.

Возврат излишне удержанного НДФЛ наличными не предусмотрен. Поэтому в заявлении о возврате работник должен указать реквизиты банковского счета для перечисления ему денег.

Для возврата отведено 3 месяца. Этот срок начинает течь со дня получения заявления работника о возврате.

Кстати, возврат можно провести локальным зачетом: за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в счет предстоящих платежей на 3 месяца. Причем как по конкретному налогоплательщику, с которого удержали больше, чем нужно, так и другим налогоплательщикам. Это возможно, если сумма предстоящих платежей по НДФЛ на этот период будет больше, чем сумма, которую надо вернуть работнику.

То есть сначала фирма возвращает работнику его деньги, а затем уменьшает на эту сумму предстоящие платежи (вплоть до нуля).

К нему приложите:

выписку из налогового регистра по НДФЛ;
справку по форме 2-НДФЛ за текущий период на работника;
платежное поручение.

Эти документы должны подтвердить урегулирование задолженности с физлицом.

Инспекция должна перечислить деньги в течение месяца со дня получения пакета документов.

Возвращать НДФЛ за прошлый период тоже должен агент, а не инспекция.

Вместе с заявлением на возврат налога из бюджета в ИНФС нужно подать корректирующую справку о доходах физлица по форме № 2-НДФЛ.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Выбор читателей

Разъяснения ФСС: как получить Сведения о застрахованном лице

Бесплатная КЭП с 1 июля 2021 года: кому и как ее получить

С 1 июля новые правила блокировки расчетных счетов

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Пожалуй, один из самых значимых и трудных вопросов при расчете заработной платы – это исчисление и удержание НДФЛ.

И от того, насколько корректно будут отражены операции по его учету зависит:

- в первую очередь – расчеты с сотрудниками,

- во вторую очередь – формирование отчетности.

Или наоборот, кому как нравится.

Предлагаю познакомиться, или для кого-то вспомнить, со стандартными возможностями программы 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 (1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред.3.1), которые помогут нам в решении этой сложной задачи.

Что необходимо сделать бухгалтеру, чтобы проверить правильность исчисления НДФЛ?

После того, как завершено начисление заработной платы за месяц следует себя проверить: а все ли документы учтены для НДФЛ?

Для этого воспользуемся документом Перерасчет НДФЛ. Если все расчеты в базе проведены корректно, то документ НЕ будет заполнен.

Для демонстрации поведения данного документа введем документ Премия уже после проведения документа Начисление заработной платы.

Далее заполним вышеупомянутый документ.

В данной ситуации мы наблюдаем, что программа обнаружила, что следует доначислить налог. Поэтому нам необходимо пересчитать налог на доходы физических лиц в документе начисления заработной платы.

В программе довольно большой перечень отчетов, которые помогаю пользователю для анализа проведенных расчетов.

Первый отчет, который заслуживает нашего внимания – Сводная справка 2-НДФЛ.

С её помощью можно проверить исчисление налоговой базы и самого налога арифметически, путем нахождения разницы между суммой дохода и вычетов, предоставленных сотрудникам и умножения налоговой базы на ставку соответственно.

Если присутствует разница, между исчисленным налогом в базе, и суммой налога, полученной расчетным путем – следует найти сотрудников, по которым допущены ошибки.

Также данный отчет автоматически нам представит информацию по тем сотрудникам, у которых суммы удержанного и перечисленного налога не равны исчисленным. Для этого необходимо немного до настроить отчет, а точнее подключить «флажки».

Итак, посмотрим, как выглядит данная форма при подключенных флажках.

В моем примере эти суммы отличаются по той простой причине, что еще не проведена выплата за последний месяц.

После проведения выплаты, данный отчет будет выглядеть вот так.

И еще один вариант данного отчета.

Напомню, почему важно добиваться того, чтобы суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога должны быть равны – именно на этих данных строится формирование отчетов 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и взаиморасчеты с сотрудниками.

Для получения более детальной информации по возможным ошибкам воспользуемся другим отчетом. В нем также можно подключить возможность цветового выделения несоответствий между интересующими нас показателями, как было показано выше.

Следующий отчет покажет движения по документам-основаниям. При его формировании мы получим детальную информацию по каким документам еще не проведена выплата дохода сотруднику.

Для анализа получения дохода по датам можно воспользоваться одноименным отчетом. Он особенно ценен при заполнении отчета 6-НДФЛ.

Еще один полезный отчет, который поможет при анализе взаиморасчетов с сотрудниками.

Ну и напоследок скажу о том, что этими отчетами следует пользоваться ДО выплаты сотрудникам заработной платы.

Также следует обратить внимание на такой момент – при формировании ведомости на выплату заработной платы – сравните суммы исчисленного НДФЛ по полному своду и сумму НДФЛ к перечислению из ведомости. Если в течение месяца не было каких-либо межрасчетных выплат, то эти суммы должны быть равны между собой.

Для сравнения прикладываю вам «красивый» вариант.

Обращаю ваше внимание, что в статье рассмотрен вариант без деления выплат по статьям финансирования. На практике нужно учитывать еще и этот нюанс.

Желаю с легкостью считать заработную плату и НДФЛ.

Если возникли вопросы – звоните по телефону 8 (3852) 66-88-79.

1. Анализ НДФЛ по сотруднику в 1С

При начислении зарплаты и расчете налогов порой надо оформить множество документов, корректировок, выплат. От правильности и сохранения методологической последовательности зависит правильность начислений зарплаты и налогов в 1С.

Чаще всего допущенные ошибки в расчетах зарплаты и налогах 1С видны сразу. Основные сложности возникают при удержании и перечислении НДФЛ, а также при распределении удержанного и перечисленного налога по обособленным подразделениям, по регистрации в налоговом органе.

В связи с большой нагрузкой на работников бухгалтерии, вопросом правильности начисления налога НДФЛ в 1С начинают заниматься при увольнении сотрудника или сдачи отчетности по 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

В таких случаях возникает необходимость провести анализ по НДФЛ.

2. Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам» в 1С

Наиболее простым инструментом для анализа ошибок является отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», в 1С: «Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам».

Наиболее частые ошибки при расчете НДФЛ возникают в документах выплаты заработной платы:

· Ведомость в кассу;

· Ведомость в банк;

· Ведомость на счета;

· Ведомость через раздатчика.

Данная ошибка возникает при оформлении документов выплаты «задним числом» или в случае, когда ранее созданный документ проводят после регистрации более поздней выплаты.

3. Применение отчета в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8

Налог, который удержан и перечислен, отражаются в отчетах при проведении документов оплаты. На практике, отражение налога иногда происходи не верно.

Как видно в приведенном примере, ошибки и их причины сразу обнаруживаются. Отчет использует все необходимые регистры:

При попытке анализировать большинство отчетов возможны определенные трудности в понимании того, как заполнены поля отчетов в 1С. В этом смысле «Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам» выгодно отличается понятностью и простотой.

Ошибку, возникающую при расчете, удержании и перечислении НДФЛ проще всего устранить при восстановлении методологической последовательности документа и/или при использовании функции «Обновить налог» в ведомости на выплату.

Чаще всего этого достаточно, чтобы устранить ошибку в удержании и перечислении налога.

В более сложных случаях следует корректировать НДФЛ в документах начисления.

Если ошибка в начислении налога произошла в текущем периоде, правильней всего будет сделать перерасчет начислений по рассматриваемому сотруднику. После этого перепровести соответствующие выплаты и обязательно обновить налог в этой выплате.

Если ошибка выявлена в прошлом периоде, то возможны несколько вариантов внесения корректировок:

· Исправление документа начислений;

· Корректировка выплаты или Доначисление в документе начисления заработной платы;

· Доначисление, перерасчет отдельным документом, если такая возможность активирована.

· Обязательно нужно проверять правильность начисления и удержания по конкретным сотрудникам при оплате отпускных, а также при увольнении сотрудника.

· регулярно проводить проверку расчетов по НДФЛ важно и по той причине, что от этого зависит заполнение отчета 6-НДФЛ;

· для предупреждения возникновения ошибок не рекомендуется создавать документы выплаты через копирование более ранних документов выплаты;

· если вы осуществляете изменение в каких-либо документах, не забывайте, что требуется переоформление и перепроведение всех более поздних документов;

· вносить изменения в документы предыдущего отчетного периода не рекомендуется (если изменения необходимо внести именно в более ранний отчетный период – необходимо проверить всю отчетность по налогам и, в случае её изменения, сдать корректирующую отчетность.

В рассмотренном примере использовалась стандартная настройка 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.

Если по какой-то причине отчет перестает формироваться, следует восстановить стандартные настройки отчета.

При попытке анализировать расчет 6-НДФЛ возможны определенные трудности в понимании того, как заполнены поля отчета. Эти трудности вызваны не только требованиями законодательства, но и последствиями допущенных в работе ошибок. Учитывая пожелания пользователей, для анализа исчисленного, удержанного и подлежащего перечислению НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» начиная с версии 3.1.8 отчет «Анализ НДФЛ» дополнен возможностью детализации по документам-основаниям и регистраторам, датам получения дохода, категориям дохода и срокам уплаты, а также информацией о суммах выплаченного и невыплаченного дохода, суммах налога, оставшихся к удержанию и перечислению.

Новые отчеты по НДФЛ в 1С и возможности расшифровок

Отчет Анализ НДФЛ представлен в виде нескольких преднастроенных вариантов в меню Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам:

Анализ НДФЛ по месяцам;
Анализ НДФЛ по датам получения доходов;
Анализ НДФЛ по документам-основаниям;
Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками;
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.

Для всех вариантов отчета доступны расшифровки содержимого полей (рис. 1).

Рис. 1. Расшифровка содержимого полей отчета «Анализ НДФЛ»

Чтобы понять, почему те или иные поля отчета 6-НДФЛ заполнены соответствующим образом, часто бывает полезно расшифровать Анализ НДФЛ по документам-основаниям и по регистраторам.

Согласно пункту 3 статьи 226 НК РФ исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со статьей 223 НК РФ.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» фактически полученный доход начисляется и регистрируется документами, начисляющими доход:

Начисление зарплаты и взносов;
Премия;
Командировка;
Отпуск;
Больничный лист;
Материальная помощь и т. п.

Эти документы служат Регистраторами дохода и Документами-основаниями расчета НДФЛ.

В соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 факт удержания НДФЛ регистрируется платежными ведомостями: Ведомость в банк; Ведомость в кассу; Ведомость на счета; Ведомость через раздатчика.

Платежные ведомости служат Регистраторами удержания налога.

Соответственно, в отчете Анализ НДФЛ при расшифровке по Документам-основаниям полей Доход Начислено; Доход Выплачено; Вычеты; Налог Исчислено; Налог Удержано; Налог Перечислено отображаются документы, начисляющие доход и послужившие основанием для формирования выплаты дохода и исчисления удерживаемых сумм НДФЛ. При расшифровке по Регистраторам полей Доход Начислено; Вычеты; Налог Исчислено отображаются эти же документы, начисляющие доход. А при расшифровке по Регистраторам полей Доход Выплачено; Налог Удержано; Налог Перечислено по Регистраторам отображаются платежные ведомости.

На основании нескольких документов, начисляющих доход ( Документов-оснований), может быть сформирована одна платежная ведомость - Регистратор. И, наоборот, на основании одного документа, начисляющего доход, может быть зарегистрировано несколько частичных выплат.

Отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику позволяет сразу увидеть и Документы-основания, и Регистраторы для всех полей отчета по выбранному Сотруднику.

Для удобства использования отчетов предусмотрено изменение их внешнего вида на экране. По кнопке Настройки. на закладке Оформление можно отрегулировать цветное выделение расхождений по НДФЛ флагами (рис. 2):

Выделить, если налог удержан не полностью;
Выделить, если налог перечислен не полностью;
Выделить, если неудержанный налог не соответствует невыплаченному доходу.

Рис. 2. Оформление отчета «Анализ НДФЛ»

Часто у бухгалтеров вызывает недоумение ситуация, когда в регламентированном отчете по форме 6-НДФЛ суммы не совпадают с данными, отраженными в аналитическом отчете Полный свод начислений удержаний и выплат.

Дело в нецелевом использовании этого аналитического отчета. Для анализа формы 6-НДФЛ следует применять отчеты Анализ НДФЛ.

Пример

Сотруднику за октябрь начислено пособие по временной нетрудоспособности 10 000 руб. и оклад 10 000 руб., НДФЛ составил 2 600 руб. И оклад, и больничный были одновременно выплачены в ноябре одной платежной ведомостью.

Отчет Полный свод начислений удержаний и выплат за октябрь (отчет по умолчанию настроен в программе на зарплатное сальдо, т. е. переключатель Показывать взаиморасчеты установлен в положении По месяцам расчета зарплаты) отображает, что в этом месяце начислен весь доход - 20 000 руб.; НДФЛ в полном объеме - 2 600 руб., и выплачено 17 400 руб. (20 000 руб. - 2 600 руб.).

В отчет Полный свод начислений удержаний и выплат, как и в соответствующий ему отчет Расчетный листок, данные собираются по принципу месяца, в котором произведено начисление (поле Месяц в шапке документов, начисляющих доход). Это соответствует требованиям статьи 136 ТК РФ о расшифровке выплачиваемых сотруднику сумм.

Однако отчет 6-НДФЛ строится на основании совсем других принципов, в соответствии с НК РФ, то есть с учетом дат фактического получения дохода и реальных выплат сотруднику. Поэтому в Разделе 2 годового отчета 6-НДФЛ эти суммы разбиты на 2 блока. Из отчета Анализ НДФЛ по месяцам пользователь может видеть распределение дохода и НДФЛ по месяцам.

Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками (рис. 3) соединяет в одном отчете данные о доходе и налоге во всех интересующих разрезах сразу.

Рис. 3. Отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками»

Этот отчет будет полезен для поиска допущенной ошибки, возникшей из-за того, что сумма к выплате по платежной ведомости верна, но сформирована на основании документов прошлых периодов, начисливших доход. Такое могло случиться, например, если ранее, когда даты выплат не влияли на отчетность по НДФЛ, были произведены выплаты безотносительно произведенных начислений.

Полезен этот отчет и при анализе строки 70 Раздела 1 отчета 6-НДФЛ. Здесь отражается удержанный налог нарастающим итогом с начала налогового периода.

В эту строку попадает налог, удержанный в текущем налоговом периоде с доходов, начисленных в прошлые налоговые периоды. Поэтому без одновременной расшифровки доходов в разрезах их начисления и выплаты не обойтись.

Отчет Анализ НДФЛ по документам-основаниям будет полезен, например, для выявления ошибочных случаев, когда доход начислен одним документом, а в ведомости, выплачивающей его, налог удержан на основании другого документа.

Возникнуть такая ситуация могла при ручных правках или при нарушениях методологии работы с программой.

В Разделе 2 отчета 6-НДФЛ такая ошибка отразится разбивкой одного блока на два. В одном из них будет заполнена только строка 130 - доход, начисленный при нулевом удержанном налоге, а в другом будет заполнена только строка 140 - удержанный НДФЛ при нулевом доходе.

Отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику поможет разобраться пользователю с тем, какие налоговые вычеты, в каком периоде, к какому доходу были применены, и будет хорошим подспорьем в понимании значений Регистра налогового учета по учету налога на доходы физических лиц для выбранного налогоплательщика.

В заключение отметим, что применение всего комплекса отчетов по анализу НДФЛ облегчает понимание заполнения отчета 6-НДФЛ и помогает отследить и не пропустить крайние сроки уплаты НДФЛ.

Читайте также: