Заявление в налоговую о подключении к электронному документообороту

Опубликовано: 16.05.2024

С некоторых пор, каждая работающая организация в России имеет возможность передавать отчетность в государственные структуры через электронные средства связи. Такое право существует и для передачи сведений в ПФР. Для того, чтобы войти в систему электронного документооборота с Пенсионным фондом, надо написать соответствующее заявление.

Электронная отчетность

Вообще, ПФР принимает отчетность в двух видах: бумажном и электронном. Правда, правило это касается только малых предприятий, с небольшим количеством наемных работников.

Если на предприятии числится свыше 25 человек (среднесписочный параметр), то отчетность во все внебюджетные фонды нужно подавать только в электронном формате.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Через кого коммуницировать в ПФР

ПФР принимает отчетность:

через посредничество специальных уполномоченных агентов (представителей);
через удостоверяющие центры, имеющих аккредитацию.

Оба эти варианта имеют востребованность, поскольку первый значительно более удобен и прост (удостоверяющие центры имеют в своем распоряжении все нужные технологии, в т.ч. и собственную цифровую печать, а также обеспечивают полную техническую поддержку клиентов), а второй – менее затратен.

Но вне зависимости от того, каким именно способом компания решит сдавать отчетность, прежде всего, необходимо заключить с местным отделом ПФР Соглашение об электронном документообороте, а для этого необходимо написать соответствующее заявление.

Общие сведения о заявлении

На сегодняшний день заявление в Пенсионный фонд на подключение электронной отчетности имеет унифицированную форму, которую можно скачать на сайте фонда или взять у специалистов уполномоченной организации или удостоверяющего центра на стадии заключения договора.

Заявление допускается писать на фирменном бланке компании (во всяком случае, запрет на это нигде не фигурирует) или на обычном листе формата А4, от руки (четким, разборчивым почерком, без помарок, ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.

Заявление создается в единственном оригинальном экземпляре, который заверяется директором организации (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя).

Проштамповывать заявление в ПФР при помощи печати надо только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий для удостоверения документов закреплена в учетной политике фирмы. После составления заявление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

Содержание заявления вполне понятно – оно включает в себя просьбу к ПФР о присоединении предприятия к электронному документообороту. Но, помимо этой очевидной информации, в бланк входят и другие важные сведения.

В начале документа называется:

адресат — наименование территориального отделения Пенсионного фонда;
дата, с которой страхователь хотел бы быть подключенным к электронной системе.

Затем идет два раздела.

Каждый заявитель заполняет только один из них – в зависимости от того, кем он является – юридическим лицом или ИП.

Соответственно, об организации вносится следующая информация (все сведения должны соответствовать учредительным бумагам фирмы):

полное название, ОГРН, ИНН, КПП;
адрес (юридический и фактический);
данные о банке, в котором обслуживается страхователь;
среднесписочное количество сотрудников.

Предприниматели вносят в бланк:

свои ФИО, ИНН;
паспортные данные;
адрес места жительства (по регистрации и фактический);
банковские реквизиты.

Далее идет небольшая таблица, в которую вписывается информация о компании, оказывающей услуги связи между страхователем и ПФР и используемом средстве криптозащиты информации.

В завершении заявитель подписывает документ, подтверждая таким образом свое согласие с условиями Соглашения о работе в системе электронного документооборота.

Само Соглашение специалисты ПФР предоставляют после того, как получат от предприятия заполненное по всем правилам заявление. Затем представители организации должны внести реквизиты Соглашения (номер и дату) в программу связи от удостоверяющего центра или передать их уполномоченному представителю.

Электронный документооборот – это универсальная информационная система, которая позволяет осуществлять сбор, обработку, передачу и хранение информации, принадлежащей юридическим и физическим лицам. Для того, чтобы стать участником такой системы, субъекту необходимо написать заявление о подключении к электронному документообороту.

С помощью систем СЭД теперь можно:

быстро и легко заключать сделки с контрагентами на дальних расстояниях;
мгновенно отправлять и получать денежные переводы по всему миру;
оперативно сдавать финансовую отчетность;
избавиться от лишней бумажной волокиты;
хранить свои персональные данные на удаленных серверах.

В Российской Федерации система электронного документооборота получила множество приверженцев, число которых с каждым днем растет.

СЭДО – шаг навстречу будущему

Для чего была придумана СЭДО? Система электронного обмена документами создавалась специально для того, чтобы упростить работу сотрудников различных организаций и ведомств в области обработки информации. Как и все инновационные технологии, система ЭДО имеет свои преимущества и недостатки. К плюсам относятся:

высокая скорость обмена данными между контрагентами;
мгновенная идентификация каждого документа;
максимальная защита данных от несанкционированного взлома и использования их в корыстных целях посторонними лицами;
сокращение бумажной волокиты и приближение к принципам рациональной бюрократии.

Недостатками повсеместного внедрения системы электронного документооборота являются:

не все организации и физические лица способны максимально быстро перестроиться с обычного режима работы на усовершенствованный (в электронном формате);
шаткая правовая основа системы электронного документооборота в нашем государстве;
электронные носители информации не такие надежные, как классические.

Система электронного документооборота на предприятии обычно внедряется на протяжении длительного промежутка времени. Так руководителю намного проще самому привыкнуть к нововведению, а самое главное – научить своих сотрудников работе в совершенно иных условиях.

Важное решение

Электронный документооборот на сегодняшний день встречается во всех сферах человеческой деятельности. Стоит отметить, что электронная коммерция как таковая не смогла бы и дня просуществовать без системы ЭДО.

Именно эта система способствует развитию внешних и внутренних экономических партнерских отношений нашего государства с другими. Предпринимателю теперь нет необходимости пересекать границы чужого государства для того, чтобы заключить наиболее выгодную сделку. Основная масса межбанковских финансовых операций также «привязана» к электронной системе документооборота. Ведь для проведения определенной транзакции на крупную сумму денег теперь не нужно отправлять охраняемую инкассаторскую машину, а с помощью буквально нескольких кликов в режиме онлайн можно сделать это без особых усилий и значительных финансовых затрат. Все расчетные счета большинства мировых банков держаться на СЭД.

Зачем нужно подключение к СЭД?

На данный момент многие юридические лица и индивидуальные предприниматели в целях экономии своего времени стараются поменьше в реальности контактировать с местными контролирующими органами, такими, как Федеральная налоговая служба или с органами ФПФР. Да и сами эти инстанции в целях повышения экономического достатка государства с помощью привлечения новых субъектов хозяйствования поспособствовали внедрению и разработке местных систем ЭДО.

Такая система избавит своих клиентов от длительных поездок по управлениям и инспекциям и даст возможность благополучно и в установленные сроки подавать всю необходимую отчетность.

Чтобы стать участником системы обмена электронными данными с местными инстанциями субъекту хозяйствования необходимо заполнить специальную форму, которая называется заявлением о подключении к системе ЭД.

Если вы планируете осуществлять обмен электронными документами со службой Пенсионного фонда России, то предварительно вам придется пройти несколько подготовительных этапов, главным из которых становится само заполнение заявления о подключении к ЭД. Обратите свое внимание на то, что сейчас появилось большое количество частных компаний, которые предоставляют услуги по подключению к всевозможным системам электронного документооборота. Существуют также различные тарифные планы на оказание подобных услуг. После окончательного выбора вида системы и тарифов на ее оплату можно приступать к оформлению документов для подключения. Вам понадобится:

составить заявление о подключении к СЭД;
пользовательское соглашение, которое дает вам право на законных основаниях обмениваться информацией по средствам каналов телекоммуникационных сетей;
другие дополнительные соглашения.

Чистые бланки данных документов, а также образцы их заполнения вы можете найти на официальном сайте Федерального пенсионного фонда России.

Заявление о подключении составляется в единственном экземпляре и направляется в региональное отделение ПФ РФ, а вот соглашение должно быть составлено в двух экземплярах и подписано лицом, на которое оформлялся сертификат на получение цифровой подписи для подачи отчетности в электронном виде.

Как заполнить заявление о подключении к электронному документообороту? Для этого нужно скачать на компьютер программу-клиент и в нужные поля внести необходимые данные. Если вы не заполните то или иное поле или заполните его неправильно, то программа просто не даст вам перейти к следующему пункту.

Оставить заявку

Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.

Хочу получать новости об акциях, скидках и мероприятиях от 1С:Франчайзи Виктория

Рассылка выходит раз в неделю, Ваш адрес не будет передан посторонним лицам.

1. Для оформления заявления необходимо на закладке "Документооборот" в форме элемента справочника "Организации" выбрать пункт "Заявление на подключение к электронному документообороту".

2. В случае работы через Интернет (сервис 1cfresh.com) потребуется установить внешнюю компоненту для работы с криптографией. Для установки компоненты необходимо в открывшемся окне нажать кнопку Продолжить.

Убедитесь в том, что внешняя компонента установлена, о чем будет свидетельствовать соответствующий диалог, в котором нужно нажать кнопку ОК.

4. Для работы с сервисом 1С-Отчетности требуется программа для защиты информации - криптопровайдер. Помощник проверяет наличие установленных на компьютере программ - криптопровайдеров. Если не установлен ни один криптопровайдер, то помощник подключения предложит скачать с сайта производителя и установить такую программу. В настоящее время программой поддерживаются криптопровайдеры ViPNet CSP (ОАО "ИнфоТеКС") и CryptoPro CSP ("КРИПТО-ПРО").

С условиями распространения средств криптографической защиты информации можно ознакомиться на сайтах их разработчиков, ссылки на которые приведены на форме.

5. Для завершения установки программы-криптопровайдера компьютер потребуется презагрузить. В случае если происходит закрытие мастера (из-за установки криптопровайдера и перезагрузки компьютера), то при последующем запуске программы помощник откроется на этом же шаге автоматически. После установки криптопровайдера второй шаг будет выглядеть так:

6. Если установлено два криптопровайдера, то будет выдано предупреждение о необходимости удалить один из них:

7. На следующем шаге необходимо ознакомиться с текстом соглашения о присоединении к регламенту удостоверяющего центра. Для продолжения нужно подтвердить принятие условий соглашения.

8. Далее необходимо указать регистрационный номер программы, выбрать организацию, которую планируется подключить, сотрудника - владельца сертификата ключа и перечислить контролирующие органы в которые планируется сдавать отчетность. При утановке флажка "Росстат" автоматически установиться флажок "ФНС" (подключение к Росстату невозможно без подключения к ФНС).

10. На следующем шаге необходимо проверить сведения о лице, на которое будет издан сертификат квалифицированной цифровой подписи, необходимый для осуществления документооборота. Обычно в качестве такого сотрудника выступает руководитель организации. При выборе сотрудника программа заполнит поля со сведениями о нем. Эти сведения необходимо тщательно проверить и при необходимости заполнить (отредактировать по ссылке) недостающие обязательные поля.

11. Далее требуется проверить и при необходимости отредактировать коды инспекций ФНС, отделения ПФР, территориальных органов ФСС и Росстата. В случае, если организация представляет отчетность не в один налоговый орган, указывается несколько кодов ИФНС.

Далее будет предложено еще раз проверить правильность всех сведений, указанных в заявлении

На следующем шаге будет сгенерирован ключ электронной подписи с помощью программы - криптопровайдера.

Ключ, в зависимости от криптопровайдера, может быть размещен на внешнем устройстве или на компьютере пользователя.

После выбора размещения электронного ключа будет предложено задать пароль.

При создании ключа для работы генератора случайных чисел потребуется в произвольном порядке нажимать клавиши на клавиатуре или двигать мышью.

По завершении создания ключа заявление будет передано через Интернет спецоператору связи.

После получения заявления представитель спецоператора свяжется с пользователем, используя данные, указанные в секции "Контактная информация" заявления, для решения организационных вопросов по подключению (оформление документов и, при необходимости, проведение оплаты).

Для продолжения работы требуется дождаться одобрения заявления. Список заполненных ранее заявлений можно просмотреть при переходе по ссылке "Список заявлений" на закладке "Документооборот" в форме элемента справочника "Организации". Из списка можно перейти к конкретному заявлению. Для проверки статуса заявления можно воспользоваться кнопкой "Обновить статус заявления". Программа автоматически предложит обновить статус заявления с сервера спецоператора, если с момента отправки прошло больше суток.

В процессе подключения удостоверяющим центром будет издан сертификат на имя сотрудника, указанного при оформлении заявки, и на сервере спецоператора для нового абонента будет создана учетная запись, которая необходима для осуществления документооборота.

В случае, если при подключении у 1С-Отчетности возникла ошибка, то причину можно посмотреть в помощнике.

Если заявление одобрено, можно приступать к завершению настройки электронного документооборота с контролирующими органами, при этом на экране будет показана следующая форма.

Далее будет предложено выбрать пользователей, которые смогут использовать 1С-Отчетность по организации. Если в системе только один пользователь этот шаг будет пропущен.

И на заключительном шаге будет показан следующий диалог.

После того как все необходимые настройки произведены, пользователь может незамедлительно приступить к документообороту (отправке отчетности и обмену прочими документами). В будущем, при изменении настроек документооборота (например, смене сертификатов в контролирующем органе), эти изменения будут автоматически отражаться в информационной базе – пользователю не придется отслеживать и отражать изменения в настройках программы самостоятельно.

Любая операция, выполняемая Участниками в рамках Системы, относится в целом к процессу обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками.

Схема взаимодействия основных компонентов Системы (для документооборота с налоговыми органами) представлена на рисунке:

Форматы представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде утверждаются и вводятся в действие в порядке, определенном Министерством финансов Российской Федерации или приказом ФНС России.

Электронный вид представляемых форм налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности) разрабатывается и сопровождается в соответствии с утвержденными и опубликованными ФНС России форматами.

Налоговые органы обеспечивают доступ всех заинтересованных лиц к описанию форматов, публикуя их на Интернет-сайтах ФНС России (www.nalog.ru) и Управлений ФНС России субъектов Российской Федерации, в официальных периодических изданиях, а также предоставляют консультации по вопросам применения форматов.

Начиная со дня ввода в действие формата электронного представления форм налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности), налогоплательщик, представляющий отчетность в электронном виде, должен обеспечить соответствие отчетности введенному в действие формату, и, применив ПО, разработанное или сертифицированное ГНИВЦ ФНС России на соответствие требованиям нормативных документов, регламентирующих процесс представления отчетности в электронном виде, передать отчетность в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи.

Налогоплательщик подготавливает налоговые декларации (бухгалтерскую отчетность) в соответствии с утвержденными форматами в электронном виде с ЭП (набором ЭП), а так же информационное сообщение о доверенности, и представляет их по телекоммуникационным каналам связи в налоговый орган. При этом информационный обмен между налогоплательщиком и налоговым органом реализуется следующими электронными документами:

подтверждение даты отправки, содержащее дату отправки налогоплательщиком налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), формируемое в течение двух часов с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности);
извещение о получении, информирующее отправителя о получении электронного документа, формируемое в течение четырех часов с момента получения налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), налоговым органом;
квитанция о приеме налоговой (бухгалтерской отчетности) – формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема представленной декларации, отправляется не позднее следующего рабочего дня с момента получения налоговым органом налоговой декларации (бухгалтерской отчетности);
извещение о вводе, подтверждающее факт переноса данных представленной налоговой декларации (расчета) в информационные ресурсы налогового органа.

Налогоплательщик, получивший подтверждение даты отправки, содержащее дату отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) в налоговый орган, проверяет подлинность ЭП в подтверждении даты отправки, формирует извещение о получении подтверждения даты отправки электронного документа (документов), подписывает ЭП и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес отправителя подтверждения. Подписанное ЭП отправителя подтверждение даты отправки и подписанное ЭП налогоплательщика извещение о получении подтверждения даты отправки электронного документа (документов) сохраняются в соответствующих хранилищах электронных документов.

Если в течение двух часов с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик не получил соответствующее подтверждение даты отправки, он заявляет в налоговый орган (или специализированному оператору связи, в случае представления налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности) через специализированных операторов) о данном факте и, при необходимости, повторяет процедуру представления.

Налогоплательщик, получивший извещение о получении налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), проверяет подлинность содержащейся в извещении ЭП органа, и сохраняет в соответствующее хранилище электронных документов.

Налогоплательщик, получивший квитанцию о приеме, проверяет подлинность ЭП в квитанции о приеме, формирует извещение о получении квитанции о приеме электронного документа (документов), подписывает ЭП, и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес отправителя налогового органа. Налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается принятой в налоговом органе. Подписанная ЭП отправителя квитанция о приеме и подписанное ЭП налогоплательщика извещение о получении квитанции о получении электронного документа (документов) сохраняются в соответствующих хранилищах электронных документов.

Налогоплательщик, получивший извещение о вводе, заверенное ЭП налогового органа, проверяет подлинность ЭП налогового органа, формирует извещение о получении извещения о вводе электронного документа (документов), подписывает ЭП, и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес отправителя налогового органа. Подписанное ЭП отправителя извещение о вводе и подписанное ЭП налогоплательщика извещение о получении сохраняются в хранилище электронных документов.

Если в ответ на отправленный электронный документ налогоплательщик получил сообщение об ошибке, уведомление об отказе или уведомление об уточнении, то налогоплательщик в течение пяти суток (без учета выходных и праздничных дней) устраняет указанные налоговым органом ошибки, заново подготавливает налоговую декларацию (бухгалтерскую отчетность) в электронном виде с ЭП и отправляет ее в адрес налогового органа, повторяя процедуру представления налоговой декларации (бухгалтерской отчетности).

Если в течение четырех часов с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик не получил из налогового органа извещение о получении или сообщение об ошибке, он заявляет в налоговый орган (или специализированному оператору связи, в случае представления налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности) через специализированных операторов) о данном факте, и, при необходимости, повторяет процедуру представления налоговой декларации (бухгалтерской отчетности).

Налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается принятой налоговым органом по установленной форме в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации в случае, если налогоплательщик получил следующие электронные документы:

формируемое налоговым органом или специализированным оператором связи подтверждение даты отправки, содержащее дату отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности);
формируемая налоговым органом квитанция о приеме, подтверждающая факт приема представленной налогоплательщиком налоговой декларации (расчета);
формируемое налоговым органом извещение о приеме – электронный документ, информирующий отправителя о получении электронного документа.

Неформализованное сообщение в виде электронного документа с ЭП налогоплательщика принято налоговым органом, если налогоплательщик получил из налогового органа следующие электронные документы:

подтверждение отправки, содержащее дату отправки неформализованного сообщения;
квитанцию о приеме – неформализованное сообщение, заверенное ЭП налогового органа.

Неформализованное сообщение в виде электронного документа с ЭП налогового органа принято налогоплательщиком, если налоговый орган получил сформированное налогоплательщиком подтверждение отправки – электронный документ с ЭП, содержащий дату отправки налоговым органом неформализованного сообщения.

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
Купить сертификат электронной подписи.
Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р . Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Читайте также: