Задолженность организации по заработной плате по налогам и сборам это

Опубликовано: 13.05.2024

Порой только принудительное взыскание поможет вернуть задолженность по заработной плате и восстановить справедливость, и вернуть средства тому, кто их честно заработал. Ведь и простому сотруднику или рабочему со строительной площадки нужны средства на проживание, питание и одежду, да оплата коммунальных платежей немаловажная статья расходов любого семейного бюджета. Любой гражданин, подписывающий трудовой договор или оформляясь на сдельную работу, планирует получить заработанные им деньги в полной мере, без задержек и конфликтов. И практически нет гарантий, что работодатель не нарушит своих обязательств, и вовремя сможет погасить все задолженности перед своими сотрудниками.

Возникновение задолженности по заработной плате

Почему может возникнуть этот казус? Ведь в условиях трудового договора, подписанного обеими сторонами, четко указано, что оплата труда будет происходить в четко установленные дни месяца, и даже если случиться, то работодатель обязуется компенсировать сотруднику потери.

В ежемесячную заработанную плату входит не только усредненная ставка оплаты труда, но и ставка за квалификацию, доплата за вредные условия, но премия, и вычеты по подоходному налогу или в счет алиментов. Все это может быть недоступно для самостоятельного исчисления, если придется обращаться к судебной защите своих трудовых прав.

Но как узнать эту сумму долга сотруднику? Ведь с простыми словесными объяснениями не пойдешь в государственные органы или в суд, поэтому предлагаем рассмотреть, в какой сумме должно быть погашение задолженности по заработной плате.

И если ответственный сотрудник не может ничего толком объяснить, когда буде выплата, или разъяснить о причине задержки – ведь случиться может всякое, в том числе и блокировка банковского счета компании, то нужно принимать контрмеры, писать заявление в контролирующие органы, а может быть даже и коллективное исковое заявление в судебную инстанцию.

Но чтобы писать заявление, его нужно юридически обосновать, главным доказательством будет составленная справка о задолженности по заработной плате, приложенная к коллективной жалобе.

Как вернуть долги по зарплате и рассчитать долг?

Наверное, у каждого остались расчетные квиточки по заработанной плате. В них есть подробная информация обо всех начислениях и удержаниях, можно сделать предварительный, то есть усредненный расчет, он может выглядеть примерно так:

Зарплату разделить на фактическое количество отработанных дней

Расчет общей задолженности

Полученную цифру ежедневной оплаты умножить на количество дней, то есть за тот период, когда оплату не выдали.

Затем полученный результат следует умножить на процентную ставку неустойки, которая может быть прописана в трудовых обязательствах или установлена трудовым коллективом на день задержки.

Обращаем внимание, что процентная ставка может устанавливаться по данным ЦБ РФ о рефинансировании на день оформления претензии.

Но если это обозначил коллектив, то здесь она может быть разной, плоть до 100%, или двойной оплаты, но конечная цифра не может быть ниже, чем 1/3 ставки Центробанка.

За день отсчета задержки берут дату последних выплат, при этом выходные и праздничные дни не должны входить в расчеты.

Все эти данные должны найти отражение в заявлении, претензию следует подписать всем сотрудникам сразу.

Но кроме самой заработанной платы в нее входят и вычеты, например, перечисления в пенсионный фонд в счет формирования будущих начислений по старости, и подоходный налог, который удерживают с каждого начисления заработанной платы.

Как их можно рассчитать? Обращаем внимание, что эти строки необходимы только для формирования остатка средств, выдаваемых сотруднику на руки, а это может означать, что их во внимание при определении суммы задолженности принимать не следует, следовательно, следует высчитывать без них.

Как вернуть долги по зарплате – порядок действий

Следует в четкой последовательности предпринимать все шаги, которые позволят разрешить сложившуюся ситуацию:

Первое, что необходимо предпринять, написать претензионное письмо на имя руководителя предприятия в нескольких экземплярах. Относим их на ресепшн, регистрируем в соответствии с делопроизводством, проставляем дату приема документа. Затем следует немного подождать реакции руководства, вполне вероятно, что решение на ваше письмо будет положительным.
Если ни ответа, ни денег так и не последовало, то следующий шаг – написать коллективное заявление инспектору по надзору трудовых отношений. После приема вашего письма и рассмотрения сути сложившейся ситуации, работодатель будет проинформирован по официальному каналу связи о приеме коллективной жалобы по поводу отказа в выплате заработанной платы, причем на это ему будет отведено всего несколько дней. Если опять реакции не последует, то к руководству будет применены административное наказание в виде наложения штрафа в крупной сумме, и предупреждение о том, что за уклонение своих прямых обязательств по трудовым соглашениям предусмотрено уголовное преследование по Закону.
Разбирательства в судебном органе относится к крайней мере воздействия на работодателя, а принятое судом решение может привести к блокировке всех расчетных банковских счетов, аресту всего имущества до тех пор, пока все долги сотрудникам по зарплате полностью не будут закрыты, с учетом сумм неустойки за просроченные обязательные платежи.

Можно также подать ходатайство в прокурорский надзор по поиску пропавшего работодателя, если он преднамеренно не уплачивает сотрудникам деньги за выполненные работы или предоставленные услуги. Розыск поможет установить местонахождение работодателя, а служба экономических преступлений может открыть на руководителя уголовное дело, которое будет передано в суд для взыскания всей суммы по выплатам.

Обращаем ваше внимание! Если официально оформленного трудового договора с вами не заключили, или в нем прописаны минимальные ставки оплаты труда, то в первом случае очень сложно будет доказать, что работодатель вам что-то должен. А второй вариант может привести к тому, что она будет исчислена по минимальным расценкам, то есть не полностью вы сможете получить свои честно заработанные деньги.

Законодательное регулирование

Зарплату нужно выплачивать каждые 15 дней. Обычно дату выплаты зарплаты фиксируют в договоре, например, 10 и 25 числа. На практике одну часть оклада называют авансом, а вторую — зарплатой.

Сотруднику положена компенсация в размере 1/150 ставки Центробанка РФ за день просрочки (ст. 236 ТК РФ). Это правило также действует и на иные выплаты: отпускные, декретные, компенсации за вредные условия труда и прочие платежи.

Формула расчета задолженности по зарплате

Сумму компенсации можно рассчитать по формуле:

Компенсация = Сумма невыплаченной зарплаты * 1/150 ставки ЦБ * Кол-во дней просрочки

Невыплаченную зарплату считайте за вычетом НДФЛ.

Актуальную ставку ЦБ РФ смотрите на официальном сайте. Она периодически меняется, учитывайте это при расчете.

Число дней просрочки начинают считать со следующего дня, когда зарплату перестали выплачивать.

Пример. Иванов И.И. работает в ООО “Мороз”. Он знает, что по трудовому договору 25 июня ему положена зарплата — 25 000 рублей с учетом удержанного НДФЛ. Однако оклад пришел 6 июля. Значит компенсация составит:

25 000 рублей * 1/150 * 4,5 % * 11 дней = 82 рубля 50 коп.

Мы посчитали компенсацию, предусмотренную законом. Трудовой Кодекс разрешает работодателю увеличить сумму к выплате. Это обязательно должно быть зафиксировано в трудовом договоре. Сократить выплату нельзя.

Налогообложение компенсации за задержку зарплаты

НДФЛ с компенсации не удерживайте. Об этом говорит п. 1 ст. 217 НК РФ и Письмо Минфина РФ от 28.02.2017 № 03-04-05/11096. При этом НДФЛ нужно начислить только на ту часть, которую дополнительно выплачивает компания.

Со страховыми взносами все не так однозначно. Минфин РФ в Письме от 06.03.2019 № 03-15-05/14477 считает, что начислять взносы нужно. Но письмо Минфина — это не законодательный акт.

Верховный суд считает, что взносы на компенсацию не начисляются (Определение ВС РФ от 10.01.2019 № 303-КГ18-22489). Компенсация в данном случае — это не оплата труда, а выплата социального характера для защиты интересов работника. На практике Арбитражные суды придерживаются позиции Верховного суда.

Из-за разногласий страховые взносы лучше заплатить, иначе придется защищать свои интересы в суде.

Штрафы за невыплату компенсации

Забывшему про компенсацию грозит штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: 10 000 — 20 000 рублей на должностных лиц, 1 000 — 5 000 рублей для ИП, 30 000 — 50 000 рублей для ООО.

Взыскание компенсации через суд

Работодатели, задерживающие зарплату, очень редко платят компенсации, а их подсчет носит чисто формальный характер. Поэтому у работника один вариант взыскания — суд.

В исковом документе сотрудник должен прописать требование о взыскании зарплаты и компенсации за задержку. Также можно потребовать компенсации морального ущерба.

У таких исков срок исковой давности меньше стандартного — 3 месяца с момента, когда работник узнал о задержке зарплаты. Обычно это день, когда по графику должны были перечислить зарплату, но о невыплате работник может узнать и позже, например, если он болел и не мог знать о неуплате.

Восстановить пропущенный исковой срок можно только при наличии веских оснований: болезнь, уход за больным членом семьи, административный арест и так далее. Причина должна быть подтверждена документом.

Взыскание компенсации через другие инстанции

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. Система сама напомнит о выплате зарплаты и поможет рассчитать все налоги и сборы. Всем новичкам мы дарим 14 дней бесплатного пробного периода.

Эксклюзивно для сайта Бухгалтерия.ру. Материал предоставлен издателем книги «Годовой отчет 2017 под редакцией В.И.Мещерякова».

По этой статье расходов отражают задолженность по всем видам платежей в бюджет (НДС, налогу на прибыль, налогу на имущество, налогу на доходы физических лиц и т. д.).

По каждому налогу, который надо уплатить в бюджет, к счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» откройте отдельный субсчет. Начисление сумм налогов отразите по кредиту субсчетов счета 68, а уплату налогов в бюджет или уменьшение этой обязанности по иному основанию – по дебету соответствующих субсчетов.

Для отражения задолженности по налогам и сборам в балансе используйте кредитовое сальдо по счету 68, не погашенное по состоянию на отчетную дату.

Как начислить налог на прибыль

Отражение налога на прибыль в бухгалтерском учете происходит в два этапа. Сначала бухгалтер должен начислить «налог на бухгалтерскую прибыль», а затем скорректировать его так, чтобы получилась сумма налога, отраженная в налоговой декларации.

«Налог на бухгалтерскую прибыль (убыток)» называют условным расходом (доходом) по налогу на прибыль. Его рассчитывают по формуле.

Формула расчета условного расхода (дохода) по налогу на прибыль

По итогам отчетного периода бухгалтеру надо сделать проводку:

Дебет 99, субсчет «Условный расход (доход) по налогу на прибыль» Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— начислен условный расход по налогу на прибыль

Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 99, субсчет «Условный расход (доход) по налогу на прибыль»
— начислен условный доход по налогу на прибыль.

В ПБУ 18/02 налог на прибыль, подлежащий уплате в бюджет, именуется «текущий налог на прибыль». Он отражается в налоговой декларации по налогу на прибыль. Связь между текущим налогом на прибыль и условным расходом (доходом) по налогу на прибыль отражает формула.

Формула расчета текущего налога на прибыль

Если при этом текущий налог на прибыль получится отрицательным, то он принимается равным нулю.

Если ваша фирма не применяет ПБУ 18/02 (что должно быть отражено в ее учетной политике), то начисление налога производится на основе налоговой декларации по налогу на прибыль. При этом величина текущего налога на прибыль соответствует сумме исчисленного налога на прибыль, отраженного в декларации.

Перечисляя налог в бюджет, сделайте проводку:

Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 51
— уплачена в бюджет сумма налога на прибыль.

Операция начисления условного расхода (дохода) по налогу на прибыль в налоговом учете не отражается.

Как начислить НДС

НДС к уплате в бюджет начисляют при совершении отдельных хозяйственных операций. Моментом начисления является наиболее ранняя из двух дат:

день, когда отгружены или переданы товары (работы, услуги, имущественные права) покупателю;
день поступления оплаты (в том числе частичной) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Фирма может не отгружать товар, а передать право собственности на него покупателю. Такую передачу, по Налоговому кодексу, приравнивают к отгрузке. Таким образом, после отгрузки товара или передачи права собственности на него вы должны начислить налог.

Для начисления налога примените проводки:

Дебет 90-3 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС, причитающийся к получению от покупателей за проданные им товары (готовую продукцию, полуфабрикаты собственного производства, выполненные работы, оказанные услуги);

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС, причитающийся к получению от покупателей за проданные им основные средства, нематериальные активы, материалы, другое имущество, продажа которого не является для организации обычным видом деятельности;

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС, причитающийся к получению от заказчиков за оказанные услуги, реализация которых не является для организации обычным видом деятельности (например, однократная сдача в аренду основных средств);

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС при передаче имущественных прав;

Дебет 19 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС при строительстве хозспособом, при импорте товаров, при восстановлении НДС в момент передачи имущества в уставный капитал другой фирмы;

Дебет 76 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС при получении аванса (предоплаты) от покупателя или заказчика;

Дебет 60 (76) Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— удержан налоговым агентом НДС из доходов продавца.

Как начислить налог на доходы физических лиц

Начисление налога на доходы физических лиц отразите с помощью одной из следующих проводок (в зависимости от ситуации):

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц»
— удержан налог на доходы с сумм, выплаченных работникам вашей организации;

Дебет 75 Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц»
— удержан налог на доходы с сумм дивидендов, выплаченных участникам или акционерам, если они не являются работниками вашей организации;

Дебет 76 Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» — удержан налог на доходы с сумм, выплаченных физическим лицам по договорам гражданско-правового характера.

Начисление НДФЛ в учете нужно проводить в день выплаты дохода.

Как начислить прочие налоги и сборы

Акцизы, как и НДС, начисляют по дебету счета 90 «Продажи»:

Дебет 90-4 Кредит 68, субсчет «Расчеты по акцизам»
— начислен акциз.

Ряд налогов начисляют по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы». К этим налогам относятся:

а) налог на имущество:

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на имущество»
— начислен налог на имущество;

б) госпошлина за участие в судебных разбирательствах, регистрационные или нотариальные действия:

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет «Расчеты по госпошлине»
— начислена госпошлина;

в) транспортный налог:

Дебет 91 Кредит 68, субсчет «Расчеты по транспортному налогу»
— начислен транспортный налог;

г) земельный налог:

Дебет 91 Кредит 68, субсчет «Расчеты по земельному налогу»
— начислен земельный налог.

Выбор в пользу счета 91 объясняется тем, что вышеперечисленные налоги начисляются вне зависимости от ведения обычной деятельности.

Суммы торгового сбора, уплаченные (подлежащие уплате) организацией, формируют ее расходы по обычным видам деятельности, к которым, в частности, относятся расходы, связанные с продажей товаров (письмо Минфина России от 24 июля 2015 г. № 07-01-06/42799):

Дебет 44 Кредит 68, субсчет «Расчеты по торговому сбору»
— начислен торговый сбор.

«Ресурсные» налоги и сборы начисляют по дебету счетов учета затрат на производство:

а) налог на добычу полезных ископаемых:

Дебет 20 (23, 25, 29) Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на добычу полезных ископаемых»
— начислен налог на добычу полезных ископаемых;

б) сбор за пользование объектами водных биологических ресурсов:

Дебет 20 (23, 25, 29) Кредит 68, субсчет «Расчеты по сбору за пользование объектами водных биологических ресурсов»
— начислен сбор за пользование объектами водных биологических ресурсов.

Есть налоги, которые относятся на финансовые результаты фирмы. Такие налоги начисляют в корреспонденции со счетом 99 «Прибыли и убытки»:

Дебет 99 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на игорный бизнес»
— начислен налог на игорный бизнес;

Дебет 99 Кредит 68, субсчет «Единый налог на вмененный доход»
—начислен налог по деятельности, облагаемой ЕНВД.

Платежи за загрязнение окружающей среды, таможенные пошлины к налогам и сборам не относятся.

Как начислить налоговые санкции

Если на организацию наложены налоговые санкции, и она не намерена их оспаривать, их суммы нужно признать в учете и отразить в отчете. Если же организация собирается их оспаривать, то в случае, если вероятность положительного исхода невелика (менее 50%), то в учете следует отразить оценочное обязательство.

Отражать в учете нужно санкции, в отношении которых получено требование об уплате, или суммы, которые списаны налоговым органом с расчетного счета в безакцептном порядке. Исходя из этих двух ситуаций определяется и момент их признания в учете.

Порядок бухгалтерского учета штрафов и других санкций, а также пеней по налогам, сборам, страховым взносам и иным аналогичным платежам нормативными правовыми актами бухгалтерского учета не урегулирован.

В ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н) упомянуты штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров как один из видов прочих расходов (п. 11).

В Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н) говорится только об отражении налоговых санкций по налогу на прибыль. Это следует делать на счете 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на прибыль», субсчета второго порядка «Расчеты по пеням», «Расчеты по штрафам».

В Рекомендациях аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2016 год (приложение к письму Минфина РФ от 28 декабря 2016 г. № 07-04-09/78875) предлагается отражать в аналогичном порядке не только санкции по налогу на прибыль, но и санкции по аналогичным налогам – налогам, уплачиваемым в связи с применением УСН, ЕНВД, ЕСХН.

Таким образом, налог на прибыль и иные аналогичные обязательные платежи (налоги при УСН, ЕНВД, ЕСХН), а также суммы налоговых санкций по ним в отчете о финансовых результатах в формировании прибыли до налогообложения не участвуют, а формируют чистую прибыль (убыток).

В отношении санкций по другим налогам Минфин в вышеуказанных Рекомендациях предлагает придерживаться следующего порядка.

Определяющим является вид налога, взноса или сбора, в отношении которого на организацию наложена санкция, и та статья расходов, на которую отнесено его первоначальное начисление. Штрафы и пени, уплаченные налогоплательщиком (кроме налога на прибыль и иных аналогичных обязательных платежей) или подлежащие уплате, в отчете о финансовых результатах формируют прибыль (убыток) до налогообложения.

Такие санкции отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности либо в качестве прочих расходов.

В составе расходов по обычным видам деятельности санкция признается, если нарушение совершено в отчетном году и санкция признана до его окончания или после окончания, но до даты подписания годового отчета. Ее сумма относится на ту же статью отчета о финансовых результатах за отчетный период, на которую относится соответствующий платеж в бюджет.

Санкция признается в составе прочих расходов, если:

момент признания санкции выходит за рамки периода корректировок или признается санкция за предшествующий год;
это санкция по налогу, сбору или другому платежу в бюджет, который не признается в прибыли (убытке). Например, это санкция по НДС, который является косвенным налогом, или по налогу, который включается в стоимость какого-либо актива.

Таким образом, суммы начисленных санкций по налогам, которые относятся на расходы производства, также формируют прибыль отчетного года до налогообложения.

И чем она отличается от кредиторской

Дебиторская задолженность — все, что должны предприятию другие компании, государство или клиенты-физлица. Каждый такой должник называется дебитором. Дебиторская задолженность, например, появляется, когда компания продала товар, но деньги не получила. Тогда долг покупателя за товар — это дебиторская задолженность. Бывает и наоборот: если фирма перечислила предоплату, а товар не поставили. Переплата налогов или заем сотруднику тоже приводят к дебиторской задолженности.

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Если дебиторская задолженность — это то, что должны компании, то кредиторская — наоборот, когда та сама задолжала контрагенту. Еще к кредиторской задолженности относятся и кредиты.

Примеры видов задолженности

Дебиторская задолженность	Кредиторская задолженность
Переплата по налогам	Неоплаченная пеня по налогам из-за просрочки
Предоплата поставщику за товар	Долг перед поставщиком за отгруженный товар
Заем работнику на покупку жилья	Остаток задолженности по кредиту перед банком

Когда образуется дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность появляется в тот момент, когда две стороны одного договора не могут выполнить обязательства одновременно. Например, сначала одна компания отгружает товар, а другая только потом платит за него. Из-за этого разрыва и появляется задолженность: у одного контрагента — дебиторская, у другого — кредиторская. Такой долг может существовать несколько часов, а может зависнуть на годы.

Для продавца было бы идеально, если бы все покупатели вносили предоплату, но на практике такого не бывает. Поэтому клиентам дают отсрочку платежа. Это выгодно участникам сделки: покупатель может, например, перепродать дороже еще не оплаченный товар, а продавец наращивает рынок сбыта. Чем больше у компании клиентов, тем быстрее растет дебиторская задолженность.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность можно классифицировать по нескольким признакам.

По срокам погашения — на долгосрочную и краткосрочную. Краткосрочная — долг, погашаемый в течение года с момента заключения договора. Например, если оплата за отгруженные материалы должна поступить через два месяца. Долгосрочная — со сроком погашения больше года. Например, заем для сотрудника.

По срокам погашения обязательств — на нормальную или просроченную. Срочная, или нормальная, — когда еще не пришло время гасить долг. Например, компания поставила клиенту товар, но по договору тот может заплатить в течение 10 дней. Спустя неделю его задолженность еще считается нормальной. Просроченная задолженность появляется, когда указанные в договоре сроки вышли. Например, тот же покупатель не оплатил товар даже спустя месяц.

По основаниям возникновения — в зависимости от того, кто должен компании:

Покупатели — например, по договорам поставки.
Поставщики — от которых не получили товар, хотя перевели предоплату.
Государство — например, когда компания переплатила по налогам.
Работники — например, если компания выдала им заем.
Учредители — если, например, не оплатили свою долю в уставном капитале компании.

По вероятности погашения — на сомнительную и безнадежную. Сомнительная не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Безнадежная — с истекшим сроком исковой давности. Если компания-должник ликвидирована или у приставов не получается взыскать деньги, то долг тоже считают безнадежным. А еще, когда должника исключили из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой.

Управление дебиторской задолженностью

Когда появляется безнадежная дебиторская задолженность, компания недополучает прибыль и остается без оборотных средств. Если таких долгов становится много, предприятие не может закупать сырье, производить продукцию, платить зарплаты и налоги — это чревато не только убытками, но и банкротством. Поэтому задача менеджеров — возвращать долги, а в идеале — предотвращать подобные ситуации. Такая работа называется управлением дебиторской задолженностью.

Вот какие методы можно использовать для управления дебиторской задолженностью:

Инвентаризировать долги — это помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Компания может провести инвентаризацию задолженности в любое время по своей инициативе, но есть случаи, когда ее надо проводить обязательно — например, если обнаружена кража на предприятии или собственники решили ликвидировать организацию. Кроме того, инвентаризацию проводят перед оформлением годового отчета. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом, а по ее итогам бухгалтерия составляет специальную справку.
Определить даты погашения долгов и напомнить о них контрагентам. В этом случае бухгалтерия сверяет задолженность с датами, указанными в договорах, проверяет отгрузки, а также рассылает письма партнерам с напоминанием о дате оплаты.
Оценить трудозатраты для взыскания долга. Возможно, стоимость работы по взысканию не сопоставима с суммой долга — оплата юристов и судебные издержки будут больше, чем деньги, которые удастся вернуть. Поэтому можно установить минимум, ради которого стоит организовывать работу по взысканию, и контролировать только ту задолженность, что выше этой суммы.
Проверить платежеспособность должника. Возможно, уже идет стадия банкротства, и надо срочно делать все, чтобы попасть в реестр кредиторов. В картотеке арбитражных дел можно посмотреть, не подан ли иск о банкротстве контрагента. Посмотреть, не находится ли он уже в какой-либо стадии банкротства — в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. Проверить, не находится ли должник в стадии ликвидации или реорганизации, можно в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».

Основные задачи управления задолженностью

Чтобы партнеры платили в сроки, сотрудники компании проверяют дебиторов еще до того, как заключить сделку, а также составляют договоры так, чтобы клиенту было невыгодно становиться должником. Например, прописывают штрафы за просрочку платежа.

Кроме того, компания должна контролировать объем просроченной дебиторской задолженности и выставлять претензии недобросовестным клиентам. Управление дебиторской задолженностью подразумевает и взыскание долгов со злостных неплательщиков через суд.

Участники управления задолженностью

Проблемы долгов касаются не только финансистов компании. В управлении дебиторской задолженностью участвуют и другие подразделения. Например, сотрудники службы безопасности проверяют контрагентов, менеджеры по продажам и бухгалтеры мониторят неплатежи, юристы составляют претензии и взыскивают долги в суде. В свою очередь руководство компании организует процесс, контролирует его, мотивирует сотрудников.

Процесс управления задолженностью

Процесс управления дебиторской задолженностью делят на четыре этапа:

Планирование, во время которого руководство компании определяет политику работы с дебиторской задолженностью в компании и регламент работы.
Координация сотрудников разных подразделений, которые будут проверять потенциальных контрагентов, оценивать задолженность и контактировать с дебиторами.
Мотивация сотрудников, которые занимаются управлением дебиторской задолженностью.
Контроль над тем, как идет вся эта работа.

Сотрудники компании ведут учет долгов, периодически отчитываясь перед руководством, изучают причины произошедшего, возвращают уже имеющиеся долги и делают так, чтобы не копились новые.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Бухгалтерия должна минимум раз в год проводить инвентаризацию всех обязательств компании и ее имущества вне зависимости от места его нахождения. Дебиторскую задолженность тоже надо инвентаризировать.

Инвентаризация помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом.

По результатам инвентаризации бухгалтерия составляет справку, которая касается расчетов с дебиторами. В ней указывают данные должника, сумму долга и причину возникновения. Сюда же прилагают документы, которые подтверждают наличие долга, а также доказательства, что компания пыталась взыскать долг. Например, претенциозные письма.

Если задолженность признают безнадежной, то бухгалтерия может ее списать.

Расчет дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность рассчитывают не только когда надо организовать процесс управления ей, но и составляя бухгалтерский баланс. Универсальной формулы для расчета дебиторской задолженности нет, в каждой компании это делают по-разному, так как структура дебиторской задолженности может отличаться. Чтобы рассчитать задолженность, надо собрать информацию по всем счетам бухучета, где она числится, проанализировать суммы долга, количество дебиторов, сроки погашения. После этого бухгалтерия сверяет суммы с контрагентами, а также выявляет сомнительные долги.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Оборачиваемость дебиторской задолженности — это отношение выручки компании от реализации товаров или услуг к средней дебиторской задолженности. Коэффициент оборачиваемости показывает, сколько раз за год компания получила от контрагентов сумму, которая равна среднему остатку дебиторской задолженности. Среднюю дебиторскую задолженность считают так: сумму долгов контрагентов на начало года складывают с долгами на конец года и делят на два.

Коэффициент оборачиваемости = (Продажи в кредит или Выручка) / (Средняя дебиторская задолженность)

Взыскание дебиторской задолженности

Полный размер долга складывается из самой задолженности и неустойки, пеней или штрафов. Если в договоре нет санкций, то кредитор имеет право потребовать пеню с учетом ставки ЦБ.

Долг начинают взыскивать с досудебной претензии: компания направляет контрагенту письмом претензию, требуя вернуть долг. Если должник это уведомление игнорирует или отказывается возвращать долг, необходимо обращаться в суд.

Если долг меньше 400 тысяч, то кредитор может сразу подать заявление о выдаче судебного приказа. Если больше — исковое заявление о взыскании дебиторской задолженности в арбитражный суд. К иску прикладывают копию претензии, ответ на нее (если имеется), а также документы, которые подтверждают долг — акты, счета и т. д.

Если суд удовлетворит требования, то в арбитраже выдадут исполнительный лист, по которому долг будут взыскивать судебные приставы.

Кредитор имеет право взыскать долг и в рамках банкротного дела. Если компанию внесут в реестр кредиторов, то она может рассчитывать на выплату долга из денег, которые выручат от продажи имущества.

Срок исковой давности

Минимальный срок давности по такому иску — три года. Максимум — 10 лет для ситуаций, когда срок исковой давности приостанавливается.

Дата начала течения срока исковой давности может быть разной в зависимости от обстоятельств и условий договора:

Если в договоре указан срок платежа, то срок давности считают с даты, которая следует за последним днем выплаты по договору.
Если в договоре нет срока платежа — компания-кредитор может установить конкретную дату выплаты долга, а срок давности начнется после этой даты.
Если в договоре нет срока платежа, а кредитор направил требование погасить долг — срок давности начинается с момента, когда выставили требование.

если в последние шесть месяцев срока давности кредитор не смог обратиться в суд из-за обстоятельства непреодолимой силы — например, стихийного бедствия; или если одна из сторон находится в вооруженных силах, которые перевели на военное положение;
если стороны пытаются договориться без участия суда — например, при помощи посредника.

Если срок давности по какой-то из этих причин приостанавливали, а потом возобновили, но до даты истечения осталось меньше шести месяцев, то срок давности увеличивается до полугода.

Кроме этого, срок давности может прерваться, а потом начаться заново — если должник признает, что долг существует, погасит какую-то часть суммы или начнет переговоры о реструктуризации.

Если срок давности истек, то кредитор должен списать дебиторскую задолженность.

Сроки погашения долгов

Срок погашения дебиторской задолженности — это математический показатель, который показывает финансовую устойчивость компании. Его рассчитывают, когда нужно оценить, например, ликвидность компании, или темпы прироста дебиторской задолженности. Срок погашения показывает средний период, который проходит от поставки товара покупателю до погашения дебиторской задолженности. Показатель рассчитывают по специальной формуле:

Срок погашения = Длительность периода × (Долг дебитора / Выручка от продаж)

Срок погашения и длительность периода считают в днях, а дебиторский долг и выручку — в рублях.

Срок погашения показывает среднее число рабочих дней, которые нужны компании, чтобы взыскать дебиторскую задолженность. Чем ниже результат, тем быстрее дебиторская задолженность превращается в реальные деньги. Высокий срок погашения свидетельствует о том, что у компании трудности со взысканием долгов.

Списание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также долги, нереальные для взыскания, списываются. Сделать это можно только на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя компании. «Нереальность взыскания» определяет кредитор, руководствуясь собственными соображениями.

Важно, что если кредитор признал долг нереальным для взыскания и списал его как убыток, то сама задолженность в балансе не аннулируется. Ее нужно отражать еще пять лет с момента списания, так как у должника могут появиться деньги.

Списание дебиторской задолженности. Положение по ведению бухгалтерского учета

Доказать, что долг погасить нельзя, можно выпиской из ЕГРЮЛ о ликвидации дебитора, решением суда об отказе в удовлетворении требований кредитора или актом судебного пристава, где говорится, что долг взыскать невозможно.

Как снизить дебиторскую задолженность

Чтобы нормальная задолженность не превратилась в просроченную, компания должна контролировать процесс платежей контрагентов: проверять надежность контрагентов; разрабатывать систему предоплаты за товар для каждого клиента индивидуально; прописывать в договоре пени и штрафы за просрочку оплаты; контролировать все расчеты с контрагентами; взыскивать долги сразу после первых дней просрочки — рассылать претензии, а после обращаться в суд.

Страхование дебиторской задолженности

Если есть подозрения, что покупатель превратится в должника, компания может застраховать дебиторскую задолженность. Это практикуют при сотрудничестве с организациями, которые приобретают товар в рассрочку или под реализацию. Страхует долг страховая компания.

Страховой случай наступает не только если контрагент вовремя не платит по договору или нарушает график платежей, но и когда покупателя признают банкротом.

Перед тем как заключить договор страхования, кредитор должен предоставить страховщику реестр старения дебиторской задолженности, список клиентов, покупающих товар в рассрочку, и другую информацию о компании-кредиторе.

Существует два распространенных вида такого страхования.

Страхование по полису — на каждую отгрузку с отсрочкой платежа выписывается полис, где указывают дату отгрузки, номер накладной, сумму долга и кредитный лимит. Выплаты производят по заявлению кредитора в пределах лимита.

Генеральная схема не предусматривает полис на каждую сделку. Продавец и страхователь заключают одно общее соглашение, которое касается всех покупателей, работающих по системе рассрочки.

Страхование дебиторской задолженности дает возможность переложить работу по проверке покупателя на страховую компанию. В договор включают сделки только с действительно рискованными клиентами. Фактически страховщик выполняет роль службы безопасности для продавца. Но часто страховые компании стараются составить договор так, чтобы страхователю было тяжело получить выплату. Поэтому надо внимательно читать договор — какие страховые случаи в нем перечислены, какие лимиты ответственности прописаны, какие документы надо предоставить, чтобы получить выплату и т. д.

Продажа дебиторской задолженности

Компания может сама взыскивать долг, а может продать его. Цена будет меньше самого долга, но кредитор избавит себя от досудебной переписки с должником, судебных разбирательств и волокиты с приставами. Есть несколько вариантов, как оформить такую сделку.

По договору уступки требования — цессии, если такая процедура предусмотрена в договоре, на основании которого появился долг. По сути цессия — это соглашение, в соответствии с которым кредитор передает кому-то свои права требования долга.

Переуступку можно оформить как трехсторонний договор, возмездную или безвозмездную цессию. При этом если речь идет о недвижимости, то цессию обязательно надо регистрировать в Росреестре.

Через факторинг работают, когда продавцу срочно нужны деньги, а покупателю важно работать с отсрочкой платежа. Банк или факторинговая компания кредитуют поставщика, выкупая его дебиторскую задолженность. Вот как это работает

Продавец отгружает товар, но выставляет счет не покупателю, а факторинговой компании.
Факторинговая компания оплачивает продавцу основную часть суммы — например, 90%.
Покупатель проверяет товар, и если все в порядке, то факторинговая компания перечисляет продавцу оставшиеся деньги.
Через оговоренное в договоре время покупатель перечисляет деньги факторинговой компании, фактически получая отсрочку платежа.

Банк или факторинговая компания дают возможность продавцу сразу получить деньги, а покупателю заплатить потом — например, после перепродажи товара. При этом, в случае чего, взыскивать долг будет уже не продавец, а факторинговая компания.

Через вексель — если покупатель передает вексель в счет оплаты товара, то кредитор может потом передать эту ценную бумагу или продать кому-то. Преимущество векселя в том, что сам он — уже подтверждение долга, никаких дополнительных документов, например для суда, не требуется.

Очередной выпуск бухгалтерского ликбеза. Простым языком с примерами для тех, кто только начал изучать бухучёт, хочет узнать что-то новое о привычных бухгалтерских категориях или просто научиться читать баланс.

Всем привет! С вами Алексей Иванов — директор по знаниям интернет-бухгалтерии «Моё дело» и автор телеграм-канала «Переводчик с бухгалтерского». Каждую пятницу в нашем блоге на «Клерке» я рассказываю о бухгалтерском учёте. Начал с азов, потом перейду к более сложным материям. Тем, кто только готовится стать бухгалтером, это поможет поближе познакомиться с профессией. Матёрым главбухам — взглянуть на привычные категории под другим углом.

Продолжаем разбирать активы. Сегодня на очереди дебиторская задолженность. А заодно рассмотрим один тесно связанный с ней пассив — кредиторскую задолженность.

Дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это долги контрагентов компании перед ней. Термин происходит от латинского « Debet » — «он должен » . Он- контрагент должен денег нам-компании. Дебиторская задолженность — последний этап оборота затрат в деньги. Компания покупала материалы и товары, производила продукцию, выполняла работы или оказывала услуги. Все это требовало денег, и вот теперь, когда конечный результат труда передан покупателю, осталось только получить деньги с него.

В бухучёте выделяют несколько групп дебиторов.

Покупатели и заказчики. Должны денег, если мы отгружаем товары или оказываем услуги с отсрочкой оплаты. Выполнили свою часть договора — возникла дебиторская задолженность. Поступила оплата — дебиторская задолженность закрылась.

Поставщики и подрядчики. Здесь ситуация обратная: мы внесли предоплату, а они ещё не поставили товар или не оказали услугу.

Налоговые органы. Да-да, налоговая может задолжать денег компании. Например, это происходит, когда мы в течение квартала много покупали и мало продавали. В этом случае возникает право на вычет так называемого входящего НДС — налога на добавленную стоимость. В российской форме бухгалтерского баланса этот актив даже представлен отдельно от другой дебиторской задолженности. О нём я отдельно расскажу.

Государственные внебюджетные фонды: пенсионный фонд, фонд социального страхования и фонд обязательного медицинского страхования. Эти структуры должны нам денег, если платеж в пользу работника возмещается за счёт их средств. Например, больничный или пособие по беременности и родам.

Персонал. Его долги делятся на две составляющих: оплата труда и прочие операции. Дебиторка по оплате труда возникает, когда мы платим сотруднику аванс за еще не выполненную работу. Он должен либо отработать долг, либо вернуть деньги. Прочие операции — это, например, выдача работнику займа или возмещение им материального ущерба.

Подотчетные лица. Это тоже работники, но им мы даём денег, чтобы они что-то сделали для нас. Либо купили за наличные какие-то ценности, либо съездили в командировку и там сделали что-то полезное. Выдали деньги — возникла дебиторка. Отчитались — дебиторка закрылась. Перечень работников, которым можно получать деньги в подотчет, нужно утверждать приказом руководителя компании.

Учредители. Они должны нам денег, если обещали внести вклад в уставный капитал, но ещё не внесли.

Дочерние и материнская компании. Если одна компания владеет более чем 50% уставного капитала другой компании, начинаются игры в дочки-матери. И здесь дебитор — тот, кто получает активы или услуги первым.

Разные дебиторы. Для них информация не раскрывается отдельно в силу небольшой доли в общем объеме долгов. Например, это могут быть арендаторы и арендодатели, посредники или страховщики. Если вы сдаете в аренду помещение, а арендная плата за прошлый месяц ещё не поступила — у вас возникает дебиторка.

Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность — э то долги компании перед ее контрагентами. Термин происходит от латинского « Credit » — « он верит » . Он-контрагент верит нам-компании, что мы отдадим долг. В бухучете кредиторская задолженность делится на долгосрочную, до возврата которой больше года и краткосрочную, которую нужно отдать в пределах года.

В бухучете кредиторов делят на те же группы, что и дебиторов. Это логично — компания взаимодействует с одним окружением, но операции производит разные. По одним ей должны денег, по другим — она.

Поставщики и подрядчики. Мы должны им денег, если получили товары или воспользовались услугами с отсрочкой оплаты. Поставщики и подрядчики выполнили свою часть договора — возникла кредиторка. Мы заплатили — кредиторка закрылась.

Покупатели и заказчики. Здесь ситуация обратная: кредиторская задолженность возникает когда они внесли предоплату, а мы ещё не поставили товар или не оказали услугу.

Налоговые органы. Иметь задолженность перед налоговиками — нормальное явление. Налог сначала начисляется — признаётся задолженность перед бюджетом, и только потом оплачивается. Например, НДС начисляется в момент отгрузки товара покупателю, а уплачивается в три приема до 25 числа каждого месяца, следующего за кварталом, в котором была отгрузка.

Государственные внебюджетные фонды. С каждого рубля зарплаты работника работодатель должен заплатить в эти фонды чуть больше 30 копеек. А государство на них обеспечит работнику достойную пенсию, бесплатную медицину и финансовую поддержку в сложных ситуациях. Но это не точно. Как и для налогов, наличие такой кредиторки — норма.

Персонал. В основном задолженность перед персоналом связана с оплатой труда. Кредиторка возникает когда мы уже начислили зарплату, но ещё не выплатили её. Начисляется зарплата, как правило, за месяц. Задолженность появляется в последний день месяца. Выплата у каждой компании происходит в свои сроки, но обычно уже в следующем месяце.

Подотчетные лица. Чаще по расчетам с подотчетными лицами возникает дебиторская, а не кредиторская задолженность. Но иногда подотчетник может потратить больше, чем получил. Например, авиабилет в день покупки стал стоить дороже, чем планировалось при получении денег. В этом случае сотрудник доплачивает разницу из своих денег, а у компании возникает кредиторская задолженность.

Учредители. Мы должны им денег, если компания начислила, но ещё не выплатила дивиденды. Участники общества на общем собрании договорились какую часть прибыли прошлого года распределят между собой. Кредиторка у компании появляется в этот день.

Дочерние и материнская компании. Кредиторская задолженность возникает у того, кто получает активы или услуги первым. Например, материнская компания передала дочерней товары, а оплату ещё не получила. Материнская компания — кредитор, у нее возникает дебиторская задолженность. Дочерняя компания — дебитор, у нее возникает кредиторская задолженность.

Разные кредиторы. Ну, вы помните: для них информация не раскрывается отдельно в силу небольшого объема долгов. Например, если вы снимаете в аренду помещение, и ещё не перечислили арендную плату за прошлый месяц — у вас возникает кредиторка.

В следующем выпуске ликбеза расскажу как работает налог на добавленную стоимость и почему он есть и в дебиторке и в кредиторке. Подписывайтесь на наш блог, скучно не будет!

Кстати, интернет-бухгалтерия «Моё дело» содержит шаблоны всех документов по сделкам с дебиторами и кредиторами: от договоров и допсоглашений до накладных и актов. В сервис встроена система электронного документооборота, которая позволяет закрывать сделки без проблем с передачей подписанной контрагентом первички. А еще можно сверять дебиторские и кредиторские задолженности непосредственно из бухгалтерии. Акты сверок формируются в сервисе и прямо оттуда отправляются на e-mail контрагента. Попробуйте — это удобно и экономит массу времени!

Читайте также: