Вкладыш в трудовую книжку налоговый учет

Опубликовано: 15.05.2024

Недавно контролирующие органы (Письмо ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@) разъяснили порядок налогообложения (налог на прибыль и НДС) операций по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работнику.

Для начала обратимся к положениям ст.65 и ст.66 ТК РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 «О трудовых книжках» (далее по тексту - Правила).

Итак, нормами ТК РФ предусмотрено, что при заключении трудового договора впервые работодателем должна быть оформлена трудовая книжка. При этом форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст.66 ТК РФ). И в рамках реализации требований ст. 66 ТК РФ Правительством РФ утверждены Правила.

Согласно п. 44 Правил работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек (вкладышей в них). А при выдаче работникам трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с него плату (п.47 Правил).

1. НДС (Налог на добавленную стоимость)

Следует отметить, что обозначенная совместная позиция Минфина РФ и ФНС РФ в Письме от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@ не нова. На протяжении ряда лет операции по выдаче работникам трудовых книжек и вкладышей в них традиционно рассматриваются как объект обложения НДС, независимо от характера сделки (на возмездной либо безвозмездной основе происходит передача).

Признавая необходимость начисления НДС при передаче трудовых книжек и вкладышей в них, представители финансового ведомства отмечали (Письма Минфина от 16.08.2013 г. №03-03-05/33508, от 06.08.2009 г. №03-07-11/199, от 27.11.2008 г. №03-07-11/367, от 26.09.2007 г. №07-05-06/242, от 13.06.2007 г. №03-07-11/159), что никаких особенностей исчисления НДС по данным операциям гл.21 НК РФ не установлено. Напомним, что реализация имущества на территории РФ в общем случае является объектом налогообложения НДС (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Реализацией товаров (в данном случае трудовых книжек и вкладышей в них) признается переход права собственности на них от работодателя к работнику (п.1 ст.39 НК РФ).

Не стало исключением в части изложенных рассуждений и комментируемое письмо ФНС РФ, Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@, в котором приведены ссылки на ранее выпущенные письма Минфина РФ.

В нем контролирующие органы обратили внимание на то, что в случае если у организации сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) за три последовательных календарных месяца не превышает в совокупности два миллиона рублей, то такая организация вправе применить освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика в соответствии со ст. 145 НК РФ.

Таким образом, если работодатель является плательщиком НДС, то при передаче трудовой книжки (вкладыша в нее) работнику (за деньги или бесплатно) у работодателя возникает обязанность начисления НДС с ее покупной стоимости по ставке 18%.

В этом случае работодатель должен оформить счет-фактуру в одном экземпляре и зарегистрировать ее в книге продаж (п. 3 ст. 168 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением Правительства РФ №1137, далее по тексту - Правила №1137).

А имеет ли право работодатель продавать трудовые книжки (вкладыши в них) работнику по цене выше закупочной (т.е. с наценкой)?

В соответствии с п.47 Правил размер платы за переданную работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) определяется исходя из размера расходов на ее приобретение. То есть работодатель не имеет права продавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) с наценкой к цене приобретения.

При этом «входной» НДС, предъявленный поставщиками трудовых книжек (вкладышей в них), может быть принят к вычету в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ), а счет-фактура зарегистрирована в книге покупок (абз. 2 п. 2 Правил №1137).

Таким образом, НДС к уплате в бюджет по данной операции будет равен нулю.

При осуществлении данных операций может возникнуть вопрос о возникновении оснований для восстановления НДС в случае утраты (кражи, пожара и пр.) и порчи бланков трудовых книжек (вкладышей в них).

Случаи, когда налогоплательщик должен восстановить сумму принятого ранее к вычету НДС, указаны в гл.21 НК РФ достаточно четко. Ситуации, когда ранее принятый к вычету НДС необходимо восстановить к уплате в бюджет, установлены в п. 3 ст. 170 НК РФ и ст. 171.1 НК РФ. Среди приведенного перечня ситуаций, порча (утрата) товаров не значится. Следовательно, «входной» НДС в случае утраты (в т.ч. порчи) бланков трудовых книжек (вкладышей в них) восстановлению не подлежит (Решение ВАС РФ от 23.10.2006 г. №10652/06).

В виду несущественности стоимости подобных операций, судебных дел по данной тематике практически нет. Единственным арбитражным спором, исход которого завершился в пользу налогоплательщика, является Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 г. №А56-44214/2006. В данном Постановлении основным аргументом отсутствия налоговой базы по НДС при оформлении трудовых книжек (вкладышей в них) работнику стала классификация таких операций. Так, судьи отметили, что товаром в качестве объекта налогообложения, признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации (ст. 38 НК РФ). В данной ситуации такого не происходит, поскольку трудовые книжки приобретаются работодателем не с целью дальнейшей реализации. Приобретение и ведение трудовых книжек является обязанностью работодателя, установленной ст. 65 и ст. 66 ТК РФ. Кроме того, плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее, лишь покрывает расходы работодателя на их приобретение (п. 47 Правил).

Но в таком случае и «входной» вычет НДС по предъявленному счету-фактуре на приобретение трудовых книжек (вкладышей в них) налогоплательщик применить не сможет.

Так стоит ли спорить с контролирующими органами?

2. Налог на прибыль

В комментируемом письме затронуты вопросы учета доходов и расходов при передаче трудовых книжек (вкладышей в них) в целях исчисления налога на прибыль. Несмотря на то, что ответ был адресован казенным учреждениям (органам власти, органам местного самоуправления), вышеизложенный порядок в полной мере можно применить и к коммерческим организациям.

2.1 «Доходная» часть

В письме ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@ отмечено, что доходы, не учитываемые в целях налогообложения прибыли, указаны в перечне, приведенном в ст. 251 НК РФ, который является исчерпывающим. В закрытом перечне операций не значатся операции по реализации бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работнику. Поэтому выручка от данной операции подлежит налогообложению в общеустановленном порядке.

В этой части никаких нововведений приведенное письмо не содержит. Ранее в Письме Минфина от 26.09.2007 г. №07-05-06/242 также указывалось, что доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек (вкладышей в них), учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст. 250 НК РФ. Порядок признания таких внереализационных доходов установлен в пп.2 п.4 ст.271 НК РФ. Стоимость возмещения расходов работодателя на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) включается в состав доходов на дату внесения денежных средств в кассу (на расчетный счет) работодателя либо на дату удержания стоимости бланков (вкладышей в них) из заработной платы работника.

2.2 «Расходная» часть

В части расходов ситуация сложнее. Здесь нужно учитывать характер сделки: на возмездной или безвозмездной основе передаются бланки трудовых книжек (вкладыши в них), а также наличие обязанности работодателя выдать работнику бланки трудовых книжек (вкладышей в них).

В первом случае затраты работодателя по приобретению бланков трудовых книжек являются обоснованными и подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, поскольку обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек (вкладыши в них) обусловлена подзаконным актом Федерального органа власти (Письма ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@, Минфина РФ от 26.09.2007 г. №07-05-06/242). То есть данные расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) осуществлены во исполнение требований п.47 Правил, произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода и удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Поэтому указанные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Во втором случае безвозмездность сделки не означает невозможность учета бланков в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Если бесплатная выдача бланков трудовых книжек обусловлена:

массовой их утерей в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) – п.34 Правил;

неправильным первичным заполнением трудовой книжки (вкладыша в нее) – п.48 Правил;

порчей не по вине работника – п.48 Правил,

то стоимость бланков трудовых книжек (вкладышей в них) оплачивается работодателем.

Тогда расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) бесплатно выдаваемых работникам, также учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие расходы учитываются в составе косвенных расходов в полном объеме (п.1, п.2 ст.318 НК РФ).

Порядок признания прочих расходов, связанных с приобретением бланков трудовых книжек (вкладышей в них), установлен в абз.5 пп.3 п.7 ст.272 НК РФ.

Так, датой осуществления прочих расходов является:

дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

дата предъявления документов, служащих основанием для отражения расходов;

последнее число отчетного (налогового) периода.

Конкретная выбранная дата признания подобных расходов должна быть прописана в учетной политике для целей налогообложения.

В иных случаях бесплатной выдачи бланков трудовых книжек (вкладышей в них) расходы на их приобретение не могут быть учтены, поскольку не соответствуют критериям ст.252 НК РФ. Согласно п. 16 ст. 270 НК РФ не учитываются в налоговой базе расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

3. НДФЛ

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой (пп.2 п.2 ст.211 НК РФ).

В Письме ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@ не рассматривался вопрос обложения НДФЛ операций по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работнику.

При разрешении вопроса возникновения объекта обложения НДФЛ также следует учитывать характер сделки: на возмездной или безвозмездной основе передаются бланки трудовых книжек (вкладышей в них), а также обязанность работодателя выдать работнику бланки трудовых книжек (вкладышей в них).

В первом случае объекта налогообложения НДФЛ не возникает.

Если же работодатель в силу п. 47 Правил обязан взимать плату с работника за бланк трудовой книжки (вкладыш в нее), но передает ее безвозмездно, то получение работником бланка трудовой книжки является его доходом в натуральной форме (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ). При этом позиция Минфина РФ (Письмо от 01.06.2010 г. №03-04-06/6-106) заключается в том, что бесплатная передача бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) рассматривается как материальная помощь, полученная физическим лицом в сумме, не превышающей 4 тыс. рублей на одного работника за налоговый период (календарный год). В этом случае действует норма п.28 ст.217 НК РФ и полученный натуральный доход работника не подлежит обложению НДФЛ.

Отметим, что ранее Минфин РФ придерживался иной позиции (Письмо от 27.11.2008 г. №03-07-11/367) и разъяснял, что вся стоимость выданного бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) признается доходом работника, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ в установленном порядке (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

4. Страховые взносы

Прежде всего, отметим, что страховыми взносами во внебюджетные фонды облагаются выплаты работникам в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее по тексту - Закон №212-ФЗ).

В том случае если работник возмещает работодателю стоимость трудовой книжки (вкладыш в нее), то никаких выплат в пользу работника не происходит и, соответственно, объект обложения страховыми взносами не возникает. Стоимость бесплатно выданной работнику трудовой книжки (вкладыш в нее) также не облагается страховыми взносами в силу действия пп. 11 п. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ. Напомним, что в данном подпункте речь идет о суммах материальной помощи, оказываемых работодателями своим работникам, не превышающие 4 тыс. рублей на одного работника, за расчетный период.

Безвозмездно выданная работнику трудовая книжка (вкладыш к ней) не облагается и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 г. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

«Клерк» Рубрика Кадровый учет

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Организация должна вести трудовые книжки всех работников, для которых она является основным местом работы. Тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, трудовую книжку оформляют не позднее недельного срока с момента приема на работу. Если у работника уже заполнены все страницы трудовой книжки, в нее вшивается вкладыш. Поэтому, организация всегда должна иметь в наличии бланки трудовой книжки и вкладыши в нее.

НДС при покупке бланков трудовых книжек и их выдаче работникам

Организация вправе принять к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков трудовых книжек и вкладышей.

Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия трудовых книжек и вкладышей на учет и при наличии первичных документов.

Передача работникам бланков трудовой книжки и вкладыша в нее признается реализацией и облагается НДС (п. 1 ст. 39 Налогового кодекса).

К такому выводу пришел Минфин в письме от 16.07.2019 № 03-07-09/52577.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладышей к ней организации надо выписать в одном экземпляре счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется исходя из затрат на их покупку (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Эта плата определяется за вычетом НДС, предъявленного организации (п. 1 ст. 170 Налогового кодекса РФ).

НДС при этом предъявляется работникам дополнительно к цене этих бланков (п. 1 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Налог на прибыль при покупке бланков трудовых книжек и их выдаче работникам

Организация может учесть расходы на приобретение бланков трудовых книжке и вкладышей в них при расчете налога на прибыль.

На это обратила внимание ФНС в письме от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@.

Расходы на приобретение бланков трудовых книжке и вкладышей в них могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Они признаются в периоде приобретения бланков (абз. 5 пп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса).

Когда организация взимает с работника плату за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, у нее возникает доход по налогу на прибыль.

Доходы, возникающие при выдаче бланков, учитываются в составе внереализационных в соответствии со ст. 250 Налогового кодекса (письма Минфина России от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818, от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Бухучет затрат на приобретение бланков трудовой книжки

Затраты на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, - на прочие доходы.

На это указал Минфин в письме от 29.01.2008 № 07-05-06/18 "Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год".

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности.

Поэтому их стоимость до момента оформления работнику отражается на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

При приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также при их выдаче работникам, бухгалтер сделает проводки:

Дебет 91-2 Кредит 60 – отражена стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
Дебет 19 Кредит 60 – отражен НДС, предъявленный при приобретении бланков;
Дебет 68 Кредит 19 – НДС, предъявленный при приобретении бланков, принят к вычету;
Дебет 60 Кредит 51 – оплачена стоимость бланков;
Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них;
Кредит 006 – списана стоимость бланка, выданного работнику;
Дебет 91-2 Кредит 68 – начислен НДС со стоимости бланка, выданного работнику;
Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в виде платы, взимаемой при передаче бланка работнику.

В случае, если плата за выдачу бланка трудовой книжки удерживается из зарплаты работника, бухгалтер организации сделает проводку:

Дебет 70 Кредит 73 – удержана плата за бланк трудовой книжки и вкладыша в нее.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
7 выпусков издания доступно подписчикам бератора бесплатно.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Автор: Ирина Стародубцева, аудитор-эксперт
RosCo - Consulting & audit

1. НДС (Налог на добавленную стоимость)

Таким образом, НДС к уплате в бюджет по данной операции будет равен нулю.

Так стоит ли спорить с контролирующими органами?

2. Налог на прибыль

2.1 «Доходная» часть

2.2 «Расходная» часть

- массовой их утерей в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) – п.34 Правил;

- неправильным первичным заполнением трудовой книжки (вкладыша в нее) – п.48 Правил;

- порчей не по вине работника – п.48 Правил,

то стоимость бланков трудовых книжек (вкладышей в них) оплачивается работодателем.

Так, датой осуществления прочих расходов является:

- дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

- дата предъявления документов, служащих основанием для отражения расходов;

- последнее число отчетного (налогового) периода.

3. НДФЛ

В первом случае объекта налогообложения НДФЛ не возникает.

4. Страховые взносы

Статья актуальна на 13.08.15

П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей 1 . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в нихhttp://www.goznak.ru/about/press/news/2821/?sphrase_id=3067. "> 2 .

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 60 – приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них 3 ;
Дебет 19 Кредит 60 – НДС по оприходованным бланкам;
Дебет 68 «НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;
Дебет 60 Кредит 51 (50) – оплачены бланки;
Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Обратите внимание: при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил).

Учет трудовых книжек и вкладышей

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 7) регистрируются как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу. В дальнейшем при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге (п. 41 Правил).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Архивные сроки

Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

трудовые книжки, которые не были востребованы, – 75 лет;
документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним – 3 года;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 75 лет;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – 5 лет.

Читайте также: