Учет билетов в бухгалтерском и налоговом учете

Способы оплаты

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Если проездной билет приобретает сотрудник, то ему выплачивается денежная компенсация. Основанием для ее начисления может быть заявление сотрудника (с приложенным проездным документом) и приказ (распоряжение) руководителя организации.

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам

Проездные билеты нужно оприходовать в кассу. Ответственным за их сохранность является кассир. По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости. Типовых бланков для ведомости учета проездных билетов нет, поэтому организация может разработать эту форму самостоятельно (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами, должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом организации, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в трудовом (коллективном) договоре. Такой порядок следует из части 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником

Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом. В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования. Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Бухучет

Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50
– оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО‑2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные через подотчетное лицо (на основании авансового отчета).

Списание проездных билетов отразите проводкой:

Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– списана стоимость использованных проездных билетов.

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников

1 марта ООО «Торговая фирма "Гермес"» через подотчетное лицо приобрело один месячный проездной билет на проезд в метро. Стоимость билета составляет 1270 руб. По правилам, установленным в организации, приобретенные билеты хранятся в кассе организации и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя организации. Выдачу и возврат проездных билетов кассир «Гермеса» фиксирует в специальной ведомости. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику организации А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. Использованный билет сотрудник возвратил в конце месяца.

В учете организации сделаны следующие записи.

Дебет 71 Кредит 50
– 1270 руб. – выдано под отчет для приобретения месячного проездного билета (на основании расходного кассового ордера);

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1270 руб. – оприходован в кассу проездной билет (на основании авансового отчета);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1270 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1270 руб. – возвращен проездной билет сотрудником;

Дебет 44 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1270 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

Ситуация: как отразить в бухучете приобретение для сотрудников безлимитных карточек на проезд в метро. За каждую карточку метрополитен взимает залоговую стоимость

При приобретении безлимитных транспортных карт метрополитена взимается залоговая стоимость. Залоговую стоимость возвратят покупателю при предъявлении работоспособной и неповрежденной карты в любой кассе метро (Правила пользования транспортными картами).

С 2011 года затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, в бухгалтерском балансе в качестве расходов будущих периодов (отдельной строкой) могут не отражаться. Они показываются в балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативно-правовыми актами по бухучету. И подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.

Такие правила предусмотрены пунктом 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

В связи с этим счет 97 «Расходы будущих периодов» используется не во всех случаях, в которых он применялся ранее. Этот счет можно использовать при условии, что соответствующие суммы прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих ПБУ. Либо суммы могут быть учтены на счете 97, если они отвечают следующим критериям:

• организация понесла расходы, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
• данные расходы не формируют стоимость материально-производственных запасов или показатель производственной себестоимости и не связаны с продажей товаров текущего периода;
• расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов и не влияют на финансовый результат текущего периода.

Оплата безлимитной карты метрополитена к расходам будущих периодов не относится и не является расходом текущего периода. Ведь деньги за карту выплачены заранее, до того, как сотрудники воспользовались услугами метрополитена. Следовательно, у метрополитена возникло встречное обязательство перед организацией (дебиторская задолженность) по предоставлению услуг в течение срока действия карты.

Поэтому денежные средства, выплаченные за карту, отразите в составе выданных авансов. В бухучете приобретение карты и внесение залога за карту отразите проводками:

Дебет 60 Кредит 71
– оплачена через подотчетное лицо стоимость карты (с учетом залоговой стоимости);

Дебет 009
– отражено выданное залоговое обеспечение.

Поскольку транспортная карта является собственностью метрополитена, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 2 ст. 8 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете 002 в условной оценке (Инструкция к плану счетов).

При получении карты сделайте проводку:

Дебет 002
– принята транспортная карта за баланс.

Движение транспортных карт внутри организации целесообразно отражать в журнале учета приема и выдачи транспортных карт метрополитена.

Ежемесячно в учете делайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 60

– списана часть стоимости карты (без учета залоговой стоимости).

При возврате карты эмитенту (в кассу метрополитена) сделайте проводки:

Дебет 50 Кредит 71
– внесены денежные средства за карту, сданную в кассу метрополитена, подотчетным сотрудником;

Дебет 71 Кредит 60
– списана залоговая стоимость карты.

При утере карты сотрудником ее залоговую стоимость учтите в составе прочих расходов:

Дебет 91-2 Кредит 60
– списана залоговая стоимость карты на расходы.

Если принято решение удержать стоимость карты с сотрудника, виновного в утрате, сделайте проводку:

Дебет 73 Кредит 60
– отражена задолженность виновного лица в размере залоговой стоимости карты.

При любом выбытии транспортной карты (например, возврате ее метрополитену) в учете сделайте проводки:

Кредит 002
– списана транспортная карта с забалансового счета;

Кредит 009
– списано выданное залоговое обеспечение.

Такие правила установлены в Инструкции к плану счетов (счета 002 и 009).

О том, как оформить и отразить в бухучете компенсацию стоимости проезда сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при оплате сотруднику расходов на проезд в общественном транспорте. Разъездной характер работ сотруднику не установлен

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/248). В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена. Если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252).

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

О начислении зарплатных налогов и взносов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

В Бухгалтерия 8.3 электронные билеты, приобретенные организацией для командированных работников, отражаются в Авансовом отчете на отдельной вкладке Билеты (с релиза 3.0.81).

В этой статье мы расскажем про способы отражения покупки билетов в программе и разберем нюансы оформления АО в 1С.

Электронные билеты Авансовый отчет – Закупка, расходы Электронные билеты Авансовый отчет по командировке

Учет в 1С

Документ Авансовый отчет

В программе у документа Авансовый отчет есть два вида операций:

• Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
• Авансовый отчет по командировке — вариант для отражения только командировочных расходов. Использовать его рекомендуется при подключенном сервисе Smartway.

Рассмотрим, как отражаются операции по покупке электронных билетов организацией и отчету за них сотрудником.

При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Покупка билетов

Покупка билетов отражается одинаково независимо от того, какой вид операции для АО применяется Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Но есть некоторые особенности.

Покажите поступление билета документом Поступление билетов вид операции Покупка в разделе Покупки — Поступление билетов .

• Билет — создайте элемент справочника Билеты , заполните его данные на основании оригинала. PDF
• Контрагент — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты;
• Договор — выберите договор с контрагентом при наличии из справочника Договоры;
• Сумма и НДС (в т.ч.) — заполните на основании билета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса перевозчику;
• Дт 76.14 Кт 60.01 — принятие к учету билета.

В журнале Покупка билетов по кнопке Создать можно оформить другие действия с приобретенными билетами:

• Доплата ;
• Обмен ;
• Возврат .

При использовании сервиса Smartway билеты автоматически загружаются в справочник Билеты .

Расходы по командировке проводятся документом Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке .

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет

11 августа Соловьев К. А. направлен в командировку в г. Тюмень на 4 дня. В тот же день работник получил из кассы денежные средства под отчет в размере 8 800 руб. и электронные билеты.

17 августа работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

• авиабилет (Москва-Тюмень) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
• авиабилет (Тюмень-Москва) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
• БСО за проживание в гостинице на сумму 6 000 руб. (без НДС).

В соответствии с Положением о командировках Организации суточные по России выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 2 800 руб. АО по командировке предоставляется не позднее 3 дней после возврата из нее.

В документе Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет доступна вкладка Билеты (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).

По кнопке Добавить или Заполнить табличная часть документа автоматически заполнится данными приобретенных для указанного сотрудника билетов на текущую дату:

• Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
• Сумма — стоимость билета.
• %НДС — ставка НДС, обозначенная в билете.
• НДС (в т.ч.) — сумма НДС, указанная в билете.
• Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
• Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
• Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то, которому присвоен признак Использовать как основное .
• Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
  • Вид расхода — Командировочные расходы.

В сумму расхода по Авансовому отчету стоимость билетов не включается, но при проведении документа происходит списание расходов.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на командировку;
• Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
• Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по билету.

Приобретенные билеты автоматически отражаются на счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .

При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.

НДС по командировочным расходам:

• принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
• не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет по командировке

11 августа Соловьев К. А. направлен в командировку в г. Санкт-Петербург на 4 дня. В тот же день работник получил из кассы денежные средства под отчет в размере 14 800 руб. и электронные билеты.

17 августа работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

• ж/д билет (Москва — Санкт-Петербург) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
• ж/д билет (Санкт-Петербург — Москва) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
• БСО за проживание в гостинице на сумму 12 000 руб. (Без НДС).

В соответствии с Положением о командировках суточные по России в Организации выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 2 800 руб. АО по командировке предоставляется не позднее 3 дней после возврата из командировки.

Создайте документ Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).

Укажите сотрудника и период командировки, после этого в документ автоматически подтягиваются приобретенные на этот период билеты.

По соответствующей ссылке проверьте указанные билеты и аналитику:

• Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
• Сумма — стоимость билета.
• %НДС — указывается ставка НДС, указанная в билете.
• НДС (в т.ч.) — отражается сумма НДС, указанная в билете.
• Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
• Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
• Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное .
• Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
  • Вид расхода — Командировочные расходы.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету расходов на командировку;
• Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
• Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .

При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.

НДС по командировочным расходам:

• принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
• не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

См. также:

• Документ Авансовый отчет
• Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
• Командировка: суточные сверх нормы, расчет через корпоративную карту, приобретение билетов организацией
• Как подключить сервис Smartway в программе 1С?
• [15.09.2020 запись] Поддерживающий семинар 1С БП за август 2020

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Счет затрат и статья затрат к суточным в Авансовом отчете по командировкеДобрый день. Очень доступно описано использование документа «Авансовый отчет» в.
2. В авансовом отчете на вкладке Прочее пропали Счета затратДобрый день! помогите разобраться. Почему то в авансовом отчете на.
3. Расшифровка ФИО в Авансовом отчете АО-1Учет ведем в 1С: Бухгалтерия предприятия Проф, редакция 3.0 (3.0.77.78).
4. Списание НДС по чеку в Авансовом отчете по командировкеДобрый день. Когда указываешь в расходах в документе «авансовый отчет.

Карточка публикации

(6 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Все комментарии (6)

Спасибо за очень подробную статью! Было бы интересно попробовать сервис Smartway.

Спасибо за обратную связь. Если сервис интересует, то можно заказать на их сайте демо. Там подробно все расскажут и покажут.
Если много командировок, а следовательно заказов билетов, гостиниц и т.д., то точно имеет смысл ознакомиться с этим сервисом.

Читайте также:

  
• Закон о списании долгов по налогам ип 2019
  
• Валютный контроль для самозанятых
  
• Предприятие обратилось в территориальный налоговый орган
  
• Оплата пошлины за расторжение брака
  
• Почему предприятия уходят от налогов