Расходы на услуги переводчика в налоговом учете

Опубликовано: 16.05.2024

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Подотчетное лицо предоставило в бухгалтерию документы по оплате услуг перевода (во вложении) ООО "Объединенные переводчики". При этом оплата за оказанные услуги произведена черчез теминал ОАО "Ростелеком", в терминальнорм чеке значатся "переводческие услуги", акт выполеннных работ оформлен на физ.лицо.
Есть ли у ООО налоговые риски в части принятия данных затрат в налоговом учете?

На основании пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Из приведенных положений можно сделать вывод, что документами, которыми могут быть подтверждены расходы, учитываемые в целях исчисления налога на прибыль, являются, в частности:

- документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ;

- документы, косвенно подтверждающие расходы.

В рассматриваемом нами случае через подотчетное лицо Организацией были приобретены услуги, связанные с переводом и нотариальным удостоверением документов.

В подтверждение стоимости услуг прилагаются квитанция к ПКО, оформленная на Организацию, кассовый чек и Акт выполненных работ, оформленный на подотчетное лицо.

Пунктами 1 и 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, первичным документом признается любой документ, составленный в произвольной форме, при условии, что он содержит реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

При этом формы первичных учетных документов устанавливаются организациями самостоятельно.

Соответственно, факт оказания услуг по переводу, приобретенных через подотчетное лицо, может подтверждаться документом, составленным в произвольной форме, содержащим обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

На практике расходы, осуществленные организацией через подотчетное лицо, подтверждаются авансовыми отчетами, составленными по форме № АО-1 или в произвольной форме, а также иными сопутствующими документами, подтверждающими факт реализации товаров (работ, услуг), и их фактическую оплату.

Авансовый отчет удостоверяет факт выдачи денежных средств сотруднику, а также согласие руководителя организации с тем, что расходы осуществлены в интересах самой организации.

Кроме того, необходимо наличие документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств, и цели, на которые они осуществлены.

Так, в Письме ФНС РФ от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@ в отношении порядка документального подтверждения расходов, были даны следующие разъяснения

«Согласно положениям ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщики в целях налогообложения налогом на прибыль организаций уменьшают полученные доходы на осуществленные ими обоснованные и документально подтвержденные расходы (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса).

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете все хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни) оформляются первичными учетными документами.

Требования наличия обязательных реквизитов в первичных учетных документах установлены законами о бухгалтерском учете (до 01.01.2013 - Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", с 01.01.2013 - Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Пунктом 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" установлено, что организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику (за исключением контрольно-кассовой техники в составе платежных терминалов, применяемых платежными агентами и банковскими платежными агентами, субагентами, и банкоматов, применяемых банковскими платежными агентами), обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки.

Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745 (далее - Положение по применению ККМ). Данный перечень не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как "наименование должности" и "подпись" лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Кроме того, согласно п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470, кассовый чек - первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

При осуществлении вышеуказанных расчетов кассовый чек ККМ выдается не организации, а физическому лицу - сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты, - чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру.

Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов».

В рассматриваемом нами случае в подтверждение факта оказания услуг представлен Акт выполненных работ, который оформлен на подотчетное лицо – сотрудника Организации.

Формально, поскольку расходование средств осуществляется самой Организации, первичный документ должен быть оформлен также на Организацию. Поэтому в данном случае можно говорить о том, что сам по себе представленный документ не может являться достаточным основанием для признания расходов Организации в целях исчисления налога на прибыль.

В свою очередь, к первичному документу прилагается кассовый чек, подтверждающий фактическую оплату услуг через подотчетное лицо, и квитанция, подтверждающая поступление денежных средств от имени Организации.

На наш взгляд, совокупность подтверждающих документов свидетельствует о том, что расходы на перевод документов, осуществлены именно в интересах Организации, а не самого сотрудника.

Дополнительным подтверждением будут являться сами документы, перевод которых был осуществлен.

В этом случае, поскольку статья 252 НК РФ допускает признание расходов на основании документов, косвенно подтверждающими такие расходы, на наш взгляд, рассматриваемые нами расходы могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль, при наличии утвержденного авансового отчета.

Отметим, что официальные разъяснения, а также арбитражная практика, свидетельствующие о возникновении претензий со стороны налоговых органов в аналогичных обстоятельствах, отсутствуют. Данное обстоятельство, на наш взгляд, является дополнительным подтверждением того, что налоговые риски в данном случае маловероятны. Однако полностью исключить вероятность возникновения претензий со стороны налоговых органов мы не можем.

[1] Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

О том, как доверителю адвоката избежать налоговых рисков, подготовке адвоката к налоговой проверке, налоговом учете судебных издержек

Как адвокатам и их доверителям избежать рисков необоснованного привлечения к налоговой и уголовной ответственности? Адвокату – обезопасить себя от обвинений в мошенничестве (ч. 4 ст. 159 УК РФ), а доверителю – от обвинений в уклонении от уплаты налогов? Как защитить в суде размер адвокатского гонорара в качестве разумного? На эти и другие вопросы даны ответы в статье.

Что нужно знать доверителю адвоката для предотвращения налоговых рисков

В письме от 6 августа 2018 г. № 03–03–07/55113 Министерство финансов РФ разъяснило требования налогового законодательства к учету для целей налога на прибыль расходов на оплату труда адвокатов. Их названо три: документальная подтвержденность, экономическая обоснованность и наличие деловой цели. Они распространяются на всех доверителей: физических и юридических лиц, которые будут учитывать эти затраты для целей налогообложения.

Документальная подтвержденность означает, что объем и полноту оказанной адвокатом помощи можно проверить по первичным документам. Это максимально точно и полно должно быть отражено в соглашении, акте выполненных работ (услуг), отчете (распечатке биллинга) или ином аналогичном документе. Неоправданная краткость отчетов может породить налоговый спор, который может разрешиться только в высших судебных инстанциях [1] .

Под экономической неоправданностью юридических услуг налоговые органы понимают их нецелесообразность, ненужность, некачественность или завышение стоимости. В актах налоговой проверки часто можно увидеть довод, что налогоплательщик мог оказать юридические услуги своими силами. Судебная практика высших судов выработала следующие подходы:

– обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата [2] ;

– право на налоговый учет таких расходов не связано с последующей реализацией юридических услуг [3] ;

– это право не связано с наличием в штате налогоплательщика аналогичных должностей [4] ;

– в отсутствие указанных в ст. 40 НК РФ оснований инспекция не вправе проверять правильность применения цен по заключенным договорам на оказание юридических услуг и ставить названные цены под сомнение;

– если налогоплательщик подтвердил факт и размер произведенных расходов, возлагать на него дополнительно бремя доказывания разумности этих расходов суды не имеют правовых оснований;

– порядок отнесения к расходам в целях исчисления налога на прибыль оплаты юридических услуг установлен в гл. 25 НК РФ и не связан с оценкой разумности таких расходов при их распределении в составе судебных издержек [5] .

Деловая цель сделки – это наличие экономических или иных разумных причин для ее заключения и исполнения. Налоговая минимизация не может быть единственной или основной целью сделки (см. ст. 54.1 НК РФ). В целях борьбы с налоговым мошенничеством налоговые органы часто подвергают сомнению наличие деловой цели в уплате высоких гонораров представителям налогоплательщика в суде. Лучшим доказательством преследования такой цели может послужить расчет экономической выгоды налогоплательщика, полученной в результате оказанной услуги. Например, размер сбереженных денежных средств доверителя может многократно превышать затраты на оплату труда адвоката, представлявшего его интересы в суде [6] .

Еще одним (четвертым) требованием, предъявляемым сегодня налоговым органом к затратам на оплату труда адвоката, служит налоговая добросовестность адвоката. Так, в Соглашении от 30 июля 2018 г. № 01–01– 06/08–321/№ 7–8–01/20571 Минфин России и ФНС России договорились, что Минфин будет направлять в ФНС информацию обо всех судебных актах, предусматривающих взыскание судебных издержек на оплату труда адвоката за счет средств проигравшего госоргана. Это позволит налоговым органам оперативно провести налоговую проверку услугодателя на предмет полноты налогообложения его выручки, компенсированной доверителю за счет средств федерального бюджета. О результатах такой проверки ФНС должен будет отчитаться перед Минфином.

Для адвокатов это означает одно: как только доверитель обращается в суд за возмещением налоговым органом судебных расходов, потраченных на адвоката в рамках судебного налогового спора, адвокат должен быть готов к налоговой проверке того периода, в котором эти доходы были им получены.

Можно предположить, что отрицательные результаты налоговой проверки адвоката могут негативно отразиться и на правах его доверителя: если будет установлено, что доверитель знал или должен был знать о налоговой недобросовестности услугодателя, суд сможет снизить размер заявленных судебных расходов до разумных (ч. 2 ст. 110 АПК РФ) либо полностью отказать в защите его права (п. 2 ст. 10 ГК РФ).

Налоговый учет судебных издержек

Судебные издержки учитываются их плательщиком для целей исчисления налога на прибыль в составе внереализационных расходов на основании подп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ (как судебные расходы и арбитражные сборы). С этим согласны налоговые органы и Минфин России [7] .

Если судебные издержки возмещаются стороне по правилам АПК РФ, они учитываются как внереализационные доходы на основании п. 3 ст. 250 НК РФ (возмещение убытков) [8] .

Часто возникают ситуации, когда суд снижает возмещаемую сумму по мотиву ее чрезмерности. В этом случае внереализационный расход налогоплательщика оказывается выше его внереализационного дохода (налоговая выгода). Признать ее необоснованной вряд ли получится, поскольку она образовалась по воле не налогоплательщика, а суда.

В практике были попытки налогового органа снизить размер судебных издержек, принятых в налоговом учете, по мотиву их неразумности и чрезмерности. Налогоплательщики возражают, поскольку такого права налогового органа НК РФ не предусматривает. Подобный налоговый спор рассматривался Президиумом ВАС РФ еще в 2008 г. [9]

В ходе налоговой проверки налоговый орган пришел к выводу, что отнесение на затраты для целей налогообложения всей суммы судебных издержек налогоплательщика незаконно, поскольку не соблюден критерий экономической обоснованности затрат, установленный в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Отказывая в удовлетворении заявленного требования и признавая произведенные обществом расходы по оплате юридических услуг экономически необоснованными, суды трех инстанций, применив положения ст. 40 Кодекса, исходили из несоответствия размера произведенных затрат сложившейся в регионе стоимости помощи адвокатов с учетом продолжительности рассмотрения и сложности судебного дела. Кроме того, по мнению судов, наличие в структуре общества собственной юридической службы, сотрудники которой имеют достаточный опыт работы, также свидетельствует об экономической необоснованности произведенных расходов.

ВАС РФ не поддержал доводы судов трех инстанций и вынес решение в пользу налогоплательщика по следующим основаниям.

Согласно ст. 247 Кодекса объектом обложения налогом на прибыль организаций признается прибыль, полученная налогоплательщиком, – полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, определяемых в соответствии с гл. 25 Кодекса.

В силу ст. 252 Кодекса расходы – это обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, гл. 25 Кодекса при регулировании налогообложения прибыли организаций установлена соотносимость доходов и расходов и связь последних именно с деятельностью организации по извлечению прибыли.

Следовательно, расходы, обусловленные необходимостью осуществления организацией ее деятельности, исходя из действующего налогового законодательства, предполагают признание их экономически оправданными (обоснованными).

При этом НК РФ не содержит положений, позволяющих налоговому органу оценивать произведенные налогоплательщиками расходы с позиции их экономической целесообразности, рациональности и эффективности.

По смыслу правовой позиции Конституционного Суда РФ, выраженной в постановлении от 24 февраля 2004 г. № 3-П, судебный контроль также не призван проверять экономическую целесообразность решений, принимаемых субъектами предпринимательской деятельности, которые в сфере бизнеса обладают самостоятельностью и широкой дискрецией.

Факт реального оказания юридических услуг инспекция не оспаривала, доказательства их оплаты представлены в ходе камеральной налоговой проверки. Производственная направленность этих расходов следует как из условий договоров, так и материалов арбитражного дела.

Каких-либо обстоятельств, указывающих на недобросовестность общества как налогоплательщика, суды не установили. Ввиду отсутствия по данному спору предусмотренных в ст. 40 НК РФ оснований инспекция была не вправе проверять правильность применения цен по заключенным обществом договорам на оказание юридических услуг и ставить эти цены под сомнение. Поскольку общество подтвердило факт и размер произведенных расходов, возлагать на него дополнительно бремя доказывания разумности названных расходов суды правовых оснований не имели.

Президиум ВАС РФ счел ошибочной ссылку суда кассационной инстанции на информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 13 августа 2004 г. № 82 «О некоторых вопросах применения Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации», так как порядок отнесения к расходам в целях исчисления налога на прибыль оплаты юридических услуг установлен гл. 25 Кодекса и не связан с оценкой разумности таких расходов при их распределении в составе судебных издержек.

Анализ данного судебного акта указывает на различия в установлении разумного размера судебных издержек для целей возмещения стороной и для целей налогового учета. Вывод о том, что снижение судом размера возмещаемых издержек до разумного не имеет значения для налогообложения прибыли, поддерживают и другие авторы [10] .

[1] Постановление ВАС РФ от 20 января 2009 г. № 2236/07 по делу ЗАО «ПрайсвотерхаусКуперс Аудит».

[2] Определение КС РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П и 366-О-П.

[3] Постановление Президиума ВАС РФ от 18 февраля 1997 г. № 3982/96.

[4] Постановление Президиума ВАС РФ от 17 ноября 1998 г. № 3501/98.

[5] Постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 14616/07.

[7] См., например, письмо УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2005 г. № 20–12/97003 и письмо Минфина России от 18 января 2005 г. № 03–03–01–04/2/8.

[8] См. об этом письма Минфина России от 22 декабря 2008 г. № 03–03–06/2/176; от 18 января 2005 г. № 03–03–01–04/2/8 и от 21 августа 2009 г. № 03–11–06/2/157; письма УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2005 г. № 20–12/10937; от 27 декабря 2005 г. № 20–12/97003 и др.

[9] Постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 14616/07.

[10] См.: Камалова Е. Как учесть судебные расходы // Новая бухгалтерия. 2009. № 11.

Представительские расходы — это затраты, которые несет компания на организацию бизнес-встреч с целью знакомства с клиентами, подписания договоров, увеличения известности своей торговой марки. Ввиду особого характера этих затрат редко какая организация ведет учет представительных расходов в бухгалтерском учете из-за риска неправильного начисления единого налога или налога на прибыль.

Но законодательство разрешает включать их в состав расходов и уменьшать налогооблагаемую базу. Рассмотрим, каким образом отражаются представительные расходы в налоговом учете в 2020 году.

Что подпадает под эту категорию затрат
Какие расходы можно отнести к представительским
Оформление понесенных представительских расходов
Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута
Отражение в регламентированном учете
Налог на прибыль и представительские расходы
Налог на добавленную стоимость и представительские расходы
Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров
Подтверждающие документы

Что подпадает под эту категорию затрат

Представительские расходы в налоговом учете регламентированы действующим НК нашей страны. В статье 264 представлен список подобных расходов. В общем случае к ним относятся затраты, которые несет субъект предпринимательства для организации проведения собрания учредителей и переговоров с будущими контрагентами.

Учет представительских расходов возможен в том случае, если компания несет следующие виды затрат:

Оплата услуг заведений общественного питания для организации деловых обедов и ужинов, а также приобретение продуктов и заказ кейтеринговых услуг для организации питания деловых партнеров в офисе компании. Необходимо, чтобы затраты подтверждались счетом или договором на оказание услуг. Алкогольные напитки согласно действующему законодательству допускается включать в затраты.
Оплата услуг транспортных компаний, которые доставляют партнеров компании и других участников мероприятия к месту проведения делового банкета и домой или в гостиницу.
Оплата услуг переводчиков, которые участвуют в переговорах с потенциальными контрагентами и инвесторами компании.

Обратите внимание, что этот список является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Когда налоговая инспекция будет проверять учет представительских расходов, она может списать все затраты, которые были понесены на заказ развлекательных мероприятий, саун и бильярдов.

Нельзя включать в состав представительских расходов такие затраты:

Оплата мероприятий в рамках культурной программы. Сюда включаются посещение музеев, театров, организация экскурсий по городу.
Оплата билетов участников банкета на проезд из другого населенного пункта. То есть, налоговая спишет с затратной части суммы, которые ушли на покупку железнодорожных или авиабилетов. Но аренду машины, которая доставит партнера из аэропорта в офис или ресторан, вписывать в затраты можно.
Приобретение ценных подарков для участников переговоров.

Учет представительских расходов в бухгалтерском учете, которые идут на приобретение сувениров и другой подобной продукции, является спорным пунктом. По этому вопросу существует два мнения контролирующих и судебных органов:

Налоговая служба не разрешает включать в состав представительских расходов затраты на изготовление или покупку сувениров. Мотивировка такого решения — отсутствие соответствующего пункта в Налоговом кодексе. Эти затраты должны включаться в состав маркетинговых мероприятий.
Судебные органы в некоторых случаях принимают сторону налогоплательщиков и отменяют доначисления в связи со снятием этих затрат. Свое решение они мотивируют тем, что распространение брендированных сувениров способствует увеличению бренда и, соответственно, росту продаж.

Во избежание проблем при проверке учета представительских расходов рекомендуется не включать сувениры в их состав или тщательно документировать их. Документы могут понадобиться как доказательства в судебном разбирательстве.

Какие расходы можно отнести к представительским

При организации учета представительских расходов нужно принимать во внимание пункты 1 и 2 статьи 264 Налогового кодекса. Согласно этим документам на расходы можно списать затраты, которые были понесены на обслуживание:

Работников и руководителей со стороны компании, которые участвуют в банкете или переговорах;
Представителей тех компаний, которые являются партнерами или будут ими.

Расходы на питание списываются независимо от того, как организован прием пищи и когда он проходит. Это могут быть деловые завтраки, обеды или ужины в ресторане, а также организация буфета прямо в офисе во время переговоров.

Затраты на оплату переводчиков оплачиваются только в том случае, если для встречи используются специалисты, которые не входят в штат компании и не получают зарплату.

Дополнительные требования, которые нужно принимать во внимание при организации учета представительских расходов:

НК не регламентирует конкретный состав расходов на проведение мероприятия;
Представительские расходы могут быть понесены в другом городе, если работник компании находится там в деловой командировке;
Деловое мероприятие может быть проведено для физических лиц и предпринимателей, которые могут быть или уже являются клиентами компании.

Оформление понесенных представительских расходов

Для правильного оформления представительских расходов в налоговом учете необходимо подготовить пакет документов, который будет предоставлен представителям ИФНС во время проверки. Как оформить представительские расходы?

Минимальный пакет первички включает в себя:

Приказ на проведение банкета, делового ужина, другого подобного мероприятия. Он должен быть заверен руководителем компании.
Смета со статьями и суммами расходов по каждому пункту. Они должны соответствовать перечню, приведенному в Налоговом кодексе.
Отчет о проведении банкета после его окончания. Это должен быть подробный документ, в котором указывается программа мероприятия и его участники, в том числе представители потенциального партнера.

Это перечень приведен согласно Письма Министерства финансов № 03−03−06/1/675.

Форма приказа официально не регламентируется, но в нем должны быть обязательно отражены следующие сведения:

Место проведения банкета, дата и время мероприятия;
Список лиц, которые принимают участие со стороны организатора и потенциального бизнес-партнера;
Цель организованного мероприятия. Чаще всего целью является подписание нового договора или продление существующих соглашений.
Программа всего мероприятия. Банкет может включать в себя встречу представителей партнера, несколько приемов пищи, проведение переговоров. Программу можно приложить к приказу в качестве отдельного документа.
Смета с указанием статей затрат и сумм по каждому из пунктов.
Сроки подготовки отчета о проведенном деловом банкете.

Обратите внимание, что отсутствие отчета может послужить основанием списания расходов после проверки налоговой службой. Для правильного учета нужно максимально подробно написать отчет и указать в нем цели, которые были достигнуты.

Обязательный перечень информации, который должен присутствовать в отчете:

Время, в течение которого было проведено запланированное мероприятие.
Список лиц, который принимал в нем участие. В некоторых случаях он может не совпадать с тем, что был приведен в приказе. Например, по причине замены одного делегата другим или неявки кого-то по объективным причинам.
Список переводчиков, которые были задействованы для организации общения с делегацией партнера из другой страны.
Цель проведения и упоминание о том, была ли она достигнута. Например, подписан договор на поставку товаров или соглашение о намерениях.
Фактически понесенные затраты. По каждой из статей затрат необходимо прикрепить к отчету официальные подтверждающие документы или чеки.

Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута

Вопрос о том, можно ли относить представительские расходы в расходную часть, если договор с контрагентом не заключен, законодательством не урегулирован. Поэтому здесь необходимо руководствоваться практикой применения законодательства.

Согласно решениям высших судебных органов, достижение цели делового мероприятия не является обязательным для списания расходов. Но во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами в этом случае рекомендуется более тщательно составить отчет, в котором указать, какие действия предпринимались для заключения договора и какие вопросы обсуждались с контрагентами. А также причины, по которым договор не был заключен или пролонгирован.

Сотрудничество с контрагентами почти всегда связано с периодическими визитами руководителей и специалистов компаний друг к другу. Организация подобных встреч влечет за собой расходы, которые называют представительскими. Рассмотрим, что относится к представительским расходам и как правильно отражать представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Что относится к представительским расходам

Виды представительских расходов, которые компания может учесть для расчета налога на прибыль, ограничены законом (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Для расчета налога на прибыль можно использовать расходы, которые относятся к официальному приему или обслуживанию:

Представителей контрагентов, которые прибыли на переговоры.
Участников заседания совета директоров и других подобных руководящих органов.

НК РФ также содержит перечень расходов на прием (обслуживание) перечисленных лиц, которые можно отнести к представительским:

Проведение официального приема: завтрака, обеда и т.п.
Доставка участников переговоров к месту их проведения.
Буфетное обслуживание во время приема или переговоров.
Услуги переводчика, если они необходимы.

Кроме того, в НК РФ приведены виды затрат, которые нельзя относить к представительским. Это расходы на отдых, развлечение, профилактику и лечение заболеваний.

Представительские расходы предусмотрены только для компаний на ОСНО, которые платят налог на прибыль. При использовании специальных налоговых режимов их учесть нельзя.

Для УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН установлены закрытые перечни расходов, которые не включают в себя представительские (п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.5 НК РФ). А для УСН «Доходы», ЕНВД и ПСН расходы вообще не влияют на облагаемую базу.

Спорные ситуации по представительским расходам

Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.

Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.

В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).

Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Но бизнесмен может попробовать включить в представительские расходы сувениры с символикой компании. Однако в этом случае вероятны споры с налоговиками. Судебная практика в пользу налогоплательщиков по этому поводу имеется (например, постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).

Нередко участники переговоров приезжают на них из других городов или стран. Иногда принимающая сторона берет на себя все расходы: билеты, размещение в гостинице, в случае необходимости – оформление виз.

Все подобные расходы, по мнению налоговиков, нельзя отнести к представительским. Также нельзя учесть для налога на прибыль и организацию развлекательной программы для гостей. Аргументы чиновников здесь те же, что и для сувениров – указанные расходы не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ (письма Минфина от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235 и от 01.12.2011 № 03-03-06/1/235).

Правда, бизнесмен может попробовать учесть затраты на билеты и гостиницу в составе «обычных» прочих расходов, не относящихся к представительским. Ведь организация проживания иногородних деловых партнеров необходима для переговоров, а значит – ее можно считать экономически обоснованной (постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

Нормы по представительским расходам

Для представительских расходов установлен норматив – они не должны превышать 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). К ФОТ в данном случае относятся выплаты в пользу работников, которые учитываются для налога на прибыль: оклад, надбавки, премии и т.п. (ст. 255 НК ПФ) Если выплата не влияет на расчет налога на прибыль (например – материальная помощь), то ее нельзя учитывать и при нормировании представительских расходов.

Расчет как самих представительских расходов, так и затрат на оплату труда нужно проводить нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).

Поэтому если у бизнесмена были существенные представительские расходы в начале года, то ему может не хватить лимита для того, чтобы учесть их все в 1 квартале. Затем, по итогам 6, 9 месяцев и года размер ФОТ увеличится и можно будет списать больше представительских расходов.

Но если не хватит лимита за год в целом, то остаток представительских расходов нельзя будет переносить на следующие налоговые периоды (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Пример 1

В 1 квартале 2019 года компания провела переговоры с деловыми партнерами и потратила на них 100 тыс. руб. без учета НДС. ФОТ организации за 1 квартал составил 1,5 млн руб. Поэтому в 1 квартале компания смогла списать на расходы для налога на прибыль только часть затрат на переговоры в сумме:

З = 1,5 млн руб. х 4% = 60 тыс. руб.

Во втором квартале представительских расходов у организации не было. ФОТ компании за полугодие составил 3,5 млн руб. Норматив 4% от этой суммы превысил расходы на переговоры в 1 квартале:

Н = 3,5 млн руб. х 4% = 140 тыс. руб.

Поэтому по итогам полугодия компания смогла списать на расходы по налогу на прибыль все 100 тыс. руб., затраченные на переговоры в 1 квартале.

Как подтвердить представительские расходы

Перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в НК РФ не регламентирован. По мнению Минфина, кроме стандартных первичных документов (накладные, акты, авансовые отчеты), для этого нужен отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем компании (письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).

Установленной формы этого отчета нет. Но для обоснования затрат необходимо включить туда всю основную информацию о встрече: место проведения, список участников, цель переговоров и достигнутый результат.

Представительские расходы, которые оплачены «по безналу» следует включать в расчет налога в том периоде, когда был утвержден отчет о мероприятии. Если же производились затраты наличными, то нужно списать расходы в наиболее позднюю из дат составления двух документов: отчета о мероприятии или авансового отчета сотрудника, который оплачивал расходы.

Как учитывать НДС с представительских расходов

Нередко представительские расходы включают в себя НДС. Например, организация может получить счет-фактуру от ресторана или транспортной компании. НДС можно принять к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Но часто к представительским относятся как облагаемые, так и не облагаемые НДС расходы. Порядок, в котором нужно списывать представительские расходы при нехватке лимита, в НК РФ не прописан.

Поэтому бизнесмен здесь может поступить с максимальной выгодой для себя. Он имеет право считать, что в первую очередь списывает ту часть представительских расходов, которая облагается НДС.

Как отражать представительские расходы в бухучете

В бухучете представительские расходы не нормируются. Их можно в полном объеме списать, как затраты по обычным видам деятельности, используя счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Коммерческие расходы».

ДТ 26 (44) – КТ 60 (71) – учтены услуги сторонних организаций

ДТ 26 (44) – КТ 10 (41, 43) – для представительских нужд использованы материалы, товары, продукция.

ДТ 19 – КТ 60 – выделен НДС

ДТ 60 – КТ 51 – расходы оплачены безналичным путем

ДТ 71 – КТ 50 (51) сотруднику выданы деньги в подотчет на оплату представительских расходов

Как учитывать налоговые разницы по представительским расходам

Все компании, кроме субъектов малого бизнеса , должны применять ПБУ 18/02 и учитывать разницы по налогу на прибыль. Эти разницы возникают, в том числе, и при учете представительских расходов.

Если бизнесмен в отчетном периоде списал в налоговом учете меньше представительских расходов, чем в бухгалтерском, то у него возникает отложенный налоговый актив (ОНА). Это значит, что потенциально в следующем отчетном периоде организация может дополнительно уменьшить налог на прибыль.

Отложенный налоговый актив равен 20% от суммы отклонения по затратам, что соответствует сумме налога на прибыль. ОНА учитывается на отдельном счете 09 в корреспонденции со счетом по учету этого налога:

ДТ 09 – КТ 68.4 – начислен отложенный налоговый актив

Если в следующих периодах бизнесмен сможет дополнительно списать в налоговом учете представительские затраты или их часть, то ОНА можно уменьшить обратной проводкой:

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. За 1 квартал 2019 года для налога на прибыль было учтено 60 тыс. руб. из общей суммы затрат 100 тыс. руб.

Отложенный налоговый актив будет равен 20% от оставшихся 40 тыс. руб., т.е. 8 тыс. руб. На эту сумму 31.03.2019 нужно сделать проводку:

ДТ 09 – КТ 68.4 (8 тыс. руб.) – начислен ОНА

По итогам полугодия все представительские расходы были учтены для налога на прибыль. Поэтому отклонений между двумя видами учета больше нет и нужно списать ранее начисленный ОНА обратной проводкой на дату 30.06.2019:

ДТ 68.4 – КТ 09 (8 тыс. руб.) – списан ОНА

Если же на конец года разница между двумя видами учета полностью не исчезнет, то возникнет постоянный налоговый расход (ПНР). Это значит, что отклонение между бухгалтерской и налоговой прибылью уже не изменится.

Чтобы начислить ПНР, нужно сначала списать остаток налогового актива со счета 09:

ДТ 68.4 – КТ 09

Затем следует отнести эту же сумму на счет 99 «Прибыли и убытки», на котором для ПНР нужно открыть специальный субсчет:

Вывод

Представительские расходы относятся к проведению деловых встреч, переговоров и заседаний руководящих органов компании. В НК РФ установлен их перечень для расчета налога на прибыль и норма – 4% от фонда оплаты труда. При использовании специальных налоговых режимов представительские расходы списать нельзя.

Некоторые формулировки НК РФ в этой области допускают неоднозначное толкование, поэтому по поводу представительских расходов у бизнесменов часто возникают споры с налоговиками.

НДС по представительским расходам можно взять к вычету только в той части, которая была принята для расчета налога на прибыль.

В бухгалтерском учете списание представительских расходов не ограничено. Поэтому у компаний, которые применяют ПБУ 18/02, могут возникать разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.

Предприятие (НИИ) собирается проводить научную конференцию, приуроченную к юбилею. Участникам конференции, российским и зарубежным ученым, разосланы приглашения, взносы с участников конференции не взимаются. Предприятие арендует залы для проведения конференции и организует буфетное обслуживание и банкет. Можно ли отнести расходы на проведение конференции к рекламным? Можно ли их учесть в налоговой базе по налогу на прибыль?

В данной ситуации затраты на проведение конференции относятся к представительским расходам, которые в свою очередь входят в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией и, с точки зрения налогового учета, нормируются в соответствии с требованиями законодательства. При этом расходы на организацию развлечений и отдыха, а также на оплату проезда и проживания участников мероприятия и на покупку подарков в состав представительских не включаются, и по налоговому учету не принимаются.

Рекламой является любая информация, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к товарам (работам, услугам, мероприятиям), их изготовителю (продавцу, организатору) (п. п. 1 – 3 ст. 3 Закона N 38-ФЗ). В данной ситуации конференция организуется для определенного круга лиц. Следовательно, расходы на проведение конференции к рекламным не относятся. Вышеуказанные затраты правомерно классифицировать как представительские расходы.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ,

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

(в ред. Федерального закона от 29.05.2002 N 57-ФЗ)

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Согласно Письму Минфина от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859) к представительским расходам относятся:

расходы на проведение переговоров с представителями других компаний и клиентами – физическими лицами (это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные);
на проведение заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

К представительским относятся, в частности, затраты:

на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков (Письма Минфина от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115);
по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
на буфетное обслуживание во время мероприятия;
на услуги переводчиков во время мероприятия.

Нельзя учесть для целей налогообложения расходы (Письмо Минфина от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796):

на развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны и т.п.);
на оплату проезда и проживания лиц, приглашенных для участия в представительском мероприятии из других населенных пунктов;
на приобретение подарков, призов, дипломов для участников мероприятия (Письмо Минфина от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176).

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Таким образом, в данной ситуации затраты на проведение конференции относятся к представительским расходам, которые в свою очередь входят в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией и с точки зрения налогового учета нормируются в соответствии с требованиями законодательства. При этом расходы на организацию развлечений и отдыха, а также на оплату проезда и проживания участников мероприятия и на покупку подарков в состав представительских не включаются, и по налоговому учету не принимаются.

На вопрос отвечала:
Анна Евгеньевна Кочерженко,
консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»

Читайте также: