Расходы на эдо в налоговом учете

Опубликовано: 15.05.2024

4 мин

Руководитель группы обслуживания отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

Сегодня компании внедряют электронный документооборот (ЭДО), чтобы оптимизировать внутренние бюрократические потоки и оперативнее обмениваться информацией с контрагентами или государственными контролирующими органами. Однако не все руководители готовы применять новые технологии в собственной организации, так как боятся, что это приведет к дополнительным затрат или налоговым рискам. Да и привычные бумажные форматы кажутся им более надежными, чем электронные. Но насколько обоснованы эти страхи?

Сколько стоит переход на ЭДО

Большинство директоров пугают цены на оформление электронных подписей для сотрудников. Действительно, стоимость базового сертификата на одного работника обойдется компании минимум в 1,9 тыс. руб., и для крупной организации строка расходов может оказаться внушительной. При этом закон не объясняет, кто именно должен платить за оформление подписи: работодатель или сам сотрудник. Этот вопрос нужно решить в индивидуальном порядке и внести соответствующую запись в трудовой договор или дополнительное соглашение к нему.

Обмениваться электронными документами можно не только с персоналом, но и с контрагентами. Для этого достаточно оформить одну подпись на компанию, которая будет удостоверять лицо, ответственное за финальные решения, — генерального директора или его официального представителя по доверенности. Сертификат обойдется организации в 2—4 тыс. руб. в зависимости от типа носителя для безопасного хранения шифра. Получить его можно в аккредитованных центрах или напрямую у провайдера, с которым компания планирует работать. Стоимость его услуг рассчитывается по количеству исходящих документов. Например, обычно маленьким предприятиям достаточно пакета в 600 единиц в год, тогда как среднему и крупному бизнесу потребуется несколько тысяч. Стоимость одного отправленного документа составляет около 6-7 руб. в зависимости от выбранного тарифа.

Какой функционал есть у системы ЭДО

Базовый пакет услуг предполагает, что в компании есть сотрудник, который отслеживает новые документы и вручную распределяет их по ответственным лицам. Но крупные компании со сложной иерархией часто используют дополнительные инструменты, чтобы эффективнее распределять информацию внутри организации. Например, роботы позволяют автоматически сортировать документы по разным категориям и направлять их в нужные подразделения внутри организации. Настройка каждого маршрута стоит около 10 тыс. руб. в год.

Помимо этого можно интегрировать специальный модуль в основную учетную систему (SAP или «1С»), чтобы выгружать или загружать документы напрямую, экономя время сотрудников. Такая услуга стоит от 12 тыс. руб. в год. Также провайдер по запросу разработает сервис подтверждений заявок для внутреннего документооборота или англоязычный интерфейс. Последняя опция будет полезна, если право конечной подписи принадлежит иностранному лицу.

Таким образом, маленькой компании придется тратить на систему ЭДО менее 10 тыс. руб. в год. Среднему бизнесу стоит доплатить за хотя бы один автоматизированный маршрут и интеграцию модуля в учетную систему. Стоимость такого пакета — от 40 тыс. руб. в год. Дополнительные затраты потребуются, если организация захочет внедрить электронный кадровый документооборот и самостоятельно оплатить электронные цифровые подписи для сотрудников. В этом случае затраты для штата из 50 специалистов составят около 100 тыс. руб.

На что еще придется потратить деньги

Самые распространенные опасения руководителей связаны с безопасностью: электронные документы могут потеряться из-за случайного сбоя, тогда как бумага — более надежный способ передачи и хранения информации. К тому же, существуют вопросы, ответы на которые не до конца регламентируются законодательными актами: как и сколько лет стоит хранить электронные документы? как проверить их подлинность? можно ли быть уверенным в том, что их никак не изменили? Из-за этого сотрудники компании и контрагенты часто не доверяют новому формату и настаивают на том, чтобы сохранить традиционную систему.

В такой ситуации очень важно разобраться, какие преимущества получит организация, внедрив электронный документооборот. Компании придется понять, как обеспечить безопасность данных, разработать методику работы с системой, закрепить обязанности и правила в должностных инструкциях и регламентах, разграничить доступ сотрудников к информации. Наконец, предстоит обучить сотрудников всем функциям цифрового решения. Все это дополнительные затраты для компании. Однако они быстро окупятся за счет того, что документы будут согласовываться оперативнее и реже теряться.

Есть ли польза?

Одно из преимуществ электронного документооборота — сокращение объемов используемой бумаги. Переход на ЭДО позволит снизить регулярные расходы на закупку материалов и обслуживание офисной техники, уменьшить трудозатраты на списание ценных бумаг и нагрузку на архивную службу, а также отказаться от аренды лишних площадей. На данный момент большинство счетов и отчетов можно отправлять и получать в цифровом виде. Исключение составляют лишь некоторые специфические отраслевые документы, например транспортные накладные.

Финансово невыгодной может быть ситуация, когда значительное число контрагентов отказываются от обмена электронными документами. В этом случае организация одновременно несет расходы на обслуживание системы ЭДО и сохраняет работу архивной и курьерской служб практически в прежнем объеме. С другой стороны, крупные поставщики в России все чаще отказываются сотрудничать с организациями, которые не готовы обмениваться электронными документами. Поэтому число компаний, использующих ЭДО, будет расти.

Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте. Эксперты Диадока отвечают на эти вопросы.

С принятием летом 2010 г. закона №229-ФЗ, разрешившего компаниям использовать электронные счета-фактуры, эксперты вновь заговорили о возможности избавиться от бумажной рутины и использовать в процессе сопровождения сделок не привычные документы, а цифровые. Эта перспектива довольно заманчива, учитывая, что передача электронных документов по телекоммуникационным каналам связи занимает несколько секунд, а бумажные документы идут неделями и нередко теряются при пересылке. Кроме того, электронные документы в несколько раз дешевле бумажных (стоимость одного стандартного пакета документов с учетом печати, хранения, отправки около 80 рублей); требуют меньших трудозатрат в процессе обработки и позволяют сделать процесс документооборота прозрачным и контролируемым.

При этом ажиотажа в переходе на электронный обмен первичными документами у российских компаний не наблюдается. Причина этого — отсутствие ясности в процедурах хранения таких документов и предоставления их по требованию налоговых органов. Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте.

Эксперты Диадока постарались ответить на эти вопросы.

Прежде всего, стоит в принципе оговорить возможность использования электронных документов, так как понимании российских людей слово «документ» — это исключительно бумага с подписью и синей печатью. Такое понимание ошибочно. Так, согласно ст. 1 закона «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.2002), в электронном виде можно передавать и хранить документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных законодательством случаях. Ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» (№129-ФЗ от 21.11.1996) также предполагает возможность составления первичных и сводных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. На возможность использования электронных документов в процессе взаимодействия предприятий указывает п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ, где утверждается, что стороны могут обмениваться документами в электронном виде при взаимном согласии сторон. При этом в Гражданском кодексе нет указания на то, что электронный документ должен одновременно иметь и бумажный оригинал. В связи с этим организация вправе использовать и хранить только электронные документы, которые и будут являться оригиналами.

Второе важное опасение организаций, решивших использовать электронные документы, касается взаимодействия с налоговыми органами. Так, п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, регламентируя действия налоговых органов и налогоплательщиков по истребованию/предоставлению электронных документов, указывает на существование определенного Порядка («Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов»). Такой Порядок на данный момент не утвержден. Однако 22.12.2010 на официальном сайте ФНС РФ был размещен проект такого документа, с которым могут ознакомиться все желающие. Исходя из этого, можно говорить о том, что налоговая будет принимать документы в электронном виде после того, как порядок будет утвержден.

В проекте Порядка также оговаривается сам механизм представления документов в налоговые органы в электронном виде: «Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого Требования о представлении документов (информации), подписывается ЭЦП налогоплательщика и представляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа».

Однако вопрос о сроках утверждения такого порядка пока остается открытым. Поэтому на данный момент организации, использующие электронные документы, в случае получения требования от налогового органа о представлении документов должны будут за свой счет изготовить бумажные копии этих документов (согласно п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996). Бумажные копии заверяются печатью и подписью уполномоченного лица организации, в которой хранятся документы.

Это подтверждает и разъяснительное письмо Минфина от 01.02.2011 № 03−03−06/1/47: «По требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, должны быть распечатаны и заверены подписью руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими на то лицами».

В заключение можно сделать вывод, что организации уже сейчас могут использовать электронные документы, экономя таким образом издержки на документооборот с контрагентами и увеличивая эффективность своего бизнеса. Потому что на данный момент существующая законодательная основа предоставляет легитимные механизмы взаимодействия с контролирующими органами независимо от того, в каком виде ведется документооборот в организации — в бумажном виде или в электронном.

Автор: Дарья Бояршина, аналитик проекта «Диадок»

Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант

Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант

Информационные технологии пронизывают все сферы жизни человека вообще и ведения бизнеса — в частности. И бухучет здесь не является исключением. Рассмотрим, как нужно организовать электронный документооборот в бухгалтерском учете, чтобы в полной мере использовать все его преимущества.

Что такое электронный документооборот

При слове «бухгалтерия» многим в первую очередь представляются подшивки документов, стеллажи, заставленные папками и т.п. И действительно — без различных «бумажек» ведение учета пока представить себе сложно. Но развитие информационных технологий меняет и такую консервативную сферу, как бухучет.

Уже не первый десяток лет почти никто не заполняет учетные документы вручную. Практически вся бухгалтерская «первичка» сначала создается с помощью той или иной компьютерной программы.

Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?

Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).

Нормативная база для электронного документооборота

Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью. Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».

Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ:

Снижение затрат: не нужно приобретать бумагу, принтеры, расходные материалы и т.п.
Экономия времени: любой ЭД можно найти практически мгновенно, а затем так же быстро переслать контрагенту, где бы тот не находился.
Повышение эффективности работы сотрудников.
Защита от несанкционированного доступа.
Нет необходимости в организации бумажного архива.

Но, разумеется, у ЭДО есть и отрицательные стороны:

Возможность утраты данных при сбоях ПО, технических неисправностях, хакерских атаках.
Согласование с контрагентами. Если у организации много партнеров, то высока вероятность, что не все из них согласятся на «безбумажный» регламент работы. Тогда документооборот получится «смешанным», электронно-бумажным, что существенно усложнит его ведение.
Человеческий фактор. Далеко не все сотрудники, привыкшие к традиционному порядку работы с бумагами, смогут легко перейти на ЭДО.
Необходимость существенных материальных затрат на период перехода (приобретение и настройка ПО, покупка новой или модернизация имеющейся компьютерной техники и т.п.).

Основные виды электронных документов

Любые взаимоотношения в бизнесе начинаются с заключения договора. Его единой типовой формы не существует, что вполне естественно. Ведь различных видов сделок очень много, и каждой из них соответствует свой договор. Отличие договора, направляемого в рамках ЭДО, от обычного будет только в том, что к нему добавляется электронная подпись.

Когда сделка начинает реализовываться — появляется бухгалтерская «первичка». Из положений п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ вытекает, что организация может перевести в электронный вид любой первичный документ.

Для наиболее распространенных форм налоговики разработали инструкции по «оцифровке». Например, для накладной ТОРГ-12 — это приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, а для счета-фактуры — приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Таким образом, компании могут в онлайн-режиме направлять первичные документы не только своим контрагентам, но и налоговикам, например, если необходимо подтвердить сведения, отраженные в декларациях.

Итоги работы компании отражаются в ее отчетах. Если порядок обмена данными с контрагентами выбирает сама организация, то предоставление отчетов в онлайн-формате является обязательным для большинства бизнесменов.

Все плательщики НДС должны сдавать декларацию по данному налогу только в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ). Обязанность сдавать в онлайн-режиме остальные налоговые отчеты установлена для тех налогоплательщиков, численность сотрудников у которых превышает 100 чел. (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Что же касается бухгалтерской отчетности, то до 2018 года у бизнесменов был выбор — сдавать ее «на бумаге» или онлайн.

Однако, начиная с отчетности за 2019 год, установлен обязательный порядок сдачи баланса и других форм финансовых отчетов в электронном виде. Исключение сделано только для малых предприятий, которые перейдут на обязательный электронный формат годом позднее (п. 4 ст. 2 закона от 28.11.2018 № 444-ФЗ).

Электронная подпись

Как было сказано выше, все документы в рамках ЭДО нужно заверять электронной подписью (ЭП). Это определенным образом закодированная информация, которая позволяет идентифицировать как сам документ, так и лицо, подписавшее его. Закон № 63-ФЗ определяет для ЭП три уровня:

Простая.
Усиленная неквалифицированная
Усиленная квалифицированная

Квалифицированная ЭП обеспечивает максимальную защиту данных и обладает следующими характеристиками:

Получена с применением средств криптографии, соответствующих требованиям закона № 63-ФЗ.
Дает возможность идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Позволяет отследить изменения в документе.
Ключ проверки указан в специальном сертификате.

Квалифицированная ЭП по умолчанию соответствует подписи на бумажном документе (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Если же стороны договора хотят использовать другие (более «слабые») варианты ЭП, то им нужно составить об этом специальное соглашение, подробно отразив в нем все условия документооборота.

Если речь идет о бухгалтерских документах, то следует иметь в виду, что, по мнению контролирующих органов, электронная «первичка», составленная с использованием неквалифицированной подписи, не может применяться для налогового учета (письмо Минфина РФ от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).

Поэтому подписи «низкого уровня» имеет смысл использовать главным образом при обмене вспомогательной информацией или для внутренних документов компании.

Неквалифицированную подпись организация может создать самостоятельно, используя специальное ПО. Для получения квалифицированной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который должен быть аккредитован в Минсвязи РФ. Стоимость этой услуги начинается от 1000 руб.

Как направлять документы в рамках ЭДО

Порядок обмена данными при ЭДО зависит от категории документа. Отчетность обязательно необходимо направлять по защищенным каналам связи. Их предоставляют специализированные сервисы — операторы документооборота.

Также через операторов следует направлять и счета-фактуры (приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н). Остальную же «первичку» (например, накладные) теоретически можно доставить контрагентам и с помощью обычной электронной почты — закон это не запрещает.

Поступать так довольно опасно. Ведь многие организации не имеют в штате специалистов по защите информации. Поэтому лучше всю электронную документацию отправлять через операторов, тем более что расценки на их услуги не так уж и высоки. Отправка одного документа будет стоить, в зависимости от тарифного плана, в среднем от 5 до 10 рублей.

Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании

Прежде чем переходить на новые форматы — полезно будет оценить, на каком уровне работа с документами находится в настоящее время.

Чтобы быстро понять, насколько у вас налажен «обычный» документооборот — проверьте своего бухгалтера. Запросите у него первичные документы за последний отчетный период, лучше всего — по проблемным контрагентам. Советуем лично удостовериться в наличии документов, а не полагаться на заверения, что все в порядке.

Дело в том, что бухгалтеры нередко откладывают рутинные операции с документами на потом. Однако при внезапной налоговой проверке инспекторы в первую очередь потребуют именно учетную документацию. Насколько быстро вы сможете найти необходимые документы?

Все документы наших клиентов мы храним в виде электронных копий, поэтому имеем возможность в любой момент предоставить любую необходимую информацию. А при проверке можем полностью взять на себя работу с налоговиками, включая участие в судебном процессе, если возникнет такая необходимость.

Вывод

Электронный бухгалтерский документооборот позволяет во многих случаях упростить работу с документами и снизить затраты на ведение учета.

Решение о переходе на обмен данными со своими контрагентами в режиме онлайн организация принимает добровольно. Для этого необходимо, чтобы обе стороны использовали электронные подписи.

А вот сдача в онлайн-формате налоговой отчетности (а с 2019 года — и бухгалтерской) является обязательной для большинства бизнесменов, кроме малых предприятий.

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

Для изменения способа обработки входящих электронных документов, пользователю необходимо открыть действующую настройку ЭДО со своим контрагентом.

В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.6, это можно сделать, перейдя в раздел Справочники - Контрагенты. В открывшемся списке необходимо выбрать контрагента, с которым требуется установить определенный способ обработки входящих электронных документов, нажать ЭДО – Настройки отражения в учёте.

Затем двойным щелчком левой кнопки мыши открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить способ обработки входящего электронного документа.

Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.

Способ обработки документов учёта задаётся в разрезе видов входящих электронных документов. Если пользователю не требуется автоматически создавать документ учётной системы, то в настройках отражения документов в учёте, нужно установить «Вручную в форме электронного документа» напротив соответствующего вида электронного документа.

При нажатии «Заполнить по шаблону», пользователю доступен выбор рекомендуемого способа обработки электронных документов.

Если все документы учетной системы обрабатываются вручную, то следует использовать соответствующий шаблон «Все вручную».

В открывшемся окне имеется возможность создать документ учётной системы на основании данных входящего электронного документа, а также подобрать ранее созданный.

Если документ учёта был сформирован вручную, необходимо нажать «Подобрать» и в открывшемся списке выбрать соответствующий документ.

При нажатии кнопки «Перезаполнить текущий», документ учётной системы будет перезаполнен данными входящего электронного документа.

Создать или подобрать документ учётной системы также можно из формы просмотра электронного документа, используя соответствующие ссылки.

На основании входящего неформализованного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ учёта можно только в ручном режиме, а затем выполнить его подбор.

***
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.1, для изменения способа обработки входящего электронного документа необходимо перейти в раздел Сервис – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО.

В. Н. Шамрей
автор статьи, консультант Аскон по бухучету и налогообложению

В век современных технологий бухгалтерским службам организаций давно пора поэтапно начать отказываться от привычки работать с бумажными документами. Электронный документооборот - это не только удобно, но и неизбежно. Государственные службы ведут планомерную работу по расширению возможностей электронного взаимодействия как между коммерческими организациями и физическими лицами с государственными органами, так и между собой во внутриведомственных обменах, стараясь разнообразными способами стимулировать потенциальных участников электронного документооборота (далее – ЭДО) на переход на новые технологии взаимодействия. Планомерность внедрения ЭДО можно проследить по ниже перечисленным уже существующим государственным программам и стратегиям:

- Государственная программа РФ "Информационное общество (2011 - 2020 годы)", утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 N 313;

- Стратегия развития отрасли информационных технологий в РФ на 2014 - 2020 годы и на перспективу до 2025 года, утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 01.11.2013 N 2036-р;

- Стратегия инновационного развития РФ на период до 2020 года, утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 08.12.2011 N 2227-р;

- Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы";

- План мероприятий ("дорожной карте") по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке, утвержденном Правительством РФ 18.05.2015 N 2984п-П10;

- Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 01.11.2016 N 138 "Об организации пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами - членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией";

- Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (ред. от 26.12.2016);

Тем, кто еще не обратил внимание на удобный инструмент под названием «электронный документооборот» стоит уделить время и разобраться с законодательной составляющей, технологией работы, способами использования и достоинствами ЭДО.

Начнем с истории, первой «ласточкой» был Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (утратил силу 1 июля 2013 года), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью к бумажным документам подписанным сторонами сделки, а если быть точнее, в Законе указано, что «электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе».

С вступления в силу вышеуказанного закона появилось право обмениваться со своими контрагентами электронными договорами, актами, накладными и не только, а так же были определены условия, при выполнении которых электронные документы были признаны равнозначным аналогичным документам на бумажных носителях.

Нельзя сказать, что сразу все организации приняли на вооружение это новшество. До сих пор многие «по старинке» обмениваются бумажными документами. А раз так, то значит остались вопросы и опасения, которые мы постараемся в данной статье развеять.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (пп.1 ст. 2 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) "Об электронной подписи" (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017)).

Существует три вида электронных подписей (ст.5 Закона N 63-ФЗ):

- простая электронная подпись;

- усиленная неквалифицированная электронная подпись;

- усиленная квалифицированная электронная подпись

Понятие «электронный документ» имеет несколько определений, они аналогичны по своей сути, но немного разные по содержанию, например:

в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации":

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

в п. 1.4 Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 N 251

Электронный документ - документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Электронный документооборот (далее ЭДО) - последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по представлению налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности)). (Пункт 1.3 Приказа ФНС России от 09.11.2010 N ММВ-7-6/535@).

Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. (Инструкция по делопроизводству (Приказ Роскомнадзора от 31.03.2014 N 49)

Если упростить все выше сказанное, то электронный документооборот - это один из способов организации работы с документами, когда они формируются и хранятся в электронном виде, подписываются электронно-цифровыми подписями без использования бумажных носителей.

Звучит сложно, на деле все намного проще.

Те, кто идет в ногу со временем оценили и другие электронные сервисы, которые активно продвигает государство не только для организаций, но и для физических лиц.

Первопроходцами в любых государственных инициативах, как обычно, становятся бюджетные организации, они уже внедрили большую часть своего документооборота под электронный формат и скоро для них это станет требованием, а не рекомендацией. Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 04.06.2018) "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.07.2018)

Любой бухгалтер, особенно крупных организаций, сталкивался с тем, что формирование, отправка и сбор документов от контрагентов отнимает большое количество времени.

Для покупателей надо сформировать документы и разослать их или курьером, или по почте, или через другие службы организации, а потом обратно собрать уже с оригинальными подписями. Документы от поставщиков надо не только собрать, но и еще провести в бухгалтерской программе, что при большом объеме документооборота занимает значительную часть времени бухгалтера. Нередко документы поступают в бухгалтерию с большим опозданием, а при ручном вводе документов есть риски технических ошибок. Документы в бумажном виде надо распечатывать, хранить, что требует немало офисного пространства, а при налоговых и иных проверках немало времени и бумаги требует процесс ксерокопирования.

Все эти процессы можно упростить и оптимизировать за счет электронного документооборота, а распечатывать на бумажных носителях не надо.

Подведя итог можно сказать, что преимуществами электронного документооборота являются:

- уменьшение трудозатрат по подготовке, обработке и сборе первичных документов;

- повышение эффективности и оптимизации процесса документооборота;

- сокращение расходов (на бумагу и иные канцелярские принадлежности, на персонал бухгалтерии, на почтовые, курьерские услуги, на аренду офисного пространства для хранения бумажных документов);

- увеличение производительности труда;

- минимизация ошибок, расхождений и опечаток при проведении первичных документов;

- возможность оперативного отражения хозяйственных операций;

- удобство хранения документов в единой базе, удобный поиск;

В тоже время надо понимать, что для внедрения системы электронного документооборота необходимо понести затраты на оплату услуг провайдера, на обеспечение места на сервере, на обучение персонала, заключить соглашения об обмене документами по электронным каналам связи с контрагентами.

Бухгалтерская служба отправляет по электронным каналам связи через провайдера первичные документы, контрагенты при заранее подписанном согласии об обмене в электронном виде документами подтверждает своей электронной подписью документы и остается только провести хозяйственную операцию в бухгалтерской программе на основании уже сформированного и подписанного документа одним нажатием кнопки «принять» или выгрузкой файла обмена, если обмен ведется не из бухгалтерской программы.

Проанализировать своих контрагентов на техническую возможность и желание перейти на обмен документами через систему ЭДО. Не все контрагенты в принципе могут знать о такой возможности и, возможно, придется их убедить в удобстве использования данного инструмента для обоих сторон. Особенно в случае нахождения в разных регионах или большого документооборота друг с другом. Узнать у контрагентов какими системами ЭДО они уже пользуются, если есть такие клиенты.

В учетной политике организации или в ином локальном нормативном акте (если использоваться ЭДО будет не только в обмене с контрагентами, но и внутри компании) прописать, что первичные учетные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Специально менять учетную политику не надо, т.к. это способ доставки документов, а не формы, но прописать данный пункт рекомендуется. В отдельном приказе необходимо прописать на кого оформляется электронная подпись и ответственных за ее применение и хранение.

Формы и право электронно обмениваться первичными документами прописаны следующими нормативно-правовыми актами:

- первичные учетные документы составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

- документ о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме - Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@,

- документ о передаче результатов работ (об оказании услуг) в электронной форме - Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@.

Выбрать провайдера и заключить с ним договор на подключение опции ЭДО

При выборе провайдера стоит обратить внимание:

- на совместимость используемых систем по электронному обмену документами с вашими контрагентами Идеально, если ваши контрагенты используют того же провайдера, что и вы, тогда обмен будет проходить намного легче без каких-либо технических сложностей;

- на цену и пакет услуг предлагаемых провайдером (обычно, в договоре прописано количество документов, которые вы имеете право обменяться за тот или иной тариф);

- на совместимость выбранной системы с используемой бухгалтерской программой;

- на совместимость электронно-цифровой подписи и криптопровайдера с используемой системой банк-клиент (иногда установка двух видов криптофайлов на одном компьютере могут конфликтовать друг с другом и вызывать технические сложности работы банк-клиента с ЭДО или системой отправки электронной отчетности))

Удобней всего использовать непосредственно бухгалтерскую программу 1С, подключив опцию 1С–ЭДО, тогда все документы сразу загружаться в бухгалтерскую программу и не надо будет дополнительно выгружать их из внешних источников. В качестве альтернативного варианта можно предложить воспользоваться оператором связи, который уже используется организацией для отправки электронной отчетности в налоговые органы или в внебюджетные фонды. В данном случае, также подключается, дополнительная опция для ЭДО и при поступлении документов от контрагентов, документы необходимо будет выгрузить из программы и загрузить в 1С.

Подписать соглашение об обмене электронными документами с контрагентами

Это может быть как отдельный документ, так отдельный пункт в заключаемом с контрагентом договоре о возможности обмена документами через ЭДО.

В Соглашении об обмене электронными документами с контрагентом желательно прописать:

вид используемой электронной подписи;
порядок и последовательность подписания электронных документов, если он не установлен законодательством;
действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;
условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
условия признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными аналогичным документам, подписанным собственноручно.

Разработанные формы соглашения обычно есть у провайдеров, ими можно воспользоваться, чтобы не разрабатывать самостоятельно. Отсутствие подписанного соглашение не препятствует обмену документами с контрагентами по ЭДО, законодательно не установлено, что согласие обязательно должно быть в письменной форме. Если контрагент отвечает и высылает вам документы по ЭДО, то, значит, он выразил свое согласие на обмен. Но рекомендуется, все таки, прописать данный вид взаимодействия с клиентом письменно во избежание возможных разногласий в будущем.

Следует обратить внимание, что обязанности и необходимости распечатывать полученные документы - нет и подписывать их еще раз дополнительно и высылать клиенту – тоже. В тоже время документы с обеих сторон подписываются, через оператора ЭДО, либо на бумажном носителе. Подписать с одной стороны на бумажном носителе, а с другой электронной подписью нельзя, иначе документ не будет иметь юридической силы.

Обучить службу бухгалтерии по работе с ЭДО. И наслаждаться удобным сервисом.

Читайте также: