Расчеты по депонированным суммам в налоговом учете

Опубликовано: 15.05.2024

В данной статье мы подробно расскажем о депонированной заработной плате, и о том с помощью каких проводок эту операцию можно отразить в бухгалтерских счетах.

Депонированная зарплата – это часть начисленной денег, которые были не получена в сроки установленные организацией для этих целей.

Общие правила выплаты заработной платы ↓
Депонирование заработной платы ↓
Причины ↓
Срок и порядок ↓
Сроки хранения ↓
Учет ↓
Депонирование заработной платы, проводки ↓
Налогообложение ↓
Выдача ↓
Действие сотрудника ↓
Задание кассира ↓
Особые случаи ↓

Общие правила выплаты заработной платы

Заработная плата – это эквивалентное денежное выражение выполненной работы, оказанных услуг, размер которой зависит от сложности работы, объема приложенного труда.

Выплату вознаграждения за выполненную работу следует проводить по нескольким правилам:

Выдача денежных средств, производится в наличном выражении в кассе предприятия;
Перечисление в безналичном выражении на банковский счет сотрудника, после предоставления документации с реквизитной информацией карты либо сберегательной книжки;
Заработная плата может быть выплачена в натуральном выражении, что должно производиться по договоренности работодателя и сотрудника, но объем натуральной оплаты не должен превышать 20% от общего размера, подлежащей к выдаче, заработной платы.

Перечисления и способы выплаты оплаты работы необходимо прописать в тексте трудового договора с работником.
Выдача денежного выражения оплаты труда производится лично сотруднику либо представителю при наличии соответствующей доверенности на получение оплаты труда.

Для обеспечения исполнения 136 статьи Трудового кодекса, выдачу заработной платы рекомендуется производить дважды за рабочий месяц. Однако, за предприятием остается право выбора без авансового расчета по оплате труда.

За первые 15 дней месяца организацией выплачивается аванс, в счет полагающейся оплаты за полный месяц. Из средств аванса не удерживаются суммы социальных начислений. В коллективном договоре либо в трудовом соглашении работодатель обязан указать:
- Дату выплаты авансовой части и оставшейся заработной платы, а также максимальные сроки выдачи;
- Денежное выражение размера выплачиваемого аванса по всем сотрудникам либо в отдельности по структурным участкам, но не выше месячного тарифного оклада или ставки. Для контроля сумм выплачиваемого аванса в расчетный отдел бухгалтерии табельщикам необходимо предоставить табеля учета отработанного времени два раза за отчетный период, до утвержденной даты авансовой выплаты и до дня полного расчета за месяц.
Если предприятие не практикует выдачу авансовых выплат, то расчет за месяц производится до 15 числа, последующего месяца за отчетным периодом. Удержание социальных начислений производится из общего размера оплаты труда за месяц.

Депонирование заработной платы

С депонированием чаще всего сталкиваются предприятия, производящие выплату денежных средств работникам в наличном выражении через кассу организации.

Понятие депонирования – это полагаемые к выплате средства, не полученные на руки в нормативные сроки в согласовании с коллективным контрактом. Сумма считается подлежащей для депонирования, только если не получена по вине служащего.

Отдельно, для каждого предприятий Банком России устанавливается, путем банковских расчетов, определенный лимит – ограничение, которое при хранении денежных активов в кассе учреждения, превышать нельзя.

Не полученную оплаты трудового отработанного времени, начисление следует депонировать и положить на хранение в банковскую организацию.

Причины

Аспекты возникновения сумм депонента:

Нахождение служащего в производственной командировке;
Если сотрудник находится в очередном либо внеочередном отпуске;
При заболевании работника;
Также, необходимо депонировать начисленную оплату работы погибшего сотрудника.

Срок и порядок

Денежные средства на расчет по оплате труда, превышающие установленный лимит, разрешается содержать в кассе не больше трех суток.

По пришествии нормативного срока следует:

Ведомость по оплате труда кассиру следует закрыть.
Оставшиеся, не выплаченными, суммы депонировать.
В строке с фамилией и депонентом следует сделать запись «Депонировано».
На сумму депонированной заработной платы следует составить расходный кассовый ордер, с отражением в нем, перечисление в банк.
На ту же сумму составить объявление на сдачу наличных денежных активов в банк.

Сроки хранения

Депонент сохраняется на банковском активе организации 3 летний срок. Если служащий в этот срок не обратился за получением депонента, то депонент зачисляется на прибыль организации.
Реестр депонированных сумм необходимо сохранять в течение пятилетнего срока. Отсчет начинается с начала года, следующего за тем годом, в котором появилась депонированная задолженность перед работником.

При депонировании сумм оплаты труда, у предприятия образовывается кредиторская задолженность перед сотрудником.

Учет сумм депонированной заработной платы:

В период срока хранения учет не полученных сумм ведется на бухгалтерском счете 76-4.
После окончания трехлетнего срока сумма переводится на 91 счет.
Учет ведется в соответствующем кассовом реестре, в котором указывается:
- Номер регистрации кассового расхода и сумма депонированной заработной платы;
- Дата возникновения кредиторской задолженности перед служащим.

Реестр открывается на один календарный год, а остатки на конец отчетного года отражаются в графе остаток на начало года в новом кассовом реестре депонента следующего года.

В бухгалтерском балансе депонированную задолженность следует отражать по строке задолженность по оплате труда, а не кредиторскую задолженность перед прочими контрагентами.

Депонирование заработной платы, проводки

Начисление оплаты труда в бухгалтерских записях необходимо отражать непосредственно в текущем месяце, независимо будет ли она депонирована либо нет. Возникновение депонированной заработной платы следует отражать на бухгалтерских счетах организации приведенными проводками:

При неполучении платы, сумму оплаты труда надо перенести на счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»: Дт 70 Кт 76-4 – 10000.
Поступившие на счет «Касса», средства следует переместить на счет 51 «Расчетный счет»: Дт 51 Кт 50 – 10000.
Если работник востребовал депонент, то выдачу необходимо отразить:
- Получение средств из банка обратно в кассу организации: Дт 50 Кт 51 – 10000;
- Выдача сотруднику: Дт 76-4 Кт 50 – 10000.
По прошествии периода хранения невостребованных сумм составляется бухгалтерская корреспонденция: Дт 76-4 Кт 91 – 10000.

Налогообложение

Активы, невостребованной оплаты труда не влияют на налогообложение. До момента выдачи оплаты работы и депонирования, социальные налоги по законодательству необходимо оплатить в бюджет. При расчете и оплате налогов, предприятию не известно, возникнет ли кредиторская задолженность с депонентами, не востребовавшими оплаты работы.

При оплате НДФЛ в бухгалтерии этот факт отражается проводкой: Дт 68 Кт 51.
Оплата ФСС и взносов в ПФР: Дт 69 Кт 51.

Депонированные суммы оказывают влияние на формирование базы для налогообложения при применении системы упрощенного налогового учета «Доходы минус расходы», так как сумма по счету 76-4 входит в состав расходов предприятия. Стоит заметить, что заработный депонент для налогового обложения прибыли организации следует списывать по истечении трехлетнего срока.

Выдача

Руководителю при составлении коллективного соглашения, для оптимальной работы с потенциальными депонентами, следует указать определенные даты и сроки, в которые работник может обратиться за получением заработной платы, депонированной на банковское хранение.

Выплату следует произвести в указанные даты либо по обращению работника в ближайшие сроки, не откладывая до следующей выдачи заработной платы.

Действие сотрудника

Служащий может востребовать получение депонента в бухгалтерии организации. Для получения служащий имеет возможность оформить обращение в письменном запросе либо в устно.
В случае гибели работника за получением депонента может обратиться близкий родственник при предъявлении соответствующих документов.

Задание кассира

При обращении работника в кассу предприятия, кассиру необходимо:

Сформировать запрос, сообщая о появлении работника, требующем выплатить не полученные суммы депонента;
Оформить заявку, на получение наличных денежных средств, в обслуживающий банк;
Произвести выплату, отражая ее в расходном регистрационном ордере;
Отразить факт выплаты в книге учета депонированных пассивов;
Зафиксировать получение в кассовой документальной книге учета;
При получении доверенным лицом работника, в расходном ордере необходимо отразить данные сотрудника и лица, получившего депонент;
Сверить и осуществить подписание расходных документов главным бухгалтером либо директором.

Особые случаи

Работодатель обязан выплатить депонент при первом обращении работника. Если требование не выполняется, и работодатель задерживает выплату либо отказывается от оплаты, то работник имеет право обратиться за юридической помощью в инспекцию по труду либо в судебные органы для административного разбирательства.

Руководителю следует обращать особое внимание на учет депонента и строго контролировать его выдачу. При неправомерном выполнении указанных требований, органы по контролю над деятельностью предприятий, могут привлечь организацию к административной ответственности.

Большинство организаций переводит заработную плату своим сотрудникам через банк, но остались работодатели, которые предпочитают платить финансовые средства по старому методу – через кассу.

Эти работодатели не придерживаются консервативных взглядов, но используют некоторый расчет. В организации с небольшим штатом сотрудников приходится нести убытки за обслуживание карт. Поэтому при выплатах через кассу часто приходится проводить процедуру депонирования заработной платы тем сотрудникам, которые по каким-либо причинам не успели получить ее в срок.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что это такое?

Депонированная заработная плата – эта те финансовые средства, которые были начислены сотруднику организации в срок, но он не явился забрать их в назначенные дни.

При этом важно учитывать, что работник должен числиться в штате организации официально.

Сотрудники, начисление зарплаты которых происходит на банковскую карту, не обязаны присутствовать в день начисления заработанных средств. Если же работники получают плату за свой труд через кассу, они должны являться за начислениями в установленную дату.

Какими законами регулируется заработная плата читайте в нашей статье.

В пункте 2 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У можно найти, что юридические лица обязуются устанавливать лимит на выдачу наличных средств, которые могут быть в кассе организации.

Чрезмерные превышения могут быть зафиксированы только в дни заработной платы, пособий и премий. Если произошло так, что работник по какой-либо причине не смог явиться и забрать свои деньги, лишние средства должны быть отправлены в банк, а ведомость по выдаваемой зарплате нужно закрыть.

Соответственно депонирование выполняется только в том случае, когда деньги выдаются через кассу, а при получении финансовых средств через банковскую карту такая необходимость не нужна.

Порядок и сроки выдачи депонированных средств устанавливаются внутренними нормативными актами. Обычно если работник пропустил получение наличных средств, он может обратиться за ними на следующий день, установленный для выдачи пособий и заработной платы внутренним уставом организации, или в день, специально отведенный для депонированных выплат.

Если в кассе недостаточно денежных средств, а работник не желает ждать дня, отведенного для подобных выплат, он имеет право обратиться с письменным заявлением в бухгалтерию организации. В заявлении он должен указать желаемую дату получения денег.

При этом руководство не может отказать ему в такой просьбе, подкрепленной заявлением. Это право работника закреплено статьей 136 ТК РФ.

Если работодатель нарушает права, сотрудник имеет право написать иск в трудовую инспекцию или решить вопрос в судебном порядке.

Сама процедура депонирования не представляет собой нарушения действующего законодательства. Однако сумма, не выплаченная работнику по его предъявленному требованию, влечет за собой трудовой спор.

Порядок действий при депонировании

Процесс депонирования производится в несколько последовательных этапов:

После истечения срока, когда работники забирали заработанные деньги, кассир проверяет ведомость, предназначенную для отчета по выданной сумме.
Далее работник кассы проводит расчет выданных сумм и высчитывает сумму остатка в кассе.
В ведомости он находит фамилии сотрудников, не пришедших за нужной суммой и не проставивших подпись, пишет «депонировано» и проставляет соответствующий штамп.
Сотрудников, попавших под депонирование, оформляют в специальном реестре для депонированных сумм.

Такой реестр включает в себя реквизиты :

дату, в которую составлялся реестр;
общий период для депонирования зарплаты;
дату и номер платежной ведомости, из которой берутся данные об отсутствии выплаты заработной платы;
инициалы не получившего средства сотрудника и его индивидуальный табельный номер;
общая сумма, на которую было произведено депонирование;
сумма общего реестра;
инициалы кассира, оформлявшего ведомость, и его подпись.

После полного составления реестра он заверяется главным бухгалтером. Сумму, на которую произвелось депонирование, сдают в банк и на нее создают расходный кассовый ордер.

Все данные по депонированным суммам вносят в книгу депонентов, где отражают последние проведенные операции в течение года.

Проведение бухгалтерского учета депонированной суммы

Заработная плата относится к общему составу расходов по обычному виду деятельности независимо от времени ее выплаты. Ее учитывают по дебету счетов в учете затрат в установленной корреспонденции с кредитом счета 70. Сумму, подвергшуюся депонированию, учитывают на субсчете «Расчеты по депонированным суммам» счета 76 (Д70 К76-4).

В очередном отчетном периоде по истекшему сроку давности депонированной суммы это признается прочим доходом организации.

Установленного законом срока исковой давности по поводу требований по выплате депонированной суммы нет. Если востребование зарплаты не происходит, тогда и трудовой спор отсутствует.

В какой день депонировать?

Зарплата выдается в течение пяти дней, и отчет начинается с даты, предназначенной для ее выплаты.

Больше держать денежные средства в кассе организации нельзя. Это правило закреплено пунктом 4.6 Положений о порядке ведения кассовых операций.

Каждый сотрудник идет и получает средства финансового характера в кассе.

Часто бывает так, что срочная командировка или длительная болезнь заставляют работника не появиться в назначенный день. Всю сумму, не выданную сотруднику, нужно куда-то убрать. Именно поэтому у бухгалтеров на предприятии есть специальная проводка для депонирования.

Для тех компаний, которые получают наличную выручку, не обязательно снимать сумму из банка, допускается выдача вознаграждения за труд в виде зарплаты из нее.

Важно помнить, что при этом деньги, которые выдаются для зарплаты все-таки остаются наличной выручкой. Поэтому сумма, оставшаяся на конец дня, если она превышает лимит, установленный банковской организацией, вносится на расчетный счет.

Именно в таком случае пятидневный срок не применяют. Заработок выплачивается в один день, и сумма, не выданная сотруднику депонируется в тот же день. Это же правило действует и в тех случаях, когда лимит в проверяемой кассе не превышен.

Бухгалтерская проводка

Если произведено было депонирование невыплаченных средств, тогда проводка должна быть отражена в финансовых документах организации.

Обычно при проведении работ по депонированию финансовых средств, бухгалтер использует не одну, а несколько записей, способных отобразить не только сумму не выданную сотруднику, но и движение денег на банковский счет, а также их повторное поступление в кассу для выдачи на основании требования.

Проводки, используемые бухгалтерами на предприятии, установлены следующие:

если в организации существуют депонированные суммы денег, тогда используют проводку Дт 70 Кт 76-4;
отражение реверсии производимой суммы в банк из кассы проводится через проводку Дт 51 Кт 50;
при предъявлении требований о выдаче суммы ее нужно истребовать обратно в организацию через проводку Дт 50 Кт 51;
проводка для выдачи сотруднику Дт 76-4 Кт 50.

Указанные проводки обязательны для использования организациями, где появилась необходимость в проведении процедуры депонирования.

Как производятся отчисления НДФЛ?

Выплата налога НДФЛ производится в соответствии с видом выданной суммы. Если речь идет о начислении заработной платы, тогда отчисления, предназначенные для НДФЛ, берут в день предоставления зарплаты, то есть не в день ее фактического получения сотрудником организации.

Это правило закреплено 1 п. 6 ст. 226 НК РФ.

Это означает, что срок для перечисления налога НДФЛ увеличивается до того момента, когда работник не получит зарплату из кассы.

Если производится выдача компанией заработной платы, прошедшей депонирование из наличных денег от выручки, тогда удержание НДФЛ производиться при фактическом получении денег сотрудником. На следующий день после выплаты налог должен быть перечислен.

Уплата страховых взносов со стороны работодателя проводится даже в том случае, если на финансовые средства, полагающиеся работнику, сделали депонирование. Налоговый кодекс предполагает, что выплаты должны быть произведены не позднее пятнадцатого числа того месяца, который следует за отчетным.

Процесс выдачи

Процедура получения средств, которые сотрудник не мог забрать ранее, не составляет особой сложности. На основании представленного заявления в бухгалтерию работники осуществляют запрос с целью возврата денег из банка на счет организации.

Запрос проводят на ту сумму, которая была не выплачена работнику. На основании поступившей суммы бухгалтер формирует расходный ордер и выплачивает всю полагающуюся сумму финансовых средств.

В системе бухгалтерского учета должна быть оформлена соответствующая проводка на выдачу наличных средств. Она выглядит так: Дт 76-4 Кт 50.

Нужно отметить, что такой процесс в современных предприятиях встречается редко. Как правило, многие сотрудники организаций в наше время получают зарплату на банковскую карту, что намного упрощает процесс, связанный с депонированием.

Срок исковой давности

Депонирование зарплаты выставляет организацию, в которой трудится сотрудник, кредитором по отношению к нему. Если работник не обратился с требованием предоставить ему заработанные деньги, тогда произойдет списание задолженности перед сотрудником. Это связано с прошествием срока исковой давности.

Наличие долга перед сотрудником фиксируется в общем составе доходов предприятия в той сумме, которая отражена в реестре бухучета.

Срок давности исчисляется на основании прошествия трех лет согласно ст. 196 ГК РФ. Когда этот срок подходит к завершению, сумму учитывают как внереализационный доход, что закреплено статьей 250 НК РФ.

Как сделать депонирование зарплаты в 1С – смотрите видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Если сотрудник по каким-то, не зависящим от компании причинам, не может вовремя получить заработную плату, которая выдается наличными, депонируйте ее и сдайте в банк.

Проверяем расписки в расчетно-платежной ведомости

Нужно построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег. Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме № Т-53) нужно проставить оттиск штампа, либо сделать надпись «депонировано».

Подводим итог по платежным ведомостям

В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

фактически выданных наличных денег;
подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Составляем реестр депонированных сумм

Вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У такого требования нет. Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками. Поэтому отказываться от него не стоит. Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме.

Вносим в книгу учета депонированные суммы

Вести книгу не обязательно. Но это очень удобно, поэтому мы рекомендуем не отказываться от ведения книги учета депонированных сумм. Форму книги разработайте самостоятельно. Книгу открывайте на год. В ней каждому депоненту нужно выделить отдельную строку, в которой указывать его табельный номер, фамилию, имя, отчество и депонированную сумму. В графах «Отнесено на счет депонентов» указывайте месяц и год, в которых образовалась депонентская задол¬женность, номера платежных ведомостей и суммы депонированных выплат. В графах «Выплачено» против фамилии депонента записывайте номер расходного кассового ордера и выплаченную сумму.

Заверяем подписью

После того, как кассир подпишет платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (если они ведутся), он передает все на подпись бухгалтеру.

Передаем на проверку

Закрываем ведомость

На сумму фактически выданной зарплаты оформите один общий расходный кассовый ордер по форме № КО-2. РКО подписывает главный бухгалтер (или иное уполномоченное лицо). Номер и дату РКО проставьте на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Сдаем в банк депонированную зарплату

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания № 3210-У).

Депонированная зарплата хранится в банке

Суммы депонированной заработной платы могут хранится в банке, пока сотрудник не попросит выплатить ему заработную плату. Но срок хранения не может более трех лет.

Сотрудник обратился за зарплатой

По просьбе сотрудника ему необходимо выдать заработную плату.

Получите от сотрудника заявление

Сотрудник не обязан писать заявление. Достаточно устного обращения. Но все же мы рекомендуем попросить у сотрудника письменное заявление. Составьте любую произвольную форму заявления и попросите сотрудника подписать.

Подайте заявку в банк

В заявке укажите необходимую сумму из депонированных средств.

Получите деньги в банке

Срок выдачи депонированной зарплаты следует прописать в локальном нормативном акте. Это может быть как день аванса, следующей зарплаты или отдельно предусмотренный день. Выдача осуществляется по расходному ордеру.

Оформите расходно-кассовый ордер

Оформите расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер нужно оформить по форме №КО-2. Порядок заполнения смотрите здесь

Выдайте сотруднику заработную плату

Выдайте заработную плату. Работник должен в расходном кассовом ордере поставить свою подпись, указать паспортные данные и написать выданную сумму. Порядок оформления проверьте здесь

Внесите изменения в книгу учета депонентов

Если вы ведете книгу учета депонентов, укажите в ней выданные суммы и реквизиты расходного кассового ордера, по которому были выданы деньги.

Сотрудник не обратился за зарплатой

Сотрудник не обратился за зарплатой в течение трех лет

Если сотрудник не обратился за заработной платой в течение трех лет, вам нужно включить ее сумму в состав прочих доходов в бухгалтерском учете, а в налоговом - в состав внереализационных доходов.

Проведите инвентаризацию расчетов

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Оформите акт инвентаризации и бухгалтерскую справку

Оформите акт инвентаризации и составьте бухгалтерскую справку

Результаты инвентаризации по счетам расчетов отражают в едином акте по форме № ИНВ-17 и специальной справке (приложение к форме № ИНВ-17).

Издайте приказ руководителя

Например, зарплата не была получена 10 марта 2017 года (установленный срок выплаты зарплаты). Срок исковой давности по депонентской задолженности по заработной плате истекает 10 марта 2021 года. В этот день на основании приказа руководителя задолженность должна быть списана.

Отразите данные приказа в учете

Списание невостребованной заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводкой:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1

- депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Признавать доход в налоговом учете необходимо в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

Важно помнить

Порядок ведения кассовых операций утвержден Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. В 2020 году Указанием Банка России от 5 октября 2020 года № 5587-У в него внесли ряд изменений. При этом исключили положения о депонировании зарплаты. Поэтому, оно перестало быть обязательным. Однако, запрета на депонирование нет.

Поэтому, вы вправе продолжать и дальше депонировать зарплату в прежнем порядке.

Кассовый лимит

Существует понятие кассового лимита - это определенная сумма наличных денег, свыше которой наличные в кассе держать нельзя.

Исключение составляют субъекты малого предпринимательства, которые указанный лимит могут не устанавливать (п. 2 Указания № 3210-У, п. п. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). Если фирма не установила лимит остатка наличных, то она может любую сумму имеющейся у нее наличности хранить в кассе, не сдавая в банк.

Штраф за превышение лимита кассовой наличности

За накопление в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита ИФНС может наложить одновременно два штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338):

на организацию - в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
на руководителя - в размере от 4000 до 5000 руб.

Взносы не переносятся

Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.

Выплаты в пользу работников по трудовым договорам являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды. Их рассчитывают на дату начисления доходов, облагаемых взносами.

Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент.

Уплата НДФЛ

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты сотруднику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Перечислять удержанный из выданной депонированной суммы НДФЛ нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Заработная плата депонируется с учетом НДФЛ, так как при депонировании не происходит выплаты дохода налогоплательщику.

Бухгалтерский учет

Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, в котором она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).

Начисление и депонирование заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т.д) КРЕДИТ 70

- начислена заработная плата.

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»

- депонирована сумма неполученной зарплаты.

Подробно о порядке депонирования неполученной заработной платы и числовой пример смотрите здесь.

Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:

ДЕБЕТ 76, 76-4 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1

- депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Согласно порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У) депонированные суммы не обязательно сдавать на хранение в банк, однако несданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.

В кассе нельзя хранить неограниченное количество денег – наличность должна быть передана в банк. Существует понятие кассового лимита – это определенная сумма наличных денег свыше, которой наличные в кассе держать нельзя.

Исключением являются только субъекты малого предпринимательства, которые указанный лимит могут не устанавливать (п. 2 Указания № 3210-У, п. п. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). Если организация – субъект малого предпринимательства не установила лимит остатка наличных, то она может любую сумму имеющейся у нее наличности хранить в кассе, не сдавая в банк.

Лимит остатка наличных в кассе организации, которая получает наличную выручку, рассчитывается по формуле, которая прописана в п. 1 Приложения к Указанию Банка России № 3210-У.

В данной статье мы рассмотрим алгоритм действий по депонированию заработной платы с последующей сдачей депонированных сумм в банк.

Общие правила выплаты заработной платы

Выплату вознаграждения за выполненную работу следует проводить по нескольким правилам:

Выдача денежных средств, производится в наличном выражении в кассе предприятия;
Перечисление в безналичном выражении на банковский счет сотрудника, после предоставления документации с реквизитной информацией карты либо сберегательной книжки;
Заработная плата может быть выплачена в натуральном выражении, что должно производиться по договоренности работодателя и сотрудника, но объем натуральной оплаты не должен превышать 20% от общего размера, подлежащей к выдаче, заработной платы.

Перечисления и способы выплаты оплаты работы необходимо прописать в тексте трудового договора с работником. Выдача денежного выражения оплаты труда производится лично сотруднику либо представителю при наличии соответствующей доверенности на получение оплаты труда.

За первые 15 дней месяца организацией выплачивается аванс, в счет полагающейся оплаты за полный месяц. Из средств аванса не удерживаются суммы социальных начислений. В коллективном договоре либо в трудовом соглашении работодатель обязан указать:
Денежное выражение размера выплачиваемого аванса по всем сотрудникам либо в отдельности по структурным участкам, но не выше месячного тарифного оклада или ставки. Для контроля сумм выплачиваемого аванса в расчетный отдел бухгалтерии табельщикам необходимо предоставить табеля учета отработанного времени два раза за отчетный период, до утвержденной даты авансовой выплаты и до дня полного расчета за месяц.
Если предприятие не практикует выдачу авансовых выплат, то расчет за месяц производится до 15 числа, последующего месяца за отчетным периодом. Удержание социальных начислений производится из общего размера оплаты труда за месяц.

Зарплата выдана (отражена на лицевом счете сотрудника): проводки

Факт выплаты зарплаты отражается в бухгалтерском учете проводкой Дт 70 Кт 51 (или 50).

Аналогичная проводка применяется при выплате аванса.

Дата формирования указанной выше проводки по зарплате или авансу определяется исходя из даты проведения каждой из выплат.

При этом фактическая сумма «основной» трудовой выплаты исчисляется за вычетом аванса и НДФЛ. Получается, что налог «изымается» из соответствующей суммы, хотя и начисляется на общую зарплату (суммированная величина «основной» выплаты и аванса). Данное обстоятельство отражает специфику налогового учета.

В бухгалтерском учете, таким образом, в любом случае должны обособляться:

сумма аванса;
сумма «основной» выплаты.

Проводки выплаты заработной платы в части аванса и второй ее половины фиксируются в бухрегистрах в день выдачи средств сотрудникам.

После всех перечислений заполняются лицевые счета сотрудников по заработной плате(по форме Т-54). Сведения в них вносятся ежемесячно.

Депонирование заработной платы

Суммы для оплаты труда, полученные из банка, должны быть выданы в течение 3 суток, в условиях Крайнего Севера срок увеличивается еще на 48 часов.

Срок исковой давности

Наличие долга перед сотрудником фиксируется
в общем составе доходов предприятия в той сумме, которая отражена в реестре бухучета.
Срок давности исчисляется на основании прошествия трех лет согласно ст. 196 ГК РФ. Когда этот срок подходит к завершению, сумму учитывают как внереализационный доход, что закреплено статьей 250 НК РФ.

Как сделать депонирование зарплаты в 1С – смотрите видео:

Срок и порядок

По пришествии нормативного срока следует:

Ведомость по оплате труда кассиру следует закрыть.
Оставшиеся, не выплаченными, суммы депонировать.
В строке с фамилией и депонентом следует сделать запись «Депонировано».
На сумму депонированной заработной платы следует составить расходный кассовый ордер, с отражением в нем, перечисление в банк.
На ту же сумму составить объявление на сдачу наличных денежных активов в банк.

Проверяем расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости

Необходимо построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег.

Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме № Т-53) нужно проставить оттиск штампа, либо сделать надпись «депонировано».

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты сотруднику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Депонированная зарплата считается выданной, поэтому НДФЛ уплачивается в общеустановленном порядке.

Учет сумм депонированной заработной платы:

В период срока хранения учет не полученных сумм ведется на бухгалтерском счете 76-4.
После окончания трехлетнего срока сумма переводится на 91 счет.
Учет ведется в соответствующем кассовом реестре, в котором указывается:
Дата возникновения кредиторской задолженности перед служащим.

Стоит отметить, что учет заработной платы по трудовым соглашениям тоже отражаются на 76 счете, и бухгалтеру нужно внимательно следить за раздельным ведением этой оплаты труда и депонированных сумм, так как в балансе эти статьи расходов отражаются по-разному.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.

ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

Цифры депонированных з/п заносятся в особый реестр (форма не утверждена законодательством, предприятие может разработать ее самостоятельно и зафиксировать во внутренней документации).

На денежные суммы, выданные в качестве зарплаты, требуется составить расходный кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88), его реквизиты также отмечаются на ведомости и вписываются в кассовую книгу.

Все записи, предварительно заверенные подписью бухгалтера (кассира), должны быть переданы на контроль главному бухгалтеру или руководству.

Денежные средства, не выданные работникам, кассир обязан сдать в банк, так как держать в кассе суммы, превышающие дозволенные лимиты, запрещено, пусть даже они предназначены на будущие траты.

Как оформить выдачу из кассы депонированной заработной платы по доверенности?

Депонирование заработной платы, проводки

При неполучении платы, сумму оплаты труда надо перенести на счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»: Дт 70 Кт 76-4 – 10000.
Поступившие на счет «Касса», средства следует переместить на счет 51 «Расчетный счет»: Дт 51 Кт 50 – 10000.
Если работник востребовал депонент, то выдачу необходимо отразить:
Выдача сотруднику: Дт 76-4 Кт 50 – 10000.
По прошествии периода хранения невостребованных сумм составляется бухгалтерская корреспонденция: Дт 76-4 Кт 91 – 10000.

Проведение бухгалтерского учета депонированной суммы

Налогообложение

При оплате НДФЛ в бухгалтерии этот факт отражается проводкой: Дт 68 Кт 51.
Оплата ФСС и взносов в ПФР: Дт 69 Кт 51.

Депонированные деньги, налоги и взносы

Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

Задание кассира

При обращении работника в кассу предприятия, кассиру необходимо:

Сформировать запрос, сообщая о появлении работника, требующем выплатить не полученные суммы депонента;
Оформить заявку, на получение наличных денежных средств, в обслуживающий банк;
Произвести выплату, отражая ее в расходном регистрационном ордере;
Отразить факт выплаты в книге учета депонированных пассивов;
Зафиксировать получение в кассовой документальной книге учета;
При получении доверенным лицом работника, в расходном ордере необходимо отразить данные сотрудника и лица, получившего депонент;
Сверить и осуществить подписание расходных документов главным бухгалтером либо директором.

Удержания из зарплаты: проводки

К распространенным видам удержаний из зарплаты можно отнести:

Удержание алиментов (по исполнительным листам, на основании соглашения с получателем, по заявлению работника).

В регистрах бухгалтерского учета оно отражается проводкой Дт 70 Кт 76. Последующая выплата алиментов получателю — проводкой Дт 76 Кт 51 (50).

Удержание сумм в счет компенсации ущерба работодателю.

Здесь для отражения удержаний в учете применяется проводка Дт 70 Кт 73.2.

Удержание неподтвержденных расходов, выданных в подотчет.

В таких случаях применяется проводка Дт 70 Кт 94. Предварительно невозвращенные подочетные списываются проводкой Дт 94 Кт 71.

Удержания производятся только после того, как с зарплаты работника удержан НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 1 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ).\

Общие правила выплаты заработной платы

Выплату вознаграждения за выполненную работу следует проводить по нескольким правилам:

Выдача денежных средств, производится в наличном выражении в кассе предприятия;
Перечисление в безналичном выражении на банковский счет сотрудника, после предоставления документации с реквизитной информацией карты либо сберегательной книжки;
Заработная плата может быть выплачена в натуральном выражении, что должно производиться по договоренности работодателя и сотрудника, но объем натуральной оплаты не должен превышать 20% от общего размера, подлежащей к выдаче, заработной платы.

Перечисления и способы выплаты оплаты работы необходимо прописать в тексте трудового договора с работником. Выдача денежного выражения оплаты труда производится лично сотруднику либо представителю при наличии соответствующей доверенности на получение оплаты труда.

За первые 15 дней месяца организацией выплачивается аванс, в счет полагающейся оплаты за полный месяц. Из средств аванса не удерживаются суммы социальных начислений. В коллективном договоре либо в трудовом соглашении работодатель обязан указать:
Денежное выражение размера выплачиваемого аванса по всем сотрудникам либо в отдельности по структурным участкам, но не выше месячного тарифного оклада или ставки. Для контроля сумм выплачиваемого аванса в расчетный отдел бухгалтерии табельщикам необходимо предоставить табеля учета отработанного времени два раза за отчетный период, до утвержденной даты авансовой выплаты и до дня полного расчета за месяц.
Если предприятие не практикует выдачу авансовых выплат, то расчет за месяц производится до 15 числа, последующего месяца за отчетным периодом. Удержание социальных начислений производится из общего размера оплаты труда за месяц.

Налоговый учет с депонированных сумм

НК РФ закреплена обязанность работодателя выполнить удержания налога из дохода работника при его выплате. Днем выдачи этого дохода для расчетов по НДФЛ признается последний день того месяца, за который начислена зарплата согласно трудового соглашения. Налоговый агент должен перечислить удержанные налоговые платежи по зарплате не позднее того дня, когда им сняты деньги с расчетного счета на выдачу заработка работникам предприятия.

Это означает, что по депонированной заработной плате подоходной налог перечисляется на общих основаниях в установленные сроки. Налог на доходы перечисляется по всем доходам, указанным в платежной ведомости, при получении денег в банке, независимо от того, будет вся сумма выдана или часть ее депонируется.

Депонирование заработной платы

Срок и порядок

По пришествии нормативного срока следует:

Ведомость по оплате труда кассиру следует закрыть.
Оставшиеся, не выплаченными, суммы депонировать.
В строке с фамилией и депонентом следует сделать запись «Депонировано».
На сумму депонированной заработной платы следует составить расходный кассовый ордер, с отражением в нем, перечисление в банк.
На ту же сумму составить объявление на сдачу наличных денежных активов в банк.

Порядок действий при депонировании

Процесс депонирования производится в несколько последовательных этапов:

После истечения срока, когда работники забирали заработанные деньги, кассир проверяет ведомость, предназначенную для отчета по выданной сумме.
Далее работник кассы проводит расчет выданных сумм и высчитывает сумму остатка в кассе.
В ведомости он находит фамилии сотрудников, не пришедших за нужной суммой и не проставивших подпись, пишет «депонировано» и проставляет соответствующий штамп.
Сотрудников, попавших под депонирование, оформляют в специальном реестре для депонированных сумм.

Такой реестр включает в себя реквизиты :

дату, в которую составлялся реестр;
общий период для депонирования зарплаты;
дату и номер платежной ведомости, из которой берутся данные об отсутствии выплаты заработной платы;
инициалы не получившего средства сотрудника и его индивидуальный табельный номер;
общая сумма, на которую было произведено депонирование;
сумма общего реестра;
инициалы кассира, оформлявшего ведомость, и его подпись.

После полного составления реестра он заверяется главным бухгалтером. Сумму, на которую произвелось депонирование, сдают в банк и на нее создают расходный кассовый ордер.

Все данные по депонированным суммам вносят в книгу депонентов, где отражают последние проведенные операции в течение года.

Учет сумм депонированной заработной платы:

В период срока хранения учет не полученных сумм ведется на бухгалтерском счете 76-4.
После окончания трехлетнего срока сумма переводится на 91 счет.
Учет ведется в соответствующем кассовом реестре, в котором указывается:
Дата возникновения кредиторской задолженности перед служащим.

Вносим в книгу учета депонированные суммы

Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У. Т. е. она не является обязательной.

Форму данной книги фирма разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.

В группе граф «Отнесено на счет депонентов» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.

Депонирование заработной платы, проводки

При неполучении платы, сумму оплаты труда надо перенести на счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»: Дт 70 Кт 76-4 – 10000.
Поступившие на счет «Касса», средства следует переместить на счет 51 «Расчетный счет»: Дт 51 Кт 50 – 10000.
Если работник востребовал депонент, то выдачу необходимо отразить:
Выдача сотруднику: Дт 76-4 Кт 50 – 10000.
По прошествии периода хранения невостребованных сумм составляется бухгалтерская корреспонденция: Дт 76-4 Кт 91 – 10000.

Процесс выдачи

Налогообложение

При оплате НДФЛ в бухгалтерии этот факт отражается проводкой: Дт 68 Кт 51.
Оплата ФСС и взносов в ПФР: Дт 69 Кт 51.

Задание кассира

При обращении работника в кассу предприятия, кассиру необходимо:

Сформировать запрос, сообщая о появлении работника, требующем выплатить не полученные суммы депонента;
Оформить заявку, на получение наличных денежных средств, в обслуживающий банк;
Произвести выплату, отражая ее в расходном регистрационном ордере;
Отразить факт выплаты в книге учета депонированных пассивов;
Зафиксировать получение в кассовой документальной книге учета;
При получении доверенным лицом работника, в расходном ордере необходимо отразить данные сотрудника и лица, получившего депонент;
Сверить и осуществить подписание расходных документов главным бухгалтером либо директором.

Особые случаи

Читайте также: