Путевой лист без медосмотра для налоговой

Опубликовано: 01.05.2024

Необходимость организации и проведения предварительных и периодических медосмотров работников закреплена трудовым законодательством (ст. 212, 213 ТК РФ), законодательством об охране здоровья (ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»), другими законами и нормативными правовыми актами.

В настоящей статье сосредоточимся на проблеме предрейсовых медосмотров водителей, а именно на том, в каких случаях они действительно обязательны и какие риски несет работодатель, не обеспечивший их проведение.

Кого осматривать

Упомянутые выше ТК РФ и Федеральный закон № 323-ФЗ не содержат прямых указаний на обязанность проведения медосмотров именно водителей. В них включены лишь отсылочные нормы. Конкретику же находим в Федеральном законе от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». П. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 этого закона предусматривают, что в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства организации и ИП, эксплуатирующие транспортные средства, проводят его обязательные предрейсовые медицинские осмотры. Исключение сделано лишь для сотрудников, выезжающих по вызову экстренных оперативных служб. Вторит закону Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденный Приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 835н (п. 6).

Обратите внимание на формулировку «работа в качестве водителя». У неё явно иной смысл нежели «управление транспортным средством». Ведь за рулем авто может сидеть лицо, не занимающее должность водителя, хотя и имеющее водительские права нужной категории. В этой формулировке и кроется ответ на наш вопрос – для кого предрейсовый медосмотр обязателен. Это те сотрудники, которые состоят с организацией или ИП в трудовых отношениях и работают либо в должности водителя, либо в должности с иным наименованием, но включающую водительские обязанности (т. е. те, для кого управление автомобилем является основной или сопутствующей трудовой функцией). Остальным работникам предрейсовый медосмотр не нужен. Не требуется он и тем, кто оказывает услуги экипажа по гражданско-правовому договору. На таких исполнителей не распространяется трудовое законодательство, нормы охраны труда, которые как раз и предусматривают проведение предрейсовых медосмотров.

Подкрепим утверждение примерами из судебной практики

Примечательно Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 № Ф10-863/2015 по делу № А35-7124/2014 (Определением Верховного Суда РФ от 06.10.2015 № 310-КГ15-8439 отказано в передаче дела № А35-7124/2014 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства). Суды не увидели нарушения в действиях организации, которая при эксплуатации транспортных средств не проводила предрейсовых медосмотров. Аргументами в её пользу сочли то, что водителей или лиц, выполняющих трудовую функцию водителя, в штате не имелось, автомобили использовались сотрудниками (менеджеры, руководители и др.) для передвижения при исполнении служебных обязанностей.

При аналогичных обстоятельствах Мосгорсуд приходил к таким же выводам (Апелляционное определение Мосгорсуда от 18.09.2018 по делу № 33а-6141, Апелляционное определение Мосгорсуда от 24.05.2019 по делу № 33а-2857/2019): в предрейсовых медосмотрах не нуждались менеджеры, медицинские представители, руководители, которым служебные авто были предоставлены с целью улучшения условий работы при исполнении служебных обязанностей; штатная единица «водитель» в штатном расписании организаций не значилась.

Если управление автомобилем не является обязанностью работника, автомобиль не является его рабочим местом, он сам определяет воспользоваться ли ему этим транспортным средством для служебной поездки или добраться иначе, то водителем такого сотрудника считать нельзя (см., например, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 № 33-9894, Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2014 № 33-24668/2014). В то же время вуалирование водительских функций иным наименованием должности бесперспективно. Так, в штатном расписании организации имелась должность «торговый представитель», однако по существу в обязанности занимающих ее сотрудников входила автомобильная доставка грузов покупателям. В таких обстоятельствах их следовало рассматривать как водителей, в том числе, и применительно к вопросу о проведении предрейсовых медосмотров (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

Добавим, что требование о прохождении обязательных медицинских осмотров распространяется на индивидуальных предпринимателей в случае самостоятельного управления ими транспортными средствами, осуществляющими перевозки (п. 4 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).

Для решения вопроса об обязательности предрейсового медосмотра не значимо, задействован водитель в перевозках грузов или пассажиров по стороннему заказу или для собственных нужд организации (п. 1 ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).

Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся перед первым рейсом, если длительность рейса более одного дня, либо перед первым рейсом, если в течение рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или более рейсов (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

А судьи кто

Требования о проведении предрейсовых медосмотров лежат в сфере трудового законодательства, законодательства об охране здоровья граждан и законодательства о безопасности дорожного движения.

Это обуславливает подходы к контролю.

Согласно КоАП РФ несоблюдение правил в интересующей нас области образуют составы административных правонарушений, предусмотренных ст. 5.27.1 (ч.ч. 3, 5), ст. 11.32, ст. 12.31.1 (ч. 2).

Осуществлять контроль и возбуждать дела об административных правонарушениях по этим составам вправе в пределах своей компетенции сотрудники ГИБДД, инспекторы труда, должностные лица органов Росздравнадзора, Ространснадзора, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие региональный государственный контроль в сфере перевозок пассажиров и багажа легковым такси (ст. ст. 23.3, 23.12, 23.36, 23.36.1, 28.1, 28.3 КоАП РФ).

Вмешательства иных органов в контроль закон не предполагает.

Так, налоговые органы не могут отказать в признании в целях налогообложения расходов, связанных с эксплуатацией транспортных средств, только на том основании, что водители налогоплательщика не прошли обязательного предрейсового (или иного) медосмотра. Это факт при налоговом контроле не значим. Его выявление само по себе не позволяет поставить под сомнение ни совершение служебной поездки как таковой, ни экономическую оправданность расходов. Под обоснованными расходами ст. 252 НК РФ понимает экономически оправданные затраты. Произведены они должны быть для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Требования, которые лежат вне плоскости налоговых правоотношений, не могут приниматься в расчет при налоговом контроле (ст. 1 ТК РФ, п. 3 ст. 2 ГК РФ, ст. 54.1, п. 1 ст. 82 НК РФ). Например, Минфин России в письме от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18410 ответил на вопрос о возможности списания расходов на оплату сверхурочных работ сотрудников, которые отработали так более разрешенных 120 часов в год: нарушение работодателем норм трудового права не влечёт запрета на признание указанных расходов.

След на путевом листе

Не могут ли налоговые инспекторы посчитать расходы на служебный транспорт документально неподтверждёнными на том основании, что в путевых листах отсутствует отметка о предрейсовом медосмотре?

Ст. 252 НК РФ требует, чтобы расходы подкреплялись документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 определяет состав и правила заполнения обязательных реквизитов путевых листов.

В их числе дата и время проведения предрейсового медицинского осмотра водителя и отметка «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», которые проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (пп. 2 п. 5, п. 15 Приложения к Приказу № 368).

Однако, во-первых, применение Приказа Минтранса № 368 обязательно далеко не для всех эксплуатантов автотранспорта. Дело в том, что издан он как подзаконный акт к Уставу автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (это указано в самом Приказе), а Устав регулирует только отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в РФ (ст. 1). Если фирма или ИП не осуществляют деятельность по перевозке грузов или пассажиров и багажа, то и Устав им не указ, и Приказ также. Его положения можно игнорировать.

Во-вторых, если правила Приказа для бизнеса обязательны, то в пп. 2 п. 5 документа чётко оговорено, что отметка о предрейсовом медосмотре водителя проставляется лишь тогда, когда обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации.

Даже в случаях, когда все условия сошлись, а необходимый медосмотр не проведён, не проставлена отметка на путевом листе, это может быть лишь сопутствующим, но не самодостаточным основанием для признания расходов налогоплательщика не оправданными и документально не подтвержденными (см., например, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 29.03.2017 № Ф05-3463/2017 по делу № А40-78891/2016 (Определением Верховного Суда РФ от 25.07.2017 № 305-КГ17-8890 отказано в передаче дела № А40-78891/16 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления), Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 03.03.2017 № Ф09-472/17 по делу № А07-9734/2016 (Определением Верховного Суда РФ от 31.05.2017 № 309-КГ17-5573 отказано в передаче дела № А07-9734/2016 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления), Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 13.12.2018 № Ф03-5303/2018 по делу № А04-1346/2018 (Определением Верховного Суда РФ от 27.03.2019 № 303-ЭС19-2398 отказано в передаче дела № А04-1346/2018 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления), Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 26.11.2018 № Ф06-39461/2018 по делу № А12-48841/2017, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 05.06.2018 № Ф06-32863/2018 по делу № А12-26817/2017 (Определением Верховного Суда РФ от 19.09.2018 № 306-КГ18-13685 отказано в передаче дела № А12-26817/2017 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления), Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 13.11.2018 № Ф09-6766/18 по делу № А47-13446/2017 и др.).

Справочная / Бизнес‑будни

Как оформить путевой лист

Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и какие требования закона актуальны в 2020 году.

Зачем нужны путевые листы

Путевые листы оформляют по трём причинам:

Компания оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
Компания перевозит пассажиров или грузы не по договору, для собственных нужд. Прямо в законе обязанность не прописано, но водители компании должны обеспечивать безопасность дорожного движения, а безопасность доказывают путевые листы. Поэтому в спорных случаях суды вставали на сторону ГИБДД.
Компания хочет учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.

В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Например, если ИП на «Доходах» ездит на автомобиле на деловые встречи, без грузов и пассажиров.

Что важно сделать для уменьшения налога

— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.

— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.

За что штрафуют при перевозках пассажиров и грузов

Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:

Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».

За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.

Если документа вообще не было, то ещё на 500 ₽ по 12.3 КоАП.

Где взять бланк путевого листа

Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.

Как разработать свои бланки путевых листов

Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра, маршрут следования и так далее.
Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН, ЕНВД и патенте. А ещё поможет cформировать счета, акты и накладные.

Правила заполнения путевого листа

— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.

— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.

— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.

— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.

— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.

— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.

— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.

Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою. Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью.

Как изменилось оформление путевых листов

— С 1 января 2021 года в путевом листе необходимо указывать вид сообщения и вид перевозки. Вид сообщения — регулярные, по заказам и на легковых такси, вид перевозки — в городском, пригородном, международном сообщении.

— С 1 января 2021 в сведениях о ТС нужно обязательно указывать марку ТС.

— Путёвой лист оформляют максимум на один рейс или на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. См. п. 9 приказа Минтранса № 368.

— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта.

— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.

Путевой лист не так давно был основным документом в грузоперевозках. Время идет, потребность в путевых листах утратила свою актуальность, однако, проверяющие органы требуют его оформления и предъявления инспекторам ГИБДД и Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (Ространснадзор), несмотря на то, что основная выполняемая путевым листом — учетная, а не контрольно-ревизионная. Ответственность за отсутствие у водителя путевого листа (в совокупности с вытекающими из этого факта нарушениями) достигает нескольких десятков тысяч рублей, поэтому рекомендую перевозчикам ознакомиться с этой статьей очень внимательно.

Зачем нужны путевые листы.

Согласно пп. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 года № 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта” (УАТиГНЭТ) путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Осуществление перевозок грузов без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещено (ст. 6 УАТиГНЭТ).

Прием груза к перевозке осуществляется после предъявления водителем путевого листа и документа, удостоверяющего личность (ч. 1 ст. 10 УАТиГНЭТ). Время прибытия транспортного средство удостоверяется отметкой в путевом листе (ч. 2 ст. 11 УАТиГНЭТ), однако, действующая судебная практика позволяет перевозчикам приводить в подтверждение своих доводов о дате и времени прибытия транспортного средства под погрузку и другие доказательства — акты, показания систем GPS/ГЛОНАСС слежения и прочее. В любом случае, грузоотправители и грузополучатели обязаны отмечать в путевом листе время подачи транспортного средства в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (ч. 5 ст. 11 УАТиГНЭТ).

Отметки в путевых листах служат основанием для взыскания с грузополучателя штрафов за задержку (простой) транспортных средств (ч. 6 ст. 35 УАТиГНЭТ). Ответственность перевозчика также может удостоверяться отметками в путевых листах (ч. 1 ст. 38 УАТиГНЭТ). Такие отметки осуществляют уполномоченные на то лица.

Форма и содержание путевого листа.

На момент написания настоящего материала не существует унифицированной формы путевого листа. Заполнение путевых листов регулируется Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов” (Обязательные реквизиты). Этот приказ регламентирует сведения, которые должны содержаться в путевом листе, порядок выдачи, учета и хранения путевых листов, предельный срок, на который организация выдает путевые листы и прочее.

В путевом листе делаются отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя(ей), а также отметки о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Проставление на путевом листе заведомо подложного штампа о прохождении медицинского осмотра либо отметки о прохождении предрейсового контроля технического состояния автомобиля может повлечь уголовную ответственность по ч. 1 ст. 327 Уголовного кодекса РФ.

Срок действия путевого листа автомобиля.

В соответствии с п. 9 Обязательных реквизитов путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Написано слишком сложно — примененная юридическая формулировка слишком громоздкая и неудобочитаемая. Воспринимать ее затруднительно, хотя законы в идеале должны быть удобными для восприятия теми, для кого они пишутся. Более того, я не видел, чтобы в профильных изданиях кто-то разъяснял эти изменения, ведь оно довольно сильно меняют весь процесс подготовки перевозчика к выполнению перевозок.

Ответ Министерства транспорта РФ

Таким образом, оба ведомства просто изложили уже известные факты, не указав способ правоприменения норм. Логическая последовательность при толковании текста п. 9 Приказа Минтранса № 368 может быть такова:

приказом дифференцирован порядок оформления путевых листов при разной длительности рейса — выполняемых в течение одного дня и длящихся более одного дня (смены);
при выполнении водителем транспортного средства нескольких рейсов в течение одной рабочей смены оформлять путевой лист отдельно для каждого рейса не требуется;
из предыдущего умозаключения вытекает, что под рейсом понимается некая выполненная транспортная работа, которая, в зависимости от характера перевозки, может длиться как относительно короткий промежуток времени, измеряемый минутами и часами, так и более длительное время, исчисляемое сутками;
применяя логический прием "от общего к частному" следует вывод, что примерами выполнения нескольких рейсов в течение дня могут быть развоз товаров со склада в гороские магазины, либо регулярные пригородные перевозки грузов, как например доставка строительных материалов из карьеров на строительные площадки;
обобщая вышеизложенное, принимая во внимание специфику межрегиональных грузовых перевозок, можно резюмировать, что под рейсом понимается доставка груза от одного или нескольких грузоотправителей одному или нескольким грузополучателям.

Разберем на примере. Перевозчик из города Уфы берет загрузку на Москву с промежуточной выгрузкой в Казани. Для выполнения этого рейса у водителя должен быть с собой путевой лист. После выгрузки в Москве перевозчик решает загрузиться в Ростов-на-Дону — это уже новый рейс и для его выполнения водителю должен быть выдан новый путевой лист. Соответственно, для возврата из Ростова-на-Дону в Москву и из Москвы в Уфу у водителя должны быть еще 2 путевых листа.

Как выписывать эти путевые листы, как проходить предрейсовые медицинские осмотры водителя и технические осмотры автомобиля в городах, которые могут быть удалены от места нахождения гаража перевозчика на многие тысячи километров Минтранс не поясняет, как не поясняет главное — зачем нужно столько путевых листов. Впрочем, инспектора ГИБДД и Ространснадзора, осознавая абсурдность ситуации, крайне редко привлекают нарушителей к административной ответственности на этом основании.

Маленькая радость (в данном случае это послабление уже за счастье) для перевозчиков, выполняющих внутригородские и внутрирегиональные перевозки — они могут выписывать путевку на 1 рабочий день, а не на каждый рейс.

Сведения о перевозке.

С 1 января 2021 года в путевом листе появился новый обязательный реквизит — сведения о перевозке. Согласно п. 6 Приказа Минтранса от 11.09.2020 N 368 к таким сведениям относится информация о видах сообщения и видах перевозок. В отношении грузовых перевозок виды сообщения перечислены в статье 4 Устава автомобильного транспорта, они бывают:

городские (в границах населенных пунктов);
пригородные (между населенными пунктами на расстоянии до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов);
междугородные (между населенными пунктами на расстояние более пятидесяти километров между границами этих населенных пунктов);
международные (с пересечением государственной границы РФ, в том числе транзитом, например, в Калининградскую область из других регионов).

Если перевозчик выполняет перевозки в нескольких видах сообщения, в путевом листе их следует указывать через запятую.

Понятие "вид перевозки", применительно к грузовым автомобильным перевозкам, законодательством не установлено, поэтому Минтрансу пришлось выпускать дополнительное разъяснение (Письмо Минтранса России от 03.03.2021 N Д3-468-ПГ). Из письма следует, что для грузовых автоперевозок в путевом листе следует указывать один из следующих видов: перевозка грузов для собственных нужд либо коммерческая перевозка грузов.

Любая коммерческая перевозка должна выполняться с путевым листом.

Часто встречается вопрос: нужен ли путевой лист индивидуальному предпринимателю, находящемуся за рулем принадлежащего ему транспортного средства? Да, нужен, если выполняется перевозка груза или пассажиров в целях осуществления предпринимательской деятельности. Об этом недвусмысленного говорит ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 8 Приказа Минтранса от 11.09.2020 N 368. Это же правило применяется и для легковых автомобилей.

Доказывание того, что транспорт используется в некоммерческих (личных) целях — бремя эксплуатанта. Инспектор, привлекая нарушителя к административной ответственности, указывает в протоколе и постановлении обстоятельства, которые послужили причиной полагать, что транспортное средство в момент его остановки использовалось для осуществления предпринимательской деятельности. Задача нарушителя (водителя) — указать в протоколе свое несогласие с выводами инспектора, сослаться на обстоятельства, подтверждающие некоммерческое использование транспорта.

Ответственность за отсутствие путевого листа.

Обязанность водителя предъявлять и передавать оформленный путевой лист сотрудникам ГИБДД или Ространснадзора предусмотрена п. 2.1 Правил дорожного движения РФ.

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КРФоАП) предусмотрена ответственность за отсутствие у водителя, перевозящего груз, надлежащим образом оформленного путевого листа. Согласно ч. 2 ст. 12.3 КРФоАП управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе в случаях, предусмотренных законодательством, путевого листа или товарно-транспортных документов, наказывается предупреждением или штрафом в размере 500 рублей.

Более суровое наказание ждет организацию или индивидуального предпринимателя, который не выдал водителю путевой лист или не провел предрейсовый медосмотр и контроль технического состояния автомобиля. Отсутствие путевого листа грузового автомобиля дает инспектору ГИБДД или Ространснадзора основания для привлечения перевозчика к ответственности по ч. 2 (медосмотр водителей) и ч. 3 (контроль технического состояния транспортных средств) ст. 12.31.1 КРФоАП. Штраф в этом случае составляет 30 тысяч рублей.

В некоторых случаях инспекторы необоснованно пытаются привлечь организацию-перевозчика, не выдавшей путевой лист, к ответственности по ч. 4 ст. 12.31.1 КРФоАП, предусматривающей наказание до 100 тысяч рублей. Указанное правонарушение применяется только при нарушении перевозчиком требований об обеспечении безопасности перевозок пассажиров и грузов в особых условиях, определяемых п. 72 Приказа Минтранса России от 15.01.2014 года № 7 “Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации”.

Обратите внимание, что к ответственности по ст. 12.31.1 КРФоАП перевозчик может быть привлечен при выполнении проверки уполномоченными на то государственными органами, поэтому храните надлежащим образом оформленные путевые листы в течение 5 лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Прохождение предрейсового медицинского осмотра и контроль технического состояния.

Эксплуатант грузовых транспортных средств обязан проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, а также контролировать техническое состояние транспортных средств перед выпуском их на линию.

Медицинский осмотр водителей.

Порядок проведения предсменных, предрейсовых, послесменных и послерейсовых медицинских осмотров водителей установлен в Приказе Министерства здравоохранения РФ от 15 декабря 2014 г. № 835н. Целями медицинских осмотров является выявление профессиональных заболеваний, а также признаков алкогольного или наркотического опьянения, которые могут повлиять на способность водителя управлять транспортным средством.

Организовать и проводить медосмотры — обязанность работодателя (п. 9 Приказа № 835н). Нельзя возлагать обязанность проходить медицинский осмотр на водителя приказом по предприятию, трудовым соглашением или иным способом.

После прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп “прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен” и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.

Штамп “прошел послерейсовый медицинский осмотр” с подписью медицинского работника ставится в путевом листе после прохождения послерейсового осмотра.

Пунктом 15 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 N 368 установлено, что отметки о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотра в путевом листе проставляет медработник. Отметки заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Обратите внимание: Верховный суд РФ в определении от 12 сентября 2019 года № 304-ЭС19-15232 установил, что если медицинский осмотр водителей производится штатным медиком, у организации-перевозчика должна быть лицензия на ведение медицинской деятельности. Наличие одного лишь сертификата медицинского работника не достаточно. Отсутствие лицензии является административным правонарушением, предусмотренным ч. 1 ст. 19.20 КРФоАП.

Контроль технического состояния транспортных средств.

Обязанность проводить предрейсовый техконтроль установлена Приказом Министерства транспорта РФ от 6 апреля 2017 г. № 141. В соответствии с п. 6 этого приказа при проведении предрейсового контроля грузовых автомобилей должны быть проверены:

тормозной системы (включая манометр пневматического или пневмогидравлического тормозных приводов, если их установка предусмотрена конструкцией транспортного средства);
рулевого управления;
стеклоомывателей;
колес и шин;
звукового сигнала;
тахографа (если обязательность его установки предусмотрена законодательством Российской Федерации);
аппаратуры спутниковой навигации и устройств вызова экстренных оперативных служб (если обязательность их установки предусмотрена законодательством Российской Федерации);

б) исправность предусмотренных конструкцией транспортного средства:

замков дверей кузова или кабины, бортов грузовой платформы, запоров горловин цистерн и пробок топливных баков (кроме транспортных средств городского наземного электрического транспорта);
устройств фиксации подушки и спинки водительского сиденья;
устройств обогрева и обдува стекол;
тягово-сцепного устройства, а также страховочных тросов (цепей);
держателя запасного колеса (кроме трамвая);
фиксаторов транспортного положения опор полуприцепов (при наличии);

в) наличие предусмотренных конструкцией транспортного средства:

индикации на щитке приборов, свидетельствующей о неисправности,
влияющей на безопасность движения (проверяется при работающем двигателе);
стекол и обзорности с места водителя;
зеркал заднего вида и их креплений;
заднего защитного устройства, грязезащитных фартуков и брызговиков;
ремней безопасности (в установленных законодательством случаях) и (или) подголовников сидений и их работоспособность;

г) работоспособность в установленном режиме:

стеклоочистителей;
внешних световых приборов и световозвращателей;

д) герметичность систем, узлов и агрегатов транспортного средства, в том числе системы выпуска отработавших газов, а также дополнительно устанавливаемых на транспортное средство гидравлических устройств;

е) укомплектованность медицинской аптечкой, огнетушителем и противооткатными упорами (для грузовых транспортных средств и автобусов);

ж) отсутствие внесенных в конструкцию транспортного средства изменений в нарушение установленного порядка, предусмотренного разделом 4 главы V технического регламента, в части газобаллонного оборудования, кузовов транспортных средств, бортов грузовой платформы (для грузовых транспортных средств), дополнительных сидений.

Если проверка технического состояния автомобиля не выявит нарушений и неисправностей, в соответствии с п. 8 Приказа Минтранса РФ от 6 апреля 2017 г. № 141 в путевой лист ставится отметка “прошел предрейсовый контроль технического состояния” и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, проводившего предрейсовый контроль, даты и времени его проведения. Аналогичные требования к заполнению путевого листа содержатся в п. 16 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 N 368.

Выпуск транспортного средства без отметки о прохождении предрейсового контроля и подписи контролера не допускается (п. 10 Приказа Минтранса РФ от 6 апреля 2017 г. № 141).

Штраф за нарушение правил прохождения предрейсового медосмотра и (или) предрейсового контроля технического состояния транспортного средства установлен частью 3 статьи 12.31.1 КоАП РФ. Административный штраф составляет: для граждан — три тысячи рублей; должностных лиц — пять тысяч рублей; юридических лиц — тридцать тысяч рублей.

Практика показывает, что административное наказание может быть назначено за отсутствие даты и времени прохождения медицинского осмотра или технического контроля, поэтому следует внимательно относиться к заполнению путевого листа.

Нет времени читать?

Новые правила для путевых листов Минтранс РФ утвердил Приказом от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Документ действует с 1 января 2021 г. до 1 января 2027 г. Новые нормы обязаны соблюдать юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства: легковые или грузовые автомобили, автобусы, трамваи и др. Посмотрим, на что обратить внимание, что нового добавить в свой шаблон «путевки».

Новый реквизит — «Сведения о перевозке»

«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.

Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

регулярные,
по заказам,
на легковом такси.

Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

Обновленный реквизит «Сведения о транспортном средстве»

Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:

марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.

Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле

Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию. Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит отметку «Выпуск на линию разрешен».

Отметки после медосмотра водителя будут такие:

для осмотра перед рейсом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
после рейса — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Что с другими реквизитами

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.

Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:

нормы расхода топлива;
маршрут движения транспортного средства;
экономия (перерасход) топлива.

Типового путевого листа по-прежнему — нет

Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Данные Бланки путевых листов - согласно последним изменения законодательства - не отменены и их использование возможно, но только если внести изменения в форму в соответствии с действующим требованиям к оформлению путевых листов. Если организация добавляет какие-либо реквизиты в унифицированную форму, она должна утвердить готовый документ в качестве первичного в своей учетной политике. Применение унифицированной формы в этом случае будет недостаточно.

Образец заполненного путевого листа с реквизитами 2021 года для:

Внимание: данные образцы - только один из примеров доработки унифицированной формы.

Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно

С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

На какие нормы расхода топлива ориентироваться в 2021 году

Нормы расхода топлива — в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Все минтрансовские лимиты — рекомендованные, это следует из самого названия НПА, но придерживаться их стоит, чтобы в будущем можно было доказать, что траты экономически оправданы.

На основании норм Минтранса утвердите свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

Какие программы упрощают работу с путевыми листами?

Существуют специальные программы для создания и ведения путевых листов. Они позволят вам использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства.

Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, то есть переносить данные вручную, как из Excel, не придется.

Автоматизируйте процесс! Ниже — инструменты, которые в этом помогут.

«Победасофт:Путевые листы для «1С»

Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование.

Цена: 14 000 руб.

Весь учет собственного автотранспорта — в одной программе, которая настраивается под любую компанию.

Коробочное решение: 28 500 руб.

Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.

Предусматривает расширение до полноценной системы мониторинга — вы сможете отслеживать передвижение своих автомобилей и контролировать их состояние.

Коробочное решение: 59 700 руб.,

Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.

Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работы с путевыми листами.

Коробочное решение: 36 000 руб.,

Аренда программы в облаке — 1440 руб./мес.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Автор: Анастасия Ляшенко,
бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Время чтения: 10 минут

Нет времени читать? Оставьте почту — пришлём ссылку на статью.

Те, кто использует автомобиль для бизнеса, должны оформлять путевые листы. Они понадобятся, чтобы доставить пиццу, перевезти людей в маршрутке или съездить на переговоры. Путевые листы помогут уменьшить налог, контролировать водителя и доказать свою правоту в случае ДТП, а ещё — избежать штрафов от ГИБДД, налоговой и Роструда. Мы расскажем, как заполнить путевой лист, и подскажем, когда можно обойтись без него.

Что такое путевой лист

Путевой лист — это документ, в котором отмечают информацию о времени работы водителя, цели поездки, потраченном топливе и состоянии автомобиля.

Путевые листы должны оформлять организации и ИП, которые:

Возят пассажиров за деньги.
Доставляют товары клиентам и перевозят грузы — свои или за деньги.
Ездят на служебной машине по работе.
Постоянно ездят на своей машине по работе.

Путевые листы не нужны, только если сотрудник компании поехал на служебном автомобиле по своим делам: на рыбалку, за грибами или в магазин. Поездка за счёт компании будет считаться доходом сотрудника. Бухгалтерия заплатит с этого дохода налог на доходы физических лиц (письмо Минфина).

Зачем нужны путевые листы

Снизить налог. Это касается бизнесменов на ОСНО и УСН 15%. Чтобы включить затраты на топливо, платные парковки и СТО в расходы, нужны данные об израсходованном топливе и подтверждающие чеки. Учёт топлива можно вести с помощью путевых листов или данных системы ГЛОНАСС (письмо Минфина). Без подтверждающих документов включить затраты на автомобиль в расходы не удастся.

Контролировать водителя. Перед и после смены в путевых листах отмечают количество израсходованного топлива и километраж. Водитель не сможет слить топливо и заехать потусить к друзьям вместо работы или «залить» 120 литров бензина в машину с баком 40 литров. Без документов ничего не докажешь, а с путевыми листами водителя легко прижучить.

Доказать, что водитель и автомобиль в порядке. Перед сменой штатный водитель обязан пройти медицинский осмотр, а автомобиль — техосмотр. Если в дороге что-то случится и люди или груз пострадают, это поможет доказать, что машина была исправной, а водитель — здоров. Если в путевом листе не будет этой информации, доказать свою правоту не удастся.

Пройти проверку ГИБДД. Это касается индивидуальных предпринимателей и компаний, которые перевозят пассажиров и чужие грузы. Они должны иметь путевые листы (ст. 6 закона 59-ФЗ). Если машина зарегистрирована на ИП или компанию, а багажник и салон забиты круассанами, инспектор наверняка поинтересуется, куда везёте, и попросит путевой лист. Но если вы забросили на заднее сидение десяток ромовых баб для кофейни, ему вряд ли удастся вас прижучить. ГИБДД не имеет права спрашивать у вас путевой лист, если вы едете по делам бизнеса на своём или служебном автомобиле, но ничего и никого не перевозите.

Что должно быть в путевом листе

Путевой лист оформляет индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручили. Он выписывает документ на каждый автомобиль и заверяет подписью с расшифровкой. Путевой лист нужно оформить до начала рейса, а если водитель за смену делает несколько рейсов — до начала первого.

Организации или индивидуальные предприниматели могут использовать формы путевых листов Минтранса или составить свои. Форму нужно закрепить в учётной политике. Если создаёте свои формы путевых листов, в них нужно вписать обязательные реквизиты — остальное можно добавить от себя.

Название и номер путевого листа. Например, «Путевой лист легкового автомобиля А №11».

Срок действия путевого листа. Если смена водителя не больше одного дня — дата, когда путевой лист можно использовать. Если дольше — даты начала и окончания срока.

Информация о владельце транспорта.

Для юридического лица:

Название.
Организационно-правовая форма.
Адрес.
Номер телефона и основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Для индивидуального предпринимателя:

ФИО.
Почтовый адрес.
Номер телефона.
ОГРН.

Информация о транспортном средстве:

Тип: легковой или грузовой автомобиль, трамвай, троллейбус, автобус.
Модель автомобиля и прицепа, если он есть.
Государственный регистрационный знак.
Показания одометра при выезде автомобиля с парковки.

Дата и время выезда с парковки и заезда на парковку. Если на одном транспортном средстве работают несколько водителей, показатели при выезде с парковки ставят в путевом листе первого водителя, а при въезде на парковку — в путевом листе последнего водителя.

Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния. Для этого не обязательно брать в штат автослесаря — можно сотрудничать с автосервисом или автомастерской на аутсорсе.

Информация о водителе:

ФИО водителя. Если автомобиль используют несколько водителей, нужно оформить путевой лист на каждого.
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Его должен проходить только штатный водитель. Если автомобилем управляет другой сотрудник компании или индивидуальный предприниматель, проходить медицинский осмотр не нужно (ст. 23 закона 196-ФЗ).
Брать в штат медика не обязательно — можно сотрудничать с частной клиникой на аутсорсе.

Чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, к путевому листу нужно приложить кассовые чеки. Если заправка находится в стороне от маршрута, у налоговой возникнут вопросы. Налоговики могут потребовать убрать топливо из расходов и доплатить налог.

Что будет нарушителям

Госорган	Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для юрлиц	Статья закона
Трудовая инспекция	Данные в табеле учета рабочего времени и в путевом листе отличаются	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Водителю не оплатили переработанные часы	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Потраченное на мед- и техосмотры время не вошло в рабочее	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Повторное нарушение	10 000 — 20 000 ₽	50 000 — 70 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Автомобиль не прошёл техосмотр	2 000 — 5 000 ₽	50 000 — 80 000 ₽	ст. 5.27.1 КоАП РФ
	Водитель не прошёл медосмотр	15 000 — 25 000 ₽	110 000 — 130 000 ₽
	Повторное нарушение	30 000 — 40 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток

Памятка

Организации и индивидуальные предприниматели, которые перевозят пассажиров или грузы за деньги или для своего бизнеса, должны заполнять путевые листы. Это нужно, чтобы:

снизить налог;
контролировать водителя;
доказать, что с машиной и водителем всё в порядке, если в дороге что-то случится;

пройти проверку ГИБДД — инспекторы штрафуют тех, кто использует служебный транспорт для бизнеса без путевых листов.

Путевой лист не нужен, только если сотрудник компании или предприниматель использует служебный транспорт не по работе. Например, для поездки на рыбалку, шашлыки или за грибами.

Медосмотр перед каждой сменой должен проходить только штатный водитель, а техосмотр нужен в любом случае — неважно, кто вы: транспортная компания или ИП, который перевозит товары для своего магазина. Не обязательно брать в штат медика и слесаря — можно работать со специалистами на аутсорсе.

Путевые листы оформляет сам индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручил руководитель. Компания может использовать формы путевых листов Минтранса или придумать свои, но в них должны быть обязательные реквизиты. Форму нужно прописать в учётной политике и добавить образец в приложении к ней.

Читайте также: