Прием выдача документов информирование в налоговой что это

Опубликовано: 28.04.2024

Документы, которые нужно подать в налоговую для снятия данной записи

Форма Р13014

Бланк заявления в формате Word. Содержит страницы, необходимые для подтверждения адреса

-->

Пример заполнения Р13014

Образец заполнения формы Р13014 при подтверждении достоверности адреса.

-->

Пример сопроводительного письма

Документ в формате Word. Можете использовать его для подачи в налоговую, дополнив своими данными.

-->

При внесении в ЕГРЮЛ сведений о недостоверности адреса юридического лица налоговая инспекция рекомендует подавать форму Р13014 на смену адреса. При это можно использовать как совсем новый адрес, так и добавить в текущий адрес какие-либо элементы, например, комнату или офис.

Если у организации в ЕГРЮЛ адрес был указан полностью и желания (возможностей) менять его у юридического лица нет, то можно предоставить в ФНС документы для подтверждения действующего адреса.

В таком случае рекомендуем в налоговую подать следующий комплект документов:

Заявление по форме Р13014 с указанием текущего адреса на листе Б.
Сопроводительное письмо.
Документы, подтверждающие адрес (договор аренды, свидетельство собственности, согласие собственника и т.д.).

Порядок заполнения формы Р13014 для подтверждения адреса

Титульный лист, страница 1

Пункт 1 — ОГРН и ИНН заполняются строго в соответствии с данными ЕГРЮЛ.

В пункте 2 нужно проставить цифровое значение 2.

Лист Б

Для подтверждения адреса нужно на листе Б заполнить только пункт 2 «Адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица».

Сведения об адресе заполняются в соответствии со сведениями, содержащимися в Государственном адресном реестре. Для этого нужно использовать Федеральную информационную адресную систему (ФИАС). При этом указывать адрес нужно именно по муниципальному делению.

Так как в ЕГРЮЛ ранее адреса были указаны в Административном делении, то новое указание может отличаться от старого адреса, но сам адрес должен остаться прежним.

В ЕГРЮЛ указана адрес: 659635, Алтайский край, р-н Алтайский, п. Катунь, ул. Новая, д. 7.

При указании адреса в новых формах нужно прописывать этот адрес следующим образом: Алтайский край, муниципальный район Алтайский, сельское поселение Айский сельсовет, п. Катунь, ул. Новая, д. 7.

Каждое поле адреса заполняется при наличии соответствующих элементов в адресе путём заполнения двух полей: в первом указывается либо цифровое значение, либо тип определённого элемента адреса, во втором поле указывается наименование данного элемента.

Также при указании адреса используйте новые правила сокращения адресных объектов. Полный список утвержденных сокращений перечислен в Приказе Минфина России от 5 ноября 2015 г. N 171н.

Лист Н

На данном листе необходимо заполнить данные о руководителе юридического лица. В первом пункте проставьте значение 1. Во втором пункте укажите ФИО, ИНН, сведения о рождении и о документе, удостоверяющем личность.

На второй странице листа Н в пункте 3 обязательно указываем электронную почту и телефон. Также рекомендуем в данном пункте проставить значение 1 в соответствующей клетке, чтобы иметь возможность получить результат государственной регистрации изменения на бумажном носителе. Пункт 4 заполняется нотариусом при удостоверении подписи заявителя.

Образец сопроводительного письма

Решения о подтверждении адреса участникам юридического лица принимать не нужно, достаточно сопроводительного письма.

Этот документ не является обязательным, но, чтобы у инспектора не возникло вопросов, почему в форме указан текущий адрес, рекомендуем такое письмо составить.

Форма такого документа простая письменная, он может быть составлен как на фирменном бланке, так и просто написан от руки.

Необходимо указать, что заявление Р13014 подаётся в целях подтверждения адреса юридического лица, а также перечислить те документы и материалы, которые прилагаются к заявлению и по вашему мнению свидетельствуют о достоверности адреса.

Если организация зарегистрирована на нежилое помещение, можно приложить следующие документы:

договор аренды, свидетельство собственности, документы об оплате арендной платы;
фотографии вывески и внутренних помещений организации, можно также приложить и видеосъемку;
почтовые конверты, подтверждающие, что по данному адресу организация получает письма;
письмо от собственника помещения, в котором он подтверждает, что договор аренды действующий и реальный и т.д.

Если юридическое лицо зарегистрировано на домашний адрес руководителя или учредителя, то можно предоставить в налоговую:

копию паспорта (чтобы подтвердить, что соответствующее лицо там прописано);
свидетельство о собственности (выписку из ЕГРН);
согласия других собственников данного жилого помещения.

ИФНС может истребовать у плательщиков документацию, подтверждающие ту или иную хозяйственную операцию. Налогоплательщик обязан предоставить ответ в установленные законом сроки. За неисполнение этого требования предусмотрена ответственность в виде штрафа, который взыскивается с директора компании или главного бухгалтера.

Рассмотрим подробнее, как предоставляется ответ налоговой на требование о предоставлении документов, форму ответа и сроки его подачи.

В каких случаях ИФНС требует документы
Какие документы могут истребовать должностные лица ФНС у компании
Сроки предоставления документов по требованию налоговой
Как подготовить ответ налоговой на требование о предоставлении документов
Последствия ненаправления ответа на запрос
Как поступить при отсутствии документов
Как правильно организовать взаимодействие с налоговой службой

В каких случаях ИФНС требует документы

Первичные документы, отражающие взаимоотношения между контрагентами, могут понадобиться налоговой службой для проверки законности операции, а также правильности начисления обязательных платежей в бюджет. Истребовать документацию должностные лица ИФНС могут у проверяемой компании, а также юридических лиц и предпринимателей, которые с ней работали.

Отказ от предоставления документов и нарушение установленных нормативно-правовыми актами сроков влечет серьезные последствия вплоть до блокировки счета, что делает невозможным работу компании.

Обратите внимание, что форма требования строго регламентирована приказом ММВ-7−2/628@. В запросе налоговой обязательно указывается исчерпывающий перечень первичных документов, которые компания или ИП обязаны предоставить.

Что могут истребовать должностные лица ФНС у компании

Дополнительно направляются другие документы, подтверждающие наличие взаимоотношений между субъектами предпринимательства:

Гражданско-правовые договора с приложениями;
Дополнения к договорам
Выставленные и оплаченные счета;
Акты выполненных работ;
Декларации;
Счета-фактуры по НДС.

Сроки предоставления документов по требованию налоговой

Согласно действующему порядку, срок предоставления документов по требованию налоговой в 2020 году составляет:

Для компании, которая проходит проверку или предоставляет документы по конкретной гражданско-правовой сделке — 10 дней;
При передаче данных по контрагенту (если они есть) — 5 дней.

Важно не допустить нарушение сроков предоставления документов. Для этого нужно помнить, что первым днем, с которого начинается отчет, является следующий за получением требования. А именно:

Если запрос отправлен по почте — 6 день с момента отправки;
Если налоговая выставила требование в личном кабинете — следующий за днем размещения;
Если используется ТКС — день отправки подтверждения о получении запроса.

Как подготовить ответ налоговой на требование о предоставлении документов

Форма документа, который направляет компания в ответ на запрос ИФНС, строго не регламентирована. Необходимо указать реквизиты требования и перечислить список копий документов, которые к нему прилагаются с указанием числа страниц.

Иногда в запросе должностные лица налоговой службы требуют дать пояснения по конкретной сделке. В этом случае их необходимо предоставить в письменной форме, текст ответа может быть произвольным.

Если у компании отсутствуют запрошенные документы, необходимо написать об этом и указать причину отсутствия первичной или итоговой документации.

Правила предоставления копий документов:

Если компания или ИП физически не может предоставить ответ в указанное законом время по объективным причинам, она просит у налоговой отсрочку. Перенос сроков возможен только после направления письменного уведомления в адрес должностных лиц налоговой службы.

Последствия ненаправления ответа на запрос

Субъект предпринимательства, который не хочет иметь проблем с налоговой службой, имеет только три варианта действий в ответ на запрос налоговиков:

Плательщик несет ответственность за отказ в предоставлении документов. Причем налоговые инспектора считают отказом факт непредоставления даже 1 документа из запрошенного списка. В этом случае виновное должностное лицо штрафуется согласно нормам административного кодекса.

Ответственность за предоставление документов в налоговую службу несет руководитель предприятия, он же привлекается к ответственности (статья 126 НК РФ). Главный бухгалтер отвечает только в том случае, если обязанность по взаимодействию с ФНС прямо прописана в его должностной инструкции.

Отсрочка по предоставлению документов дается руководителем налогового органа в ответ на запрос плательщика. Он направляется на следующий день после получения запроса и рассматривается в течение 2 дней.

Как поступить при отсутствии документов

Потеря документации, ее уничтожение до истечения срока хранения или неотражение сделки в первичных документах и бухучете влечет такие последствия:

Доначисление налоговых платежей вместе с санкциями за их несвоевременную уплату;
Привлечение к административной ответственности за нарушение правил учета хозяйственных операций;
Привлечение к уголовной ответственности, если представителями правоохранительных органов будут доказаны умышленные действия, направленные на уклонение от налоговых платежей.

Как правильно организовать взаимодействие с налоговой службой

Хотите правильно организовать взаимодействие с налоговой службой и избежать проблем, связанных с нарушением порядка предоставления документов? Обращайтесь за помощью в компанию «Мегаконсалт». Мы предоставляем услуги по ведению бухгалтерского учета на условиях аутсорсинга. Наши бухгалтера и юристы досконально знают порядок взаимодействия с ИФНС и не допустят нарушений, которые могут повлечь негативные последствия для вас.

Для получения консультаций и оформления заявки на услуги по ведению бухучета в компании «Мегаконсалт» обращайтесь к нашим менеджерам по указанным телефонам.

Представлению копий документов по требованию налогового органа, а также изменениям в порядке представления документов на бумажном носителе посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?

Налоговым кодексом РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.

Изъятие подлинников документов регламентируется статьей 94 НК РФ. Форма постановления о производстве изъятия документов и предметов утверждена приложением № 23 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, то основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неисполнение требования отсутствуют.

Но исполнять требование подобным образом не нужно.

Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.

После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика, так как запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.

Что означает представление документов в виде заверенных копий?

Пункт 2 статьи 93 НК РФ включает следующие формы представления истребуемых документов:
— на бумажном носителе;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подпункт 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Нотариальное удостоверение копий документов не требуется, если иное не предусмотрено законодательством.

Для процедуры заверения копий документов используются положения ГОСТ, что подтверждается судебной практикой (в частности, обзор судебной практики Верховного Суда за первый квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда 20.06.2012).

В соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст с 1 июля 2018 года введен в действие новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения ее соответствия (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения копии (выписки из документа).

В ГОСТе сказано, что отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Как заверить документ, в котором больше одной страницы?

Изготовленную копию многостраничного документа целесообразно прошить, пронумеровать и заверить в целом. Для этого на оборотной стороне последнего листа помимо прочих реквизитов проставляется надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов» (количество листов указывается словами).

Из копий заверенных документов можно сформировать подшивку. При этом должна сохраниться возможность свободного чтения текста документа, возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке.

Налогоплательщик мог получить налоговые претензии в случае, если была заверена подшивка, а не копия каждого документа. Поскольку только при заверении каждого отдельного документа его допустимо использовать в качестве подтверждения обстоятельств по делу о налоговом правонарушении (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

Однако отметим, что Минфином было выпущено письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, из которого, при желании, можно сделать вывод о допустимости представления документов в виде сшива документов.

Кроме того, есть примеры судебных актов, в которых признавалось, что действия налогоплательщика по своевременному представлению подшивки документов не образуют состава правонарушения, так как не являются отказом от представления документов (непредставления документов). Такой подход отражен в частности, в постановлении ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012, постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 24.08.2012 по делу № А75-10184/2011.

Что изменилось в порядке изготовления копий документов?

В 2016 году ФНС было наделено полномочием по утверждению требований к нумерации и сшиву листов документов, представляемых на бумажном носителе (пункт 2 статьи 93 НК РФ).

В настоящее время требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, утверждены приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

С учетом статьи 5 НК РФ требования к оформлению документов, представляемых в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий, подлежат применению с 25 января 2019 года.

Именно Требованиями, а не ГОСТом нужно руководствоваться при представлении копий документов в налоговые органы.

Как с указанной даты нужно представлять копии документов на бумажном носителе?

Требования предусматривают, что листы документов объединяются в том, объем которого не более 150 листов. При большем количестве листов формируется следующий том и так далее. Исключением является документ, содержащий более 150 листов. Такой документ составляет отдельный том (независимо от количества листов).

Каждый лист документа нумеруется сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Нужно ли заверять каждый отдельный документ?

В Требованиях говорится о том, что прошивается и заверяется каждый том документов, то есть заверять отдельно каждый документ в сшиве не нужно.

На оборотной стороне последнего листа (сшива) размещается наклейка, заклеивающая место связки нитей прошива. Заверительная надпись на этой наклейке включает должность лица в организации, личную подпись, ФИО, количество листов (цифрами и прописью), дату.

Нужно ли заверять копии документов печатью?

В Требованиях отсутствует указание на проставление печати на заверительной надписи.

Это объясняется, в том числе тем, что общество с ограниченной ответственностью вправе иметь печать (статья 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Обязанность общества использовать печать может быть предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Аналогичный подход отражен и в законе «Об акционерных обществах».

Положения Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, предметом регулирования которого является порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, не могут рассматриваться в качестве обязанности общества иметь и использовать печать во взаимоотношениях с налоговыми органами.

Таким образом, если правом иметь печать общество не воспользовалось, то изготовление копий документов может проводиться без заверения их печатью.

Документы, представляемые в налоговые органы, с 7 апреля 2015 года принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706).

Обязательно ли налогоплательщиком должно составляться сопроводительное письмо к представляемым документам?

Минфин рекомендовал представлять копии документов с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

Положения пункта 5 статьи 93 НК РФ в редакции Федерального закона от 03.08.2018 № 302-ФЗ фактически закрепили наличие письма налогоплательщика, которое сопровождает представление копий документов.

В требованиях, утвержденных приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, наличие сопроводительного письма указывается как обязательное условие. В таком письме указываются дата и номер требования о представлении документов, количество листов (с учетом всех томов).

Также в самом сопроводительном письме или в отдельной описи должны быть перечислены представляемые документы.

В наличии такого сопроводительного письма заинтересован сам налогоплательщик, поскольку оно позволит ему подтвердить первоначальное представление документов при получении требования об их повторном представлении.

А если копии будут не заверены?

Риск привлечения к ответственности существует, если налогоплательщик в нарушение требований законодательства, предписывающих представлять заверенные копии, представит незаверенную. В том числе, например, если заверит документ не личной подписью, а факсимиле. Заверенные таким образом документы не будут рассмотрены налоговым органом как надлежащие копии (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.01.2015 № Ф03-5752/2014).

В случае представления незаверенных копий налогоплательщик может столкнуться с тем, что налоговый орган составит акт об обнаруженном правонарушении, предусмотренном статьей 126 НК РФ, повторно запросит документы (особенно, если в представленных незаверенных копиях им найдены ошибки).

Как представляются копии документов на бумажном носителе?

Способами представления истребуемых документов являются личное представление, представление через представителя, направление документов по почте заказным письмом.

Налогоплательщику также рекомендуется сохранять доказательства представления документов (информации). Это может быть:
— расписка налогового органа в получении истребуемых документов по описи;
— почтовая документация в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31.07.2014 № 234.

При представлении документов в электронной форме по ТКС таким документом является квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должного лица налогового органа.

В случае истребования документов в ходе проверки, которая проводится на территории налогоплательщика, может ли налогоплательщик, изготовив копии, предоставить их в распоряжение налогового органа на своей территории?

Строго говоря, такого способа исполнения требования в НК РФ не содержится.

Судебная практика исходит из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ: истребованные документы должны быть представлены по месту проведения проверки. Данное условие выполняется:
— при проведении проверки на территории налогоплательщика;
— при представлении документов по месту проведения проверки, где согласно статье 89 НК РФ должны находиться должностные лица налогового органа;
— при получении инспекцией письма налогоплательщика о готовности истребуемых документов.

При наличии этих обстоятельств обязанностью проверяемого лица является обеспечение для налогового органа возможности своевременного получения документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2013 по делу № А29-4831/2012, постановление ФАС Московского округа от 05.06.2013 № А40-78313/12-91-433).

Но информирование налогового органа о подготовке копий документов и их нахождении на территории налогоплательщика не является надлежащим исполнением требования о представлении документов, если проверка приостановлена (определение Верховного Суда от 09.02.2015 № 304-КГ14-7880).

В письме ФНС от 07.08.2015 № ЕД-4-2/13892@ сказано, что в период приостановления проверки налогоплательщик должен представить документы в тот налоговый орган, который указан в требовании о представлении документов (информации).

Обязательно ли представлять на бумаге документы, которые были составлены в электронном виде?

Когда истребуемый документ составлен в электронной форме не по установленным ФНС форматам, представление документа на бумажном носителе производится в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.

Для каких документов утверждены форматы?

Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов:
— счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж (форматы утверждены приказами ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@);
— документ о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
— документ о передаче результатов работ, документ об оказании услуг (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
— акт приемки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

В виде сканированных образов могут быть представлены:
— договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
— спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
— акт приемки-сдачи работ (услуг);
— счет-фактура, в том числе корректировочный;
— товарно-транспортная накладная;
— товарная накладная (ТОРГ-12);
— грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.

В одном комплекте документов могут быть направлены как xml-файлы, так и скан-образы (письмо ФНС от 23.12.2016 № ЕД-4-15/24784).

Документы, представляемые в электронной форме по ТКС, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами значительно расширен.

На практике прием документов в виде скан-образов по ТКС в электронной форме осуществлялся налоговой инспекцией с использованием типа документооборота «Обращение».

С 15 января 2018 года приказом ФНС от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096@ введен формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@).

Данный формат обеспечивает направление в электронной форме документов как в виде xml-файлов, так и в виде скан-образов документов в ответ на требование налогового органа о представлении документов (письмо ФНС от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280@).

Код вида документа указывается в соответствии со Справочником, утвержденным приказом ФНС от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@.

И нспектор, проводящий налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые документы. Как правило, способ их представления выбирает налогоплательщик. Рассмотрим, как правильно подготовить и передать документы в налоговую инспекцию.

В каком виде представлять документы

При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы. Это можно сделать следующими способами (абз. 1 п. 1 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

лично или через представителя;
по почте заказным письмом;
в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Способ представления определяется организацией самостоятельно (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

Бумажные экземпляры

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).

Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013 1 ).

Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Имейте в виду, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая необходимость может возникнуть, в частности, в случае обнаружения несоответствия предоставленных сведений и сведений, содержащихся у налоговой, а также в случае сверки копий документов с их подлинниками (письмо Минфина РФ от 11.01.2009 № 03-02-07/1-1).

Заверяем копии

Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 2 ):

заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.

Образец заверения см. в Примере 1.

Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Многостраничные документы

Чиновники в письмах ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ и Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 (направлено письмом ФНС России от 29.08.2014 № АС-4-2/17341) разъяснили порядок заверения многостраничных документов. В данном случае возможно как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При прошивке многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа;
исключить возможность механического расшития подшивки;
обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа;
осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

заверительная надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
дата заверения;
надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

Образец заверения см. в Примере 2.

Подшивка документов

НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Данный вывод прозвучал в письмах ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 и Минфина России от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Часть судей считает, что заверенная подшивка документов правомерна.

Арбитры пришли к выводу о том, что своевременное представление обществом копий истребованных инспекцией документов, оформленных в виде подшивки, содержащей удостоверительную надпись уполномоченного лица, не является отказом от их представления и не может быть расценено как непредставление документов вообще. Указанный вывод прозвучал в постановлениях ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012 и Западно-Сибирского округа от 30.08.2012 по делу № А75-10187/2011.

В то же время, мы нашли судебные акты, где сказано, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Судом установлено, что заявителем в ИФНС представлена подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: «Всего пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО «Тривиум-ХХ1» экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008 г.». Арбитры решили, что данный факт свидетельствует о представлении обществом копий документов, не заверенных должным образом (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 (определение ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10)).

Электронные документы

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам утвержден приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (далее – Порядок).

Налогоплательщик получает в течение следующего рабочего дня после отправки истребуемого документа в электронном виде (п. 21 Порядка):
1) подтверждение даты отправки;
2) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме.

Учтите, что представление документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по форматам, установленным ФНС России. Если документы составлены в электронной форме не по установленным форматам, то их следует распечатать на бумажном носителе и в виде заверенных копий представить в налоговый орган. На это было указано в письмах ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@ и Минфина РФ от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2.

В конце мая 2015 г. в первом чтении был принят проект Федерального закона № 688389-6 «О внесении изменений в Налоговый кодекс Российской Федерации в части совершенствования налогового администрирования» 3 . Документ затрагивает порядок представления истребуемых документов в налоговые органы в электронной форме. Предлагается на проверяемое лицо возложить обязанность по перечислению представляемых документов в описи с указанием наименования и индивидуальных признаков каждого документа.

Опись документов

Налоговики не вправе требовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в инспекцию при проведении камеральных или выездных проверок. Правда, указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в инспекцию в виде подлинников, которые впоследствии были возвращены, а также на ситуации, когда документы были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).

Для того чтобы соблюсти ограничение на повторное истребование документов, чиновники рекомендуют налогоплательщикам представлять документы с сопроводительным письмом и описью (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

Если они направляются в бумажном виде, то опись составляют в свободной форме (Пример 3).

Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу – опись вложения. К письму в этом случае прикладывается юридически значимое описание содержимого. Письмо с описью представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи по форме 107 4 . Заполнить бланк можно на официальном сайте Почты России 5 .

Если документы отправлены в электронной форме по ТКС, то и опись составляется в электронном формате. Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ утвержден формат описи документов, направляемых в инспекцию в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов.

Сроки предоставления документов

Камеральные и выездные проверки

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 рабочих дней (20 дней – при проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

Бизнесмен 30.10.2015 получил требование о представлении документов на камеральную проверку.

В данном случае крайний срок представления документов - 16.11.2015. Дело в том, что в подсчет берутся только рабочие дни: 2, 3, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 16 ноября.

Если ИП не имеет возможности представить требуемые документы в течение установленного срока, то можно попросить отсрочку (Пример 5). Сделать это надо в течение дня, следующего за днем получения требования. В уведомлении указывают причины, по которым документы не могут быть представлены вовремя, и новый срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ).

В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) инспекции вправе продлить сроки представления документов или отказать, о чем выносится отдельное решение (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Отметим, что арбитры не раз говорили, что законодательство не допускает немотивированного, произвольного отказа налоговиков в продлении срока представления документов при наличии соответствующего ходатайства налогоплательщика.

НК РФ предусматривает наряду с правом налогового органа продлить срок представления документов право налогоплательщика обратиться с ходатайством о продлении такого срока в случае, если требуемые документы не могут быть представлены в указанный срок (постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.2009 по делу № А55-8517/2008).

Налоговый орган в случае отказа в продлении срока для представления документов обязан мотивировать такой отказ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.11.2010 по делу № А44-152/2010).

При продлении срока представления документов налоговики учитывают указанные налогоплательщиком причины, объем документов, наличие факта частичного представления документов, сроки, в которые проверяемое лицо по его уведомлению может представить документы. Таким образом, ИФНС самостоятельно определяет, на какой период возможно продлить срок подачи документов (письмо Минфина РФ от 05.08.2008 № 03-02-07/1-336).

В случае направления требования налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й рабочий день со дня отправки письма (п. 6 ст. 6.1, абз. 3 п. 4 ст. 31 НК РФ). При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения налогоплательщиком данного требования (письмо Минфина РФ от 06.05.2011 № 03-02-07/1-159).

Встречные проверки

Требование о представлении документов в случае встречных проверок следует исполнить в течение 5 рабочих дней со дня получения. Второй вариант – в тот же срок налогоплательщик сообщает, что не располагает указанными документами (п. 5 ст. 93.1 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Образец уведомления для такой ситуации см. в Примере 7.

ИП 02.11.2015 получил требование о представлении документов по встречной проверке. В данном случае крайний срок представления документов ? 10.11.2015, поскольку в подсчет берутся только рабочие дни: 3, 5, 6, 9, 10 ноября.

Срок представления документов также может быть увеличен по ходатайству лица, у которого истребованы документы (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Ответственность

Камеральные и выездные проверки

Если бизнесмен не представил в установленный срок документы, он будет оштрафован в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126, п. 4 ст. 93, п. 6 ст. 93.1 НК РФ). Причем размер штрафа увеличивается до 400 рублей за каждый документ, если в течение года он совершит аналогичное повторное нарушение (п. 2 и п. 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ, письмо Минфина России от 24.07.2012 № 03-02-08/64).

Отметим, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов не определено с достоверностью. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо (письмо Минфина России от 17.10.2013 № 03-02-08/43377).

Если требование о представлении необходимых для камеральной налоговой проверки документов не исполнено налогоплательщиком по причине истребования документов, которые не относятся к предмету проверки, или по причине неопределенности истребуемых документов, то оснований для применения ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, не имеется (постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 № 15333/07).

Кроме того, за непредставление в установленный срок в инспекцию документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Встречные проверки

В данном случае отказ лица представить имеющиеся у него документы со сведениями о налогоплательщике по запросу налоговиков карается штрафом в размере 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).

В п. 2 ст. 126 НК РФ субъект правонарушения – не сам налогоплательщик, а третье лицо, у которого имеются документы, содержащие сведения об интересующем налоговый орган налогоплательщике (п. 18 информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.03.2003 № 71).

Также за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Если истек срок хранения документов

По нашему мнению, если истребуемые документы не представлены в связи с истечением срока их хранения, то ни о каких штрафах по ст. 126 НК РФ речи быть не может.

Суд установил, что требуемые документы не были представлены в связи с истечением срока их хранения. Поэтому арбитры признали необоснованным привлечение заявителя к налоговой ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ в связи с отсутствием его вины (постановление ФАС Дальневосточного округа от 03.06.2013 № Ф03-6629/2012).

Арбитры отмечают, что согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны только в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов.

В отношении привлечения налогоплательщика к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, за непредставление налоговому органу счета-фактуры от 31.10.1997 суды исходили из отсутствия оснований для привлечения к ответственности в связи с истечением срока хранения первичных документов (постановление ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-С3 (определение ВАС РФ от 04.03.2010 № ВАС-1745/10)).

В каких случаях ИФНС требует документы
Какие документы могут истребовать должностные лица ФНС у компании
Сроки предоставления документов по требованию налоговой
Как подготовить ответ налоговой на требование о предоставлении документов
Последствия ненаправления ответа на запрос
Как поступить при отсутствии документов
Как правильно организовать взаимодействие с налоговой службой