Пояснение в налоговую по численности сотрудников

Опубликовано: 14.05.2024

Коммерческие предприятия довольно часто сталкиваются с необходимостью предоставить в налоговую инспекцию пояснения по какому-либо вопросу. Для того, чтобы эти пояснения не привели к дальнейшим проверкам со стороны надзорного органа, к составлению ответа следует относится крайне внимательно, скрупулезно и не затягивать с его отправкой.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Наиболее частые вопросы от налоговой

Обычно требование предоставить пояснения поступает через некоторое время после сдачи всевозможных отчетов и деклараций, так что поводом для них может стать любая, даже самая незначительная ошибка или неточность в документах. Во многих случаях разъяснения требуются по НДС, указанному к возмещению, из-за несоответствии сведений о налогооблагаемых базах в декларациях по налогу на прибыль и опять же НДС, при расхождении данных у контрагентов. Вопросы могут вызвать необоснованные убытки при проверке начисления налога на прибыль, подача уточненной декларации или расчета, в которых исправленная сумма налога к уплате меньше, чем в присланных первоначально и т.д.

В какой форме приходит требование

Налоговая инспекция может выслать требование о пояснениях как в бумажном, так и в электронном виде. При этом, в случае, электронного послания, налогоплательщик обязан отреагировать на него в течение пяти рабочих дней. Если же данный документ пришел в бумажном виде, на него также необходимо дать ответ в кратчайшие сроки, причем вне зависимости от того, имеется ли на нем печать налоговой инспекции или нет.

Порядок действий при получении требования

После того, как налогоплательщик получает требования о пояснениях, он должен сверить переданные в налоговую документы с имеющимися у него на руках данными.

В первую очередь, при проверке декларации по НДС, анализу подвергаются указанные в ней суммы (на предмет их соответствия с суммами по всем входящим и исходящим счетам-фактурам). Далее аналогичным образом исследуются даты, номера счетов-фактур, и прочие реквизиты (ИНН, КПП, адреса и т.п.).

Если вопросы возникли по декларации УСН или по налогу на прибыль, следует проанализировать все суммы расходов и доходов, которые были приняты для их расчета. Идентично приведенному алгоритму проверяются и все другие виды документов, вызвавшие вопросы у налоговой инспекции.

После того, как ошибка будет найдена, нужно передать в налоговую уточненную отчетность с исправленными данными — но это касается только сумм. Если же ошибка не относится к финансовой части, то «уточненку» сдавать не надо, достаточно предоставить необходимые пояснения.

Внимание: закон не говорит о том, что пояснения должны быть даны именно в письменной форме, т.е. это значит, что они могут быть предоставлены и устно. Однако во избежание дальнейших разногласий, лучше все-таки озаботиться составление письменного ответа.

Как поступить, когда требование налоговой несправедливо

Случается, что налоговая инспекция требует пояснений необоснованно, т.е. в отчетности не было допущено никаких ошибок. В таких ситуациях игнорировать письма от налоговой тоже нельзя.

Во избежание каких-либо санкций (в том числе и внезапных налоговых проверок) необходимо своевременно уведомить надзорную службу о том, что в соответствии с информацией предприятия, все предоставленные сведения верны.

В любом случае, при составлении ответа надо помнить, что для налоговой важно даже не столько содержание письма, сколько сам факт ответа на требование.

Как оформить ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений

Оформить его можно либо на бумаге, написав «от руки», либо в электронном виде, напечатав на компьютере. При этом, если пояснение пересылается по обычной почте, то отправлять его надо заказным письмом с уведомлением о вручении, тогда риск того, что письмо затеряется, будет сведен к минимуму.

Использование электронного формата возможно только при наличии у организации электронной цифровой подписи.

К пояснению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы – их наличие нужно отразить в содержании ответа.

Образец составления ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Как уже говорилось выше, унифицированной формы ответа для дачи пояснений налоговой нет, так что составлять его можно в произвольном виде. Стоит отметить, что форма ответа должна быть предельно корректной и стандартной с точки зрения правил оформления подобного рода бумаг.

Вначале слева или справа (не имеет значения) нужно указать адресата, т.е. именно ту налоговую инспекцию, куда отправляется ответ. Здесь нужно вписать ее номер, а также район и населенный пункт, к которому она относится.
Далее указывается отправитель письма: пишется название предприятия, его адрес (фактический), а также номер телефона (на случай, если у налогового инспектора возникнут какие-либо дополнительные вопросы к пояснению).
Далее в ответе следует сослаться на номер требования (а таким документам налоговая служба всегда присваивает номера), и его дату (отметим: не дату получения, а именно дату составления), а также коротко обозначить суть вопроса.
После этого можно приступать непосредственно к даче пояснений. Их следует писать максимально подробно, со всеми нужными ссылками на документы, законы, нормативные акты и т.п. Чем тщательнее будет оформлена эта часть ответа, тем больше шансов на то, что налоговая будет им удовлетворена.

Ни в коем случае нельзя давать в ответе недостоверные или заведомо ложные сведения – они будут быстро обнаружены и тогда последуют немедленные санкции со стороны налоговиков.

После того, как пояснение будет дано, необходимо заверить письмо подписью главного бухгалтера (при необходимости), а также руководителя компании (обязательно).

Валерий Провоторов, ведущий юрист налоговой практики юридической фирмы Coleman Legal Services, описывает ситуацию, когда налоговая отправляет предпринимателю предписание обосновать факт уменьшения страховых взносов, объясняет, какие действия и в какие сроки нужно предпринять, чтобы не попасть под штрафы

Получение такого письма с требованием обосновать уменьшение страховых взносов означает, что налоговому органу что-то не понравилось в сданной вами отчетности.

Камеральной проверке территориальных налоговых органов подлежат все полученные декларации и бухгалтерская отчетность. Такая проверка изначально проводится в автоматическом режиме. В случае выявления ошибок в отчетности (например, противоречий между сведениями в представленных документах или выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа и полученным им в ходе налогового контроля) налоговая вправе потребовать дать соответствующие пояснения.

Кроме того, налоговый орган вправе запросить сведения и документы, подтверждающие корректность сумм декларации, не подлежащих обложению страховыми взносами, и применение пониженных тарифов страховых взносов (пункт 8.6 статьи 88 НК РФ).

Если же вами была подана уточненная декларация с уменьшенной суммой налога, подлежащей уплате в бюджет, в сравнении с суммой, заявленной в первоначальной декларации, то налоговики вправе запросить пояснения, обосновывающие изменение показателей (пункт 3 статьи 88 НК РФ).

Такая ситуация может возникнуть, например, если количество лиц, в отношении которых исчисляются страховые взносы в текущем периоде, меньше количества таких лиц в сравнении с предыдущим налоговым периодом.

Что делать?

В случае получения подобного требования о представлении пояснений плательщику страховых взносов необходимо в течение 5 рабочих дней со дня получения такого письма подать пояснения (пункт 3 статьи 88 НК РФ). Если пояснения не представить, то грозит штраф в размере 5 000 рублей (пункт 1 статьи 129.1 НК РФ). За повторное непредставление пояснений в течение календарного года размер штрафа уже составит 20 000 рублей (пункт 2 статьи 129.1 НК РФ).

Мы рекомендуем сначала проверить правильность заполнения расчета по страховым взносам (РСВ), а после выполнить соответствующее ситуации действие:

Если в результате самостоятельной проверки вы выявили ошибки, приводящие к занижению суммы уплаты страховых взносов, то вы обязаны как можно скорее представить уточненный расчет по страховым взносам. В этом случае сдавать пояснения не имеет смысла, а штрафа за неподачу пояснений не будет.
Если ошибок допущено не было, плательщик страховых взносов все равно обязан ответить на требование налогового органа. В пояснениях так и укажите:

«В ответ на требование от (день, месяц, год) № [•] сообщаем, что в расчете по страховым взносам, представленного за (указать период), ошибок не содержится. В связи с этим отсутствуют основания для внесения исправлений в декларацию за указанный период».

Если ошибка действительно допущена, но эта ошибка не влечет занижения страховых взносов (например, техническая ошибка в указании кода), то в ответ на требование налоговой о представлении пояснений вы можете:

подтвердить, что в пояснениях допущена ошибка, с указанием правильного варианта. Важно указать, что ошибка не повлекла занижения налоговой базы или суммы налога к уплате;
подать уточненную декларацию.

В случае, если вы представили уточненный расчет по страховым взносам с суммой к уплате меньше, чем изначально было заявлено в первичном расчете, то вам необходимо подготовить документацию и пояснения, обосновывающие изменения фактических обстоятельств, при которых заполнялся первичный расчет по страховым взносам, либо подтвердить, что первичный расчет был представлен ошибочно.

Пояснения в налоговый орган составляются в произвольной форме. Также к пояснениям можно приложить необходимые, по вашему мнению, подтверждающие документы. Конкретный перечь документов в Налоговом кодексе РФ не установлен.

Подать пояснения можно следующими способами:

Индивидуальные предприниматели и юридические лица тесно сотрудничают и работают с налоговым органом. К большинству процедур все давно привыкли и считают их обыденными. Как и привыкли к тому, что периодически из государственной структуры приходят уведомления о вызове и предоставлении разного рода информации.

Вот примерно на таких запросах и появился весьма интересный вопрос: «А зачем вам так много сотрудников». Попробуем разобраться: с чем это связано и как вообще реагировать на подобные письма.

Что спрашивает налоговая о работниках

Итак, был зафиксирован случай, когда индивидуальный предприниматель получил уведомление о вызове на допрос в налоговый орган налогоплательщика. В этом нет ничего страшного, но вот вопрос, который был поставлен в письме, немало удивил.

Как вести на допросе в ФНС? Смотрите видео:

Необходимо было дать пояснение. Почему за 9 месяцев одного года сотрудников, по которым делались соответствующие отчисления, было меньше, чем за прошедшие 9 месяцев уже текущего года. Другими словами вопрос стоял примерно такой: «Почему за прошедший год у вас увеличилось количество работников и зачем вам столько».

При этом было необходимо дать письменные пояснения о причинах увеличения людей или же внести соответствующие поправки, если была допущена ошибка. Стоит отметить, что лицо, получившее подобное уведомление, слегка удивилось и совершенно не представляло, что ему следует написать.

Стоит ли вести бизнес с родней? Узнаете по ссылке.

Казалось бы, увеличение работников может произойти по самым разным причинам, начиная от расширения производства и заканчивая введением дополнительных должностей. Стоит отметить, что все налоговые ставки за своих сотрудников оплачивались исправно и своевременно. Так в чем же проблема в таком случае?

Допрос в ФНС. Фото otr-online.ru

Каким должен быть ответ на вопрос

Прежде всего, следует понять, зачем налоговый орган направляет подобные запросы. Разумеется, все это необходимо для формирования более точных и полных данных о налогоплательщиках и выявлении незаконной деятельности.

Также стоит помнить о том, что налоговому органу поставлена задача всеми силами пополнять государственную казну. Именно по этой причине ФНС и прибегает к самым, зачастую весьма странным методам.

Работа с фирмами и недобросовестными контрагентами, выявление системы дробления бизнеса – это один из наиболее «хлебных» способов. На этот счет можно сказать следующее «отсутствие у вас судимости – это не ваша заслуга, а наша недоработка».

Сколько налогов надо платить с зарплаты? Ответ в видео:

Собственно именно по этой причине и появляются подобного рода запросы, которые откровенно вводят в тупик. Можно ли как-то ответить на вопрос: «зачем вам столько работников» и не вызвать лишнего подозрения у налогового органа?

Сказать сложно, поскольку если государственная структура захочет проверить ИП или юридическое лицо, она это сделает. Прежде всего, при получении таких «писем счастья» не стоит паниковать и предпринимать необдуманных решений.

Почему банки интересуются кредитной историей? Подробнее тут.

Также можно обратиться в ФНС со встречным запросом с просьбой дать пояснения по формулировке данного вопроса.

Вызов в ФНС. Фото klerk.ru

Как уже говорилось, в подобной ситуации нельзя действовать необдуманно и поспешно. Если ситуация вызывает серьезные сложности, всегда можно воспользоваться помощью юриста. Но чего уж точно не рекомендуется делать, так это вести подпольную деятельность, правда рано или поздно откроется, а последствия будут весьма неприятными.

В Инспекцию ФНС России №
по Московской области

Ответ ООО на требование о предоставлении объяснений полученных убытков в 202_ году.

ИНФОРМАЦИЯ О КОМПАНИИ

Общество с ограниченной ответственностью
Дата регистрации: 1 марта 2019 года.
ОКВЭД 63.40 – организация перевозки грузов
Генеральный директор

РАЗВИТИЕ КОМПАНИИ В 2019 ГОДУ

Ограничения для ведения хозяйственной и коммерческой деятельности.

1. Финансовые ресурсы.
(Отсутствие финансовых ресурсов и отказ банков в кредитовании, в осеннее зимний сезон 2019 года, при увеличении грузопотоков ограничил компанию в возможностях удовлетворить весь спрос клиентов в автотранспорте)
2. Молодая компания – нет доверия клиентов, в связи с этим сложности с привлечением клиентов.
(Дорогие грузы, ритмичность поставок и связанное с этим наличие машин, опыт перевозок различных товаров)
3. Не доверие перевозчиков и экспедиторов к новой компании.
(Финансовое состояние и возможности по оплате кредиторской задолженности, опыт в транспортной логистике)

Стратегия выхода и закрепления на рынке

Стратегия по увеличению доли рынка.

Компания вышла на рынок вовремя финансового кризиса, для того, что бы закрепиться на рынке была выбрана стратегия по увеличению доли рынка.
При реализации данной стратегии окупаемость не очень быстрая, однако, данная стратегия позволила преодолеть барьер недоверия к новой компании, благодаря сбалансированным ценам, которые были интересны для клиентов. Данная стратегия имеет эффективность в долгосрочном периоде. Данная стратегия позволила эффективно собрать клиентскую базу.

Ценообразование

Используя стратегию, по увеличению доли рынка использовались следующий метод ценообразования:
Метод среднерыночных цен. Метод предполагает продажу услуг по рассчитанной на основе конкурентных данных «среднерыночной цене». При этом методе выяснялись цены в отраслевых справочниках, клиентские цены и выводилась среднерыночная цена.

Таблица №1. Формирование среднерыночной цены по направлению.

Продажи транспортных услуг

График 1. Продажи транспортных услуг ООО «—» за период: апрель 2019 – март 2020 гг.

Таблица № 2. Продажи транспортных услуг ООО «—-» за период: апрель 2019 – март 2020.

Динамика основных показателей Апрель 2019 – март 2020

График№2. Динамика основных показателей апрель 2019 – март 2020

Таблица №3. Основные показатели Апрель 2019 – март 2020

Доходы и расходы 2019 года

Более подробно рассмотрим расходы компании «—» в 2019 году.

Таблица №4. Доходы и расходы 2019 года

Из данных, представленных в таблице №3 видно, что большая часть годового убытка была получена в 4 квартале, это связано с тем, что с развитием деятельности увеличиваются расходы.

Начинается набор сотрудников и увеличивается оплата труда. Аренда офиса. Объём перевозок и увеличение загрузок от клиентов повлекло увеличение затрат на сотовую связь. (Тариф, выбранный для сотовой связи, обеспечивает экономию по сравнению со стационарной т.к. по Москве и области звонки бесплатно, а по регионам 1 минута стоит 0,5 руб., стационарная связь от 4 до 6 руб. в минуту).

Исходя из принятой стратегии выхода компании на рынок, руководство ООО «—-» приняло решение работать с минимальной маржой, что позволило завоевать определённый рыночный сегмент и увеличивать долю рынка. Конкурентная среда в условиях глобального экономического кризиса более жёсткая, а предпринятая стратегия работы на рынке позволила компании динамично развиваться, но ещё не достаточно что бы за 3 квартала 2019 года выйти на безубыточный уровень продаж.

Поэтому в конце года были предприняты меры маркетингового и рекламного характера направленные на работу с рынком и клиентской базой, что позволило вывести компанию на прибыльный уровень продаж уже в первом квартале 2020 года. Положительная динамика финансовых результатов наглядно представлена Графиком №2, Таблица №3. Кроме того, начиная с 1 квартала 2020 года, прослеживается значительное улучшение платёжеспособности компании и её финансовой устойчивости.

Анализ финансовых коэффициентов

Таблица №5. Анализ финансовых коэффициентов.

Анализ финансовых коэффициентов позволяет сделать вывод, что намечена положительная тенденция улучшения этих показателей, не смотря на то, что значения коэффициентов не являются пока достаточными. Учитывая малую вероятность того, что все кредиторы одновременно предъявят свои требования.

Анализ ликвидности баланса

Таблица № 6. Анализ ликвидности баланса.

Анализ финансовой устойчивости

Таблица №7. Анализ финансовой устойчивости.

Как видно из таблицы увеличение произошло почти по всем статьям, характеризующим финансовую устойчивость компании, что является положительным фактором.

Динамика продаж по клиентам

Таблица №8. Динамика продаж по клиентам.

Таблица № 9. Показатели клиентской базы.

Бюджет доход / расход на 2020 год.

Таблица №10. Фактические показатели 1 кв. 2020, и прогноз на 2020 год.

Схема оказания экспедиторских услуг

По договору транспортной экспедиции ООО «___» обязуется за вознаграждение и за счет Клиента выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.
Договором транспортной экспедиции предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, избранными экспедитором или клиентом, обязанность экспедитора заключить от имени клиента или от своего имени договор (договоры) перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также другие обязанности, связанные с перевозкой.
В качестве дополнительных услуг договором транспортной экспедиции, как правило, предусмотрено осуществление таких необходимых для доставки груза операций, как получение требующихся для экспорта или импорта документов, выполнение таможенных и иных формальностей, проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка, уплата пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента, хранение груза, его получение в пункте назначения, а также выполнение иных операций и услуг, предусмотренных договором.

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ТРАНСПОРТНОГО РЫНКА ПРИ ВЫХОДЕ НА РЫНОК В 2019 году

Состояние рынка

В настоящее время на российском рынке работают около 4 тыс. компаний, предоставляющих транспортно-экспедиторские услуги (компании, зарегистрированные на территории РФ, включая их филиалы в регионах) — в том числе, более 3 тыс. перевозчиков и 1 тыс. экспедиторов (операторы или агенты). Более 760 компаний позиционируют себя как складские операторы. Основная масса экспедиторских и логистических компаний расположена в Москве и Санкт-Петербурге, а также в портовых городах и региональных центрах. Около 30% транспортно-логистических компаний зарегистрированы в ЦФО (в том числе, более 20% — в Москве), 28% — в Приволжском ФО, 18% — в Уральском ФО и 10% — в Северо-Западном ФО (в том числе, 9% — в Санкт-Петербурге).

Российский рынок находится на этапе формирования, уступая западным странам, как по качеству, так и по комплексности услуг, предоставляемых отечественными компаниями.

Перспективы развития отрасли в значительной степени будут определяться повышением комплексности и качества предоставляемых услуг, ростом инвестиционной привлекательности, развитием транспортной и логистической инфраструктуры, в том числе за счёт перенаправления капитала из других областей.

Наиболее высокий уровень конкуренции отмечается в сегменте транспортно-экспедиторских услуг, что связано с большим количеством компаний, работающих в сфере организации грузоперевозок, и достижением относительного баланса между спросом и предложением на рынке.

Факторы роста

Экспертные оценки (по материалам СМИ)

Без ошибок в практике не обойтись. Стоит отметить, что экспедитор является связующим звеном между клиентом и поставщиками услуг, а значит, ему приходится отстаивать права и тех, и других. Одним из способов избежания затрат является страхование деятельности экспедитора.
Открытие экспедиторской компании планируйте с учетом времени года. Осенью наблюдается аврал в работе, и если заранее не подготовиться, в лучшем случае это будет грозить упущенной прибылью, в худшем – плохой репутацией из-за срывов поставок. С другой стороны, нет смысла начинать работать весной. Летний период всегда наиболее «тихий». Поток заказов сезонный — объемы работы, по наблюдению экспертов, резко возрастают перед майскими и новогодними праздниками, а пик загрузки приходится на осень. Также специалисты отмечают увеличение числа заказов в конце каждого месяца.
Эксперты рекомендуют расширять перечень услуг по мере развития компании — крупные клиенты все чаще требуют от экспедитора комплексного решения своих транспортных проблем: не только переместить груз из пункта А в пункт Б, но и организовать страховку, вооруженную охрану, складирование, за что готовы платить.
Эксперты рекомендуют нанимать специалистов со стажем, поскольку, помимо практических навыков, у них есть наработанные связи с контрагентами, клиентские базы. К сожалению, спрос на опытных сотрудников ощутимо превышает предложение. Второй путь — учить способных новичков. Вырастить специалиста можно за год.
Фирма начинает работать в ноль, если общая стоимость оказанных услуг равна 1,5-2 млн руб. в месяц. Такой объем заказов обеспечивают один-два постоянных клиента через три месяца после начала работы. На формирование клиентской базы, приносящей стабильный доход, потребуется не менее шести месяцев, оценивают игроки рынка.
Затраты на создание компании окупаются в среднем через полтора года после начала деятельности, утверждают Эксперты. Спустя два года работы предприятие, имеющее в штате четырех специалистов, способно перевозить в год около 100 тыс. т грузов.
В структуре объема коммерческих перевозок грузов России преобладает доля автомобильного и железнодорожного транспорта (58,3% и 36,5% соответственно). При этом сохраняется тенденция роста доли автомобильного транспорта и сокращение доли перевозок железнодорожным транспортом (в 2007 году доля автомобильного транспорта составляла 56,3% и железнодорожного — 38,5%).
Из всех видов грузоперевозок (железнодорожные, автомобильные, авиаперевозки, перевозки речным и морским транспортом, мультимодальные) самым перспективным эксперты называют сегмент автомобильных перевозок. Причин несколько. В качестве основной Сергей Акимов отмечает государственную монополию на осуществление железнодорожных и авиаперевозок: На железной дороге правила диктует государство, в авиационной отрасли, по сути, тоже. У игроков транспортно-логистического рынка в этих сферах нет возможности сокращать свои издержки или увеличивать объемы. Уровень качества и цена там строго фиксированы. Кроме того, автомобильные перевозки удобнее для клиента утверждает ЮРИЙ КАЛИНОВСКИЙ, заместитель начальника филиала Ассоциации международных автомобильных перевозчиков (АсМАП) в УрФО: Только автомобиль может доставить груз от двери до двери.

ПЛАНЫ РАЗВИТИЯ В 2020 ГОДУ

В качестве приложения представлено изучение рынка. Начиная с 2020 года наблюдается нехватка транспортных средств и другие качественные изменения рынка, которые изменяют рынок логистики. Если в 2009 году основные усилия прикладывались к работе с клиентской базы, начиная с 2020 года необходима активная маркетинговая работа по отношению к поставщикам услуг (перевозчикам). С мая 2020 года начинает чувствоваться дефицит транспортных средств. Данная рыночная ситуация потребует повышения тарифов для клиентов, однако эта мера не сможет в достаточной мере повысить рентабельность перевозок т.к. стоимость закупки услуги у перевозчика повышается быстрее, чем возможность повысить договорные цены клиентам.

Для увеличения клиентской базы и количества перевозчиков на 2020 год запланированы ряд маркетинговых мероприятий.

Телемаркетинг с привлечением аутсорсинговой компании. Данная акция уже в апреле – мае 2020 года позволила наработать базу потенциальных клиентов до 150 и привлечь нового клиента. Данная акция будет проходить каждый квартал.

В мае 2020 года для увеличения активности привлечения клиентов и осуществления прямых продаж клиентам принят на работу менеджер по продажам.

Для активизации работы с перевозчиками планируется увеличение маркетинговой активности и приём сотрудника работающего с поставщиками услуг, заключающего договоры с новыми контрагентами.

Меры направленные на активное развитие клиентской базы, наработка базы перевозчиков позволит компании «—-» развиваться успешно. В 2010 году планируется развитие новых услуг таких, как сборные перевозки, активное привлечение клиентов в сегменте контейнерных перевозок.

Пояснительная записка в ФНС — это документ, в котором налогоплательщик разъясняет сложившиеся обстоятельства. Представители налоговой инспекции довольно часто запрашивают такое письмо, особенно в случаях, когда в отчетности предприятия значительно снизились фискальные платежи или зарегистрирован убыток.

Когда необходимо предоставить пояснения

При проведении проверки инспектор вправе затребовать письменные разъяснения. Ситуации, в которых налогоплательщики обязаны пояснить результат контроля, прописаны в п. 3 ст. 88 НК РФ:

Ответить на запрос инспекции следует в течение 5 рабочих дней с момента официального вручения требования — такие нормы закреплены в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. В особенных случаях ФНС придется уведомить о получении налогового запроса (письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).

Как составить

Общий порядок, как написать письмо в налоговую о разъяснении, таков:

Составляем ответ на фирменном бланке организации. Если такового бланка нет, в шапке документа указываем полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
Указываем номер и дату требования, на которое составляется пояснение. Допустимо составить ответ сразу на несколько налоговых запросов.
Если в отчете есть ошибки и несоответствия, перепроверьте отчетность, чтобы исключить опечатки или описки.
В описательной части ответного письма детально и последовательно раскрываем обстоятельства ситуации, которую требуется объяснить.
Отвечая на запрос, опирайтесь на факты, подтвердите обстоятельства документально. Приложите копии документов к ответу, если таковые имеются. Например, копию дополнительного соглашения к договору с условием о повышении цен.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли сдавать пояснительную записку с бухотчетностью. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что будет, если не ответить на требование ФНС

Как бы ни грозили сотрудники инспекции наказаниями, оштрафовать или выписать административное взыскание за отсутствие пояснительного письма налоговики не могут:

статья 126 НК РФ не является основанием для наказания, так как предоставление пояснений не относится к предоставлению документов (93 НК РФ);
статья 129.1 НК РФ неприменима, так как запрос письменных объяснений не является «встречной проверкой» (93.1 НК РФ);
статья 19.4 КоАП — не аргумент, наказание применимо только при неявке в территориальную инспекцию.

Бланк и готовые образцы для разных ситуаций

Унифицированная форма пояснительной записки не предусмотрена. Используйте в работе типовой шаблон:

В ИФНС России № 16 по городу Санкт-Петербургу

от некоммерческой организации «Доброволь»

Адрес места нахождения:

400000, г. Санкт-Петербург, ул. Примерная, д. 18

В ответ на требование о предоставлении пояснений от … № … сообщаем следующее:

Основной деятельностью организации является ….
За … квартал (или иной период) … года доходы организации от (указать убыточный вид деятельности) составили … руб.,

в т. ч. выручка от продажи … руб.

в т. ч. прямые расходы — … руб.,

косвенные расходы — … руб.,

внереализационные расходы — … руб.

Можно привести иную, значимую для вашей ситуации, или более детальную расшифровку расходов. Вообще, чем подробнее и детальнее вы представите ситуацию, тем лучше.

По итогам отчетного периода убыток составил … руб.
Причинами, повлекшими образование убытка, являются:

Директор НКО «Доброволь» ______________ Иванов И. И.

НДФЛ начислен неверно

Ошибка редкая, но все же встречается на практике. Если налоговики обнаружили некорректно исчисленный налог, то организации придется не только подготовить пояснительное письмо, но и сформировать корректирующую отчетность (справку 2-НДФЛ).

Ошибки и расхождения по НДС

Налог на добавленную стоимость — это фискальное обязательство, в котором бухгалтеры допускают большую часть ошибок. В результате расхождения и неточности в отчетности неизбежны.

Самые частые ошибки, когда суммы начислений налога меньше суммы налогового вычета, заявленного к возмещению. По сути, причина данного расхождения — невнимательность лица, ответственного за выставление счетов-фактур или техническая ошибка при выгрузке данных.

В пояснительной записке укажите следующую информацию: «Сообщаем, что в книге покупок ошибки отсутствуют, данные внесены верно, своевременно и в полном объеме. Данное расхождение произошло из-за технической ошибки при формировании счета-фактуры №____ от «___»______ 20___г. Налоговая отчетность была скорректирована (указать дату отправки корректировок)».

Расхождения в отчетности

Довольно часто встречаются ситуации, когда один и тот же экономический показатель имеет разные значения в предоставленных формах фискальной отчетности. Такие расхождения вызваны тем, что для каждого налога, сбора, взноса установлены индивидуальные правила определения налогооблагаемой базы. И если налоговики требуют предоставить разъяснения по этому вопросу, предоставьте разъяснения в свободной форме. В тексте укажите конкретные причины, из-за чего образовались расхождения.

Также причиной такой нестыковки являются разные нормы и правила налогового учета в отношении ряда конкретных ситуаций. Пропишите сложившиеся обстоятельства в письме.

Указывать пояснения со ссылками на нормы действующего фискального законодательства приветствуется. Даже если компания не права (неверно истолковала нормы НК РФ), то ФНС предоставит подробные разъяснения, что позволит избежать более крупных ошибок и штрафов в дальнейшей деятельности.

Снижение налоговой нагрузки

Этот вопрос у налоговиков пользуется особым интересом. Так, представители ФНС беспрестанно следят за объемами поступлений в государственный бюджет. При их снижении реакция незамедлительная: требования с предоставлением пояснений, приглашение руководителя к личной встрече с представителем ФНС либо выездная камеральная проверка (крайняя мера).

В такой ситуации медлить нельзя, необходимо сразу предоставить пояснения в ФНС. В ответном письме опишите все обстоятельства и факты, которые повлияли на снижение налоговых платежей. Подтвердите факты документально либо предоставьте экономические обоснования. В противном случае ФНС инициирует выездную проверку, которая затянется на несколько месяцев.

Что писать в пояснительной записке:

Снижение зарплатных налогов. Причины: сокращение штата, реструктуризация предприятия, снижение уровня заработной платы.
Снижение прибыли обычно происходит из-за расторжения договора с покупателями. Следует приложить к письменным разъяснениям копию дополнительного соглашения о расторжении договора.
Рост затрат как результат снижения прибыли. Обоснование: расширение деятельности (увеличение объемов производств, открытие нового филиала, подразделения, торговой точки), смена поставщиков или увеличение цен на материальные запасы и сырье (приложите копии договоров).

Причин снижения налоговой нагрузки довольно много. Необходимо детально разбираться в каждом конкретном случае.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Читайте также: