Перечень документов образующихся в деятельности федеральной налоговой службы

Опубликовано: 25.04.2024

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Для чего используют

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

группировка имеющихся документов по разным критериям;
обеспечение их сохранности;
возможность быстро найти требуемую бумагу;
индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/[email protected]; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

• внесение дел, заведенных в течение года;

• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2021 г. имело индекс 01-08, а в 2021 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать о новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Образец составления номенклатуры дел

Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,

дата составления документа,

предстоящий год, на который он пишется,

населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

индекс или номер дела,

заголовок или название,

количество содержащихся в нем частей или томов,

срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),

отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Что такое вид номенклатуры в 1С 8.3 и как их настроить

Для того чтобы настроить виды номенклатуры, нажмите на соответствующую гиперссылку в форме списка справочника «Номенклатура».

Виды номенклатуры необходимы для разделения номенклатурных позиций. Каждому виду можно задать свой счет учета номенклатуры. Очень важно не допускать наличие дублей в данном справочнике, что может привести к неправильной работе счетов учета номенклатуры.

При установке типовой конфигурации от поставщика, данный справочник будет уже заполнен основными видами номенклатуры. Если вид номенклатуры является услугой, не забывайте проставлять соответствующий флаг при его создании.

от 15 февраля 2012 года N ММВ-7-10/88

(с изменениями на 6 февраля 2019 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В целях совершенствования организации делопроизводства и архивного дела, а также обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности налоговых органов и подведомственных организаций,

2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям территориальных налоговых органов и подведомственных организаций руководствоваться Перечнем при составлении номенклатур дел, определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

3. Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести Перечень до нижестоящих налоговых органов.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Д.В.Наумчева.

Руководитель Федеральной
налоговой службы
М.В.Мишустин

УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 15 февраля 2012 года N ММВ-7-10/88

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения

(с изменениями на 6 февраля 2019 года)

Указания по применению Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения

1. Общие положения

* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать "101н". - Примечание изготовителя базы данных.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся и используемые в делопроизводстве налоговых органов Российской Федерации всех уровней системы управления.

1.3. Перечень служит целям обеспечения сохранности документов, применяется при подготовке номенклатур дел, разработке схем классификации документов и формировании дел.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа в работе экспертных комиссий при определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение и пополнении Архивного фонда Российской Федерации, выделении документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности налоговых органов.

2.2. Перечень состоит из 19 разделов:

раздел 1 включает документацию, отражающую нормативное обеспечение деятельности, организационные и распорядительные функции управления, функции правового обеспечения деятельности налоговых органов и их взаимодействия с правоохранительными и контролирующими органами, функции организации внутриведомственного контроля за деятельностью налоговых органов, а также функции документационного обеспечения управления и архивного хранения документов;

разделы 2-4 включают документы по перспективному и оперативному планированию, финансированию, бюджетному планированию и отчетности, контролю финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерскому и статистическому учету и отчетности налоговых органов;

раздел 5 включает документы по нормированию, тарификации, оплате и охране труда;

раздел 6 содержит документацию по организации государственной службы и кадрового обеспечения налоговых органов, включая прием, перевод, увольнение, аттестацию и присвоение классных чинов, профессиональную подготовку, стажировку и повышение квалификации кадров, о стимулировании труда работников налоговых органов, пенсионное обеспечение государственных гражданских служащих, профилактику правонарушений, проведение служебных проверок и расследований, организации и проведения дактилоскопической регистрации;

раздел 7 содержит документацию по оперативному налоговому учету и статистической отчетности налоговых органов;

раздел 8 содержит документацию по организации мониторинга, анализа и прогнозирования налоговых платежей;

раздел 9 включает документы по организации контроля налоговых органов за соблюдением налогового законодательства, камеральным, выездным налоговым проверкам, контролю налогообложения организаций и физических лиц, прибыли, мониторингу вкладов налогоплательщиков в финансово-кредитных организациях;

раздел 10 содержит документацию о регулировании налогообложения юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей; прибыли некоммерческих, коммерческих, финансово-кредитных и страховых организаций; внешнеэкономической деятельности, подакцизных товаров, крупнейших налогоплательщиков; налоговых споров в досудебном порядке; о возврате налогоплательщикам предусмотренных законодательством налоговых вычетов;

раздел 11 посвящен документации, относящейся к государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, учету организаций и физических лиц, ведению Единого государственного реестра юридических лиц, Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, Единого государственного реестра налогоплательщиков;

раздел 12 содержит документацию по организации представления налоговыми органами интересов Российской Федерации в делах о банкротстве и в процедурах банкротства;

раздел 13 включает документацию о лицензировании и контроле за изготовлением и торговлей защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговли вышеуказанной продукцией, деятельности по организации и проведению азартных игр в букмекерских конторах и тотализаторах, соблюдении организаторами азартных игр требований, предъявляемых к игорным заведениям, контролю за проведением лотерей, за осуществлением валютных операций резидентами и нерезидентами, не являющимися кредитными организациями или валютными биржами, о маркировке табачной продукции, за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения, а также документацию о регистрации игрового оборудования и проверке его технического состояния, контролю за выдачей свидетельств о регистрации организаций, совершающим операции с денатурированным этиловым спиртом и прямогонным бензином;

раздел 14 содержит документы о международном сотрудничестве с международными организациями, зарубежными странами и об анализе международной практики налогообложения;

раздел 15 включает документацию по научному, информационному и телекоммуникационному обеспечению налоговых органов, научно-методическому и организационному обеспечению информатизации налоговых органов, разработке, внедрению и эксплуатации информационных и телекоммуникационных средств, обеспечению безопасности и защиты информации, взаимодействию со средствами массовой информации и оказанию государственных услуг налоговых органов через Интернет-портал;

раздел 16 содержит документацию по материально-техническому обеспечению, хранению материально-имущественных ценностей, по эксплуатации и ремонту зданий, помещений, оборудования, транспортному обслуживанию и обеспечению связи;

раздел 17 содержит документацию по организации проведения открытых конкурсов и размещения государственных заказов для нужд налоговых органов;

раздел 18 содержит документацию по организации в налоговых органах внутреннего распорядка и охраны, пожарной безопасности, организации гражданской обороны и работы при чрезвычайных ситуациях, мобилизационной подготовки;

раздел 19 содержит документацию, отражающую социальное страхование, жилищное и медицинское обеспечение в налоговых органах.

2.3. Документация в разделах и подразделах Перечня, обобщена в статьях, систематизированных по функционально-предметному принципу в логической последовательности их значимости. Статьям присвоена единая последовательная нумерация. В статьях Перечня объединяются в комплекс документы разных видов, относящихся к конкретному вопросу (предмету, объекту), имеющих одинаковый срок хранения. Наименования основных видов документов, включенных в отдельные статьи, перечисляются в скобках.

2.4. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

2.5. Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне (графы NN 3-6), установлены следующим образом.

Графа N 3 Перечня содержит указания о сроках хранения документации Центрального аппарата ФНС России.

Графа N 4 Перечня содержит указания о сроках хранения документов Управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональных инспекций ФНС России по федеральным округам.

Графа N 5 Перечня содержит указания о сроках хранения документации Межрегиональных инспекций ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, Межрегиональных инспекций ФНС России и межрайонных инспекций ФНС России по централизованной обработке данных, инспекций межрайонного уровня, инспекций ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления.

Графа N 6 Перечня содержит указания о сроках хранения документации в организациях, находящихся в ведении ФНС России, не являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, к которым отнесены организации информационно-технологического сервиса, поддерживающие аппаратно-программную и телекоммуникационную среду налоговых органов; подрядные строительные организации и подразделения системы дирекции единого заказчика, осуществляющие капитальное строительство, реконструкцию и ремонт зданий и сооружений, занимаемых налоговыми органами; учебно-методические центры повышения квалификации специалистов налоговых органов; ведомственные лечебно-профилактические учреждения.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, применяют в отношении документов постоянного хранения, установленного Перечнем, к своим документам срок "до ликвидации организации" (ДЛО). В случае ликвидации организации, социально значимые документы по личному составу и иные документы передаются на хранение правопреемнику или в соответствующие государственные, муниципальные, ведомственные архивы или архив организации - правопреемника в установленном порядке. При отсутствии правопреемника решение вопроса о порядке дальнейшего их хранения определяется ликвидационной комиссией по согласованию с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, на территории которого расположен налоговый орган.

Указанные в Перечне сроки хранения документов применяются в установленном порядке при экспертизе ценности и отборе документов на хранение в соответствующие государственные, муниципальные, ведомственные архивы, и к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

2.6. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе. Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе, о чем сделаны отметки в графе "примечание" Перечня (см. п.2.8).

2.7. В целях обеспечения полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах налоговых органов одной территории (например, Управления ФНС России по субъектам Российской Федерации и соответствующие налоговые инспекции). Право решения вопроса отбора документов при этом предоставляется государственным и муниципальным архивам по согласованию с соответствующими территориальными налоговыми органами.

2.8. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом особенностей и способов их документирования, содержания, авторства, места создания, копийности. В графе N 7 Перечня "Примечание" при необходимости дается поясняющая отметка и комментарии, уточняющие сроки хранения: "В электронном виде" и т.п.

2.9. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов на основании проведения экспертизы ценности может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

2.10. Отметка "ДМН" (до минования надобности) означает, что документация имеет только практическое информационное значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Приказом Федеральной налоговой службы от 06.12.2016 № ММВ-7-10/671@ внесены изменения в Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@.

В ряд статей Перечня внесены уточнения, и он дополнен новым разделом 20 «Добровольное декларирование физическими лицами активов и счетов (вкладов) в банках».

В Центральном аппарате ФНС России будут храниться:

специальные декларации и документы / сведения, приложенные к ним, принятые на централизованное хранение в ФНС России (ст. 913), – 15 лет ЭПК;
журнал учета доступа к специальным декларациям, находящимся на централизованном хранении в ФНС России (ст. 914), – 15 лет ЭПК;
специальные декларации и документы / сведения, приложенные к ним, не прошедшие регистрацию в налоговом органе (ст. 915), – 10 лет ЭПК.

Отказы в приеме специальных деклараций будут храниться в налоговых органах всех уровней (п. 916) 10 лет ЭПК.

Обращают на себя внимание весьма длительные сроки хранения деклараций и сопутствующих им документов 1 .

Сноски 1

См. статью «Новые подходы к организации хранения документов на бумажных носителях в смешанном документообороте: опыт Федеральной налоговой службы» Вернуться назад

Выбери свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Способы направления требования

Налоговому органу предоставлена возможность передачи документов по его усмотрению следующими способами (п.4 ст. 31 НК РФ):

вручение непосредственно под расписку лицу, которому они адресованы, или его представителю;
направление по почте заказным письмом. Считается полученным на шестой рабочий день со дня отправки заказного письма (п. 6 ст. 6.1 НК РФ);
передача в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота. Датой получения считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168);
передача через личный кабинет налогоплательщика (действует с 01.01.2015, Федеральный закон от 04.11.2014 № 347-ФЗ). Датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика (абз. 4 п. 4 ст. 31 НК РФ).

Нюансы направления требования по ТКС.

Порядок направления требования о представлении документов (информации) в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (далее — Порядок).

Требование о представлении документов, направленное в электронном виде по ТКС, считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) налогоплательщика. Напоминаем, что датой получения требования считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка).

Если не представить квитанцию в срок, налоговый орган в течение 10 рабочих дней со дня истечения шестидневного срока вправе приостановить операции по счетам в банке и переводам его электронных денежных средств (пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 21.04.2015 № 03-02-08/22548).

Способы предоставления документов

Истребуемые документы (информация) могут быть представлены в налоговый орган следующими способами (п. 2 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

лично или через представителя,
направлены по почте заказным письмом;
по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика в порядке, установленном ФНС России.

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

НК РФ установлены следующие формы представления истребуемых документов:

на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;
в электронной форме по установленным ФНС России форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» необходимо проставить (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.

А вот заверять надпись на копии печатью необязательно, даже если организация не отказалась от ее использования (Письмо ФНС от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@). Также не требуется нотариально удостоверять копии документов (п. 2 ст. 93 НК).

Согласно позиции Минфина и ФНС при представлении в налоговый орган многостраничного документа необходимо отдельно заверять каждую страницу такого документа либо прошить все страницы, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем подшивки не должен превышать 150 листов (Письма Минфина от 29.10. 2015 № 03-02-РЗ/62336, ФНС от 13.09.2012 г. № АС-4-2/15309@). При этом прошивать вместе разные документы и заверять всю пачку не следует (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, ФНС 02.10.2012 г. № АС-4-2/16459).

Подготовленные для налогового органа документы необходимо сопроводить письмом в двух экземплярах с описью представляемых документов. На своем экземпляре сопроводительного письма (описи) необходимо поставить отметку налогового органа о принятии документов для получения письменного доказательства предоставления документов инспекции.

Особенности представление документов в электронной форме

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Представление документов в электронной форме допускается только тогда, когда они составлены по форматам, установленным ФНС России.

Обращаем внимание, что в настоящее время ФНС России установлены форматы следующих документов:

счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, в том числе дополнительные листы к ним (приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;
документ о передаче товаров при торговых операциях (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
опись документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС (приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@).

Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утверждены новые форматы:

счета-фактуры и документа об отгрузке и об изменении стоимости товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по НДС и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни;
корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при подтверждении факта изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

С 02.06.2016 года исключена возможность выбора налогоплательщиком способа представления документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России.

Представление таких документов осуществляется только по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Представление документов в виде сканированных копий

В настоящее время возможность представления документов в виде сканированных копий установлена не для всех документов. В виде скан-образов допускается представлять только:

договоры (соглашения, контракт), в том числе дополнений (изменений);
спецификации (калькуляции, расчета) цены (стоимости);
акта приемки-сдачи работ (услуг);
счета-фактуры, в том числе корректировочного;
товарно-транспортной накладной;
товарной накладной (ТОРГ-12);
грузовой таможенной декларации/транзитной декларации, в том числе добавочных листов к ним;
отчет о выполненных НИОКР.

Указанный перечень документов является исчерпывающим, непоименованные документы можно представить в налоговый орган только в виде бумажных копий (письма ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Обращаем внимание, что при представлении истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по ТКС, они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

В заключение

В настоящее время наблюдается ужесточение налогового контроля. Данный факт подтверждает и официальная отчетность налоговых органов. Так, несмотря на то, что по информации ФНС России в 2015 году число выездных налоговых проверок снизилось на 14% (с 35,8 тысяч до 30,6 тысяч), эффективность одной выездной проверки за год выросла на 8% и составила почти 9 млн. руб., а уровень взыскания доначисленных сумм возрос до 60%.

Хочется обратить особое внимание на то, что именно с истребования документов (информации) начинается налоговый контроль за деятельностью налогоплательщика и очень важно с самого начала выстроить верную тактику поведения. Поэтому, как показывает практика, чем раньше организация обращается к профессионалам для сопровождения налоговой проверки, тем успешнее получается отстоять законные права и интересы компании.

В заключение хотелось бы отметить, что нюансов по истребованию документов (информации) в рамках налогового контроля очень много, данной статье охвачена только небольшая их часть. В следующих наших статьях рассмотрим не менее важные моменты, связанные с требованиями налогового органа (повторное представление документов, ответственность и возможность ее смягчения и пр.).

Юридическая компания «Пепеляев Групп» сообщает, что ФНС России Письмом от 31.08.2020 № БВ-4-23/13939@ (в ред. Письма ФНС России от 30.09.2020 № СД-4-23/16001@) направила новые рекомендуемые формы и форматы представления документов, используемых при вступлении в налоговый мониторинг и проведении налогового мониторинга.

1. Новые рекомендуемые формы документов

Напомним, что в настоящий момент формы документов, используемых в мониторинге, закреплены Приказами № 323[1] и № 509[2].

изменённые формы документов, уже используемые на практике (например, форма заявления о проведении мониторинга; форма информации о лицах, доля участия которых в организации, представляющей заявление о проведении мониторинга, составляет более 25%, форма регламента информационного взаимодействия (РИВ); форма информации об организации системы внутреннего контроля (СВК);
новые формы документов.

Ниже мы описываем изменения, которые посчитали наиболее существенными.

1.1. Информацию об организации СВК и РИВ рекомендуется представлять в форме совокупности таблиц, а не в текстовом виде (как в настоящий момент).

1.2. В РИВ предлагается максимально подробно раскрывать данные об информационных системах компании. В частности, предлагается указывать вид информационной системы (например, система планирования производства, система бухгалтерского и налогового учета, система формирования налоговой отчетности, система представления отчетности в налоговый орган), информацию о наличии в системе персональных данных, о предоставлении к ней доступа налоговому органу, конкретных функциональных возможностях информационной системы.

1.3. В РИВ добавляется новая Глава IV «Информация о порядке внесения изменений» (согласно Приказу № 323 порядок и сроки внесения изменений и дополнений в РИВ хотя и должны быть описаны в этом документе, но не выделяются в самостоятельную главу).

1.4. Расширяется перечень сведений, которые компании необходимо представлять в налоговый орган. Среди такой информации:

информация о разницах, возникающих между бухгалтерской и налоговой прибылью (убытком), образовавшихся в результате различных правил признания доходов и расходов;
информация о расчете удельного веса обособленных подразделений организации-налогоплательщика;
информация о расшифровке доходов и расходов по ОКВЭД по данным бухгалтерского учета;
информация о сопоставлении операций по бухгалтерскому учету с показателями для целей исчисления НДС;
информация о структуре взаимосвязей внутри группы компаний.

Вышеупомянутую информацию предлагается представлять в виде таблиц согласно приложениям к Требованиям к РИВ. Однако к Письму эти таблицы не приложены.

1.5. Исключается возможность представления РИВ на бумажном носителе. При этом появляется дополнительный способ: через информационные системы организации, к которым налоговым органам предоставляется доступ. Направляемый РИВ предлагается подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Поскольку согласно Приказу № 323 РИВ представляется, в том числе, в бумажном виде, он подписывается уполномоченным представителем организации с прикреплением подтверждающего полномочия документа.

1.6. Новыми являются рекомендуемые формы следующих документов:

уведомления об отзыве заявления о проведении налогового мониторинга;

Согласно п. 3 ст. 105.27 НК РФ организация, представившая заявление о проведении мониторинга, до принятия налоговым органом решения по этому заявлению имеет право его отозвать. До опубликования Письма форма такого отзыва отсутствовала.

учетной политики для целей налогообложения.

К заявлению на проведение мониторинга компания должна приложить, в том числе, учётную политику для целей налогообложения (пп. 3 п. 2 ст. 105.27 НК РФ). Приказы № 323, № 509 специальной формы для учётной политики организации не предусматривают. Письмо же предполагает, что компания будет представлять свою учётную политику как по специально установленной форме, так и в «обычном», текстовом виде.

2. Новые рекомендуемые форматы документов

Для всех новых форм документов ФНС России предусмотрела электронные форматы предоставления.

Документы (за исключением учётной политики) представляются в формате машиночитаемых XML файлов (файлов обмена). В приложениях к Письму указаны требования к описанию XML файла: имени файла и его логической модели.

Учётная политика предоставляется в формате PDF/A-3. Согласно приложению № 13 к Письму документ, созданный в формате PDF/A-3, состоит из визуальной части, структурированной части и электронной подписи. При этом структурированная часть должна содержать файл представления соответствующего документа в формате XML. Файл в формате XML может представляться в налоговые органы как в составе структурированной части документа, представляемого в формате PDF/A-3, так и в виде отдельного документа в формате XML.

О чём подумать, что сделать

Налогоплательщики, планирующие перейти на мониторинг с 2021 г., могут представить соответствующие документы по новым формам и форматам в срок до 01.10.2020, а налогоплательщики, в отношении которых уже проводится мониторинг – в срок до 01.12.2020.

ФНС России ранее уже неоднократно заявляла, что она планирует принять новые формы и форматы документов, используемые при вступлении и нахождении на налоговом мониторинге. Цель таких изменений – обеспечить полностью автоматизированную проверку представляемых налогоплательщиками документов, исключить их «ручной» анализ и, соответственно, таким образом снизить нагрузку на сотрудников налоговых органов. С учётом постоянного роста числа участников мониторинга и планируемого существенного снижения порогов для перехода на данную форму налогового контроля достижение этой цели представляется крайне актуальным.

Важно помнить, что Письмо на данный момент носит рекомендательный характер. Это означает, что, по крайней мере, формально у налогоплательщиков есть выбор в отношении того, какие формы и форматы предоставления документов использовать: новые в соответствии с Письмом или утверждённые ранее Приказами №№ 323 и 509.

Скорее всего, в ближайшее время будет проходить «тестирование» нового способа взаимодействия между организациями, планирующими или уже находящимися на мониторинге, и налоговыми органами. С высокой долей вероятности формы и форматы документов, пока что только рекомендуемые к использованию, впоследствии будут закреплены на уровне Приказа ФНС России в качестве обязательных для применения.

Помощь консультанта

Команда «Пепеляев Групп» продолжит следить за изменениями в законодательстве и предлагает помощь в консультировании по обширному кругу вопросов, связанных со вступлением и нахождением на налоговом мониторинге, в том числе: подготовка обоснования для входа в налоговый мониторинг для участников (акционеров), оценка имеющейся системы внутреннего контроля и подготовка рекомендаций по её доработке с учётом требований ФНС России, подготовка документов для вступления в мониторинг, подготовка запросов о предоставлении мотивированных мнений, разногласий на мотивированные мнения.

[1] Приказ ФНС России от 21.04.2017 N ММВ-7-15/323@ «Об утверждении форм документов, используемых при проведении налогового мониторинга, и требований к ним».

[2] Приказ ФНС России от 16.06.2017 N ММВ-7-15/509@ «Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля».

Читайте также: