Отдел канцелярии в налоговой
Опубликовано: 26.04.2024
I. Общие положения
1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.
*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Настоящим положением.
5.3. .
6. .
II. Структура
1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Бюро (сектор, группа)
экспедиции
Машинописное бюро
(сектор, группа)
Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)
3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп)
III. Задачи
1. Организация делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3. Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
4. .
IV. Функции
1. Ведение делопроизводства на предприятии.
2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
3. Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
4. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
5. Формирование дел и их сдача на хранение.
6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
9. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
10. Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
13. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
15. Выполнение копировальных и множительных работ.
16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
17. .
V. Права
1. Канцелярия имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
1.7. .
2. Заведующий канцелярией также вправе:
2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
2.3. .
3. .
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями предприятия - по вопросам:
- ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
-
(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)
по вопросам:
- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
- .
3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
(наименование структурного подразделения)
по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________
VII. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Сохранность принятых в работу документов.
2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
2.8. .
3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.
Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.
Отдел канцелярии в организации
Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.
Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.
Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:
- Бюро машинного набора текста;
- Бюро копирования и умноженья документов;
- Секретариат;
- Отдел экспедиции – занимается работой с входящей и исходящей корреспонденцией.
Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.
Отдел канцелярии – чем занимается
Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.
С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.
Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.
Правовая база функционирования отдела канцелярии
Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.
С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.
Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.
Положение о канцелярии
ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ
(отметка об учете мнения представительного органа работников)
1. Общие положения
1.1. Наименование подразделения – Канцелярия.
Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).
1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения.
1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).
1.3. Руководство и подчиненность подразделения.
1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).
1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).
1.4. Состав подразделения.
1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).
1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.
1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.
1.5. Нормативная база деятельности подразделения.
1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:
– Устава предприятия (учреждения, организации);
2. Задачи и функции
2.1. Задачи канцелярии.
2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).
2.1.2 . Анализ работы по делопроизводству.
2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.
2.2. Функции канцелярии.
2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).
2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.
2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).
2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.
2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.
2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.
3. Права и обязанности
Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:
3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.
3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.
3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.
3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.
3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.
3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).
3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.
3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).
3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.
3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.
3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.
3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.
4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.
4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.
КАНЦЕЛЯРИЯ
Толковый словарь Ушакова . Д.Н. Ушаков. 1935-1940 .
Смотреть что такое “КАНЦЕЛЯРИЯ” в других словарях:
Канцелярия – получить на Академике активный купон Just.ru или выгодно канцелярия купить по низкой цене на распродаже в Just.ru
КАНЦЕЛЯРИЯ — (ср. век. лат., от cancelli шкафы). Писцы и чиновники известного присутственного места, а также комнаты, где они занимаются. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. КАНЦЕЛЯРИЯ место, в котором… … Словарь иностранных слов русского языка
КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством.2) Название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.) … Большой Энциклопедический словарь
Канцелярия — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством; 2) название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.).… … Политология. Словарь.
КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения; отдел учреждения, ведающий его служебной перепиской, оформлением текущей документации; 2) некоторые государственные учреждения в России XVIII начала XX вв. (Тайная канцелярия и др.) … Юридический словарь
КАНЦЕЛЯРИЯ — КАНЦЕЛЯРИЯ, и, жен. Отдел учреждения, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации. • Небесная канцелярия (разг. шутл.) о силах, будто бы управляющих погодой. Когда же дождь кончитсяСпроси в небесной канцелярии! | прил.… … Толковый словарь Ожегова
канцелярия — контора; делопроизводство, офис, диван, письмоводство Словарь русских синонимов. канцелярия сущ., кол во синонимов: 4 • делопроизводство (2) • … Словарь синонимов
Канцелярия — (лат. cancellaria; англ. chancellery/office) 1) название некоторых гос ных учреждений в России (напр., Канцелярия тайных розыскных дел XVIII в., К. Его Императорского Величества и др.); 2) структурное подразделение организации, ведающее служебной … Энциклопедия права
Канцелярия — отдел, сектор в фирме, компании, учреждении, занимающийся делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
КАНЦЕЛЯРИЯ — (от лат. cancelarius письмоводитель) подразделение, отдел уч . реждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь … Экономический словарь
Канцелярия — (chancery, лат. cancella «занавес», отсюда «закрытое место», «служебное помещение»), учреждение при дворе правителя (императора, папы или короля). В К. составлялись документы, необходимые для судебного делопроиз ва, ведущегося королев, судьями.… … Всемирная история
Бесплатная консультация юриста по телефону:
Рассмотрим организационные и управленческие аспекты, которые необходимо учитывать в данной ситуации.
Во-первых, если вышестоящая организация не разрабатывала и не утверждала типовую или примерную схемы организационных структур, организационные уровни, наименования и типовую или примерную численность структурных подразделений для своих подведомственных организаций, то комиссия не может сразу оценить как нарушение существование канцелярии в качестве такого же структурного подразделения, как и другие отделы.
Во-вторых, после окончания проверки проект подготовленного акта сначала обсуждается членами комиссии и руководством организации, согласовывается, и руководитель организации в случае несогласия с выводами и оценками комиссии может и должен сформулировать свои возражения и обосновать свою позицию. Это делается в специальном документе, который обычно называется Замечания к акту проверки от такого-то числа, а иногда и Протокол разногласий к акту проверки от такого-то числа в зависимости от того, какая процедура проверки соблюдается и как она регламентирована. Замечания или протокол оформляются как приложение к акту в момент его подписания.
В-третьих, важен управленческий аспект. За организацию системы управления, организационную структуру и штатное расписание отвечает первый руководитель организации. В уставах большинства организаций напрямую фиксируется полномочие единоличного исполнительного органа (первого руководителя) определять организационную структуру и утверждать штатное расписание. Организационная структура представляет собой распределение ответственности, полномочий и взаимодействия между работниками организации. В основе такого распределения лежат функции, закрепленные уставом организации. По правилам разработки организационных структур реализация функции должна быть закреплена за группой работников или подразделением, службой с целью обеспечения ответственности и управляемости в организации. За любую функцию, любое дело кто-то должен отвечать. А для того, чтобы не было дублирования, для реализации каждой функции создается одна служба с учетом норм управляемости (не более 6-7 объектов в управлении) и требований управленческой иерархии (подчиненности).
Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Это нормативный правовой акт, который можно использовать для доказательств и обоснования статуса и организационного уровня канцелярии. В этих Правилах для наименования подразделения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, использовано родовое наименование «служба делопроизводства». То есть правило «1 функция = 1 подразделение» фактически соблюдается в организации при централизованном делопроизводстве.
Единственным нарушением, которое можно было бы записать в акт проверки, является несоблюдение принципа унификации наименований структурных подразделений, находящихся на одном уровне иерархии. То есть за другие функции организации «отвечают», например, отделы с конкретными уточняющими наименованиями (транспортный отдел, отдел кадров, производственный отдел и т.п.), а за функцию делопроизводства – канцелярия. Кстати, проверьте для сравнения: а функцию бухгалтерского и налогового учета осуществляет просто бухгалтерия или отдел бухгалтерского учета?!
Необходимо обратиться и к истории вопроса. Канцелярия как наименование службы делопроизводства существует с 18 века (Генеральный регламент 1720 г.) и активно использовалось на протяжении веков. Так, в зависимости от отнесения к одной из четырех категорий (в зависимости от объема документооборота) Единая государственная система делопроизводства (М., 1974) устанавливала типовую структуру канцелярии учреждения как специальной службы, осуществляющей все работы по делопроизводственному обслуживанию.
Позже Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991) также в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций унифицировала наименования служб документационного обеспечения:
- в министерствах и ведомствах – управление делами;
- на государственных предприятиях и других организациях – отдел документационного обеспечения или канцелярия;
- в органах местного самоуправления и коммерческих структурах – общий отдел;
- и только при небольшом объеме документооборота функции делопроизводственного обслуживания могут быть возложены на секретаря (помощника) руководителя организации.
Рекомендации ГСДОУ в настоящее время по-прежнему широко известны и применяются, но в современной практике коммерческих структур встречаются наименования дирекция ДОУ, функциональный блок управления документами, даже дирекция управления делопроизводством (?) и т.п. Такие новые наименования возможны, если они используются для унификации названий подразделений одного организационного уровня.
Вы здесь
- 1. Общие положения
- 2. Структура
- 3. Задачи
- 4. Функции
- 5. Права
- 6. Взаимоотношения (служебные связи)**
- 7. Ответственность
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]
[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]
[число, месяц, год]
1. Общие положения
1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].
Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].
1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
1.5. [Вписать нужное].
2. Структура
2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].
2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.
2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.
2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].
2.5. [Вписать нужное].
3. Задачи
На канцелярию возлагаются следующие задачи:
3.1. Организация делопроизводства на предприятии.
3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.
3.4. [Вписать нужное].
4. Функции
Канцелярия выполняет следующие функции:
4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.
4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.
4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.
4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.
4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.
4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.
4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
4.17. [Вписать нужное].
5. Права
5.1. Канцелярия имеет право:
- давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;
- требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
- требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;
- возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;
- вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;
- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;
5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
5.3. [Вписать нужное].
6. Взаимоотношения (служебные связи)**
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:
- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
- организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;
- организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
- сохранность принятых в работу документов;
- соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;
- обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;
- подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;
- соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;
7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.
7.4. [Вписать нужное].
Руководитель структурного подразделения
[число, месяц, год]
[должностное лицо, с которым согласовывается положение]
Читайте также: