Организация электронного документооборота между участниками налоговых отношений

Опубликовано: 17.05.2024

Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами

Существует два способа перехода на ЭДО с контрагентами — напрямую или через оператора электронного документооборота. Рассмотрим каждый из них.

Прямой обмен документами

Контрагенты обмениваются документами через электронную почту или специальное решение. В этом случае оператора ЭДО привлекать не нужно. Организациям потребуется самостоятельно:

настроить формирование электронных документов по установленным форматам ФНС России,
договориться с контрагентами о прямом обмене электронными документами,
заключить договор (дополнительное соглашение) о применении ЭДО с каждым бизнес-партнером,
организовать техническую возможность для обмена документами,
обеспечить безопасность обмена.

Главное ограничение при прямом обмене документами — передавать так счета-фактуры нельзя. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ, обязательно применять квалифицированную электронную подпись и передавать счета-фактуры в электронном виде только через оператора ЭДО. Как третья сторона оператор фиксирует дату отправки и получения документа, проверяет подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи продавца и покупателя, сохраняет все служебные документы, подтверждающие факт отправки и получения.

Обмен через оператора ЭДО

Организации отправляют и принимают документы в системе электронного документооборота оператора ЭДО. Достаточно подключиться к готовому сервису и присоединиться к регламенту оператора. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, так как за обмен документами отвечает оператор, который:

получает все необходимые лицензии для работы в правовом поле,
создает технологические возможности и соблюдает другие условия для законного обмена счетами-фактурами в электронном виде,
поддерживает форматы, утвержденные налоговой для формализованных документов,
уведомляет ФНС о присоединении новых участников к ЭДО,
гарантирует безопасность передачи данных и защищает от перехвата документов,
фиксирует действия с документами со стороны всех участников сделки. Если возникнет спор, данные от оператора могут стать доказательством в суде,
хранит документы столько лет, сколько положено по законодательству.

Кроме того, оператор поддерживает клиентов в процессе запуска ЭДО, подключения контрагентов и работы в сервисе.

Правила перехода на ЭДО с контрагентами

Договориться с контрагентом о переходе на ЭДО вы можете устно или зафиксировать ваше решение в виде договора либо дополнительного соглашения. Также согласием на обмен электронными документами считается действие контрагента, отражающее его волю установить правовые отношения. То есть фактически компании переходят на ЭДО друг с другом, когда обмениваются приглашениями и принимают их в сервисе.

Для работы в Диадоке достаточно зарегистрироваться в сервисе и подписать лицензионный договор. Так как для подписания используется КЭП, выполнять какие-то другие условия не нужно. Электронный документ, подписанный КЭП, признается юридически значимым на уровне федерального закона, п. 1 ст. 6 63-ФЗ.

С иностранными контрагентами тоже можно наладить электронный документооборот. Легитимность документов при международном ЭДО обеспечивается законом «Об электронной подписи» (ст. 7 63-ФЗ) и трехсторонним соглашением между российской компанией, ее иностранным контрагентом и оператором СКБ Контур о признании используемой электронной подписи. Представители российской компании подписывают документы КЭП, а их зарубежные партнеры — усиленной неквалифицированной электронной подписью. В итоге документы признаются юридически значимыми, вы сможете передать их в налоговую, таможенную службу или банк.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Когда контрагенты хотят детально описать условия взаимодействия через ЭДО, они готовят дополнительное соглашение. Подписать его можно в электронном виде через Диадок.

Как правило, организации прописывают порядок работы с электронными документами, указывают в соглашении обязательства сторон, типы передаваемых документов, правила использования электронной подписи и исключительные случаи, когда документы будут дублировать на бумаге.

Если вам нужен пример соглашения, скачайте образец.

С чего начать переход на ЭДО с контрагентами

Переход на новый формат взаимодействия с контрагентами начинается внутри организации. На подготовительном этапе вы можете внести изменения в учетную политику, ст. 8 402-ФЗ. Вы сами определяете, чем дополнить учетную политику. Рекомендуем обратить внимание на такие пункты:

способ обмена электронными документами (прямой или с привлечением оператора),
список документов, с которыми будете работать в электронном виде,
вид электронной подписи,
должности сотрудников с правом подписания электронной подписью,
порядок хранения и представления в ФНС по запросу.

Когда вы прописали в учетной политике возможность использования электронных документов и регламент работы с ЭДО, выполните следующие шаги.

1. Составьте цепочку документооборота

Как вы работаете с документами на бумаге? Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются между отделами. Эту же схему можно перевести в электронный формат.

Чаще всего при переходе с бумаги на ЭДО процесс удается оптимизировать. Например, благодаря автоматическому распределению документов в Диадоке из цепочки можно исключить их ручную сортировку. Процесс ускоряется, а ресурсы сотрудников идут на решение других важных задач.

2.Получите электронную подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) понадобится сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Приобрести КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Наверняка КЭП уже есть у бухгалтера или руководителя, если организация сдает налоговую отчетность в электронном виде.

3. Выберите оператора и способ работы с ЭДО

Чтобы выбрать оператора, в первую очередь узнайте, подключены ли ваши контрагенты к системе. В Диадоке для этого есть специальные инструменты: проверить контрагентов можно по ИНН и названию на сайте и в самом веб-сервисе. Удобно искать компании массово, загрузив таблицу Microsoft Excel со списком ИНН.

Убедитесь, что оператор поддерживает роуминг с подавляющим большинством других провайдеров и гарантирует безопасность данных. Компания с сертификатом аудита информационной безопасности, резервным копированием файлов, высоким уровнем SLA станет надежным партнером при обмене документами между контрагентами.

Вы хотите только получать документы или полноценно обмениваться ими? Выберите техническое решение исходя из ваших целей, предполагаемого объема электронного документооборота и типа учетной системы:

Меньше 100 документов в месяц — подойдет веб-версия сервиса.
Большой объем документов — установите готовый модуль Диадока, если пользуетесь 1С.
Нужно индивидуальное решение — настройте интеграцию через коннекторы или API Диадока.
Для интеграции с системой SAP ERP у Диадока есть сертифицированное решение.

4. Подключите контрагентов

Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно начать обмен электронными документами. Увеличить количество контрагентов, с которыми компания может перейти на ЭДО, позволит активация контрагентов со стороны оператора. Поэтому важно уточнить, предоставляет ли провайдер такую услугу.

В Диадоке есть отдел, который помогает ответственным лицам в компании подключить контрагентов. Для массового информирования о переходе на ЭДО вы сможете воспользоваться готовыми шаблонами электронных писем, новостей и баннеров на сайт вашей компании. Команда Диадока готова помогать и делиться другими полезными материалами, чтобы вы смогли пригласить и подключить как можно больше контрагентов к ЭДО. Чем больше связей у компании установлено, тем ощутимее выгоды от перехода на электронный документооборот.

Как пригласить контрагента к ЭДО

В Диадоке обмен документами возможен только после того, как обе стороны добавили друг друга в список контрагентов. Для этого нужно обменяться приглашениями.

Как принять приглашение

1. Перейдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Если есть новые запросы от контрагентов, то напротив него будет какое-то число.

2. Наведите курсор на строку с нужной организацией и нажмите на кнопку «Принять приглашение». Организация будет добавлена в список ваших контрагентов.

2. Вы можете проверить сразу всех своих контрагентов, загрузив xls-файл со списком ИНН. Таблицу можно выгрузить из 1С или подготовить вручную. В сервисе есть подсказки, следуйте им.

«Клерк» Рубрика ЭДО

В условиях пандемии многие компании стали переводить сотрудников на дистанционный (удаленный) режим работы.

При этом, после снятия режим самоизоляции в целях оптимизации расходов многие организации позволят сотрудникам и далее работать на удаленке.

В период сегодняшней пандемии компании внедряют электронный документооборот, учитывая общие правила для электронного документооборота.

Среди условий для документа можно выделить:

— наличие необходимых реквизитов;

— абсолютное соответствие форматам, которые утверждены законодательством;

— удостоверение с помощью подписей ответственных лиц.

Проблемы с документооборот у дистанционных сотрудников, работающих на удаленном режиме

В условиях пандемии новой коронавирусной инфекции широко применяемой мерой по борьбе с распространением инфекции является перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы. Такой режим предполагает изменение подходов к работе с документами, в том числе изменение порядка оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами.

Необходимость изменения указанного порядка затрагивает, как минимум, ту часть документооборота организации, которая не полностью переведена в электронный вид.

Юридически значимый электронный документооборот мог бы решить эту проблему, но для этого он должен быть внедрен у всех контрагентов, а также применяться во внутренних документах организаций, в том числе подписываемых комиссиями (акты на списание, авансовые отчеты и т. д.).

Необходимо проанализировать требования законодательства и нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету в отношении оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами и определить оптимальные подходы к выполнению этих требований для документов на бумажных носителях в условиях удаленного режима работы.

Электронный документооборот

Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде.

Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью.

Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе при соблюдении определенных условий (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)).

Подпись электронных первичных учетных для целей бухгалтерского учета

На основании статьи 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В соответствии с пп. 6 и пп. 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете обязательным реквизитом первичного учетного документа является подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Пунктом 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В соответствии со статьей 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 402-ФЗ вид электронной подписи.

То есть, для целей бухгалтерского учета электронные первичные документы допускается заверять подписью любого вида из трех предусмотренных Законом N 63-ФЗ.

Электронный документооборот и законодательство по налогу на прибыль

Организация налогового учета в целях налогообложения прибыли должна осуществляться организацией в соответствии с положениями НК РФ, Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (см. Письмо Минфина России от 29.06.2018 N 03-03-06/1/45251).

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными понимаются расходы, подтвержденные:

— либо документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

— либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Следует учитывать, что согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

В соответствии с п. 1 и 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Законом N 63-ФЗ.

Информация, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п.1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Также, в п.2. статьи 6 этого Закона указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Таким образом, расходы организации могут быть учтены при расчете налоговой базы по налогу на прибыль в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности таких расходов (см. Письма Минфина РФ от 04.12.2019 N 03-03-06/1/94297, от 13 августа 2019 г. N 03-03-06/1/60949, от 12 июля 2018 г. N 03-03-07/48651).

Отметим, что электронные документы можно подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. Но для того, чтобы списать налоговые расходы на основании «первички», подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи (см. Письмо Минфина России от 05.03.2019 N 03-03-07/14313).

С учетом вышесказанного можно сделать вывод о том, что если первичный учетный документ соответствует требованиям Закона N 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью, он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.

Электронная подпись и законодательство по НДС

Что касается подписания электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также при осуществлении электронного взаимодействия с налоговыми органами необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи утвержден Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

Таким образом, налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур (см. Письмо Минфина РФ от 12 сентября 2017 г. N 03-03-06/1/58456).

Электронная подпись и бухгалтерская отчетность

Раньше бухгалтерская отчетность считалась составленной только после ее подписания руководителем на бумажном носителе.

По новым правилам руководитель может подписать отчетность электронной подписью и она будет считаться составленной на эту дату.

Так, согласно п. 7.1. ст. 13 Закона N 402-ФЗ бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление бухгалтерской (финансовой) отчетности другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии бухгалтерской (финансовой) отчетности, составленной в виде электронного документа.

Электронный документооборот с ФНС России

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности) (см. Письмо Минфина РФ от 12 сентября 2017 г. N 03-03-06/1/58456).

На сегодня электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве, в частности, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, пояснений к отчетности, в рамках налогового контроля и т.д.

При этом форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. п. 4, 7 ст. 80 НК РФ).

Первичные учетные документы в целях налогообложения в электронной форме могут быть заверены любым видом электронной подписи.

В то же время налоговое законодательство предъявляет требование по применению усиленной квалифицированной электронной подписи при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176, п. 3 ст. 80 НК РФ, Приложение к Приказу ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота»).

Аналогичный порядок предусмотрен и в представлении истребуемых документов по конкретным сделкам (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Так, например, Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме» утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме; Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (товарной накладной).

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи определены Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

Документы (информация) по требованию налогового органа в электронной форме представляются в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом возможно направление в ответ на требование информации в виде текста без физической подписи, по форматам, установленным ФНС России (Письмо ФНС России от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@).

от 13 июня 2013 года N ММВ-7-6/196@

(с изменениями на 3 июня 2019 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В целях приведения в соответствие с приказом Минфина России от 02.07.2012 N 99н ведомственных документов ФНС России, регулирующих информационное обслуживание и информирование налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС), в соответствии с приказами ФНС России от 21.01.2013 N ММВ-7-12/22@ и от 28.01.2013 N ММВ-7-12/39@

Методические рекомендации по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее - Методические рекомендации) согласно приложению N 1 к настоящему приказу;

формат представления запроса на предоставление информационной услуги в рамках информационного обслуживания и информирования налогоплательщиков в электронной форме по ТКС согласно приложению N 2 к настоящему приказу;

формат представления обращения в целях получения информации в рамках информационного обслуживания и информирования налогоплательщиков в электронной форме по ТКС согласно приложению N 3 к настоящему приказу;

формат представления сведений по письму налогового органа (в том числе в ответ на обращение налогоплательщика) в рамках информационного обслуживания и информирования налогоплательщиков в электронной форме по ТКС согласно приложению N 4 к настоящему приказу;

формат представления сведений ответа на запрос "Перечень бухгалтерской и налоговой отчетности, представленной в отчетном году" при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме по ТКС согласно приложению N 6 к настоящему приказу;

формат представления сведений ответа на запрос "Выписка операций по расчёту с бюджетом" при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме по ТКС согласно приложению N 7 к настоящему приказу.

2. Управлению информатизации (В.Г.Колесников), ФГУП ГНИВЦ ФНС России (В.Б.Безруков) в установленном порядке доработать программные средства, реализующие информационное обслуживание и информирование налогоплательщиков в электронной форме по ТКС.

3. Управлениям ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам:

3.1. В трехдневный срок с даты издания настоящего приказа обеспечить доведение Методических рекомендаций до всех участников информационного взаимодействия в электронной форме по ТКС (территориальных налоговых органов, региональных специализированных операторов связи, налогоплательщиков).

4. Признать утратившими силу:

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы А.С.Петрушина.

Руководитель Федеральной
налоговой службы
М.В.Мишустин

Приложение N 1
к приказу ФНС России
от 13 июня 2013 года N ММВ-7-6/196@

(с изменениями на 3 июня 2019 года)

1. Термины и сокращения

В настоящих Методических рекомендациях по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее - Методические рекомендации) приняты (устанавливаются) следующие термины и сокращения:

Налогоплательщик - налогоплательщики, плательщики сборов, страховых взносов, налоговые агенты.

Представитель - физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях, регулируемых законодательством Российской Федерации о налогах и сборах.

Электронный документ - документ, представленный в электронной форме, в соответствии с требованиями формата для данного вида документа.

Запрос - формируемый налогоплательщиком (представителем) для налогового органа в электронной форме запрос на предоставление информационных услуг (приложение N 1 к Методическим рекомендациям).

Ответ на запрос - формируемый налоговым органом электронный документ в ответ на соответствующий запрос налогоплательщика (представителя) на предоставление информационных услуг.

Обращение - формируемый налогоплательщиком (представителем) электронный документ в налоговый орган по месту постановки на учет налогоплательщика, месту нахождения его обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации в целях получения информации (приложение N 2 к Методическим рекомендациям).

Письмо налогового органа - сформированный налоговым органом электронный документ (письмо), содержащий ответ на соответствующее обращение налогоплательщика (представителя) или информацию для налогоплательщика (представителя) (приложение N 3 к Методическим рекомендациям).

Рассылка - сформированное налоговым органом письмо налогоплательщикам в электронной форме, содержащее информацию, размещаемую на информационных стендах (стойках) налогового органа и необходимую налогоплательщикам для исполнения ими своих обязанностей, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации.

Информационное сообщение о представительстве - информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, формируемое уполномоченным представителем налогоплательщика для налогового органа в электронной форме. Форма и формат документа утверждены приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@ (приложения N 10 и N 11 к Порядку представления организациями и индивидуальными предпринимателями, а также нотариусами, занимающимися частной практикой, и адвокатами, учредившими адвокатские кабинеты, сообщений, предусмотренных пунктами 2 и 3 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации, в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - Порядок).

Информационная услуга - индивидуальное информирование налогоплательщика о состоянии расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам, а также предоставление иной информации, содержащейся в информационных ресурсах налогового органа, в электронной форме. Информационная услуга оказывается налоговым органом по запросу налогоплательщика и/или его представителя.

Подтверждение даты отправки - формируемый оператором электронного документооборота (далее - оператор ЭДО) или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем) документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Форма и формат документа утверждены приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@ (приложения N 1 и N 2 к Порядку).

Квитанция о приеме - формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема на обработку представленного налогоплательщиком (представителем) запроса (обращения) в электронной форме по ТКС. Форма и формат документа утверждены приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@ (приложения N 3 и N 4 к Порядку).

Уведомление об отказе в приеме - формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт отказа в приеме обращения или запроса на предоставление информационных услуг в электронной форме по ТКС. Форма и формат документа утверждены приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@ (приложения N 5 и N 6 к Порядку).

Извещение о получении - формируемое получателем для отправителя технологическое электронное сообщение, информирующее отправителя о получении электронного документа. Форма и формат сообщения утверждены приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@ (приложения N 7 и N 8 к Порядку).

Сообщение об ошибке - формируемое получателем для отправителя технологическое электронное сообщение (без вложений), информирующее отправителя о получении электронного документа, содержащего ошибки, или о невозможности его расшифровывания. Текст, содержащий информацию об ошибке, содержится в теле сообщения об ошибке.

Участники информационного взаимодействия - налогоплательщики (представители), налоговые органы, операторы ЭДО.

Приемный комплекс налогового органа - специализированный программный комплекс, используемый на стороне налогового органа для ведения электронного документооборота по ТКС.

Программный комплекс налогового органа - специализированный программный комплекс, используемый налоговыми органами в целях осуществления налогового администрирования.

Система - распределенная либо централизованная система юридически значимого электронного документооборота Федеральной налоговой службы при представлении налоговых деклараций (расчетов) и иных документов в электронной форме, а также информировании налогоплательщиков по ТКС.

Транспортный контейнер - набор логически связанных электронных документов и электронных подписей, а также сопутствующая транспортная информация, объединенные в один файл, в соответствии с требованиями, установленными в Системе и утвержденными соответствующими нормативными актами ФНС России.

2. Общие положения

2.2. Настоящие Методические рекомендации определяют последовательность электронного документооборота с использованием электронной подписи, соответствующей требованиям, установленным в Системе (далее - ЭП), между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при информировании налогоплательщиков и при предоставлении налогоплательщикам информационных услуг в электронной форме по ТКС, перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах, а также требования:

к временным характеристикам выполнения функций;

к программным продуктам, применяемым участниками взаимодействия при электронном документообороте в части программного модуля, осуществляющего контроль представленных налогоплательщиками (представителями) документов на соответствие требованиям, установленным законодательством о налогах и сборах;

к взаимодействию при нештатных ситуациях.

2.3. Средства криптографической защиты информации, используемые при информационном взаимодействии, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации и совместимы с аналогичными средствами, используемыми ФНС России.

2.4. В процессе электронного документооборота стороны обмениваются электронными документами:

Работа Удостоверяющих центров с 1 июля

Какие Удостоверяющие центры (УЦ) будут выдавать электронные подписи физическим лицам? Каким образом эти УЦ будут проходить аккредитацию? Какие из них потом будут работать напрямую с ФНС?

Электронные подписи физическим лицам будут выдавать коммерческие организации, которые будут аккредитованы по правилам закона 476-ФЗ, внёсшего поправки в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». После успешной аккредитации УЦ получит статус Аккредитованного удостоверяющего центра (АУЦ). АУЦ сможет стать официальным партнером ФНС, если также будет соответствовать дополнительным требованиям, предъявляемым к таким организациям. Если АУЦ получит статус партнера ФНС, то сможет выдавать ЭП от лица службы.

Когда ФНС России начнет выдавать электронные подписи юрлицам?

С 1 июля 2021 года.

У каких УЦ заканчивается право выдавать электронные подписи после 1 июля 2021 года?

1 июля заканчивается право выдачи ЭП у УЦ, которые получали аккредитацию до момента вступления в силу нового 476-ФЗ. Те УЦ, которые получили аккредитацию после вступления в силу этого закона, могут выдавать ЭП после 1 июля.

Получение электронных подписей

Планируется, что сделать это можно будет онлайн, через личный кабинет на сайте ФНС или через сервис по регистрации бизнеса, где можно вместе с документами на регистрацию организации приложить заявление на выпуск ЭП для юридического лица. Также заявление можно будет подать лично, в самом налоговом органе.

Как гражданину узнать, что на него выпущена электронная подпись?

К сожалению, этот вопрос часто возникает из-за случаев мошенничества с электронной подписью. В рамках нового 476-ФЗ предусмотрена необходимость информирования УЦ обо всех выпущенных ЭП в адрес единого портала государственных услуг (ЕПГУ). Уже сейчас любой гражданин может зайти в личный кабинет ЕПГУ и увидеть там все оформленные на него ЭП, при их наличии.

Где будут получать электронные подписи физические лица, которые будут действовать от имени юридических лиц по доверенности?

Сотрудники компаний, которые не имеют право действовать от имени юридического лица без доверенности, будут получать ЭП в АУЦ. Такие ЭП они смогут использовать не только по рабочим вопросам, действуя от имени юридического лица, но и по личным, действуя от собственного имени. Например, смогут подписать договор купли-продажи.

Что делать с ЭП юридическим лицам после истечения её срока действия?

Небольшой компании, где генеральный директор самостоятельно визирует все документы, целесообразно пойти по пути получения ЭП в ФНС России после 1 июля лично директором. Если компания крупная, и необходима работа сотрудников с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), то стоит задуматься о том, чтобы перевыпустить ЭП на сотрудников заранее, до 1 июля. Таким образом, ЭП закончит действие к 1 января 2022 года, зато переходный период компания спокойно проработает без использования МЧД и передачи документов по новым технологиям.

Как подтверждать валидность документов после того, как срок действия электронной подписи уже истек?

На текущий момент этот вопрос решается переподписанием электронных документов. В новом 476-ФЗ предусмотрена метка времени. Для долгосрочного хранения документов это очень полезный инструмент. При подписании документов он фиксирует все необходимые параметры.

Кроме того, сейчас на согласовании в Правительстве находится проект ФЗ об архивном хранении, в котором появляется понятие субъекта (третьей стороны), которая осуществляет хранение документов. Третья сторона – это доверенное лицо, которое вероятно сможет подтверждать неизменность документа в процессе его хранения и полномочия подписантов, проверяя их при приеме документов на хранение.

Руководитель организации должен получать электронную подпись только для юридического лица или дополнительно должен получать ее для себя как для физлица?

Руководитель организации может дополнительно получить ЭП на себя, как на физлицо, в случае, если он собирается осуществлять какие-то действия от своего имени. Если он собирается совершать действия только от имени юридического лица, то ему такая подпись не нужна.

Можно ли на один носитель записать две подписи юридических лиц?

Если один генеральный директор представляет интересы двух юридических лиц одновременно, то такое возможно. Если у юридических лиц разные генеральные директора – то нельзя.

ИП оказывает бухгалтерские услуги юридическому лицу. Какую электронную подпись необходимо получить такому предпринимателю: физлица или ИП?

Если ИП работает от своего имени, то использует ЭП, оформленную на себя, как на ИП. Если он представляет интересы другого юридического лица, то он использует ЭП физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность.

Можно ли при подписании счетов-фактур использовать простую электронную подпись (ПЭП)?

Нет, в отношении счетов-фактур вы можете использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись, так как это указано в порядке передачи счетов-фактур, утвержденном приказом Минфина России. Но в отношении других документов можно использовать простую подпись, если вы пропишите это в соглашении с контрагентом. Но учтите, что простая ЭП не так хорошо защищена, как УНЭП или УКЭП.

Вопросы по машиночитаемой доверенности (МЧД)

Для чего нужна машиночитаемая доверенность? На каком этапе сейчас находится согласование формата этого документа?

Машиночитаемая доверенность нужна для того, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда оно действует от имени юридического лица. На текущий момент в Минцифре еще готовятся документы, связанные с требованиями к МЧД, содержанию в ней обязательных реквизитов и порядка направления, отзыва и хранения.

В ФНС недавно подписали и направили в Минфин на визирование приказ о создании доверенности о взаимоотношениях «налогоплательщик и налоговый орган», то есть формата b2g. Планируется, что форма, формат и перечень реквизитов такой доверенности появятся до 1 июля 2021 года.

Другие документы – Постановление по работе с МЧД и приказ Минцифры, определяющий содержимое МЧД, – также будут готовы к 1 июля.

С 1 июля электронный документооборот будет осуществляться только с обязательным применением машиночитаемой доверенности?

Нет. После 1 июля еще будут действовать ЭП хозяйствующих субъектов, которые выданы до 1 июля: в них содержится информация о принадлежности физического лица к юридическому лицу. Эти ЭП будут действовать либо до окончания своего срока действия, либо до конца текущего года. Также МЧД не потребуется директорам, которые получат ЭП на юридическое лицо в ФНС – они могут подписывать документы своей ЭП.

Нужно ли будет прикреплять МЧД к каждому документу?

Нет. Сейчас вам предоставлен выбор: можете прикреплять МЧД к каждому документу, либо вы можете договориться с контрагентом, где такая доверенность будет находиться, чтобы ее всегда можно было проверить при необходимости.

Планируется ли сервис для создания и хранения, отзыва электронной доверенности на стороне ФНС?

ФНС планирует разработку сервиса по созданию и проверке доверенности в установленном формате на своем сайте. Скорее всего, разработчики учетных систем реализуют это в своих продуктах. Сервис от ФНС подойдет для тех, кто либо не имеет своих учетных систем, либо кому функционал по созданию доверенности нужен крайне редко (1-2 раза в год).

Вопросы по «облачной» ЭП

Что такое облачная электронная подпись?

Понятия «облачная электронная подпись» в законодательстве РФ нет. Под ней имеется в виду подпись, которая хранится удаленно на серверах УЦ. На текущий момент нет требований ФСБ по ним, соответственно разработчики криптографического ПО не могут создать и сертифицировать такие решения. Поэтому пока что усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) не может быть облачной.

Когда появится облачная электронная подпись?

Облачная УКЭП для руководителей юридических лиц появится после того, как ФСБ сертифицирует решения. Затем потребуется время на разработку таких средств. Поэтому предположительный срок – не ранее конца первого квартала-второй квартал 2022 года.

Что касается облачных ЭП для физлиц, то этот проект ведет Минцифры. Сейчас у ведомства идет эксперимент совместно с ФСБ по применению так называемой мобильной ЭП. Сроки будут определены по окончанию эксперимента.

Вопросы по Концепции развития ЭДО

Форматы каких документов планируются к разработке в соответствии с Концепцией развития ЭДО?

Концепцией предусмотрено утверждение ряда форматов электронных документов. Перечень в концепции открытый, пока в нем есть документы, которые максимально востребованы участниками рынка: договор с контрагентом, оферта, акцепт, акт сверки, транспортная накладная, претензия, счет и ряд других.

Сейчас разрабатывается два формата договора: первый – в привычной, машиночитаемой структуре (xml), второй – в формате A3 (pdf). Та часть формата, которая в pdf, позволит в читаемом виде видеть сам текст документа, а в xml-части документа будет содержаться информация, которая будет использоваться для идентификации документа, его маршрутизации и обработки. Решение сделать два формата было принято из-за специфики договора – в таком документе текст является важнейшей составляющей. То, что прописано в тексте договора, определяет его суть.

Следующий формат, который сейчас активно разрабатывается – это электронная транспортная накладная. Это важный документ, так как много сделок происходит именно с перевозкой груза. Эксперимент Минтранса, который проходил осенью 2020 года, был признан успешным и получил одобрение от рынка грузоперевозок. Поэтому в Постановлении Правительства России от 21 декабря 2020 г. № 2200 содержится возможность использования электронного документа.

Кроме непосредственных форматов, ФНС планирует разработать методику по их составлению и утверждению.

В Приказе Минфина России от 5 февраля 2021 г. № 14н обязательны требования проверки формата счета-фактуры в электронном виде. Кто должен проверять электронную подпись – оператор ЭДО или участник обмена и хранения документов?

Если между участником и оператором ЭДО есть договор, в рамках которого оператор оказывает услуги по проверке, то в таком случае при передаче документов участнику не нужно его шифровать. Обязанность по проверке документа, по проверке подписанта лежит на том, кто получает документ. Если он это делает, используя услуги оператора – это его право.

Вопросы по прослеживаемости импортных товаров

В универсальном корректировочном документе (УКД) отсутствуют два реквизита, которые в соответствии со 169 статьей НК РФ являются обязательными: это страна происхождения товара и регистрационный номер декларации на товар. Где их указывать в УКД?

Эти реквизиты не влияют на процесс прослеживаемости, на текущий момент пока их нет в специально поименованном формате. Для их указания можно использовать свободные поля, которые есть в УКД.

При прослеживаемости счет-фактура по НК РФ должен быть выставлен в течение 5 дней. Покупатель может быть подключен к другому оператору. Некоторые операторы ЭДО саботируют внедрение автонастройки роуминга и затягивают настройку в ручном режиме. Что ФНС планирует с этим делать?

Чтобы минимизировать эту проблему, ФНС создает сейчас документ под названием «Технология взаимодействия операторов». Параллельно разрабатываются правки в федеральное законодательство, согласно которому у уполномоченных органов исполнительной власти появится возможность регулировать деятельность операторов. Так, одним из требований к операторам ЭДО станет соблюдение технологии роуминга. Оператор обязан будет устанавливать связь с другим оператором, если реализует обмен документами по утвержденным форматам.

Когда ждать по прослеживаемости документов, необходимых для настройки отчетов по прослеживаемым товарам?

Первые сведения о продажах прослеживаемых товаров будут передаваться в ФНС либо в составе декларации, либо в составе специального отчета, если налогоплательщик не является плательщиком НДС. Поэтому технические средства понадобятся только по результатам работы за первый отчетный период, который наступит после вступления в силу ФЗ о прослеживаемости (то есть после 1 июля 2021 года).

Проекты этих документов уже разработаны, в ближайшее время ФНС рекомендует их письмом, чтобы рынок уже сейчас мог ознакомиться с ними.

Автор: А. Б. Сухов

Комментарий к Приказу ФНС РФ от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@.

Налоговая служба утвердила Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее – Порядок) Приказом от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@. Этот приказ опубликован на портале www.pravo.gov.ru 14.08.2015 и вступил в силу 25.08.2015.

Необходимость принятия Порядка очевидна. Дело в том, что первая часть Налогового кодекса устанавливает многочисленные правила, касающиеся направления документов от налоговых органов налогоплательщикам и ответных обязательных документов в обратном направлении. При этом определяются сроки, в течение которых налогоплательщик должен дать ответ.

Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ документы, используемые налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, могут быть, в частности, переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо через личный кабинет налогоплательщика, если порядок их передачи прямо не предусмотрен НК РФ. Лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, указанные документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Более того, лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, такие документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо личный кабинет налогоплательщика, то есть не направляются по почте и не вручаются лично.

К сведению:

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ указанная обязанность распространяется на налогоплательщиков, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также на вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает ту же величину.

В то же время в силу п. 5 ст. 174 НК РФ независимо от численности работников в том же порядке должны представлять декларацию по НДС все плательщики этого налога, а в определенных случаях и неплательщики его.

Неочевидно, но получается, что даже если лицо представляет в электронном виде только декларацию по НДС, то и документы от налоговиков оно должно получать тоже только в электронном виде или через личный кабинет. Ведь в п. 4 ст. 31 НК РФ для такого порядка передачи документов не ставится никаких условий в отношении численности работников или объема представленной отчетности.

Хотя, возможно, мы еще увидим уточнения по этому поводу. Ведь чтобы представить декларацию по НДС электронно, необязательно заключать договор с оператором. Последний может оказать услугу по передаче декларации и в разовом порядке. Нет пока и обязанности для налогоплательщиков заводить личный кабинет, это можно сделать добровольно.

Как же в таком случае налоговый орган передаст свою корреспонденцию? Очевидно, только лично налогоплательщику или по почте.

При этом в п. 4 ст. 31 НК РФ не определено, какой день считается днем получения документов налоговиков, если они направлены именно в электронной форме через оператора электронного документооборота.

Но согласно п. 5.1 ст. 23 НК РФ лица, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Эти лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом.

В соответствии с пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ при неисполнении данной обязанности в течение 10 дней со дня истечения срока, установленного для передачи налогоплательщиком-организацией квитанции о приеме документов, направленных налоговым органом, тот вправе принять решение о приостановлении операций налогоплательщика по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств.

К сведению:
Согласно п. 11 ст. 76 НК РФ положения данной статьи применяются также в отношении (см. также п. 3 Порядка):

налоговых агентов – организаций и плательщиков сборов – организаций;

индивидуальных предпринимателей – налогоплательщиков, налоговых агентов, плательщиков сборов;

организаций и индивидуальных предпринимателей, не являющихся налогоплательщиками (налоговыми агентами), которые при этом обязаны представлять налоговые декларации в соответствии с ч. 2 НК РФ, то есть п. 5 ст. 174 НК РФ;

нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, – налогоплательщиков, налоговых агентов.

В Порядке приведен довольно длинный перечень документов, на которые он распространяется, то есть которые направляются только в электронном виде или через личный кабинет налогоплательщика, если он обязан отчитываться по налогам через оператора электронного документооборота. Начинается этот список с требования о представлении пояснений.

Обратите внимание:

Согласно п. 6 Порядка участники информационного обмена[1] не реже одного раза в сутки проверяют поступление указанных документов и технологических электронных документов[2]. Формально получается, что это необходимо делать даже в официально установленный государственный выходной или праздничный день (хотя понятно, что в такой день не работает, а значит, и не отсылает свои документы налоговая служба) и уж тем более в день отдыха, определенный на предприятии согласно его внутренним документам, например в связи с простоем.

Это важно, так как не предусматривается никаких причин для переноса начала срока отсчета периода, после которого истечет крайний срок получения документа и к налогоплательщику при отсутствии ответа от него будут приняты меры.

Как мы упомянули, в п. 4 ст. 31 НК РФ не определено, какой день считается днем получения документов налоговиков, если они направлены именно в электронной форме через оператора электронного документооборота. Порядок восполняет этот пробел.

При получении налоговым органом квитанции о приеме документа, который он направил, датой его получения налогоплательщиком (представителем налогоплательщика) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата принятия, указанная в квитанции о приеме. При этом датой направления (отправки) налогоплательщику (представителю налогоплательщика) документа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки (п. 10 и 11 Порядка).

В соответствии с пп. 6 п. 6.1 НК РФ в данном случае речь идет о рабочих днях.

Если есть основания для отказа в приеме документа, то налогоплательщик формирует и отсылает подписанное электронной подписью уведомление об отказе в приеме. Не уточняется, но, очевидно, это надо сделать в течение тех же шести дней со дня отправки документа налоговым органом.

Основанием для отказа в приеме налогоплательщиком (представителем налогоплательщика) документа является:

ошибочное направление налогоплательщику (представителю налогоплательщика);
несоответствие утвержденному формату;
отсутствие (несоответствие) КЭП налогового органа.

Не вполне ясно, как налогоплательщик сможет проверить соблюдение налоговым органом двух последних из указанных требований.

В целом Порядок устанавливает строгие и определенные правила документооборота между налоговым органом и налогоплательщиком, несоблюдение которых может привести к серьезным последствиям для налогоплательщика.

[1] В их число входят налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители, операторы электронного документооборота, налоговые органы (п. 2 Порядка).

[2] Подтверждение даты отправки, квитанция о приеме, уведомление об отказе в приеме, извещение о получении электронного документа (п. 4 Порядка).

Читайте также: