Нужно ли менять фискальный накопитель при смене системы налогообложения

Опубликовано: 30.04.2024

Нужно ли менять фискальный накопитель? Как часто необходимо делать это и зачем?

Фискальный накопитель – основная часть онлайн-кассовых аппаратов, разрешенных к использованию актуальным законодательством РФ. Федеральный закон 54-ФЗ требует установки только таких ККТ для организаций и ИП, занимающихся торговлей и совершающих денежные операции. Прибор с ФН способен сохранять и защищать информацию о торговых операциях, а также передавать ее в ФНС в зашифрованной форме. При этом фискальный накопитель не вечен – окончание срока службы либо поломка вынуждают предпринимателей производить его замену. Возникает вопрос – так ли это необходимо и как часто нужно это делать?

Когда замена ФН обязательна

Замена фискального накопителя – обязательная составляющая обслуживания онлайн-кассы. Это объясняется ее конструктивными особенностями и криптографическими характеристиками. Дело в том, что ФН, как и любой другой накопитель данных, обладает не бесконечной памятью. Кроме того, он вполне может прийти в негодность и по другим причинам. А потребность в защите сохраняемой на устройстве информации не позволила сделать его ремонтопригодным (в том числе и перезаписываемым для вторичного использования).

В связи с перечисленными особенностями прибора перечень ситуаций, требующих замены фискального накопителя, довольно широк. К ним относят:

Неустранимые поломки фискального элемента. Если данные, хранящиеся в памяти устройства, невозможно восстановить, то оно должно возвращаться производителю. Только он может восстановить и передать данные в ФНС с вышедших из строя фискальных накопителей.

Истечение срока действия. На данный момент фискальные накопители выпускаются трех видов – на 13, 15 и 36 месяцев. Даже если аппарат еще способен продолжать работу, по истечении этого срока его придется заменить.

Переполнение памяти элемента. При активном кассовом обороте память устройства может переполниться задолго до окончания указанного производителем срока годности.

Любые несоответствия имеющейся документации данным в электронной памяти устройства (заводского номера и др.).

Перевод ККТ на автономную работу. Если касса будет работать далее без компьютера (например, на выездной торговле), то ее нужно будет особым образом подготовить. В подготовку включается замена ФН.

Изменение данных собственника кассового аппарата – имени, реквизитов. Так, одновременное пользование одним ФН запрещено организациям с разными ИНН.

Смена режима пользования онлайн-кассы с шифрованного на нешифрованный.

Замена фискального накопителя в случае окончания его срока

Функционирование фискального накопителя зависит от его срока годности не по прихоти производителей, а в соответствии с существующим законодательством. Устройства выпускаются с фиксированным сроком (13, 15 и 36 месяцев), по окончании которого его память будет заблокирована независимо от ее наполненности. Далее пробивать чеки на ККТ становится невозможно, и ФН подлежит замене.

На данный момент приобрести накопитель с наибольшим сроком (и, следовательно, сэкономить), могут только следующие категории предпринимателей и организаций:

Работающие по «особой» системе налогообложения – УСН, ЕСХН, ЕНВД или патент. Исключение из этой категории составляют лица, занятые торговлей подакцизными товарами.

Направление бизнеса входит в сферу услуг.

Предприятие занято сезонной работой.

Предприятия и организации, работающие на ОСНО, обязаны производить замену фискальных накопителей в имеющихся кассовых аппаратах каждые 13 месяцев.

Специально для «забывчивых» собственников производители современного кассового оборудования одарили устройства специальной функцией. Аппарат предупреждает о необходимости скорой замены ФН за 1-2 месяца до намеченной даты.

Замена накопителя, изменение режима работы либо заводского номера производится исключительно квалифицированными специалистами лицензированных ЦТО. При этом использованный ФН не выбрасывается. Согласно 54-ФЗ, он должен храниться субъектом хозяйствования на протяжении 5-ти лет.

8 МИН

Как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе

Разобрались, что такое фискальный накопитель, когда его нужно менять и как это делать

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) — это главное запоминающее устройство в контрольно-кассовой технике. Оно хранит все кассовые чеки и шифрует сохранённые данные для проверки. С помощью фискального накопителя предприятие может взаимодействовать с налоговой службой в режиме онлайн.

Согласно ФЗ-54, все субъекты, занимающиеся торговлей и услугами, обязаны пользоваться онлайн-кассами с фискальным накопителем, а также самостоятельно отвечать за замену ФН ( ст. 5 п. 2 54-ФЗ ).

Причины для замены фискального накопителя

Истёк срок службы

Срок действия ФН, указанный в техническом паспорте, может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от особенностей работы предприятия и режима налогообложения.

Если вы применяете общую систему налогообложения (ОСНО), нужно использовать накопитель на 13 или 15 месяцев.

Если работаете на УСН, ЕНВД, патенте или ЕСХН, то нужен фискальный накопитель сроком на 36 месяцев.

Если торгуете подакцизными товарами, можно использовать все ФН, но любой из них прослужит только 410 дней — потом потребуется замена.

Если работаете сезонно на спецрежиме, можно выбрать ФН с любым сроком действия без ограничений. Но если начнёте продавать подакцизные товары, максимальный срок службы ФН сократится до 410 дней.

Если касса работает автономно и не отправляет сведения оператору фискальных данных (ОФД), допустимо использовать накопитель и на 13, и на 15, и на 36 месяцев. Но последний проработает не больше 560 дней. А при продаже подакцизных товаров — не более 410.

Закончилось место

На микрочип, установленный в накопителе, записывается вся информация о платёжных операциях. «Очистить корзину» на ФН невозможно. Накопитель на 13 месяцев вмещает 175 – 190 тысяч документов, на 15 месяцев — 200 – 220 тысяч, на 36 месяцев — 500 тысяч. Уровень заполнения памяти можно отслеживать в сервисном меню кассового аппарата или по номеру чека. В современных кассах есть функция оповещения: техника сама напоминает владельцу за 2 месяца, что скоро придётся менять фискальный накопитель.

Блокировка кассы

Техника блокируется, если:

на предприятии нет доступа в интернет;
если смена не закрывалась более 24 часов;
если платежи по кассе проходили, но сведения в ОФД по ним не отправлялись;
если на аппарате неправильно настроено время.

Фискальный реквизит на чеке в таких ситуациях не проставляется, а значит, отправка документа в ФНС невозможна.

Технические сбои

Окислились контакты, произошло короткое замыкание или возникли программные неисправности — нужно приобрести и установить новый фискальный накопитель или обратиться к продавцу за гарантийным обслуживанием.

Сменился собственник

По ФЗ-54 только один налогоплательщик может использовать фискальный накопитель: в настройках кассы указывается ИНН владельца. При передаче онлайн-кассы другому собственнику ФН нужно менять и заново регистрировать аппарат в налоговой. Но если онлайн-касса передаётся в филиал компании, менять ФН не нужно: у фирмы единый ИНН.

Ошибки при регистрации или установке.

При вводе номера ИНН на кассовом аппарате нужно быть очень аккуратным: ошибка хотя бы в одной цифру обяжет компанию менять ФН. Кроме того, если установка произведена неверно, поставщик не компенсирует стоимость покупки, а сам ФН, возможно, придётся менять заново.

Старый ФН нельзя выбрасывать в течение 5 лет. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать его для проверки

Как менять фискальный накопитель

Предприятию даётся 30 дней на замену фискального накопителя. Кассу в течение этого времени можно использовать в автономном режиме, печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Но если за 30 дней ФН не будет переустановлен, придётся платить штраф: ИП — от 1500 до 3000 рублей, ООО — от 5000 до 10 000 рублей ( ст. 14.5 КоАП РФ ).

Лучше менять фискальный накопитель до того, как закончится срок его эксплуатации, чтобы сформировать на кассе чеки и произвести инкассацию. Можно обратиться в центр технического обслуживания онлайн-касс, но закон не запрещает предпринимателю менять фискальный накопитель самостоятельно.

Что нужно сделать для замены:

Закройте архив

Чеки должны быть сформированы и отправлены оператору (ОФД), количество непереданных фискальных данных должно равняться нулю. Смена должна быть закрыта. Только после этого можно зайти в меню онлайн-кассы и выбрать пункт «Закрыть архив». Кассовая техника сформирует отчёт об операции и распечатает его, а электронную версию направит в ОФД.

Пока документ не передан оператору и на экране кассового аппарата не появилось подтверждение отправки, накопитель вынимать нельзя.

Установите новый ФН

Сначала выясните, где расположен отсек для накопителя. Он может находиться в нижней части аппарата или в ёмкости для хранения чековой ленты.

Отключите аппарат от сети электропитания, откройте отсек накопителя, извлеките старый, затем установите новый ФН и подключите кассовый аппарат к сети.

Перерегистрируйте ККТ

На кассовом аппарате в меню программы регистрации нужно выбрать пункт «Перерегистрация» и синхронизировать время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и сверьте данные. После этого, следуя инструкциям на экране аппарата, сформируйте отчёт «Об изменении параметров фискализации» и распечатайте его.

Перерегистрируйте кассу в налоговой службе

Перерегистрация кассы в ФНС после замены накопителя обязательна. Это можно сделать онлайн через сайт nalog.ru в разделе «Учёт ККТ» не позднее чем через 1 день после переустановки ( п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ ).

Если вы правильно выбрали модель кассового аппарата и предоставили полную информацию по реквизитам и отчётам, в течение 5 рабочих дней налоговая служба пришлёт новую карточку в личный кабинет руководителя на сайте ФНС.

Завершите процесс

Прежде чем приступить к работе с обновленной онлайн-кассой, проверьте новую электронную карточку в личном кабинете на nalog.ru. ФНС могут отказать в проведении перерегистрации на основании п. 17 ст. 4.2 54-ФЗ , если вы предоставили информацию не в полном объёме или ввели данные неверно.

Если вы получили электронную карточку о перерегистрации ККТ, нужно кликнуть на строку «Карточка регистрации получена», а затем нажать «Завершить перерегистрацию». Если этого не сделать, отчёты о работе онлайн-кассы с новым фискальным накопителем могут не передаваться в ОФД, и предпринимателю могут выписать штраф, как если бы он не переустановил ФН.

Если бизнес меняет адрес использования онлайн-кассы или заключает договор с другим ОФД, ККТ можно перерегистрировать в налоговой без замены фискального накопителя. Ознакомьтесь с техпаспортом ФН, чтобы узнать, сколько раз можно перерегистрировать кассу без замены накопителя

Уже несколько лет предприятия используют онлайн-кассы, почти все разобрались с процедурами их регистрации в налоговых органах и осознали необходимость их применения. Но в процессе активного использования онлайн-касс стали возникать ситуации, когда появляется необходимость в перерегистрации кассы в налоговой службе. Давайте вместе разбираться, в каких случаях организация обязана перерегистрировать кассу, а в каких нет.

Изменились данные в карточке учета ККТ

Напомним, что карточка учета при регистрации онлайн-кассы по сути является свидетельством о постановке на учет данного устройства, поэтому содержит полный набор сведений о владельце кассы и видах деятельности, для которых она применяется. В карточке учета при регистрации отражаются следующие данные:

модель кассового аппарата и его заводской номер;
регистрационный номер кассы — не меняется даже при перерегистрации;
название модели и заводской номер фискального накопителя;
реквизиты организации, на которую зарегистрирована онлайн-касса;
адрес установки онлайн-кассы или место ее использования (если ваша деятельность не привязана к конкретному месту, например вы продаете кофе из автомобиля, тогда в качестве места установки можно указать номер машины);
отметка об использовании/неиспользовании на вендинговом оборудовании;
отметки об использовании или неиспользовании онлайн-кассы для продажи лотерейных билетов, при использовании в разносной торговле, в онлайн-магазине, об использовании без передачи данных и т. д.

В случае, если меняется хоть один из перечисленных выше пунктов, необходимо перерегистрировать онлайн-кассу.

Смена адреса установки онлайн-кассы

Если вы переехали и теперь ведете деятельность по другому адресу, то вам обязательно необходимо перерегистрировать онлайн-кассу и указать новый адрес. Для перерегистрации нужно :

Написать заявление по установленной форме. Это можно сделать в письменной форме лично в налоговой инспекции или в электронной форме через кабинет ККТ на сайте налоговой.
Заявление должно быть подано не позднее, чем за сутки, после изменения адреса нахождения кассы.
В ответ на ваше заявление инспекция проверит сведения и заведет новую карточку регистрации ККТ и направит ее в электронном виде в личный кабинет ККТ на сайте или через ОФД.

Срок создания новой регистрационной карточки — 10 рабочих дней с момента подачи заявления. Если вы хотите получить печатный вариант карточки, то необходимо обратиться лично в свою инспекцию.

ФНС имеет право отказать вам в перерегистрации онлайн-кассы, если адрес фактического использования ККТ не совпадет с адресом, указанным в регистрационных данных.

Штраф за нарушения по перерегистрации кассы для должностных лиц — до 3 тысяч рублей, для предприятий — до 10 тысяч рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП).

Если вы ведете деятельность в нескольких торговых точках, то перевозить кассу с одной точки на другую не получится, необходимо либо постоянно вносить изменения в регистрационную карточку, либо приобрести несколько онлайн-касс для каждой торговой точки.

Платформа ОФД предлагает широкий ассортимент популярных моделей онлайн-касс.

Выбрать свою онлайн-кассу

Замена фискального накопителя

Необходимость перерегистрации ККТ в связи с заменой фискального накопителя (ФН) связана с тем, что у нового ФН будет новый заводской номер, который входит в перечень обязательных элементов в регистрационной карточке и при его изменении требуется процедура перерегистрации.

Накопитель может быть заменен по разным причинам:

окончание сроков его эксплуатации;
технические условия эксплуатации ФН, которые привели его к выходу из строя (заводской брак, поломка, «вирусы»).

Чтобы перерегистрировать свою онлайн-кассу в связи со сменой ФН, необходимо:

Убедиться, что вы выполнили все необходимые действия по замене ФН (необходимо сформировать отчет «О закрытии смены», на кассовом аппарате сформировать «Отчет о закрытии ФН». Данные из этих отчетов необходимы для перерегистрации кассы, они будут сформированы автоматически, если вы используете Платформу ОФД . Поставьте новый ФН и сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)»).
На сайте налоговой службы в личном кабинете выберите раздел «Учет контрольно-кассовой техники» и выберите ту кассу, которую необходимо перерегистрировать, нажав на вкладку «РН ККТ».
После нажатия кнопки «Перерегистрировать» у вас появится заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники.
Выберите причину — «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя».
Укажите данные, которые были получены из «Отчета о закрытии ФН», а именно дату и время, номер и признак фискального документа.
После укажите новые данные, которые были получены из отчета «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
После выберете модель фискального накопителя и укажите его заводской номер.
Подпишите заявление своей электронной подписью, если подаете в электронном виде или отнесите заявление в инспекцию.

Инспекция проверит введенные вами сведения и, в случае их достоверности выдаст новую регистрационную карточку. Дата формирования карточки считается датой регистрации ККТ. Срок создания новой регистрационной карточки — 10 рабочих дней с момента подачи заявления.

Платформа ОФД предлагает фискальные накопители под различные потребности бизнеса, обеспечивает сопровождение их гарантийного ремонта и замены, а также предоставляет специальные цены на дополнительные услуги клиентам, использующим онлайн-кассы.

Если не знаете, какой ФН выбрать, то обратите внимание на рекомендации тех, кто давно занимается продажей и обслуживанием касс и фискальных накопителей.

Когда можно не перерегистрировать ККТ

Если у вас создается впечатление, что даже перенос кассы с одной тумбочки на другую нужно сопровождать заявлением в ФНС, ведь она изменила свое местоположение, — сделайте глубокий вдох, выдох, и читайте дальше.

Бывают случаи, когда вносимые изменения в организацию не требуют перерегистрации ККТ.

Смена системы налогообложения

Система налогообложения не указывается в регистрационной карточке ККТ, поэтому при ее смене подавать заявление на перерегистрацию техники в ФНС не нужно, однако:

Требуется изменить настройки на кассе. И выбрать новую систему налогообложения на вашей ККТ.
Касса автоматически учтет изменение. При этом в ФНС уведомление о смене СНО подается отдельно, в том числе это можно сделать в сервисе электронной отчетности .

Получается, просто сменить систему налогообложения, без уведомления инспекции нельзя, но от вас не требуют внесения изменений в карточку ККТ, только выбрать новую систему налогообложения на самом кассовом аппарате.

Если кассир сменил фамилию или на предприятии сменился оператор кассы, то перерегистрация в данном случае не требуется. Необходимо изменить данные о фамилии нового кассира на кассовом аппарате. Направлять сведения в ФНС в данном случае нет необходимости.

Обратите внимание, бывают случаи, когда ФНС снимает ККТ с регистрационного учета в одностороннем порядке, например, при истечении срока действия ключа фискального признака в фискальном накопителе, тогда ККТ с новым ФН необходимо будет регистрировать заново .

Ознакомиться со стоимостью онлайн-касс и фискальных накопителей, а также тарифов на обслуживание ОФД можно на сайте Платформа ОФД .

Блог об онлайн-кассах в 2021 году

Если кассовый аппарат исправно работает, не выходит из строя и правильно эксплуатируется, он не доставляет владельцу никаких хлопот. Нужно делать всего две вещи: вовремя производить замену фискального накопителя и продлевать договор с оператором фискальных данных. Сегодня рассмотрим, как это происходит.

Замена фискального накопителя

Что такое ФН

ФН — внутреннее устройство памяти онлайн-кассы. На нем хранятся цифровые копии фискальных документов: кассовых чеков, отчетов и прочих. Но не только: накопитель помечает каждый файл электронной подписью и отсылает в облако. Очевидно, что память устройства ограничена и конечна. Рано или поздно она закончится, и фискальный накопитель придется поменять на другой. Это происходит в двух случаях:

Закончился срок действия накопителя. Устройства выпускаются 3 основных типов: сроком на 13, 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от специфики бизнеса (продажа акцизных товаров, общепит и так далее), организационно-правовой формы и режима налогообложения. По окончании срока действия накопитель подлежит замене.
Заполнилась память устройства. Актуально для супермаркетов крупных сетевых ритейлеров. Дело в том, что накопитель может запомнить около 455 кассовых чеков за рабочую смену. Для кассира “Пятерочки” — это сущая ерунда, там количество фискальных документов может измеряться тысячами. Поэтому память ФН в таких местах кончается быстрее, чем срок его действия.

Фискальный накопитель формата 1.1

Как узнать, что подходит срок замены фискального накопителя

Если у вас только одна торговая точка и одна онлайн-касса, запомнить срок действия несложно. Но что делать, если вы — владелец крупной торговой сети и число кассовых аппаратов исчисляется десятками, если не сотнями? Для таких ситуаций в самих кассовых аппаратах предусмотрена система напоминаний. За 30 дней до окончания срока работы устройство начинает предупреждать владельца о том, что срок действия ФН заканчивается.

Если память устройства переполнена, кассовый аппарат также выдает на экран соответствующие уведомления.

Заменить фискальный накопитель вполне можно собственными силами — ничего сложного в этом нет. Если вы хоть раз вскрывали обычный смартфон или другую технику, то справитесь и сэкономите немалую сумму. Замена фискального накопителя силами сторонней организации может обойтись в 3-5 тысяч рублей. Правда, это касается только простеньких устройств: смарт-терминалов и фискальных накопителей. Сложные POS-системы, используемые в больших магазинах, лучше обслуживать силами специализированных организаций.

Рассмотрим, как самостоятельно менять фискальный накопитель.

Замена ФН — пошаговый алгоритм действий

Шаг 1. Включите кассовый аппарат в сеть электропитания, если это еще не сделано. В случае, когда рабочая смена открыта, ее необходимо закрыть и распечатать отчет об окончании смены. Кассовый аппарат при этом должен быть подключен к сети интернет.

Отчет о закрытии смены

Шаг 2. Убедитесь, что нет неотправленных в облачное хранилище фискальных документов. Если таковые имеются, требуется произвести их отправку. Если этого не сделать, то ФНС недополучит данные о транзакциях онлайн-кассы. В этом случае придется посетить налоговую и предоставить информацию. Невыполнение требования грозит штрафами согласно действующей редакции КоАП.

Шаг 3. Закройте фискальный накопитель. Этот пункт есть в разделе сервисного меню кассового аппарата. Если не удается найти раздел самостоятельно, обратитесь к инструкции. После закрытия ФН онлайн-касса распечатает отчет о закрытии фискального накопителя — в виде чека, который необходимо сохранить. Если накопитель закрывается с целью продажи кассы, с этого момента у вас есть 5 дней, чтобы аннулировать регистрацию в налоговой.

Шаг 4. Отключите кассовый аппарат от сети и выдерните шнур электропитания из розетки. Остальные разъемы — интернет-кабель, провода дополнительного оборудования лучше тоже отключить, иначе они будут мешать.

Шаг 5. Снимите заднюю крышку кассового аппарата. Для этого может понадобиться специальный инструмент — отвертка или набор шестигранников. Крышка держится на защелках — будьте аккуратными, чтобы не повредить их при демонтаже.

Расположение ФН в кассовом аппарате Атол 30Ф

Шаг 6. Извлеките старый фискальный накопитель. Для этого нужно отключить контактные разъемы, после чего можно демонтировать устройство.

Шаг 7. Установите новый накопитель на место старого. После этого можно собрать кассовый аппарат в последовательности, обратной разборке.

Установка нового фискального накопителя

Шаг 8. Подключите к онлайн-кассе все провода, шнуры и кабели. Надежно закрепите разъемы. Если оборудования было много, перед разборкой их лучше пометить маркером, чтобы не перепутать гнезда.

Шаг 9. Подключите устройство к сети электропитания и нажмите клавишу “ВКЛ”. Дождитесь соединения с интернетом.

Шаг 10. Найдите в меню раздел “изменение параметров регистрации”. После этого выберите пункт “изменить параметры”. Кассовый аппарат распечатает отчет. В него будут включены параметры нового фискального накопителя.

Шаг 11. Зайдите в личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы, используя логин и пароль. Здесь нам понадобится раздел регистрации контрольно-кассовой техники. Выбираем в меню пункт “перерегистрировать”. Система предложит основания для регистрации — выбираем пункт “замена фискального накопителя”

Статус перерегистрации ККТ

Шаг 12. Дождитесь изменения статуса ККТ на “ ККТ перерегистрирована”. На этом работа закончена — можно возобновить торговлю.

Где купить новый фискальный накопитель

Продажей устройств занимаются те же компании, которые работают в сфере продажи контрольно-кассового оборудования. Самое простое — обратиться в ту организацию, которая продала вам кассовый аппарат. Но это возможно не всегда: бывают случаи, когда онлайн-кассу привезли из другого региона курьером или вы купили аппарат в банке, который не занимается продажей расходных материалов. В этом случае можно найти любого поставщика ККТ. Цена ФН может быть различной. Она зависит от марки и модели, времени работы и так далее. Примерные расценки следующие:

ФН сроком на 13 месяцев — 6000 рублей;
ФН сроком на 15 месяцев — 7000 рублей;
ФН на 36 месяцев — 13000 рублей.

Средние расценки на ФН

Важно! При выборе и покупке фискального накопителя проверьте, включена ли модель в реестр Федеральной налоговой службы. Только устройства, вошедшие в этот перечень, имеют разрешение на применение на территории Российской Федерации.

Что случится, если не поменять фискальный накопитель вовремя

Если не произвести замену, можно проработать еще целый месяц. Накопитель будет хранить данные во внутренней памяти. Система продолжит уведомлять владельца о необходимости замены ФН. Если ничего не предпринимать, через 30 дней фискальный накопитель будет заблокирован, а регистрация кассового аппарата в ФНС автоматически аннулируется. Продолжать продажи теперь нельзя — это грозит штрафными санкциями.

Замена фискального накопителя в облачных кассовых аппаратах

Многие интернет-магазины не используют “настоящие” кассовые аппараты, а прибегают к услугам интерактивных сервисов, предоставляющие контрольно-кассовое обслуживание в виде SaaS-услуги. В этом случае процедура замены фискального накопителя будет отличаться — она проще.

Схема работы “Облачной онлайн-кассы”

Когда подойдет срок замены ФН, в личном кабинете появится уведомление. Все, что нужно сделать — принять условия соглашения и оплатить стоимость услуги. Провайдер сам сделает все остальное, включая перерегистрацию в налоговых органах.

Важно! Услуги по перерегистрации кассы после замены фискального накопителя предоставляют некоторые операторы фискальных данных. Можно внести данные о новом ФН через личный кабинет на сайте ОФД. Такой подход позволяет избежать ошибок. Дело в том, что индивидуальный уникальный номер накопителя состоит из 20 цифр. Если допустить ошибку при вводе номера, устройство будет заблокировано без возможности разблокировки. Учитывая стоимость ФН (от 6 тысяч рублей), неверный ввод информации может обернуться значительными финансовыми потерями.

Продление соглашения с оператором фискальных данных — ОФД

Что такое оператор фискальных данных

ОФД — это организация, передающая фискальные данные в Федеральную налоговую службу. Они используют для этого технологии облачного хранения данных. Вся информация аккумулируется на серверах оператора и предоставляется по запросу налогового инспектора при проверке деятельности компании или индивидуального предпринимателя.

Оператор работает по договору на оказание услуг. Годовая стоимость подписки у всех операторов стандартна и составляет 3 тысячи рублей в год. После окончания действия текущего договора его нужно продлевать. Это делается удаленно, через личный кабинет на сайте оператора.

Принцип работы ОФД

Как узнать, что заканчивается срок действия соглашения с ОФД

Здесь принцип тот же самый, что и при замене фискального накопителя. Уведомление об окончании текущего договора придет на электронную почту, указанную при регистрации личного кабинета. Обычно это тоже происходит за 30 дней до окончания соглашения.

Здесь тоже есть небольшой нюанс. Дело в том, что оплатить услуги оператора можно на любой период времени: день, неделю или месяц. Тарификация предусматривает ежедневное списание средств за обслуживание. Если вы оплатили не год, а допустим, 246 дней, то продлевать соглашение придется по прошествии этого времени. Об этом оператор тоже предупредит заранее.

Продление обслуживания у оператора фискальных данных — пошаговая инструкция

Самостоятельное продление договора состоит из следующих этапов:

Шаг 1. Войдите в свой личный кабинет на сайте ОФД с помощью логина и пароля.

Простая форма входа в личный кабинет ОФД

Шаг 2. Если кассовых аппаратов несколько, нужно выбрать тот, обслуживание которого скоро будет прекращено. Для поиска можно воспользоваться разделом “Информация” в меню учетной записи.

Шаг 3. Далее все зависит от того, достаточно ли средств на вашем лицевом счете и того, прекращено обслуживание онлайн-кассы или еще нет:

если баланс позволяет продолжить операцию — найдите пункт меню “Продлить обслуживание”. После этого откроется окно — в нем нужно ввести данные о сроках, на которые вы собираетесь продлить обслуживание. Вводим сроки (любые), после чего подтверждаем правильность ввода данных. Средства со счета будут списаны автоматически, после чего соглашение будет продлено;
в случае, когда баланс не позволяет продлить обслуживание, нужно его пополнить. Все счета на оплату, которые выставила система, находятся в разделе “Сообщения”. Услугу можно оплатить двумя способами: банковским переводом или банковской картой. После пополнения баланса выполните действия, описанные в предыдущем пункте;
если обслуживание кассы уже прекращено оператором, сначала нужно пополнить баланс лицевого счета. После этого сделайте то, что написано в первом пункте.

Если все сделано верно, обслуживание кассового аппарата будет продолжено автоматически, а вы получите уведомление на электронную почту.

Делать самому или обратиться к специалистам

Как видите, ничего сложного в продлении обслуживания у ОФД и замене фискального накопителя нет. Однако, если у вас большой парк контрольно-кассовой техники, сложно уследить за всем в одиночку. Поэтому лучшее решение — заключить договор на обслуживание со специализированной организацией, занимающейся автоматизацией торговли, например, компанией ЕКАМ.

Специалисты разработают график обслуживание ККТ, и сами будут производить все необходимые работы. Единственное, что от вас требуется — вовремя оплачивать счета.

Надеемся, статья оказалась полезной. Не затягивайте сроки — производите все замены согласно регламенту. Удачи в бизнесе!

В данной статье мы расскажем о том, какой ФН подходит владельцам организаций с УСН, а также как часто и по каким причинам его необходимо менять. Вы узнаете, как сэкономить на оборудовании и его обслуживании.

Фискальный накопитель является устройством для записи, хранения, шифрования и передачи фискальных данных. Представляет собой программно-аппаратное криптографическое средство, осуществляет запись и защиту информации о производимых на KKM стандартных и торговых операциях, а также перенаправляет её в онлайн режиме оператору фискальных данных. Разные модели ФН поддерживают свой формат.

Формат Фискальных Данных (ФФД) – это установленный состав реквизитов чека.

Имеются три основных вида ФФД:

1.0 – самый первый формат, используемый после введения онлайн-KKT. Вышел из оборота с 01.01.2019г. С этой даты операторы фискальных данных его не принимают.

1.05 – представляет собой промежуточную версию, её предназначение обеспечить плавный переход с версии 1.0 на версию 1.1. Бывает с ключом на 13 месяцев и на 3 года.

1.1 – новый формат фискальных данных, содержит свойства двух предыдущих версий. Выпускается с ключами на 13/15 месяцев и 3 года. Фиксирует более детализированную информацию о совершаемых данных.

К работе допускаются только сертифицированные устройства, прописанные в реестре Фискальных Накопителей на сайте ФНС России. Для выбора подходящего устройства необходимо исходить из величины клиентопотока, рода деятельности предприятия и системы налогообложения.

ФН, подходящий для упрощённой системы налогообложения

В статье 4.1 п.6 ФЗ №54 сказано, что ИП и ООО, пользующиеся упрощённой системой налогообложения, должны устанавливать на KKT фискальные накопители с ключом на 3 года.

Фискальный накопитель выбирается в зависимости от типа организации и применяемого в ней вида налогообложения.

Так, для небольших торговых розничных точек и организаций, осуществляющих продажу товаров или услуг сезонного характера, подойдут устройства с ключом на 13, либо 15 месяцев. В случае продажи акцизных товаров, время действия устройства будет не более 400 дней.

Организациям, пользующимся упрощённым налоговым режимом, подойдут фискальные накопители с ключом на 3 года. В случае регулярной продажи подакцизных товаров, срок действия ключа сократится до 400 дней, при автономном режиме до 550.

Частота замены ФН для организаций с УСН

Частота смены фискального накопителя, в первую очередь, зависит от резерва памяти, определенного криптографическим ключом, так как устройство не подлежит перезаписи и редактированию сохранённой информации. По той же причине, ФН подлежит замене в случае смены системы налогообложения.

Если память устройства исчерпана, кассовое устройство выдаёт ошибку и блокирует доступ к KKT, поэтому касса заранее оповещает о том, что скоро потребуется замена устройства памяти.

Например, если указан трёхлетний срок действия криптографического ключа, то это означает, что ФН рассчитан на количество от 200 000 до 250 000, зашифрованных и сохранённых фискальных документов. В случае если данное количество операций будет совершено раньше указанного срока, устройство всё равно заблокируется.

Также требуется замена в случаях, когда оканчивается срок действия криптографического ключа, даже при условии, что фактически осталось место для записи информации. В таком случае, касса выдаёт сообщение о скорой замене за месяц до установленного срока. Если к истечению срока ФН не будет заменен и перерегистрирован, любые операции на кассе будут заблокированы. А для снятия информации с чипа нужно будет обращаться в ФНС.

Использованный фискальный накопитель хранят в организации в течение 5 лет и предоставляют во время плановых проверок контролирующих налоговых органов.

Почти все организации, попадающие под упрощённую систему налогообложения, должны укомплектовывать KKM фискальными накопителями с ключом не меньше 3 лет, но есть и исключения, к ним относятся:

компании, предоставляющие сезонные товары и услуги;

продавцы акцизной продукции;

предприятия с комбинированным налоговым режимом;

платёжные агенты, либо субагенты.

Они все используют устройства памяти с ключом сроком от 13 до 15 месяцев.

Время службы ФН в организациях с упрощённой системой налогообложения

Это время прописано на законодательном уровне из учёта рода деятельности предприятия. При выявлении факта использования несогласованной модели, на организацию налагается наказание в виде административного штрафа.

Также при установке важно обращать внимание на любые ограничения, указанные в техническом паспорте изделия.

Время функционирования устройства, предписанное для любой системы налогообложения, уменьшается в случае, когда:

KKT эксплуатируется в автономном режиме (срок составит не более 560 дней);

организация осуществляет реализацию подакцизных товаров (срок составит не более 410 дней);

данные не перенаправляются оператору фискальных данных (срок составит половину от заявленного).

Условия одинаковы как для юридических лиц так и для ИП.

Срок службы ФН в организациях с УСН. Занимающихся реализацией спиртных напитков

Есть две причины, влияющие на время службы кодирующего устройства памяти:

положения Федерального закона №54, в частности ст. 4.1

особенности определённого устройства, указанные изготовителем в техническом паспорте.

Для организаций, осуществляющих реализацию спиртных напитков на законодательном уровне, прописана обязанность использования ЕГАИС, а также установка транспортного модуля.

Поэтому для продажи такого товара необходима KKM, запрограммированная на взаимодействие с ЕГАИС, либо соединение с персональным компьютером, на котором установлено УТМ. Время службы ФН, установленного в такое устройство, не превышает срок в 410 дней.

Так же сокращается срок использования фискальных накопителей в организациях с упрощённой системой налогообложения, предоставляющих услуги общественного питания, при этом реализующих алкогольную продукцию.

Фискальный накопитель при УСН: способы экономии

Законом не предусмотрено налогового вычета организациям на УСН в случае приобретения KKT. Такой вычет могут получить только хозяйствующие субъекты на ПСН, либо ЕНВД.

Однако способы сэкономить всё-таки есть, так как средства, потраченные на KKT и фискальный накопитель, можно включить в графу снижения налоговой базы.

В соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации № 03-11-06/2/73772, в графу можно добавить не только KKT, но также стоимость услуг оператора фискальных данных.

В случае одновременного использования нескольких систем налогообложения, есть возможность снизить сумму налога для KKM, которые эксплуатируются в сфере, допускающей вероятность вычета.

В таких случаях, во время фискализации отмечают все режимы, на которых предполагается использование KKM. Помимо этого, необходимо вести разный учёт доходов и расходов (к примеру, открыв несколько субсчетов).

Допущенная до работы KKT отвечает всем предписаниям, обозначенным в Федеральном законе №54, а также нормативно-правовым актам, регламентирующим деятельность торговых организаций. При этом устройства от разных производителей имеют свои особенности.

Поэтому следует, при выборе фискального накопителя, обращать внимание как на предписания для организаций с упрощённой системой налогообложения, так и на особенности отдельно взятого оборудования, а также указанную в техническом паспорте и других документах информацию.

Читайте также: