Налогообложение среднего заработка сохраняемого на период командировки

Опубликовано: 26.04.2024

Учет среднего заработка, сохраняемого за работниками, направляемыми в командировку

Как рассчитывается средний заработок, выплачиваемый работникам за время командировок? Как отражаются эти выплаты в бухгалтерском и налоговом учете?

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется, в том числе, сохранение среднего заработка .

Для всех случаев определения среднего заработка, предусмотренных ТК РФ, установлен единый порядок его исчисления. Он определен в ст. 139 ТК РФ, а также в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение).

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (часть вторая ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения).

Расчетный период - 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (в рассматриваемом случае - 12 календарных месяцев перед командировкой). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно) (часть третья ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения).

Из п. 9 Положения следует, что для оплаты за время командировки всем работникам, кроме тех, которым установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний дневной заработок. Средний дневной заработок для всех случаев, кроме случаев оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с п. 15 Положения, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Средний дневной заработок для оплаты времени командировки рассчитывается по формуле:

- средний дневной заработок;

ЗП - заработная плата, начисленная работнику за расчетный период (руб.);

РД - количество дней, фактически отработанных в расчетном периоде.

Согласно п. 9 Положения средний заработок определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

При командировке оплате подлежат все дни работы по графику, установленному в командирующей организации , приходящиеся на период нахождения работника в командировке, а также приходящиеся на время в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Средний заработок при командировке определяется по формуле:

СЗ - средний заработок;

- средний дневной заработок (руб.);

- количество дней, за которые сохраняется средний заработок.

Инструкция к счету

на инструкцию к счету 70 : по кредиту

Сумма среднего заработка, сохраняемого за работником, учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности организации в месяце начисления (п. 5 п. 8, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

Начисление указанной выплаты отражается по дебету счета учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда":

отражен средний заработок работника за дни командировки

начислены взносы на обязательное страхование

68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

Сумму среднего заработка, сохраняемого за работником, направляемым в командировку, включают в состав прочих расходов, если командировка связана с непроизводственными целями.

Если командировка работника непосредственно связана с приобретением материально-производственных запасов или ОС, то сумма среднего заработка за время командировки может включаться в первоначальную стоимость такого имущества (п. 6 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов"; п. 8 ПБУ 6/01 "Учет основных средств") и отражаться по счетам учета МПЗ (10, 41, 15. ) и внеоборотных активов (07, 08).

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных бланков "первички" организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Важно, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это надо учитывать при разработке собственных бланков. При составлении форм можно также порекомендовать воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Командировочные расходы по территории РФ оформляются следующими документами:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (могут быть разработаны на основе форм N Т-9, Т-9а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);

- авансовым отчетом (может быть разработан на основе формы N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55);

- проездными документами (билетами);

- документами о найме жилого помещения;

- другими документами, подтверждающими произведенные расходы.

Организация вправе в соответствии с положениями ч. 2 ст. 9 Закона 402-ФЗ разработать форму для расчета сумм средней заработной платы, сохраняемой за время командировки, самостоятельно. Она должна быть утверждена письменным приказом (распоряжением) руководителя организации и включена в график документооборота.

Начисление сумм среднего заработка за время командировки отражается в документах по учету заработной платы (вместе с остальными начислениями по оплате труда). При разработке собственных форм могут быть использованы унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Информация о начисленных суммах среднего заработка за период командировки отражается в ведомостях начисления и выплаты заработной платы: расчетно-платежной ведомости (может разработана на основе формы N Т-49) либо расчетной ведомости (может разработана на основе формы N Т-51).

См. также письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617.

В бухгалтерской отчетности командировочные расходы отражают в составе затрат по строке 2120 "Себестоимость продаж" или по строке 2220 "Управленческие расходы" Отчета о финансовых результатах (утвержден приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н).

В налоговой отчетности командировочные расходы отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.

Пример приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку Т-9

НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ (НДФЛ)

Начисленный работнику средний заработок является его доходом (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются :

- суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Соответственно, с сумм, которые превышают данные нормы, следует удерживать НДФЛ (письмо Минфина России от 15.04.2009 N 03-04-06-01/97);

- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

- расходы по найму жилого помещения.

Средний заработок, сохраняемый на время командировки, в п. 3 ст. 217 НК РФ не упомянут, поскольку эта выплата не является компенсационной, а относится к гарантированным выплатам (ст. 164 ТК РФ). См. также письма Минфина России от 30.05.2008 N 03-03-06/1/342, ФНС России от 17.03.2006 N 04-1-04/158.

Налоговая ставка в отношении таких доходов установлена в размере 13% для резидентов РФ (ст. 224 НК РФ). При этом налоговая база по НДФЛ представляет собой денежное выражение доходов, уменьшенных на налоговые вычеты (п. 3, п. 4 ст. 210 НК РФ). Вычеты предоставляются только по доходам, облагаемым по ставке 13%.

Внимание

С 1 января 2016 года в целях НДФЛ дата фактического получения дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

К расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относится, в частности, сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде (п. 6 ст. 255 НК РФ).

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Таким образом, в составе расходов на оплату труда, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций, учитывается сумма начисленного работнику среднего заработка за период его нахождения в командировке (см. письмо Минфина России от 30.05.2008 N 03-03-06/1/342).

Порядок признания расходов при методе начисления установлен в ст. 272 НК РФ.

Согласно п. 4 ст. 272 НК РФ расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ расходов на оплату труда.

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ с 1 января 2017 года

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ):

- в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

- по договорам авторского заказа в пользу авторов произведений;

- по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.

Суммы среднего заработка, начисленного работнику в период командировки, начисляются в рамках трудовых отношений. Эти выплаты являются гарантией, а не компенсацией (ст. 164 ТК РФ), поэтому на них не распространяется освобождение от обложения страховыми взносами. В связи с этим суммы среднего заработка за время командировок облагаются страховыми взносами.

Подробнее о взносах на обязательней социальное страхование см. Учет заработной платы.

ВЗНОСЫ НА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ по 31 декабря 2016 года

Страховыми взносами в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг, по договорам авторского заказа, по договорам об отчуждении исключительного права на произведение и лицензионным договорам и т.п. ((ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ).

Базой для начисления страховых взносов является сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ). База исчисляется нарастающим итогом с начала года по истечении каждого месяца отдельно по каждому физическому лицу (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 10 Закона N 212-ФЗ).

Суммы среднего заработка, начисленного работнику в период командировки, начисляются в рамках трудовых отношений. Эти выплаты являются гарантией, а не компенсацией (ст. 164 ТК РФ), поэтому на них не распространяется освобождение от обложения страховыми взносами, установленное в ст. 9 Закона N 212-ФЗ. В связи с этим суммы среднего заработка за время командировок облагаются страховыми взносами.

Подробнее о взносах на обязательней социальное страхование см. Учет заработной платы.

ВЗНОСЫ НА СТРАХОВАНИЕ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ И ПРОФЗАБОЛЕВАНИЙ

Заработная плата работников облагается также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 3, п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, далее - Закон N 125-ФЗ). Предельная величина базы для начисления таких страховых взносов не установлена, поэтому они начисляются независимо от общей величины оплаты труда работника в течение года.

Согласно ст. 3 Закона N 125-ФЗ суммы страхового взноса рассчитываются исходя из ставки страхового взноса с сумм выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу застрахованных по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам и включаемых в базу для начисления страховых взносов в соответствии со ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ.

Суммы среднего заработка, начисленного работнику в период командировки, начисляются в рамках трудовых отношений. Кроме того, данные выплаты являются гарантией, а не компенсацией (ст. 164 ТК РФ). Поэтому организация обязана начислять на средний заработок страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Страховые тарифы, дифференцированные по классам профессионального риска, устанавливаются федеральным законом (ст. 21 Закона N 125-ФЗ). В настоящее время действуют тарифы, утвержденные Федеральным законом от 22.12.2005 N 179-ФЗ.

Пример

Коммерческий директор был направлен в июле в командировку на территории РФ, время нахождения в командировке - 4 дня. Расчетным будет период с 1 июля предыдущего года по 30 июня текущего года. Всего в расчетном периоде отработано 248 дней. В течение этого периода работник ежемесячно получал: оклад - 18 000 руб., доплату за работу в ночное время - 2000 руб., доплату за совмещение должностей - 10 000 руб.

Работник - резидент РФ, права на вычеты не имеет. Тариф взносов на страхование от НС и ПЗ - 0,2%. База для начисления взносов на обязательное социальное страхование не превысила облагаемого максимума.

Средний дневной заработок работника, исчисленный по п. 9 Положения, составит:

(18 000 руб. + 2000 руб. + 10 000 руб.) х 12 мес. : 248 дн. = 1451,61 руб.

За время нахождения в командировке работнику полагается сумма в размере:

4 дн. х 1451,61 руб.= 5806,44 руб.

Эта сумма подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами, включается в расходы по оплате труда при исчислении налога на прибыль.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

«Клерк» Рубрика Налог на прибыль

Компания, применяющая окладно-премиальную систему оплаты труда, оплачивает командированному сотруднику дни нахождения в командировке исходя из сумм оклада и ежемесячной премии. Будут ли учитываться в целях налогообложения прибыли расходы в виде доплаты до среднего заработка? В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

Расходы для расчета налога на прибыль

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденные расходы — это затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно п. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика делятся на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

На основании ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, которые предусмотрены нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, перечень расходов на оплату труда, приведенный в ст. 255 НК РФ, является открытым.

Согласно п.6 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относится, в частности, сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ о труде.

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Сохранение среднего заработка командированным

За время командировки работодатель обязан выплачивать работнику средний заработок, рассчитанный в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Постановлением № 922.

Таким образом, как указано в письме Минфина России от 22.03.12 г. № 03-03-06/1/150, в составе расходов на оплату труда, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций, учитывается сумма начисленного работнику среднего заработка за период его нахождения в командировке.

Как определено в ст. 135 ТК РФ, заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Доплаты сотрудникам, находившимся в командировке

Следовательно, работодатель вправе принять решение о том, что помимо сохранения среднего заработка командированным работникам производится доплата в размере разницы между текущей (фактической) заработной платой и величиной сохраненного на период командировки среднего заработка. Принятое решение с соблюдением установленной законом процедуры должно быть отражено в коллективном договоре, трудовых договорах с работниками либо в локальном нормативном акте организации.

В письме Минфина России от 28.04.14 г. № 03-03-06/1/19699 указано, что в случае, когда доплаты сотрудникам, находившимся в командировке производственного характера, предусмотрены в трудовом договоре или локальном нормативном акте, то расходы по начислению подобных выплат могут учитываться в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций (см. также письма от 3.12.10 г. № 03-03-06/1/756, от 14.09.10 г. № 03-03-06/2/164).

Бухгалтеру довольно часто приходиться рассчитывать командировочные. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.

1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции. Бесплатно 3 месяца.

2. Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Пример:

(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн. 3 месяца бесплатно.

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:

Расчет среднего заработка
Начисление отпускных
Начисление декретных

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Отправляя работника в командировку, необходимо знать, какие выплаты следует производить, какие расходы обязательны к возмещению, в отношении каких расходов действуют законодательно закрепленные нормы.

Порядок и особенности налогообложения расходов, связанных с командировками.
Для того, чтобы легче было ориентироваться в данной теме, мы создали данную памятку.
Документальное оформление командировки – это отдельная тема.

Сейчас мы поговорим о гарантиях, компенсациях, связанных со служебными командировками и их налогообложении.
Гарантии, предоставляемые при направлении в командировки, установлены главой 24 Трудового кодекса РФ.

Служебная командировка

Что является служебной командировкой? Работник распоряжением руководства направляется с целью выполнения служебного поручения на определенный срок на место, не являющееся местом его постоянной работы.
При этом, за ним сохраняется его рабочее место, должность и средний размер заработной платы. Расходы, связанные с командировкой, возмещает организация. Расходы возмещаются независимо от того, справился работник со служебным заданием, являющимся целью командировки, либо нет.
Следует учесть, что не все поездки, связанные с работой, являются командировкой.

Так, командировкой не являются поездки, связанные с разъездным характером работы. Командировочные не выплачиваются в таких случаях, вместо них работники получают специальные надбавки.

Кого запрещено направлять в командировку

Законодательство запрещает направлять в командировку следующие категории работников:

Беременные женщины;
Лица до восемнадцати лет;
Работающие по ученическому договору.

Напомним, что ученический договор – гражданско-правовой договор, который организация или предприниматель заключает с соискателем, с целью его профессионального обучения.
Если в организации работают женщины, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, закон позволяет направлять их в командировку исключительно с их согласия.

Условия и ограничения

Длительность командировки ограничена законодательством до 40 календарных дней. В этот срок не включается время нахождения в пути. Данное ограничение действует не во всех случаях. Так, руководители и специалисты, которые направляются для выполнения строительных работ, а также наладочных и монтажных работ могут находиться в командировке, продолжительностью до одного года. Такие сроки установлены для случаев, когда работник направляется в командировку в пределах России. Для заграничных командировок предел не установлен.
Если работник направляется в заграничную командировку, суточные с 61 дня такой командировки, выплачиваются по нормам, которые установлены для работников загранучреждений РФ, расположенных на иностранной территории, в которой находится работник в командировке.

Гарантии и компенсации

Трудовым кодексом предусмотрены следующие компенсации и гарантии при командировках:

Сохранение на период командировки рабочего места, должности и средней заработной платы за работником;
Возмещение расходов на поездку до места назначения и обратно;
Возмещение расходов на проживание;
Выплата суточных;
Возмещение расходов работника в командировке, если они разрешены работодателем.

Как рассчитать средний заработок командированному работнику

Средний размер заработной платы в данном случае, рассчитывается по общим правилам, установленным ст. 139 Трудового кодекса, для всех случаев.
Расчетный период – 12 месяцев предшествующих месяцу направления в командировку.
Выплаты – все, независимо от источников, если они выплаты предусмотрены в организации.
Для исчисления размера среднего заработка, сохраняемого на время командировки, следует использовать средний дневной его размер. Это касается всех работников, кроме тех, кто работает на условиях суммированного учета рабочего времени.
Во всех случаях, кроме случаев, когда определяется сумма для выплаты отпускных или компенсаций за неиспользованный отпуск, размер среднедневного дохода определяется путем деления начисленной в расчетном периоде зарплаты, с учетом премий и разного рода вознаграждений, на количество отработанных в этом же периоде дней.

Размер среднего дневного заработка для оплаты периода командировки исчисляется по формуле:
СДЗ = ЗП/РД, где
СДЗ – средний дневной заработок;
ЗП – доход в расчетном периоде;
РД – количество отработанных в этом периоде дней Для определения среднего заработка, среднедневной заработок умножается на количество, подлежащих оплате, дней.

Командированному сотруднику следует оплатить все рабочие дни, согласно действующему в организации графику, которые приходятся на время нахождения в командировке, включая время нахождения в пути и время вынужденных остановок в пути.

Для определения средней зарплаты при командировке используйте формулу:
СЗ = СДЗ х КД, где
СЗ - средний заработок;
КД – количество подлежащих оплате дней.

Налогообложение среднего заработка, сохраняемого на период командировки

Средний заработок, начисленный командированному сотруднику, является его доходом, с которого, согласно п.1 ст.226 НК РФ, следует удержать НДФЛ. Удерживается этот налог при фактической выплате дохода. Удерживая НДФЛ, не следует забывать, про положенные работнику вычеты.
Иными словами, порядок налогообложения не отличается от того порядка, который действует при выплате заработной платы. Поэтому на эту сумму следует начислить обязательные страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС а также, взносы от несчастных случаев и профзаболеваний.
Все вышесказанное не относится к компенсационным выплатам, которыми, в данном случае, являются: суточные, в пределах установленных норм, подтвержденные соответствующими документами целевые расходы на проезд и на оплату жилья.
Суточные, в части превышения норматива, считаются доходом работника и облагаются налогами в соответствующем порядке. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

Расходы подлежащие компенсированию и их налогообложение

Выше мы перечислили, какие выплаты гарантирует работодатель, отправляя работника в командировку. Теперь поговорим об этом подробней.

Суточные
Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая дни нахождения в пути.
Днем выезда считаются сутки, до 24 часов, в течение которых отправляется работник в командировку и календарные сутки до 24 часов – днем прибытия.
Суточные не выплачиваются, если длительность командировки составляет один день. Также, не выплачиваются в том случае, если работник может ежедневно возвращаться домой.
Исключением является ситуация, когда работник направлен в командировку на иностранную территорию, откуда он вернулся в тот же день, то суточные оплачиваются в размере 50%.
Размер суточных устанавливается и закрепляется внутренними документами организации. В целях налогообложения налогом на прибыль, размер суточных не ограничен. Вся сумма в полном размере включается в состав расходов.
При этом Налоговым кодексом установлены нормативы в отношении суточных в целях исчисления налога на доходы физических лиц. Так, согласно п.3 ст.217 Кодекса, в отношении суточных в 2013 году действуют прежние нормативы – 700 рублей за каждый день нахождения в командировке, включая дорогу, для территории России, и 2500 рублей за день командировки за границей.

Место командировки

Предельные нормы суточных (руб./день)

Автор: Яковлев Иван руководитель проектов по расчету заработной платы в Санкт-Петербурге

Автор: Яковлев Иван
руководитель проектов по расчету заработной платы в Санкт-Петербурге

Если работодатель направляет сотрудника в командировку, дни отсутствия оплачиваются по особым правилам. Работодатель должен выплачивать за эти дни среднюю заработную плату. Об этом говорит статья 167 Трудового кодекса РФ.

Ошибки в расчете средней зарплаты при оплате командировок сотрудников входят в ТОП-5 ошибок, которые мы выявляем по итогам аудита расчета зарплаты. А все потому, что в этом вопросе есть много нюансов, которые нельзя упускать.

О том, как рассчитать среднюю зарплату для командировочных и не допустить ошибок, пойдет речь в этой статье.

Считать нужно по правилам, которые прописаны в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением от 24.12.2007 г. № 922 .

Формула расчета выглядит так:

Начисления за расчетный период/Отработанные дни за этот период

Приведем пошаговый алгоритм расчета средней зарплаты при командировке.

Шаг 1. Определите расчетный период

Это 12 месяцев до начала месяца, в котором сотрудник поехал в командировку. Например, если командировка началась 5 марта 2019 года, то расчетный период – это промежуток с 1 марта 2018 года по 28 февраля 2019 года.

Если сотрудник устроился меньше, чем год назад, нужно взять отработанные месяцы. А если человека отправляют в командировку сразу после того, как приняли, то есть в том же месяце, то расчетный период – это промежуток с первого дня работы до первого дня командировки (п. 7 Положения). Ну а если сотрудника командируют в первый же день работы, то оплатить нужно исходя из оклада (п. 8 Положения).

Статья 139 Трудового кодекса РФ дает работодателям право устанавливать другой расчетный период, если это не ущемляет права работников.

Шаг 2. Посчитайте отработанные дни в расчетном периоде

Сюда не должны попасть периоды, когда сотрудник был в отпуске, на больничном, в командировке, либо не работал по причине простоя на предприятии.

Возьмите общее количество рабочих дней в расчетном периоде и вычтите из них рабочие дни, которые пришлись на отпуск, больничный и т.д.

Шаг 3. Определите сумму заработка за расчетный период

Для этого возьмите начисления сотруднику, которые были произведены в течение расчетного периода. Это зарплата во всех ее проявлениях (в том числе в неденежной форме), премии и надбавки (п. 2 Положения).

начисления за те периоды, которые из расчетного периода исключили – отпускные, больничные, командировочные и т.д.;
начисления и выплаты социального характера (п.3 Положения): матпомощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.

Как учитывать премии

Для них пунктом 15 Положения предусмотрен особый порядок. И с этим связано много вопросов и сложностей.

Эти премии должны быть предусмотрены системой оплаты труда и прописаны в локальных документах.

Спорная ситуация с премиями к юбилеям и праздникам

Роструд считает, что они не связаны с оплатой труда и включать их в расчет нет оснований (письмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1). Минфин же говорит, что, если такие выплаты прописаны в локальных документах по оплате труда, можно включать их в расчет (Письмо Минфина РФ от 22 марта 2012 г. № 03-03-06/1/150). Об этом же говорит письмо Минздравсоцразвития от 13.10.2011 № 22-2/377012-772.

Ежемесячные, квартальные и полугодовые премии берут не больше одной в период за каждый показатель. То есть месячных премий должно быть не больше 12, а квартальных не больше 4.

Годовые премии берут, если их начислили за календарный год, предшествующий командировке. То есть если сотрудника отправляют в командировку в 2019 году, в расчет берут годовую премию за 2018 год, независимо от того, в 2018 году ее выплатили или в 2019. Премию за 2017 год брать уже нельзя. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник уже съездил в командировку, а премию за предыдущий год начислили уже после этого. Тогда работодатель обязан пересчитать средний заработок и доплатить разницу.

Если премии выплачивали за период, который превышает расчетный, тогда в расчет берут лишь часть, пропорционально расчетному периоду. Такое бывает, если в организации установили свой расчетный период меньше года, или премии платят больше, чем за год.

Сотрудник едет в командировку в марте 2019 года. Весь расчетный период он отработал полностью, то есть не был в отпусках и на больничных. В январе 2019 года ему начислили 100 000 руб. премии за успешную работу над проектом в 2017-2018 годах. Расчетный период 12 месяцев, а премию выплатили за 24 месяца. Значит, для расчета зарплаты в дни командировки нужно взять:
100 000: 24 * 12 = 50 000 руб.

То же самое было бы, если бы в организации был прописан расчетный период 6 месяцев, а премию бы выплатили за год. Пришлось бы взять только половину от этой суммы.

Еще сложнее дела обстоят, если сотрудник работал не все дни расчетного периода. Тогда все зависит от того, как в организации платят премии: с учетом отработанного времени или в фиксированном размере. В первом случае в расчет берут все суммы премий, во втором – пропорционально отработанному времени.

Сотрудник едет в командировку в феврале 2018 года. В этой организации каждый квартал платят премии в фиксированном размере 50% от оклада. Оклад сотрудника 50 000 руб.

В четвертом квартале 65 рабочих дней. Из них сотрудник 5 дней был на больничном, но премию получил полностью в размере 25 000 руб.

Для расчета средней зарплаты от этой суммы возьмут только часть, пропорциональную отработанному времени:
25 000: 65 * 60 = 23 076,92 руб.

Если бы в правилах компании было платить премию пропорционально отработанному времени, то за четвертый квартал сотрудник получил бы меньше, и в расчет командировочных взяли бы всю сумму премии.

Если в расчетном периоде повышали зарплату

В этом случае средний заработок нужно проиндексировать (п. 16 Положения). Но делать это нужно только в том случае, если зарплату повысили в целом по организации, а не отдельно взятому работнику. Причем не имеет значения, повысили всем одинаково или по-разному.

Для индексации нужно высчитать коэффициент. Для этого старый оклад делят на новый.

Старый оклад – 30 000 руб., новый – 36 000 руб. Коэффициент повышения 36 000 : 30 000 = 1,2.

Индексировать нужно зарплату и все выплаты, которые напрямую от нее зависят, например, премии и надбавки по фиксированному проценту или кратно окладам.

Если премии и доплаты в локальных документах указаны в виде диапазона процентов или конкретной суммой – их не индексируют.

Так, если сотрудник получал премии в 30% от оклада или в размере двух окладов – их индексируют. Если премия установлена в размере от 10% до 30% от оклада, или 15 000 руб. – эти суммы не индексируют.

Порядок индексации зависит от того, в какой момент было повышение.

Ситуация 1. Зарплату повысили в промежутке между началом и концом расчетного периода

Тогда индексируют выплаты с начала периода до повышения.

Сотрудник едет в командировку 15 марта 2019 года. Расчетный период – с 1 марта 2018 года по 28 февраля 2019 года. Зарплату подняли с 1 января 2019 года. Все выплаты в промежутке с 1 марта до 31 декабря 2019 года, которые будут участвовать в расчете средней зарплаты, нужно умножить на коэффициент повышения, а уже потом складывать все выплаты и считать среднедневной заработок.

Ситуация 2. Зарплату повысили после конца расчетного периода, но до начала командировки

В этом случае весь среднедневной заработок умножают на коэффициент повышения.

Сотрудник едет в командировку 20 апреля 2019 года. Расчетный период – с 1 апреля 2018 года по 31 марта 2019 года. Зарплату подняли с 1 апреля 2019 года. Бухгалтер сначала посчитает среднедневной заработок, а потом умножит его на коэффициент повышения.

Ситуация 3. Зарплату повысили во время командировки

В этой ситуации проиндексировать нужно только среднедневной заработок за дни после повышения.

Сотрудник уехал в командировку с 25 марта по 4 апреля 2019 года. За 11 дней ему выплатили средний заработок из расчета 1 250 руб. в день. С 1 апреля в организации повысили зарплату на 20%. Коэффициент повышения – 1,2. Проиндексировать нужно только зарплату за период с 1 по 4 апреля. За эти дни сотруднику полагается не 1 250 рублей в день, а 1 250 * 1,2 = 1 500 рублей. Значит, нужно будет доплатить ему 1 000 руб. (250 руб.* 4).

Как видите, нюансов очень много. А любая ошибка приводит к тому, что сотрудникам недоплачивают или переплачивают, неправильно считают налоги и взносы, а в отчеты попадают неверные цифры. В 85% случаях мы выявляем проблемы в ходе аудита расчета зарплаты.

Шаг 4. Посчитайте средний дневной заработок

Для этого начисления, которые определили на шаге 3, необходимо разделить на количество отработанных дней.

В расчетном периоде 250 рабочих дней. Из них 6 рабочих дней сотрудник был на больничном, а 15 дней в отпуске. Итого для расчета остается 229 дней.
Начисления (без учета суммы больничного и отпускных) за расчетный период – 650 000 руб.
Определяем среднедневной заработок:
650 000 : 229 = 2 839,43 руб.

Помните, что среднедневной заработок в пересчете на полный месяц не может быть ниже МРОТ, иначе нужно будет делать доплату до «минималки». Это актуально для организаций, в которых зарплата граничит с МРОТ. Им нужно всегда сравнивать среднедневной заработок с минимальным размером оплаты труда.

Шаг 5. Умножьте средний дневной заработок на дни командировки

Для оплаты дней командировки берут только рабочие дни, включая день выезда и приезда. Выходные и праздничные дни, если работник в эти дни был в командировке, но не работал, оплачивать не нужно.

Если сотрудник работал в командировке в выходной, или на выходной пришелся день приезда или отъезда, эти дни нужно оплатить, но не по средней зарплате, а по обычным правилам для выходных. То есть в двойном размере или предоставлением другого дня отдыха (п. 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, Письмо Минтруда от 13.10.2017 г. № 14-2/В-921).

Если ваши сотрудники часто ездят в командировки, целесообразно передать участок расчета заработной платы на аутсорсинг , чтобы быть спокойными за правильность расчетов.

Читайте также: