Компенсация за разъездной характер работы 2020 налогообложение

Опубликовано: 02.05.2024

Что говорит трудовое законодательство

Сотруднику, который имеет разъездной характер работы, в соответствии с ч. 1 ст. 129, ст. 149 и ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен установить дополнительные денежные выплаты. Они направлены на компенсацию работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

К таким выплатам и компенсациям относят:

  1. Доплату за разъезды. Данная надбавка носит компенсационный характер и выступает частью оплаты труда. Доплата может быть установлена локально-нормативным актом (например, Положением о разъездном характере работы), коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
  2. Возмещение затрат на служебные поездки. Это могут быть расходы по найму жилого помещения, на проезд, а также иные расходы, которые сотрудник совершил с указания или разрешения работодателя. Перечень возмещаемых затрат открытый. Также законом не ограничена сумма компенсации. Размер работодатель устанавливает самостоятельно с учетом требований ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Единственное, что важно помнить – суммы компенсации не должны быть неоправданно занижены.

Далее разберем эти выплаты более подробно.

Доплаты за разъезды

Надбавка или доплата за разъездную работу не обязательна. Но работодатель может установить ее по своему усмотрению. Обязательно только возмещение расходов, о котором сказано выше.

Таким образом, в трудовом законодательстве нет прямого запрета на установление работнику фиксированной доплаты за разъезды как возмещение понесенных им расходов. Причем данные выплаты никак не связаны с достижением сотрудником результатов работы. Компания должна учитывать, что такая доплата должна компенсировать в полном размере возможные затраты работника на проезд, найм помещения для проживания и иные согласованные расходы.

Но при таком оформлении компенсации за разъезды у проверяющих могут быть вопросы. Особенно, если нет документов, которые подтверждают понесенные работником расходы. В таком случае сделанные суммы доплат не могут считаться компенсационными. Так считает Минтруд России. Данная позиция изложена в письме от 30.09.2014 № 17-4/В-462).

В случае фиксированной компенсации за разъездной характер работы в трудовом договоре необходимо сделать ссылку на Положение, в котором прописаны размеры и условия получения таких надбавок. Либо же надо указать размер доплаты в самом трудовом договоре.

Более детально изучить вопрос по оформлению трудового договора при разъездной работе можно в нашем материале «Каким должен быть трудовой договор о разъездном характере работы».

Налоги и взносы с компенсационных выплат

Фиксированную доплату учитывают в составе заработной платы. Она облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в общем порядке. Также её включают в налоговые расходы (письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76, п. 3 ст. 255 НК РФ).

А вот целевые компенсации за разъездной характер работы страховыми взносами и НДФЛ не облагаются.

Вариант 1

Сотруднику с разъездным характером работы ежемесячно доплачивают надбавку в размере 5000 рублей, рассчитанную таким образом, чтобы покрыть возможные расходы сотрудника в рабочих поездках. Значит, сумма 5000 рублей облагается и взносами, и НДФЛ.

Вариант 2

Сотруднику на разъездной работе ежемесячно возмещают расходы, которые он понес в её процессе. Сумму определяют по предоставленным им отчету и первичным документам. Значит, такая выплата считается компенсацией и под обложение НДФЛ и взносами не подпадает.

В расходы по налогу на прибыль суммы возмещений за разъезды включают на основании подтверждающих документов работника (письмо Минфина от 06.07.2018 № 03-04-05/46903).

Бухучет сумм за работу с разъездами

При начислении и выплате компенсаций за понесенные расходы делают следующие бухгалтерские проводки:

  • Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 – начислена компенсация работнику за понесенные им расходы на проезд, проживание и т. п.;
  • Дебет 73 Кредит 50 (51) – выплачена компенсация.

Сотруднику с разъездным характером работы в начале месяца выдали аванс на расходы в служебной поездке 3000 рублей:

Дебет 71 Кредит 50 – 3000

По возвращении сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 3500 рублей.На дату утверждения отчета бухгалтер сделал проводки:

  • Дебет 44 Кредит 71 – 3500 – отражена сумма компенсируемых расходов сотрудника в поездке;
  • Дебет 71 Кредит 50 – 500 – компенсирован перерасход сотруднику по утвержденному отчету.

Сумму по авансовому отчету тоже не облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Итоги

Компенсацию за разъездной характер работы можно выплачивать различными способами. При выборе любого из вариантов необходимо данное условие предусмотреть в локально-нормативном акте компании, коллективном или трудовом договоре.

Если доплата установлена в твердой сумме, она считается частью зарплаты и облагается НДФЛ и взносами. Если же выплаты работнику носят компенсационный характер по предоставляемым им документам, НДФЛ и страховые взносы с них исчислять не нужно.


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В штате организации есть водители, деятельность которых связана с длительными поездками (водители фур). Им установлен разъездной характер работы. В настоящее время им выплачиваются компенсационные выплаты (суточные) в размере 700 руб. и возмещаются документально подтвержденные затраты. Руководство планирует повысить эти выплаты до фиксированной суммы 2400 руб. в сутки. Для выплаты этой компенсации организация не будет требовать документальное подтверждение расходов.
Как учесть компенсацию при исчислении НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль?


Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Суточные, выплачиваемые работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации.
Для целей исчисления НДФЛ суточные, выплачиваемые работникам при разъездном характере работ, не облагаются НДФЛ в размере, установленном коллективным договором (соглашением, локальным нормативным актом).
Для целей исчисления налога на прибыль суммы суточных при разъездном характере работ учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, для целей налогообложения не нормируются.
Предоставление работниками чеков, квитанций (иных документов), подтверждающих расходование им суточных, при разъездном характере работы не требуется, что подтверждается арбитражной практикой. Однако найдены и отрицательные для налогоплательщика судебные акты. Организация должна быть готова отстаивать позицию о неначислении налогов и взносов в суде.

Обоснование вывода:
Работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель должен возмещать такие расходы как суточные (ст. 168.1 ТК РФ).
При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Это прямая норма, установленная частью первой ст. 166 ТК РФ. На это указывается и в п. 3 Положения о направлении работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
С учетом определения компенсаций, приведенного в ст. 164 ТК РФ, и положений ст. 168.1 ТК РФ возмещение расходов при разъездном характере работы является компенсационной выплатой, связанной с исполнением трудовых обязанностей.

Налог на доходы физических лиц

Для целей обложения НДФЛ суточных, выплачиваемых при разъездном характере работ, ограничение по сумме, установленное п. 1 ст. 217 НК РФ (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ), не применяется, поскольку рассматриваемые служебные поездки не признаются командировками.
Суточные, выплачиваемые сотрудникам в этом случае, не облагаются НДФЛ на основании абзаца двенадцатого п. 1 ст. 217 НК РФ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (смотрите письма Минфина России от 04.03.2019 N 03-15-06/13866, от 25.07.2018 N 03-04-06/52242, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230).

Страховые взносы

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
С учетом положений ст. 164 ТК РФ, ст. 168.1 ТК РФ, если работа сотрудников носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то суточные не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (смотрите письма Минфина России от 25.07.2018 N 03-04-06/52242, от 10.08.2017 N 03-15-06/51340).

Налог на прибыли

Для целей исчисления налога на прибыль суммы суточных при разъездном характере работ учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
С точки зрения трудового законодательства возмещение водителям расходов, связанных с разъездным характером труда, не входит в систему оплаты труда, а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную ст. 168.1 ТК РФ.
Возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (смотрите письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87).

Арбитражная практика

Суды указывают, что компенсация в виде суточных не предполагает возмещения документально подтвержденных расходов, а определяется исходя из продолжительности поездки. В качестве подтверждающих документов представляются трудовые договоры, положения о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, путевые листы, товарные накладные и т.п. (смотрите постановление ФАС Поволжского округа от 29.04.2014 N А65-15922/2013, постановления АС Поволжского округа от 20.02.2018 N Ф06-29644/18 по делу N А65-12295/2017, Одиннадцатого ААС от 25.11.2013 N 11АП-18375/13, постановления АС Поволжского округа от 30.10.2017 N Ф06-25897/17 по делу N А65-27526/2016, АС Центрального округа от 03.08.2017 N Ф10-2846/2017 по делу N А14-8389/2016, АС Северо-Западного округа от 23.01.2017 N Ф07-11950/2016 по делу N А66-2009/2016 и др.).
Но есть судебные акты, в которых суд поддержал налоговый орган.
В постановлении Пятнадцатого ААС от 23.05.2017 N 15АП-3810/2017 судьи посчитали, что в том случае, когда выплаты производятся работникам, постоянная работа которых протекает в пути и имеет разъездной характер, и при этом не представляют собой возмещение понесенных работниками конкретных (определенных) расходов, не являются выплатами суточных, а производятся в порядке, установленном локальными нормативными актами и коллективным договором, имеют фиксированный и систематический характер, выплачиваются постоянно и в соответствии с выполняемой трудовой функцией, то такие выплаты входят в действующую в организации систему оплаты труда, в связи с чем они являются объектом обложения страховыми взносами.
В постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 26.08.2016 N Ф09-8096/16 суд указал, что выплаты за разъездной характер работы являются частью системы оплаты труда, носят систематический и стимулирующий характер, в связи с чем подлежат включению в базу для начисления страховых взносов. Одним из аргументов суда был тот факт, что выплаты не зависят от факта несения расходов. Также из материалов дела видно, что такие компенсационные выплаты превышали суммы оплаты труда.
В судебной практике есть примеры доначисления налога на прибыль и НДФЛ, но они связаны с созданием налогоплательщиком фиктивного документооборота по выплате суточных (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 09.11.2017 по делу N А40-74746/17, оставлено в силе Постановлением Девятого ААС от 29.01.2018 N 09АП-66046/2017). Но отмечаем, что выводы этих судов применимы только к недобросовестным налогоплательщикам.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы;
- Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;
- Вопрос: Какими документами должны подтверждаться суточные для налогового учета при разъездном характере работы, если первичные документы (чеки) по израсходованным суточным не требуются (НДФЛ и страховыми взносами не облагаются)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.);
- Вопрос: Подлежат ли после вступления в силу Федерального закона от 17.06.2019 N 147-ФЗ обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые сотруднику, работа которого имеет разъездной характер? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2020 г.);
- Воробьёва Е.В. Заработная плата в 2019 году (22-е изд., перераб. и доп.). - "Издательство АйСи", 2019 г. (ч. 4.3.2. Компенсации работникам с разъездным характером работы).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Хрусталева Анастасия

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Письмо Министерства финансов РФ №03-04-06/98639 от 12.11.2020

Минфин России в письме от 12.11.2020 № 03-04-06/98639 отметил, когда суммы компенсаций, выплачиваемых работникам в связи с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц. Рассмотрим подробно.

Компенсация расходов за разъездной характер работы

Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат:

  • компенсации, которые связаны с особыми условиями труда и согласно ст. 129 ТК РФ являются элементами оплаты труда;
  • компенсации, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

Так, работодатель обязан возмещать работникам с разъездным характером работы расходы, понесенные ими во время поездок. Такие выплаты являются компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). К системе оплаты труда эти компенсации отношения не имеют.

Разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории. К профессиям, работа по которым имеет разъездной характер, можно отнести, в частности, такие: монтеры и техники судоходной обстановки пути, рабочие разъездных бригад, водолазы, инструкторы взрывных работ, водители автомобилей, курьеры.

Согласно положениям статьи 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами или трудовым договором.

НДФЛ и страховые взносы

На основании пункта 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Аналогичное правило предусмотрено пунктом 1 статьи 422 НК РФ относительно страховых взносов - обложению не подлежат все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Так, компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена ТК РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому страховыми взносами по всем обязательным видам страхования (пенсионному, медицинскому, социальному, страхованию на «травматизм») она не облагается (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Также не облагается и НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ по пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Минфин России в комментируемом письме отмечает, что возмещение расходов работника, связанных со служебными поездками, не нужно облагать взносами и налогом на доходы физических лиц, если:

  • в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа носит разъездной характер;
  • имеются документы, подтверждающие расходы.

Такие компенсации не облагаются взносами независимо от способа их выплаты: путем безналичного перечисления на банковскую карту работника или выдачи наличными денежными средствами.

Обратите внимание: при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, поэтому указанные доходы должны облагаться страховыми взносами и НДФЛ в полном размере.

Распечатать

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

  • Какой штраф за работу иностранца без патента
  • Уведомление о расторжении трудового договора с иностранцем: как и когда подавать
  • День России 12 июня: график работы
  • Вычет за учебу ребенка: документы и правила получения
  • Как расшифровываются категории годности к военной службе

Что такое разъездная работа

Понятие «разъездной характер работы» встречается в ТК РФ неоднократно. Тем не менее Трудовой кодекс значение его не раскрывает. Также нет определения в иных законодательных актах. В связи с этим 12.12.2013 Роструд выпустил Письмо № 4209-ТЗ, в котором поясняет, что разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

В отличие от командировки, которая ограничена конкретным временным промежутком и является разовым явлением, разъездной характер работы предусматривает постоянную основу такого режима труда.

Компенсация за разъездной характер работы 2020

Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ . Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения. Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.

Надбавка к окладу

Ее сумма устанавливается организацией самостоятельно. Порядок ее начисления прописывается в локальном нормативном акте.

В некоторых случаях процент выплаты надбавки определен на законодательном уровне. На сегодняшний день продолжают действовать некоторые законодательные акты времен СССР, регулирующие этот вопрос. Например, Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12.12.1978. Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки. В Постановлении есть оговорка о том, что их трудовая деятельность постоянно протекает в пути. Вторая часть документа рассматривает работников, систематически совершающих поездки в пределах закрепленного участка (например инженеров, контролеров, кассиров). Им полагается 20% от месячного должностного оклада.

Если законодательно размер надбавки к окладу за разъездной характер работы не установлен, то работодатель вправе установить процентную надбавку по своему усмотрению. Такое решение необходимо закрепить в ЛНА.

Возмещение понесенных расходов

Статья 168.1 ТК РФ обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:

  • проезд;
  • найм жилья;
  • допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);
  • иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов. Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте. Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.

Как оформляется разъездной характер работы

Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:

  • отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ , разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;


  • раздел в коллективном договоре. В нем следует указать перечень профессий и должностей, предполагающих разъезды, суть соответствующей деятельности, документы для учета поездок (времени, выданных суточных и т. п.). Взамен можно издать целое положение, где этот вопрос будет освещен максимально подробно;


  • должностная инструкция. При наличии в ней пункта о постоянном труде в пути надбавки будут обоснованными.

Компенсация разъездного характера работы осуществляется на основе подтверждающих документов. Это могут быть билеты на транспорт, счета из гостиниц, чеки с заправочных станций. Сюда же относятся счета из заведений общепита или чеки из магазинов, доказывающие наличие расходов на питание.

Компенсация за разъездной характер работы: НДФЛ

Обложение налогом на доходы физических лиц выплат работникам, которым установлен разъездной характер работы, зависит от вида выплаты:

  1. Надбавка к окладу признается частью зарплаты (п. 3 ст. 255 НК РФ). Следовательно, с нее необходимо удерживать НДФЛ в обычном порядке. Такая точка зрения подтверждается Минфином в Письме № 03-04-06/9-76 от 26.03.2012.
  2. Возмещение расходов — это компенсационная выплата. Следовательно, она не подлежит обложению НДФЛ на основании абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ. Но очень важно, чтобы понесенные расходы имели документальное подтверждение: ж/д, авиа, автобусные билеты, счета гостиниц и т. д.

Компенсация за разъездной характер работы: страховые взносы

В обложении страховыми взносами выплат при разъездном характере работы нужно руководствоваться теми же правилами, что и для НДФЛ:

  • надбавка к окладу (или иная) за особые условия труда признается частью зарплаты и страховыми взносами облагается;
  • компенсация понесенных расходов, подтвержденных документально, от обложения освобождается (ст. 422 НК РФ);
  • суточные также освобождаются от обложения НДФЛ.


Работник постоянно находится в поездках — когда это просто командировки, а когда особый характер работы, как правильно оформить «разъездного» сотрудника и оплатить его труд и расходы? Ответы на эти и другие вопросы о разъездной работе вы найдете в сегодняшней статье.

Чем разъездная работа отличается от командировки

Разъездной характер работы подразумевает регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой местности. Обычно у персонала с разъездным характером работы нет стационарного рабочего места. Выезжая в служебные поездки, такие сотрудники несут определенные расходы, которые им компенсирует работодатель.

Например: курьер доставляет заказы по территории Москвы и МО. Ежедневно он перемещается по обслуживаемой территории, а работодатель компенсирует ему транспортные расходы.

В отличие от командировки разъездной характер работы:

  1. Должен быть зафиксирован в трудовом договоре.
  2. Не требует издания распоряжения (например: приказа руководителя) на каждую поездку.
  3. Может иметь упрощенный порядок отчетности. Например: работник отчитывается о поездках один раз в месяц.
  4. Оплачивается в обычном порядке. То есть за время нахождения в служебной поездке сотрудник получает не средний заработок, а заработную плату.
  5. Отмечается в табеле, как обычное рабочее время. Например: «Я», или другой буквенный код, который утвержден на предприятии и соответствует явке работника.

Если сотрудник с разъездным характером работы направляется в другую местность, отличную от территории обслуживания, то такую поездку нужно оформить, как командировку.

Например: менеджер по продажам — разъездной работник, он обслуживает территорию Москвы и МО. Руководство направляет его в Санкт-Петербург на два дня. Эта поездка будет являться командировкой.

Важно: работнику можно установить территорию обслуживания «в пределах РФ», законом это не запрещено.

Как оформить разъездной характер работы

Работодатель должен определить, в отношении каких профессий или должностей нужно утвердить разъездной характер работ.

Сведения об установлении разъездного характера работ нужно отразить в действующих локальных актах организации (например: ПВТР, коллективном договоре) и трудовых договорах.

Пример формулировки пункта трудового договора:


Перечень должностей и прочие условия разъездного характера работ можно зафиксировать приказом руководителя или прописать в отдельном положении.

В положение о разъездном характере работ обычно включают:

  • перечень должностей;
  • формы первичных документов по служебным поездкам (например: маршрутный лист, служебное задание, путевой лист);
  • порядок выдачи и приема этих документов;
  • размер и порядок возмещения расходов.

Фиксация условий разъездной работы в отдельном положении предпочтительней для работодателя, так как если ситуация на предприятии изменится, то откорректировать положение будет проще, чем вносить правки в несколько разных локальных актов. Особенно сложно изменять условия коллективного договора. Ведь придется проводить коллективные переговоры, а после регистрировать изменения в местном органе по труду.

Важно: не забудьте, что сотрудников нужно ознакомить под роспись с локальными актами предприятия, которые связаны с их трудовой функцией.

Если характер работы сотрудника поменялся со стационарного на разъездной — перезаключать трудовой договор не нужно. Достаточно зафиксировать изменения в дополнительном соглашении.

Надбавки и компенсации

Работодатель обязан компенсировать разъездному работнику:

  • транспортные расходы;
  • затраты на временное проживание, если сотрудник в разъездах не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства (например: аренда жилья, гостиниц, суточные);
  • другие расходы, которые сотрудник согласовал с работодателем (например: услуги платной парковки).

Также работодатель вправе по собственной инициативе установить надбавку за разъездной характер работ. Это может быть процент от оклада или фиксированная сумма.

Пример формулировки пункта трудового договора:

«Работнику устанавливается надбавка за разъездной характер работы в размере 15 % от оклада».

Важно: надбавка не может заменить компенсацию расходов. Надбавку разъездному работнику можно не назначать, а вот возместить расходы — прямая обязанность работодателя, предусмотренная трудовым законодательством (ст. 168.1 ТК РФ).

Хотя, в некоторых случаях надбавка тоже может быть обязательной.

Например: требование об обязательной надбавке содержится в Отраслевом соглашении по дорожному хозяйству РФ на 2020-2022 годы и распространяется на персонал дорожных организаций.

Налогообложение и страховые взносы

Если трудовая функция сотрудника связана с постоянными разъездами, и это отражено в трудовом договоре и локальных актах предприятия, то суммы компенсаций не облагаются налогом на доходы и страховыми взносами.

Однако расходы сотрудника должны быть документально подтверждены. Если документы отсутствуют, теряется компенсационный характер выплат. То есть сотрудник получает доход, который облагается налогами и взносами в установленном порядке.

Важно: по мнению Минфина суточные для разъездных работников не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальными актами организации (письмо от 24.02.2021 № 03-04-06/12696).

То есть, если при командировках суточные освобождаются от НДФЛ только в пределах норматива, то суточные при разъездной работе освобождены от обложения НДФЛ в полном размере.

В свою очередь надбавка является составной частью заработной платы. Поэтому она облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Читайте также: