Компенсация за проезд к месту работы и обратно налогообложение

Опубликовано: 13.05.2024

Некоторые организации компенсируют сотрудникам проезд на общественном транспорте на работу и обратно. Надо ли в этом случае начислять взносы?

Возмещения расходов на дорогу к месту работы и обратно нет в перечне необлагаемых сумм. Поэтому нужно начислить взносы, считаетфинансовое ведомство.

Суды говорят иначе: на компенсацию, предусмотренную коллективным договором, взносы можно не начислять, ведь это социальная выплата. Хотя позиция сформировалась, когда действовал Закон о страховых взносах, полагаем, она актуальна и сейчас. Правила НК РФ об уплате взносов аналогичны. Имейте в виду, что если руководствоваться подходом судов, то споры с контролерами неизбежны.

Вопрос: О налоге на прибыль, НДФЛ и страховых взносах при оплате (возмещении) стоимости проезда работников к месту работы и обратно.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 18 января 2019 г. N 03-03-06/1/2093

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение от N и сообщает следующее.

Согласно положениям статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ) при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Вместе с тем обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

При этом на основании пункта 26 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По вопросу об обложении страховыми взносами сообщаем.

Подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 НК РФ), в частности, в рамках трудовых отношений.

В соответствии с пунктом 1 статьи 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ.

Перечень не подлежащих обложению страховыми взносами сумм выплат физическим лицам, приведенный в статье 422 НК РФ, является исчерпывающим.

В связи с тем что выплаты работникам в виде компенсации стоимости их проезда к месту работы и обратно не поименованы в указанном перечне статьи 422 НК РФ, они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

По вопросу об обложении налогом на доходы физических лиц сообщаем.

Согласно статье 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией стоимости проезда работников к месту работы и обратно, статья 217 НК РФ не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Заместитель директора Департамента
А.А.СМИРНОВ

Работодатель может оплачивать своим работникам расходы на проезд до места работы и обратно. Такая компенсация облагается страховыми взносами и НДФЛ (письмо Минфина России от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093). Разъяснено также, в каком случае такие расходы можно учесть в расходах по налогу на прибыль.

НДФЛ и страховые взносы

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (ст. 210 НК РФ).

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Налогового кодекса. При этом суммы возмещения работодателем стоимости проезда сотрудников к месту работы и обратно в данном перечне не значатся. Следовательно, такие суммы облагаются НДФЛ в общем порядке.

Аналогичные разъяснения и для начисления страховых взносов.

По общему правилу выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Исключение составляют выплаты, перечисленные в статье 422 Налогового кодекса.

Компенсация стоимости проезда сотрудников к месту работы и обратно в этой статье не упомянута. Значит, такая выплата не может быть освобождена от обложения страховыми взносами.

Налог на прибыль

Для учета данных расходов по налогу на прибыль чиновники отметили следующее.

Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением (п. 26 ст. 270 НК РФ):

сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;
случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) или коллективными договорами.

Значит, если оплата проезда предусмотрена трудовым или коллективным договором организации, то можно включить такие затраты в расходы. Эти суммы могут отражаться по счету 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, если они рассматриваются как часть заработной платы (ст. 129 ТК РФ).

Оплата проезда сотрудника по ГПД

Компания может самостоятельно решить, как она будет оплачивать проезд работника по ГПД – напрямую сторонним организациям или выплачивать компенсацию. Во избежание разногласий наиболее правильным будет прописать такой порядок в договоре. В частности, можно указать, что фирма сама покупает билеты, а потом их выдает исполнителю (подрядчику). Законодательно такой порядок не закреплен.

Если компания оплачивает проезд гражданину, работающему по ГПД, к месту работы, стоимость проезда облагают налогом на доходы физических лиц. Об этом говорится в письме Минфина России от 19.12.2018 № 03-04-06/92687.

По правилам Налогового законодательства, все доходы гражданина, которые были получены им как в денежной, так и в натуральной форме, облагают НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). К доходам в натуральной форме относят, в частности, оплату за работника товаров (работ, услуг) (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Когда компания оплачивает сотруднику по ГПД проезд к месту работы, сумму оплаты также надо облагать НДФЛ.

Хотя в более раннем письме от 23.05.2016 № 03-04-06/29397 Минфин России высказывал другую точку зрения. Оплату проезда работника по ГПД нужно облагать НДФЛ только в том случае, если это было в интересах сотрудника, в том числе являлось частью его вознаграждения.

Также есть и судебное решение, когда компания смогла доказать, что она была заинтересована в оплате жилья работникам. Так, судьи учли следующие аргументы:

компания оплатила расходы по своей инициативе;
предоставить жилье было необходимо иногородним с особой квалификацией;
оплачено было жилье соответствующего уровня.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В соответствии с условиями трудового договора расходы на оплату проезда на такси от места работы при окончании времени работы после 22:00 компенсируются работнику на основании предоставленных документов (кассового чека). Данный пункт трудового договора экономически обоснован следующими аргументами: график работы работника, при котором сложно добираться на общественном транспорте после 22:00, а также удаленностью места работы от места жительства работника.
Как оформить данные отчеты сотрудника? Необходим ли авансовый отчет (счет 71) или можно оформлять по бухгалтерской справке (счет 73)? Необходимо ли облагать компенсацию проезда страховыми взносами и НДФЛ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемом случае факт оплаты организацией-работодателем услуг такси по доставке сотрудников к месту работы и обратно не образует у них дохода, подлежащего налогообложению НДФЛ.
Существуют предпосылки и для неначисления страховых взносов на стоимость оплаты проезда сотрудников. В то же время мы не исключаем, что необложение страховыми взносами этих выплат может повлечь за собой налоговые риски.
В данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", или к счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Порядок отражения этих выплат в конкретных видах налоговой отчетности будет зависеть от того, какое решение принято в отношении обязанности по исчислению с них НДФЛ и страховых взносов.

Обоснование вывода:

НДФЛ

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
На основании пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в интересах налогоплательщика. Напомним, что в силу п. 1 ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 НК РФ.
Перечень доходов, не облагаемых НДФЛ, приведен в ст. 217 НК РФ. Оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно в данной норме не поименована.
Между тем, как прямо следует из ст. 211 НК РФ, факт оплаты организацией-работодателем услуг по доставке работников к месту работы и обратно может приводить к возникновению у сотрудников дохода в натуральной форме, если такая оплата производится в их интересах. Президиум Верховного Суда РФ в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ от 21.10.2015 (далее - Обзор), указал, что при решении вопроса о возникновении дохода на основании данной нормы НК РФ необходимо учитывать направленность затрат по оплате за гражданина соответствующих товаров (работ, услуг) или имущественных прав на удовлетворение личных потребностей физического лица, либо на достижение целей, преследуемых плательщиком, например, работодателем, для обеспечения необходимых условий труда, повышения эффективности выполнения трудовой функции и т.п. Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом.
На протяжении ряда лет по вопросу возникновения экономической выгоды при оплате проезда сотрудникам организации Минфин России высказывал следующую позицию. Расходы по оплате работодателем стоимости проезда (независимо от способа (самостоятельно или с привлечением транспортной организации)) не являются экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, объектом обложения НДФЛ только в случае, если у работников отсутствует возможность добираться до работы и обратно общественным транспортом (удаленность от маршрутов общественного транспорта или неподходящий график его движения).
Так, например, Минфин России в письме от 20.03.2017 N 03-04-06/15815 указал, что при использовании сотрудниками организации арендованных автомобилей или такси для служебных поездок дохода, предусмотренного ст. 211 НК РФ, у сотрудников не возникает, поскольку транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщиков - физических лиц. При этом в организации должны иметься документы, подтверждающие использование сотрудниками арендованных автомобилей или такси в служебных целях, поскольку использование сотрудниками организации арендованных организацией автомобилей или такси без документов, подтверждающих цели совершенных поездок, может привести к возникновению у таких лиц экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.
Смотрите также письма Минфина России от 07.09.2015 N 03-04-06/51326, от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434.
Во всех остальных ситуациях стоимость доставки работников является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (письма Минфина России от 23.01.2020 N 03-03-06/1/3758, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247, от 04.12.2006 N 03-03-05/21, от 01.06.2006 N 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435).
В данной ситуации сотрудникам оплачиваются услуги такси в связи с тем, что их рабочий день заканчивается после 22 часов вечера, т.е. в такое время суток, когда добраться домой на общественном транспорте затруднительно или даже практически не возможно, кроме того, место работы расположено удаленно от места жительства работников. При таких обстоятельствах считаем, что в рассматриваемом случае экономической выгоды и, как следствие, дохода, облагаемого НДФЛ, у сотрудников не возникает. В качестве документального подтверждения отсутствия факта экономической выгоды могут выступать: трудовые договоры с работниками, включающие условие об оплате расходов на проезд после 22 часов вечера, соответствующий приказ руководителя, локальные нормативные акты, устанавливающие график работы сотрудников предприятия (например, внутренний трудовой распорядок), чеки ККТ на оплату услуг такси, в которых, помимо прочего, указывается дата и время осуществления расчета и т.д.

Страховые взносы

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ для организаций объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, перечисленные в п.п. 4-8 ст. 420 НК РФ, не относятся к объекту обложения страховыми взносами.
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Оплата стоимости проезда работников к месту работы и обратно в указанном перечне не поименована, на основании этого факта Минфин России приходит к выводу, что суммы такой оплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Смотрите п. 2 письма Минфина России от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093.
В то же время в арбитражной практике существует позиция, что сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Так, в постановлении от 14.05.2013 N 17744/12 Президиум ВАС РФ сделал следующие выводы: Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. В отличие от трудового договора, который в соответствии со статьями 15 и 16 ТК РФ регулирует именно трудовые отношения, коллективный договор согласно статье 40 ТК РФ регулирует социально-трудовые отношения. Выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд), в том числе и потому, что не предусмотрены трудовыми договорами. Таким образом, эти выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.
Указанную позицию поддержал ВС РФ в определениях от 04.09.2017 N 303-КГ17-6952 по делу N А51-10641/2016, от 04.06.2018 N 309-КГ18-5970.
Если говорить непосредственно о доставке сотрудников к месту работы и обратно, то можно привести в пример постановление АС Западно-Сибирского округа от 28.08.2014 N Ф04-8569/14 по делу N А45-20334/2013, в котором представлен вывод о том, что компенсация проезда к месту работы и обратно в рассмотренном споре не являлась стимулирующей выплатой, не зависела от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не признана оплатой труда работников (вознаграждением), в том числе и потому, что не предусмотрена трудовыми договорами, в связи с чем не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов. В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2013 N Ф07-8246/12 по делу N А26-2680/2012 указывается, что произведенные предпринимателем по договорам, заключенным с организациями-перевозчиками, перечисления представляют собой оплату услуг, оказанных сторонней организацией предпринимателю, и не являются выплатами в пользу работников по гражданским или трудовым договорам, тем более что условиями трудовых договоров соответствующие положения не предусмотрены (смотрите также постановление ФАС Центрального округа от 03.09.2012 N Ф10-2647/12 по делу N А14-8017/2011)*(1).
Однако в рассматриваемом случае, как следует из текста вопроса, обязанность оплаты питания сотрудников для работодателя установлена не коллективным договором, а положениями трудовых договоров. На наш взгляд, это обстоятельство может свидетельствовать о том, что оплата работнику расходов на проезд в данном случае по своей сути является частью заработной платы (ст. 131 ТК РФ), т.е. выплатой в рамках трудовых отношений. Поэтому применить указанную позицию судов к данной ситуации затруднительно.
Если оплата стоимости проезда будет установлена коллективным договором или иным локальным актом, к примеру, Положением о социальной поддержке, полагаем, что в такой ситуации можно будет говорить о том, что оплата услуг такси имеет социальную направленность и не входит в систему оплаты труда, а значит, не подлежит обложению страховыми взносами. В то же время не исключаем вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов даже при таком документальном оформлении.

Бухгалтерский учет

Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет. При этом под подотчетными лицами понимаются сотрудники организации, которым выдаются наличные денежные средства из кассы на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП). Выдача средств под отчет оформляется на основании распорядительного документа юридического лица (ИП) либо по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Смотрите п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
На основании Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В рассматриваемом случае сотрудники подотчетными лицами не являются, а выступают скорее в роли кредиторов организации. В связи с этим полагаем, что в данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" или к счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
В связи с тем, что сотрудники изначально расходуют на оплату проезда собственные средства в данном случае, соответственно, можно говорить только о возмещении работникам произведенных ими расходов. Для случаев, когда сотрудник аванс на хозяйственные расходы не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. Форма авансового отчета АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Поэтому, по нашему мнению, организация вправе сама в своей учетной политике установить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (при этом никто не запрещает выбрать форму N АО-1 или использовать любую иную форму, в т.ч. бухгалтерскую справку).
Порядок отражения этих выплат в конкретных видах налоговой отчетности будет зависеть от того, какое решение принято в отношении обязанности по исчислению с них НДФЛ и страховых взносов. Более подробно вопросы оформления отчетности мы сможем рассмотреть в рамках отдельной консультации при получении соответствующего запроса.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

13 ноября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-----------------------------------------------------------------------
*(1) В приведенной практике речь идет об отношениях, которые имели место в период действия утратившего силу Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем в нормах ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ относительно трудового договора содержались те же формулировки, что и сейчас в п. 1 ст. 420 НК РФ - объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. Соответственно, вышеуказанная практика применима, по нашему мнению, и после включения положений о страховых взносах в НК РФ. Это подтверждает постановление Семнадцатого ААС от 16.01.2020 N 17АП-18844/19, в котором судьи, основываясь на положениях ст. 420 НК РФ, пришли к выводу, что спорные выплаты по компенсации оплаты за проезд к месту работы и обратно не подлежат обложению страховыми взносами, поскольку не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не являются стимулирующими или компенсирующими выплатами и не включены в систему оплаты труда.

Довольно часто исполнение профессиональных обязанностей сотрудников фирмы связано с разъездами на общественном транспорте. Такие расходы осуществляются за счет организации и оплачиваются сотрудникам согласно нормам ТК РФ. Порядок оплаты проезда при исполнении служебных обязанностей, отражения затрат в учете – тема нашей статьи.

По результатам налоговой проверки, проведенной в отношении хозяйственного общества, налоговая инспекция установила, что организация оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда для ряда работников надбавку за передвижной характер труда. Налог при выплате надбавки не удерживался и в бюджет не перечислялся, что послужило основанием для привлечения общества к ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ.
Организация оспорила решение налоговой инспекции в арбитражном суде.
Посмотреть решение суда

Обоснование расходов

Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).

Вопрос: Нужно ли облагать НДФЛ оплату работникам проезда на железнодорожном транспорте общего пользования от места жительства к месту работы, предусмотренную коллективным договором?
Посмотреть ответ

Кроме того, выделены отдельные ситуации:

оплата транспорта командированным (ст. 168);
расходы, связанные со служебными поездками при работе разъездного характера и схожими с ней условиями (ст. 168.1);
при переезде на работу в другую местность, по договоренности с администрацией (ст. 169);
работающим на Крайнем Севере проезд в отпуск и обратно (ст. 325);
проезд работающим «заочникам», получающим высшее образование, один раз в учебном году (ст. 173).

Исполнение законодательных норм возможно тремя путями:

компенсация расходов на основании проездных документов;
покупка билетов, проездных документов для сотрудников;
выдача фиксированной суммы.

Порядок компенсации или оплаты проезда прописывается в ЛНА фирмы. Отдельный документ принимается, как правило, если перемещения на общественном транспорте касаются большого числа сотрудников.

Список сотрудников, которым оплачивается проезд, утверждается приказом.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:

71 – если сотрудник берет деньги под отчет, а затем подтверждает проездные расходы документами;
70 – если в ЛНА прописана оплата проезда как часть оплаты труда (натуральная оплата);
73 – в других случаях.

Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.

В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.

Деньги выдаются под отчет:

Дт 20, 23, 44 и др. Кт 71.
Дт 71 Кт 50, 51 – учтена в расходах и выдана компенсация работнику.
Дт 71 (50, 51) Кт 50, 51 (71) – взаимные расчеты организации и работника по выданным суммам.

Организацией покупаются проездные:

Дт 76 (60) Кт 51 – перечисление оплаты.
Дт 50/3 Кт 76 (60) – оприходованы проездные.
Дт 71 Кт 50/3 – выдан проездной работнику.
Дт 50/3 Кт 71 – возврат проездного работником в конце месяца.
Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 50/3 – списана стоимость проездного на затраты.

Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.

На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.

Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах. Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем. Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.

Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.

В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.

Налоги

Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.

Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.

Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.

Минфин РФ дал разъяснения, о порядке включения компенсационных выплат на проезд работникам-вахтовикам до места вахты и обратно в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, а также о порядке обложения их НДФЛ и страховыми взносами (Письмо № 03-01-10/92685 от 23.10.2020г.).

Известно, что работа вахтовым методом представляет собой довольно специфичную форму организации производственного процесса. При этом методе работникам приходится трудиться какое-то время вне места постоянного проживания. У работодателя просто нет возможности обеспечить их ежедневное возвращение домой, к тому же это и экономически не выгодно. Да это и понятно. Место проведения работ может находиться очень далеко от места расположения организации, например, Институт археологии РАН расположен в Москве, а археологические раскопки могут проводиться на Алтае, за тысячи километров от Москвы.

Уже исторически сложилось, что вахтовый метод работы применяется в таких сферах деятельности, как рыбный промысел, добыча нефти и газа, на лесозаготовке, при разработке новых месторождений полезных ископаемых, при проведении геологоразведочных работ, археологических раскопок и т.д.

Следует учитывать, что одна вахта (экспедиция) не должна длиться более 1-го месяца, но в исключительных случаях и только по согласованию с профсоюзной организацией (если она есть на предприятии) время одной вахты может быть увеличено до 3-х месяцев.

Но чтобы приступить к своим трудовым обязанностям работнику сначала нужно добраться до места работы (вахты). А путь от его дома до места работы может быть совсем не близким. Он всегда состоит из 2-х частей:

первая — от дома (места проживания) до пункта сбора. Так, например, учёному-археологу из Брянска, работающему в Институте археологии РАН (институт находится в Москве), сначала необходимо прибыть к определённому месту сбора сотрудников экспедиции (допустим он находится непосредственно в институте);
вторая — от пункта сбора до места фактического выполнения работ (вахтового посёлка). Дальше из Москвы (от здания института) наш учёный проследует к месту археологических раскопок (научной экспедиции).

Раньше работодатель был обязан оплатить работнику все расходы, связанные с проездом от места проживания до вахтового поселка, а по окончанию вахты — обратный проезд. Эта норма была закреплена п. 2.5 Основных положений о вахтовом методе организации работ (утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82).

В 1999 году Верховный Суд РФ признал данную норму частично недействительной (Решение от 17.12.1999 № ГКПИ99-924). Сразу уточню, что Трудовой кодекс такой гарантии не содержит. Несмотря на это, организация-работодатель вправе установить компенсацию расходов на проезд своим работникам в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ведь это не ухудшит их положение). В этом случае, организация сможет учесть компенсацию проезда для работников-вахтовиков в составе расходов на оплату труда. Ведь п. 25 ст. 255 НК РФ определено, что к расходам на оплату труда относятся любые виды расходов, произведённые в пользу работников, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. Если же компенсацию расходов на проезд установили локальным нормативным актом, обязательно сошлитесь на это обстоятельство в трудовом или коллективном договоре.

Затраты на проезд работников, работающих вахтовым методом, от места жительства до места выполнения работ (вахтового посёлка) и обратно в соответствии с пп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ можно также учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Ещё раз обращу ваше внимание на то, что основополагающее условие для признания таких расходов — это установленная трудовым или коллективным договором обязанность работодателя компенсировать своим работникам расходы на проезд.

Способы доставки работников к месту вахты (экспедиции) работодатель выбирает сам, исходя, в первую очередь, из экономической целесообразности и интересов производства. Так, он может использовать транспорт, имеющийся в организации, может осуществлять доставку работников средствами сторонних транспортных компаний, заключив с ними договоры, а может просто возмещать работникам расходы на проезд к месту вахты и обратно. В любом случае, оплата проезда сотрудников, привлеченных к работе по вахтовому методу, производится за счёт работодателя.

Исходя из того, что в числе гарантий, установленных работникам-вахтовикам ст. 302 ТК РФ, отсутствует какое-либо упоминание о компенсации проезда от места постоянного проживания до места сбора, специалисты Минфина РФ обязывают облагать её НДФЛ. Ведь по закону такую выплату нельзя признать компенсационной, а значит и освобождение от обложения НДФЛ в соответствии с п.1 ст. 217 НК РФ к ней применено быть не может.

С точки зрения налоговиков, данная компенсация является доходом, полученным работником в натуральной форме, а значит облагается НДФЛ (Письма Минфина РФ от 26.02.2013 г. № 03-04-06/5379, от 30.06.2011 г. № 03-03-06/1/384).

Но суды, как правило, не разделяют данный подход контролирующих органов.

Вот пример одного из таких споров. В нём рассматривалась ситуация, когда в коллективном договоре организации было закреплено следующее положение: «Проезд работников до места работы (вахты) и обратно компенсируется в размере произведённых затрат от места сбора. Местом сбора признается место постоянного жительства (место постоянной прописки) работника». Таким образом, изначально, работники сами приобретали билеты на проезд общественным транспортом, чтобы добраться от места проживания до вахтового посёлка и обратно. Прибыв в посёлок работники на основании документов на проезд составляли авансовые отчёты. В свою очередь, на основании авансовых отчётов работодатель компенсировал им расходы в части стоимости проездных документов (авиа-, ж/д билетов, автобусных билетов на междугородние рейсы и т.д.).

Налоговая инспекция, проведя проверку, пришла к выводу, что такая компенсация организацией расходов работнику, является ничем иным, как доходом работников, полученным в натуральной форме, а значит должна облагаться НДФЛ. Вывод инспекторов основывался главным образом на непризнании этих выплат компенсационными. Ведь находясь в пути от места проживания до места работы (вахты) работники и впрямь не выполняли трудовые функции и не участвовали в производственном процессе.

Судьи же пришли к прямо противоположному мнению. В своих выводах они опирались на то, что вышеизложенные обстоятельства вполне себе позволяют квалифицировать оплату проезда работнику организацией в качестве компенсации в соответствии со ст. 164 ТК РФ. Из прямого толкования ст. 164 ТК РФ следует, что исполнение трудовых обязанностей работником непосредственно в пути следования не является неоспоримым условием, чтобы выплата была признана компенсацией. К тому же в этой компании был установлен следующий порядок доставки работников-вахтовиков как до места выполнения работ, так и обратно: работники самостоятельно прибывают в вахтовый посёлок, на основании подтверждающих документов организация возмещает им фактически понесённые расходы. Данный порядок полностью соответствует законодательству, действует полностью в экономических интересах организации и обеспечивает непрерывность производственного процесса на её объектах (в вахтовых поселках).

Так, в нашем примере, если бы учёный-археолог, проживающий в Брянске, самостоятельно добрался до места проведения археологических раскопок (научной экспедиции), не заезжая в Москву, то порядок налогообложения компенсации его проезда полностью бы зависел от того, что в коллективном или в его трудовом договоре определено как место сбора: место проживания учёного или место нахождения организации.

По поводу обложения компенсации на проезд работников-вахтовиков страховыми взносами ведомство указывает на то, что данная компенсация не поименована в пп. 2 а. 1 ст. 422 НК РФ и выплачивается в рамках трудовых отношений с работником. Её отсутствие в составе необлагаемых компенсационных выплат обязывает работодателя обложить такую компенсацию страховыми взносами в полном объёме.

А вот относительно компенсационных выплат работникам от пункта сбора до места выполнения работ (вахты) Минфин РФ занимает гораздо более лояльную позицию.

Специалисты ведомства считают, что их можно не облагать ни НДФЛ, ни страховыми взносами при соблюдении определённых условий:

во-первых, пункт сбора должен определяться с учётом производственной необходимости и специфики работы организации;
во-вторых, у сотрудников нет возможности добраться до вахтового посёлка общественным транспортом самостоятельно;
в-третьих, работники, прибыв к месту нахождения организации или в пункт сбора, приступают к выполнению обязанностей и соблюдают трудовую дисциплину.

В этом случае у работников не возникает экономической выгоды при оплате работодателем проезда от пункта сбора к месту выполнения работ. Поэтому у работодателя не возникает обязанности по обложению такой компенсации НДФЛ и страховыми взносами. Аналогичные выводы Минфин РФ приводит в своих письмах (Письма от 08.12.2011 № 03-04-06/6-343, от 08.12.2011 № 03-04-06/6-342). Данный подход, как мы с вами видим, поддерживают и суды.

Подводя итог, мне ещё раз хотелось бы обратить ваше внимание на то, что работодатель может учитывать компенсацию расходов на проезд вахтовиков в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но только, если такая обязанность зафиксирована им в трудовом или коллективном договоре, а также в локальном нормативном акте.

Путь работника, выполняющего работы вахтовым методом, до вахтового поселка всегда выполняется в два этапа: сначала от места жительства до пункта сбора, затем от пункта сбора до места вахты (экспедиции). Компенсацию расходов работника до пункта сбора следует облагать НДФЛ и страховыми взносами, а вот компенсацию проезда от пункта сбора до вахтового посёлка (экспедиции) можно и не облагать НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении ряда условий. Поэтому очень важно в трудовом или коллективном договоре правильно определить место пункта сбора вахтовиков для избежания претензий со стороны контролирующих органов.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более 3 лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Читайте также: