Как оформить продавца индивидуальному предпринимателю без налогов

Опубликовано: 07.05.2024

Здравствуйте.Являюсь индивидуальным предпринимателем,на ЕНВД.Могу ли я взять на работу продавца,без оформления и без уплаты налогов?Какой договор на этот случай между нами должен быть заключен на случай проверки налоговыми органами?Слышал, что есть форма договоров на испытательный срок.Продавец является пенсионером.

К сожалению нет. Трудовые правоотношения должны оформляться только трудовым договором

Согласно трудового кодекса:

Часто практикуется заключение договоров гражданско-правового характера вместо трудовых хоть это и незаконно и черевато последствиями. Как бы то ни было, при заключении договора ГПХ вы все равно будете налоговым агентом физического лица и обязаны будете за него удерживать налоги:

1. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с настоящим Кодексом возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации.

Есть, но только при заключении трудового договора

Статья 70. Испытание при приеме на работу

При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.

То есть единственный вариант для вас, который полностью избавит вас от обязанностей по удержанию и перечислению налогов — работать с продавцом совсем «в черную», что может обернуться неприятными последствиями

Андрей, добрый день!

С работником нужно будет заключить трудовой договор. Вы также можете заключить гражданско-правовой договор, но есть риск, что он может быть признан трудовым, а Вы в свою очередь понесете ответственность по КоАП РФ вследствие заключения такого договора с работником.

Ч. 2 ст. 15 ТК РФ

Статья 5.27 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Вам как налоговому агенту нужно будет удерживать и перечислять НДФЛ с зарплаты работника и обязательные взносы.

Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника (ч. 2 ст. 3 ТК РФ).

Вы можете принять работника по трудовому договору с испытательным сроком на основании ст. 70 ТК РФ. Статус пенсионера не является ограничением для испытания. Срок испытания не может превышать трех месяцев. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня (ст. 71 ТК РФ).

Отмечу, что Вы обязаны платить работнику зарплату не ниже размера МРОТ в соответствии со ст. 133 ТК РФ

Могу ли я взять на работу продавца, без оформления и без уплаты налогов?
Андрей

Андрей, добрый день! Можете, но тем самым нарушите сразу несколько положений как трудового так и налогового законодательства. Во-первых в силу ст. 15 ТК РФ нельзя оформлять фактически трудовые отношения в рамках гражданско-правовых договоров, это ст. 5.27 КоАП РФ. Во-вторых заключение договора на испытательный срок не освобождает от обязательств по оплате труда, как минимум в рамках МРОТ, а соответственно и страховых взносов. Кроме того, страховые взносы уплачиваются ИП и ЮЛ по доходам, выплачиваемым физлицам и по трудовым и по гражданско правовым договорам так же как обязательства налогового агента, согласно ст. 226 НК РФ не зависят от того, по какому договору будет у Вас работать данное лицо — ТД или ГПД, а вот ГПД вместо ТД это, как указал выше адм. ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ

Как выгодно оформить сотрудников? Какие налоги платить и есть ли альтернатива? Мы собрали информацию для предпринимателей о трудовых, и не только, отношениях в 2021-м году.

Высокая налоговая нагрузка — уже не главная угроза в 2021 для малого бизнеса. Есть другие трудности — снижение спроса на товары и услуги из-за падения доходов у покупателей и недостаток средств на развитие у самого предпринимателя.

Одна из самых острых проблем — сохранение клиентов. Ее решение — повышение уровня сервиса, расширение линейки товаров и услуг, изменение ценообразования и формата торговли под новые требования покупателей. Эти задачи требуют вовлечения всей команды, всех сотрудников, а возможно и привлечение новых кадров!

В знаковом 2020, из-за пандемии, многие предприниматели вынуждены были сократить штат. По оценкам Центра стратегических разработок, количество занятых в малом и среднем предпринимательстве за 2020 уменьшилось на 1,1 млн человек.

Но кризис минует, возобновляют работу общепит, кинотеатры и другие общественные заведения, бизнес возвращается к жизни и ему нужны новые кадры, которых он, возможно, ранее лишился.

Расходы на зарплату сотрудников остаются ощутимой статьей затрат, особенно с учетом налоговой нагрузки. Давайте посмотрим, сколько “стоит” каждый работник предпринимателю.

Классика жанра и налоги с ФОТ

За сотрудника в штате необходимо платить НДФЛ 13% и 4 вида обязательного страхования: медицинское, пенсионное, социальное и от несчастных случаев. Если его доходы превысят 5 млн. рублей в год, НДФЛ рассчитывается по ставке 15%.

Страховые взносы во внебюджетные фонды:

в Пенсионный фонд (ПФР) — 22 %
в Фонд социального страхования (ФСС) — 2,9 %
в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС) — 5,1 %
на страхование от несчастных случаев (также в ФСС) — от 0,2 до 8,5 % (ставка зависит от класса профессионального риска).

Получается с заработка сотрудника предприниматель сам, из собственного кармана, платит минимум 30,2% . Чем выше зарплата, тем больше бизнесмен будет перечислять в фонды взносов.

ИП или самозанятые

Временных сотрудников и исполнителей можно заменить на более дешевую альтернативу — ИП или самозанятых. Главное правильно оформить отношения и не злоупотреблять ими.

Индивидуальный предприниматель. Привлекайте курьера, юриста или маркетолога не в штат, а по договору. Ваши расходы — гонорар специалисту. Налоги, в данном случае, ИП платит самостоятельно.

Важно! Если ИП утратит статус предпринимателя, то станет обычным физлицом и тогда придется платить все взносы, как при обычных трудовых отношениях.

Самозанятый . Ваша задача — оплатить самозанятому его услуги, а с налогами он разберется самостоятельно. Их ему наготово посчитает налоговая служба. Поэтому многие фрилансеры становятся плательщиками налога на профессиональный доход. При этом самозанятый может быть со статусом ИП или без.

Режим самозанятости действует во всех регионах России и найти нужного специалиста не проблема. За время пандемии, когда многие задачи бизнеса решались дистанционно на удаленке, число самозанятых выросло в 6 раз.

И здесь важно отслеживать статус самозанятого. Сделать это можно в бесплатном сервисе от ФНС.

Плюс в том, что вы можете привлечь солидного профессионала, который будет ударно выполнять объем работ, а не обычного сотрудника для просиживания в офисе с 09.00 до 18.00. А еще самозанятому и ИП не нужно оплачивать отпуска и больничные.

Просто и со вкусом — физлицо по договору

Работа с физлицом без статуса самозанятого и ИП. Это самый дорогой вариант после зачисления в штат. Специалист оказывает услуги по договору, вы платите НДФЛ и взносы, кроме социального страхования и от несчастных случаев.

Так можно привлекать работников для выполнения непостоянной работы — бухгалтер, бизнес-аналитик, маркетолог, копирайтер, юрист, логист, уборщик. Обычно между заказчиком и исполнителем (подрядчиком) оформляется договор и акт на выполненные работы (оказанные услуги).

Если переборщить с платежами, то можно вызвать интерес проверяющих и повысить риски блокировки счета по 115-Ф3. Банку кажутся подозрительными частые и в больших суммах переводы физлицам. А если гонорары вы платите со счета в одном банке, а налоги с другого — готовьтесь к объяснениям.

Не спасут вас и наличные расчеты. Если вы начнете регулярно снимать средства или переводить их себе на карту и потом снимать, то банк тоже заинтересуется — куда вы их, собственно, тратите?

Если в вашем бизнесе часто приходится совершать такие платежи или вести наличные расчеты — рекомендуем подключить комплаенс-поддержку для защиты от блокировок счёта.

Чтобы выбрать между наймом и аутсорсингом, надо рассуждать стратегически и оценивать, стоит перед вами задача найти сотрудника на полный рабочий день или для решения разовых задач.

Мы будем держать вас в курсе изменений и напоминаем: решая бизнес-задачи не забывайте оставаться в рамках закона, проявляйте гибкость и пользуйтесь современными решениями.

Если у вас нет времени на бюрократию — Чёрная бухгалтерия заберет на себя общение с налоговой и банками, будет вести налоговый и кадровый учет за вас.

В данной статье вы узнаете, что необходимо сделать работодателю для того, чтобы принять сотрудника на работу без нарушения закона или риска получения штрафа. Также мы расскажем о заключении с сотрудником договора о полной материальной ответственности и принятии его на работу с испытательным сроком.

ИП могут не вести бухгалтерский учёт и распоряжаются выручкой на своё усмотрение, им проще открыть новое дело, либо переквалифицировать имеющийся бизнес. Видя такое количество послаблений, кажется, что уж с приёмом на работу персонала должно быть проще некуда, но это не верно. К предпринимателям точно также, как и к крупным организациям, применяются стандартные требования, и разница состоит только в следующей за этими нарушениями ответственности. Поэтому если вы являетесь предпринимателем с собственной торговой точкой, наступит время, когда потребуется принять на работу сотрудника (продавца, кассира, кладовщика и т.п).

Процедура принятия сотрудника на работу:

Шаг 1: Получение необходимых документов от соискателя:

Трудовая книжка (далее - ТК), либо информация о трудовом опыте в электронном формате (заверенные ЭЦП), или же фактическое предоставление документа заполненного должностным лицом.

СНИЛС (для подтверждения факта страхования в пенсионном фонде).

Документы о прохождении срочной, либо контрактной военной службы.

Документ о получении образования (диплом, аттестат или справка).

После получения указанного выше пакета документов, необходимо сделать их копии, после чего вернуть сотруднику оригиналы (за исключением трудовой и санитарной книжки, они остаются у работодателя вплоть до увольнения).

Все сделанные копии можно положить в личное дело сотрудника, оригиналы же документов всегда должны храниться в сейфе.

Если при устройстве на работу сотрудник не предъявил медицинскую книжку, то необходимо, чтобы он её предоставил как можно скорей. Если при поступлении на работу соискатель не имеет действующей мед.книжки, то оформлять с ним трудовое соглашение нельзя. Электронное оформление стажа удобней: не придётся заполнять ТК и хранить её у себя, поэтому если есть возможность, лучше запросить работника предоставить документ именно в цифровом формате. Для этого сотрудник должен написать заявление об учёте его трудовой деятельность и стажа в электронной форме. Если сотрудник против электронного учёта, то его ТК должна храниться у работодателя, в соответствии с установленными законом правилами документооборота.

В случае если для сотрудника ваша организация является первым рабочим местом, то ТК и свидетельство о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования предоставляете ему вы.

Узнайте заранее, есть ли у сотрудника свидетельство о регистрации в ПФР, потому как в отдельных случаях оно может быть уже предоставлено ребёнку по запросу родителя. Ранее данное свидетельство предоставляли в форме ламинированной карточки СНИЛС. Данная форма в ПФР уже не выпускается и заменена на цифровое свидетельство, доступ к которому можно получить в личном кабинете на сайте ПФР, при этом старая форма остаётся так же действительной. Когда у сотрудника электронная форма свидетельства о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, он должен представить работодателю бумажный документ, подтверждающий это (форму АДИ-РЕГ). Только если у сотрудника нет ни СНИЛС, ни АДИ-РЕГ, вы должны зарегистрировать его в системе ПФР самостоятельно (получив предварительное письменное разрешение).

После того как сотрудник впервые устроился на работу, работодатель обязан оформить на него трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента как первый приступил к выполнению своих обязанностей. Необходимо помнить, что перед тем как приступить к оформлению ТК, вы должны известить сотрудника о возможности замены ТК в цифровой формат.

Лучше всего уведомить сотрудника о возможности получения цифрового варианта трудовой книжки непосредственно при приёме, предложив сразу выбрать подходящий ему вариант. Если работник предпочтёт цифровой формат учёта его трудовой деятельности, то можно будет не заводить ему трудовую книжку, а, значит, отпадёт необходимость в её хранении и ведении. Если же сотрудник всё же предпочтёт классический вариант ТК, то работодатель будет обязан её оформить. Для этого необходимо приобрести саму ТК (желательно, Гознак), а после непосредственно в присутствии сотрудника заполнить первую страницу.

Шаг 2: ознакомление сотрудника с правилами внутреннего распорядка и подписание трудового договора (далее - ТД).

До того как работник приступит непосредственно к выполнению своих обязанностей, требуется чтобы он под роспись ознакомился со всеми внутренними положениями вашей компании: должностной инструкцией, уставом, положением об охране труда, и т.п. После этого в течение трёх дней необходимо заключить с ним трудовые обязательства (подписать договор).

В договоре обязательно должны быть обозначены:

Фамилия, Имя, Отчество работника и работодателя:

Паспортные данные сотрудника.

График будущей работы.

Сведения о размере и порядке начисления заработной платы и вероятных премий и бонусов.

Обязанности сотрудника на занимаемой должности.

Дата подписания соглашения и подписи сторон.

ТД оформляется в двух экземплярах, один для работодателя, второй для сотрудника. Необходимо помнить, что в экземпляре работодателя должна быть строка, в которой сотрудник расписывается за получение второго экземпляра договора.

Шаг 3: Процедура регистрации работодателя в ПФР и ФСС.

Данный шаг обязателен только в случае, если вы первые, кто принимает сотрудника на работу.

Не позднее 10 дней после приёма сотрудника на работу (и заключения с ним ТД), работодатель обязан предоставить в ФСС полный пакет документов. В ПФР документы необходимо предоставить не позднее 30 дней с момента подписания ТД.

В случае просрочки регистрации, предусмотрено наложение штрафов:

Не предоставление документов в ФСС – штраф составляет от 20000 рублей.

Не предоставление документов в ПФР от 5000 до 10000 рублей, в зависимости от сроков непредставления документов.

Шаг 4. Издание приказа

При приёме сотрудника на работу, необходимо оформить соответствующий приказ по форме Т-1. Важно, чтобы число создания приказа не стояло более ранним, чем дата на трудовом договоре. Договор должен заключаться на основании приказа, а не наоборот. После издания приказа сотрудник должен быть ознакомлен с ним не позднее 3 дней.

Шаг 5. Заполнение личной карточки Т-2.

Личная карточка — один из главных учётных документов в кадровом деле. Во время проверок трудовой инспекцией, просят предоставлять её в первую очередь. В данной карточке отражен минимальный список данных о сотруднике, его опыт, квалификацию, общий рабочий стаж, наличие детей и т.п. Первые две страницы необходимо заполнять в присутствии сотрудника при получении от него документов. Использовать можно государственный образец, либо указывать все в свободной форме. Карточка хранится с пакетом копий и документов, предоставленных работником.

Шаг 6. Подача сведений в ПФР.

Если сотрудник предпочёл ведение учёта с ТК, то по прошествии пяти дней с момента как договор был заключен, требуется внести в неё запись о приёме на работу. Не следует делать запись раньше этого срока: в случае если сотрудник передумает трудоустраиваться, а запись уже будет сделана, на работодателя может быть наложен штраф.

Когда всё будет готово, проинформируйте ПФР о приёме нового сотрудника на работу.

Кстати, начиная с 2021 года, сообщать обо всех кадровых изменениях можно будет уже на следующий день после выпуска приказа. Сейчас же это необходимо делать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным.

Если данная дата приходится на праздничные, либо выходные дни, то срок переносится на ближайшее к ней число.

Эти данные предоставляются в электронном виде через ЛК работодателя на сайте пенсионного фонда. Если количество сотрудников не превышает 25 человек, то данные можно предоставить в бумажном формате.

Данные в ПФР подаются по форме СВД-ТД.

Договор о полной материальной ответственности сотрудника

В случаях, когда работник поступает на работу, связанную с доступом к материальным, товарным, либо денежным ценностям, с ним можно составить дополнительный договор о личной, либо коллективной ответственности.

Данный вид договора не обязателен, но для того чтобы у вас была законная возможность защитить свои права, советуем составить данный документ. Благодаря данной мере, вы при необходимости сможете привлечь сотрудника к ответственности, в случае кассовых недостач или причинения сотрудником ущерба собственности работодателя (порча товара, торгового инвентаря и т.п). Заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудником допускается в любой момент, как до, так и после заключения ТД. Если данный договор будет составлен, и сотрудник (прямо или косвенно) нанесет работодателю ущерб, то будет обязан возместить убытки в полной мере. Без данного договора размер погашения не может быть выше, чем средний заработок сотрудника.

Оформление сотрудника с испытательным сроком

На основании трудового законодательства, наличие и условия испытательного срока указываются непосредственно в ТД, к тому же он не может длиться дольше трёх месяцев. В случаях же когда составляется временный трудовой договор сроком от 2 до 6 месяцев, испытательный срок не может быть больше двух недель. На протяжении испытательного срока, у сотрудника присутствуют те же права и обязанности, что и после его окончания, он влияет только на количество дней отработки. Так, если сотрудник будет уволен во время испытательного срока, срок отработки может составить три дня вместо стандартных двух недель.

Нельзя прописать в ТД наличие испытательного срока в следующих случаях:

сотрудник является беременной женщиной, либо родителем несовершеннолетнего ребёнка в возрасте до 1,5 лет.

сотрудник не достиг возраста совершеннолетия.

сотрудник заключает трудовой договор на срок до двух месяцев.

в других, установленных законом случаях.

Также следует помнить, что незаконно оформлять сотрудников по договору подряда, если их деятельность попадает под требования ТК РФ. За подобное нарушение грозит наложение штрафа, как если бы сотрудник не был оформлен совсем.

Также за уклонение от оформления ТД на работодателя может быть наложен штраф в размере от 5000 до 10000 рублей.

В случае выявления повторного нарушения, штраф возрастёт, и будет составлять от 30000 до 40000 рублей.

21.05.2020

Индивидуальные предприниматели не ведут бухучет, свободно распоряжаются выручкой, им легче открыть и масштабировать свой бизнес — казалось бы, с наймом сотрудников тоже должно быть попроще, но это не так. ИП и организации сталкиваются с общими требованиями, разница лишь в ответственности за нарушения.

Если у вас собственная торговая точка, первым делом вы захотите нанять персонал для отпуска товаров и работы на кассе. Оформление продавца ИП немного отличается от оформления других сотрудников. В этой статье мы расскажем, как индивидуальному предпринимателю оформить продавца правильно, чтобы не нарушить закон и не получить штраф.

Порядок приема на работу

Шаг 1. Прием документов от работника

В первый день работы сотрудник приносит свою часть документов:

паспорт;
трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа с цифровой подписью или в бумажной форме с надлежащим заверением (например, подписью и печатью бывшего работодателя);
документ, удостоверяющий регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования в форме СНИЛС или АДИ-РЕГ;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании: диплом или аттестат;
медицинскую книжку.

Сделайте копии документов и верните оригиналы работнику, кроме трудовой и медицинской книжки — их вы оставляете себе. Все копии храните в личном деле работника, а оригиналы документов в сейфе.

Если у работника нет действующей медицинской книжки, попросите его оформить и принести. В отсутствие действующей медицинской книжки заключать трудовой договор в сфере торговли запрещено.

Попросите работника написать письменное заявление об учете его трудовой деятельности и стажа в электронной форме: в этом случае вам не придется держать у себя его трудовую книжку и делать в ней записи. Если работник отказывается от электронного учета, тогда его трудовую книжку вы оставляете себе и в дальнейшем храните и ведете ее по всем правилам кадрового документооборота.

Если для работника это первые трудовые отношения, то свидетельство о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования по форме АДИ-РЕГ и трудовую книжку предоставляете работнику вы.

Свидетельство о регистрации в ПФР у работника может уже быть, поскольку сейчас его выдают не только гражданам, впервые вступившим в трудовые отношении, но и детям по запросу родителей. Раньше свидетельство выдавали в виде зеленой карточки СНИЛС. Эти карточки по-прежнему действуют, но ПФР их больше не выпускает. Их заменили электронные свидетельства с доступом через личный кабинет на сайте ПФР. Но вам как работодателю нужно получить от работника бумажный документ о наличии у него этого свидетельства — форму АДИ-РЕГ. Таким образом, если у вашего работника нет ни СНИЛС, ни АДИ-РЕГ, вы регистрируете его в системе ПФР и получаете для него АДИ-РЕГ самостоятельно по его письменному заявлению.

Трудовую книжку на работника, впервые вступающего в трудовые отношения, необходимо завести в течение 5 рабочих дней с начала выполнения им трудовых обязанностей. Но сперва вам необходимо в письменном виде уведомить работника о том, что трудовую книжку можно заменить на электронный формат учета. Шаблон уведомления можно скачать тут . Самый лучший вариант — уведомить работника о возможности отказаться от трудовой книжки сразу при приеме и устно попросить его сделать выбор в течение недели. Если он выберет электронный формат и успеет в отведенный срок подать заявление о согласии на такой вид учета его трудовой деятельности, то трудовую книжку вам заводить, хранить и вести не придется. Если сотрудник не подаст никакого заявления или сознательно выберет вариант с трудовой книжкой, то вам придется ее завести. Для этого вам нужно купить бланк трудовой книжки (желательно напрямую у Гознака) и в присутствии работника заполнить первую страницу.

Шаг 2. Ознакомление работника с внутренними правилами и заключение трудового договора

До начала трудовой деятельности ознакомьте работника с внутренними правилами вашего торгового предприятия: должностной инструкцией продавца, положением об охране труда, правилами внутреннего трудового распорядка и другими. Сразу после или в течение трех дней со дня допущения работника к трудовой деятельности заключите с ним трудовой договор. Примерный шаблон договора можно посмотреть тут . Главное, чтобы в нем содержались:

ФИО работника и работодателя;
Реквизиты организации;
Паспортные данные работника;
График работы;
Информация о заработной плате и премиях;
Трудовые обязанности;
Дата и подпись.

Распечатайте два экземпляра договора, подпишите их со своей стороны и дайте расписаться работнику. Не забудьте, что на вашем экземпляре работник должен поставить дополнительную подпись о том, что он получил свой экземпляр договора.

Этот шаг только для тех, кто впервые нанимает сотрудника. При последующих наймах этого делать не нужно. Чтобы зарегистрироваться в качестве работодателя:

В течение 10 дней после заключения трудового договора с продавцом отправьте в ФСС документы:

заявление о регистрации в ФСС как работодателя,
копию свидетельства о постановке физического лица (индивидуального предпринимателя) на учет в налоговом органе,
копию свидетельства о регистрации в качестве ИП,
копию вашего паспорта,
копию трудовой книжки работника (если есть),
справка об открытии расчетного счета (если он у вас уже открыт).

В течение 30 дней после заключения трудового договора с продавцом отправьте в ПФР документы:

заявление о регистрации в ПФР как работодателя,
копия свидетельства о регистрации в качестве ИП,
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе,
копия вашего паспорта,
копия трудового договора.

Штрафы за просрочку регистрации:

в ФСС — от 20 000 рублей;
в ПФР — 5000 рублей при просрочке до 90 дней и 10 000 рублей при просрочке свыше 90 дней.

Шаг 4. Издание приказа

Оформите приказ о приеме на работу по форме Т-1. Проследите, чтобы дата приказа не была раньше даты оформления трудового договора, поскольку по законодательству договор является основанием для издания приказа, а не наоборот. В течение трех дней с начала работы сотрудника ознакомьте его с приказом под роспись в журнале ознакомления работников с локально-нормативными актами.

Шаг 5. Заполнение личной карточки Т-2

Личная карточка — это основной учетный документ в кадровом деле. При проверках трудовой инспекции ее попросят показать первым делом. Она содержит полный минимальный набор сведений о работнике: опыт, стаж, образование, квалификацию, сведения о военной обязанности, семейное положение и т.п. Первые два листа карточки вы заполняете в присутствии работника, когда принимаете у него документы (шаг 1). А на этом этапе карточку нужно дозаполнить и прописать номер приказа.

Вы можете использовать унифицированную форму карточки Госкомстата или придумать свою — главное, чтобы вся необходимая информация была отражена. Храните карточку вместе с копиями всех документов в личном деле работника.

Шаг 6. Подача сведений в ПФР

Если работник выбрал учет трудовой деятельности по трудовой книжке, то по истечении пяти дней после подписания договора вам нужно внести в нее запись о приеме на работу. Раньше этого срока не вносите: если сотрудник решит не продолжать работу, а запись в трудовой книжке появится, это чревато для вас штрафом.

В любом случае — выбрал сотрудник электронный учет трудовой деятельности или нет — вам необходимо проинформировать ПФР о произошедших у вас кадровых изменениях. С 2021 года о приеме и увольнении нужно будет информировать уже на следующий рабочий день после выхода соответствующего приказа. Сейчас о приеме, увольнении и других кадровых изменениях по каждому работнику нужно информировать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным (если 15 число приходится на выходной или праздник, то — не позднее первого рабочего дня после 15 числа). Например, вы приняли на работу сотрудника 10 июня 2020 года, а 19 июня 2020 года уволили. Подать сведения об этих кадровых изменениях вы можете в любой рабочий день с 1 по 15 июля 2020 года.

Вы подаете сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД , в которой нужно отразить информацию:

о работнике,
месте его работы,
его трудовой функции,
переводах работника на другую постоянную работу,
об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

Договор о полной материальной ответственности продавца

Продавцы работают с товарными и денежными ценностями, поэтому с ними можно заключать договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Заключать такой договор вы не обязаны, но лучше это сделать, поскольку с его помощью вы обезопасите себя на случай обнаружения недостачи в кассе, причинения работниками ущерба вашему имуществу и разглашения сведений, составляющих корпоративную тайну. Подписать с работником договор о материальной ответственности можно в любой момент: до, во время или после подписания трудового договора.

Если договор о материальной ответственности не заключить, то в случае нанесения ущерба вашему имуществу по вине продавца, он будет нести ограниченную материальную ответственность, которая не может превышать его средний месячный заработок (статья 241 ТК РФ). А если договор заключен, то сотрудник будет обязан возместить ущерб целиком (статьи 242 и 243 ТК РФ).

Оформление продавца на испытательный срок

Условия испытательного срока прописываются в самом трудовом договоре. По законодательству, он не может превышать трех месяцев, а если трудовой договор заключен на срок от 2 до 6 месяцев, то испытательный срок не может превышать двух недель. В это время у работника те же права и обязанности, что и после испытательного срока, за исключением условий расторжения трудового договора: вместо максимальных 2 недель на отработку можно ограничиться 3 днями.

Не для всех работников можно устанавливать испытательный срок. Запрещено его использовать в отношении:

беременных женщин и женщин с детьми в возрасте до полутора лет;
работников до восемнадцати лет;
работников, которые получили среднее профессиональное или высшее образование по имеющим государственную аккредитацию образовательным программам и впервые поступают на работу по полученной специальности в течение одного года со дня получения профессионального образования соответствующего уровня;
работников, которых вы пригласили на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию с ним;
работников, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев.

Оформление продавца по договору подряда

В большинстве случаев это незаконно. Договор подряда описывает гражданско-правовые отношения между заказчиком и исполнителем. От исполнителя заказчик может потребовать только предоставления результата работы к заранее оговоренному сроку, но не присутствия работника в магазине в определенные часы, выполнения им трудового распорядка дня, соблюдения стандартов обслуживания покупателей и всего, что относится к условиям и способу выполнения работы.

Деятельность продавца подпадает под требования Трудового кодекса России. Нельзя заключать гражданско-правовые договоры, если по факту они подпадают под трудовые отношения. За это предусмотрена такая же ответственность, как если бы вы не оформили продавца вовсе.

Какие штрафы для ИП, если продавец не оформлен:

за уклонение от оформления трудового договора — от 5 000 до 10 000 рублей;
за повторное обнаружение нарушения — от 30 000 до 40 000 рублей

Проверяем документы, которые вам понадобятся для оформления сотрудника

Работник должен предоставить вам:

паспорт;
трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности: в виде электронного документа, заверенного электронной цифровой подписью, или в виде бумажного документа, заверенного предыдущим работодателем или ПФР;
СНИЛС или АДИ-РЕГ;
для военнообязанных — документы воинского учета: приписное свидетельство или военный билет;
медицинскую книжку.

Вы должны подготовить:

трудовой договор в двух экземплярах;
договор о полной материальной ответственности работника;
должностную инструкцию продавца;
положение об охране труда и пожарной безопасности;
правила внутреннего трудового распорядка.

Вы должны сформировать в процессе найма:

личную карточку Т-2;
приказ о приеме на работу.

В случае первого найма вы должны подготовить документы для регистрации в качестве работодателя в Фонде социального страхования (ФСС) и Пенсионном фонде России (ПФР):

заявление о регистрации в ФСС как работодателя,
заявление о регистрации в ПФР как работодателя,
копию свидетельства о постановке физического лица (индивидуального предпринимателя) на учет в налоговом органе,
копию свидетельства о регистрации в качестве ИП,
копию вашего паспорта,
копию трудовой книжки работника (если есть),
справка об открытии расчетного счета (если он у вас уже открыт).
копия трудового договора.

Рано или поздно для индивидуального предпринимателя наступает момент, когда становится необходимо нанять работника. Если вы трудитесь в сфере розничной торговли, вашим первым сотрудником наверняка будет продавец. В этой статье мы расскажем, как оформить продавца индивидуальному предпринимателю правильно, не нарушив ненароком закон и не рискуя быть «пойманным» контролирующими органами на какой-нибудь досадной мелочи.

Прежде чем нанимать кассира, обратите внимание на ваше оборудование. В 2019 году закон 54-ФЗ обязывает всех работать с онлайн-кассой и указывать в чеке название товара: это должна уметь ваша кассовая программа. Наше приложение Касса МойСклад поддерживает это и все остальные требования закона. Скачайте и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Программа очень простая, и ваш кассир освоит ее за пять минут. Теперь главное — нанять надежного человека, которому вы сможете доверить свой товар. Когда вы его найдете — можно заключать трудовые отношения. Что вам потребуется, чтобы грамотно оформить будущего продавца в свое ИП?

Инструкция: как оформить продавца в ИП

Работник должен принести вам:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку (если для продавца ваше предприятие является первой работой, то трудовую книжку должны завести ему вы сами);
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
документы воинского учета.

Будет лучше, если продавец предоставит также и медицинскую книжку. В том случае, если вы торгуете продовольственными товарами и питьевой водой, это требование обязательно (статья 213 ТК РФ, приказ Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402), а вот по остальному спектру товаров точный перечень в законодательстве не определен. В Трудовом кодексе сказано, что профессии, представителям которых необходимы регулярные медосмотры, определяются субъектами федерации. Но в нашей ситуации речь не о профессии, а о виде товаров. Поэтому даже если вашему будущему сотруднику предстоит продавать велосипеды, лучше, чтобы книжка у него была. И тем более стоит об этом позаботиться, если ваши работники будут торговать детскими товарами, косметикой и парфюмерией.

Оформлять медкнижку — обязанность самого продавца, а вот финансировать медосмотры должен работодатель (статья 34 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ, статья 213 ТК РФ). Трактовать это можно таким образом, что и саму медкнижку вы должны будете работнику оплатить, поскольку этот документ подтверждает прохождение медицинского осмотра и анализов владельцем.

С документов, которые вам предоставлены, снимите копии и храните их в личном деле сотрудника.

Заявление о приеме на работу будущему продавцу писать не обязательно, но это и не возбраняется.

С работником необходимо заключить трудовой договор. Законодательство не декларирует определенную форму этого соглашения, каждый работодатель может составить свой. Но в Трудовом кодексе РФ прописаны к нему определенные требования. Образец и бланк трудового договора ИП с продавцом можно скачать на нашем сайте. Договор должен быть составлен в двух экземплярах — одна остается у вас, другую забирает работник.

Прием сотрудника на работу должен быть оформлен приказом. В течение трех дней с момента начала работы сотрудника необходимо ознакомить с ним под роспись. Обратите внимание, что дата приказа не может быть раньше даты оформления трудового договора, поскольку сам приказ составляется на основании договора.

При этом, еще до подписания трудового договора, сотрудника, тоже под роспись, необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка и другими нормативными актами, которые связаны с его трудовой деятельности. В частности, это может быть трудовая инструкция продавца, положение о премировании и другие документы.

И после того, как оформлен приказ о приеме нового сотрудника на работу, необходимо сделать запись в его трудовой книжке, а также оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2.

Материальная ответственность продавца

Оформление продавца как в организации, так и у индивидуального предпринимателя, обычно не ограничивается теми обязательными пунктами, которые уже перечислены выше.

Помимо трудового договора, с продавцом или кассиром вам нужно заключить также и договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В том случае, если у вас работает несколько продавцов, заключается договор о полной коллективной материальной ответственности, который подразумевает, что в случае ущерба ответственность делится на всех сотрудников, с которыми заключен такой договор, поровну.

Закон не обязывает вас заключать со своими продавцами подобные соглашения, но сделать это стоит для вашего спокойствия за свои товары и деньги. Если такие договоры не заключены, то, в случае нанесения ущерба вашему имуществу по вине продавца, он будет нести ограниченную материальную ответственность, которая не может превышать его средний месячный заработок (статья 241 ТК РФ). При заключении договора о полной материальной ответственности сотрудник обязан возместить ущерб целиком (статьи 242 и 243 ТК РФ).

Перечень профессий, с представителями которых можно заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержден законодательно. С ним можно ознакомиться в Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 г. № 85. В этот перечень входит профессия кассира. Профессия продавца как таковая в него не внесена, но заключить данный договор с продавцом вы можете, поскольку этот сотрудник выполняет обязанности, которые также входят в этот перечень, а именно, работы по продаже, хранению и подготовке к продаже товаров.

Согласно 243 статье Трудового Кодекса РФ, полная материальная ответственность возлагается на сотрудника в следующих случаях:

на работника, согласно законодательству, возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю;
недостача ценностей, вверенных работнику на основании письменного договора или по разовому документу;
ущерб причинен умышленно;
ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
ущерб в результате административного проступка;
разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну;
ущерб причинен не при исполнении сотрудником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность не может взыскиваться, если ущерб был причинен при форс-мажорных обстоятельствах или в результате самообороны сотрудника, а также если работодатель не обеспечил надлежащие условия для хранения имущества.

Добавим, что с сотрудниками, не достигшими 18 лет, договоры о полной материальной ответственности заключать запрещено.

На нашем сайте вы можете скачать образцы и бланки договоров о полной индивидуальной, а также коллективной материальной ответственности, положения которых соответствуют законодательству.

Материальный ущерб выявляется при инвентаризации. При этом важно, чтобы процедура инвентаризации была правильно оформлена. Документы, которые доказывают вину продавца — это акты инвентаризации, письменные пояснения самого продавца, а также других сотрудников, докладные записки и первичные документы бухгалтерского учета. В случае недостачи сотрудник может возместить ее добровольно, либо, если он отказывается, взыскать с него ущерб можно через суд. По соглашению с вами как работодателем сотрудник вправе возмещать материальный ущерб в рассрочку. В этом случае работник должен будет предоставить вам письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием сроков выплат.

Если вы оформляете сотрудника впервые

Если продавец является вашим первым сотрудником, то после оформления с ним трудовых отношений вам необходимо будет зарегистрироваться в качестве работодателя в Пенсионном фонде Российской Федерации, а также в Фонде социального страхования.

В ФСС нужно обратиться в течение 10 дней после заключения трудового договора с продавцом. Документы, которые вам для этого понадобятся, лучше подготовить заранее. Это заявление о регистрации в ФСС как работодателя, копии свидетельства о постановке физического лица (индивидуального предпринимателя) на учет в налоговом органе, свидетельства о регистрации в качестве ИП, вашего паспорта, а также трудовой книжки работника и справка об открытии расчетного счета, если вы его уже открыли.

Если вы просрочите 10-дневный срок регистрации в ФСС, вам придется заплатить штраф от 20000 рублей.

Срок регистрации в Пенсионном фонде составляет 30 дней после заключения трудового договора с работником. Вам потребуется заявление о регистрации в ПФР как работодателя, копии свидетельства о регистрации в качестве ИП, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, вашего паспорта и трудового договора с работником.

В случае просрочки подачи документов в ПФР на вас будет наложен штраф 5000 рублей (до 90 дней просрочки) и 10000 рублей (свыше 90 дней).

Оба фонда должны зарегистрировать вас в течение 5 дней. Вы получите извещения с присвоенными регистрационными номерами работодателя.

В дальнейшем оформление продавца для вас как индивидуального предпринимателя станет проще, поскольку процедуру регистрации в ФСС и ПФР необходимо проходить только один раз.

Как оформить продавца на испытательный срок

Отдельный договор с продавцом об испытательном сроке не составляется. Данное условие оговаривается в основном трудовом договоре.

Продолжительность испытания указывается не только в трудовом договоре, но и в приказе о приеме на работу. Те дни, когда сотрудник отсутствует на работе (например, по причине болезни), в испытательный срок не засчитываются.

Если вы примете решение об увольнении сотрудника во время испытательного срока, то необходимо письменно уведомить его об этом под роспись за три дня до окончания работы. В уведомлении должны быть указаны причины увольнения. Сам продавец также будет обязан уведомить вас как работодателя о своем нежелании продолжать работу за три дня до прекращения своей деятельности. При увольнении продавца во время испытательного срока выходное пособие ему не выплачивается. Вы также можете принять решение о зачислении сотрудника в штат на постоянной основе раньше окончания испытательного срока, и тогда этот срок может быть сокращен.

Добавим, что по закону продавец на испытательном сроке имеет те же права, что и остальные сотрудники. Ему нельзя занижать зарплату, лишать обеденных перерывов, и так далее. Узнать больше про условия и продолжительность испытательного срока вы можете здесь.

Как оформить продавца по договору подряда

Оформление продавца по договору подряда является незаконным. Договор подряда относится не к трудовым, а к гражданско-правовым договорам, а Трудовой кодекс РФ запрещает заключать гражданско-правовые договоры, если фактически они регулируют трудовые отношения (статья 15). И ответственность тут может наступить такая же, как и в том случае, если продавец не оформлен у ИП.

Отличие трудового договора от договора подряда в том, что в отношениях по договору подряда оговаривается не процесс работы, а ее результат. При этом сотрудник сам выбирает способы, которыми достигнет этого результата, и не обязан присутствовать на территории работодателя. Продавец же должен находиться в магазине и соблюдать принятый у вас трудовой распорядок, что в договоре подряда отразить нельзя. Кроме того, по договору подряда заказчик выплачивает исполнителю вознаграждение по результату работы, а трудовой договор подразумевает, что вы платите зарплату сотруднику дважды в месяц. Есть еще несколько нюансов — обеспечение условий работы, которые по трудовому договору обязательны, а по подрядному — нет, и так далее.

Поскольку договор подряда не подразумевает прав исполнителя на оплачиваемые больничные и отпуска, а также отметки в трудовой книжке, то несколько лет назад многие предприниматели предпочитали оформлять сотрудников именно таким способом. Однако с конца декабря 2013 года в российском Трудовой кодексе появилась норма, запрещающая это делать.

И если вы оформите своего продавца по договору подряда, а он обратится в суд, то закон будет на стороне продавца. Согласно статье 11 ТК РФ, ваши отношения с сотрудником будут признаны трудовыми, и тогда вам придется выплатить ему все отпускные, больничные, и так далее. Сотрудника в этой ситуации защищает не только Трудовой кодекс, но также КоАП РФ (статья 5.27) — как минимум, вас ждут административные санкции. Подробнее о них — в следующем разделе.

Если продавец не оформлен у ИП

Многие предприниматели задают вопрос, какой штраф, если продавец не оформлен, им грозит. Придется, наверное, некоторых расстроить, но грозит в этом случае не только штраф.

Если вы не хотите брать на себя обязательства по выплате больничных и отпусков продавцу, а также по уплате за него налогов, соблазн не оформлять продавца очень велик. Понятно, что индивидуальному предпринимателю хочется насколько возможно сократить издержки. Однако сегодня российское законодательство хорошо защищает работников, и, пытаясь поступить таким образом, вы очень рискуете.

Согласно 66 статье Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал у него более пяти дней, и эта работа у сотрудника является основной. Таким образом, если будет обнаружено, что работник трудится на вас не оформленным или если он оформлен по гражданско-правовому договору (например, договору подряда), закон будет на его стороне.

Согласно уже упомянутой выше статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях, уклонение от оформления трудового договора влечет наложение административного штрафа от 5000 до 10000 рублей. До конца декабря 2013 года при обнаружении такой ситуации предпринимателя могли также заставить приостановить свою деятельность на срок до 90 суток, сейчас такой меры не предусмотрено.

Однако не стоит думать, что за неоформленного работника вы сможете отделаться лишь небольшим штрафом. В этой ситуации, поскольку за сотрудника вы не платите налоги, вами заинтересуются также налоговые органы, и добавят свои денежные взыскания (статьи 123 и 126 Налогового кодекса РФ).

Более того, наказание может последовать и уголовное. В случае, если будет доказано, что вы совершили преступление по уклонению от уплаты налогов, вы должны будете заплатить штраф от 100000 до 300000 рублей, вам могут грозить принудительные работы на срок до одного года, арест на срок до 6 месяцев или лишение свободы на срок до одного года. Если будет признано, что уклонение от уплаты налогов было совершено в крупном размере, штраф, а также сроки принудительных работ и лишения свободы, увеличатся. Об этом говорится в статье 198 Уголовного кодекса РФ.

Так что, рекомендуем вам взвесить, стоит ли выгода от неоформленных трудовых отношений таких рисков.

Нужно ли оформлять жену продавцом индивидуальному предпринимателю?

Да, если вы — индивидуальный предприниматель, а жена работает в вашем магазине продавцом, с ней необходимо оформить трудовые отношения. Это касается и других близких и дальних родственников, которые работают у вас. Закону в данном случае совершенно все равно, состоите ли вы в родственных отношениях со своим сотрудником — продавец должен иметь социальные и трудовые гарантии, и за него необходимо платить налоги.

Директор сам работает вместо продавца. Как оформить?

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, и сами решили поработать в качестве продавца, то по закону вы можете себя никак не оформлять. Нормы Трудового кодекса распространяются на ИП только как на работодателя, и в отношении себя самого ИП работником не является. Соответственно, вы не можете сами с собой заключать трудовой договор, выплачивать сами себе зарплату и выполнять другие действия, относящиеся к работникам. Так что, вы вполне можете заменить отсутствующего продавца или водителя, не опасаясь последствий.

Читайте также: