Как объяснить налоговой увеличение расходов

Опубликовано: 29.04.2024

После подачи налоговой декларации она проверяется специалистами. Информация, изложенная в документе, может вызвать вопросы. В частности, подозрение вызывает низкая налоговая нагрузка. Если у налоговиков возникли вопросы, придется давать пояснения.

Когда подается пояснение о причинах низкой нагрузки

Представитель налоговой имеет право затребовать пояснение к предоставленной декларации. Актуально это в том случае, если содержание документа вызывает вопросы. Обычно соответствующая нужда возникает тогда, когда размер налога существенно занижен. Это вызывает подозрение в сокрытии доходов от государства. Рассмотрим ситуации, в которых могут потребовать пояснение:

Неверное заполнение декларации, ошибки.
Снижение оборотов.
Уменьшение масштабов реализации.
Увеличение зарплат.

Пояснительная может быть затребована только в процессе выездной и камеральной проверки.

Формула для определения нагрузки по налогу на прибыль

Для предоставления пояснений плательщик должен знать, что такое налоговая нагрузка. Это отношение выплачиваемых налогов к прибыли, прописанной в документах. Определяется размер нагрузки по этой формуле:

Объем налогов за год / показатель из строки 2110 «Выручка годового отчета» * 100%

Размер налогов определяется исходя из сведений налоговой декларации. Какая нагрузка считается низкой? Для определения адекватности показателя полученное значение сравнивается со средними значениями по отрасли.

Нагрузку по налогу на прибыль можно также определить по этой формуле:

Вычисленная сумма налога на прибыль (строка 180 листа 02 декларации за год) / Размер выручки и внереализационных доходов (строка 010 и 0120 листа 02 декларации) * 100%

Низкой считается нагрузка в 1% для торговых фирм и 3% — для субъектов с другими направлениями деятельности.

К СВЕДЕНИЮ! Пониженная нагрузка не является доказательством сокрытия доходов организации. Это только признак, который может насторожить. На его основании не может назначаться штраф. Если обнаружен этот признак, необходимо проводить расследование и осуществлять сбор дополнительных доказательств.

Какие причины пониженной нагрузки привести

Пояснительная записка предоставляется в налоговую или лично, или по почте. Оформляется она в свободной форме. Задача предпринимателя – объяснить, что уменьшение нагрузки не было специальным. Для подтверждения своей позиции нужно указать перечень причин произошедшего. К примеру, это могут быть эти причины:

Повышенная конкуренция. К примеру, компания выпускала инновационный продукт. Однако спустя это время этот же продукт начал выпускаться другими организациями. Соответственно, произошло резкое уменьшение прибыли.
Увеличение цен на продукцию. Повышение наценок на товар может отпугнуть часть потребителей, что также негативно повлияет на размер доходов.
Внезапно возникшие расходы. У компании могут быть непредсказуемые расходы. К примеру, фирма строила дом. Однако в процессе произошло обрушение конструкций. Это потребовало оплаты работ по восстановлению.
Пониженная рентабельность. Она может быть связана с индивидуальными особенностями функционирования фирмы.
Инвестирование. Это также может снижать нагрузку. Инвестировать деньги компания может в свое основное производство, обновление оборудования.
Увеличение закупочных цен. К примеру, предприятие специализируется на производстве игрушек. Для изготовления приобретается сырье. Его стоимость формирует себестоимость конечного продукта. Если цены на сырье повышаются, то увеличивается себестоимость. Следовательно, приходится поднимать цены на товар.
Увеличение административных расходов. К примеру, это может быть вклад в какие-либо бизнес-процессы.
Указанная деятельность фирмы. Указанная в декларации деятельность субъекта может не соответствовать действительной. Однако средние показатели налоговой нагрузки определяются на основании отраслевых значений. Следовательно, ошибка в указании деятельности может повлечь за собой неверное определение отраслевого значения.

Рекомендации по составлению пояснительной записки:

Что делать, если в декларации есть ошибки

Пониженная нагрузка может возникнуть и потому, что в декларации были допущены ошибки. В этом случае нужно направлять уточненные сведения. Рассмотрим распространённые ошибки и их коды:

Код 1. В документе нет записи по операции, указаны нулевые значения, ошибки не позволяют произвести сверку данных.
Код 2. Информация из разделов 9 и 9 не совпадает.
Код 3. Информация из разделов 10 и 11 не совпадает.
Код 4. Является универсальным. Он просто обозначает, что в декларации есть ошибка.

Если ошибка не влияет на показатель налоговой нагрузки, в пояснении просто прописывается правильный вариант. Также требуется указать, что ошибка не спровоцировала занижения. Альтернативный вариант – подача уточненной декларации. Если же ошибка спровоцировала занижение нагрузки, нужно составлять и направлять уточненную декларацию в самые сжатые сроки.

Уточненная декларация – это таблица, в которой указаны учетные данные и реквизиты. В строках с этими регистрами нужно пояснить ранее допущенные искажения. В документе прописываются все направления деятельности фирмы.

На каждом листе должны присутствовать реквизиты юридического субъекта. Некоторые листы требуют заверения в форме подписи представителя организации.

Законные основания

Получение запроса от налоговой о предоставлении пояснений по причинам отклонения от средней налоговой нагрузки означает, что направленные ранее данные вызвали сомнения в своей коррекции. Право на истребование пояснений оговорено в подпункте 6 пункте 1 статьи 23 НК РФ. Инспекторы имеют право требовать предъявить документацию, касающуюся расчета и уплаты налогов. Однако в законе есть важная оговорка: документы могут быть истребованы только в рамках камеральных или выездных проверок.

То есть требование о пояснениях по низкой нагрузке не оговорено в НК РФ. Есть только косвенное разрешение. Поэтому налоговая может потребовать пояснительную записку, но не может требовать подтверждающих документов. Любые подобные требования будут незаконными. Однако предприниматель может предоставить подтверждающие бумаги по собственной воле. Сделать это рекомендуется, так как позволит избежать выездной проверки и ревизии.

Компании на общей системе налогообложения и на упрощенке 15% могут платить меньше налогов за счет расходов. Это работает так: заработали сто рублей, потратили сорок рублей, заплатили налог с оставшихся шестидесяти. Но не все расходы налоговая принимает, иногда она может сказать: «Нет, ребята, эти расходы мы не учитываем, платите больше налогов». Разбираемся, почему так бывает и что в этом случае делать.

Какие расходы принимает налоговая

У налоговиков есть понятие «налоговая база» — это сумма, с которой компания платит налоги. Налоговая база — это не все заработанные деньги, из них вычитают расходы компании. Так налоговая база уменьшается, и можно заплатить меньше налогов.

Если бы налоговая не следила за расходами, все бы писали, что потратили много, и теперь налогов должны чуть-чуть. Поэтому расходы тщательно проверяют, какие угодно не учитывают, а только те, которые:

экономически обоснованы — действительно были нужны компании, а товары и услуги имеют рыночную стоимость. Нельзя купить дизайнерский диван за миллион, заплатить за перевозку с соседней улицы двадцать тысяч, а поставить его на дачу директора. Налоговая спросит: почему перевозка такая дорогая, зачем компании этот диван и где он стоит у вас в офисе;

документально подтверждены — есть договоры, счета, транспортные и товарные накладные, отчеты, принимают даже переписку в мессенджере и фотографии на телефоне. Возможно, компании нужен диван за миллион, чтобы производить впечатление на клиентов. Но тогда принесите накладную, которую подписал мебельный салон, транспортная компания и сама компания. Приложите фотографии этого дивана из офиса, а еще службную записку с объяснениями, почему именно этот диван.

Все расходы всех-всех компаний налоговая не проверяет, но она смотрит обороты, отчеты, сравнивает с тем, как в целом по отрасли, и понимает, жульничает компания с расходами или нет.

Для упрощенки 15% налоговая еще проверяет, входят ли расходы в список разрешенных. Для общей системы налогообложения такого списка нет — расходы могут быть любыми, но с документами и экономическим обоснованием.

Расходы для упрощенки 15%

Почему налоговая отказывает

Бывает, что компания работает честно, а налоговая всё равно не принимает расходы. Чаще всего так происходит, если компания не смогла объяснить и подкрепить документами свои покупки.

Торговая компания заказала у агентства маркетинговое исследование, его стоимость — миллион рублей. Компания подписала договор, оплатила счет и получила акт о выполненных работах — эти документы она и предоставила в налоговую. Налоговая компании отказала.

Если разбирать ситуацию глазами налоговой, она выглядит так:

Компания отдала миллион рублей за то, что нельзя потрогать руками. Возможно, это важно для компании, но в акте всего одна фраза: выполнено маркетинговое исследование. Зачем компании оно, почему за миллион, почему у этого агентства, что исследование дало — непонятно.

А вот как должно было быть:

Торговая компания заказала исследование, в договоре она прописала, что агентство предоставит полный отчет. Из отчета видно, что сотрудники агентства проверили компанию под видом тайных покупателей, сходили к конкурентам, предоставили фотографии ассортимента по всем магазинам города. Благодаря исследованию торговая компания смогла расширить ассортимент, потеснить конкурентов и заработать больше.

Когда налоговая не принимает расходы, она всегда объясняет, почему так. Отсутствие обоснования и документов — самая частая причина, но и есть другие. Например, компания работала с фирмой, которую налоговая считает однодневкой. Можно предоставить любые документы, но налоговая откажет, потому что компания-поставщик похожа на однодневку. Единственный выход тут — суд.

Что делать, если отказали

А теперь краткая инструкция о том, что же делать, если налоговая не принимает расходы по разным причинам. Идем по шагам:

собрать и дополнительно предоставить налоговой всё, что может подтвердить расходы: накладные, путевые листы, отчеты, договоры, презентации с картинками, электронные письма;
написать возражение. Когда налоговая рассмотрит расходы, она напишет и передаст акт. Можно не согласиться с результатами и написать в акте возражение, которые налоговая обязана рассмотреть. Возражение писать обязательно: если дело дойдет до суда, без него суд может отказать в рассмотрении заявления;
написать жалобу на должностное лицо в вышестоящую налоговую, если возражение не приняли. Жалобу пишут в свободной форме, в двух экземплярах — один отправляют в свою налоговую, вторую в вышестоящую;
обратиться за консультацией к налоговому юристу — он подскажет, стоит ли идти в суд, какие шансы выиграть;
идти в суд, но только если есть поддержка налогового юриста.

По опыту, если компания честная, а расходы реальные, вышестоящая налоговая еще до суда соглашается принять расходы.

Если налоговая нагрузка и доля вычетов НДС не будет соответствовать установленной норме, это привлечет повышенное внимание налоговиков. Для начала они пришлют требование объяснить низкие показатели. В случае игнорирования запроса контролеры оштрафуют компанию на 5 тыс. рублей. Далее компанию начнет изучать отдел предпроверочного анализа. Он посчитает показатели организации и сделает вывод, где и сколько она, по его мнению, не доплатила . Если вышеназванный отдел на основании своего отчета посчитает, что налогоплательщик сильно не дотягивает до рассчитанных сумм, ему грозит выездная налоговая проверка.

Чтобы избежать таких ситуаций, стоит разобраться:

откуда налоговики берут желаемые показатели;
возможно, ли как-то эти показатели уменьшить или объяснить причину, почему компания до них не дотягивает;
в каких случаях компания вправе не пояснять отклонения от нормативов.

Узнайте перечень ключевых показателей деятельности

Чтобы избежать претензий налоговиков недостаточно просто платить налоги, нужно перечислять в бюджет суммы не ниже установленной нормы. Нормативные документы налоговиков можно найти на сайте www.nalog.ru в разделе «Концепция системы планирования выездных налоговых проверок». Если компания получила запрос от налоговиков о показателях, для начала ей нужно определить зафиксированы ли эти показатели в приказах или нет.

Инспекторы могут задать вопрос, например, о:

налоговой нагрузке;
рентабельности (продаж и активов);
доле вычетов;
несоответствии между поступлениями на расчетный счет и данными отчетности;
доле прямых и косвенных расходов;
расхождениях между показателями налоговой и бухгалтерской отчетности или между декларациями по разным налогам и др.

Показатели о налоговой нагрузке, доле вычетов и рентабельности продаж и активов - ключевые. Их отклонения необходимо обязательно обосновать. Показатель рентабельности продаж и активов налоговиков интересует с точки зрения возможности взыскания, если будут доначисления.

Оптимизировать налоговую нагрузку компании целесообразно с учетом нормативных показателей, иначе высок риск, что вместо экономии на налогах организация получит проверки и доначисления.

Перепроверьте внутреннюю отчетность

Показатели налоговой нагрузки контролеры приводят в разрезе отраслей и видов деятельности. Обновляют показатели ежегодно. Их можно найти в приложении № 3 к приказу ФНС России от 30.05.07 № ММ-3-06/333@. Отраслевая структура повторяет ОКВЭД. Данные об ОКВЭД налогоплательщика налоговики берут из ее документов — деклараций, бухгалтерской отчетности. Здесь есть возможность оптимизации, но и кроется причина споров.

Большинство компаний часто сами делают ошибки, в результате которых при предпроверочном анализе налоговики рассчитывают завышенные показатели налоговой нагрузки. Такие ошибки происходят из-за неверного выбора ОКВЭД. Например, у предприятия сразу несколько видов деятельности и она указала в балансе один ОКВЭД, а в декларации другой. Однако налоговики будут анализировать только один код. В результате анализа можно произойти, что именно поэтому ОКВЭД самая высокая налоговая нагрузка, а вид деятельности компании будет не основным, а второстепенным. В таком случае придется объясняться с налоговиками.

Компания могла бы этого избежать, если бы уже на этапе налогового планирования выполнила три действия:

выписала все свои ОКВЭД;
посмотрела налоговую нагрузку по каждому;
выбрала оптимальный.

Оптимальный ОКВЭД – это тот, по которому организация и ведет основную деятельность или код с самой низкой налоговой нагрузкой, который соответствует реальным показателям. Так инспекторы посчитают показатели, исходя из этих данных, и вопросов о низкой налоговой нагрузке не возникнет. В рамках выездной проверки налоговики проверяют деятельность компании в целом. Они работают уже с конкретными сделками, ищут ошибки и ОКВЭД не спрашивают.

Однако бывает и другая ситуация – вид деятельности один, но реальные показатели получаются ниже, нормативных. К примеру, предприятие производит шариковые подшипники (ОКВЭД 28.15.1). Ее вид деятельности подпадает в раздел «Производство машин и оборудования, не включенных в другие группировки», налоговая нагрузка по такому ОКВЭД — 13,7 процента. Для предприятия этот показатель - слишком высокий. Он складывается с учетом нагрузки других производителей турбин и двигателей.

Однако если компания знает, откуда взялся этот показатель, она сможет аргументировать налоговикам нереальность такой нагрузки. Например, можно представить показатели налоговой нагрузки компаний с аналогичным производством или принять более низкую нагрузку по отрасли «Обрабатывающие производства» в целом — 7,9 процента.

Убедитесь, что доля вычетов НДС рассчитана правильно

У НДС две нормы безопасной доли вычета. Одну ФНС России закрепила приказом от 30.05.07 № ММ-3-06/333@ (п. 3 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков). Этот же показатель налоговики привели в письме от 17.07.13 № АС-4-2/12722, которое разъясняет, как посчитать долю вычетов. Вторые показатели ФНС России публикует на сайте в разрезе по регионам и в целом по стране.

На практике компаниям безопасней ориентироваться на первую норму. Сейчас она составляет 89 процентов. Например, если в регионе много экспортников, они начислят НДС по ставке 0 процентов, а к вычету примут по ставке 10 и 18 процентов. Такие суммы возмещения скорректируют данные от компаний, которые экспортом не занимаются, — получатся доли вычетов, которые превышают 100 процентов. Однако, любым другим компаниям этого региона не стоит, надеется что можно не платить НДС в бюджет, погашая его вычетами. Вернее, не платить можно, но в этом случае стоит ожидать налоговиков с выездной проверкой.

Как рассчитывать долю вычетов указано в письме ФНС России от 17.07.13 № АС-4-2/12722. ФНС обращает внимание, что при расчете отношения вычетов НДС к исчисленному налогу не нужно учитывать «нетто». А именно вычеты по:

авансам;
строительно-монтажным работам;
налоговым агентам.

Бывает что налоговики отступают от своих же правил . Авансы, к примеру, могут дать значительный перекос, поскольку сумму налоговики учтут дважды: как аванс и как реализацию в следующем периоде. Чтобы избежать такой ситуации, при получении запросы от инспекции целесообразно пересчитать за ними долю вычета. Если компания выявит ошибку, при ответе она может представить свой расчет и сослаться на разъяснения ФНС.

Повышенного внимания налоговиков можно избежать, если вести собственную статистику по периодам и не допускать опасного превышения доли вычетов .

Не спешите признавать ошибки, которых на самом деле нет

По отклонениям показателей частые споры. Игнорировать запрос налоговиков нельзя, на него нужно обязательно ответить. Однако и признавать нарушения тоже не стоит.

Например, если показатели бухгалтерской и налоговой отчетности не совпадают, это можно объяснить разными правилами учета отдельных видов расходов.

Также встречаются вопросы о несовпадении показателей по строкам деклараций. Прежде чем дать пояснения нужно посмотреть, точно ли данные по строкам должны совпадать?

Например, налоговики потребовали пояснить причины расхождения показателей по строке 70 и строке 170 раздела 3 декларации по НДС. Но строка 70 — это весь авансовый НДС по разным ставкам. А строка 170 — только зачтенный. Они и не должны совпадать, так как получить и зачесть аванс компания может в разные периоды. А в текущем периоде эти показатели сформируют суммы по разным договорам, с разными ставками налога.

Если поступил вопрос, который касается высокой доли косвенных расходов, в ответе можно указать, что нет нормативного документа – отсутствует база для сравнения. Затем объяснить разделение расходов на прямые и косвенные в соответствии с учетной политикой компании.

Аналогично нужно работать со всеми остальными запросами о показателях. Сначала стоит убедиться, что есть какое-то нормативное требование о размере показателей и о том, что с чем должно сходиться, а потом искать причину несоответствия и писать объяснения.

Как ответить на требование: пояснения в налоговую по декларации по налогу на прибыль.

Автор статьи

Автор обучающих курсов "Бухгалтерский учет для продвинутых", "Бухгалтерия и налоги для руководителя. Как проверить бухгалтера?", "Финансовый анализ для экспертов кредитных организаций", "Управленческий учет и бюджетирование". Сооснователь и Генеральный директор ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 20 лет.

При проведении камеральной проверки налоговая может запросить документы, пояснения или уточнения в сданном отчете.

Для каждого требования установлены свои сроки ответа.

Если налоговики требуют пояснения или уточненку нужно ответить в течение пяти дней. Получить отсрочку по таким запросам нет. За опоздание с исполнением запроса - штраф 5000 руб. За повторное нарушение в течение календарного года – еще 20 000 руб., а за каждый непредставленный документ – по 200 руб.

Проверку показателей декларации по налогу на прибыль ИФНС сверяет с:

декларацией по НДС,
бухгалтерской отчетностью,
выписками по расчетным счетам.

При нахождении расхождений может прийти требование (нужно будет дать пояснение или внести изменение в декларацию.

Также налоговая присылает требование в случае подачи декларации, в которой отражен убыток.

Связанный курс

Пример 1:

о причинах возникновения убытков, отраженных в декларации по налогу на прибыль

за ________ год

ООО «А» было зарегистрировано «Дата»

Основным видом деятельности ООО «А» является «Вид деятельности».

Финансово-хозяйственный анализ деятельности компании за __ год показал, что

причины возникших убытков носят временный характер и связаны с началом деятельности

организации, небольшими доходами и высокими затратами.

Причиной небольших объемов выручки за данный период является невысокий спрос на продукцию организации вследствие незнания покупателями нашей марки.

Высокие затраты в этот период были связаны с рекламой и проводимой маркетинговой политикой для освоения данного рынка.

В качестве подтверждения приводим структуру доходов и расходов компании за ____ Год

Приложить структуру в рублях.

В целях стабилизации финансово-хозяйственной деятельности и получения положительного финансового результата принято решение:

1. пересмотреть маркетинговую политику компании;

2. пересмотреть ценовую политику на реализуемую продукцию;

3. расширить число партнеров, осуществляющих сбыт продукции потребителям.

Пример 2:

Пояснения на случай, если показатели в декларации по налогу на прибыль отличаются от данных в других отчетах

Ответ на требование

о представлении пояснений ООО «А» получило требование представить пояснения о причинах расхождений доходов в декларации по налогу на прибыль организаций за _______ год и в отчете о финансовых результатах.

В отчетности ошибок нет. Расхождение _________ руб. – это сумма, которую организация получила от единственного учредителя. При определении налоговой базы по налогу на прибыль такие доходы не учитываются (подп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ). А в отчете о финансовых результатах эта сумма отражена по строке 2340 «Прочие доходы».

Расшифровку этой строки прилагаем.

Пример 3:

Пояснения в ИФНС: почему выручка в декларациях по НДС и по налогу на прибыль отличается

Ответ на требование о представлении пояснений

ООО «А» получило требование представить пояснения о причинах расхождений доходов в декларации по НДС за I квартал 2020 года и в декларации по налогу на прибыль организаций за I квартал 2020 года.

В декларациях ошибок нет. Расхождение ________ руб. – это внереализационный доход, который учли в декларации по налогу на прибыль по строке 100 приложения 1 к листу 02,

в том числе: – ____ руб. – проценты по займу (п. 6 ст. 250 НК);

– _____ руб. – сумма просроченной кредиторской задолженности с учетом НДС (п. 18 ст. 250 НК РФ). В налоговую базу по НДС эти суммы не входят на основаниипункта 3статьи 149 и пункта 1статьи 146 НК РФ.

Энциклопедия ПрофиРоста, 02.092020

Информацию на странице ищут по запросам: Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих, вопросы налоговой,
Бухгалтерские услуги, ответы на требования

П роводя ту или иную операцию, необходимо серьезно подойти к вопросу оформления документов, которые примут налоговики в качестве доказательства понесенных затрат. И при этом не стоит забывать, что для них одной бумажки с печатью недостаточно, важно наполнить расходы и нужным содержанием.

Рост за счет «правильных» документов

Наибольшее число расходных операций, которые подвергают сомнению проверяющие, связаны с работами и услугами. Существует несколько взглядов на то, какие документы могут быть приняты в подтверждение оказанных услуг (выполненных работ).

1-й вариант

По мнению налоговиков, наличие акта оказанных услуг (выполненных работ) достаточно для подтверждения реальности понесенных расходов на оплату единовременных услуг (по управлению, консультационных услуг и т.п.).

В большинстве случаев суды придерживаются такой же точки зрения (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 07.11.2006 г. по делу № Ф04-7676/2006(28479-А27-40), ФАС Волго-Вятского округа от 30.06.2006 г. по делу № А43-44279/2005-35-1292 и др.).

Но на практике акт обычно составляется в произвольной форме, и из его содержания не всегда можно определить, какие услуги (работы) и в каком объеме оказывались предприятию. Поэтому если бухгалтер все-таки не уверен в достаточности одного акта, можно обратиться к предмету договора на оказание услуг (выполнение работ). Как правило, в долгосрочном договоре (заключенном на срок более одного-двух месяцев) предусматривается график оказания услуг (выполнения работ). Исходя из предмета контракта обоснованием произведенных затрат могут служить также отчеты исполнителя с указанием:

видов услуг (работ);
времени их выполнения или периодичности;
отделов и (или) структурных подразделений, задействованных при реализации заключенного договора;
состава работников, ответственных за реализацию договора;
протоколов, переписки сотрудников и т.п.

Законодательство не обязывает компании составлять такие отчеты. Однако если сумма расходов, отражаемых в налоговой базе, существенна, предприятие-заказчик услуг (работ) само заинтересовано в том, чтобы иметь полное представление о действиях, совершаемых исполнителем, и полноценных ответах на предполагаемые вопросы проверяющих.

В итоге отчеты о проделанной работе могут иметь разные формулировки. Например, результатом оказания юридических услуг будет служить правовое заключение, проведения ремонтных работ – гарантийные обязательства по проделанной работе и т.д.

2-й вариант

Если организация или индивидуальный предприниматель оказывают услуги за наличный расчет, они обязаны применять контрольно-кассовую технику или соответствующие бланки строгой отчетности (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ). Акты в этом случае не требуются.

Квитанции установленной формы, кассовые и товарные чеки, счета на оплату, квитанции о приеме почтовых отправлений также считаются документами, служащими подтверждением в целях налогообложения прибыли (письма Минфина от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404, от 03.04.2007 г. № 03-03-06/1/209). При этом факт несения соответствующих расходов не может подтверждаться авансовыми отчетами и актами, составленными организацией в одностороннем порядке.

3-й вариант

Для документального подтверждения регулярно оказываемых услуг не требуется ежемесячных актов. Так, в письме Минфина от 16.04.2009 г. № 03-03-06/1/247 говорится, что подтверждающие документы расходов на услуги связи, оказываемые в течение длительного срока, могут составляться по окончании действия договора или в конце года. Поскольку Налоговым кодексом не установлен отдельный порядок признания расходов на услуги связи, ежемесячное составление такого акта не является обязательным для документального подтверждения расходов.

4-й вариант

Наличие ежемесячного или ежеквартального акта – еще не панацея от претензий налоговиков, что наглядно подтверждает письмо Минфина от 05.04.2005 г. № 03-03-01-04/1/170. Согласно ему, если в акте, составляемом по итогам квартала, нельзя отразить фактическое исполнение указанных в договоре обязательств в течение квартала, то осуществляемые на основании этого акта затраты организации не могут быть признаны как отвечающие условиям документальной подтвержденности.

Подобная ситуация может возникнуть при исполнении договоров, которые заключаются, например, между организацией оптовой торговли и крупными сетями продуктовых магазинов на оказание услуг, направленных на продвижение товаров. На основании этих договоров исполнитель обязан обеспечивать присутствие товаров заказчика в согласованном ассортименте и с определенной долей выкладки во всех своих магазинах, а также их минимальный запас в каждой точке. Поскольку текущий ежедневный контроль в акте, конечно, никто не отражает, такие расходы налоговики решили не учитывать в налоговой базе.

5-й вариант

Некоторые расходы по оказанию услуг предприятия оформляют товарно-транспортной накладной или поручением экспедитору в электронном виде.

В отношении ТТН налоговики всегда были очень щепетильны (к примеру, письмо УФНС по г. Москве от 24.11.2006 г. № 20-12/104890). Так, если организация торговли транспортные услуги поставщика по доставке до станции назначения товаров принимает на основании одной только накладной поставщика, в которой услуги по перевозке не включены в стоимость товара, а выделены отдельной строкой, то их учитывают в целях налогообложения прибыли только при наличии транспортных железнодорожных накладных, подтверждающих услугу по транспортировке. Напомним, что транспортная железнодорожная накладная состоит из четырех листов: оригинала накладной (выдается перевозчиком грузополучателю), дорожной ведомости (составляется для перевозчика и участников перевозочного процесса), корешка дорожной ведомости (остается у перевозчика), квитанции о приеме груза (остается у грузоотправителя). Если же перевозка грузов осуществляется автомобильным транспортом, то, кроме отчета или акта выполненных работ, обязательно наличие ТТН по форме №1-Т.

А вот в отношении поручения экспедитору, оформленному в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, из Минфина был получен одобрительный ответ (письмо от 19.05.2006 г. № 02-14-13/1297). При этом порядок оформления и условия представления поручений экспедитору в электронном виде должны быть предусмотрены договором транспортной экспедиции.

Обоснование необходимости расхода

В налоговом законодательстве понятие экономической целесообразности до сих пор отсутствует, а порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, конечно же, не регулируются. Поэтому и обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата только субъективно. Общепринято, что главным обоснованием понесенных расходов на сегодня может быть только предпринимательский риск и право единоличной оценки их целесообразности, а также необходимости и величины для данного предприятия.

На практике же налоговый орган не пытается опровергнуть те или иные расходы, он их просто не принимает, а предприятие вынуждено подтверждать и обосновывать расходы уже не для себя, а для оправдания перед проверяющими.

Как же преуспеть в правдоподобности объяснений и защитить свои расходы?

Свидетельства необходимости

Логика достаточно проста: если на предприятии есть имущество, значит, оно должно быть задействовано в производственном, административном, вспомогательном процессе, то же касается и приобретаемых работ и услуг. О необходимости того или иного ОС свидетельствуют следующие факты:

1) начисляется оплата труда или компенсация по тому или иному направлению, процессу. Например, если есть автомобиль, то мало отразить его на счете 01 «Основные средства» и списывать начисленную по нему амортизацию на счет 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы». За ним должен быть закреплен водитель или лицо, ответственное за его сохранность. Факт прикрепления может быть определен в распоряжении, приказе по предприятию, а также должностной инструкции (если даже им управляет, например, сам руководитель, который является таким же сотрудником предприятия, как и все остальные работники);

2) регулярно несутся текущие и капитальные расходы. Так, содержание автомобиля связано с расходами на ГСМ, профилактический и капитальный ремонт, а водитель должен проходить медосмотр. Напомним, что в каждой организации, имеющей автотранспорт, предрейсовые медицинские осмотры водителей автотранспортных средств должны проводитьcя в обязательном порядке (ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 г. № 196-ФЗ);

3) имеется связь расходов с технологией производства. К примеру, наличие различных видов средств практически круглосуточной связи предусматривается строительными нормами: радиосвязь применяется для контактов диспетчерского персонала с передвижными объектами (транспортными средствами, строительными механизмами и др.), а также если связь по проводам не может обеспечить необходимой оперативности руководства или применение ее в принципе нецелесообразно.

В любом случае расходы должны быть связаны с деятельностью предприятия, направленной на получение дохода, а не с самим фактом его извлечения. Другими словами, для экономического обоснования расходов совсем не важна их связь с какими-то конкретными доходами.

«У меня зазвонил телефон»

В расшифровках телефонных переговоров почти каждой организации можно увидеть, что сотрудники пользуются мобильной связью в выходные или праздничные дни, в вечернее или нерабочее время. В этом случае трудно отследить необходимость звонков работодателя или личную потребность работника. Многие налоговики считают, что использовать сотовый телефон в служебных целях можно только в рабочие дни и в рабочее время, порядок которых устанавливается в коллективном договоре или правилах внутреннего распорядка. Поэтому, чтобы инспекторы не причислили эти расходы к категории непроизводственных, очевидно, что с обоснованностью следует определиться заранее.

Например, денежные выплаты, установленные на предприятии в целях возмещения работникам понесенных затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей, могут быть предусмотрены в локальном нормативном акте предприятия «Положение о социальных гарантиях, льготах и компенсациях». В Положении необходимо предусмотреть порядок начисления предоставленных гарантий и компенсационных выплат, производимых за счет средств работодателя, и ответственность работника.

Так, по мобильным телефонам на каждого работника администрация предприятия может завести специальный счет и резервировать определенную сумму денег для оплаты установленного работодателем объема потребляемых телефонных услуг. Возможен и другой вариант: сотрудники сами оплачивают счета, а организация компенсирует им потраченные суммы при выплате заработной платы.

Операция «Ы»

Если какие-либо хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, не вписываются в общепринятые рамки хозяйственной деятельности или не согласуются с обычной практикой деятельности компании, то также необходимо заранее предпринять соответствующие меры для экономического обоснования расходов по ним.

Экономическая оправданность расходов может быть условно увязана со следующими параметрами:

издержки связаны с выполнением существенных условий договоров. Допустим, по договору компания должна обеспечить охрану проводимого ею мероприятия. И хотя профиль предприятия – организация праздников и концертов, а не охрана, оно будет вынуждено нести такие расходы;
затраты направлены на сохранность ранее полученных доходов. Например, предприятие может заказать аудиторские услуги, которые подтвердят правильность формирования прибыльной отчетности и минимизируют риски штрафных санкций;
расходы направлены на предотвращение уменьшения имущества. В этих целях может проводиться дорогостоящий капитальный, а не косметический ремонт имущества, находящегося на балансе или взятого в аренду;
затраты связаны с экономией средств, которая достижима путем заказа, например, консультационных или маркетинговых услуг: консультационный договор может дать квалифицированное заключение по конкретной сделке, маркетинговый договор – обзор-заключение по рынку покупаемых или продаваемых товаров и услуг;
расходы направлены на снижение риска потерь или связаны с избежанием убытков и т.д.

Если вашему предприятию все-таки хотят доначислить налог в связи с неоправданностью понесенных затрат, то можно потребовать признать необоснованное получение прибыли и у поставщика этих товаров (работ, услуг). Если сделка изначально прозрачна, то при отсутст вии явно необоснованных затрат это вполне естественно: одно предприятие уменьшает платежи в бюджет, другое в этот же период увеличивает.

Добавка

Рассмотрим еще несколько примеров, которые помогут увеличить или, по крайней мере, сохранить расходы компании:

А. В соответствии с подпунктом 9 пункта 1 статьи 265 НК РФ к внереализационным расходам относятся затраты на консервацию и расконсервацию производственных мощностей и объектов, в том числе затраты на содержание законсервированных объектов. Состав затрат на содержание законсервированных объектов недавно расшифровал Минфин в письме от 18.03.2009 г. № 03-03-06/1/164. В нем делается вывод, что расходы, связанные с консервацией объекта недвижимости, направлены на сохранение имущества, которое в дальнейшем принесет доход, поэтому такие затраты, включая стоимость охраны объектов, признаются экономически обоснованными и включаются в расходы.

Б. Анализ общедоступных информационных писем Минфина и ФНС по вопросам администрирования налога на прибыль позволяет сделать вывод, что организация не обязана получать доход от осуществления расхода в размере, его превышающем. Например, из норм НК РФ совсем не очевидна правомерность выводов об экономической необоснованности расходов, если в результате их осуществления организация получила убыток (письмо ФНС от 27.04.2007 г. № ММ-6-02/356).

В. Если нормы в отношении каких-либо расходов в целях налогообложения прибыли не установлены, придумывать их не обязательно. Так, если предприятие не относится к Минтрансу РФ, то оно не обязано применять в учете и его распоряжение от 14.03.2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте»». При этом следует помнить, что публикуемые в информационно-поисковых системах письма Минфина не всегда содержат сами вопросы, которые могли бы позволить достоверно понять полученный от чиновников ответ. Так, в письме от 14.01.2009 г. № 03-03-06/1/6 специалисты Минфина рекомендовали при определении норм расхода топлива для автомобилей, в отношении которых такие нормы не утверждены, руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) дополнительной информацией, предоставляемой изготовителем ТС.

Г. Если операция не подпадает под действие одной статьи, положения налогового законодательства, следует пробовать подвести его под другие. Такой подход демонстрирует, например, письмо Минфина от 22.08.2007 г. № 03-03-06/4/115, в котором рассматривается ситуация, которая может иметь место на любом предприятии (см. Пример).

В организации имеется должность бухгалтера по расчету налога на добавленную стоимость. В период сдачи квартальной отчетности специалист по НДС отсутствовал. В результате отчетность по этому налогу согласился сформировать заместитель главного бухгалтера, в должностные обязанности которого не входит составление отчетности по НДС в случае отсутствия ответственного специалиста бухгалтерской службы. С заместителем главного бухгалтера был оформлен договор возмездного оказания услуг.

Согласно пункту 21 статьи 255 НК РФ затраты на оплату труда работников, состоящих в штате организации, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), не относятся к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли.

Следуя положениям письма Минфина от 22.08.2007 г. № 03-03-06/4/115, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы на выплату сумм по гражданско-правовому договору, заключенному со штатным работником, ввиду их экономической обоснованности (необходимость сдачи квартальной отчетности) предприятием были учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Читайте также: