Информатизация бухгалтерского и налогового учета

Опубликовано: 21.09.2024

Библиографическая ссылка на статью:
Цыганкова В.Н., Хомич А.Д. Основные направления компьютеризации бухгалтерского учета // Современные научные исследования и инновации. 2019. № 5 [Электронный ресурс]. URL: https://web.snauka.ru/issues/2019/05/89313 (дата обращения: 23.04.2021).

Современный уровень развития компьютерных технологий сделал возможным обработку первичных документов, учетных данных, управление учетными записями, отчетность с использованием компьютера.

Компьютеризация возможна для всех уровней бухгалтерского учета:

- сбор и регистрация первичной информации (учет готовой продукции, сырья и материалов на складах, рабочего времени и отсутствия работников);

- учет хозяйственных операций;

- организация учета расчетов предприятия, учета затрат на производство и расчета себестоимости продукции (работ, услуг);

- расчет и печать (бумажный носитель) отчетных форм.

Компьютерные системы позволяют оперативно генерировать информацию о различных аспектах финансового состояния компании, необходимую для принятия руководителями текущих управленческих решений.

Такая информация, в частности, включает в себя:

- текущий счет и состояние счетов;

- дебиторская и кредиторская задолженность;

- состояние кредитной линии и т. д.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых платежей, повышает информационные возможности компании.

Кроме того, учет с использованием компьютерных систем позволяет сэкономить один из самых важных ресурсов – время, которое возможно использовать для принятия решений, планирования и прогнозирования.

Предпочтение отдается разработке прикладных компьютерных программных пакетов, которые реализуют автоматическое решение всех типовых задач бухгалтерского учета. На сегодняшний день существуют типовые проекты по комплексной компьютеризации учета с использованием различных типов компьютеров для различных областей финансово-хозяйственной деятельности.

Поскольку бухгалтерский учет представляет собой непрерывный процесс сбора, записи, систематизации и обобщения информации, улучшение бухгалтерского учета в первую очередь направлено на:

- устранить причины недостаточной эффективности и несовершенства средств обработки информации;

- достижение оптимального баланса между необходимостью руководства компании в необходимой информации и возможностями бухгалтерского учета (необходимость полноты, своевременности и качества учетной информации);

- формирование учетной информации, позволяющей пользователям принимать эффективные управленческие решения и т. д.

Компьютеризация бухгалтерского учета в России прошла три основных этапа развития: первый – создание программ бухгалтерского учета совпало с началом реструктуризации, когда такие продукты были нужны малым предприятиям, кооперативам и трудовым коллективам.

Программные системы российских разработчиков лучше всего подходили для условий переходной экономики и быстрого изменения законов, которые были ответственны за регулирование процедуры бухгалтерского учета. Персональные компьютеры, импортируемые из-за рубежа в больших количествах, стали основной платформой для создания бухгалтерских программ, поэтому большое количество созданных программ было разработано в виде автоматизированных рабочих станций для работы на автономных компьютерах. В то время первичные программы, такие как «Финансы без проблем», «Турбо бухгалтер» и «Парус», были очень популярны.

Второй этап характеризуется появлением большого количества товариществ с ограниченной ответственностью, которые требуют учета. Этот период связан с развитием коммерческих структур и началом массовой приватизации; поэтому индивидуальная разработка для таких компаний была заменена потребностью в массово воспроизводимой разработке бухгалтерских компьютерных программ. Временные команды и увлеченные разработчики были заменены профессиональными командами специалистов, которые впоследствии объединились в организации, которые получают прибыль от продаж тиражированных пакетов программного обеспечения. В то время появились такие современные компании: 1С, Омега, Диасофт.

Третий этап развития характеризуется созданием интегрированного программного обеспечения, объединяющего несколько предметных областей компьютеризации бухгалтерского учета. [4 с. 437]

Начало 90-х годов характеризуется использованием локальных рабочих станций, где отдельные разделы бухгалтерского учета были автоматизированы, в основном по отдельным проектам («автоматизация пэчворка»), из-за отсутствия опыта работы на ПК и методологии типовых проектных задач учета Этот опыт неудачен, поскольку в будущем не обеспечивается комплексная автоматизация приобретения опыта фирмами, занимающимися стандартным проектированием, в организациях стали внедрять комплексную автоматизацию учета, предусматривающую организацию локальных рабочих станций в областях бухгалтерского учета.

Обмен информацией между различными АРМ сначала осуществлялся с использованием магнитных дискет, а затем по каналам связи. Впоследствии стандартные проекты стали ориентироваться на организацию локальной вычислительной компьютерной сети. многоуровневые рабочие станции, организованные в отдельных разделах учетной записи, с доступом к рабочему месту главного бухгалтера. Такие системы значительно повысили эффективность компьютерной обработки бухгалтерских задач, уменьшили ее сложность.

В будущем корпоративные системы становятся все более распространенными, автоматизируя все функции управления, интегрируя их с учетом. Бухгалтерский учет, оснащенный автоматизированным рабочим местом, превращается в электронный (автоматизированный) учет. Новые информационные технологии постоянно развиваются и совершенствуются, происходит постоянное расширение наборов учетных задач и их изменение.

Широкое использование в бухгалтерском учете представляют собой типичные проекты, ориентированные на использование локальных компьютерных сетей организаций, предусматривающих организацию рабочих станций в различных отделах и обмен информацией между ними. Технологии обмена информацией с другими организациями (банками, налоговыми органами, головными организациями), использующими каналы связи, а также системы электронной почты и доступа в Интернет, становятся все более распространенными.

Компьютерные системы в области бухгалтерского учета подчиняются ряду требований:

- повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Обеспечивает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также подготовку годовых и периодических форм отчетности;

- повышение качества бухгалтерского учета за счет расширения аналитичности показателей, надежности и эффективности входных данных, внедрения лучших практик для бухгалтеров с первичными документами и выходными документами в режиме «запрос-ответ»;

- совершенствование организации бухгалтерского учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации учетных и вычислительных функций и, как следствие, повышения производительности труда работников учета. [3, с. 5]

В то же время при составлении первичной документации на бумаге неизбежно возникает значительный временный разрыв между фактическим фактом экономической жизни, записью информации о нем в первичном документе и отражением этой информации в учетных регистрах. Это особенно верно для внешних исходных документов, составленных контрагентами организации.

Это положение может измениться только в том случае, если передача первичных документов в электронном виде будет юридически равной их передаче на бумажном носителе. Не менее важной проблемой бухгалтерского учета, которая уже является более методологической, чем технической, является проблема противоречия между разными целями.

В то же время, именно использование компьютерных технологий позволяет полностью решить эту проблему, поскольку информация, записанная в программе, может быть преобразована в элемент отчетности в любом количестве форматов. Например, тот факт, что предприятие несет расходы, может быть капитализирован в бухгалтерском учете и в то же время относится к группе косвенных расходов в соответствии с главой 25 Налогового кодекса Российской Федерации, что снижает текущий налогооблагаемый доход. В этом случае, если бухгалтерский и налоговый учет технически объединены, данные исходного документа, включенного в программу, автоматически отражаются в регистрах налогового и финансового учета.

Эти технические возможности не менее актуальны при организации системы управленческого учета, где в других местах важно представлять информацию об одних и тех же фактах в разных форматах, определяемых различными информационными потребностями пользователей. Частое дублирование баз данных финансового и управленческого учета, что значительно сокращает своевременность получения информации, вызвано трудностями представления данных, записанных в регистрах бухгалтерского учета, в любом другом формате.

Техническая интеграция систем управленческого, финансового и налогового учета в единое информационное пространство наряду с повышением эффективности получения и анализа информации также значительно расширяет информационные горизонты для принятия управленческих решений; и комплексное прогнозирование.

В деятельности коммерческих организаций эффективное решение этих проблем невозможно без использования современных компьютерных систем. В настоящее время существует несколько направлений компьютеризации бухгалтерского учета. Использование облачных сервисов представляет собой локальную установку на компьютерах организации специализированного программного обеспечения для учета всех видов деятельности организации, включая бухгалтерский учет.

Внедрение облачных сервисов было осуществлено в течение последнего десятилетия и является самой современной бухгалтерской технологией, широко признанной при разработке высокоскоростных интернет-соединений. Особенностью этой технологии является то, что используемое программное обеспечение устанавливается не на локальных компьютерах организации, а на удаленных серверах, где хранится информация [6].

В то же время сама организация может не приобретать программные продукты, а арендовать на определенный срок. Учитывая преимущества и недостатки этой формы компьютеризации бухгалтерского учета для коммерческих организаций, следует отметить, что в настоящее время она наиболее подходит для небольших организаций, организаций малого бизнеса и компаний для начинающих.

Использование компьютеров позволило нам автоматизировать рабочее место бухгалтера и вывести процесс измерения и записи деловых операций на новый уровень. Результатом стало создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название автоматизированной. [2, с. 15]

Форма автоматизированного учета ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах, с использованием компьютерных технологий. База данных формируется на основе первичных документов на компьютере. Использование соответствующей программы обработки данных позволяет подготовить необходимую информацию, которая отвечает потребностям предпринимателей.

Особенностью в налоговом учете является право на применение пониженных тарифов страховых взносов. Обязательное условие – численность сотрудников минимум семь человек. Это актуально как для действующих, так и для вновь созданных организаций. Действующие IТ-организации рассчитывают доходы и среднюю численность за девять месяцев года, который предшествует году применения пониженных тарифов взносов. Вновь созданными IТ-организациями считают те юридические лица, которые вели деятельность в области информационных технологий менее девяти месяцев года, который предшествует году перехода на уплату страховых взносов по пониженным тарифам. Это следует из пункта 5 статьи 427 НК. Правильность данного подхода подтвердил Минфин в письмах от 21.12.2018 № 03-15-06/93524, от 12.09.2017 № 03-15- 06/58629. Вновь созданные организации определяют доходы и среднесписочную численность только за отчетный (расчетный) период, за который взносы начисляют по пониженным тарифам.

Если все условия соблюдены, то платить страховые взносы по пониженным тарифам можно уже с месяца, когда получили документ о государственной аккредитации.

Обособленные подразделения IТкомпаний вправе применять пониженные тарифы, если организация в целом соблюдает критерии. Филиалы, представительства и другие структурные единицы – не самостоятельные плательщики взносов (письмо ФНС от 01.10.2018 № БС4-11/19101).

Пониженные тарифы предусмотрены подпунктом 3 пункта 1, подпунктом 1.1 пункта 2 статьи 427 НК:

8 процентов – на обязательное пенсионное страхование;
2 процента – на обязательное социальное страхование;
4 процента – на обязательное медицинское страхование.

Утратили право на пониженный тариф

Если по итогам отчетного или расчетного периода хотя бы одно из указанных условий не выполняется, то применять пониженные тарифы нельзя с начала текущего года. Поэтому к выплатам сотрудникам примените общий тариф страховых взносов с начала расчетного периода (календарного года), пересчитайте ранее перечисленные страховые взносы и доплатите взносы в бюджет. Это предусмотрено пунктами 3 и 5 статьи 427 НК, подтверждено в письме ФНС от 13.07.2018 № БС-4-11/13482. Сроков, в которые надо доплатить взносы, в НК нет. Штрафов и пеней не будет, если утратили право на пониженные тарифы в последующих отчетных периодах, это не налоговое правонарушение (письма Минфина от 07.03.2019 № 03-15-05/15114, от 29.05.2018 № 03-15-06/36444, от 21.12.2017 № 03-15-06/85550, ФНС от 07.05.2019 № БС-4-11/8569, от 01.03.2017 № БС-4-11/3705).

Вновь приобрели право на пониженный тариф

Если в течение года вы утратили право на пониженный тариф, а затем вновь приобрели его, то применять пониженные тарифы можно с начала текущего года. Поэтому к выплатам сотрудникам примените пониженный тариф страховых взносов с начала расчетного периода (календарного года) и сделайте перерасчет ранее уплаченных страховых взносов. Это следует из подпункта 3 пункта 1, подпункта 1.1 пункта 2, пункта 5 статьи 427 НК. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина от 21.09.2017 № 03-15-06/61133.

IT-организация обязана уточнить расчеты по страховым взносам за те отчетные периоды, в которых подтверждает право применения пониженного тарифа. Это следует из письма Минфина от 01.02.2019 № 03-15-06/5854.

Чтобы применять пониженные тарифы, необходимо получить государственную аккредитацию в Минкомсвязи

Доля доходов от деятельности в сфере информационных технологий должна составлять не менее 90 процентов от общей суммы доходов. Этот показатель включает доходы:

от реализации информационных технологий собственной разработки (программ ЭВМ, баз данных и т. д.);
от выполнения работ (оказания услуг) по разработке, модификации и адаптации, установке и тестированию программ для ЭВМ;
от передачи исключительных прав на программы ЭВМ, базы данных;
от предоставления прав использования программ ЭВМ, баз данных по лицензионным договорам.

Подпункт 3 пункта 1 статьи 427 НК устанавливает: программы ЭВМ могут быть как собственной разработки, так и приобретенные у других разработчиков по лицензионным договорам. То есть если организация модифицирует, адаптирует и тестирует программы, исключительные права на которые принадлежат другим разработчикам, доходы от таких работ и услуг тоже включайте в расчет пропорции. В доходы не включайте положительные курсовые разницы, которые образуются при продаже или покупке иностранной валюты и при переоценке валютных ценностей (п. 5 ст. 427 НК, письмо ФНС от 03.04.2019 № БС-4-11/6075).

В доходы от деятельности, связанной с информационными технологиями, не включайте доходы от предоставления права использования программ для ЭВМ, баз данных несобственной разработки по сублицензионным договорам, а также доходы от оказания услуг по распространению интернет-рекламы (письма Минфина от 06.02.2017 № 03-15-06/6075, ФНС от 15.02.2018 № ГД-4-11/3068).

Компьютерные программы и НДС

Согласно действующему законодательству (НК РФ, ст. 149) от этого налога освобождается передача прав на использование программного обеспечения для ЭВМ, промышленные образцы, полезные модели, базы данных и т.п. И только при условии оформления соответствующего нормативным требованиям лицензионного договора. Если же компания занимается разработкой программ, данный вид деятельности является налогооблагаемым. То есть освобождение от НДС на разработку программных продуктов либо их отдельных элементов не распространяется. Налогообложение в таких случаях работает по общим правилам. НДС облагается стоимость соответствующих работ IT-компании.

Спорные ситуации возникают при разработке ПО для ЭВМ с последующей передачей эксклюзивных прав на программный продукт. Минфин настаивает на том, что IT-компании, выполняющие указанные работы и предоставляющие соответствующие услуги в рамках одного договора (если стоимость разработки и передачи прав отдельно не прописана), должны начислять НДС на всю сумму, указанную в договоре. Оптимизировать налоговые затраты по НДС налогоплательщик может, оформив передачу прав на программный продукт отдельным лицензионным документом.

IT-компания как налоговый агент

В ряде случаев у IT-компаний возникают обязанности налоговых агентов. Касается это организаций, приобретающих товары, включая программные продукты, у иностранных поставщиков с целью последующей реализации их российским заказчикам. Данный вид деятельности облагается НДС. Обязанности налогового агента для IT-компаний являются стандартными. Они прописаны в НК РФ (ст. 161). Если компания передает эксклюзивное право на использование приобретенного у иностранного поставщика программного продукта заказчику, НДС не начисляется.

Техподдержка и НДС

При оказании услуг технической поддержки IT-компании нередко совершают налоговые ошибки. Одна из главных – НДС не начисляется. Согласно разъяснениям Минфина, техническая поддержка программных продуктов и информационных сервисов классифицируется как вспомогательная услуга. Соответственно, освобождение от НДС для нее не предусмотрено действующим законодательством.

Налоговый учет расходов на оборудование

Производственное оборудование (ЭВМ) в IT-компаниях учитывается несколько иначе, чем в организациях вне информационно-технологической сферы. Общие правила требуют учитывать основные средства в качестве амортизируемого имущества. Данная норма закреплена НК РФ (ст. 256). Соответственно, расходы на технику списываются через амортизацию.

IT-компаниям предоставлено право списывать такие расходы единовременно. На сумму расходов на ЭВМ уменьшается база по налогу на прибыль. Осуществляется это непосредственно при вводе основных средств в эксплуатацию. Единовременному списанию подлежат расходы только на электронно-вычислительную технику. Ее перечень утверждается Госстандартом.

Списать расходы можно, только если у вас действует государственная аккредитация, доля доходов от профильной деятельности – не менее 90% (в том числе от иностранных лиц – не менее 70%), а среднесписочная численность работников – не менее 50 человек.

Оптимизация налога на прибыль

Экономить на налогах IT-компания может и осуществляя техническую поддержку разработанных, переданных клиентам по лицензионному или сублицензионному договору программных продуктов. Если работы по настройке, вводу в эксплуатацию переданного ПО выполняются на территории заказчика, при этом последний предоставляет специалистам компании-исполнителя свои площади (помещения) на безвозмездной основе, то оказываемые услуги не облагаются налогом на прибыль.

Есть и другие льготы

Налоговая оптимизация в IT-компаниях может зависеть также от регионального фактора. Так, например, в отдельных областях на местном уровне приняты законы о применении пониженной ставки по налогу на прибыль. Компании, разрабатывающие и реализующие программные продукты в Ульяновске, используют ставку 13,5% вместо стандартной 20%.

Кроме того, в регионе продолжает действовать программа, по которой IТ-специалисты могут получить единовременную выплату на приобретение жилья в ипотеку. В этом году расширен перечень сотрудников, которые могут ее получить.

Помимо этого в регионе с 15% до 10% уменьшены налоговые ставки для всех IТ-компаний, работающих по упрощенной системе, если объектом налогообложения являются доходы, уменьшенные на величину расходов.

С 15% до 5% снизились ставки для субъектов малого и среднего предпринимательства, если объектом налогообложения являются доходы, сокращенные на величину расходов.

Для аккредитованных в Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций России организаций, работающих по упрощенной системе налогообложения, снижены с 6% до 1% ставки, если объектом налогообложения являются доходы.

Для предпринимателей, которые зарегистрированы впервые и работают по патентной системе налогообложения, чьим видом деятельности является оказание услуг по ремонту компьютеров и коммуникационного оборудования, введена нулевая налоговая ставка.

Упрощенная система налогообложения

Независимо от того, какой объект налогообложения выбрала организация, доходы от реализации работ (услуг) учтите при расчете единого налога (ст. 346.15 и 249 НК). Доходом будет являться выручка от реализации (п. 1 ст. 346.15 и п. 1 ст. 249 НК). В состав выручки от реализации включите также авансы, полученные в счет предстоящих работ (услуг). Выручку признавайте в налоговой базе в том периоде, в котором она оплачена, независимо от того, носят работы (услуги) долговременный характер или нет.

Прежде чем списать расходы на УСН, проверьте, включены ли они в перечень разрешенных.

Налогоплательщики, которые применяют упрощенку и платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут уменьшать налоговую базу на сумму своих затрат. Об этом сказано в пункте 2 статьи 346.18 НК. Перечень расходов, которые можно признать при упрощенке, является строго ограниченным. Он приведен в пункте 1 статьи 346.16 НК.

В этот перечень входят, в частности:

расходы на основные средства и нематериальные активы; материальные расходы, в том числе расходы на покупку сырья и материалов;
расходы на оплату труда; стоимость покупных товаров, приобретенных для перепродажи; расходы на техобслуживание ККТ и вывоз твердых бытовых отходов;
расходы на обязательное страхование сотрудников, имущества и ответственности и т. д.;
суммы входного НДС, уплаченные поставщикам;
другие налоги, сборы и страховые взносы, уплаченные в соответствии с законодательством. Исключение составляет сам единый налог, а также НДС, выделенный в счетах-фактурах и уплаченный в бюджет в соответствии с пунктом 5 статьи 173 НК. Эти налоги включать в состав расходов нельзя (подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК). Не уменьшают налоговую базу по единому налогу и налоги, уплаченные за границей по законодательству иностранных государств.

В расходы можно включать не только те налоговые платежи, которые организация перечислила в бюджет самостоятельно, но и те, которые за нее заплатила другая организация или физлицо (подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК)

Кроме того, по итогам года налоговую базу можно уменьшить за счет убытков прошлых лет (п. 7 ст. 346.18 НК).

При каких условиях затраты можно списать

Все расходы налогоплательщика, уменьшающие налоговую базу, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК).

Кроме того, ряд расходов, поименованных в пункте 2 статьи 346.16 НК, можно признать при расчете единого налога только при выполнении требований, предусмотренных для них главой 25 НК.

Когда признавать расходы

При расчете единого налога расходы учитывайте в том периоде, в котором они оплачены. Датой признания расхода является день прекращения обязательств организации (день выплаты денег из кассы или перечисления их с банковского счета, выбытия имущества и т. д.). Если в счет оплаты передан вексель, то датой признания расхода является:

день погашения векселя (при расчетах собственными векселями);
дата передачи векселя по индоссаменту (при расчетах векселями третьих лиц).

ВАЖНО: обязательно различайте даты, когда можно включать в расходы уплаченные налоги. Если организация заплатила налог самостоятельно, расходы признавайте на дату перечисления средств в бюджет. Если за организацию налог заплатил кто-то другой, расходы признавайте в тот день, когда вы погасили свою задолженность перед этим кредитором. При частичном погашении задолженности в расходы включайте только фактически уплаченные суммы. Расходы, которые выражены в валюте, учтите в совокупности с расходами, выраженными в рублях. Их суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода.

Как подтвердить затраты

В качестве документов, подтверждающих расходы, можно использовать:

первичные учетные документы (накладные, акты и т. д.);
любые другие документы, так или иначе подтверждающие понесенные затраты (документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены расходы, таможенные декларации, приказы о командировке, проездные билеты и т. д.).

Бизнес освободят от сдачи отчетов
в Росстат с 2020 года

Бухгалтерскую отчетность будет собирать ФНС, причем отправлять ее нужно будет в электронном виде.

Когда бухгалтеру не хватает времени на рутинные задачи, приходит пора задуматься об оптимизации процессов. Можно отдать часть работы на аутсорсинг или найти помощников в штат. Но есть вариант, который поможет сэкономить деньги компании и нервы бухгалтера — автоматизация бухгалтерии.

Для чего нужно автоматизировать бухгалтерию

Автоматизация предполагает передачу части задач человека машине. Например, в бухгалтерии компьютеру можно поручить считать налоги, больничные, зарплату, заполнять типовые документы и бланки. Некоторые процессы можно автоматизировать частично: в работе с первичкой подключить распознавание сканов, а в работе со статистическими отчетами — автоматическую проверку правильности заполнения.

Автоматизация бухучета помогает тратить меньше денег на содержание штата бухгалтеров и одновременно повышает качество учета и отчетности. Повысится скорость работы с громоздкими отчетами и важными цифрами, ошибка в которых стоит дорого. Это могут быть реквизиты счетов, КБК, платежные поручения и пр.

Также автоматизация позволяет создать регистры по типам документации и экономить время на поиске документов. Работать с госорганами тоже будет проще: сдавать отчеты, запрашивать сверки и общаться с контроллерами можно удаленно.

Какие участки бухучета можно автоматизировать

Работать без автоматизации может только временная компания или микро-бизнес. Остальным автоматизация нужна хотя бы минимально — в виде табличек Excel. Для автоматизации доступны любые участки работы бухгалтера.

1. Бухгалтерский учет

В первую очередь, автоматизируем сам бухучёт. Программы для автоматизации помогают оформлять первичку, работать с платежными поручениями, банковскими выписками и ордерами. Книга покупок и продаж составляется автоматически, как и ОСВ по счетам, в которой удобно проверять проводки и сверять их по датам.

2. Работа с сотрудниками

Автоматизация помогает вести кадровый учет. Для автоматизации нужно только создавать карточки сотрудников, учитывать зарплату, формировать табель рабочего времени. Это существенно упрощает расчет отпускных, больничных или зарплаты в будущем. Программа сделает это автоматически, одновременно рассчитывая НДФЛ и взносы, проводя удержания по установленным законом правилам.

3. Работа с документами

Сервисы для автоматизации бухучета, как правило, содержат множество шаблонов для создания документов: договоров, накладных, счетов-фактур, актов и пр. Достаточно выбрать подходящий бланк и ввести свои данные.

Данные можно загрузить в систему из Excel или отсканированных документов. После согласования всех позиций документ можно сохранить и провести в учетной системе.

4. Отчетность и налоги

Автоматизированные системы сами следят за актуальностью отчетных форм и обновляют их без участия бухгалтера.

5. Электронный документооборот

ЭДО — одна из дополнительных возможностей автоматизации бухгалтерии. С его помощью можно отправлять любые документы в электронном виде.

Обычно на сбор подписей ответственных лиц, уходит масса сил и времени. ЭДО позволяет быстро подписывать документы, обмениваться ими с заинтересованными лицами и согласовывать их в короткие сроки. К тому же исключается потеря документов.

ЭДО стоит подключить, чтобы управлять договорами и проектами, оптимизировать внутренний документооборот между подразделениями, наладить и систематизировать хранение документов.

6. Проверка контрагентов

Осмотрительность поможет защититься от блокировки счетов и проблем с налоговой. Сервисы для автоматизации бухучета умеют проверять контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП и предупреждать бухгалтеров о рисках.

7. Работа с банками

Интеграция бухгалтерской программы с банками поможет ежедневно экономить до 30 минут. Каждые два часа информация из банка поступает в сервис и обновляется. Исходящие платежные поручения можно сразу отправлять в банк, где их остается только подписать.

Как автоматизация помогает экономить

Рассмотрим экономию на простом примере. В магазине одежды ООО «Бегемот» работал один главбух. Руководитель решил дополнительно запустить собственное производство. Это означало, что объемы документооборота значительно вырастут, бухгалтеру будет сложно. Директор решил нанять двух бухгалтеров на первичку, чтобы не загружать главбуха.

На содержание двух сотрудников с зарплатой по 30 000 рублей в месяц понадобится почти 950 тыс. рублей в год. И это без учета затрат на подбор кадров и обустройство рабочего места. Подсчитаем полные затраты в таблице:

Расходы

Сотрудник 1

Сотрудник 2

Итого за год

360 000 руб. (30 000 руб. × 12 мес.)

108 000 (30 000 руб. × 30% × 12 мес.)

Обустройство рабочего места

В итоге наем двух сотрудников будет стоить компании больше миллиона рублей в год. Это существенная сумма, поэтому главбух предложил директору искать другой вариант. Аутсорсинг дал экономию примерно в 70%, а бухгалтерский сервис с автоматизацией большинства операций — 95%.

ЭДО подключить не получилось, так как часть контрагентов от него наотрез отказалась. Самое простое и бюджетное решение проблемы компании — автоматизировать ввод первички. Это значит, что программа сможет распознавать отсканированные документы, фотографии или Excel-формат. Есть комплексные облачные системы, которые помогают автоматизировать множество участков бухучета, в том числе работу с первичкой. В Контур.Бухгалтерии тоже есть такая функция, она входит в стоимость сервиса даже на самом дешевом тарифе — 8 400 рублей в год.

Есть и программы, которые работают отдельно и берут деньги за каждую страницу или на год вперед. Страница стоит в среднем 5 рублей, годовое обслуживание — от 10 000 руб.

Как автоматизировать бухучет

Чтобы автоматизировать учет, нужно пройти несколько этапов:

Проанализировать потребности. Изучите все внутрифирменные акты, порядок документооборота. Подумайте, насколько масштабным должно быть обновление — каким службам нужна общая база, а что оставить автономным. Нужен ли сетевой режим или достаточно локального.

Поставить задачу. Нужно поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухучета. Выберите, какие технические средства для этого понадобятся, какие системы и программы лучше всего подходят под ваши потребности.
При выборе программы опирайтесь на свой бюджет, совместимость операционной системы, наличие обслуживающих фирм в регионе, требования к компьютерам, наличие сетевой и локальной версии.

Обучите персонал. После внедрения любой автоматизации, надо научить сотрудников ею пользоваться. Если кто-то из сотрудников не сможет разобраться и продолжит работать по-старинке, это сломает все процессы. Назначьте ответственных за контроль. Хорошо, если создатели приобретенной программы обучают сотрудников.

Проведите тест. Назначьте тестовый период, во время которого все сотрудники могут рассказать о недостатках системы автоматизации. Проведите доработку: установите дополнительное ПО или обновите софт.

После окончательных доработок систему можно запускать — работать по-новому и с умом.

Контур.Бухгалтерия — это облачный сервис, который подходит малому бизнесу. С нами работают ООО и ИП, у которых не более 100 сотрудников. Мы поддерживаем практически все решения для автоматизации бухгалтерии, постоянно развиваем и совершенствуем систему.

Все новые пользователи могут подключить тестовый период на 14 дней и познакомиться с возможностями программы. Ведите учет, распознавайте документы, сдавайте отчетность и автоматизируйте расчеты с Контур.Бухгалтерией.

Благодаря заголовкам «Скоро роботы заменят человека» складывается неверное представление и предвзятое отношение к внедрению современных цифровых технологий в работу специалистов. Да, внедрение даже интеллектуальных технологий – уже не редкость, но как правило используются они для какой-то определенной области задач. Мир меняется, и бизнес вынужден подстраиваться – развивать процессы, сотрудников, технологии. Но ни одна технология не будет работать без грамотного специалиста и налаженных процессов , на сегодняшний день уж точно.

Цифровая бухгалтерия – это про вид документов

Пока сложно представить бухгалтерию без бумаги, тем не менее именно к этому мы и идем. И это не из области фантастики, давайте перечислим, с чем имеет дело бухгалтерия:

Первичные документы

исходящие первичные учетные документы (УПД, СФ, акты, накладные) – оформление, подписание, отправка контрагенту, контроль возврата подписанного экземпляра;

входящие первичные учетные документами – регистрация, проверка, подписание и отправка обратно контрагенту;

внутренние первичные учетные документы (накладные на внутреннее перемещение товаров, акты о списании, авансовые отчеты и т.д.) – оформление и подписание внутри организации.

Плюсом к перечисленным процессам, естественно, добавляется создание проводки в учетной системе.
Регистры бухучета

главная книга, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости и т. п. – оформление, печать и подписание ответственными за их составление.

Отчетность

различные формы бухгалтерской и налоговой отчетности (декларация по НДС, прибыли, транспортному налогу, налогу на имущество, отчетность в пенсионный фонд и т.д.) – оформление, подготовка комплекта документов с учетом периода, представление в контролирующие органы.

Любой документ может быть запрошен в ходе проверки. Задача бухгалтерии предъявить документ, доказав его юридическую значимость.

Цифровая бухгалтерия работает без бумаги во всех выше перечисленным процессах . Речь не про сканирование, а про реальный отказ от бумаги и переход к юридически значимому электронному документообороту. Все перечисленные документы уже сейчас можно перевести в электронный вид, нормативная база для этого готова:

Цифровая бухгалтерия – это про грамотные процессы

Крупные и средние компании, и даже небольшой бизнес, знакомы с электронным взаимодействием. Автоматизация процессов – уже не редкость, а количество программных продуктов, которые используются в работе, растет из года в год.

Далеко за примером ходить не нужно, мы обратились в бухгалтерию собственной компании. Что используют наши специалисты:

учетная система (или ERP) – для отражения операций, проводок, формирования регистров;
клиент-банк – сейчас навряд ли кто-то вспомнит, когда в последний раз в бумажном виде «общался» с банком;
система сдачи отчетности (ССО) по электронным каналам связи для представления документов в контролирующие инстанции;
сервисы электронного обмена документами (СОД) с контрагентами – для юридически значимого обмена электронными документами с другими компаниями;
система управления процессами и документами (ECM или система электронного документооборота) – для организации взаимодействия сотрудников и хранения документов.

Процессы цифровой бухгалтерии непрерывны и охватывают все внедренные программные решения, образуя единое информационное пространство , но управляет всем специалист.

Схема процесса подготовки отчетности

Схема работы с исходящими первичными документами

Ни один процесс не подразумевает исключения человека совсем: сотрудник создает документ и инициирует процесс, в согласовании принимают участие руководители и другие ответственные сотрудники, подписание подразумевает использование ЭП руководителем. Грамотная автоматизация помогает лишь ускорить процессы, облегчает поиск документов и, возможно, предоставляет некоторые полезные сценарии для стандартных процедур.

Интеллектуальные решения способны взять на себя рутинные операции – несложные, но иногда достаточно трудоемкие функции , например, автоматически классифицировать документы и зарегистрировать их в системе с заполнением карточек, разложить документы по папкам и даже выполнить по ним проводки При этом способ приема документа не имеет значения, это может быть формализованный или неформализованный документ от контрагента, переданный через сервис обмена, это может быть бумажный документ, пропущенный через сканер. Более сложные функции – это подбор статьи расходов из авансового отчета, например, или сравнение сумм в счете и накладной.

Решения, которые развиваются и внедряются сегодня, призваны облегчить работу бухгалтера, а не заменить его. Ни одна система не способна развить навыки межличностного общения, работы в команде, управления проектами и группами людей – все это подразумевает постоянное взаимодействие и обмен информацией, множество дополнительных знаний из разных областей и эмпатия, в конце концов. Но быть на «ты» с технологиями – профессиональное преимущество, которое ценят не только руководители, но и простые сотрудники.

Цифровизацию невозможно отменить – она охватит все области, включая бухгалтерский учёт. Какие проблемы она решит? Кому помешает? И что делать бухгалтеру, чтобы оставаться востребованным в цифровую эпоху? Мы узнали мнения руководителей компаний и практикующих бухгалтеров.

Павел Шинкаренко, генеральный директор и основатель сервиса Solar Staff

Технологический прогресс очевидно меняет наш мир, и темпы таких изменений непрерывно растут. Это касается всех аспектов нашей жизни и работы. Профессии меняются, исчезают и возникают совершенно в новой форме. Попробуем представить, что в таком динамичном мире ждёт одну из самых консервативных профессий – бухгалтер.

Наш бухгалтер после курса онлайн-обучения работает в составе специализированной группы специалистов по внедрению и отладке процессов бухгалтерского и налогового учёта. Он присоединился к этой группе в качестве стажёра-аналитика, и сначала в его функции входила только проверка корректности работы стандартных алгоритмов учёта хозяйственных операций. Но теперь он набрал опыт и начал самостоятельно моделировать нестандартные процессы. На одном из последних проектов две роботизированные системы аналитики эффективности моделирования процессов учёта от «большой четвёрки» присвоили его работе высшую оценку.

Работа нашего бухгалтера на 100 % проектная, их группу приглашают как на «разбор завалов» и «тушение пожаров», когда в стандартных автоматизированных алгоритмах произошёл сбой и необходимо вернуть их в нормальное состояние, так и на первичную настройку процедур учёта у новых компаний или новых процессов у существующих.

люди продают свои таланты и умения проектно.

Теперь наш бухгалтер в основном работает как аналитик и настройщик систем с искусственным интеллектом. Конечно, это имеет и свои минусы: системы очень разные, и необходимо постоянно учиться, а иногда ему кажется, что он общается только с алгоритмами, а не с живыми людьми – ведь их группа небольшая и не имеет своего офиса, она собирается под проект и работает практически всегда удалённо.

Да и в целом офисных профессий стало мало, в основном люди продают свои таланты и умения проектно, получая заказы онлайн. Заказчик при помощи систем управления фрилансерами собирает под проект необходимых ему специалистов, и, если работа выполнена хорошо, такая команда включается в состав рекомендованных к работе.

Такой представляется консервативная профессия бухгалтера в цифровой среде, от которой мы уже не так далеко. Да, интеллектуальные системы учёта ещё только на подходе, но системы для работы с командами профессионалов, такие как наша, уже существуют и даже работают в России. Так что изменения уже происходят, просто пока они не столь заметны.

Алла Цих, руководитель службы внутренних контролей Qiwi, член Ассоциации дипломированных сертифицированных бухгалтеров (ACCA)

Новые возможности

Применение новых технологий в бухгалтерском учёте непосредственно влияет на скорость и качество операций, позволяет снизить человеческий фактор и, соответственно, уменьшить количество ошибок и сформировать положительную репутацию компании. Роботизация даёт возможность оптимизировать и автоматизировать процессы.

Классические примеры роботизации бухгалтерских операций с хорошим эффектом оптимизации – это разноска выписок по счетам в программе бухгалтерского учёта, обработка первичных документов и заведение (регистрация) документов для проведения бухгалтерских операций. Качество роботизации обработки документов будет зависеть от того, насколько формализованным и стандартизированным является формат первичных документов. На текущий момент «средним» уровнем распознавания первичных документов на русском языке считается распознавание 80-90 % текста, «хорошим» – 95-98 %.

Роль бухгалтера

После этапа роботизированного распознавания текста первичных документов нужен сотрудник с экспертизой бухгалтера, который будет исправлять ошибки или нераспознанный текст значимых полей документов – реквизитов, необходимых для ввода и обработки информации в программе.

Гарантом перспектив будет только повышение квалификации.

Есть и много других видов работ, которые машина вряд ли сможет полностью заменить. Например, профессиональное суждение и все методологические аспекты работы бухгалтера. Так, например, в России в течение ряда лет проводится выпуск обновлённых Правил бухгалтерского учёта в сближении со стандартами Международной финансовой отчётности. Поэтому бухгалтеру необходимо изучать предметную часть – Стандарты МСФО, чтобы находить в новых ПБУ методологические соответствия и различия с требованиями МСФО. Это будет нужно для разработки Учётных политик, Методологических документов применительно к учёту компании.

Мы в Qiwi провели унификацию Учётных политик РСБУ и МСФО на самом старте внедрения отчётности МСФО, что позволило снизить корректировки в МСФО отчётности. Затем провели проект по сближению Учётных политик и инструментов в учётных системах МСФО и Управленческого учёта при внедрении IFRS 8 перед выходом компании Qiwi plc на IPO на биржу NASDAQ.

Хотелось бы отметить, что для настройки роботов в бухучёте, как, впрочем, и для любой автоматизации, нужны знания по методологии оптимизации бизнес-процессов, умение оценивать их эффективность, формулировать бизнес-требования для разработки роботов. Таким образом, бухгалтеру нужна будет экспертиза в этой предметной области.

Как оставаться востребованным

Гарантом таких перспектив будет только постоянное повышение квалификации. Так, например, представительство АССА в России с 2019 года предоставило возможность получать сертификат международного образца «Финансы для бизнеса» на русском языке. Есть возможность также сдать экзамен ДипИФР – Диплом по финансовой отчётности в соответствии со Стандартами МСФО.

Таким образом, по моему мнению, в ближайшей перспективе и на горизонте 5-10 лет, с учётом дальнейшего развития цифровизации и роботизации для настоящего бухгалтера-профессионала, которому интересны новые зоны для развития и новые области для применения его экспертизы, всегда найдётся применение и будут открыты новые горизонты карьерного роста.

Софья Ступакова, главный бухгалтер онлайн-гипермаркета «КотоФото»

Традиционное ведение бухгалтерского учёта предполагает сложный кропотливый труд бухгалтеров, включает в себя множество рутинных операций, многократное повторение одних и тех же вычислительных действий, а также подготовку платёжных документов и отчётов. Применение информационных технологий позволяет вести бухгалтерию удобно, оперативно и практически без ошибок. Безусловно, компьютерная программа не заменит главного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы, найти и устранить арифметические ошибки в учёте, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Сегодня бухгалтерия автоматизируется и переходит в онлайн. Мы используем всё больше программных продуктов, комплексных решений, развивается организация системы электронного документооборота. Сервисы позволяют в режиме одного окна оформлять типовые договоры, счета, первичные документы и тем самым оперативно обмениваться с контрагентами необходимыми пакетами документов.

Основополагающим фактором данных процессов стоит отметить трансформацию налоговой системы. Сегодня налоговые органы являются лидерами в области развития цифровой идентичности налогоплательщика. Налоговые администрации всё больше становятся похожими на лидирующие цифровые компании в работе с массивами данных. Благодаря переходу к работе с большими объёмами информации, постоянному взаимодействию с налогоплательщиками, повышению прозрачности деятельности налоговые администрации уже сегодня превращаются в цифровые бизнес-платформы.

Компьютерная программа не заменит главного бухгалтера.

В открытых источниках появляется всё больше информации о компаниях и владельцах: их реквизиты, финансовое состояние, стоимость бизнеса и другие самые актуальные сведения. Сейчас с лёгкостью можно узнать о дисквалификации руководителей компании или о наличии действующих решений о приостановлении операций по счетам, что позволяет принимать взвешенные управленческие решения.

Доступность перечисленных сервисов обусловлена лишь её платностью. Сервисы ФНС представлены на бесплатной основе и тем самым прочно вжились в рабочие процессы, тогда как все остальные используются не всеми компаниями. Окупаемость подобных вложений зависит от объёмов обрабатываемой информации.

Автоматизация бухгалтерского учёта в крупных организациях требует более весомых капиталовложений, срок окупаемости которых в рамках нынешней экономики может составлять от полугода и более, но результат от которой позволяет увеличить количество информации, получаемой из бухгалтерского учёта, снизить число ошибок, повысить оперативность и экономичность бухгалтерского учёта, привлекая на тот же объём обрабатываемой информации меньше трудовых ресурсов.

Читайте также: