Электронный документооборот с налоговой инспекцией

Опубликовано: 14.05.2024

Новый порядок обмена электронными документами имеет отношение ко всем сферам взаимодействия с ФНС. Разберемся, в чем смысл нового приказа и как его использовать.

Что такое технологические документы

Новым приказом от 16 июля 2020 г. № ЕД-7-2/448@ ФНС утвердила порядок направления и получения в электронной форме документов в двух направлениях: от налоговой инспекции налогоплательщику и от налогоплательщика в налоговую инспекцию.

Документ налогового органа в электронной форме составляется по формату, утвержденному ФНС России. Документ плательщика составляется в электронной форме по формату, утвержденному ФНС, либо формируется путем преобразования из бумажного документа в электронную форму путем сканирования с сохранением его реквизитов по формату, утвержденному ФНС.

Установлен перечень электронных технологических документов, сопровождающих процедуру обмена документами. Это для всех:

подтверждение даты отправки электронного документа;
квитанция о приеме электронного документа;
уведомление об отказе в приеме электронного документа;
извещение о получении электронного документа;
информационное сообщение о представительстве, если документ подписывает представитель плательщика.

Согласно новому приказу, участники электронного взаимодействия не реже 1 раза в сутки должны проверить поступление электронных документов и технологических электронных документов и обеспечить хранение всех отправленных и принятых документов.

Датой направления документа в электронной форме по ТКС считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки электронного документа. Датой его получения считается дата принятия, указанная в квитанции о приеме электронного документа.

Как по новым правилам действует отправитель

Отправитель формирует документ в электронной форме, подписывает его УКЭП и направляет по ТКС оператору ЭДО, зафиксировав дату отправки.

Оператор ЭДО в течение 1 часа направляет отправителю извещение о получении электронного документа и не позднее следующего рабочего дня - подтверждение даты отправки электронного документа.

После получения подтверждения даты отправки документа отправитель в течение 1 часа направляет оператору ЭДО извещение о получении электронного документа.

Не позднее следующего рабочего дня после дня передачи ему отправителем документа оператор ЭДО направляет получателю документ и подтверждение даты отправки электронного документа, подписанное УКЭП.

Как по новым правилам действует получатель

Получатель в течение 1 часа после получения документа и подтверждения даты отправки направляет оператору ЭДО два соответствующих извещения о получении этих документов.

Если нет оснований для отказа в приеме документа, получатель формирует квитанцию о приеме, подписывает ее УКЭП и направляет оператору ЭДО.

Квитанцию о приеме электронного документа получатель направляет отправителю по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня отправки.

Если есть основания для отказа в приеме документа, получатель формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает его УКЭП и передает оператору ЭДО для направления отправителю.

Основаниями для отказа в приеме являются:

ошибочное направление получателю;
отсутствие (несоответствие) УКЭП отправителя;
направление документа не по утвержденному ФНС формату.

Завершающий этап отправки

Получив квитанцию о приеме электронного документа или уведомление об отказе в приеме электронного документа, оператор ЭДО в течение 1 часа направляет получателю извещение о получении электронного документа.

Не позднее следующего рабочего дня после передачи ему квитанции или уведомления он направляет их отправителю.

Отправитель после получения квитанции или уведомления об отказе в приеме документа в течение одного часа направляет оператору электронного документооборота извещение о получении электронного документа.

В случае отказа в приеме электронного документа отправитель устраняет указанные в уведомлении ошибки и повторяет процедуру направления документа.

Нужен ли новый приказ?

Так для чего этот новый приказ? Дело в том, что еще в 2018 году были утверждены формы и форматы документов, которые используются во взаимодействии налоговых органов и налогоплательщиков. Это приказ ФНС от 19 октября 2018 г. № ММВ-7-6/602@ «Об утверждении форматов документов, необходимых для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством Российской Федерации о налогах и сборах» и приказ от 7 ноября 2018 г. № ММВ-7-2/628@ об утверждении форм документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий. То есть все виды документов (их формы и форматы) были объединены в два приказа.

А вот способы электронного документооборота, получения и передачи этих документов были разбросаны по разным приказам и устарели.

В связи с этим и был принят новый приказ.

Как видите, самих форм документов приказ № ЕД-7-2/448@ не касается. Отменяются только старые правила передачи документов по ТКС и устанавливаются новые.

Что отменяется

Приказ ФНС от 16 июля 2020 г. № ЕД-7-2/448@ вступит в силу с 30 августа 2020 года. Ряд нормативных актов одновременно утратит силу. Это как целые приказы ФНС, так и приказы, вносящие изменения в них, а также и отдельные нормы из документов, которые в целом не отменяются. Перечень приведен в пункте 2 нового приказа.

Полностью утрачивают силу устаревшие правила:

передачи акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по ТКС (приказ ФНС от 29 декабря 2010 г. № ММВ-7-8/781@);
сдать билеты;направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС (приказ ФНС от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@);
представления заявлений, уведомлений и запросов в налоговые органы в электронном виде для целей учета в налоговых органах организаций и граждан (приказ ФНС от 7 ноября 2011 г. № ММВ-7-6/735@);
направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по ТКС (приказ ФНС от 15 апреля 2015 г. № ММВ-7-2/149@).

То есть с 30 августа 2020 года вместо отдельных устаревших приказов будут действовать новые единые правила. В этом и состоит смысл принятия нового приказа.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте. Эксперты Диадока отвечают на эти вопросы.

С принятием летом 2010 г. закона №229-ФЗ, разрешившего компаниям использовать электронные счета-фактуры, эксперты вновь заговорили о возможности избавиться от бумажной рутины и использовать в процессе сопровождения сделок не привычные документы, а цифровые. Эта перспектива довольно заманчива, учитывая, что передача электронных документов по телекоммуникационным каналам связи занимает несколько секунд, а бумажные документы идут неделями и нередко теряются при пересылке. Кроме того, электронные документы в несколько раз дешевле бумажных (стоимость одного стандартного пакета документов с учетом печати, хранения, отправки около 80 рублей); требуют меньших трудозатрат в процессе обработки и позволяют сделать процесс документооборота прозрачным и контролируемым.

При этом ажиотажа в переходе на электронный обмен первичными документами у российских компаний не наблюдается. Причина этого — отсутствие ясности в процедурах хранения таких документов и предоставления их по требованию налоговых органов. Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте.

Эксперты Диадока постарались ответить на эти вопросы.

Прежде всего, стоит в принципе оговорить возможность использования электронных документов, так как понимании российских людей слово «документ» — это исключительно бумага с подписью и синей печатью. Такое понимание ошибочно. Так, согласно ст. 1 закона «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.2002), в электронном виде можно передавать и хранить документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных законодательством случаях. Ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» (№129-ФЗ от 21.11.1996) также предполагает возможность составления первичных и сводных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. На возможность использования электронных документов в процессе взаимодействия предприятий указывает п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ, где утверждается, что стороны могут обмениваться документами в электронном виде при взаимном согласии сторон. При этом в Гражданском кодексе нет указания на то, что электронный документ должен одновременно иметь и бумажный оригинал. В связи с этим организация вправе использовать и хранить только электронные документы, которые и будут являться оригиналами.

Второе важное опасение организаций, решивших использовать электронные документы, касается взаимодействия с налоговыми органами. Так, п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, регламентируя действия налоговых органов и налогоплательщиков по истребованию/предоставлению электронных документов, указывает на существование определенного Порядка («Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов»). Такой Порядок на данный момент не утвержден. Однако 22.12.2010 на официальном сайте ФНС РФ был размещен проект такого документа, с которым могут ознакомиться все желающие. Исходя из этого, можно говорить о том, что налоговая будет принимать документы в электронном виде после того, как порядок будет утвержден.

В проекте Порядка также оговаривается сам механизм представления документов в налоговые органы в электронном виде: «Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого Требования о представлении документов (информации), подписывается ЭЦП налогоплательщика и представляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа».

Однако вопрос о сроках утверждения такого порядка пока остается открытым. Поэтому на данный момент организации, использующие электронные документы, в случае получения требования от налогового органа о представлении документов должны будут за свой счет изготовить бумажные копии этих документов (согласно п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996). Бумажные копии заверяются печатью и подписью уполномоченного лица организации, в которой хранятся документы.

Это подтверждает и разъяснительное письмо Минфина от 01.02.2011 № 03−03−06/1/47: «По требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, должны быть распечатаны и заверены подписью руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими на то лицами».

В заключение можно сделать вывод, что организации уже сейчас могут использовать электронные документы, экономя таким образом издержки на документооборот с контрагентами и увеличивая эффективность своего бизнеса. Потому что на данный момент существующая законодательная основа предоставляет легитимные механизмы взаимодействия с контролирующими органами независимо от того, в каком виде ведется документооборот в организации — в бумажном виде или в электронном.

Автор: Дарья Бояршина, аналитик проекта «Диадок»

Затраты на приобретение специализированного программного обеспечения, его настройку и адаптацию даже в небольшой компании могут окупиться благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов и ускорению бизнес-процессов

Обычно в компаниях обрабатывается большое количество документов. Некоторые из них должны храниться в бумажном виде. Но для многих документов подобные требования законодательством не установлены. Потому целесообразным может оказаться переход на электронный документооборот (ЭДО), особенно если учесть последние события, связанные с пандемией.

Поначалу использование электронной «первички» кажется сложным процессом. Однако электронный документооборот является эффективным инструментом бизнеса, поскольку помогает уменьшать временные и финансовые затраты. Именно поэтому его давно используют во многих странах мира, и российские организации уже тоже успешно применяют ЭДО.

Как осуществляется электронный документооборот?

Электронный документооборот – такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде, без использования бумажных носителей, и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Иными словами, это документооборот с применением информационной системы.

Существует много видов электронного документооборота. Так, его можно разделить на:

внешний ЭДО с госорганами – регулируется правилами, принятыми для каждой сферы индивидуально;
внешний ЭДО с контрагентами – регулируется соглашением сторон ЭДО;
внутренний ЭДО – регулируется внутренними правилами и регламентами компании.

В первых двух случаях процесс выглядит так: документ (doc- или pdf-файл) заверяют электронной подписью и передают другой стороне через систему оператора ЭДО – этот процесс обычно сравнивают с передачей по e-mail. В функционал оператора входят: передача документов, контроль их формата и заверения электронной подписью, хранение архива. Для минимизации рисков непринятия электронного документа ФНС рекомендуется выбирать одобренных операторов ЭДО, список которых можно найти на сайте www.nalog.ru (налогоплательщики могут направлять жалобы на решения и действия налоговиков с помощью телекоммуникационных каналов связи – читайте об этом в статье «Как подать жалобу в налоговый орган через ТКС?»).

Электронные документы можно хранить на серверах или в электронных архивах с помощью специальных программ. Сроки хранения для них те же, что и для бумажных документов.

Электронная подпись

Чтобы электронному документу придать юридическую значимость, его необходимо подписать электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения подписавшего его лица. Она гарантирует, что это тот самый документ в том виде, в котором его отправили.

Закон устанавливает два вида электронных подписей – простую и усиленную. Вторая может быть квалифицированной (УКЭП) и неквалифицированной.

С помощью УКЭП можно работать с госорганами, сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с дистанционными работниками, контрагентами (письма, договоры, счета) и др.

УКЭП считается самой надежной. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях. При этом есть документы формализованные, которые надо обязательно подписать УКЭП. Есть неформализованные документы, которые по соглашению сторон могут быть подписаны простой электронной подписью, и они тоже будут легитимны. Например, вы логинитесь в системе ЭДО и отправляете оттуда неформализованный документ, и это уже является фактом подписания документа простой ЭП.

(В статье «Цифровая или “бумажная” подпись: что надежнее?» читайте о преимуществах и недостатках использования простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронных подписей, а также о том, что сервисы бесконтактного электронного документооборота экономят ресурсы и снижают риски, которые несет бизнес в процессе работы с бумажными документами.

В статье «Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работе» можно прочитать о том, будет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись или если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе.)

Внедрение ЭДО

Рассмотрим, как ввести в компании электронный документооборот, который будет осуществляться через оператора ЭДО.

Для начала определите круг контрагентов, которые планируют или уже используют ЭДО. Затем сформулируйте запросы компании, т.е. нужно понять, ради чего вы внедряете ЭДО и какого можно ждать эффекта. Если вы исследовали все эти составляющие и результат вас удовлетворил, переходим ко второму пункту.
Выберите платформу ЭДО, приобретите соответствующий программный продукт и сопутствующее оборудование.
Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. В данном случае пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена.
Купите сертификат ЭП. Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи.
Подключите партнеров к ЭДО.
После оплаты услуг оператора и регистрации можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы.

В зависимости от потребностей компании степень перехода на электронный документооборот может быть разной: одни процессы можно перевести в электронный формат полностью, другие – оставить в гибридной модели.

О внутреннем ЭДО на примере правового подразделения юрлица

В компании все структурные подразделения взаимосвязаны. Ежедневно между ними происходит обмен информацией и документами, и ЭДО помогает оптимизировать этот процесс. Так, почти в каждом бизнесе правовой департамент выполняет две основные функции – согласование договоров и подготовку претензий и исков, что требует взаимодействия с другими подразделениями. Внутренний ЭДО позволит ускорить юридические процессы и тем самым высвободить время сотрудников компании.

Подготовка претензий и исков

Запрос юристам о подготовке претензии, ответа на претензию или искового заявления выглядит как обычная заявка. Но для ее подачи нужны первичные документы, подтверждающие или опровергающие те или иные обстоятельства, которые лягут в основу создаваемого документа.

Согласование договоров

В данном процессе обычно принимают участие сотрудники нескольких подразделений –инициатор договора, юристы, бухгалтерия, финансисты. Для правильного толкования условий и порядка исполнения договора привлекают специалистов и из других подразделений. Система ЭДО позволит всем участникам этого процесса проводить параллельное или последовательное согласование. Можно подключиться к ней удаленно и отслеживать версии документа, комментарии и правки каждого согласующего, определять сроки согласования. Так вы получите прозрачный и понятный процесс движения договоров внутри компании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Очевидным плюсом ЭДО является уменьшение временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов. Можно работать с документами удаленно в любое время в удобном месте – нужен только Интернет.

Кстати, электронные документы можно использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Минусом можно назвать возможное отсутствие у контрагентов ЭДО. Но сейчас многие операторы ЭДО предлагают помощь в подключении контрагентов: рассылки, индивидуальные обзвоны, специальные мероприятия, готовые наборы документов и регламентов. Системные интеграторы и ИТ-компании могут помочь в настройке систем участников электронного документооборота, что ускорит переход на ЭДО и обеспечит максимальное число подключенных контрагентов.

Необходимо учесть затраты на разработку или приобретение системы, внедрение и настройку ЭДО, обучение персонала. Нужно быть готовым к тому, что программу, скорее всего, придется дорабатывать и адаптировать под особенности бизнеса, – это также потребует вложений. Может показаться, что небольшой компании тратиться на специализированное программное обеспечение нецелесообразно, но на начальном этапе ее развития внедрение внутреннего ЭДО может пройти быстрее и при наращивании оборотов в будущем позволит оптимизировать бизнес-процессы.

Положительных моментов, связанных с переходом на электронный документооборот в компании, гораздо больше, чем отрицательных нюансов. Затраты на приобретение специализированного ПО, внедрение и техническую поддержку окупаются благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов. Высвободившееся время они могут тратить на решение приоритетных и более сложных задач, что благотворно скажется на развитии бизнеса.

Сервисы электронного документооборота предлагают многие компании. По сути своей услуга одинаковая, но дьявол кроется в деталях: один сервис может подойти небольшому начинающему бизнесу, но будет недостаточно функционален для крупной компании. Мы решили сравнить шесть наиболее популярных сервисов ЭДО, чтобы показать, на какие критерии обращать внимание.

Как выбрать сервис

Отталкивайтесь от размера вашего бизнеса: пока он небольшой — нет необходимости тратиться на многофункциональную систему, достаточно минимального количества инструментов. С ростом бизнеса будут расти задачи и количество контрагентов, а значит, понадобятся дополнительные инструменты. Мы взяли шесть наиболее популярных сервисов и оценили их по нескольким критериям. Если нет времени читать — в конце статьи наглядная сравнительная таблица.

Для оценки мы выбрали наиболее важные критерии, которые необходимы в повседневном документообороте.

Загрузка документов. Мы посмотрели, как документы появляются в сервисе: автоматически или вручную, в каком формате сервис распознаёт документы.

Конструктор документов. Узнали, есть ли в сервисе шаблоны документов. Конструктор нужен, чтобы не искать каждый раз формы документов и не проверять их актуальность — сервис это сделает за вас.

Возможность формировать платёжки по полученным счетам — полезная функция, которая сэкономит время. Счёт является неформализованным документом, а значит, не все системы могут его распознать.

Обмен документов с контрагентами. Как правило, обмениваться документами можно, если ваш контрагент пользуется тем же сервисом, что и вы. Поэтому при выборе сервиса, узнайте каким ЭДО пользуется большинство ваших контрагентов. Некоторые сервисы предоставляют услугу роуминга, что позволяет обмениваться документами между разными сервисами. Но надо понимать, что настройка роуминга — это сложный процесс с определёнными ограничениями: не все сервисы имеют совместимость и возможность подключить роуминг. В среднем, компании обещают настроить роуминг в течение 8−10 рабочих дней. Но точные сроки нужно уточнять у конкретного оператора.

Мобильное приложение может понадобиться, если вы много перемещаетесь, а документы всегда должны быть под рукой.

Точка

Сервис ЭДО от Точки поможет хранить и обрабатывать первичные документы.

Есть возможность хранить документы в «облаке»: система распознаёт и сохраняет загруженные документы.

В сервисе доступен поиск по сохранённым документам: по названию документа или по названию контрагента.

Подписание документов КЭП (квалифицированной электронной подписью): КЭП должна быть выпущена в Точке в рамках любого проекта.

Обмениваться документами можно с теми контрагентами, которые обслуживаются в Точке.

Интеграция со сторонними сервисами: нет.

Мобильного приложения нет.

Стоимость: от 0 до 900 рублей в месяц в зависимости от тарифа.

Кому подойдёт: индивидуальному предпринимателю с небольшим бизнесом, бухгалтерским компаниям, чьи клиенты обслуживаются в Точке.

Диадок

Диадок — система электронного документооборота от СКБ Контур.

Загрузка документов происходит автоматически, если контрагент работает через Диадок, в остальных случаях документ нужно загружать вручную.

Конструктор документов: на сайте подробный список документов, которыми можно обмениваться через Диадок, может быть дополнен по запросу клиента.

Поиск по сохранённым документам настраивается по определённым параметрам: контрагент, тип документа, статус документа, подразделение, дата.

Хранение документов в «облаке»: Диадок хранит все документы в электронном архиве. Доступ к документам сохраняется даже когда вы прекратите пользоваться сервисом.

Подписание документов КЭП: Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью. С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office. Неквалифицированный сертификат можно использовать только для доступа в систему и просмотра документов.

Обмен документами с контрагентами возможен с контрагентами, которые пользуются Диадоком. Либо если настроен роуминг с другими сервисами.

Лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам доступен только, если счёт отправлен в формате xml. Оплата — только бизнес-картой MasterCard российского банка.

Мобильное приложение доступно как для IOS, так и для Android.

Кому подойдёт: средним и крупным компаниям с большим документооборотом.

Такском

Сервис Такском-Файлер предлагает следующие функции.

Загрузка документов: документ загружается автоматически через приложение Такском-Ассистент или вручную.

Конструктор документов: система содержит шаблоны всех формализованных документов, формат которых утверждён или рекомендован налоговой.

Подписание документов КЭП: электронные документы могут быть подписаны как квалифицированной электронной подписью, так и неквалифицированной (за исключением электронных счетов-фактур). При необходимости документ может быть подписан более чем одной электронной подписью.

Обмен документами возможен с теми контрагентами, которые пользуются Такском или с которыми настроен роуминг. Есть функция автоматической настройки роуминга.

Лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам возможен только при интеграции с 1С. Абоненты Такском могут обмениваться счетами на оплату, сформированными в формате xml. Это позволяет настраивать автоматическую обработку документа в учётной системе. При этом сохраняется возможность обмена счетами на оплату и в других форматах, например xls или pdf.

Мобильное приложение доступно для IOS и для Android.

Есть система согласования документов с функцией настройки права согласования, подписания и перемещения документов для каждого сотрудника.

Кому подойдёт: компаниям с большим количеством сотрудников и согласований.

СБИС электронный документооборот разработан компанией «Тензор».

Загрузка документов происходит автоматически, только если контрагент работает через СБИС, в других случаях документ нужно загружать вручную.

Сервис предоставляет не только конструктор документов, но и конструктор бизнес-процессов. Можно автоматизировать уже существующие регламенты организации или создать новые.

Поиск по сохранённым документам: по всем документам компании, или по личным. Для поиска доступны стандартные инструменты навигации: строка поиска, поиск по тексту в документе предусмотрен для файлов с расширением *.txt, *.html, *.xml и *.pdf. Сортировка по алфавиту или дате изменения.

Хранение документов в облаке: облачное хранилище СБИС-Диск хранит документов на защищённых серверах и предоставляет общий доступ к файлам с любого устройства. Доступ можно настроить на просмотр или редактуру.

Подписание документов КЭП: при обмене электронными документами используется обычная квалифицированная электронная подпись.

Обмен документами с контрагентами возможен только, если контрагент пользуется СБИС или настроен роуминг. Роуминг доступен со всеми операторами.

Лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам доступен при интеграции с 1С.

Мобильное приложение доступно для бесплатного скачивания в AppStore или GooglePlay.

Интеграция: для популярных систем (1С, SAP, Docsvision) есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние. Для других систем доступна выгрузка документов и автоматическая конвертация в форматы налоговой. Есть инструменты для интеграции с крупными корпоративными системами.

Кому подойдет: крупным бизнесам, производствам, большим корпорациям.

Корус

Сфера Курьер от «Корус Консалтинг СНГ» подойдёт малому и среднему бизнесу.

Загрузка документов: вручную. Возможна массовая загрузка документов.

Конструктор документов: список документов может быть дополнен требуемыми типами документов по желанию пользователя сервиса.

Поиск по сохранённым документам: по типу и номеру документа, отправителю или получателю.

Обмен документами с контрагентами: контрагентам, которые работают с другими операторами ЭДО — через роуминг.

Хранение документов в облаке: электронный документ после обработки хранится бесплатно в папке «Обработанные» в течение 6 месяцев. По истечении 6 месяцев для тех, у кого подключен сервис Архив — документы автоматически перемещаются в этот сервис и остаются доступными, для остальных — доступ к архивным документам закрывается.

Подписание документов КЭП: для работы с сервисом нужен действительный квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который можно заказать в Удостоверяющем центре «КОРУС Консалтинг СНГ».

Нет возможности формировать платёжки по полученным счетам.

Стоимость. Зависит от количества исходящих документов:

минимальный месячный пакет на 50 исходящих — 350₽ (7₽ за документ),
максимальный — свыше 1 000 исходящих в месяц — цена по запросу (от 4₽ за документ),
минимальный годовой пакет на 600 исходящих — 3 600₽ (6₽ за документ),
входящие документы — бесплатно.

Кому подойдет: небольшим и средним компаниям.

Калуга Астрал

Сервис Астрал Онлайн разработан АО «Калуга Астрал».

Загрузка документов: автоматически, если контрагент сам работает через Астрал, либо вручную.

Конструктора документов нет. Работа в системе возможна с первичными бухгалтерскими документами, а также с корректировочными и исправленными.

Поиск по сохраненным документам: по ИНН, названию, отправителю, по типу или статусу документа.

Хранение документов: все документы хранятся в электронном виде на сервере оператора ЭДО, что позволяет получить доступ с любого компьютера, ноутбука, планшета или смартфона.

Подписание документов КЭП: при работе используется квалифицированная электронная подпись, выданная любым аккредитованным удостоверяющим центром.

Обмен документами с контрагентами возможен только если контрагент пользуется Астралом или настроен роуминг. Подключение к роумингу — бесплатно.

Доступен лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам.

Мобильное приложение: доступно для IOS и Android.

Стоимость. Зависит от количества исходящих документов: минимальный пакет на 300 документов — 1 200₽, максимальный — 10 000 исходящих за 25 000₽.

Кому подойдет: небольшим и средним бизнесам.

Сравнительная таблица сервисов

Поиск по сохранённым документам и подписание документов КЭП доступно у всех сервисов. Стоимость входящих документов у всех сервисов бесплатна. Остальные параметры сведены в таблицу

Полезная рассылка для бизнеса

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Сила эмоционального интеллекта».

Форма, подписанная электронной подписью, имеет ту же юридическую значимость, что и бумажный документ с собственноручной подписью и печатью. Также благодаря ЭДО можно дистанционно сдавать отчетность в ИФНС. Обо всех этих и других возможностях таких систем читайте в статье.

Электронный документооборот – что это такое, и для чего нужен?
Кто может пользоваться системами ЭДО?
Преимущества ЭДО
Какие документы можно отправлять через ЭДО?
Как правильно выбрать сервис электронного документооборота?
Обзор ЭДО «Диадок»
Обзор ЭДО «СБИС»
Чек-лист перехода на ЭДО
Резюме

Используя возможности сервисов ЭДО, участники сделки могут в ускоренном режиме обмениваться документами дистанционно. Это несложный процесс, в котором сможет разобраться даже неопытный пользователь. Для этого не нужно оканчивать курсы экономистов, бухгалтеров или программистов.

Документ можно готовить внутри системы, используя рекомендуемые шаблоны, или оформить файл, например, в Word, загрузить его и подписать электронной подписью (ЭП). Если нужно, чтобы контрагент со своей стороны тоже подписал форму, то нужно поставить отметку в окне рядом с надписью «Запросить подпись контрагента».

Документ, отправленный с помощью такой системы и подписанный ЭП, будет равен по юридической силе бумажной форме, и при необходимости его можно будет использовать для отстаивания своих интересов в каких-либо спорах.

Плюсом использования таких сервисов является полная сохранность документации, все отправленные или полученные формы представлены в личном кабинете пользователя.

В широком понимании инструментарий систем ЭДО подходит для двух видов сотрудничества:

обмен документами внутри компании между ее специалистами – это внутренний обмен;
обмен документами между несколькими компаниями – это внешнее взаимодействие.

Несмотря на развитость сервисов ЭДО, не все руководители компаний знают о них и не применяют в своей работе. Они предпочитают работать по старинке – например, для подписи договоров встречаться лично или отправлять бумаги почтой, курьером или сканы по e-mail. Но такой формат постепенно угасает, так как сегодня в бизнесе нужна скорость. К тому же это гораздо экономичнее: не нужно тратиться на бензин или такси, оплачивать услуги курьера, покупать принтер со сканером.

Если нужно организовать электронный документооборот внутри проекта, то для этого приобретается специальный программный пакет, устанавливается приложение от ЭДО на ПК или мобильное устройство и к нему подключаются все сотрудники.

Для организации внешнего обмена между двумя и более компаниями (онлайн-проектами) дополнительно нужен будет оператор ЭДО. Он обеспечит взаимодействие и передачу нужных данных среди участников сделок и проконтролирует процесс.

Выделим несколько групп пользователей, которые в своей деятельности могут и должны использовать такие сервисы:

Крупные компании и онлайн-проекты. В больших учреждениях и бизнесе работает большой штат сотрудников, поэтому не всегда удается качественно проконтролировать их деятельность, документы могут потеряться, а крайнего потом не найдешь. Благодаря системе ЭДО все формы будут храниться в облачном хранилище, подключенные лица будут их видеть в своем личном кабинете, поиск осуществляется по фильтрам. И всегда будет понятно, на ком завис процесс.
Малый бизнес. Небольшие организации тоже нуждаются в скорости работы. Контрагенты могут находиться на расстоянии сотен и даже тысяч километров, поэтому ЭДО позволяет быстро обмениваться таким сторонам документами. Например, руководитель некрупного проекта, который живет в Сочи, привлекает IT-специалиста из Москвы. Они заключают договор оказания услуг в сжатые сроки в сервисе ЭДО.
Самозанятые. Для того чтобы легализовать свою деятельность и не бояться проверок ФНС, самозанятые лица должны иметь электронную подпись и пользоваться ЭДО. К таким специалистам у руководителей проектов будет больше доверия, и сами самозанятые будут подстрахованы от недобросовестных работодателей, так как они заключат договор оказания услуг и подпишут его в системе.

Отсутствие расходов на дополнительное оборудование и расходники. Выше мы уже рассказали про траты на принтер/сканер, бумагу, такси и т.д., поэтому не будем останавливаться на этом плюсе сервисов. Электронный формат сэкономит ваши деньги, которые можно будет потратить на более важные вещи.

За обмен документами нужно будет платить, но это все равно дешевле, чем купить ненужную технику или расходные материалы. Вся сумма распределяется между отправленными формами: чем больше единиц вы отправите, тем меньше цена будет каждой из них.

Скорость оформления. Работнику обычной компании часто приходится ждать директора, чтобы он подписал документ или любого другого участника. В онлайн-проектах это невозможно, так как контрагенты могут проживать где угодно, и даже не в России. Поэтому одни руководители онлайн-проектов уже оценили возможности ЭДО, а другие обязательно в ближайшее время к этому придут.

Компактность. Бумажные документы занимают много места, в больших офисах на архив выделяются целые комнаты. Электронные формы хранятся в личном кабинете пользователя, на специальном облаке, на цифровом носителе. Благодаря такой организации деятельности нужный бланк всегда можно найти быстро и в нужное время.

Прозрачность. Обмен бланками в ЭДО помогает контролировать все этапы и видеть статус документа в данную минуту (еще не прочитан или еще не подписан и т.д.). Также виден сотрудник, которому был отправлен бланк, и который должен его прочитать, согласовать и подписать. При таком взаимодействии сотрудники могут сопровождать исходящий документ комментариями, делать пометки для адресата, что значительно упрощает общение.

Оптимизация бизнес-процессов. Политика компаний становится более эффективной благодаря использованию систем ЭДО. Согласование, утверждение и другие рутинные этапы осуществляются быстро, а сэкономленное время можно потратить на более важные задачи.

Приложения для мобильных устройств. Многие операторы ЭДО в числе других своих полезных опций предлагают мобильные приложения, которые работают на мощностях операционных систем IOS и Android. Это удобно тем, что, находясь, например, в отпуске или командировке можно следить за некоторыми процессами.

Помощь пользователям. Помимо службы поддержки, которая всегда ответит на ваши вопросы, сервисы ЭДО проинформируют пользователя о том, что скоро закончится действие ЭП или просигнализируют о входящей почте.

С помощью данных сервисов можно обмениваться любыми документами. Шаблоны некоторых из них, которые являются стандартными, находятся в приложении. Другие формы можно заполнять на компьютере в любой удобной программе. Вот классический перечень документов, которые использует каждое учреждение или онлайн-проект:

договора, акты сдачи-приемки;
соглашения и счета-фактуры;
спецификации и отчетные ведомости;
письма и анкеты;
каталоги, прейскуранты, таблицы;
приказы и распоряжения;
чеки и ведомости;
аналитические справки и бухгалтерские отчеты;
и другие бланки.

Руководители компаний посредством электронного документооборота могут предоставлять в ИФНС необходимые отчеты.

Некоторые формы, например, УПД или счет-фактура должны соответствовать требованиям, разработанным налоговой службой, то есть заполняться они должны по установленной форме. В противном случае, если возникнут споры или начнутся разбирательства, неверно составленный документ будет признан недействительным. В частности, счета-фактуры влияют на налоговые вычеты, поэтому оформлять их нужно в строгом соответствии с утвержденными требованиями.

На официальном сайте налоговой службы опубликован список операторов ЭДО. Выбирая сервис для себя или своего проекта (компании), нужно понимать, какой из них наиболее будет соответствовать вашим потребностям. Обращать внимание нужно на следующие факторы:

Как уже было отмечено выше, все документы подписываются электронной подписью, без нее работа в ЭДО невозможна. Цена ЭП будет зависеть от количества операций, которые вы планируете совершать. Например, эл. подпись для обмена простыми неформализованными документами обойдется примерно в 2 000 рублей. В среднем стоимость ЭП будет в пределах от 2 до 4,5 тысяч руб.

На ЭП в кодовом виде записывается информация о ее владельце, это, так называемый цифровой ключ. Данные сведения заносятся на специальный носитель – рутокен, который подключается к USB-разъему ПК/ноутбука.

У каждого оператора ЭДО свои расценки на тарифные пакеты. Например, 2 500 единиц будут стоить 6 000 руб. Если планируете мало обмениваться документами, то можно приобрести лицензию за 500 руб. за 10 форм.

Операторы удерживают оплату только за исходящие единицы, входящие не будут ничего стоить. Итоговая цена будет зависеть от подключенного пакета. Если обмениваться документами часто и много, то после распределения суммы между всеми единицами, стоимость каждой из них может выходить от 3 до 10 рублей.

Самозанятому лицу, который обменивается с заказчиками только договорами и актами пару раз в месяц, достаточно будет только купить электронную подпись за 2 тысячи руб. и обмениваться неформализованными документами. В этом случае и входящие, и исходящие формы будут бесплатными. Например, такие возможности дает сервис ЭДО «Диадок».

Систему ЭДО «Диадок» можно назвать одной из самых популярных на рынке. Здесь есть весь необходимый функционал для дистанционного взаимодействия. Практически любую задачу, связанную с документацией, можно решить в этом сервисе. Цифровые формы равны бумажным по своей юридической силе. На сегодняшний день в сервисе зарегистрировано более миллиона клиентов, в числе которых есть масштабные онлайн-проекты.

Инструментарий «Диадока» нацелен на работу с входящими и исходящими документами, заверение их ЭП. Причем ваш контрагент не обязательно должен пользоваться этим же оператором, он может быть зарегистрирован в другой системе. В «Диадоке» можно формировать отчетность для предоставления в ФНС дистанционно.

Для работы в «Диадоке» не требуется установка отдельного программного обеспечения на ПК. Начать пользоваться возможностями сервиса можно после стандартной процедуры регистрации. Электронная подпись, в том числе, нужна для входа в личный кабинет.

Преимущества программы «Контур Диадок»:

Формирование, отправка и прием цифровых бланков.
Интеграция с 1С. Участникам не нужно вручную прописывать параметры и текст, нужные документы формируются автоматически и подключаются к бухгалтерской программе.
Взаимодействие с различными информационными сервисами: API, SAP, MS Dynamics, Oracle.
После создания аккаунта открывается доступ к расширенным возможностям.
Возможность не только внутреннего и внешнего взаимодействия между участниками, но и связь с государственными ведомствами РФ.
В программе нет необходимости дублировать информацию.
Правки в электронную документацию вносятся дистанционно.
Видно, на какой стадии находится форма, и участники могут отслеживать все этапы.
Нужный бланк можно найти в кратчайшие сроки с помощью специального фильтра поиска.
Разработчики предлагают мобильную версию программы. Многие процессы можно контролировать, не имея рядом компьютер/ноутбук.
Есть свое хранилище данных.
Можно задать цепочку передачи каждой формы.
Взаимодействие с аналогичными системами.
Пользователи «Диадока» могут контролировать действия других участников. Если вторая сторона запрашивает доступ к файлу, то программа об этом проинформирует.

Если пользователь желает работать в «Контур Диадоке» только с входящими документами, то стоимость пакета будет ниже. Для возможности подписания документов нужно будет подключить тариф, стоимость которого составляет 1 – 3 тысячи руб. в год. Эта цена зависит от количества исходящих единиц.

В СБИС есть несколько рабочих режимов, которые друг с другом взаимодействуют. В их числе представлен и электронный документооборот.

Возможности СБИС позволят пользователю:

Здесь есть бесплатная версия сервиса для осуществления минимально необходимых операций: взаимодействие между участниками сделки, работа с первичными бухгалтерскими документами и подготовка отчетов для государственных ведомств. Как и «Диадок», СБИС имеет собственное приложение для мобильных устройств, функционирующее в ОС Андроид и iOS.

Приобрести электронную подпись

Стоимость ЭП начинается от 2 тыс. руб. и зависит от количества действий, которые планируете совершать. Подпись на рутокене будет стоить дороже. Как правило, ЭП оформляется быстро и выдается в тот же день, когда была подана заявка и реквизиты пользователя. Агента услуг следует искать в своей местности, чтобы забирать ЭП было недалеко.

Заказывайте эл. подпись в аккредитованных Удостоверяющих центрах. Их актуальный список можно найти на портале Минсвязи.

Зарегистрироваться в ЭДО, допущенной ФНС

Договориться с контрагентами о переходе на обмен электронными документами

Если вторая сторона уже подключена к системе электронного документооборота, то с помощью функционала в приложении найдите его по ИНН и отправьте приглашение к сотрудничеству.

Многие операторы лояльны друг к другу, поэтому также можно взаимодействовать с контрагентом, который работает в другом сервисе ЭДО. Корректный обмен формами обеспечивается специальными условиями, например, Роуминг на Платформе ОФД.

В статье мы рассмотрели только две системы ЭДО – «Диадок» и СБИС. Их гораздо больше, но именно эти сервисы являются самыми распространенными среди российских пользователей. Их широкий функционал позволяет закрывать все необходимые потребности по электронному обмену документами, оптимизации бизнес-процессов, контролю сотрудников, предоставлению отчетности в госучреждения. Можно также назвать и других операторов ЭДО:

ELMA – в этом сервисе электронный документооборот является лишь малой частью представленных возможностей. Здесь можно выстраивать бизнес-процессы, следить за показателями, следить за взаимосвязями между контрагентами, управлять проектами, пользоваться внутренним порталом. Но и стоимость стандартного тарифа обойдется недешево – 45 тыс. руб.

«Сбербанк E-invoicing» — помимо стандартного обмена документами, здесь можно работать с любыми маркированными товарами (парфюмерия, лекарства, обувь и т.д.) за счет того, что сведения о марке изделия автоматически попадают в «Честный знак».

«Контур.Экстерн» — это приложение разработано специально для отправки налоговой и бухгалтерской отчетности в государственные учреждения.

DocSpace — сервис нацелен на крупных игроков, так как стоимость подписки на 50 пользовательских доступов составляет 450 тыс. руб. Здесь можно контролировать обмен документами, оформлять внутреннюю документацию, выполнять потоковое сканирование для перехода на электронный документооборот и многое другое.

Аналогичными программами как с минимальными возможностями, так и с расширенным функционалом являются «Дело», «Логика», «ЕВФРАТ». А для тех, кто теряется в многообразии предложений или только начинает осваивать ЭДО, является руководителем малого бизнеса/онлайн-проекта, самозанятым, рекомендуем начинать с «Диадок» или СБИС. Все, что вам нужно для работы, здесь присутствует.

Читайте также: