Цветы для клиентов налоговый учет

Опубликовано: 13.05.2024

Деятельность цветочного салона достаточно специфична. Она включает продажу скоропортящихся товаров и оказание услуг. Первые заслуживают особого внимания. Профильный магазин предлагает широкий ассортимент товаров. В номенклатуру могут быть включены горшечные растения, оформленные букеты, срезанные цветы. Также многие магазины и салоны продают собственноручно выращенные растения.

Учет товаров всех категорий осуществляется в соответствии с общими действующими ПБУ. Специального порядка отражения в учете разных групп цветочной продукции не существует. Но бухучет во флористическом салоне или розничном магазине, павильоне не лишен нюансов. Рассмотрим их подробнее.

Срезанные цветы

Срезанные цветы часто используются для составления букетов. В этом случае меняется себестоимость реализуемой продукции. В цену букета включаются непосредственно растения, от цветов до лиственного декора, декоративная или упаковочная пленка, украшения. Композиция является результатом творчества флориста. Соответственно, в ее стоимость закладывается цена профильной услуги.

С одной стороны, перед нами не что иное, как производство продукции. С другой − ОКВЭД не позволяет классифицировать деятельность цветочных салонов как производственную. Она относится исключительно к торговле (розничной или оптовой в зависимости от специфики деятельности конкретного субъекта предпринимательства).

Готовым продуктом является срезанный цветок. Составленная флористом композиция принципиально новой продукцией не является. Цветочное производство включает переработку исходного сырья любым методом. При формировании букета свойства срезанных цветов не меняются. Соответственно, учет ведется в порядке и по принципам, применимым для торговли.

Скоропортящийся товар

Срезанные цветы портятся достаточно быстро. Соответственно, в цветочном салоне должно быть налажено списание скоропорта. Списываются не только увядшие цветы и готовые композиции, но и так называемый брак (сломанные цветы, бутоны с дефектами и т.п.). Подлежащие списанию товары уничтожаются в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Нереализованная продукция цветочного магазина или салона списывается по результатам инвентаризации. Основанием для этого является оформление инвентаризационной описи ИНВ-3, ведомости ИНВ-9. То же самое касается испорченных товаров: срезанных цветов, растительного декора, готовых композиций.

Дальше бухгалтеру предстоит перенести фактическую себестоимость испорченной продукции с 41 счета в дебет 94. Последний предназначен для отражения недостач, потерь от порчи материальных ценностей. Само списание отражается по дебету 91 счета и кредиту 94. При этом используется субсчет «Прочие расходы».

Налоговый учет цветов и букетов

Налоговый учет материальных расходов в цветочном салоне осуществляется в соответствии со ст. 254 НК. Согласно действующему законодательству, расходами считаются потери от порчи или недостачи материально-производственных запасов при их хранении, транспортировке. Важно учитывать указанные расходы в рамках норм естественной убыли. Последние устанавливаются Правительством РФ. Нормы определяются с учетом величины безвозвратных потерь при порче, недостаче материально-производственных запасов в конкретных условиях хранения, транспортировки, под воздействием сезонного и климатического факторов. Нормы пересматриваются раз в 5 лет. Для цветочной продукции они не определены до сих пор.

То есть учитывать естественную убыль в составе расходов для определения базы по налогу на прибыль продавцы цветов и букетов не могут. Такова официальная позиция Минфина (письмо №03-03-04/1/538 от 21.06.2006). Судебные же инстанции становятся на сторону налогоплательщиков. Судьи указывают на возможность применения общих положений НК РФ в отношении учета расходов для налогообложения прибыли при отсутствии отраслевых норм определения естественной убыли скоропортящихся материально-производственных запасов.

Отдельно следует отметить особенности восстановления НДС в цветочном бизнесе. НК РФ не предусмотрен порядок восстановления налога, принятого ранее к вычету, если скоропортящийся товар был списан. Обязанности по восстановлению НДС приведены в ст.170 указанного Кодекса. В закрытом перечне отсутствует основание, связанное со списанием продукции при утрате ею товарных качеств. Налоговики тем не менее требуют восстановления НДС. Суды становятся на сторону налогоплательщиков. Так или иначе, но вопрос по восстановлению НДС остается открытым. Исполнять требования налоговой или инициировать судебное разбирательство, каждый решает сам.

Учет горшечных растений

Приобретенные для перепродажи горшечные растения реализуются не сразу. Соответственно, они требуют ухода. А уход предусматривает наличие определенных расходов. Это обусловливает специфику отражения горшечных растений в бухгалтерском учете. Также учетные особенности определяются форматом сотрудничества с поставщиком (приобретение товара или взятие под реализацию с возможностью возврата на тех или иных условиях), изменением себестоимости растений с течением времени. В последнем случае может иметь место как удешевление (при частичной потере товарного вида), так и подорожание (при активном росте растения, увеличении его размера).

Отдельно следует отметить затраты на уход за живым товаром. Растения нуждаются в подкормке, пересадке, увлажнении, обогреве в холодный период года. Все это требует использования определенного количества материально-производственных запасов. Последние списываются в порядке, установленном действующим законодательством. Сами расходы на содержание горшечных растений классифицируются как предпродажная подготовка. Они относятся к обычным видам деятельности, отражаются на счетах 44 и/или 41. После формирования себестоимости продукции с учетом указанных выше расходов осуществляется списание с 44 счета в дебет 90. При этом используется субсчет 90-2, отражающий себестоимость продаж. Списание осуществляется ежемесячно.

Выращивание цветов

Свою специфику имеет и бухгалтерский учет выращивания цветов во флористическом салоне. Организовывать его рекомендуется с использованием счетов, отражающих сведения по основному производству (10, 20) и готовой продукции (43). Выращивание попадает под определение производственной деятельности. Порядок учета материально-производственных запасов закреплен действующими ПБУ.

В практической плоскости бухучет производства в цветочном салоне выглядит следующим образом. Счет 20 используется для аккумулирования затрат по выращиванию (учитываются использованные материалы и т.п.). Для отражения готовой продукции используется дебет счета 43. Признание выручки от продажи выращенных растений списывается в дебет счета 90 с использованием субсчета 90-2. При этом в обязательном порядке определяется остаток по счету 20. Это не что иное, как стоимость незавершенного производства.

Услуги

Вопрос

Бюджетное учреждение планирует приобретать цветы и подарочные сертификаты для поздравления с днем рождения работников. Возможно ли произвести данные расходы за счет приносящей деятельности учреждения и какие документы должны быть оформлены в учреждении?

Ответ юриста

Согласно ч. 4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" бюджетное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом, в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах, для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях.

В соответствии с п. 3 ст. 298 Гражданского кодекса РФ бюджетное учреждение вправе осуществлять приносящую доходы деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано, и соответствующую этим целям, при условии, что такая деятельность указана в его учредительных документах. Доходы, полученные от такой деятельности, и приобретенное за счет этих доходов имущество поступают в самостоятельное распоряжение бюджетного учреждения. Таким образом, бюджетные учреждения вправе самостоятельно определять направления и порядок осуществления расходов, источником финансового обеспечения которых являются средства, полученные от оказания платных услуг.

Исходя из положений ст. 41 БК РФ вышеуказанные доходы не относятся к доходам бюджетов бюджетной системы РФ и, соответственно, на них не распространяются принципы бюджетной системы РФ, установленные гл. 5 БК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 574 Гражданского кодекса РФ дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому, может быть совершено устно, за исключением предусмотренных законодательством РФ случаев. Так, в частности, договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме, если дарителем выступает юридическое лицо, а стоимость дара превышает 3 тыс. руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Договор дарения, совершенный в устной форме в случае, когда требуется наличие письменной, ничтожен (абз. 4 п. 2 ст. 574 ГК РФ), что влечет за собой недействительность его положений и не приводит к возникновению у сторон договора каких-либо юридических последствий (п. 1 ст. 167 ГК РФ).

Исходя из изложенного каждый раз в году при предоставлении работникам подарков на сумму более 3 тыс. руб. организация должна заключать договоры дарения в письменной форме. В случае если стоимость подарков не превышает 3 тыс. руб., договоры могут быть заключены и в устной форме.

Помимо договора, передача подарков сопровождается оформлением первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), например:

- приказа руководителя организации о вручении подарков и распоряжения на их приобретение;

- ведомости выдачи подарков, подписанной одаряемыми, или других документов, которые в совокупности указывают на то, что работникам вручены подарки.

В соответствии с п. 1 ст. 573 ГК РФ одаряемый вправе в любое время до передачи ему дара от него отказаться, что повлечет за собой расторжение договора дарения. Для этого работнику следует не подписывать документы, свидетельствующие о вручении ему подарка.

Подписание работником документов о получении подарка будет означать, что подарок фактически был ему передан дарителем, в связи с чем у одаряемого возникнет налогооблагаемый доход (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ), а организация-даритель как налоговый агент будет обязана со стоимости врученного подарка исчислить и удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Исключение предусмотрено только в отношении подарков, врученных физическому лицу, если их общая стоимость за налоговый период (календарный год) не превышает 4 тыс. руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). В этом случае обязанностей налогового агента у организации не возникает. Если же общая стоимость выданных в течение года подарков работнику превысит 4 тыс. руб., у работодателя возникнут обязанности налогового агента и ему необходимо будет исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы такого превышения.

Таким образом, бюджетные учреждения вправе приобрести цветы и подарочные сертификаты для работников за счет приносящей доходы деятельности. Если стоимость подарка более 3 тыс. руб., то организация должна заключать договоры дарения в письменной форме.

Подборка документов:

Вопрос: О расходовании бюджетными учреждениями средств, полученных от оказания платных услуг. (Письмо Минфина России от 21.07.2015 N 02-01-11/ВН-31854)

Готовое решение: Как облагаются НДФЛ подарки (КонсультантПлюс, 2017)

Статья: Вручаем сотрудникам памятные подарки (Корсаков Д.М.) ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 10)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, декабрь 2017 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Автоматизируйте складской учет и учет продаж в магазине, подключите онлайн-кассу с передачей данных в ОФД по 54-ФЗ за 1 день!

Полная автоматизация магазина за 1 день
Онлайн программа для учета в розничном магазине

Складской учет: закупки, инвентаризации и списания Полная автоматизация работы кассира Готовая онлайн-касса для 54-ФЗ Мобильные приложения на Android и iOS База товаров на 13 млн. штрихкодов Поддержка дисконтных карт и база покупателей Свой движок интернет-магазина --> 10 видов отчетов: прибыль, продажи и себестоимость Печать ценников и конструктор ценников

CloudShop - программа для магазина
Учёт в цветочном магазине

За ширмой красивых благоухающих букетов цветочной лавки всегда скрывается замученный предприниматель. Поэтому так важно наладить правильный учет в цветочном магазине, это значительно облегчит жизнь.

Мало кому известно, как нелегок бизнес по продаже цветов. Товар специфический. Цветы быстро портятся, требуют широкого разбега ассортимента, непредсказуемы в плане спроса. Плюс только в том, что есть ожидаемые пики продаж. Но кроме индивидуальных особенностей товара, есть особенности бизнеса, а именно:

• Композиции, создаваемые флористами, должны проходить как отдельное наименование товара при продаже.
• Цветы - товар скоропортящийся и все, что своевременно не продано, приходится списывать. Тут вопрос даже не в том, затратно это или нет, а в том, как отображать это в товароучетной программе.

Итак, что же делать, чтобы продавать цветы выгодно?

1. Создавать красивые композиции заранее. Как правило, клиенты покупают уже существующий букет (особенно если торопятся). Цена на букет формируется из цветов, декоративных элементов и упаковки. Так вы можете составлять композиции из тех цветов, срок свежести которых стремительно истекает.
2. Вести учет покупателей. Если вы храните всю возможную информацию о своем покупателе, то сможете сделать отличное предложение именно в тот день, когда ему это особенно необходимо. К тому же, учет покупателей позволяет создавать персональные и накопительные скидки, а это приемы повышения продаж, которые проверены годами.

А теперь посмотрим, как эти задачи решаются с помощью программы для учета в магазине CloudShop.

1. Есть комплекты. Для того, чтобы в цветочном магазине продавать композиции, в функционале предусмотрена возможность работы с комплектами. Вы самостоятельно определяете из чего состоит комплект и какова его цена, а система будет подсчитывать какое количество комплектов вам доступно и представлять данные. К примеру, прибыль от конечного продукта, полученного из исходного сырья (штучных цветов, украшений и упаковки). Для продажи букетов - очень удобною
2. Карточка товара. В ней отражаются все характеристики товара, начиная от закупочных цен и заканчивая сроком годности. Все эти данные помогают видеть остатки, принимать меры по реализации (скидки, распродажи), а также проводить списание с минимальными затратами. Если мы будем систематически контролировать состояние своего товара, то сможем принимать меры по его реализации до того, как он испортится и не доводить до списания. Но, если списания не избежать, то с помощью CloudShop его можно провести в несколько кликов.
3. Минимальный остаток. В программе предусмотрена такая функция как "минимальный остаток". Что это такое и как этим пользоваться? Вводя информацию о товаре, вы можете заложить и "ватерлинию" - то количество единиц товара, при котором необходима закупка следующей партии. Так, введя определенный минимальный остаток на голландские розы, вы не останетесь без них накануне Дня Святого Валентина. Программа просто напомнит вам произвести закупку, когда придет время.
4. База клиентов. Еще CloudShop знает, как важны данные о покупателях и предлагает вести базу клиентов. С помощью этого инструмента мы сможем делать персональные предложения в дни рождения, а также накопительные скидки для постоянных покупателей. Это позволит окружить клиентов максимальным вниманием и заботой.

Как оформить подарок. С точки зрения бухгалтерии.

В преддверии сезона рождественских распродаж предприниматели готовят скидки, бонусные товары, различные розыгрыши и подарки — у кого на что хватает фантазии и бюджета. И вот вроде бы принято решение и произведены все подсчеты, но остался вопрос: как это все оформить с точки зрения законодательства и так, чтобы без налоговых последствий? Об этом мы сегодня и расскажем.

Как оформить акцию

Для проведения рекламной акции достаточно издать приказ, в котором необходимо утвердить порядок и цель проведения акции. Например, текст приказа может быть таким:

«В целях увеличения объема продаж и привлечения новых клиентов приказываю с 01 декабря 2013 года по 31 декабря 2013 года провести рекламную акцию. В рамках рекламной акции предоставить скидку в размере 50% на товар №1 всем покупателям, которые приобрели товар №2. Ответственным за организацию и выполнение рекламной акции назначается Иванов Иван Иванович”.

При желании можно разработать положение о рекламной акции и смету расходов или целую маркетинговую политику. В дальнейшем эти документы вам пригодятся для подтверждения основания списания расходов на проведение рекламной акции.

Списываем расходы

Мы уже писали о рекламных расходах на УСН. Налоговый кодекс разрешает учитывать их при расчете налога, но очень важно отличать какие расходы являются рекламными в понимании законотворцев. Повторимся, что это:

расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации и через Интернет;
расходы на световую и иную наружную рекламу, включая рекламные стенды и щиты;
расходы на участие в выставках, ярмарках, включая соответствующие расходы на стенды, витрины, брошюры и каталоги, а также на уценку товаров, которые экспонировались на выставке и в результате полностью или частично утратили своё качество.

Все эти расходы вы можете списать при расчете налога УСН в размере фактических затрат. Этот перечень является закрытым.

Также существуют нормируемые рекламные расходы. Они учитываются в налоге УСН частично, в размере определяемом Налоговым Кодексом — не более 1% от выручки за год.

К нормируемым расходам Налоговый Кодекс относит расходы на призы для победителей при проведении розыгрышей в рамках массовых рекламных кампаний, а также иные расходы, которые не перечислены выше и подходят под определение рекламы.

Итак, для списания рекламных расходов необходимо:

1) проверить, что ваши затраты соответствуют условиям и понятию рекламы, приведенным в Законе о рекламе

2) определить является расход нормируемым или нет в соответствии с п. 4 ст. 264 НК РФ

Расходы списываются по поздней из дат: дата оплаты или дата подписания акта о проведении рекламной кампании. Если говорить о товарах, приобретенных для бесплатной раздачи неопределенному кругу лиц в целях проведения рекламной акции, то расходы списываются по поздней из дат: дата оплаты товара поставщику или дата передачи акционного товара получателям.

Позаботьтесь о подтверждающих документах. Как всегда, здесь действует правило “чем больше — тем лучше”. К вашему приказу на проведение рекламной акции можно добавить:

положение о рекламной акции или план проведения, маркетинговую политику;
смету расходов на проведение рекламной акции;
договор на проведение рекламной компании и акт сдачи-приемки услуг, если проводится при помощи рекламного агентства;
документы подтверждающие оплату товаров или услуг;
отчет о проведенной акции Составляется в свободной форме и описываются проведенные мероприятия и достигнутые результаты;
дополнительные подтверждающие документы (экземпляр журнала с размещенной рекламой, распечатка с сайта, регистрация в выставке, фото- и видеоотчет).

Если вы прочитали предыдущую статью о рекламных расходах, то вы, должно быть, уже разобрались, что не все расходы можно отнести к рекламным и учесть их в налоге УСН.

В частности, скидки, подарки, сделанные покупателям в рамках промо-акции и бонусные товары, которые вы предоставляете бесплатно при покупке определенной партии, вы не сможете учесть в расходах. Данные расходы не подходят под определение рекламы, которое завязано на распространении информации неопределенному кругу лиц.

Также, если вы решите провести розыгрыш призов среди своих клиентов, то затраты на на покупку призов тоже не сможете списать, потому что в данном случае розыгрыш не будет признан рекламой, т.к. проводится среди определенного круга лиц — ваших покупателей.

Подарки физ.лицам без заботы о НДФЛ

Иногда розыгрыши, подарки и рекламные акции типа “Купи одну вещь и вторую получи в подарок!” могут вызвать немало хлопот.

Все дело в том, что подарки и призы покупателям-физ.лицам стоимостью дороже 4000 рублей облагаются НДФЛ. Освобождение от НДФЛ в пределах 4000 рублей предусмотрено за календарный год по всем таким подаркам налогоплательщика. Поэтому формально вы должны вести учет подарков и призов по каждому получателю и учитывать нужно все приятности, которые получил покупатель, независимо от их стоимости. Это нужно делать для того, если физ.лицо в течение года получит от вас несколько подарков или призов и их стоимость превысит 4000 рублей в год, то у вас возникает обязанность сообщить об этом налоговикам. До 31 января следующего года вам нужно подать в свою налоговую справку по форме 2-НДФЛ со сведениями о сумме налога и невозможности удержать налог. А также не забудьте предупредить об этом самого получателя подарка, ему нужно будет заплатить НДФЛ и подать декларацию.

С розыгрышами избежать формальностей с НДФЛ не получится, а вот с подарками за покупку товара в этом плане проще. Чтобы избежать лишней отчетности и организации дополнительного учета, подарок, который получает покупатель за приобретение товара, оформляется как скидка. Вы делаете скидку на приобретаемый товар равной стоимости презента, т.е. оформляется обычная реализация товара со скидкой и реализация товара в качестве подарка стоимостью равной размеру скидки.

В итоге, покупатель оплачивает вам стоимость товара и получает подарок — оснований для НДФЛ не возникает, а вы сможете списать в расходы себестоимость проданного товара и себестоимость подарка.

Подарок партнеру облагается НДФЛ

Возможно, вам захочется порадовать подарками не только своих покупателей, но и партнеров по бизнесу. В данном случае с НДФЛ дела обстоят так же, как и с подарками покупателям. Презент партнеру стоимостью дороже 4000 рублей подлежит обложению НДФЛ в части превышающей суммы и, так как вы не сможете удержать НДФЛ с подарка, то должны сообщить об этом налоговикам. Ситуация выходит мягко говоря “не очень” - подарить хороший подарок партнеру, а потом сообщить налоговой, чтобы тот не забыл НДФЛ заплатить. Поэтому некоторые предприниматели на практике пренебрегают требованиями законодательства, в случае чего платят штраф 200 рублей за непредоставление сведений. Либо следует выбирать подарок менее затратный. К тому же списать его стоимость в расходы по УСН вы не сможете.

Представительские расходы — это затраты, которые несет компания на организацию бизнес-встреч с целью знакомства с клиентами, подписания договоров, увеличения известности своей торговой марки. Ввиду особого характера этих затрат редко какая организация ведет учет представительных расходов в бухгалтерском учете из-за риска неправильного начисления единого налога или налога на прибыль.

Но законодательство разрешает включать их в состав расходов и уменьшать налогооблагаемую базу. Рассмотрим, каким образом отражаются представительные расходы в налоговом учете в 2020 году.

Что подпадает под эту категорию затрат
Какие расходы можно отнести к представительским
Оформление понесенных представительских расходов
Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута
Отражение в регламентированном учете
Налог на прибыль и представительские расходы
Налог на добавленную стоимость и представительские расходы
Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров
Подтверждающие документы

Что подпадает под эту категорию затрат

Представительские расходы в налоговом учете регламентированы действующим НК нашей страны. В статье 264 представлен список подобных расходов. В общем случае к ним относятся затраты, которые несет субъект предпринимательства для организации проведения собрания учредителей и переговоров с будущими контрагентами.

Учет представительских расходов возможен в том случае, если компания несет следующие виды затрат:

Оплата услуг заведений общественного питания для организации деловых обедов и ужинов, а также приобретение продуктов и заказ кейтеринговых услуг для организации питания деловых партнеров в офисе компании. Необходимо, чтобы затраты подтверждались счетом или договором на оказание услуг. Алкогольные напитки согласно действующему законодательству допускается включать в затраты.
Оплата услуг транспортных компаний, которые доставляют партнеров компании и других участников мероприятия к месту проведения делового банкета и домой или в гостиницу.
Оплата услуг переводчиков, которые участвуют в переговорах с потенциальными контрагентами и инвесторами компании.

Обратите внимание, что этот список является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Когда налоговая инспекция будет проверять учет представительских расходов, она может списать все затраты, которые были понесены на заказ развлекательных мероприятий, саун и бильярдов.

Нельзя включать в состав представительских расходов такие затраты:

Оплата мероприятий в рамках культурной программы. Сюда включаются посещение музеев, театров, организация экскурсий по городу.
Оплата билетов участников банкета на проезд из другого населенного пункта. То есть, налоговая спишет с затратной части суммы, которые ушли на покупку железнодорожных или авиабилетов. Но аренду машины, которая доставит партнера из аэропорта в офис или ресторан, вписывать в затраты можно.
Приобретение ценных подарков для участников переговоров.

Учет представительских расходов в бухгалтерском учете, которые идут на приобретение сувениров и другой подобной продукции, является спорным пунктом. По этому вопросу существует два мнения контролирующих и судебных органов:

Налоговая служба не разрешает включать в состав представительских расходов затраты на изготовление или покупку сувениров. Мотивировка такого решения — отсутствие соответствующего пункта в Налоговом кодексе. Эти затраты должны включаться в состав маркетинговых мероприятий.
Судебные органы в некоторых случаях принимают сторону налогоплательщиков и отменяют доначисления в связи со снятием этих затрат. Свое решение они мотивируют тем, что распространение брендированных сувениров способствует увеличению бренда и, соответственно, росту продаж.

Во избежание проблем при проверке учета представительских расходов рекомендуется не включать сувениры в их состав или тщательно документировать их. Документы могут понадобиться как доказательства в судебном разбирательстве.

Какие расходы можно отнести к представительским

При организации учета представительских расходов нужно принимать во внимание пункты 1 и 2 статьи 264 Налогового кодекса. Согласно этим документам на расходы можно списать затраты, которые были понесены на обслуживание:

Работников и руководителей со стороны компании, которые участвуют в банкете или переговорах;
Представителей тех компаний, которые являются партнерами или будут ими.

Расходы на питание списываются независимо от того, как организован прием пищи и когда он проходит. Это могут быть деловые завтраки, обеды или ужины в ресторане, а также организация буфета прямо в офисе во время переговоров.

Затраты на оплату переводчиков оплачиваются только в том случае, если для встречи используются специалисты, которые не входят в штат компании и не получают зарплату.

Дополнительные требования, которые нужно принимать во внимание при организации учета представительских расходов:

НК не регламентирует конкретный состав расходов на проведение мероприятия;
Представительские расходы могут быть понесены в другом городе, если работник компании находится там в деловой командировке;
Деловое мероприятие может быть проведено для физических лиц и предпринимателей, которые могут быть или уже являются клиентами компании.

Оформление понесенных представительских расходов

Для правильного оформления представительских расходов в налоговом учете необходимо подготовить пакет документов, который будет предоставлен представителям ИФНС во время проверки. Как оформить представительские расходы?

Минимальный пакет первички включает в себя:

Приказ на проведение банкета, делового ужина, другого подобного мероприятия. Он должен быть заверен руководителем компании.
Смета со статьями и суммами расходов по каждому пункту. Они должны соответствовать перечню, приведенному в Налоговом кодексе.
Отчет о проведении банкета после его окончания. Это должен быть подробный документ, в котором указывается программа мероприятия и его участники, в том числе представители потенциального партнера.

Это перечень приведен согласно Письма Министерства финансов № 03−03−06/1/675.

Форма приказа официально не регламентируется, но в нем должны быть обязательно отражены следующие сведения:

Место проведения банкета, дата и время мероприятия;
Список лиц, которые принимают участие со стороны организатора и потенциального бизнес-партнера;
Цель организованного мероприятия. Чаще всего целью является подписание нового договора или продление существующих соглашений.
Программа всего мероприятия. Банкет может включать в себя встречу представителей партнера, несколько приемов пищи, проведение переговоров. Программу можно приложить к приказу в качестве отдельного документа.
Смета с указанием статей затрат и сумм по каждому из пунктов.
Сроки подготовки отчета о проведенном деловом банкете.

Обратите внимание, что отсутствие отчета может послужить основанием списания расходов после проверки налоговой службой. Для правильного учета нужно максимально подробно написать отчет и указать в нем цели, которые были достигнуты.

Обязательный перечень информации, который должен присутствовать в отчете:

Время, в течение которого было проведено запланированное мероприятие.
Список лиц, который принимал в нем участие. В некоторых случаях он может не совпадать с тем, что был приведен в приказе. Например, по причине замены одного делегата другим или неявки кого-то по объективным причинам.
Список переводчиков, которые были задействованы для организации общения с делегацией партнера из другой страны.
Цель проведения и упоминание о том, была ли она достигнута. Например, подписан договор на поставку товаров или соглашение о намерениях.
Фактически понесенные затраты. По каждой из статей затрат необходимо прикрепить к отчету официальные подтверждающие документы или чеки.

Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута

Вопрос о том, можно ли относить представительские расходы в расходную часть, если договор с контрагентом не заключен, законодательством не урегулирован. Поэтому здесь необходимо руководствоваться практикой применения законодательства.

Согласно решениям высших судебных органов, достижение цели делового мероприятия не является обязательным для списания расходов. Но во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами в этом случае рекомендуется более тщательно составить отчет, в котором указать, какие действия предпринимались для заключения договора и какие вопросы обсуждались с контрагентами. А также причины, по которым договор не был заключен или пролонгирован.

Читайте также: