Что платится вперед налоги или зарплата

Опубликовано: 13.05.2024

В статье освещается вопрос того, как платить зарплату сотрудникам. Подробно описываются основные моменты, касающиеся налогов. Отдельно указывается, на что нужно обратить особое внимание.

Развитие любого бизнеса невозможно себе представить без персонала. А это значит, что владельцу компании придётся разбираться в том, как работодателю платить зарплату: грубые ошибки приведут к проблемам с налоговой, как минимум. Да и в целом нужно научиться распоряжаться финансами эффективно.

Стоит принять во внимание, что предприниматель сам устанавливает систему зарплаты для сотрудников. Та должна быть прописана в трудовом договоре, а также в прочих документах. И бизнесмену зачастую приходится самому в деталях вникать в то, как ИП надо платить зарплату сотрудникам: нередко у него нет бухгалтера. Как минимум, такой сотрудник может отсутствовать первое время, когда фирма ещё только становится на ноги.

Способы оплаты труда

Чтобы понять, как руководитель должен платить зарплату, стоит в первую очередь разобраться с существующими способами. Это:

выдача наличных из кассы;
безналичный перевод на банковский счёт.

Первый вариант встречается всё реже. Лучше всего выбрать второй вариант, если есть такая возможность. К тому же так удобнее следить за всеми движениями финансов.

Процесс выплаты зарплаты

После того, как вы разобрались со способом, нужно вникнуть в сам процесс. В действительности это не так уж и сложно:

Необходимо оформить дебетовую карту сотруднику. Но если у того уже есть подходящая карточка, можно воспользоваться её реквизитами. Учтите, что многие банки предоставляют предпринимателям определённые льготы за то, что они выбирают их для начисления зарплаты своим сотрудникам.

В зафиксированные сроки согласно трудовому договору (от 2 раз в месяц по законодательству) с расчётного счёта компании на карты сотрудников должны прийти деньги.

Сотрудники получают расчётные листы. В этих документах указываются выплаченные суммы.

Стоит иметь в виду, что выше описан усреднённый процесс. Естественно, у каждой компании в зависимости от специфики деятельности могут быть свои нюансы. Однако в целом схема, согласно законодательству, должна выглядеть именно так.

Необходимые выплаты от зарплаты сотрудников

Учтите, что организация не может просто взять и перевести деньги сотрудникам. Поскольку работодатель выступает в роли налогового агента, ему надо будет ещё разобраться с соответствующими выплатами (и не только в ФНС РФ). На конкретную сумму будет влиять оклад, обозначенный в трудовом договоре. Итак, речь идёт о следующем:

НДФЛ – 13% от всего оклада, должно удерживаться из зарплаты;
пенсионный взнос – 22%, его выплачивает организация (или индивидуальный предприниматель);
взнос за медицинское обслуживание – 5,1% от суммы оклада, эта выплата также идёт за счёт работодателя;
страховой взнос – 2,9% от оклада в налоговую, выплата тоже производится за счёт организации;
взнос от несчастных случаев – здесь всё зависит от конкретного вида деятельности, выплата осуществляется за счёт организации в ФСС.

Обратите внимание на то, что вам нужно правильно и своевременно делать эти выплаты. Если вы допустите ошибку в расчётах, то к вам появятся неприятные вопросы от налоговой. Могут также возникнуть претензии и от других государственных органов. Причём одними вопросами, разумеется, всё не ограничивается: нарушения чреваты штрафами и разными проверками.

Именно поэтому предприниматели нередко пользуются специальным программным обеспечением, в котором детально расписано, как платить белую зарплату. В таком ПО также очень легко выставить напоминания по датам. А если вы всерьёз намерены расширяться, вам надо будет нанять сотрудника, который с лёгкостью вникнет в такие тонкости.

Процесс расчёта и выдачи зарплаты сотрудникам

Помимо всего, что уже обозначено выше, вам надо разобраться с тем, как правильно рассчитать зарплату персонала, а также как её потом выдать. Чтобы не запутаться, лучше всё делать последовательно:

Сначала стоит определить оклад. Он очень важен для грамотного начисления налогов, например.

Разобраться с разными надбавочными коэффициентами и премией. Речь может идти о поощрении за продажу, за перевыполнение плана или же за оформление особо крупной сделки. Здесь уже всё зависит от того, какую политику в отношении персонала вы устанавливаете.

Использовать вычеты. Речь идёт о праве работника вернуть себе часть средств, которые он отдаёт государству в виде налога. Например, у граждан России есть право 1 раз в год применить вычет в связи с образованием других лиц (детей, братьев и сестёр, а также прочих родственников). Естественно, использование вычетов согласовывается с налогоплательщиком.

Рассчитать НДФЛ. Несколько раз проверьте себя перед тем, как оформлять все документы.

Выдать получившуюся зарплату (она формируется на основании оклада, а также с учётом надбавок и вычетов).

Рассчитать налоги, которые обязан начислить работодатель. Обратите внимание на то, что вы не должны затягивать с переводом денег в ФНС РФ. В противном случае вас будет ждать проверка. Причём это справедливо и в отношении ИП.

Может создаться впечатление, что начисление зарплаты сотрудникам – это сложное, хлопотное занятие. В действительности базовой бухгалтерской подготовки в целом достаточно для того, чтобы разобраться в деталях и не совершать серьёзных ошибок.

Важный момент: вам необязательно самому начислять зарплату сотрудникам. Вы можете нанять бухгалтера или же обратиться в организацию, которая оказывает бухгалтерские услуги на аутсорсинге. Второй вариант для ИП даже предпочтительнее, поскольку он дешевле. В таком случае всеми расчётами и прочими вопросами будет заниматься сторонняя организация. Причём расходы на неё можно будет использовать для уменьшения облагаемого налогами дохода фирмы.

Регулярная выплата зарплаты сотрудникам – это основа стабильного функционирования компании, поскольку позволяет удерживать мотивацию персонала. Кроме того, задержка строго преследуется по закону и даже может стать причиной возбуждения уголовного дела. Поэтому игнорировать свои обязательства в данном случае не стоит. А если вам трудно вникнуть в отдельные моменты, вы всегда можете обратиться за помощью к профессионалам.

Сроки выплаты зарплаты в 2020 и 2021 году

В соответствии со ст. 136 ТК РФ зарплата выдается не реже, чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Конкретные сроки в законодательстве не установлены: они должны быть указаны в локальных нормативных актах работодателя: коллективный договор, трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка. С учетом требований кодекса нужно выплачивать:

зарплату за первую половину месяца — не позднее 30 (31) числа текущего месяца;
за вторую половину месяца — не позднее 15-го числа следующего месяца.

Выплата зарплаты каждые полмесяца и два раза в месяц — не одно и то же. Например, выплачивая зарплату 5-го и 18-го числа, вы платите зарплату дважды в месяц, но нарушаете допустимый промежуток между выплатами — 15 дней.

Правильный вариант: зарплата за первую половину месяца выплачивается 25-го числа, а за вторую половину месяца — 10-го числа следующего месяца. В таблице мы собрали соотношение дат аванса и зарплаты.

Аванс в текущем месяце	Зарплата в следующем месяце
16	1
17	2
18	3
19	4
20	5
21	6
22	7
23	8
24	9
25	10
26	11
27	12
28	13
29	14
30	15
31	16

Если у организации есть обособленные подразделения или большой штат сотрудников, то в каждом из подразделений или отделов можно утвердить разные даты выплаты зарплаты. Главное не нарушать промежуток в 15 дней.

Если дата выплаты зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному. В иных случаях нельзя выплачивать зарплату раньше установленного срока. Хоть права работников и не нарушаются, трудовая инспекция может с небольшой вероятностью начислить за это штраф. Проблема в том, что может произойти нарушение 15-дневного периода, а кроме того локальные нормативные акты не будут соответствовать фактическим порядкам компании.

Правила статьи 136 Трудового кодекса обязательны для всех. Их нельзя нарушать даже по письменной просьбе работника, который хочет получать зарплату один раз в месяц всей суммой.

Трудовой кодекс устанавливает обязанность выдавать зарплату не реже, чем каждые полмесяца. Это значит, что реже платить нельзя, а вот радовать работников еженедельными или даже ежедневными выплатами можно без ограничений. Главное закрепить это в локальных документах: правилах внутреннего распорядка, коллективном или трудовом договоре.

При этом срок выдачи зарплаты фиксировать в трудовом договоре необязательно. Достаточно зафиксировать график выплат в правилах внутреннего распорядка, с которыми под роспись ознакамливается каждый сотрудник. Об этом сказано в письме Роструда от 6 марта 2012 г. № ПГ/1004-6-1 .

Выдавать зарплату можно переводом на банковскую карту или наличными. При наличном расчете сотрудник может не забрать зарплату вовремя. Например, из-за болезни. В таком случае ее нужно депонировать. Поэтому все большее распространение получает безналичный способ выдачи зарплаты.

Зарплата за первую половину месяца

В ТК отсутствует понятие «аванс». В соответствии с позицией Роструда (письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6), при выплате заработной платы за первую половину месяца нужно руководствоваться сведениями табеля учета рабочего времени и начислять заработную плату согласно фактически отработанному времени.

Такой порядок выплаты вызывает сложности, т.к. в соответствии с Налоговым кодексом и с позицией Минфина, НДФЛ нужно рассчитывать по итогам за месяц с учетом предоставления стандартных вычетов. Кроме того, другие удержания (например, алименты ) тоже рассчитываются с зарплаты за весь месяц. Поэтому получается, что если вы делаете выплаты за первую половину месяца согласно фактически отработанному времени, но без учета удержаний из з/п, то зарплата за вторую половину месяца будет меньше, т. к. при расчете нужно будет учесть удержания с зарплаты за весь месяц.

Поэтому большинство бухгалтеров рассчитывают зарплату за первую половину месяца в виде аванса: устанавливают каждому сотруднику сумму, которая составляет примерно половину от суммы к выплате за месяц (с учетом удержаний) и выплачивают её, не разделяя на конкретные доплаты, надбавки и не удерживая подоходный налог. А уже после окончания месяца рассчитывают все виды начислений и удержаний, определяют общую сумму к выплате за месяц и вычитают из нее уже выплаченный аванс. Это зарплата за вторую половину.

Подходите к каждому сотруднику индивидуально. Если сотрудник был в отпуске всю первую половину месяца, выплачивать аванс ему не нужно, потому что он уже получил отпускные за этот период. Если сотрудник не работал по какой-то причине или отработал меньше времени, то сумму аванса нужно уменьшить.

Ничего не упустишь в начислении зарплаты

« Бухгалтерия — удобная программа. Спасибо разработчикам. С Контуром работаю уже давно. И кадры удобно вести, никогда ничего не упустишь в начислении заработной платы. Налоги сами рассчитываются. Отчеты все вовремя попадают к адресату. Все обновляется в ногу со временем. Мне очень нравится, все удобно. А когда бывает что-то непонятно, можно позвонить — и вам всегда придут на помощь. Еще раз спасибо разработчикам » .

Наталия Аббасова, бухгалтер, ст. Вешенская, Ростовская обл.

Ответственность за нарушение сроков выплаты аванса и зарплаты

Опоздание с выплатой

Статья 236 ТК РФ предусматривает материальную ответственность за невыплату заработной платы в срок. С суммы, которая была задержана, ежедневно начисляются проценты. С 3 октября 2016 года их размер был увеличен до 1/150 учетной ставки ЦБ РФ в день, включая день после установленного срока выплаты и день фактического расчета. Это минимальный размер компенсации, но работодатель может ее увеличить по своей инициативе. Компенсация выплачивается вместе с выплатой задержанной суммы.

Кроме материальной, за задержку зарплаты предусмотрена административная ответственность — предупреждение или штраф.

Кого оштрафуют	Первичный штраф	Повторный штраф
Должностное лицо	1 000 — 5 000 рублей	10 000 — 20 000 рублей
Виновный ИП	1 000 — 5 000 рублей	10 000 — 20 000 рублей
Виновное юрлицо	30 000 — 50 000 рублей	50 000 — 70 000 рублей

Повторным нарушением считается невыплата зарплаты в течение года со дня вступления в силу постановления о первом штрафе. Кроме этого к должностному лицу может быть применена дисквалификация на срок от 1-го года до 3-х лет. Все штрафы перечислены в ст. 5.27 КоАП РФ .

Сотрудник имеет полное право бойкотировать нерадивого работодателя. Статья 142 ТК РФ при задержке зарплаты более чем на 15 дней работник может прекратить исполнять свои должностные обязанности, например, перестать ходить на работу или бездельничать на рабочем месте. Единственное условие — работник должен письменно уведомить об этом работодателя.

На работу нужно вернуться не позднее следующего рабочего дня после того, как работодатель письменно сообщит, что готов выплатить зарплату в день возвращения сотрудника.

Не каждый работник может позволить себе такое поведение. Есть ситуации, когда приостановление работы не допускается:

нельзя прекратить работать в периоды ЧП;
не могут перестать выполнять свои обязанности сотрудники Вооруженных Сил РФ, госслужащие, работники оборонных предприятий, правоохранительный органов;
нельзя отказаться от работы в организациях, обслуживающих особо опасные виды производств;
не могут перестать работать сотрудники, деятельность которых связана с обеспечением жизнедеятельности населения (энергообеспечение, отопление, водоснабжение и так далее).

Согласно ст. 142 ТК РФ , на время приостановки работы за сотрудником сохраняется средний заработок. Поэтому руководитель должен оплатить рабочему ещё и время простоя.

Выплата раньше срока

Если работодатель безосновательно выплачивает зарплату раньше срока, то нарушает статью 142 ТК РФ . Это может оцениваться как нарушение трудового законодательства и наказываться в соответствии с ч.1 ст. 5.27 ТК РФ , аналогично задержке зарплаты.

Кого оштрафуют	Первичный штраф	Повторный штраф
Должностное лицо	1 000 — 5 000 рублей	10 000 — 20 000 рублей
Виновный ИП	1 000 — 5 000 рублей	10 000 — 20 000 рублей
Виновное юрлицо	30 000 — 50 000 рублей	50 000 — 70 000 рублей

Вероятность привлечения к ответственности за такое нарушение крайне мала, потому что ничьи права не нарушаются. Если ваши работники вас не ненавидят, то точно не станут жаловаться. Но во избежание нарушения положений ТК РФ, рекомендуем перечислять зарплату строго в даты, установленные локальными нормативными актами.

Есть такое мнение предпринимателей (возможно, Вы тоже его слышали): «Я все посчитал, если мы заплатим налоги, то с прибыли в 100 рублей, мы заплатим 105 рублей налогов. Бизнесу не дают работать в белую, мы вынуждены уйти в тень и т.д.»

Исходя из таких рассуждений создается впечатление, что будет убыток 5 руб.
Правда это или нет?

Если Вы не знаете ответа на этот вопрос, то давайте посчитаем вместе, откуда взялись эти цифры.

Выручка: 13 924 тыс руб (с НДС)
Себестоимость продукции:10 443 тыс руб (с НДС)
Аренда офиса: 348 тыс руб (С НДС)
Заработная плата:1 079 тыс руб
Взносы с заработной платы: 325 тыс руб (1 079*30,2%)
НДС к уплате: 477 тыс (13 924/118*18 - 10 443/118*18 - 348/118*18)

Налоговая база по налогу на прибыль: 1 251тыс руб (13 924/1,18 – 10443/1,18 – 348/1,18-1079-325)

Налог на прибыль: 250 тыс.руб (1 251*20%)
Чистая прибыль: 1 000 тыс

Всего уплачено налогов 1 050 тыс: (325 тыс + 250 тыс + 477 тыс)

Выручка: 13 924 тыс руб (с НДС)
Себестоимость продукции:10 443 тыс руб (с НДС)
Аренда офиса: 348 тыс руб (с НДС)

Все, что осталось, идет на обналичку.
«Нарисованные расходы» (деньги на обналичку): 3 133 тыс руб (13 924-10 443-348)

Комиссия обнальщиков (допустим, 10%): 313 тыс

Получено налом: 2 820 тыс руб
Заработная плата в конвертах:1 079 тыс руб
Остаток денежных средств: 1 741 тыс

Комиссия? Ну и ладно. Все равно выгодно… Но нет, подождите… Что еще? Есть еще расходы, которые вроде бы не связаны напрямую с тем фактом, что компания не платила налоги! А именно: второй учет или черная бухгалтерия. Конечно, здесь можно возразить, что бухгалтерия получает фиксированную зарплату, и какая разница, сколько учетов она ведет.

Но задумайтесь о таком факте: собственник платит сотрудникам заработную плату для того, чтобы они приносили прибыль компании, в каждый момент своего рабочего времени. Значит, любое рабочее время, затраченное на прочие операции, является бесполезно потраченным, но оплаченным. Все дополнительные операции создают дополнительные затраты. На «черные» структуры может уходить огромное количество рабочего времени сотрудников (переговоры с «обнальщиками», дополнительные платежи, «рисование документов», обмен документами, сверка расчетов, забор нала, начисление и выплата зарплат в конвертах, согласование «нарисованных» справок для банка, переговоры и обсуждения, походы в налоговую «на ковер», составление «реальной» отчетности для собственникаи т.д. и т.п)– И все это за счет собственников бизнеса!

Увеличение штата и затраты рабочего времени на все ЭТО, могут незаметно съесть все эту кажущуюся выгоду. А мы еще даже не начинали говорить о рисках!

Переходим к рискам.
Все компании, занимающиеся обналичкой, рано или поздно вычисляются налоговой инспекцией. Отдел предпроверочного анализа собирает и анализирует данные о движениях по счетам всех налогоплательщиков, суммах уплаченных налогов, сомнительных поставщиках компании и доле налоговых вычетов НДС по ним.
Что бы они (обнальщики) не рассказывали, на тему того что они совсем не подозрительные, и что налоговая никогда и никому по ним никаких вопросов не задавала – верить им не стоит.

Проверьте самостоятельно и бесплатно любого контрагента на сайте «За честный бизнес».

Основные вопросы: давно ли существует компания (менее 3-х лет? скорее всего), какой оборот заявлен в предыдущей отчетности (если она вообще была), сколько налогов исчислила компания за предыдущий год? какой вид деятельности ведет компания (не факт, что назначение платежа, по которому они перечисляли деньги на "обнал", хотя бы близко к тому, какой вид деятельности заявлен в Уставе), кто ее директор и учредитель (их кто-нибудь видел? они являются массовыми?), адрес (массовый?).

Но, увы, несмотря на любое субъективное мнение, которое может сложиться у нас, относительно какого-либо контрагента, налоговая все равно вычисляет "их". Взаимодействие с такими компаниями может послужить причиной вызова на комиссию, камеральной или выездной налоговой проверки. Дальше вся работа будет вестись на собирание доказательств того, что руководители компании, в лучшем случае, не проявили должной осмотрительности с этим/этими поставщиками, и максимальный риск доначисления состоит в следующих суммах:

Подведем итог,

Вариант 1 "Белый".
Сумма уплаченных налогов - 1 050 тыс руб
Чистая прибыль - 1 000 тыс руб
+Спокойствие собственника

Вариант 2 "Черный"
Сумма уплаченных налогов - 0
Чистая прибыль - 1 741 тыс руб
Прибыль больше на 741 тыс.
Из этой суммы нужно вычесть:
1) дополнительные затраты на обслуживание "черных" структур (пусть это будет 5% от ФОТ) - 54 тыс
2) излишнюю премию топ-менеджерам с этой "якобы" экономии (например, многие компании платят топам 20% от прибыли) - 148 тыс руб
Оставшаяся экономия: 541 тыс руб (741-52-148)
А теперь, просто ради эксперимента посчитаем, какова должна быть вероятность проведения проверки "с пристрастием", для того, чтобы оставшаяся экономия не имела смысла.
Это рассчитывается следующим образом. Полная сумма возможных налоговых доначислений умножается на вероятность прихода проверки.
Получается такая формула:

1 846 тыс руб * Х% вероятности = 541 тыс руб
Отсюда х=30%

А у нас во втором расчете, как мы рассмотрели ранее, вообще вероятность налоговой проверки стремится к 100%. Поэтому, с точки зрения экономики, второй вариант с обналичкой не выгоден.

Но на этом точку поставить не удалось, ведь есть еще третий, промежуточный вариант:

Конечно же, здесь речь идет про "небольшую" доплату в конверте.
Давайте сравним.
Какие выгоды/потери мы получим, если вывести часть денег (сумму Х) на заработную плату через обналичку. Для простоты расчетов возьмем 100 рублей, чтобы легче было перевести в проценты.

экономия 30,2 руб - страховые взносы с ФОТ (100*30,2%);
экономия 15,25 руб - дополнительное уменьшение НДС к уплате, ведь в зарплате нет НДС, а в сумме на "однал" НДС в том числе (100/118*18);
доп.затраты 10 руб - комиссия за обналичку ( я беру примерную цифру 10%, но на практике она может отличаться)
Итого экономия: 35,4 руб

Риски:
доначисление НДС 15,25 руб
доначисление налога на прибыль 16,95 руб (100/1,18*20%)
доначисление страховых взносов с ФОТ 30,2 руб
Общая сумма доначисленных налогов 62,4 руб
штраф 20% со всех доначисленных налогов 12,48 (62,4*20%)
пени со всех доначисленных налогов 19,26 руб ( 1/150 от ставки рефинансирования в день, возьмем за 1,5 года - может набежать 30%: (62,4*30%)
Итого риски 94,1 руб

А теперь еще раз вернусь к вероятностям. Есть такой раздел в науке об управлении - технология принятия управленческих решений. Цель технологии заключается в том, чтобы найти подходы для суммовой оценки показателей, которые влияют на принятие решений. Если показатель вероятностный, то есть может наступить, а может и не наступить, то для принятия решения нужно умножить сумму на вероятность.
В данном случае мы умножаем полную сумму налоговых рисков на вероятность наступления события. И полученный результат используем в расчете, для того, чтобы понять, применять чуть-чуть "серую" схему или нет.

Мы можем использовать 2 подхода:
Подход 1. Оценить вероятность проверки самостоятельно исходя их своего субьективного мнения, полученное значение умножить на сумму рисков и результат добавить к дополнительным затратам, т.е. к комиссии за обналичку, и затем уже сравнивать полученный результат с той экономией, которая получена на налогах от применения схемы.
Пример моей оценки: я бы оценила вероятность проверки для такой компании на уровне 1 раз в три года, т.е. 33,33% каждый год.
94,1 руб*33,33% =31,4 руб

То есть выгода - 4 руб (35,4-31,4). Переводим в проценты, т.к. мы считали от 100 рублей, это очень легко сделать, будет 4%
4% - это очень незначительная экономия, учитывая, что размер 2-х показателей был оценен приблизительно: комиссия за "обнал" и возможные пени по налогам.

Подход 2. Пойти от обратного. Рассчитать сумму выгоды без учета налоговых рисков и найти через уравнение, какой должен быть процент вероятности налоговой проверки, чтобы при принятии решения учитывалась сумма, равная этой выгоде, то есть принимать такое решение не имело бы смысла.
Выгода 35,4 руб, налоговые риски 94,1 руб,
значит 94,1 * х% = 35,4, отсюда Х=37,6%

37,6% - это нормальный показатель вероятности проведения налоговой проверки, а значит нет смысла принимать решение об использовании схемы.

Оба расчета очень близки. Используя научный подход к вопросу применения "чуть-чуть" серой схемы, целесообразно отказаться. Вот такая математика.

Актуализировано на 2021 год

Когда индивидуальный предприниматель нанимает одного или нескольких работников, он получает те же обязанности, что и организации-работодатели. Рассмотрим, какие виды платежей нужно будет вносить за сотрудника и в какие сроки.

Обязанности работодателя

Для оформления наемного работника предпринимателю нужно:

Заключить трудовой договор, согласно которому выплачивать зарплату не меньше чем дважды в месяц. Размер оплаты труда должен соответствовать установленному МРОТ.
Встать на учет в ФСС как работодатель – прийти с документами не позже чем через 30 дней после подписания первого трудового договора. В пенсионный фонд сведения о работодателе поступят автоматически.
Перечислять налог с зарплаты сотрудника и делать взносы на такие виды страхования: пенсионное, медицинское, при временной нетрудоспособности, несчастных случаях на производстве.

После выплат в установленные сроки предприниматель должен сдавать соответствующие отчеты.

Подоходный налог за работников

Налог с доходов физических лиц государство взимает с зарплаты каждого сотрудника. В итоге человек получает деньги за минусом этого платежа. Ставка налога составляет 13%. НДФЛ удерживают из последней части ежемесячной зарплаты.

Пример расчета НДФЛ

У ИП есть менеджер с зарплатой в 30000 руб. Согласно договору, аванс выплачивается 5 числа, а вторая часть заработной платы – 25 числа. По итогам месяца работнику была начислена премия в размере 6 000 рублей.

Работодатель должен перечислить менеджеру 5 числа первую часть зарплаты – 15000 рублей, а 25 числа остальную часть минус подоходный налог:
(15000 + 6000) – 13% × (30000 + 6000) =16320 рублей.

НДФЛ 4680 рублей работодателю нужно будет перевести на счет налоговой в день выплаты заработной платы работнику или в следующий за ним.

Страховые взносы за работников

Эти платежи оплачивает предприниматель за свой счет, удерживать их из зарплаты работника запрещено.

В 2021 году ИП и компании должны были перечислять в ФНС за сотрудника:

на пенсионное страхование – ставка 22%;
на медицинское страхование – ставка 5,1%;
на социальное страхование – ставка 2,9%.

В Фонд социального страхования необходимо переводить оплату на страхование от несчастных случаев – ставка 0,2-8,5%. Размер зависит от класса опасности труда, определяется по главному коду ОКВЭД предпринимателя. Срок отправки страховых взносов – до 15 числа каждого месяца, следующего за месяцем начисления.

В сумме минимальный размер всех страховых взносов составлял 30,2% от величины зарплаты работника.

Согласно Статье 6 Федерального закона от 01.04.2020 № 102-ФЗ, представители малого и среднего бизнеса перечисляют взносы на сотрудников, чья заработная плата выше МРОТ (на 2021 год 12 792 рубля), по следующим ставкам:

на пенсионное страхование – ставка 10%;
на медицинское страхование – ставка 5%;
на социальное страхование – ставка 0%.

Льготы для ИП в сфере ИТ

Предприниматели, которые ведут свою деятельность в отрасли современных технологий, получили с 2021 года сниженные ставки по тарифам (закон № 265-ФЗ):

пенсионное страхование – 6%;
медицинское страхование – 0,1%;
социальное страхование – 1,5%;

Для того чтобы получить право применения льготных ставок, работодатель должен:

вести основную деятельность в отрасли информационных технологий – разрабатывать и сопровождать свои компьютерные продукты;
изготавливать электронику и нужные для нее компоненты.

Подробные условия для применения сниженных тарифов мы описывали в статье.

Внимание! Для того, чтобы воспользоваться пониженной ставкой, необходимо подходить под критерии малого и среднего предприятия

Амелина Татьяна Владимировна, генеральный директор компании

Критерии МСП

Предельное значение среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год (п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ)

15 человек – для микропредприятий;
16–100 человек – для малых предприятий;
101–250 человек – для средних предприятий

Доходы за год по правилам налогового учета не должны превышать (п. 3 ч. 1.1 ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ, постановление Правительства от 04.04.2016 № 265):

120 млн руб. – для микропредприятий;
800 млн руб. – для малых предприятий;
2 млрд руб. – для средних предприятий

Пример расчета страховых взносов по пониженной ставке

Если взять все данные из предыдущего примера (оклад + премия работника = 36000 рублей) и учитывать, что согласно ОКВЭД класс профессионального риска менеджера соответствует значению тарифа 0,2%, то:

пенсионное страхование = 36000 × 10% = 3600 рублей.
медицинское страхование = 36000 × 5% = 1800 рублей
социальное страхование = 0 рублей.
страхование от несчастных случаев = 36000 × 0,2% = 72 рубля.

Суммарно индивидуальный предприниматель должен будет оплатить в ИФНС 5400 рублей, а в ФСС – 72 рубля.

Отчеты за своих работников

Кроме своевременной оплаты всех взносов, предприниматель обязан сдавать отчеты об этом:

Отчет	Даты сдачи
6-НДФЛ в ИФНС	ежеквартально до 30 апреля, 2 августа, 1 ноября и общий годовой отчет до 1 марта
2-НДФЛ в ИФНС (в качестве приложения к 6-НДФЛ)	ежегодно до 2 марта
4-ФСС в ФСС в бумажном виде	до 20 числа апреля, июля, октября и января
4-ФСС в ФСС в электронном варианте	до 25 числа апреля, июля, октября и января
по страховым взносам и среднесписочной численности сотрудников в ИФНС	до 30 числа в апреле, июле, октябре и январе
данные о среднесписочной численности сотрудников (в составе расчета по страховым взносам)	ежегодно до 20 января

Предприниматель обязан сдавать все перечисленные отчеты, даже если у него будет 1 наемный работник.

Сотрудники на других условиях

В некоторых случаях для ИП удобнее и дешевле пользоваться работой специалистов без найма в штат. Подробнее о таких ситуациях:

Физическое лицо по гражданско-правовому договору. Работодателю придется рассчитывать и выплачивать в бюджет почти столько же, как и за обычного сотрудника. Необходимо перечислить НДФЛ, медицинское и пенсионное страхование.

Индивидуальный предприниматель или самозанятый. Этот специалист обязан сам выплачивать налоги за себя, нужно будет только оплатить вознаграждение за работу согласно договору.

Второй вариант явно выгоднее для ИП-работодателя. Но он грозит большими штрафами и доначислением от контролирующих органов неоплаченных сумм налогов.

Максимальные размеры начислений за сотрудников ИП

Ставки по социальным и пенсионным взносам могут меняться для работодателей, которые хорошо оплачивают труд своих подчиненных. Существуют максимальные суммы доходов работников, при которых изменяются тарифы:

Каждый год размеры этих ставок пересматриваются.

Как ИП экономить на взносах?

За счет суммы страховых взносов уменьшить налоги при определенных системах налогообложения:

Общая система налогообложения или «упрощенка» доходы минус расходы. Здесь все расходы на страховые взносы учитываются в качестве расходов. Поэтому сумма налога на доход уменьшается.
Единый налог на вмененный доход или «упрощенка» доходы. Сумма взносов отнимается из суммы налогов, но есть ограничение на размер снижения – до 50% налога.

Альтернативой является вынос некоторых задач компании на аутсорсинг.

Аутсорсинг бухгалтерии - это колоссальная экономия ср-в на штате бухгалтеров. Если вы хотите оптимизировать свои расходы, наша компания возьмет все заботы о вашем учете и отчетности в ФНС на себя. Подробнее о наших услугах по ссылке

Много или мало, с удовольствием или без, с задержками или точно в срок, но предприниматели делают это ― платят зарплату. Но хоть дело это знакомое, а все равно встречаются подводные камни.

Кажется, что нет ничего проще, чем выплатить зарплату ― скинул эту задачу на бухгалтера или кадровика и забыл. Но на практике кадровик и бухгалтер могут накосячить, а ответственность будет на владельце компании.

Сегодня поговорим о частых ошибках при выплате зарплаты.

1. Задерживать зарплату даже на денек

Если день выплаты аванса пришелся на субботу, вы скинете деньги в пятницу или в понедельник?

А теперь представьте, что в воскресенье у сына вашего сотрудника был день рождения, который он спланировал в последний момент. Но деньги в пятницу не пришли и праздник провалился, потому что платить аниматорам нечем.

По 136 статье Трудового кодекса нужно выплачивать заработанное не реже, чем каждые полмесяца. Деньги должны приходить в установленные в компании дни. Если они приходятся на праздники или выходные, перечислить нужно накануне.

Что за это будет. Во-первых, это по-человечески неприятно людям, которые работают в компании. Текучка кадров и потеря ценных работников. Во-вторых, это административное нарушение, а значит, привет, выездные проверки трудовой инспекции, компенсации и штрафы при долгих задержках зарплаты. Для особо злостных нарушителей отдельная развлекательная программа с приостановлением деятельности до 90 дней и уголовкой.

Как не допустить. Установить два числа в месяце, в которые железно приходит зарплата. Если они выпадают на выходные и праздники, пусть бухгалтер подсуетится перекинуть деньги пораньше. Зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца и между числами выплаты должно быть не более 15 календарных дней.

Чтобы было легче планировать выплаты, используйте платежный календарь. Прошейте в нем эти святые даты перечисления зарплаты.

В платежном календаре можно следить за выплатами. Здесь на примере видно, что компания попала в кассовый разрыв и не смогла выплатить всю зарплату в один день. 7 августа выдали 100 тысяч зарплат отделу продаж, попали в кассовый разрыв, а 9 августа додали 30 тысяч сотрудникам производства.

Если вы видите, что попали в кассовый разрыв и не можете выплатить зарплату вовремя, скажите об этом сотрудникам заранее. Расскажите, что случилось, обозначьте, когда сможете выдать зарплату полностью и договоритесь о частичной выплате. Помните, что для ваших сотрудников зарплата ― это, скорее всего, единственный источник дохода и они планируют свою жизнь под эти деньги.

2. Платить разовые выплаты, как придется

Вы только что поговорили с замом и уволили его без отработки. Рабочий день до шести. На часах без десяти, бухгалтер уже на низком старте. Махнуть рукой и перечислить расчет по увольнению завтра или дернуть бухгалтера, чтобы перечислил сегодня?

А если на следующий день разозленный зам наберет в трудовую инспекцию и скажет, что в компании нарушаются сроки разовых выплат ― отпускных, больничных, расчета при увольнении.

Это случается не так уж и редко: болел сотрудник в октябре, а больничный принес в декабре. Или вдруг сорвался по семейным обстоятельствам (они всегда внезапные, эти обстоятельства), а отпускные ему не успели выплатить, потому что он смотрел глазами котика из “Шрека” и не хотел ждать три дня до отпуска.

Что за это будет. Кажется, что это все как бы по вине сотрудников, но ответственность нести директору компании. Это те же последствия, что и в предыдущем пункте ― проверка трудовой инспекции, возможные административные штрафы и выплата компенсаций.

С помощью такой формы любой сотрудник может заявить о нарушениях со стороны работодателя ― здесь есть даже отдельный пункт про увольнение. Во время рассмотрения такого заявления трудовая инспекция может назначить выездную проверку.

Трудовой кодекс незыблем: отпускные платим не позднее трех дней до отпуска, пособия перечисляем в ближайшую зарплату, а расчет при увольнении выплачиваем в последний день работы сотрудника.

Как не допустить. Ничего не делать через заднее число ― ни увольнять, ни отправлять в отпуск. Составьте документики, которые вас же и подстрахуют в случае чего. Например, регламент подачи заявлений об увольнении и отпуске, график отпусков, чтобы заранее планировать выплаты, а еще журнал учета листков нетрудоспособности.

В журнал учета листков нетрудоспособности можно вносить не только данные по больничному, но и дату, когда этот листочек предоставили. Чтобы потом не выслушивать, что было то, чего не было и больничный передавали намного раньше.

3. Выдавать зарплату досрочно

Сотрудник просит выдать зарплату пораньше. У вас хватает для этого денег, но до конца месяца осталась еще неделя. Стоит?

Это внесет путаницу в учете зарплаты и налога на доходы физлиц. До последнего дня месяца работодатель не имеет права удерживать НДФЛ из заработной платы работника, придется рассчитать налог в последний день месяца, а удержать из следующей выплаты. Сотрудникам не всегда просто понять, как в такой ситуации считают налог, а бухгалтеру будет легко запутаться, если зарплату сотрудникам выдают в разные дни.

Что за это будет. Головная боль с налогом на доходы физических лиц и потенциальные косяки с учетом зарплаты. К тому же, сотрудник может заболеть или уволиться, а это потянет за собой перерасчет.

Как этого не допустить. Выдавать зарплату в установленные дни, когда они приходятся на праздники и выходные, то накануне. Если хочется помочь, это можно сделать другими способами ― матпомощь или займ.

4. Платить маленький аванс

Вы всегда платили кадровику 10 тысяч в начале месяца, а остальные 40 тысяч в конце. Пришел новый кадровик и говорит, что это не дело и надо платить за отработанные дни. Менять систему оплаты или кадровика?

Во многих компаниях все еще принято платить маленький аванс и потом уже остальное одним большим траншем. Минтруд же считает, что зарплата платится за отработанные дни. Заработная плата за первую половину месяца рассчитывается за фактически отработанное время с 1 по 15 число месяца, а в окончательный расчет включается заработок сотрудника с 16 числа и до конца месяца. В феврале даты немного съезжают, но смысл остается тот же.

Отработанное время можно учитывать в табеле учета рабочего времени, а рассчитывать зарплату в зарплатной ведомости.

Зарплатная ведомость помогает не только учесть выплаты, но и собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.

Что за это будет. Практика показывает, что трудовая инспекция при выездных проверках назначает расчет компенсации, как за задержку зарплаты, а еще выписывает административные штрафы.

Как предотвратить. Вести табель учета рабочего времени и зарплатную ведомость. Платить за отработанные дни в первую половину месяца. Во вторую ― перечислять то, что фактически отработали и стимулирующие выплаты ― бонусы за выполнение плана, например.

5. Платить меньше минималки

Вы решили сделать отделу продаж новую систему мотивации: 10 тысяч оклада и % от продаж, если план по ним будет выполнен. В первый месяц план провалился. Так что, платить продажникам голые 10 тысяч?

И тогда получится нарушение, потому что десяточка ― это ниже минимального размера оплаты труда, который в 2020 году для всех, оформленных по трудовому договору на полный рабочий день, составляет 12 130 рублей. А ведь еще есть региональная минималка: она такая же, как федеральная или больше.

Официальная зарплата по минималке и серая премия в конвертиках, обходные маневры с уменьшением рабочего времени, система мотивации, при которой сотрудники работают весь день, но получают ниже минимального размера оплаты труда ― все это кривая дорожка в сторону административных штрафов от трудовой инспекции. К тому же, в случае выявления, придется пересчитывать зарплату, страховые взносы и налоги за весь период нарушений ― удовольствие ниже среднего.

Что за это будет. Одно дело начислять ниже минималки сотрудникам, которые работают на подряде по сдельщине, другое дело тем, кто устроен на полный день по трудовому договору. Во втором случае компанию может ждать административный штраф и необходимость пересчитать зарплату, как минимум, чтобы это была минималка. К тому же, хождение по грани МРОТ может вызвать подозрения налоговой и инспекции труда: а не выдают ли тут зарплату в конвертиках? Не уклоняются ли от налогов на доходы физических лиц и страховых взносов? Из-за этого могут назначить выездные проверки и камеральные, то есть в кабинете инспектора.

Как предотвратить. Учитывать при составлении штатного расписания и системы мотивации размер минималки. Если вам нужно платить ниже минимума, то после официальной публикации о соглашении о МРОТ, в течение месяца напишите мотивированный отказ.

Если вам нужно платить ниже МРОТ, следите за публикацией соглашения о минимальном размере заработной платы. Обычно его публикуют на сайте администрации региона. После публикации у вас есть 30 дней, чтобы написать в красках мотивированный отказ, тогда это соглашение не будет распространяться на компанию.

6. Списывать чужие правила выплаты зарплат

Каждый новый сотрудник спрашивает про порядок выплат в компании. Вам надоело отвечать. Что будете делать: распечатайте чей-нибудь регламент из Интернета или сядете писать свой?

Использовать чей-то документ ― вообще не дело. Мало того, что он написан не под вас, так в нем еще возможны нестыковки с трудовым кодексом.

У собственного регламента есть несколько существенных плюсов: его пишите вы и в нем учитываются ваши интересы, его можно дать кадровику, бухгалтеру для того, чтобы деньги сотрудникам выплачивались правильно. А еще с ним можно и нужно знакомить всех новеньких, чтобы не возникало вопросов, в какие дни ждать заветных смсок о зачислениях, бывают ли премии, сможет ли когда-нибудь работодатель оплатить учебу и положена ли матпомощь, например, при рождении ребенка.

Можно, конечно, обойтись без регламента. Тогда лучше все подробно прописать в трудовом договоре ― будет, на что опереться в спорной ситуации.

7. Оставлять сотрудников без отпуска (даже если они сами не хотят)

Сотрудница много работает и уже четвертый год не берет отпуск. Хорошо работает ― от менеджера до вашего зама доросла. И тут она собирается увольняться. Что делать с неиспользованными отпусками?

Компенсировать! И тут выходит круглая сумма, которую нужно сразу откуда-то взять. Представим, что сначала сотрудница была менеджером с окладом в 25 тысяч, потом старшим менеджером с 40 тысячами, а после этого руководителем отдела с 70 тысячами и наконец стала вашим замом с зарплатой в 150 тысяч. За 4 года у нее набежало 112 дней отпуска.

Что за это будет. Неоплаченный отпуск нужно компенсировать. Сейчас этой сотруднице нужно возместить 382 253 рублей. А если бы каждый год отправляли ее в отпуск, то на отпускные потратили бы 224 573 рублей, и платили бы их не единоразово, а по частям. К тому же, по Трудовому Кодексу непредоставление отпуска в течение 2 лет ― штраф от 30 до 70 тысяч для юрлиц, а для ИП поменьше, но тоже неприятно. Накладно выходит не водить сотрудников в отпуск!

Если такие задолженности не учитывают, они копятся-копятся, образуется кредиторская задолженность перед сотрудниками, которая может аукнуться очень не вовремя. Например, если уволятся несколько не отдыхавших сотрудников разом или компания реорганизуется.

Как предотвратить. Дело спасет старый добрый график отпусков и зарплатная ведомость, в которой можно учитывать, кому сколько должны компенсаций.

Так выглядит форма Т-7 «График отпусков». Обговаривать даты лучше заранее: график на следующий год согласуют не позднее середины декабря текущего года. Это поможет подготовиться к выплате отпускных и решить, кто будет заменять сотрудника во время его отпуска.

8. Забирать всю зарплату у должника

Сотрудник взял у компании займ, сказал, что вернет через два месяца. Время прошло, а он не собирается возвращать, но собирается уволиться. Его зарплаты хватает, чтобы полностью погасить долг. Сочтетесь?

Ситуация неприятная, но полностью забирать зарплату нельзя. Можно удерживать 20% от зарплаты. В некоторых случаях больше ― от 50 до 70%, это если алименты, штрафы, долги по коммуналке и налогам. И да, нельзя отказывать в увольнении из-за долга перед компанией и даже при окончательном расчете забирать все деньги у сотрудника, который должен компании. Расстроенный сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию, а там будут ругаться и выпишут работодателю административный штраф.

Чтобы долги у сотрудников перед компанией случались реже, не выплачивайте отпускные авансом и не давайте зарплату за будущие месяцы. А если выдаете займ, то досконально прописывайте в договоре всё о возврате. Если же сотрудник может вернуть сразу все деньги, но это сумма больше 20% от зарплаты, то выдайте зарплату и примите деньги в кассу по заявлению. И волки сыты, и овцы целы.

9. Сделать корявую систему мотивации

Вы взяли менеджера для холодных обзвонов и встреч с потенциальными клиентами. Кроме оклада у него будет и мотивационная часть зарплаты. К чему ее привяжете ― к выполнению плана по продажам или к количеству встреч и звонков?

Мотивацию нужно привязывать к действию, то есть к достижению плана. Да, это не так просто, потому что менеджер не всегда может отвечать за других людей и их готовность купить, но с точки зрения системы мотивации, лучше привязывать мотивационную часть к достижению цели, например, выполнению плана, или к финансовому результату.

При этом система должна быть понятной, чтобы ни вы, ни бухгалтер, ни сам сотрудник не запутались в начислении зарплаты. Смысл системы мотивации в том, чтобы человек работал на понятный достижимый результат, на который он может влиять. Конечно, случаются ошибки и систему мотивации можно пересматривать. Менять ее нужно не чаще двух раз в год, а при смене следует заранее оповестить сотрудников.

Что за это будет. Система мотивации напрямую влияет на продуктивность персонала. Корявая система мотивации, которая не дает зарабатывать хорошо и понятна только избранным, не влечет за собой административные штрафы. Наказание здесь другое ― кислые лица подчиненных и работа «на отвали». Оно надо?

Непонятная система мотивации, с которой много не заработаешь, снижает у сотрудников желание продуктивно работать. Привет, текучка! Очень неприятное явление для бизнеса, потому что с постоянно меняющимся персоналом не построишь эффективную компанию. Пока один “въезжает” в обязанности, второй отрабатывает две последние недели, третий уже получает окончательный расчет и никто не работает в полную силу. Команда ― это ценный актив компании, о нем нужно заботиться.

Как не допустить. Разрабатывайте прозрачную систему мотивации, привязывайте ее к результату, на который сотрудник может влиять. Устанавливайте коридор заработной платы, включая бонусы, на которые может рассчитывать работник. Принимайте систему мотивации на конкретный срок и оставляйте за собой право пересматривать ее. Подробнее вы можете узнать о главных принципах системы мотивации в видео от Александра Афанасьева, основателя нашей компании.

10. Оставаться без штанов из-за своих обещаний

На носу новый год. Обычно вы всегда в декабре выдаете новогоднюю премию. Но сейчас компания несет убытки, денег еле-еле хватает. Выдадите сотрудникам «тринадцатую зарплату»?

Вы должны четко знать, какой фонд оплаты труда компания может себе позволить. Платить бонусы, когда у компании нет денег, не надо.

Фонд оплаты труда должен быть просчитан и находиться в определенном коридоре, например 20 ― 30% от выручки. Если собственник не следит за фондом оплаты труда, то компания недополучает чистой прибыли ― денег на развитие, резерв и дивиденды просто нет.

Посмотреть, сколько денег уходит на оплату труда, можно в отчете о прибылях и убытках. Нужно ежемесячно анализировать, сколько денег уходит на зарплату и стараться удерживать эти расходы в рамках определенного коридора.

Также полезно рассчитывать показатель «выручка на сотрудника». Если он заметно уменьшается по сравнению с предыдущим периодом, значит, штат раздут, его содержание будет тянуть слишком много ресурсов и уменьшать чистую прибыль.

Это график на панели приборов. В примере видно, что в сентябре на сотрудника приходилось почти вдвое меньше выручки, чем в мае.

Что за это будет. Низкая чистая прибыль из-за кадровых промахов. Зарплаты без потолка, не рассчитанные премии, разросшийся штат ― все это оттяпывает нехилый кусман выручки. Инспекция труда ругаться не будет, но и дивиденды собственнику никто не начислит, потому что чистой прибыли совсем мало останется. К тому же на развитие и в резерв положить будет не с чего.

Как избежать. Допустимый размер фонда оплаты труда можно рассчитать с помощью финмодели. Это даст понимание, какую долю выручки компания может тратить на зарплаты и премии.

Также нужно периодически ― каждый месяц или квартал ― анализировать фонд оплаты труда: какая доля от выручки уходит на зарплату, больше или меньше было в прошлом квартале.

Ключевые моменты по зарплате

Вот мы и разобрали ключевые моменты по выплате зарплаты. Давайте подведем итоги?

1. Перечисляйте вовремя. Два раза в месяц в установленные дни, а если это праздники или выходные, то накануне. Разовые выплаты тоже скидывайте вовремя.

2. Контролируйте процесс. Составляйте графики отпусков, ведите журнал учета больничных и пропишите регламент по выплатам сотрудникам.

3. Анализируйте. Отслеживайте, сколько денег тратится на зарплату персонала.

4. Платите нормально. Оплачивайте отработанное время, помните о минимальной оплате труда, но и не раздувайте фонд оплаты труда высокими премиями, пересматривайте систему мотивации примерно раз в год.

5. Оставляйте решения за собой. Скинуть рутину на бухгалтера и кадровика ― это нормально. Но контролировать процесс и принимать управленческие решения нужно вам.

Читайте также: