Возврат подотчетных сумм на расчетный счет является доходом при усн

Опубликовано: 01.05.2024

Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.

Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.

Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги

Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:

· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;

· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).

Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.

Подотчетное лицо должно отчитаться о выданных ему денежных средствах. Как правило, оно представляет авансовый отчет для подтверждения расходования денег организации (ИП) на:

· приобретение товаров (работ, услуг);

· внесение за организацию (ИП) предварительной оплаты контрагентам.

Авансовый отчет представляется в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу (например, после командировки либо больничного) (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

ИП не должен оформлять авансовый отчет независимо от того, на какие цели (личные или связанные с предпринимательской деятельностью) им были израсходованы наличные. Ведь при проведении операций с наличными деньгами непосредственно ИП нет выдачи денег под отчет (письма Банка России от 14 июня 2012 года № 29-1-2/4255, ФНС России от 31 августа 2012 года № АС-4-2/14504@). Если же деньги получают под отчет работники ИП, то авансовые отчеты они оформляют в общем порядке (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

К авансовому отчету сотрудником, получившим деньги любым способом, прикладываются документы, подтверждающие его расходы на нужды предприятия (чеки, БСО, квитанции, накладные, проездные билеты и др.). Перечисляются подтверждающие расходы документы на оборотной стороне авансового отчета.

Бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы в срок, установленный внутренним документооборотом предприятия. После прохождения проверки бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем, произведенные расходы отражаются в учете. Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо должно возвратить в кассу. Эти действия также совершают в сроки, определенные руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

Таким образом, срок возврата неизрасходованных денежных средств в конечном итоге складывается из следующих периодов:

· срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);

· времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.

Если работник не отчитался (не представил авансовый отчет), то считается, что подотчетную сумму он не вернул. Невозвращенными подотчетными суммами считают:

· суммы, по которым не представлен авансовый отчет в установленный срок;

· суммы, авансовый отчет по которым обоснованно не утвержден руководителем;

· неиспользованный остаток подотчетной суммы по данным утвержденного авансового отчета, который не сдан в кассу в установленный срок.

Если работник не вернул подотчетную сумму

Что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации?

В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09 августа 2007 года № 3044-6-0, Постановление ВС от 01 сентября 2017 года № 53-АД17-3). Для этого нужно:

· не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;

· ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16 ноября 2011 года № 22-2-4852). Поэтому если невозвращенная подотчетная сумма превышает 20% начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.

Если же месячный срок пропущен, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только в судебном порядке в течение срока исковой давности.

Согласно ст. 195 ГК РФ исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности установлен равным 3 годам и начинает отсчитываться со дня, следующего за последним днем срока исполнения должником своих обязательств (ст. 196, п. 2 ст. 200 ГК РФ). В то же время ст. 197 ГК РФ предусматривает, что для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ иск по требованиям о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, может быть предъявлен в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. В Определении Верховного суда РФ от 29 апреля 2011 года № 18-В11-14 указано, что по требованиям о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, суд должен руководствоваться положениями трудового законодательства, регламентирующими порядок обращения в суд, а не нормами закона, регулирующего гражданско-правовые отношения. То есть норма ст. 196 ГК РФ не применяется, когда возможно применение ст. 392 ТК РФ. В Определении Верховного суда РФ от 02 апреля 2009 года № 75-Г09-3 указано, что норма ст. 392 ТК РФ является специальной по отношению к общему сроку исковой давности, установленному ст. 196 ГК РФ, и применяться должна специальная норма.

Вместе с тем Минфин России в письмах от 15 сентября 2010 года № 03-03-06/1/589, от 24 сентября 2009 года № 03-03-06/1/610 указал, что по всем долгам, в том числе и по подотчетным суммам работников, применяется общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, – 3 года.

Налоговые последствия длительного подотчета

Если работник не возвратил подотчетную сумму, но работодатель удерживает задолженность из его зарплаты, то не нужно начислять:

· НДФЛ. Поскольку сумма удерживается из зарплаты, доход у работника отсутствует (п. 1 ст. 41 НК РФ).

· Страховые взносы. Ведь подотчетная сумма будет возвращена организации. А значит, нет выплат и иных вознаграждений в пользу работника, которые признаются объектом и базой для начисления страховых взносов.

В целях налогообложения прибыли при удержании подотчетных сумм из зарплаты работника у организации не возникает ни доходов, ни расходов.

Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

Начислять взносы нужно на наиболее раннюю из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14 апреля 2015 года № 02-09-11/06-5250, Письма Минтруда России от 12 декабря 2014 года № 17-3/В-609, Письма Минфина России от 16 ноября 2016 года № 03-04-12/67082):

· на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);

· на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Впоследствии, если долг будет возвращен либо будут представлены документы по расходам, нужно произвести перерасчет.

Следует отметить, что судебная практика по вопросу обложения страховыми взносами сумм, по которым подотчетное лицо не отчиталось или которые не подтверждены оправдательными документами, неоднозначна.

в Постановлении от 18 июля 2018 года № Ф06-35389/2018 по делу № А57-18148/2017 АС Поволжского округа признал недействительным решение ПФР о доначислении страховых взносов в ситуации, когда организация не начислила взносы на суммы по авансовым отчетам, не подтвержденным кассовыми чеками;

в Постановлении АС Северо-Западного округа от 16 октября 2018 года № Ф07-12463/2018 по делу № А21-3887/2016 арбитры отказали организации в признании недействительным решения ФСС в части доначисления страховых взносов.

НДФЛ с подотчетных сумм

По общему правилу подотчетные суммы не считаются доходом сотрудника, так как товары, работы, услуги приобретаются в интересах организации, а не физлица. Поэтому у физлица не возникает экономической выгоды, а значит, такие суммы не облагаются НДФЛ. Такой вывод можно сделать из анализа п. 1 ст. 41, ст. 209 НК РФ. При этом работнику необходимо документально подтвердить произведенные расходы, а товары, работы и услуги должны быть приняты к учету.

В противном случае израсходованные суммы будут считаться доходом физлица и облагаться НДФЛ (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У, Письмо Минфина России от 01 февраля 2018 года № 03-04-06/5808, постановления Президиума ВАС РФ от 05 марта 2013 года № 14376/12 и № 13510/12).

Также доходом физлица будут невозвращенные подотчетные суммы, если работодатель простил долг по ним или если истек срок исковой давности (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ, Письмо Минфина России от 24 сентября 2009 года № 03-03-06/1/610).

Удержать НДФЛ надо за счет любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику. Например, можно удержать НДФЛ при выплате зарплаты. Нужно только следить, чтобы удерживаемая сумма не превысила 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Налог на прибыль при списании подотчетных сумм

В целях налогообложения прибыли при удержании подотчетных сумм из зарплаты работника у организации не возникает ни доходов, ни расходов. Можно признать задолженность безнадежной и списать ее в состав внереализационных расходов, только если списание происходит по основаниям, предусмотренным п. 2 ст. 266 НК РФ (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

В частности, можно учесть в составе расходов: задолженность, по которой есть постановление пристава-исполнителя о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием у должника имущества (письма Минфина России от 09 февраля 2017 года № 03-03-06/1/7131, от 14 ноября 2016 года № 03-03-06/1/66459), задолженность, по которой истек срок исковой давности.

Например, нельзя учесть в составе расходов: задолженность, которую организация отказалась удерживать (взыскивать) добровольно (в том числе путем прощения долга подотчетнику) (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 12 сентября 2016 года № 03-03-06/2/53125), задолженность, во взыскании которой отказано судом (Письмо Минфина России от 22 июля 2016 года № 03-03-06/1/42962).

Задолженность по подотчетным суммам, признанную безнадежной, включают в расходы при определении налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода. Взносы, начисленные на сумму задолженности, можно учесть в целях налогообложения прибыли в любом случае – вне зависимости от того, учтена ли в целях налогообложения сама списанная задолженность (подп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 05 февраля 2018 года № 03-03-06/1/6290, от 28 июня 2017 года № 03-03-06/1/40670).

Резерв по задолженности подотчетного лица создать нельзя, так как она не подпадает под определение сомнительной (п. 1 ст. 266 НК РФ).

Директор-участник не отчитывается о подотчетных средствах

Если руководитель сам берет деньги под отчет из кассы, он может выдать бухгалтерии распоряжение на выдачу денег. В нем также должен быть прописан срок, на который директор берет деньги под отчет.

Нередко единственный участник работает директором либо несколько участников занимают руководящие посты в организации. Они получают деньги под отчет либо (что чаще встречается) снимают деньги с корпоративной карты. Однако редко отчитываются об израсходованных суммах. Более того, часто изначально ясно, что полученные деньги компании будут пущены ими на личные нужды. А бухгалтеру предлагается самому разобраться, что делать с подобным длительным и крупным подотчетом. Понятно, что эта ситуация ненормальная. При проверке инспекторы могут решить, что выданные под отчет деньги в действительности не предназначались для расходования на хозяйственные цели и намерения возвращать их не было. Тогда такой «затянувшийся» подотчет они, вероятно, признают личным доходом директора и предъявят организации претензии по неудержанию НДФЛ и неначислению страховых взносов, попутно начислив пени и выставив штрафы. Судьи, скорее всего, их поддержат (АС Волго-Вятского округа от 23 января 2018 года № Ф01-6071/2017, АС Уральского округа от 09 августа 2018 года № Ф09-4512/18 и др.).

Если закрыть долг по подотчетным суммам авансовым отчетом руководителя на основании одних только авансовых отчетов либо с приложенной сомнительной «первичкой», то добавятся еще и претензии контролеров по налогу на прибыль и НДС (если «приобретенное» работником фирма отнесет на расходы, а НДС поставит к вычету). Правоту этого вывода подтверждает, например, Постановление АС Волго-Вятского округа от 23 января 2018 года № Ф01-6071/2017. К тому же при проведении фиктивных операций могут оштрафовать бухгалтера за грубое нарушение правил бухучета.

Снятие участниками-работниками денег с корпоративных банковских карт также будет расценено как получение ими дохода, если участники не смогут представить документы, подтверждающие расходование денег на нужды организации.

Примером этому служит определение Верховного суда, в котором было заявлено: если нет документов, чтобы подтвердить расходы по выданному подотчету, то с безотчетных сумм нужно удержать НДФЛ даже у директора (Определение ВС от 3 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047, истец – ООО «Альфа-Строй», ответчик – Инспекция ФНС России по г. Курску).

Суть дела такова. В ходе выездной проверки инспекция установила, что организация на протяжении нескольких лет выдавала своему руководителю под отчет денежные средства. Однако отчитался руководитель далеко не по всем суммам, не сдал авансовый отчет и не вернул неиспользованные подотчетные средства в размере 27 млн рублей. Организация не включила в совокупный доход своего руководителя неоднократно полученные им подотчетные суммы. НДФЛ с них не был удержан и перечислен компанией в бюджет. Она не представила документы, подтверждающие целевое использование руководителем указанных средств, а также доказательства оприходования ООО товарно-материальных ценностей, приобретенных на них. Кроме того, физлицо самостоятельно НДФЛ не исчислило и не представило в налоговый орган декларации по форме 3-НДФЛ. Поэтому инспекция посчитала эти суммы доходом физлица и доначислила организации НДФЛ, пени и штраф.

Компания не согласилась с этим решением и обратилась в суд. Она посчитала, что спорные доходы являются подотчетными суммами, поэтому обязанности удерживать НДФЛ у ООО не появляется.

Суды трех инстанций, а затем и Верховный суд РФ отказали организации в удовлетворении заявленных требований. Они указали, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах. Если нет доказательств, подтверждающих их целевое расходование и оприходование ООО товарно-материальных ценностей, такие суммы считаются доходом руководителя организации и включаются в базу по НДФЛ. Поэтому организация как налоговый агент должна исчислить, удержать и перечислить с них в бюджет НДФЛ.

ФНС в информации от 17 февраля 2020 года уже сослалось на данное решение суда и указало, что подотчетные средства могут быть признаны доходом физлица, если документы по их расходованию отсутствуют. Высшие арбитры уже высказывали аналогичную позицию в постановлениях Президиума ВАС РФ от 05 марта 2013 года № 14376/12 и № 13510/12, которые были доведены до нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 24 декабря 2013 года № СА-4-7/23263.

Напомним, с 1 января 2020 года если компания не удержала НДФЛ с доходов физлица, то ей придется заплатить налог из собственных средств.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация применяет УСН с объектом налогообложения "доходы" и платит единый налог с доходов в размере 6%. Возникает ли у организации обязанность учитывать и документально подтверждать все понесенные расходы? Если расходы не учитываются и документально не подтверждаются, то имеет ли право организация после уплаты единого налога снять с расчетного счета наличные денежные средства, например, на хозяйственные нужды организации и при этом не иметь документов, подтверждающих произведенный расход (учитывая письмо Минфина России от 01.09.2006 N 03-11-04/2/181)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

На налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения и выбравших в качестве объекта налогообложения "доходы", не возлагается обязанность по ведению учета осуществленных расходов в целях исчисления и уплаты соответствующего налога. Исключением являются суммы, указанные в п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ.

Обоснование вывода:

Согласно п. 1 ст. 346.14 НК РФ при применении упрощенной системы налогообложения (далее - УСН) объектом налогообложения признаются:

- доходы, уменьшенные на величину расходов.

В случае, если объектом налогообложения являются доходы организации - налогоплательщика, налоговой базой признается денежное выражение ее доходов (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Налоговая ставка в этом случае устанавливается в размере 6%. Законами субъектов РФ могут быть установлены налоговые ставки в пределах от 1% до 6% в зависимости от категорий налогоплательщиков (указанные в п.п. 3 и 4 ст. 346.20 НК РФ случаи, на наш взгляд, к данном ситуации не относятся) (п. 1 ст. 346.20 НК РФ).

Налогоплательщики-организации, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения "доходы", при определении объекта налогообложения учитывают доходы, определяемые в порядке, установленном п. п. 1 и 2 ст. 248 НК РФ (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). При определении объекта налогообложения ими не учитываются доходы, указанные в ст. 251 НК РФ, и доходы, облагаемые налогом на прибыль организаций по налоговым ставкам, предусмотренным п.п. 1.6, 3 и 4 ст. 284 НК РФ, в порядке, установленном главой 25 НК РФ (пп.пп. 1 и 2 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ). То есть такие налогоплательщики при формировании налоговой базы не имеют возможности учитывать суммы осуществленных ими расходов, а факт осуществления ими расходов не влияет на порядок исчисления суммы налога, уплачиваемого в связи с применением УСН. В то же время для налогоплательщиков, применяющих УСН и выбравших в качестве объекта налогообложения "доходы", документами, подтверждающими правильность исчисления налогов, являются документы, подтверждающие полученные доходы (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19.10.2009 N А32-4454/2009-3/50).

В соответствии с п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ налогоплательщики, перешедшие на применение УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, сумму Налога (авансовых платежей по Налогу), исчисленную за налоговый (отчетный) период, вправе уменьшить на:

- обязательное пенсионное страхование;

- обязательное медицинское страхование;

- обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

- обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

- пособия по временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), выплаченные работникам за первые три дня за счет собственных средств работодателя, в части, не покрытой страховыми выплатами (пп. 2 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ);

- платежи (взносы) по договорам добровольного личного страхования в пользу работников на случай их временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) (пп. 3 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

Отметим, что финансовое ведомство применение нормы п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ связывает не только с исчислением, но и с оплатой соответствующих расходов (смотрите, например, письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-11/1483, от 26.08.2013 N 03-11-11/35000, от 08.02.2013 N 03-11-11/60). Таким образом, если налогоплательщик осуществляет расходы, предусмотренные пунктом 3.1 ст. 346.21 НК РФ, и уменьшает на них сумму исчисленного налога, такие расходы должны быть документально подтверждены.

Налогоплательщики, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (далее - Книга), форма и порядок заполнения (далее - Порядок) которой утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н (ст. 346.24 НК РФ).

Пункт 1.1 Порядка устанавливает, что в Книге в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Наряду с этим п. 1.2 Порядка определяет, что налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы Налога.

Из п. 2.4 Порядка следует, что в графе 4 Книги отражаются только доходы, подлежащие учету при формировании налоговой базы.

Согласно п. 2.5 Порядка в графе 5 Книги отражаются расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Данная графа в обязательном порядке заполняется налогоплательщиком, применяющим УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов. Налогоплательщики же, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, в графе 5 отражают:

- фактически осуществленные расходы, предусмотренные условиями получения выплат на содействие самозанятости безработных граждан и стимулирование создания безработными гражданами, открывшими собственное дело, дополнительных рабочих мест для трудоустройства безработных граждан за счет средств бюджетов бюджетной системы РФ в соответствии с программами, утверждаемыми соответствующими органами государственной власти;

- фактически осуществленные расходы за счет средств финансовой поддержки в виде субсидий, полученных в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ" (далее - Закон N 209-ФЗ).

При этом налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, вправе также по своему усмотрению отражать в графе 5 Книги иные расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется в соответствии с главой 26.2 НК РФ.

Таким образом, на налогоплательщиков, применяющих УСН и выбравших в качестве объекта налогообложения "доходы", не возлагается обязанность по ведению учета осуществленных расходов, за исключением вышеуказанных случаев.

В интересующем Вас письме Минфина России N 03-11-04/2/181 даны аналогичные разъяснения, но также отмечено, что налогоплательщики (как организации, так и индивидуальное предприниматели), применяющие УСН, в процессе осуществления предпринимательской деятельности вправе в любой момент (как до уплаты налога, так и после его уплаты) снять со своего расчетного счета наличное денежные средства и произвести какие-либо расходы. Наличие документального подтверждения данных расходов в целях главы 26.2 НК в рассматриваемом случае также не обязательно.

На наш взгляд, указанное мнение применимо только к сфере налоговых отношений, т.к. в силу п. 1 ст. 34.2 НК РФ Минфин России дает письменные разъяснения налоговым органам, налогоплательщикам, ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщикам сборов и налоговым агентам по вопросам применения законодательства РФ о налогах и сборах (смотрите также Вопрос: Организация сняла с расчетного счета наличные деньги на хозяйственные нужды. Денежные средства были выданы работникам под отчет. Банк требует представить авансовый отчет в течение 5 дней с момента снятия денежных средств. Организация представила расходно-кассовый ордер, свидетельствующий о выдаче денежных средств под отчет. Но банк требует именно авансовые отчеты, что невозможно, так как денежные средства выданы на срок более 5 дней и работники еще не успели представить авансовые отчеты. Существует ли обязанность отчитываться в те сроки, в какие требует банк? На основании какого документа банк имеет право требовать представления авансовых отчетов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2014 г.)).

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ответ прошел контроль качества

25 августа 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Справочная / ООО

Деньги ООО: как выдать под отчёт

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Зачем компании выдают деньги под отчёт

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Кому можно выдать подотчётные деньги

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.
Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.
Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ООО. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.

Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Как отразить в 1С удержание остатка неизрасходованной суммы по подотчетным средствам при выдаче зарплаты? Был выдан аванс подотчетному лицу, отчет предоставлен на меньшую сумму.

Нормативное регулирование

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.

Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.

БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, план счетов 1С):

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Но!
Сумма невозвращенных подотчетных средств отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Инструкция по применению плана счетов N 94н), если:

работник не отчитался в установленные сроки;

авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);

нарушен срок возврата денег, установленный в организации.

Тогда проводка имеет вид:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

НУ. Удержания отражаются в налоговом учете отдельной строкой при выполнении условий:

зарплата начислена;
удержание уплачено или зачтено из зарплаты.

НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.

Учет в 1С

Работнику Организации Климину И. С. выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.

13 февраля после возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 9 000 руб. Остаток аванса, не подтвержденный документально, составил 1 000 руб. В этот же день Игнатов П. С. написал заявление, в котором изъявил желание, чтобы Организация вычла эту сумму из его ближайшей зарплаты. Согласно Положению о командировках Организации, срок возврата подотчетных средств истекает 28 февраля.

Сумма подотчетных средств удержана из зарплаты работника.

Обратите внимание: слово «удержана» в данном случае мы применяем для того, чтобы был понятен механизм операции, однако напоминаем, что речь здесь идет о добровольном погашении аванса, не перешедшего в долги работника.

Шаг 1. Отразите удержание в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты .

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить .

Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание .

В карточке Удержание укажите:

Наименование — Удержание подотчетных сумм;
Сумма — сумма удержания, в нашем примере — 1 000 руб.

В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано .

В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ из зарплаты;
Дт 26 Кт 69 — начисление страховых взносов.

В проводках документа Начисление зарплаты удержание подотчетной суммы из зарплаты сотрудника не отражается ни по Дт 70.01 Кт 71.01, ни по регистрам УСН.

Удержание в этом документе осуществляется только для отражения удержанной суммы в расчетной ведомости и расчетном листке, а также при определении суммы к выплате.

Данное расширение формирует:

проводки по БУ в части удержания подотчетных сумм в документе Начисление зарплаты ;
движения по регистрам УСН для корректного отражения удержания в КУДиР.

Если расширение не используется, вышеуказанные действия (проводки по БУ и отражения в регистрах УСН) оформляются вручную.

Шаг 2. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция .

В документе укажите:

от — дата начисления зарплаты;
Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
Кредит — 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
Сумма — неизрасходованный остаток подотчетных средств, в нашем примере — 1 000 руб.

Отражение удержания в регистрах УСН

По не предопределенным удержаниям проводки в документе Начисление зарплаты не формируются. Поэтому в регистрах по УСН сумма затрат на оплату отразится без учета удержания, следовательно, расходы признаются не корректно.

Документ Выдача наличных оформляется на сумму без учета удержания, запись в регистры также создается без учета этой суммы:

регистр Книга учета доходов и расходов (раздел I) ;
регистр Расходы при УСН ;
регистр Прочие расходы .

Удержания отражаются в КУДиР отдельной строкой при выполнении условий:

зарплата начислена;

удержание уплачено или зачтено из зарплаты.

Для корректного отражения расхода по удержанной сумме необходимо внести:

Приход в регистре Прочие расчеты на сумму удержания 1 000 руб. — для отражения по вспомогательному регистру УСН фактическое удержание суммы из зарплаты для расходов УСН
Расход в регистре Расходы при УСН на сумму удержания 1 000 руб. — зачет удержания в счет выплаты зарплаты по регистрам УСН.

После выполнение всех условий необходимо зарегистрировать удержание отдельной строкой в КУДиР с помощью документа Запись книги доходов и расходов УСН .

По кнопке Еще — Выбор регистров добавьте регистры Расходы при УСН и Прочие расчеты .

Заполните вкладку Расходы при УСН .

Вид движения — Приход;
Статусы оплаты расходов УСН — Не оплачено;
Элемент расхода — работник, с которого удерживается сумма, выбирается из справочника Физические лица ;
Расчетный документ — документ Начисление зарплаты , в котором отражено удержание;
Сумма — сумма удержания с минусом, в нашем примере — 1 000 руб.;
Валюта — руб.;
Отражение в НУ — Принимаются.

Заполните вкладку Прочие расчеты .

Вид движения — Расход;
Счет учета — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
Контрагент — работник, с которого удерживается сумма, выбирается из справочника Физические лица ;
Расчетный документ — документ Начисление зарплаты , в котором отражено удержание;
Сумма — сумма удержания с минусом, в нашем примере — 1 000 руб.;

Отражение в КУДиР

Внесите запись в КУДиР с помощью документа Записи книги доходов и расходов УСН в разделе Операции — УСН — Записи книги доходов и расходов УСН — кнопка Создать .

Укажите на вкладке I. Доходы и расходы :

Содержание — Удержание подотчетной суммы из зарплаты;
Дата, № первичного документа — дата и номер бухгалтерской справки, оформленной документом Операция, введенная вручную ;
Расходы — 1 000, Принимаются;
Расходы всего — 1 000.

Книга доходов и расходов

В отчете Книга доходов и расходов при УСН (раздел Отчеты — УСН — Книга доходов и расходов при УСН ) после выплаты заработной платы будут отражены отдельно: PDF

сумма фактически выплаченной заработной платы;
сумма удержания из заработной платы.

См. также:

Документ Авансовый отчет
Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
Отнесение суммы недостачи на виновное лицо

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

[27.04.2021 эфир] Уточненная декларация: основания и последствия ее представления

Рекомендации Минтруда по нерабочим дням мая 2021 года

Лариса! Благодарю Вас за продуктивный и содержательный семинар, тактично и лаконично продемонстрированный материал в 1С:Бухгалтерия, а также за ответы на интересующие вопросы. Успехов Вам!

При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы. На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами. Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.

Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов?
Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Операции, связанные с начислением и выплатой работнику заработной платы, из которой производится удержание, в данной консультации не рассматриваются.
Посмотреть ответ

Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. 137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

При несоблюдении указанных требований возврат средств возможен только в судебном порядке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для долгов, возникших по причине невозврата подотчетных средств, действует обычная продолжительность срока исковой давности (3 года), на протяжении которого работодатель может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности работника перед предприятием.

Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы. Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.09.09 г. №03-03-06/1/610.

ВАЖНО! При наличии заявления от подотчетного лица об удержании из его заработка долга по авансовому отчету разрешается направлять на возмещение сразу всю сумму задолженности.

Роструд в Письме от 26.09.2012 г. под №ПГ/7156-6-1 указал, что работодатель может произвести единоразовое удержание долга по подотчетным средствам, если это действие согласовано с работником. Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты.

ВАЖНО! Образец приказа об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм от КонсультантПлюс доступен по ссылке

При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. 138 ТК РФ.

Общая величина всех видов удержаний из начисляемой заработной платы не может превышать уровень 20% от дохода, в некоторых ситуациях допускается увеличение лимита до 50 или 70%.

При инициировании судебного разбирательства между подотчетным лицом и работодателем алгоритм действий такой:

до истечения срока исковой давности предприятие подает иск в судебные органы;
по окончании месячного срока, отводимого для урегулирования вопроса путем добровольного исполнения обязательств или издания распоряжения руководства об удержаниях, бухгалтерия должна показать в учете доначисление страховых взносов на сумму задолженности по подотчетным средствам;
при вступлении в силу судебного решения в пользу работодателя из суммы долга удерживается подоходный налог.

ЗАМЕТЬТЕ! Прощение долга оформляется приказом по предприятию.

Чтобы простить задолженность по подотчетным средствам, руководитель компании издает приказ. Альтернативный вариант: должник обращается с просьбой об аннулировании задолженности в форме заявления на имя директора предприятия, руководитель своей резолюцией на заявлении фиксирует решение о прощении долга. Дата списания обязательств с должника будет совпадать с датой резолюции или днем регистрации приказа. Этой датой должны быть произведены начисления по НДФЛ, налог перечисляется в бюджет в день фактического удержания сумм или на следующие сутки.

При наличии задолженности по подотчетным средствам за уволенным работником после окончания периода исковой давности организация вправе перевести сумму долга в разряд безнадежных задолженностей. После этого можно произвести списание в затраты по правилам п. 14.3 ПБУ 10/99.

Бухгалтерский и налоговый учет

Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

сотрудником добровольно были возвращены средства;
сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

через расходование части резерва сомнительных долгов;
через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Нюансы налогового учета

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции. Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия. Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете налога на прибыль, ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении УСН (с любым видом объекта налогообложения) или ЕНВД списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Счета, проводки

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете. При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к недостачам. Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом. Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);
Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.

Читайте также: