В подотчете у директора большая сумма что делать при усн

Опубликовано: 22.04.2024

Как грамотно обнулить подотчет директора?
Способ 1. Начисление дивидендов
Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора
Способ 3. Начисление материальной помощи
Способ 4. Договор займа
Способ 5. Личные расходы директора
Итоги

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% + 5,1% + 2,9% + 0,2%]).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Подробнее о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять : организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета : после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Выделение НДФЛ с дивидендов

Выплата дивидендов (фиктивная)

= 700 000 – 91 000

Сумма налогов и взносов к уплате : 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет : при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Уплата компенсации (фиктивная)

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет : размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять : ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Процедура обнуления подотчета : сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Начисление материальной помощи

Выделение НДФЛ из суммы матпомощи

= (700 000 – 4 000) × 13%

Выплата материальной помощи (фиктивная)

Начисление страховых взносов

= (700 000 – 4 000) × 30,2%

Уплата НДФЛ и взносов

= 90 480 + 210 192

Сумма налогов и взносов к уплате : 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Совет : ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:

Как отразить материальную помощь в отчетности, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Способ 4. Договор займа

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Выдача займа (фиктивная)

Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)

= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)

Уплата НДФЛ за месяц

Сумма налогов и взносов к уплате : 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет : злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Отражение расходов на основании авансового отчета

10, 20, 26, 41, 44, 91

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Как замаскировать личные траты директора под расходы компании, пошагово разъяснено в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация является субъектом малого предпринимательства. За несколько лет в подотчете у директора (он же учредитель) накопилось несколько миллионов рублей.
Как можно уменьшить подотчет? Какие налоговые последствия возможны в данной ситуации?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В сложившейся ситуации сумма невозвращенного долга, возникшего из выданных под отчет денежных средств, подлежит обложению НДФЛ.
Кроме того, в данной ситуации велик риск доначисления страховых взносов в связи с несвоевременным возвратом подотчетных сумм.
Организация вправе принять решение о прощении долга по подотчетным суммам.

Обоснование позиции:
В настоящее время на территории РФ порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
В соответствии с п.п. 5, 6.3 Указания N 3210-У наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, могут быть выданы под отчёт работнику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера.
Пунктом 6.3 Указания N 3210-У установлено, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.
При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).
Специалисты Минфина России в письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 пояснили, что поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).
Кроме того, организация вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу (ст. 415 ГК РФ).
Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, ст. 15.1 КоАП РФ не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности). Смотрите дополнительно постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 N 09АП-10884/13, от 31.01.2013 N 09АП-34612/12.

НДФЛ

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).
Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Президиум ВАС РФ в постановлении от 03.02.2009 N 11714/08 (далее - Постановление N 11714/08) указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5.
Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.
При этом при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды исходят из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.
Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ.
Из вопроса можно понять, что в данной ситуации у организации отсутствует документальное подтверждение производственной направленности полученных директором под отчет денежных средств. В этом случае, по нашему мнению, велик риск переквалификации рассматриваемых сумм в доход, подлежащий обложению НДФЛ. Смотрите также постановления АС Уральского округа от 21.10.2015 N Ф09-7527/15, ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 N Ф07-3694/2014.
В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами 23 и 25 НК РФ (ст. 41 НК РФ). При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, то есть у физлица возникает экономическая выгода и, соответственно, доход в размере суммы прощенной задолженности.

Страховые взносы

По мнению специалистов Минтруда России и ФСС, в случае, если подотчетное лицо не отчиталось в срок, установленный п. 6.3 Указаний N 3210-У, и работодатель принял решение не удерживать сумму задолженности из заработной платы в соответствии со ст. 137 ТК РФ, то такие выплаты рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов. Смотрите письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609 и п. 5 приложения к письму ФСС от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250.
Суды в этом вопросе придерживаются иной точки зрения. Это подтверждает, в частности, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.07.2013 N Ф01-9880/13 (определением ВАС РФ от 12.09.2013 N ВАС-12172/13 в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра отказано), в котором рассматривалась правомерность начисления ПФР страховых взносов на сумму задолженности бывшего работника по выданным ему под отчет денежным средствам. Поскольку работник был уволен, а подотчетные средства не были возвращены и авансовые отчеты не были представлены, ПФР посчитал, что выданные работнику денежные средства являются его доходом, на который организация должна была начислить страховые взносы.
Судьи сочли доводы ПФР необоснованными и поддержали выводы, сделанные в постановлении Первого арбитражного апелляционного суда от 11.04.2013 N 01АП-3952/12, о том, что суммы, полученные в подотчет на хозяйственные нужды организации, не соответствуют понятию дохода в смысле, придаваемом указанному понятию законодательством, поэтому они не подлежат учету в качестве базы для начисления страховых взносов, подчеркнув, что отсутствие подтверждающих документов о расходовании подотчетных средств или возврате их в кассу организации не свидетельствует о получении работником дохода.
Таким образом, в данной ситуации не исключаем, что при проверке правильности исчисления страховых взносов организации будут доначислены страховые взносы на подотчетные суммы, не возвращенные в кассу организации.
В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга, по мнению представителей ФСС, также подлежит обложению страховыми взносами. Об этом свидетельствует наличие судебной практики. Смотрите, например, постановление АС Волго-Вятского округа от 25.12.2015 N Ф01-5400/15. Отметим, что в указанном постановлении суд поддержал организацию и признал, что сумма прощенного долга не подлежит обложению страховыми взносами. Смотрите также постановления ФАС Северо-Западного округа от 17.03.2014 N Ф07-819/14, АС Уральского округа от 06.04.2015 N Ф09-3743/14, АС Поволжского округа от 07.05.2015 N Ф06-22902/15 и др. При этом обратите внимание, что в указанных постановлениях речь идет о прощении долга, возникшего из договора займа.
Также обращаем Ваше внимание, что если организация освобождает физическое лицо от возврата денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение. В соответствии со ст. 572 ГК РФ по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом. Как указал Президиум ВАС РФ в информационном письме от 21.12.2005 N 104, квалифицирующим признаком дарения является, согласно п. 1 ст. 572 ГК РФ, его безвозмездность. При этом гражданское законодательство исходит из презумпции возмездности договора (п. 3 ст. 423 ГК РФ). Поэтому прощение долга является дарением только в том случае, если судом будет установлено намерение кредитора освободить должника от обязанности по уплате долга в качестве дара.
Следует отметить, что в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает на основании ч. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ (смотрите также письма Минтруда России от 22.09.2015 N 17-3/В-473, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
- Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет;
- Примерная форма уведомления о прощении долга (подготовлено экспертами компании "Гарант");
- Энциклопедия решений. Обязательные страховые взносы на выплаты по трудовым договорам;
- Энциклопедия решений. НДФЛ при прощении долга физическому лицу;
- Энциклопедия решений. Выплаты, не относящиеся к объекту обложения страховыми взносами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже). Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа

Какие документы оформить

Погасить долг по подотчету дивидендами

Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13)

Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга. Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы

Протокол общего собрания участников (учредителей). Справка-расчет начисленных дивидендов

Переоформить долг по подотчету в заем

Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ

Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени

Выдать материальную помощь или денежный подарок

Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы, а от взносов вообще освобожден

Нельзя списать на расходы подарки и денежную помощь

Заявление. Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка)

Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование

Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ

На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании

Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ

Провести в учете личные расходы директора как расходы компании

Не нужно начислять НДФЛ и взносы. А расходы можно будет учесть при расчете налога на прибыль, конечно, если их обосновать

На проверке будет сложно доказать обоснованность личных расходов директора

Авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.)

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. А чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о негативных последствиях как для него самого, так и для компании (см. ниже.).

Чем незакрытый подотчет рискован для директора и компании

1. Накопившийся подотчет проверяющие сочтут личным доходом директора. Тогда налоговая начислит с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, директор взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). И это без учета пеней и штрафов. Конечно, доначисления можно оспорить. Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте?

2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины.

Погасить долг по подотчету дивидендами

Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г. №15-03-11/08–16893).

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г. №3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются. Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО.

Если у вас ООО. Можно оформить зачет дивидендов в счет долга по подотчету либо выдать их наличными, предварительно сняв их с расчетного счета.

Пример 1: Как зачесть дивиденды в счет долга по подотчету

Тогда проводки будут такими:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

266 000 руб. — начислены дивиденды Спиридонову;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

23 940 руб. (266 000 руб. x 9%) — удержан НДФЛ;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 71

180 000 руб. — зачтены дивиденды в счет долга по подотчетным средствам;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 51

62 060 руб. (266 000 – 23 940 – 180 000) — перечислена Спиридонову оставшаяся сумма дивидендов.

Если у вас АО. С 1 января 2014 года акционерные общества выплачивают дивиденды строго по безналичному расчету (п. 8 ст. 42 Федерального закона от26 декабря 1995г. №208-ФЗ). А это означает, что сначала понадобится перечислить деньги на банковскую карточку или расчетный счет директора, а затем он должен будет вернуть эти деньги компании, то есть погасить подотчетный долг.

Оформлять зачет и выдавать наличные, как в случае с ООО, рискованно. Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Переоформить долг по подотчету в заем

Для кого подходит: Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НКРФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.

Пример 2: Как долг по подотчету заменить на договор займа

Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:

Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51

92 000 руб. — выдан заем директору;

Дебет 51 Кредит 71

92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания №3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.

Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.

Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от11 октября 2012г. №ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

Выдать директору матпомощь или денежный подарок

Для кого подходит: Для любой компании.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы.

Материальная помощь. Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г. №17744/12 . Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если она и больше 4000 руб. Но эта точка зрения неизбежно приведет к спору с фондами.

Подарок. От НДФЛ освобождены подарки, стоимость которых составляет максимум 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НКРФ). Это правило распространяется и на подарки деньгами (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ).

Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от19мая 2010г. №1239–19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб., надо оформить письменным договором дарения. Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как обычная зарплата.

Ни матпомощь, ни подарки при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Проводки в обоих случаях будут такими:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73

начислены материальная помощь или подарок;

Дебет 73 Кредит 50

выданы материальная помощь или подарок.

Пользоваться имуществом директора за плату

Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора.

Еще один способ закрыть долг — взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно погашать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами она не облагается. При этом арендную плату в отличие от матпомощи и подарков можно списать в налоговые расходы.

Безопаснее, чтобы сумма, которую вы будете начислять директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.

Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ вообще не понадобится, как и платить взносы. Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, подпункт «и» пункта 2 части 1 Закона № 212-ФЗ. Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

В бухучете записи будут следующими:

Дебет 26 (44) Кредит 73

начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);

Дебет 73 Кредит 71

зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.

Провести в учете личные расходы директора

Для кого подходит: Для компаний, которые не боятся судебного разбирательства и риска проиграть спор.

Самый отважный способ. Вещи, которые директор приобрел лично для себя, можно отразить в учете как расходы компании. Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.

Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля. Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет.

Обратите внимание!

Подотчет директора-учредителя можно закрыть, периодически выплачивая ему дивиденды.
С директором можно оформить договор аренды машины. Из получаемых сумм он будет погашать подотчет.
Личные покупки директора можно учесть в расходах. Но на проверке надо будет доказывать их обоснованность.

портал для бухгалтеров

Как закрыть подотчетные суммы директора

31.05.2019
от автора admin

Как списать подотчет с директора

Выдать средства под отчет можно не только работнику, но и работодателю. При этом на практике выданные руководителю денежные средства не всегда возвращаются, а списывать бухгалтеру их надо.

Прежде всего, напомним процедуру выдачи наличных денежных средств под отчет. Так, согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания № 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Предельные размеры и сроки выдачи подотчетных сумм, в том числе для выдачи директору организации, законодательством не установлены.

Напомним, что до 01.06.2014 п. 4.4 Положения от 12.10.2011 № 373-П было предусмотрено, что выдача денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Однако теперь руководитель организации вправе вписать собственноручно сумму и срок выдачи денег под отчет либо поставить только подпись и дату. Отметим, что генеральный директор общества имеет особый правовой статус, он одновременно является руководителем организации и ее работником (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст.ст. 11, 16, 20, 273 ТК РФ) и, следовательно, может быть подотчетным лицом (п. 6.3 Указаний № 3210-У). При этом никаких исключений для составления заявления на выдачу денежных средств, в том числе в случаях, когда подотчетным лицом является сам руководитель организации, Указания № 3210-У не устанавливают.

Заявление подотчетного лица может выглядеть следующим образом:

Заявление о получении подотчетных средств.

Настоящим заявляю о необходимости получения мною под отчет суммы в размере
15 000 (пятнадцать тысяч) руб. на срок 20 (двадцать) календарных дней.

Для проведения наличных расчетов, связанных с осуществлением деятельности организации.

Генеральный директор ООО «Ромашка» Д А В Ы Д О В /Д. С. Давыдов/
15.07.2015

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
задолженность Д. С. Давыдова по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

15.07.2015 г. Главный бухгалтер: Г О Л У Б Е В А /О. У. Голубева/

Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указаний № 3210-У). В противном случае налоговые органы при обнаружении неправомерной выдачи денежных средств под отчет (по ранее выданным суммам директор еще не отчитался) могут оштрафовать компанию за нарушение Правил ведения кассовых операций по ст. 15.1 КоАП РФ. Аналогичные выводы содержатся и в арбитражной практике (например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрен штраф:

от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.

Кроме этого, в практике есть случаи, когда организация подверглась штрафным санкциям за то, что при выдаче наличных денежных средств под отчет по расходно-кассовым ордерам не составлялись письменные заявления подотчетного лица с указанием сроков представления авансового отчета по выданным суммам, также под отчет выдавались денежные средства, когда по полученным ранее суммам работник не отчитался и неизрасходованные деньги в кассу не внес (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Документальное подтверждение

В соответствии с п. 6.3 Указаний № 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Одновременно с этим вспомним положения ст. 346.16 НК РФ, согласно которой налогоплательщики, применяющие УСН, уменьшают полученные доходы на осуществленные ими обоснованные и документально подтвержденные расходы (ст. 252 НК РФ).

В письме ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@ рассмотрена ситуация подтверждения понесенных расходов одним лишь кассовым чеком, выданным продавцом. Налоговое ведомство отмечает, что кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждает лишь факт наличного денежного расчета между продавцом и покупателем (п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утв. постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470). Кроме этого, чек ККТ не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые перечислены в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 № 745:

наименование и ИНН организации;
заводской номер ККМ;
порядковый номер чека;
дата и время покупки или оказания услуги;
стоимость покупки или услуги;
признак фискального режима.

Если директор не отчитался по подотчетным средствам в установленный срок, то он становится должником организации. И до тех пор, пока за ним числится долг, он не получает никакой экономической выгоды, средства ему не принадлежат.

Помимо перечисленных в этом пункте реквизитов, в кассовом чеке могут присутствовать и другие сведения, предусмотренные техническими требованиями к ККТ либо обусловленные особенностями сферы ее применения (абз. 3 п. 4 Положения по применению ККМ). И, как мы видим, в данном перечне отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию. Кроме того, кассовый чек выдается не организации, а физическому лицу – сотруднику (директору) этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее директором, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов, подтверждающих факт оплаты, – чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру. Однако из всего вышесказанного налоговые органы делают вывод, что налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

Вместе с тем в письме УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 № 17-15/041152 сказано: если на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек. Следовательно, такой чек вполне может быть подтверждающим документом к авансовому отчету, а также основанием для оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.

Однако некоторые категории налогоплательщиков (продавцов) при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт вправе не применять ККТ, например «вмененщики».

Указанные лица вместо чека ККТ обязаны в момент оплаты товара, работы, услуги выдавать по требованию покупателя товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств. Перечень сведений, которые должны быть отражены в этом документе, утвержден п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ. В письме ФНС России от 14.09.2010 № ШС-37-3/11157, которое является обязательным для применения налоговыми органами, пояснила, что организация, которая приобрела за наличный расчет товар у поставщика – плательщика ЕНВД, вправе использовать для подтверждения своих расходов в целях налогообложения документ, оформленный в соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ.

Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату товара (работы, услуги).

Если документы утеряны

На практике также довольно часто встречаются ситуации, когда директор (подотчетное лицо) теряет кассовые и товарные чеки. При возникновении такой ситуации, когда директор не смог представить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, у бухгалтера есть несколько путей: либо потребовать возврата выданной суммы и тем самым избежать уплаты каких-либо налогов, либо, если товарно-материальные ценности все же были приобретены, принять от директора авансовый отчет без подтверждающих документов. Рассмотрим, какие действия следует предпринять, если работодатель все-таки принял решение пойти по второму пути. В письме ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263 налоговое ведомство говорит, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных директором организации или работником, а также доказательств, подтверждающих оприходование организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ. Данный вывод также содержится в постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12. При этом до принятия указанных постановлений Президиума ВАС РФ практика по такого рода делам складывалась разнообразно. В частности, в постановлениях ФАС ПО от 01.04.2013 № А55-15647/2012, ФАС МО от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3, ФАС МО от 11.11.2009 № КА-А41/11723-09 решения налогового органа были признаны недействительными.

При отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также оприходование организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, указанные денежные средства исходя из ст. 210 НК РФ являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в базу по НДФЛ.

— Постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12.

Обратите внимание: у организаций, применяющих УСН с объектом налогообложения «доходы», на основании п. 1 ст. 346.18 НК РФ обязанность учитывать расходы отсутствует. Однако такие налогоплательщики в силу п. 5 ст. 346.11 НК РФ не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов. Следовательно, тот факт, что стоимость приобретенных директором товарно-материальных ценностей в силу применения организацией УСН не подлежит отнесению на расходы организации, не имеет значения для исчисления НДФЛ. Таким образом, определение дохода сотрудника, подлежащего обложению НДФЛ, исчисление, удержание и уплата данного налога производится организацией – налоговым агентом в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения. Поэтому если организация не хранит документы, подтверждающие расходы, то у подотчетного лица, получившего наличные денежные средства, возникает обязанность по уплате НДФЛ (письмо Минфина России от 31.10.2013 № 03-11-11/46739).

Удержание с заработной платы

Еще один способ погасить долг директора перед организацией за невозвращенные подотчетные суммы – это ст. 137 ТК РФ, в которой говорится: если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника (т. е. директора) соответствующей подотчетной суммы при условии, что директор не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если директор получает доходы от аренды

Также можно погасить долг директора перед организацией за счет компенсации или арендных платежей за использование личного имущества, например автомобиля. Рассмотрим, какой вариант предпочтительнее для организации. Прежде чем выплачивать компенсацию за использование имущества, нужно составить приложение к трудовому договору или двустороннее соглашение, акт передачи имущества и приказ о выплате компенсации директору. Компенсация за использование личного имущества – автомобиля директора – не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Причем даже если вы установите компенсацию в большем размере, чем определена законодательством, вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076.

Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Поскольку это компенсационная выплата работнику, а не оплата его труда, нормы законодательством установлены только в целях расчета единого налога при применении УСН. Отметим, чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы, должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества директору, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы конкретных расходов (письмо Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6). В частности, путевые листы, чеки на покупку ГСМ.

Что касается арендной платы, то с нее НДФЛ нужно исчислить, а страховые взносы – нет (ст. 226 и п. 5 ст. 346.11 НК РФ, п. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Следовательно, выплата компенсации может более предпочтительным вариантом – не придется считать НДФЛ. Однако если заключить договор аренды на автомобиль, арендную плату, как и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, ремонта, техобслуживания и т. д.), можно учесть при УСН полностью (пп.пп. 4 и 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В бухгалтерском учете приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет на основании авансового отчета в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов отражается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Следовательно, в бухгалтерском учете записи будут следующими:

Дебет	Кредит	Операция
26 (44)	73	Начислена компенсация за использование личного имущества директора (арендная плата)
73	71	Зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы

Отметим также, что подотчетные суммы, не возвращенные директором в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Как грамотно обнулить подотчет директора?

НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × ).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

before --> p, blockquote 1,0,0,0,0 -->

Многие компании грешат бесконечной выдачей под отчет денег своему директору или иному сотруднику высокой должности.

p, blockquote 2,0,0,0,0 -->

Делается это, как правило, для того, чтобы не сдавать сверхлимитные средства в банк, или для того, чтобы скрыть выдачу средств на собственные нужды собственнику фирмы, который обычно является и ее руководителем.

p, blockquote 3,0,0,0,0 -->

Однако такой бесконечный подотчет чреват неприятностями!

Что такое бесконечный подотчет

Эту операцию проводят многие бухгалтеры. И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании.

adsp-pro-1 --> p, blockquote 5,0,0,0,0 -->

На следующий день, например, в его начале оформленная под отчет сумма «возвращается» из-под отчета, а в конце рабочего дня происходит снова списание некоторой суммы. И так каждый день. Это и называется бесконечным подотчетом.

Могут ли за это наказать?

Прежде всего, стоит напомнить, что своим пунктом 1 статья 15.1 КоАП РФ наказывает обычную организацию только за:

за расчеты наличными средствами с другими организациями или предпринимателями в суммах, превышающих установленный Указанием Банка РФ №3073-У от 07.1013г. лимит наличных расчетов – т.е. 100 тысяч рублей (в валюте РФ) и сумму, эквивалентную 100 тыс.рублей, если расчеты производятся в иностранной валюте. При этом следует иметь в виду, что данный лимит распространяется на расчеты по любым гражданско-правовым договорам, заключенным между организациями и (или) предпринимателями;

за полное или частичное неоприходование в кассу наличных денег, причем, любых, а не только выручки;

за нарушение порядка хранения свободных денежных средств. Согласно абз.7 п.2 Указания Банка России №3210-У от 11.03.14г. под свободными денежными средствами понимаются наличные деньги, которые превышают установленный предприятием кассовый лимит и фактически находятся в кассе. И храниться такие средства должны только на банковском счете;

за накопление наличных денег в кассе сверх установленного на предприятии кассового лимита. Исключение составляют накопления денежных средств в те дни, когда производится выплата зарплаты, стипендий и иных вознаграждений, которые относятся к фонду оплаты труда (согласно методологии, используемой для заполнения форм статистического наблюдения), и когда выплачиваются средства социального характера. В эти дни, когда абз.8 п.2 Указания №3210-У допускается превышение в кассе ее лимита, включают и день снятия наличности со счета в банке для осуществления указанных выплат. Кроме того, допускается хранение денег сверх лимита в кассе в нерабочие праздничные и выходные дни, но только в том случае, если организации и предприниматели в эти дни ведут кассовые операции.

p, blockquote 7,0,0,0,0 -->

В числе выше указанных нарушений нет ответственности за нарушения правил выдачи подотчетных средств.

p, blockquote 8,0,0,0,0 -->

В частности, это подтверждается выводами, сделанными в Постановлении от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013.

p, blockquote 10,0,0,0,0 -->

Суть рассматриваемого в этом Постановлении вопроса заключалась в том, что предприятие периодически выдавало под отчет своему руководителю денежные средства, которые превышали установленный кассовый лимит. Руководитель компании не предоставлял отчета по ранее полученным им подотчетным средствам.

p, blockquote 11,0,0,0,0 -->

Налоговая инспекция посчитала такое поведение, подпадающим под статью 15.1 КоАП РФ. Но суд выразил мнение, что в действиях руководителя компании есть нарушения только в порядке выдачи наличных денег под отчет, но нет нарушений, какие предусмотрены п.1 ст.15.1 КоАП РФ, т.е. нет оснований считать, что таким образом предприятие накапливало деньги сверх лимита и нарушало порядок хранения свободных денежных средств.

p, blockquote 12,0,0,0,0 -->

Более того, Суд сделал вывод, что свободными наличные средства являются до того момента, пока они не выданы под отчет уполномоченному лицу на цели деятельности компании.

adsp-pro-6 --> p, blockquote 13,0,0,0,0 -->

Таким образом, после выдачи этих средств под отчет статус «свободных» они теряют, а значит, именно на эти суммы не распространяется обязательство хранить их на банковском счете компании и не распространяется наказание, предусмотренное п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

p, blockquote 14,0,0,0,0 -->

Однако рано радоваться. Суд в рассмотренном Постановлении отказал налоговой инспекции только потому, что она вменила нарушение в виде накопления сверхлимитных средств путем выдачи бесконечного подотчета, а фактически доказывала отсутствие у предприятия права на выдачу его руководителю денег под отчет без предоставления отчета по ранее уже выданным суммам.

p, blockquote 15,0,0,0,0 -->

Но есть решения и в пользу налогового органа. Например, Решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013. В этом случае тоже был выявлен бесконечный подотчет, т.е. руководитель компании сдавал подотчетные деньги в кассу и тут же получал их в большей сумме снова под отчет. Указанные операции оформлялись приходными и расходными кассовыми документами.

p, blockquote 16,0,0,0,0 -->

Налоговый орган сделал вывод, что предприятие нарушает порядок хранения свободных денежных средств. И суд этот вывод поддержал, сославшись на то, что:

наличные средства, выдаваемые под отчет, не расходовались, в том числе и на нужды, перечисленные в Указании №3073-У Банка России;
руководитель компании не сдавал авансовых отчетов, из которых был бы виден сам факт расхода средства и их целевое или нецелевое использование;
денежные средства «покидали» кассу на незначительный промежуток времени и возвращались обратно в полном объеме.

p, blockquote 17,0,0,0,0 -->

p, blockquote 18,0,1,0,0 -->

Таким образом, руководитель компании, по мнению суда, при оформлении сверхлимитного остатка денег, как выданного под отчет на хозяйственные нужды, действовал фиктивно и фактически подменил собой кредитную организацию, храня свободные денежные средства (т.е. сверхлимитные) у себя. Как итог – компания и ее директор были наказаны на основании п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

p, blockquote 19,0,0,0,0 -->

p, blockquote 20,0,0,0,0 -->

Почему не наказывают предпринимателей за подобные правонарушения? Потому что они их не допускают: в отличие от юридического лица предприниматель может списать на собственные нужды в конце дня всю наличность из кассы до копейки! И ему не нужно оформлять бесконечный подотчет. Тем более, Указание Банка России №3073-У даже лимита не предусматривает при выдаче наличности предпринимателю для личных целей.

Что в этом видит налоговая инспекция?

Как только при проверке порядка ведения кассовых операций налоговая инспекция видит выдачу средств руководителю компании под отчет и возвращение этих денег через день-два в кассу предприятия, то считается – таким образом предприятие хранит сверхлимитную наличность.

p, blockquote 22,0,0,0,0 -->

Свои доводы налоговики строят, исходя из того, что:

деньги не расходуются совсем, в том числе и на нужды предприятия;
авансовый отчет не сдается;
в заявлении на получение средств из кассы (если данное заявление есть вообще) указывается фиктивная цель. И само заявление нужно лишь для формального соблюдения требований Указания Банка РФ №3210-У.

p, blockquote 23,0,0,0,0 -->

И даже если будет сдаваться нулевой авансовый отчет, налоговый орган будет делать упор на отсутствие фактического расхода подотчетных денег. Именно этот факт послужит главным доказательством подмены действиями руководителя компании обязанности предприятия хранить сверхлимитные деньги на банковском счете.

p, blockquote 24,0,0,0,0 -->

p, blockquote 25,0,0,0,0 -->

Особенно, если под отчет «выдается» несколько десятков или сотен тысяч рублей, и эта сумма от раза к разу увеличивается. В итоге, сразу видно, что вся процедура по возвращению и последующей выдаче наличности под отчет является фиктивной!

p, blockquote 26,0,0,0,0 -->

p, blockquote 27,0,0,0,0 -->

Более того, налоговый орган может поставить под сомнение фактическое наличие указанных средств. Ведь очень часто, чтобы не платить лишних налогов с доходов учредителей, выплату дивидендов им прячут за выдачей бесконечного подотчета.

p, blockquote 28,0,0,0,0 -->

Кроме того, налоговики при выездной проверке солидные подотчетные суммы, которые руководитель компании вообще не тратит, могут посчитать его доходом со всеми вытекающими отсюда проблемами. Т.е. исчислить с этой суммы НДФЛ! Тем более, есть судебная практика, которая выступает на стороне налоговых органов.

p, blockquote 29,0,0,0,0 -->

Так же могут поступить и представители внебюджетных фондов при проведении своей проверки – начислить страховые взносы на эти суммы.

p, blockquote 30,0,0,0,0 -->

Как избежать таких проблем? Прежде всего, нужно найти способ, чтобы обнулить уже имеющийся бесконечный подотчет и изыскать возможность вообще его избежать, используя совсем другие операции.

Как можно погасить бесконечный подотчет

Не устанавливать лимит кассы

Малые предприятия на основании абз.10 п.2 Указания Банка РФ №3210-У вправе не устанавливать лимит кассы – и хранить у себя в кассе сколько угодно наличных денег и самостоятельно принимать решение о необходимости их сдачи на расчетный счет.

p, blockquote 32,0,0,0,0 -->

Для этого достаточно издать приказ, где следует заявить об отмене (!) лимита (а не о том, что он равен «0»). Без этого документа налоговый орган будет считать лимит нулевым, а любое его превышение даже на 1 копейку признавать нарушением, которое должно наказываться по ст.15.1 КоАП РФ. И тогда можно «грешить» бесконечным подотчетом, но все-таки не злоупотреблять им!

p, blockquote 33,0,0,0,0 -->

Предприниматель тоже может отменить лимит. Но ему гораздо проще поступить иначе: он может в конце каждого рабочего дня полностью обнулять остаток наличности в кассе, забирая ее для личных нужд. И это не запрещено. Более того, даже не предусматривается ограничений по сумме, но при условии, что в расходном кассовом ордере будет стоять «на личные нужды».

Оформить договор беспроцентного займа

Можно, например, оформить договор беспроцентного займа. Такой вариант подходит только для организаций. Данная операция позволит закрыть долг по подотчетным суммам руководителя компании.

p, blockquote 35,0,0,0,0 -->

Но тут есть свои минусы:

у сотрудника при беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах (пп.1 п.1 статьи 212 Налогового Кодекса РФ). А это облагается 35% НДФЛ;
чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. Но тогда у предприятия возникнет налогооблагаемый доход;
более того, заем только отодвинет решение проблемы с бесконечным подотчетом – ведь заем все равно когда-то нужно будет вернуть.

p, blockquote 36,1,0,0,0 -->

Стоит напомнить, что согласно Указанию Банка РФ №3073-У выдачу займов можно производить только из тех средств, которые сняты для этого с расчетного счета. Поэтому, чтобы не платить лишние деньги, оформляют только записи на бумаге в виде зачета:

p, blockquote 37,0,0,0,0 -->

Д сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Предоставленные займы» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — произведено покрытие задолженности по подотчетным средствам договором займа, оформленного с должником.

adsp-pro-2 --> p, blockquote 38,0,0,0,0 -->

На самом деле долг по подотчетной сумме просто меняет свою форму. Но сначала нужно чтобы подотчетная сумма была признана предприятием и самим должником задолженностью. Для этого следует оформить акт сверки и подписать его.

p, blockquote 39,0,0,0,0 -->

Кроме того, потребуется письменное согласие сотрудника на зачет между обязательствами. Ведь фактического получения займа не было, как и не было его внесения в кассу предприятия для гашения долга по другому обязательству.

p, blockquote 40,0,0,0,0 -->

И как только закрыт долг по подотчетным средствам, не стоит бояться раздувания документооборота: нужно сделать еще один акт сверки с закрытым долгом по счету 71, который должен подписать должник. Кроме того, с возобновлением бесконечного подотчета стоит подождать, пока не закрыт заем.

Признать за подотчетным лицом долг

Есть еще один вариант обнуления бесконечного подотчета: организация может признать за подотчетным лицом долг и письменно истребовать его. В этом случае само подотчетное лицо должно согласиться с этим долгом и заключить соглашение с предприятием о постепенном погашении данной задолженности из его зарплаты.

p, blockquote 42,0,0,0,0 -->

Тем более это позволяет сделать статья 248 Трудового Кодекса РФ. В этом случае разрешается даже установить рассрочку в погашении долга при наличии согласия между должником и организацией.

p, blockquote 43,0,0,0,0 -->

Что это дает? Во-первых, это делает бесконечный подотчет безопасным, поскольку он официально признается задолженностью. Во-вторых, эта сумма постепенно возвращается на предприятие и не облагается никакими налогами и взносами.

p, blockquote 44,0,0,0,0 -->

Но снова выдать бесконечный подотчет, пока не будет погашен прежний «долг», не стоит. Кроме того, подотчетному лицу придется смириться с некоторыми потерями из его заработка.

p, blockquote 45,0,0,0,0 -->

А можно поступить иначе: простить долг и списать его. Но тогда у подотчетного лица возникнет налогооблагаемый доход по НДФЛ в размере всего бесконечного подотчета, который числится за ним. И со всей этой суммы придется взыскать 13% НДФЛ (п.1 ст.224 НК РФ).

p, blockquote 46,0,0,0,0 -->

Кроме того, придется на сумму прощенного предприятием долга начислить и страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития РФ от 17.05.10г. №1212–19).

p, blockquote 47,0,0,0,0 -->

Кроме того, прощенный сотруднику долг организация не сможет:

признать безнадежным;
и списать его на внереализационные расходы!

h3 4,0,0,0,0 -->

Заключить договор аренды имущества сотрудника

Можно оформить договор аренды имущества сотрудника, чтобы потом «на бумаге» или фактически погасить с помощью этих денег бесконечный подотчет. Арендная плата будет облагаться 13% НДФЛ, но не страховыми взносами. Более того, эти платежи пойдут в расходы предприятия.

p, blockquote 49,0,0,0,0 -->

Но нужно только, чтобы имущество было в наличии, было передано по акту предприятию и принято им на забалансовый учет на счет 001 «Арендованные основные средства», а сумма аренды не должна превышать текущую рыночную.

p, blockquote 50,0,0,0,0 -->

Арендные платежи позволят постепенно закрыть бесконечный подотчет:

p, blockquote 51,0,0,0,0 -->

Д сч. 001 – принято арендуемое у сотрудника имущество на забалансовый учет;

p, blockquote 52,0,0,0,0 -->

Д сч. 26 «Общехозяйственные расходы» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражены ежемесячные начисления арендной платы (если имущество арендуется у руководителя компании),

p, blockquote 53,0,0,0,0 -->

p, blockquote 54,0,0,1,0 -->

Д сч. 97 «Расходы будущих периодов» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражена годовая арендная плата. Данная сумма потом ежемесячно будет списываться на расходы в размере 1/12;

p, blockquote 55,0,0,0,0 -->

Д сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 51 «Расчетные счета», 50 «Касса» — если производятся фактические выплаты. Но нужно помнить: если арендуется недвижимое имущество у сотрудника, то платить по этому договору наличными деньгами можно только, если они сняты с расчетного счета. Из наличной выручки нельзя!

p, blockquote 56,0,0,0,0 -->

И далее из этих денег производится гашение долга по подотчетным суммам, оформленное приходным ордером с формулировкой «Гашение долга по подотчетным средствам». А если производится сразу зачет арендных платежей и долга по подотчетным суммам, минуя кассу и расчетный счет, то ежемесячно делается следующая проводка:

p, blockquote 57,0,0,0,0 -->

Д сч.73 субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

p, blockquote 58,0,0,0,0 -->

p, blockquote 59,0,0,0,0 -->

В этом случае не лишним будет периодически составлять и подписывать с должником акт сверки по счету 71, где будет отражаться постепенное гашение подотчетной суммы.

p, blockquote 60,0,0,0,0 -->

Выплата компенсации сотруднику за автомобиль

Вместо аренды можно оформить выплату компенсации сотруднику за использованный им в интересах предприятия свой автомобиль. Для этого потребуется соглашение о выплате компенсации и соответствующий приказ.

p, blockquote 62,0,0,0,0 -->

Данный вариант обнуления бесконечного подотчета возможен только, если у сотрудника есть автомобиль. Тогда выплачиваемая компенсация в пределах норм не будет облагаться НДФЛ (п.3 ст.217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. «и» части 2 п.1 ст.9 Федерального закона №212-ФЗ от 24.07.09г. «О страховых взносах»).

p, blockquote 63,0,0,0,0 -->

Правда, величина необлагаемого лимита компенсации не так уж значительна, в частности, при использовании легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см включительно в месяц положена компенсация в размере 1200 рублей (Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.02г.).

p, blockquote 64,0,0,0,0 -->

Можете посмотреть образец заявления на выдачу денежных средств в подотчет директору и прочитать пояснения.

p, blockquote 65,0,0,0,0 -->

Из чего складываются затраты на открытие кофейни.

p, blockquote 66,0,0,0,0 -->

p, blockquote 67,0,0,0,0 -->

Видео — подотчет или как вытащить наличку из своей фирмы:

p, blockquote 69,0,0,0,0 -->

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

p, blockquote 71,0,0,0,0 -->

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать - ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 72,0,0,0,1 -->

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей - ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Читайте также: