Командировочные расходы при усн доходы минус расходы в 2021 году

Опубликовано: 02.05.2024

Документально командировки своих работников плательщики налога на прибыль и фирмы, которые применяют УСН, оформляют в едином порядке. Даже порядок налогового учета командировочных расходов у таких компаний практически совпадает. Но все же у фирм на "упрощенке" есть свои особенности учета расходов, о которых не следует забывать.

Для подтверждения командировочных расходов компаниям, которые применяют УСН, следует уделить особое внимание оформлению документов. Это касается и тех фирм, которые находятся на "упрощенке" с объектом налогообложения "доходы" — в противном случае есть риск, что на суммы возмещаемых работникам расходов придется начислить страховые взносы во внебюджетные фонды, а также удержать с этих сумм НДФЛ.

Оформляем документы

Для оформления служебных командировок предусмотрены унифицированные бланки документов, обязательные к применению всеми компаниями 1 . О том, как заполнить эти формы, а также об особенностях, которые следует учесть при направлении работника в командировку, сказано в постановлении Правительства РФ 2 . Также командировкам посвящено несколько статей Трудового кодекса 3 — в них говорится о гарантиях, которые работодатель обязан предоставить своим командированным работникам. При направлении своего работника в командировку фирма должна оформить следующие документы.

1. Приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а).

2. Командировочное удостоверение (форма Т-10).

Этот документ оформляется на основании приказа Т-9 или Т-9а и необходим для подтверждения срока пребывания работника в командировке — в нем проставляются отметки о дате приезда в пункт назначения и дате отъезда. Командировочное удостоверение не оформляется для служебных поездок в страны дальнего зарубежья (при посещении которых в загранпаспорте работника делается отметка о пересечении государственной границы).

3. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а).

Этот документ подтверждает служебный характер поездки. В нем должна быть указана цель командировки. Обратите внимание, что из перечисленных документов для подтверждения командировочных расходов в налоговом учете необходимо наличие лишь командировочного удостоверения. Приказ о направлении работника в командировку и служебное задание для подтверждения расходов не нужны 4 .

Какие расходы нужно возместить работнику?

После возвращения из командировки работник в течение 3 рабочих дней представляет в бухгалтерию авансовый отчет (по форме АО-1), к которому прикладывает документы, подтверждающие расходы, и отчет о выполненной работе.
Перечень командировочных расходов, которые фирма обязана возместить своему работнику, установлен Трудовым кодексом 5 и включает расходы по проезду, найму жилого помещения и суточные. Решение о возмещении остальных расходов, связанных с командировкой, например услуг связи или каких-либо бытовых услуг, каждая компания принимает самостоятельно.
В любом случае перечень и размер возмещаемых расходов по командировке должен быть установлен внутренним нормативным документом фирмы. Например, таким документом может быть коллективный договор или положение о командировках.

Как отразить расходы в налоговом учете?

У компаний, которые применяют УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", командировочные расходы уменьшают налогооблагаемую базу.

Формулировка подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса полностью дублирует подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса, в котором говорится о командировочных расходах фирм — плательщиков налога на прибыль. Обратите внимание, что перечень и размер этих расходов налоговым законодательством не ограничен. Главное, чтобы они были документально подтверждены и экономически обоснованы.
То есть командировочные расходы отражаются в налоговом учете компаний на "упрощенке" в том же порядке, что и у плательщиков налога на прибыль, а датой их признания будет являться дата утверждения авансового отчета.
Однако в отличие от плательщиков налога на прибыль фирмы, которые применяют УСН, все расходы должны учитывать кассовым методом, то есть в момент их фактической оплаты 6 . Поэтому на дату утверждения авансового отчета "упрощенцы" смогут учесть лишь расходы, оплаченные из аванса, который был выдан работнику перед командировкой. Если же работник, находясь в командировке, допустил перерасход, та часть расходов, которая приходится на этот перерасход, учитывается на дату его возмещения работнику.

Пример
В 2010 г. ООО "Рассвет" применяет УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы".
12 июля сотрудник этой фирмы Семенов А.С. получил аванс на командировочные расходы в сумме 27 000 руб. и в тот же день отправился в командировку. 23 июля он вернулся и сдал в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 29 000 руб., который утвердили 28 июля. Перерасход в сумме 2000 руб. Семенову А.С. вернули 3 августа.
Таким образом, бухгалтер ООО "Рассвет" в книге учета доходов и расходов за июль 2010 г. отразит лишь часть командировочных расходов в сумме 27 000 руб. (на дату утверждения авансового отчета), а часть, приходящуюся на перерасход, в сумме 2000 руб. включит в расходы в августе (на дату возмещения работнику).

Обратите внимание, что на дату выдачи работнику аванса у компании, применяющей УСН, расхода не возникает. Соответственно, если командированный работник не использовал часть аванса и вернул его в кассу организации, эта сумма не будет являться налогооблагаемым доходом.

На что стоит обратить внимание

Суточные
Начиная с 2009 года суточные учитываются в расходах для целей налогообложения в полном объеме. Главное, чтобы их размер был утвержден каким-нибудь внутренним нормативным документом фирмы. Для подтверждения этих расходов необходимо командировочное удостоверение, оформленное должным образом 7 . Стоит учесть и то, что для целей исчисления НДФЛ суточные все еще нормируются: суммы, которые превышают установленный Налоговым кодексом лимит (для командировок по России — 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок — 2500 руб.), должны облагаться НДФЛ 8 .

Проезд
Если работник ездил в командировку по электронным билетам, то помимо документов об оплате оправдательными документами, подтверждающими сам факт поездки, будут являться:

для железнодорожных билетов — распечатка электронного билета на бумажном носителе, а также документы, которые косвенно связаны с этой поездкой — командировочное удостоверение с необходимыми отметками, документы о проживании в месте назначения и т. д. 9
для авиабилетов — распечатка электронного авиабилета на бумажном носителе и посадочный талон, подтверждающий перелет по этому маршруту. Если авиабилет выписан на иностранном языке, нужно сделать еще и перевод необходимых реквизитов, позволяющих идентифицировать этот авиабилет и подтвердить его стоимость, — ФИО пассажира, направления, номера рейса, даты вылета, стоимости билета. Этот перевод компания может сделать самостоятельно, без привлечения профессионального переводчика 10 .

Законом предусмотрено, что расходы на проезд также включают сбор за обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, плату за оформление проездных документов и выдачу постельных принадлежностей в поездах, поэтому они полностью учитываются для целей налогообложения 11 .
Другие сервисные сборы также могут быть учтены для целей налогообложения, но только если они включены в стоимость билетов 12 .

Такси
Если у командированного работника была необходимость воспользоваться услугами такси, то их стоимость также можно учесть в расходах 13 .

Проживание
Расходы по найму жилья при проживании в гостинице могут подтверждаться бланками строгой отчетности (БСО), которые гостиницы имеют право разрабатывать самостоятельно. Главное, чтобы такой БСО содержал все необходимые реквизиты 14 :
а) наименование документа, шестизначный номер и серию;
б) наименование и организационно-правовую форму — для организации; фамилию, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
з) дату осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
В случае отсутствия БСО расходы на проживание подтверждаются чеками ККТ и документами, где указано, что оплата была произведена именно за услуги по проживанию (например, счет или счет-фактура).

Автор статьи:
М.В. Кузьмина,
эксперт журнала

Экспертиза статьи:
Е.В. Мельникова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

1 пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
2 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
3 ст. 166—168 ТК РФ
4 письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890
5 ст. 168 ТК РФ
6 п. 2 ст. 346.17 НК РФ
7 письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206
8 п. 3 ст. 217 НК РФ
9 письмо Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23
10 письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168
11 п. 12 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749; письмо Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51
12 письма Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823, от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93
13 письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82, от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162
14 п. 3 Порядка, утв. пост. Правительства РФ от 06.05.2008 N 359; письмо Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666

Не всегда бухгалтеры успевают самостоятельно отслеживать все изменения по всем темам, и держать «все в памяти» совсем непросто. Мы подготовили небольшую шпаргалку о том, что важно знать о командировках в 2021 году.

В 2021 году командировочные удостоверения не выписывают, их отменили несколько лет тому назад. Сейчас фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Для направления работника в командировку достаточно оформить приказ директора и подготовить авансовый отчет о командировке, который и будет подтверждать даты начала и окончания командировки.

Но организация вправе по своему желанию оформлять командировочные удостоверения. Бланк можно разработать самостоятельно или использовать ранее действовавшую форму Т-10.

Суточные в командировках в 2021 году по стране и за рубеж

Статьей 217 НК РФ установлен максимальный размер суточных.

Размеры суточных:

Для командировок по России - 700 руб. в день.
Для командировок за рубеж - 2 500 руб. в день.

Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.

Чаще всего в организациях устанавливают повышенные суточные директору предприятия. Это может быть связано с дополнительными представительскими расходами и другими расходами на переговоры.

Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить:

НДФЛ;
страховые взносы (кроме взносов на травматизм).

Суточные в размере, установленном в вашей организации:

полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Оформляем командировку

Небольшая сложность может возникать при определении точного количества дней в командировке. Но это задача уже решена.

В бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера» есть специальный алгоритм, упрощающий решение задачи: Как считать количество дней суточных при командировках

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата. Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере (ст. 153 ТК РФ).

Алгоритм действий при оформлении командировки

беременных женщин;
работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).

женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
работников, осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Никаких ограничений по продолжительности командировок нет, но от этого может зависеть, положены ли командированному суточные. Для однодневных командировок по России суточные не предусмотрены.

3. Выдайте суточные.

Чтобы выдать командированному работнику наличные деньги на командировку, заявление на выдачу подотчетных средств на командировочные расходы с него брать не нужно - достаточно приказа руководителя.

4. День отъезда в командировку отметьте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом К.

Количество отработанных часов указывать не нужно.

5. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1).

К отчету прилагаются все подтверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Отчет по командировке в 2021 году

Отчет по командировке содержит:

авансовый отчет;
документы, подтверждающие расходы на проживание;
документы, подтверждающие расходы на проезд;
документы, подтверждающие иные расходы.

Подтверждать документами траты суточных не нужно (см. письмо Минфина от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711).

Если по каким-то причинам работник после командировки не сможет представить документы об оплате дороги и проживания, нужно оформить служебную записку.

Если работник отправится в командировку на своей машине, он может приложить к авансовому отчеты служебную записку и чеки на бензин.

Если командированный работник воспользуется служебным автомобилем, нужно оформлять путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки.

Если работник к месту командирования летит на самолете, первый день командировки в целях подсчета количества дней суточных определяется в зависимости от времени вылета самолета, указанного в авиабилете.

Однодневная командировка

Для командировки одним днем туда и обратно, если при этом граница России не пересекается, суточные не предусмотрены.

Для командировки продолжительностью один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Итоги

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
оплата за проживание в гостинице;
суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание - платить ли работнику суточные за дни в пути?».

другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН "доходы минус расходы"».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой: эта норма регулируется ст. 167 ТК РФ.

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных?

Разберемся в терминах:

Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей: проживания и проезда. За эти расходы работник должен отчитаться и подтвердить их документально (подойдут квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда относятся любые платежи, не согласованные с работодателем заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты не нужно.

Законом установлено, что возмещение расходов должно производиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. И хотя единых правил о сроках выплаты не существует, компания может установить их самостоятельно и закрепить во внутренних актах. Например, в положении о командировках допустимо указать не только период, но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или переводом на банковскую карту.

Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый день пребывания в деловой поездке — включая праздники и выходные дни.

Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы не требуют документального подтверждения — в отличие от командировочных. Соответственно, работник вообще не должен аргументировать второстепенные траты, который совершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.

Размер суточных в командировках по России и за границу

Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:

до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:

оформление виз и загранпаспорта
консульские и аэропортовые сборы
оплата въезда или транзита для автотранспорта
оформление страхового медицинского полиса
другие обязательные платежи

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама нормировать суточные и определять сумму, начисляемую работникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:

за все будние дни в командировке
за выходные и государственные праздники
за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, сюда же относятся периоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.

Нормы суточных в 2021 году

На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без изменений по сравнению с прошлым годом.

Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие: курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии со своими должностными обязанностями находятся на территории «курортных» регионов РФ более суток, выплачивается дополнительная компенсация.

Считают сбор по следующей формуле:

Количество дней проживания, за исключением дня заезда
×
размер курортного сбора

Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Туту Командировки — удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок. Подробнее

Читайте также: