Учет форменной одежды при усн доходы минус расходы

Опубликовано: 13.05.2024

Представительство компании ГАРАНТ в г.Уфа и Республике Башкортостан.

Звоните нам:
(347) 292-49-12

Кодексы РФ
Конституция РФ
Формы, образцы, бланки

Мировые судьи г. Уфы и Республики Башкортостан
Налог на доходы физических лиц (новые формы 2-НДФЛ, 3-НДФЛ)
Налоговые инспекции г. Уфы и Республики Башкортостан
Нотариусы Республики Башкортостан
Таблица штрафов за нарушение ПДД
Управления ПФР по Республике Башкортостан

Учитываем форменную одежду при УСН по-новому

В отличие от специальной одежды предназначение форменной одежды состоит не в предотвращении или уменьшении воздействия на работников вредных или опасных производственных факторов и не в защите от загрязнения. Форменная одежда содержит информацию о принадлежности работника к конкретной компании, доводя ее до сведения потребителей.

Поэтому форма должна быть выполнена в единой цветовой гамме, может содержать товарный знак или логотип фирмы, ее символику. Причем наносят их непосредственно на одежду, так как информации на значке, галстуке, косынке или жилете будет недостаточно*(2).

Новый порядок учета форменной одежды

В своем недавнем письме *(3) финансовое ведомство ответило на вопрос: может ли компания на УСН с объектом «доходы минус расходы» учесть расходы на специальную форменную одежду при определении налоговой базы по УСН?

По общим правилам материальные расходы при УСН принимают в порядке, предусмотренном для учета материальных расходов при общей системе налогообложения*(4). К материальным расходам, в частности, относят затраты фирмы на приобретение спецодежды и другого имущества, не являющегося амортизируемым*(5).

Специальная форменная одежда, свидетельствующая о принадлежности работников к организации, не является спецодеждой и другими средствами индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренными законодательством Российской Федерации.

В то же время, по мнению специалистов финансового ведомства, расходы на форменную одежду, которую не передают в собственность работникам, можно учесть в составе материальных расходов в качестве расходов на приобретение другого имущества, не являющегося амортизируемым.

Аналогичную позицию изложил Минфин России еще в одном письме, однако применительно к общей системе налогообложения*(6).

Как же обстояла ситуация раньше?

Ранее позиция Минфина России*(7) для компаний на УСН была иной. Если форменную одежду передавали в собственность работникам, то ее стоимость учитывали в составе расходов на оплату труда*(8). В остальных случаях стоимость форменной одежды, приобретенной компанией для своих сотрудников, не отражали в составе расходов, уменьшающих базу по «упрощенному» налогу. Даже в случае, если обязанность работодателя по оплате расходов на приобретение форменной одежды зафиксирована в трудовом или коллективном договоре.

Учитывать же стоимость форменной одежды в составе расходов на оплату труда или в составе материальных расходов, даже если она в собственность работникам не передается, чиновники разрешали фирмам на общей системе налогообложения. Главное, чтобы обязанность работодателя по оплате расходов на ее приобретение была зафиксирована в трудовом или коллективном договоре*(9).

Мнение чиновников суды не поддерживали. Рассматриваемые споры касаются налога на прибыль. Выводы в части экономической обоснованности затрат и их направленности на получение прибыли можно применить по аналогии и в упрощенной системе налогообложения. Поскольку компании, использующие УСН, учитывают свои расходы аналогично порядку, установленному главой 25 Налогового кодекса.

Так, ФАС Северо-Кавказского округа*(10) рассматривал ситуацию, при которой форменная одежда предоставлялась работникам бесплатно, не в собственность, а во временное пользование, что следует из бухгалтерской справки, подписанной главным бухгалтером. При таких обстоятельствах суд сделал вывод, что стоимость форменной одежды правомерно включена в расходы на оплату труда для целей обложения налогом на прибыль*(11).

Вместе с тем суд отметил, что положения статьи 255 Налогового кодекса не предусматривают передачу форменной одежды и обмундирования в собственность работников в целях включения ее стоимости в состав расходов. Из бухгалтерской справки следовало, что форменная одежда выдавалась работникам для персонального использования на постоянной основе в процессе выполнения ими производственных функций в течение всего периода сохранения трудовых отношений. Инспекторы не доказали, что работники оплачивали фирме стоимость одежды. Судьи установили, что расходы на приобретение форменной одежды произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. С учетом изложенного суд указал, что у компании имелись также основания для отнесения указанных затрат в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией*(12).

Как видим, суд не усмотрел в статье 255 Налогового кодекса условия о том, что для учета в составе расходов на оплату труда стоимости форменной одежды ее необходимо передавать в собственность работникам. Он сделал вывод о возможности ее учета в составе расходов на оплату труда. Кроме того, было отмечено, что учитывать стоимость форменной одежды можно и в составе прочих расходов.

Также ФАС Московского округа сделал в постановлении вывод о том, что затраты на форменную одежду для ЧОП являются производственными и их включают в расходы в целях налогообложения. Несмотря на то что законодательством не утверждены типовые нормы специальной форменной одежды для профессии охранников частных охранных предприятий*(13). Вывод был основан на том, что по условиям договоров с клиентами и внутренними документами работники охранного предприятия носят форменную одежду, которая закупается для сотрудников охраны, хранится на объекте и используется исключительно во время дежурства.

Заполнение книги учета доходов и расходов

Все «упрощенцы» обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов*(14).

Рассмотрим порядок оформления раздела 1 книги при новом и старом порядке учета расходов на форменную одежду на примере.

Пример
Организация занимается частной охранной деятельностью. В августе 2012 г. она приобрела, оплатила и передала сотрудникам во временное пользование форменную одежду на общую стоимость 20 000 руб.

При учете форменной одежды, не передаваемой в собственность работникам, при старом порядке фирма не смогла бы отнести ее стоимость в расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы при УСН, а значит, не отражала бы их в книге учета доходов и расходов.

*(1) письмо Минфина России от 18.07.2012 N 03-11-06/2/87
*(2) письмо Минфина России от 01.11.2005 N 03-03-04/2/99
*(3) письмо Минфина России от 18.07.2012 N 03-11-06/2/87
*(4) п. 2 ст. 346.16п. 2 ст. 346.16 НК РФ
*(5) подп. 3 п. 1 ст. 254подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ
*(6) письмо Минфина России от 19.07.2012 N 03-03-06/1/349
*(7) письмо Минфина России от 22.04.2008 N 03-11-04/2/75
*(8) п. 5 ст. 255п. 5 ст. 255 НК РФ
*(9) письма Минфина России от 05.07.2011 N 03-03-06/2/109от 05.07.2011 N 03-03-06/2/109 , от 09.02.2009 N 03-03-06/1/43от 09.02.2009 N 03-03-06/1/43 , УФНС России по г. Москве от 27.12.2007 N 20-12/124753
*(10) пост.пост. ФАС СКО от 14.04.2009 N А32-14095/2008-3/199
*(11) п. 5 ст. 255п. 5 ст. 255 НК РФ
*(12) подп. 49 п. 1 ст. 264подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ
*(13) пост.пост. ФАС МО от 05.03.2005, 04.03.2005 N КА-А41/1387-05
*(14) ст. 346.24ст. 346.24 НК РФ; приказ Минфина России от 31.12.2008 N 154н

Автор: Мария Кузнецова, аудитор аудиторской компании «Бетроен»

Порядок налогового учета расходов на форменную одежду при УСН претерпел изменения. Чиновники разрешили учитывать затраты на форменную одежду, которая не передается в собственность работников, в составе материальных расходов как затраты на приобретение другого имущества, не являющегося амортизируемым (письмо Минфина России от 18.07.2012 № 03-11-06/2/87). Нововведения рассмотрены в журнале «Актуальная бухгалтерия» 10, 2012.

Новый порядок учета форменной одежды

В своем недавнем письме (письмо Минфина России от 18.07.2012 № 03-11-06/2/87) финансовое ведомство ответило на вопрос: может ли компания на УСН с объектом «доходы минус расходы» учесть расходы на специальную форменную одежду при определении налоговой базы по УСН?

По общим правилам материальные расходы при УСН принимают в порядке, предусмотренном для учета материальных расходов при общей системе налогообложения (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). К материальным расходам, в частности, относят затраты фирмы на приобретение спецодежды и другого имущества, не являющегося амортизируемым (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Аналогичную позицию изложил Минфин России еще в одном письме, однако применительно к общей системе налогообложения (письмо Минфина России от 19.07.2012 № 03-03-06/1/349).

Как же обстояла ситуация раньше?

Ранее позиция Минфина России (письмо Минфина России от 22.04.2008 № 03-11-04/2/75) для компаний на УСН была иной. Если форменную одежду передавали в собственность работникам, то ее стоимость учитывали в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). В остальных случаях стоимость форменной одежды, приобретенной компанией для своих сотрудников, не отражали в составе расходов, уменьшающих базу по «упрощенному» налогу. Даже в случае, если обязанность работодателя по оплате расходов на приобретение форменной одежды зафиксирована в трудовом или коллективном договоре.

Так, ФАС Северо-Кавказского округа (пост. ФАС СКО от 14.04.2009 № А32-14095/2008-3/199) рассматривал ситуацию, при которой форменная одежда предоставлялась работникам бесплатно, не в собственность, а во временное пользование, что следует из бухгалтерской справки, подписанной главным бухгалтером. При таких обстоятельствах суд сделал вывод, что стоимость форменной одежды правомерно включена в расходы на оплату труда для целей обложения налогом на прибыль (п. 5 ст. 255 НК РФ).

Также ФАС Московского округа сделал в постановлении вывод о том, что затраты на форменную одежду для ЧОП являются производственными и их включают в расходы в целях налогообложения. Несмотря на то что законодательством не утверждены типовые нормы специальной форменной одежды для профессии охранников частных охранных предприятий (пост. ФАС МО от 05.03.2005, 04.03.2005 № КА-А41/1387-05). Вывод был основан на том, что по условиям договоров с клиентами и внутренними документами работники охранного предприятия носят форменную одежду, которая закупается для сотрудников охраны, хранится на объекте и используется исключительно во время дежурства.

Заполнение книги учета доходов и расходов

Все «упрощенцы» обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ; приказ Минфина России от 31.12.2008 № 154н).

Пример:

Организация занимается частной охранной деятельностью. В августе 2012 г. она приобрела, оплатила и передала сотрудникам во временное пользование форменную одежду на общую стоимость 20 000 руб.

Фрагмент раздела 1 книги учета доходов и расходов при новом порядке учета

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Униформа и обмундирование

Кто носит?

О бязательная униформа – это унифицированный по существенным внешним признакам комплект предметов одежды и обуви, предназначенный для ношения работниками определенной отрасли либо ведомства. Речь идет о военнослужащих, работниках федеральной налоговой службы, сотрудниках таможенных органов, милиционерах, работниках железнодорожного транспорта, сотрудниках лесного хозяйства, работниках торгового зала, персонале гостиниц (2-, 3-, 4- и 5-звездочных) и т.д.

Знаки различия и порядок ношения униформы и обмундирования определяются федеральным органом исполнительной власти соответствующей отрасли.

Налоговый учет

Налог на прибыль

Затраты на приобретение или изготовление бесплатно выдаваемых сотрудникам в соответствии с законодательством либо продаваемых им по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в их личном постоянном пользовании, относят к расходам на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). Специалисты финансового ведомства считают, что данная норма применима только в том случае, если форменная одежда передается в собственность работнику (письма Минфина от 25.06.2007 г. № 03-03-06/1/394, от 09.10.2006 г. № 03-03-04/1/686, от 07.06.2006 г. № 03-03-04/1/502, от 10.03.2006 г. № 03-03-04/1/203).

Следует обратить внимание на письмо Минфина от 16.12.2008 г. № 03-03-06/2/169, в котором финансисты отметили, что независимо от стоимости и срока эксплуатации форменной одежды затраты, связанные с ее приобретением, не могут рассматриваться как расходы по приобретению амортизируемого имущества. Также униформа не должна учитываться в качестве материальных издержек.

Налоговики же не столь категоричны. В письме УФНС РФ по г. Москве от 27.12.2007 г. № 20-12/124753 говорится, что затраты на приобретение форменной одежды, бесплатно выдаваемой на время исполнения трудовых обязанностей работникам организации, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда. Вместе с тем уже в другом своем разъяснении чиновники предложили стоимость форменной одежды, не передаваемой в личное пользование сотрудников, учитывать в качестве материальных расходов (письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2006 г. № 21-11/13287).

НДС

Передачу права собственности на форменную одежду следует рассматривать как операцию по ее реализации, подлежащую налогообложению НДС (письмо Минфина от 22.04.2005 г. № 03-04-11/87). Обратите внимание, что указанное правило относится не только к возмездной, но и к безвозмездной реализации униформы (п. 1 ст. 39 и подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

УСН

Минфин в письме от 22.04.2008 г. № 03-11-04/2/75 напомнил, что в соответствии с подпунктом 6 пункта 1 и пунктом 2 статьи 346.16 Налогового кодекса компании, применяющие упрощенную систему (доходы минус расходы), при определении налоговой базы вправе учитывать расходы на оплату труда, состав которых установлен статьей 255 Налогового кодекса. Так что и в этом случае затраты на приобретение (изготовление) форменной одежды и обмундирования, которые выдаются сотрудникам в соответствии с законодательством РФ бесплатно (либо продаются им по пониженным ценам) и остаются в их личном постоянном пользовании, в части стоимости, не компенсируемой работниками, относят к расходам на оплату труда.

«Зарплатные» налоги

Налоговый учет униформы различается в зависимости от того, в чьей собственности оказывается одежда.

Итак, форменная одежда, которая остается в собственности предприятия:

не подлежит налогообложению НДФЛ (ст. 209 и 41 НК РФ, письмо Минфина от 07.06.2006 г. № 03-03-04/1/502);
не является объектом обложения ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ, письмо Минфина от 09.02.2007 г. № 03-04-06-02/19);
не облагается взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», далее – Закон о пенсионном страховании);
не подлежит налогообложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 постановления Правительства от 02.03.2000 г. № 184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», далее – Правила).

Форменная одежда, которая передается в собственность работников:

не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) 1 ;
не подлежит налогообложению ЕСН (подп. 11 п. 1 ст. 238 НК РФ);
не является объектом обложения взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона о пенсионном страховании);
не облагается взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 12 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства от 07.07.1999 г. № 765).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете униформу отражают в составе оборотных активов на счете 10 «Материалы». При этом форменная одежда, предназначенная для выдачи работникам организации независимо от ее стоимости и сроков носки, не может быть отнесена к основным средствам (подп. в п. 50 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 г. № 34н).

Работникам мотеля категории «две звезды» в соответствии с приказом Ростуризма от 21.07.2005 г. № 86 «Об утверждении Системы классификации гостиниц и других средств размещения» была бесплатно передана в собственность форменная одежда на общую сумму 10 000 руб.

В бухгалтерском учете мотеля эта операция сопровождается проводками:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 10 – 10 000 руб. – отражена стоимость переданной униформы;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 68 субсчет «НДС» – 1 800 руб. – начислен НДС с переданной униформы.

В налоговом учете затраты (10 000 руб.) на приобретение бесплатно выдаваемой в соответствии с законодательством сотрудникам форменной одежды (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в их личном постоянном пользовании, относятся к расходам на оплату труда.

Фирменный стиль

Рекламный трюк или просто одежда?

Как уже отмечалось, форменная одежда должна содержать и доводить до сведения потребителей наглядную информацию о принадлежности работника к конкретной организации. Обычно компании одевают своих работников в соответствии с собственным фирменным стилем. В данном случае описание, знаки различия и порядок ношения форменной одежды предусматриваются локально-нормативными актами организации (положением о форменной одежде, приказами и т.д.), а также коллективными и трудовыми договорами.

Обычно форменная одежда выполняется в единой цветовой гамме и содержит товарный знак или логотип фирмы, ее символику. По мнению финансистов, товарный знак (логотип, символика) должен быть нанесен непосредственно на одежду, а не содержаться на значке, галстуке, косынке или жилете (письма Минфина от 02.04.2009 г. № 03-03-06/1/207 и от 01.11.2005 г. № 03-03-04/2/99).

Между тем ни для кого не секрет, что нанесение логотипов и товарных знаков на одежду осуществляется в основном в рекламных целях. Однако данная продукция может быть также использована и самим юридическим лицом (его сотрудниками) для собственных нужд при организации работы предприятия. Именно в таком случае информация, нанесенная на одежду, не будет рассматриваться в качестве рекламы. Данный вывод следует из письма Федеральной антимонопольной службы от 30.10.2006 г. № АК/18658, которое было доведено письмом ФНС от 25.04.2007 г. № ШТ-6-03/348@ для сведения и использования в работе налоговиков. Кстати, аналогичным образом рассуждают и финансисты, говоря, что фирменную одежду с изображением зарегистрированного товарного знака (логотипа) считать рекламой необоснованно. Ведь данная униформа не может распространять информацию о видах деятельности организации, ее целях и задачах (письмо Минфина от 24.08.2005 г. № 03-03-04/2/51).

Налоговый учет

Бухгалтерский учет фирменной одежды ничем не отличается от учета униформы, положенной по законодательству. Аналогичным образом отражают и расходы на приобретение и изготовление одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации. Не отличается и порядок обложения НДС реализации фирменной одежды. Поэтому подробнее остановимся только на «зарплатных» налогах.

Форменная одежда, которая остается в собственности предприятия:

не подлежит налогообложению НДФЛ (ст. 209 и ст. 41 НК РФ, письмо Минфина от 07.06.2006 г. № 03-03-04/1/502);
не является объектом обложения ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ, письмо Минфина от 29.10.2004 г. № 03-03-02-04/1/41);
не является объектом обложения взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона о пенсионном страховании);
не подлежит обложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 Правил).

Форменная одежда, которая передается в собственность работников:

облагается НДФЛ (п. 2 ст. 211 НК РФ);
подлежит налогообложению ЕСН (п. 1 ст. 237 НК РФ);
является объектом обложения взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона о пенсионном страховании);
облагается взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 Правил).

Имейте в виду, что в случае безвозмездной передачи униформы в собственность работников налогообложение по НДФЛ и ЕСН производят исходя из ее рыночной стоимости, данной с учетом соответствующей суммы налога на добавленную стоимость (п. 1 ст. 211 и п. 4 ст. 237 НК РФ).

Отметим и то, что для учета расходов на приобретение униформы в целях налогообложения прибыли должно быть соблюдено условие о включении в трудовой или коллективный договор обязанности работодателя по предоставлению работникам такой одежды (письмо УФНС по г. Москве от 31.10.2007 г. № 20-12/104291). Иначе налогоплательщики не смогут отнести такие выплаты к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль. Правда, в этом случае затраты на одежду не будут признаваться объектом обложения по ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Организация в соответствии с Положением о форменной одежде и коллективным договором выдала бесплатно в собственность работнику А.Г. Иванову комплект форменной одежды на сумму 5 000 руб.

Отразим в налоговом учете выдачу форменной одежды при условии, что:

по НДФЛ налоговых вычетов не полагается;
ЕСН рассчитывается без регрессии;
сотрудник 1970 года рождения;
вид экономической деятельности, на котором занят персонал предприятия, соответствует III классу профессионального риска - страховой тариф о,4%.

В налоговом учете затраты (5 000 руб.) на приобретение выдаваемой форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации (в части стоимости, не компенсируемой работниками) и остаются в личном постоянном пользовании сотрудников, относятся к расходам на оплату труда. В свою очередь НДС составит 900 руб. (5 000 руб. х 18 %).

«Все же мы рекомендуем право собственности на форму оставлять у себя, а не передавать работникам. Так, можно выдавать одежду по обычной раздаточной ведомости, где сотрудник распишется в графе «Получил во временное пользование». В этом случае налоговики никак не смогут доказать, что обмундирование перешло во владение сотрудника. А значит, не будет и объекта налогообложения НДФЛ, ЕСН и НДС. Более того, можно учитывать в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, стоимость такой одежды. И вот почему. Пункт 5 статьи 255 Налогового кодекса содержит условие предоставления формы в личное пользование работников. Однако компания может учесть ее стоимость и в составе материальных расходов без передачи ее в собственность сотрудников (п. 3 ст. 254 НК). Налоговый кодекс не содержит запрета отражать в затратах одежду, даже не предусмотренную законодательством или специальными нормативами. Основное требование отнесения к расходам – экономическая обоснованность и документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК). В настоящее время униформа – это элемент престижа, своеобразный товарный знак фирмы, обусловленный обычаями делового оборота и, безусловно, направленный на получение прибыли. Таким образом, расходы на обмундирование сотрудников вполне можно признать отвечающими критерию экономической обоснованности. К такому же выводу приходят и арбитражные суды. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 16.12.2005 г. № КА-А41/12357-05 отмечено, что довод налоговой инспекции о том, что законодательством не утверждены типовые нормы выдачи форменной одежды для некоторых организаций, вовсе не означает, что затраты на ее приобретение нельзя учесть при расчете налога на прибыль. При этом важно подтвердить производственный характер расходов. Например, обосновать выдачу формы приказом руководителя, указать в нем круг лиц, которым она положена, порядок ее выдачи и возврата».

7 МИН

Как ИП сэкономить на УСН «доходы минус расходы»

Упрощённая система налогообложения (УСН, «упрощёнка») — самый популярный налоговый режим для малого бизнеса. Уже по названию понятно, что этот форма существенно упрощает жизнь предпринимателя. А на УСН «доходы минус расходы» можно ещё и экономить. Рассказываем как.

УСН подходит практически всем ИП. Один налог заменяет сразу три: на имущество, на прибыль и НДС. А отчитываться нужно всего раз в год.

УСН бывает двух видов. В первом объектом налогообложения выступают доходы ИП. Ставка в этом случае — 6 %. Во втором виде для расчёта используют разницу доходов и расходов. Процентная ставка налога — от 5 до 15 %. Точную цифру определяет региональное законодательство.

Первое, что должен просчитать предприниматель — выгодность налогового режима. Если расходы вашей компании превышают доходы на 60 %, то «доходы минус расходы» — идеальный вариант. Если же расходы ниже, то эта налоговая система невыгодна, лучше выбрать УСН «доходы» и платить 6 %.

Если ИП использует УСН «доходы минус расходы», сумма налога не может быть ниже 1 % от общей суммы доходов: это минимальная ставка. Даже если год был убыточным, выплачивать налог всё равно придётся.

Как рассчитать УСН «доходы минус расходы»

Для расчёта потребуются два показателя: доходы и расходы. Доходы — это поступления от предпринимательской деятельности.

Расходы должны соответствовать ряду условий, указанных в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

Они должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение дохода в рамках видов деятельности бизнеса. Расходами не будут считаться покупка шубы для руководителя или мягкой игрушки для ребёнка сотрудника

Нужны документы, подтверждающие расходы: кассовый чек, платёжное поручение, накладная, акт выполненных работ и так далее

Расходы должны быть закрытыми: оплачено то, что вы получили в полной мере, предоплата за услугу или продукт расходом не считается

Как обосновать спорные расходы

Некоторые траты имеют спорный характер. К примеру, мобильный телефон мог быть куплен как для рабочих нужд, так и для личного пользования. В этом случае бухгалтеры рекомендуют прикладывать к отчёту о расходах пояснительную записку с подробным описанием, для чего и кем используется этот телефон, а также копию технического паспорта, где указана область использования. Не лишними будут выпущенный перед покупкой приказ (распоряжение) об использовании телефона и соглашение о передаче имущества сотруднику.

Не исключено, что налоговая служба не согласится с некоторыми расходами и пояснительные записки не смогут убедить сотрудников ФНС в правомерности трат. Сумма непризнанных расходов будет добавлена в налогооблагаемую базу, сумма доходов возрастёт, а значит, увеличится и сам налог.

Если налог не будет уплачен в нужное время, согласно п. 4 ст. 75 НК РФ , придётся платить пени 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. Для ООО с 31 дня просрочки ставка увеличивается до 1/150. За неоплаченный итоговый налог предприятие получает штраф 20 % от суммы неуплаты ( ст. 122 НК РФ ). А если ФНС сочтёт, что просрочка была допущена умышленно, штраф вырастет до 40 %.

В случае неуплаты налоговая служба может выставить требование к счёту компании в банке либо взыскать задолженность через судебных приставов. Чтобы оспорить требования налоговой, нужно обратиться с иском в арбитражный суд.

Что может снизить сумму налога на УСН «доходы минус расходы»

Страховые взносы

ИП выплачивает фиксированные страховые взносы. На УСН «доходы минус расходы» они включаются в состав расходов и уменьшают налогооблагаемую базу. Важно выплачивать взносы до 31 декабря, когда кончается налоговый период. Если делать это ежеквартально, потом можно будет пересчитать годовой налог в сторону уменьшения и либо вернуть оставшиеся при перерасчёте деньги, либо оставить их в счёт дальнейших налоговых выплат.

Убытки

Если ранее компания терпела убытки, то можно уменьшить налогооблагаемую базу на их сумму. Прошлый год был убыточным — в следующем году вычитайте убыток из доходов. Специально доказывать эту строчку «расходов» не придётся, она отражается в книге учёта доходов и расходов (КУДиР) и в налоговой декларации. Но если текущий период снова прошёл без прибыли, учитывать прошлогодние убытки нельзя.

Личное имущество

Личное имущество также может помочь в экономии на «упрощёнке». В бухгалтерском учёте есть понятие «основные средства» — это материальные объекты стоимостью более 100 тысяч рублей с учётом издержек на приобретение, которые нужны компании для производства продукции, оказания услуг или управленческих нужд ( п. 1 ст. 257 НК РФ ). Если предприниматель использует такое имущество для своей работы, а не для последующей перепродажи, его можно учитывать в составе основных средств ИП.

К примеру, бизнесмен занимается интернет-торговлей. Компьютер нужен ему для предпринимательской деятельности, поэтому его учитывают в составе основных средств ИП. Игровая приставка, подключаемая к компьютеру, к таким средствам не относится.

Важно: если компьютер был куплен до того, как гражданин стал ИП, налоговая служба не признает его расходом предприятия.

Все расходы, которые можно учесть при УСН «доходы минус расходы», перечислены в ст. 346.16 НК РФ. Но кроме списка разрешённых расходов, нужно знать правила их признания. Из-за обобщённых и размытых формулировок упрощенцы сталкиваются со множеством неурегулированных ситуаций, в которых цена ошибки — доначисление налога, пени и штрафы. Разберемся с правилами учёта расходов, в признании которых часто встречаются ошибки.

Расходы на борьбу с коронавирусом
Расходы на переподготовку кадров
Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля
Расходы на объекты интеллектуальной собственности
Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Расходы на борьбу с коронавирусом

Это новый вид расходов, который появился в 2020 году. В связи с ним п. 1 ст. 346.16 НК РФ в апреле дополнили пп. 39, который позволяет учесть на упрощёнке следующие расходы:

на покупку спецодежды, масок и перчаток для сотрудников;
покупку санитайзеров, термометров, лабораторного оборудования, обеззараживающих приборов;
дезинфекцию помещений.

Внимание! Работодатели, которые за свой счёт тестировали сотрудников на коронавирусную инфекцию COVID-19 и антитела к ней, не могут учесть эти расходы при расчёте налога на УСН (Письмо Минфина от 23.11.2020 № 03-11-06/2/101770).

Расходы на подготовку и переподготовку кадров

При расчёте налога на УСН можно учесть расходы на обучение, если они соответствуют следующим требованиям (пп. 33 п.1 ст. 346.16 НК РФ):

На обучение отправили сотрудников налогоплательщика (письмо Минфина от 09.08.2013 № 03-11-11/167).
У образовательного учреждения есть лицензия.
Договор заключён между образовательным учреждением и работодателем. Оплату по договору, оформленному на сотрудника, учесть в расходах нельзя (письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

Расходы на обучение должны быть экономически обоснованы. Это значит, что обучаемый сотрудник должен применять полученные знания на своём рабочем месте. Например, организация оплатила курсы английского языка. По запросу налоговой, возможно, придётся пояснить, как работники будут использовать полученные знания. Если для общения с иностранными клиентами или подготовки документов, то расход обоснован. А если курсы задумывались как способ повысить привлекательность компании как работодателя, затраты нельзя включать в расходы.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля

Основная трудность в учёте компенсаций за использование личного транспорта — правильное документальное оформление. Если выплачивать деньги без обоснования, возможны проблемы не только с расходами при УСН, но и с НДФЛ и страховыми взносами. Чтобы избежать ошибок, необходимо сделать следующее:

С каждым сотрудником, получающим компенсацию, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).
В соглашении закрепить порядок расчёта суммы компенсации, расход ГСМ (например, 5.5 л на 100 км).
Продумать систему учёта использования автомобилей в служебных целях. Это могут быть путевые листы на поездки, общая ведомость учёта, в которой отражается дата, время убытия и прибытия, куда поехал, количество проеханных километров. Цель учёта — обеспечить возможность в конце месяца понять, сколько километров сотрудник проехал в служебных целях.
Собрать чеки на ГСМ.

Если всё оформлено верно, с выплаченных компенсаций не придётся платить НДФЛ и страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Для целей налогообложения можно учесть расходы на компенсацию использования личного транспорта только в пределах норм (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

1200 рублей в месяц для автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2 000 куб. см.;
1500 рублей в месяц — для автомобилей с двигателем более 2000 куб. см.

По мнению Минфина, в этот норматив входят ГСМ, ремонт, парковка и прочие расходы. Поэтому даже если вы установили ежемесячную компенсацию в большем размере, в расходах при УСН можно будет учесть только сумму в пределах лимита.

Расходы на объекты интеллектуальной собственности

Объекты интеллектуальной собственности перечислены в ст. 1225 ГК РФ. Это программы для ЭВМ, товарные знаки, аудиовизуальные произведения, полезные модели, базы данных и другое. Метод учёта затрат зависит от того, в какую статью НК РФ включен тот или иной объект.

Нематериальные активы, которые будут использоваться более 12 месяцев (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). После оплаты их можно включать в расходы равномерно, по отчётным периодам, до конца года, в котором был приобретён нематериальный актив (п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, вы купили товарный знак за 100 000 рублей в феврале 2021 года и оплатили в этом же месяце. В течение четырёх кварталов года, нужно будет учитывать в расходах по ¼ суммы — по 25 000 рублей. Еще один товарный знак за 100 000 рублей купили в июле. Его стоимость будет учтена в расходах в третьем и четвёртом кварталах по ½ от стоимости — по 50 000 рублей.
Объекты интеллектуальной собственности, перечисленные в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — исключительные права на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для ЭВМ, базы данных, ноу-хау, топологии интегральных микросхем и права на их использование на основании лицензионного договора. Такие расходы можно учесть сразу в полной сумме.

Нередко приобретённый объект интеллектуальной собственности подпадает под оба пункта одновременно. Допустим, вам нужно учесть расходы на покупку базы данных, которая будет использоваться более 12 месяцев. Получается, можно применить как пп. 2 п. 1 ст. 346.16, так и пп. 2.1 п.1 ст. 346.16. В таких случаях выгоднее использовать пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 и списать в расход всю сумму сразу. А если приобретаете исключительные права на объекты интеллектуальной собственности, которые не упомянуты в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16, то тогда следует использовать только пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В отдельный пп. 19 п. 1 ст. 346.16 выделены расходы на приобретение неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных, а также их обновление по договорам с правообладателем. Если вы используете Норматив или Экстерн, то расходы на их приобретение и обновление учитывают по правилам пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — в полной сумме после оплаты.

Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Оплату путёвок для сотрудников включают в состав расходов на оплату труда, перечисленных в ст. 255 НК РФ. Эти правила распространяются и на УСН, поэтому упрощенцы могут уменьшить налоговую базу за счёт расходов на внутренний туризм и отдых своих работников. Но есть несколько условий:

Максимальный размер расходов — 50 000 рублей на человека (п. 24.2 ст. 255 НК РФ). Это значит, что если путёвка взрослого стоит 65 000 рублей, а ребёнка 30 000, то в расходы пойдёт 80 000 рублей, а не 95 000 рублей.
В расходы можно включить не только стоимость путёвки для работника, но и для членов его семьи.
Распространяется только на поездки по России.
Это должен быть комплексный турпродукт — путёвка, которая куплена у туроператора. В неё могут входить проезд, проживание, питание, экскурсии, страховки и другое, но это должен быть единый пакет услуг по договору между туроператором или турагентом и работодателем.

С 01.01.2022 вступают в силу поправки в НК РФ, разрешающие работодателю учитывать расходы на санаторно-курортное лечение работников по прямому договору с санаторием, а также компенсировать затраты работников и членов их семей (Федеральный закон от 17.02.2021 № 8-ФЗ).

Есть лимит включения таких расходов в налоговую базу (п. 16 ст. 255 НК РФ). Совокупные социальные расходы организации, например, на медицинские страховки для сотрудников и расходы на внутренний туризм, не могут превышать 6 % от ФОТ работодателя.

Елена Тарасова, юрист, налоговый консультант
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: