Срок хранения декларации по усн

Опубликовано: 03.05.2024


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сколько по времени должен хранить Книгу учета доходов и расходов и налоговые декларации по УСН, расчеты по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат ИП, применяющий упрощенную систему налогообложения?


Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, предпринимателю следует хранить постоянно.
В отношении остальных документов возможно применять минимальный срок хранения, равный шести годам.

Обоснование вывода:
Часть 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержит прямое указание о хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом минимальный срок составляет не менее пяти лет после отчетного периода, но с указаниями на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела.
В свою очередь, на основании пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Закрепленный в НК РФ четырехлетний срок хранения документов обусловлен "глубиной" налоговой проверки (три года плюс год, в котором она может быть осуществлена) (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Из этого правила существует несколько исключений, когда проверяемый в ходе выездной налоговой проверки период может превышать три года. В этом случае увеличивается и срок хранения документов.
В отношении предпринимателей, применяющих УСН, финансовое ведомство обращает внимание на обязанность хранить данные налогового учета и другие необходимые документы также четыре года, если иные сроки не установлены законодательством (письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
При этом чиновники также отмечают, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Как видим, представители Минфина России рекомендуют руководствоваться и иными сроками хранения документов, установленными законодательством.
В настоящее время сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкульта России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень)*(1).
Так, Перечнем предусмотрены, в частности, следующие сроки хранения:
- книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее - Книга) - постоянно (ст. 401 Перечня);
- налоговых деклараций (расчетов) - пять лет (ст. 392 Перечня);
- расчетов авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование - пять лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет) (п. 395 Перечня);
- документов (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат) - пять лет (при условии проведения ревизии (проверки)*(2)). Здесь же указано, что при отсутствии лицевых счетов данные документы хранятся 75 лет (ст. 412 Перечня).
Также следует учитывать, что с 1 января 2017 года плательщики страховых взносов обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
Обобщив сказанное, можно сделать вывод, что предпринимателю следует хранить Книгу постоянно (смотрите также материал: Информация Управления Федеральной налоговой службы Российской Федерации по Челябинской области от 30 декабря 2010 г. "Вы спрашивали ведущих специалистов управления"), налоговые декларации - пять лет, документы на оплату труда - пять лет, а документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, - шесть лет.
Однако на практике обособить документы, которые могут храниться пять или шесть лет, не всегда представляется возможным. Поэтому, на наш взгляд, в отношении указанных документов, за исключением Книги, целесообразно применять минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

18 октября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Решением ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11 подтверждена правомерность установления указанных в Перечне сроков: ". оспариваемый приказ принят в пределах компетенции издавшего его органа, не противоречит требованиям закона, не возлагает на заявителей дополнительных обязанностей и не создает препятствий для осуществления ими экономической деятельности".
*(2) В Перечне есть примечания о том, что срок хранения ряда документов составляет пять лет при условии проведения проверок (ревизий).
Относительно таких проверок (ревизий) пояснений в Перечне не дано.
При этом в своих письмах финансовое ведомство регулярно ссылается на этот документ, не давая дополнительных комментариев (смотрите, например, письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-02-08/32313, от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598, от 06.09.2018 N 03-07-09/63731).
В свою очередь, Минкультом России также не дано соответствующих пояснений. В таких обстоятельствах контролирующие органы в ходе проведения проверок могут потребовать доказательства того, что в отношении уничтоженных по истечении срока хранения документов были проведены проверки (ревизии). Поэтому, если предприниматель не желает рисковать, он может продолжать хранить такие документы сверх установленных сроков или сдать их в архив.
На наш взгляд, проведение проверки (ревизии) в отсутствие определений в Перечне может быть расценено как проверка, ревизия документов на предмет определения их дальнейшей судьбы. Однако при этом должен соблюдаться определенный порядок (смотрите материал: Энциклопедия решений. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения).
Вместе с тем очевидно, что при таких действиях налогоплательщика присутствует вероятность претензий со стороны контролирующих органов.

Ответы на вопросы о сроках хранения документов нужно искать в нескольких документах сразу: в законе о бухгалтерском учете, законе об архивном деле, в Налоговом кодексе и в Приказе Росархива.

Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Это срок установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ.

Сроки хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.

Сроки хранения первичных документов законом по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.

Сроки хранения учетных документов по НДС установлены cогласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23, подпункту 5 пункта 3 стать 24 НК РФ, документы, которые легли в основу расчета налоговой базы и уплаты налогов, нужно хранить 5 лет. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137 и есть в приказ Росархива № 236.

Чтобы вы не тратили время на поиск нужного ответа, мы собрали все сроки хранения в единую таблицу.

Сроки хранения документов в 2021 году
Документ Срок хранения Основание
БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Первичные учетные документы 5 лет
Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу		 П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Ст. 29 Закона № 402-ФЗ
Кассовые документы и книги
Банковские документы
Корешки чековых книжек
Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
Авансовые отчеты
Переписка с банком
Кассовый чек и бланк строгой отчетности 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями 5 лет Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы учетной политики 5 лет П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним Годовая - постоянно
Промежуточная - 5 лет		 П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
РАСЧЕТ И УПЛАТА НАЛОГОВ И ВЗНОСОВ
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ 5 лет П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом 5 лет П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
П.8 ст. 23 НК РФ
Документы, необходимые для исчисления налогов и документы, подтверждающие расходы 5 лет П.8 ст. 23 НК РФ
Ст. 29 закона № 402-ФЗ
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка Весь период, по которому уменьшен налог
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы. 5 лет
Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки 10 лет
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронный подписей, которыми завизированы документы. 5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):
если делопроизводство закончено до конца 2002 года 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) П. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 5 лет (50 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов 6 лет П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Счета-фактуры 5 лет П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137
Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним 4 года с момента последней записи Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов 6 лет П. 3 ст. 89.2 НК РФ
ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ
Положения об оплате труда и премировании работников 5 лет П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов 6 лет П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Реестры сведений о доходах физлиц 5 лет П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
Делопроизводство закончено до конца 2002 года 75 лет П. 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 50 лет
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет - то 50 (75) лет. П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Исполнительные листы 5 лет П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Табели учета рабочего времени 5 лет П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи 5 лет П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов 6 лет Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 5 лет П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки 5 лет П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных Постоянно П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Правила внутреннего трудового распорядка 1 год П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных Постоянно П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Согласие на обработку персональных данных 3 года после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
График отпусков Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявки о потребности в иностранцах 1 год П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 лет П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий 45 лет П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о направлении в командировку 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков 5 лет П. 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей 5 лет П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров 3 года П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после - 50 лет П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу.		 П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Личные дела и личные карточки работников П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Уведомления, предупреждения работников 3 года П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии 1 год П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки 50 (75) лет П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА
Документы о переоценке основных фондов и амортизации 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о списании основных средств 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс 5 лет после выбытия имущества П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН 5 лет П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов 10 лет П. 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ПЛАН ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету
по месту утверждения 5 лет П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
по месту разработки постоянно
Отчеты о выполнении планов ФХД
годовые постоянно П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
квартальные 5 лет
месячные 1 год
Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий 5 лет П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор дарения (пожертвования) имущества До ликвидации организации П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор лизинга 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы по залогу недвижимости 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор мены недвижимости; движимого имущества До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу 15 лет; 10 лет П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества 10 лет П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
7 выпусков издания доступно подписчикам бератора бесплатно.

С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает. Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.

Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов (далее по тексту — Перечень).

В каком порядке применять новые сроки?

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Документы бухгалтерского учета

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:


Важно!

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):


Важно!

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).


Важно!

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Документы налогового учета

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).

Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):


Важно!

Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).


Важно!

Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).


Важно!

Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п. 368"старого" Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.


Важно!

Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).


Важно!

Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).


Важно!

Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня).


Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.

О своих полученных доходах и произведенных расходах упрощенцы сообщают в налоговую инспекцию посредством заполнения специальной декларации. Именно об этом документе расскажем в статье, объясним нюансы расчета показателей на примере декларации по УСН за 2020 год.

Отчетные сроки и форма декларации

Сдают декларацию по УСН как частные предприниматели, так и юридические лица. Делать это нужно всего лишь раз в год. Сроки сдачи декларации по УСН за 2020 год:

  • ИП должны подать декларацию до 30 апреля;
  • компании должны отчитаться перед ИФНС до 31 марта.

Декларация по УСН включает титульный лист и три раздела. Но каждая компания заполняет свой набор разделов. Компании и ИП с объектом «доходы» заполняют все разделы декларации, кроме 1.2, 2.2. Раздел 2.1.2 заполняют плательщики торгового сбора, раздел 3 — получатели целевого финансирования.

Объект «доходы минус расходы» обязует отчитывающееся лицо заполнить титульный лист, разделы 1.2, 2.2 и 3 (если есть целевое финансирование).

Как заполнить декларацию, подробно поясняет Приказ ФНС РФ от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99@. Форма декларации по УСН за 2020 год также утверждена указанным приказом. Форму декларации, которая учитывает новые правила упрощенки, сейчас обсуждается. Ее будут применять для отчетности за 2021 год.

Декларация по УСН — скачать бланк

В каком виде сдается декларация по УСН

Декларация по УСН сдается на бумаге или электронно.

И еще один способ, которым чаще всего пользуются ИП, — это личное посещение инспектора. Налоговая декларация по УСН сдается в кабинет по приему отчетности. В знак подтверждения приема декларации по УСН инспектор ставит отметку о ее принятии и дату.

Нулевая отчетность

Если упрощенцы не вели деятельность и не имели доходов в течение года, они должны сдать в налоговую инспекцию нулевую декларацию. Это относится и к предпринимателям на налоговых каникулах.

Штрафы за непредставление декларации

За непредставление отчетности предусмотрены штрафные санкции. Штраф за нарушение сроков или непредставление декларации составляет 1 000 рублей (ст. 119 НК РФ).

Также нарушение сроков подачи декларации или ее непредставление может повлечь штраф в размере 300 — 500 рублей на должностное лицо организации (ст. 15.5 КоАП РФ).

Пример заполнения декларации по УСН

Образец заполнения декларации УСН

ООО «Детали» под руководством директора Виталия Михайловича Лещина в 2020 году заработало:

в 1 квартале — 25 000 рублей;

во 2 квартале — 18 000 рублей, т. е. за полугодие суммарный доход составит 43 000 (25 000 + 18 000);

в 3 квартале — 68 000 рублей, т. е. за 9 месяцев доход составил 111 000 (25 000 + 18 000 + 68 000);

в 4 квартале — 78 000 рублей, т. е. за год ООО «Детали» заработало 189 000 (25 000 + 18 000 + 68 000 + 78 000).

Данные по взносам:

  • За 1 квартал начислено 2 100 рублей.
  • За 2 квартал — 2 100 рублей (нарастающим итогом 4 200 рублей).
  • В 3 квартале начислено 1 400 рублей (нарастающим итогом 5 600 рублей).
  • И в последнем квартале года начислено взносов на сумму 2 500 рублей (итого за год 8 100 рублей).

Все доходы бухгалтер компании отразит в разделе 2.1.1 (именно этот раздел заполняет ООО «Детали», так как работает на УСН с объектом «доходы»). Тут же производится расчет налога. Указываются взносы. Обратите внимание, что в декларации взносы указываются не в полной сумме — они не должны быть выше половины исчисленного налога для ООО и ИП с сотрудниками. Так, в первом квартале налог равен 1 500 рублей, а уплачено взносов 2 100 рублей. Половина взносов составит 1 100 рублей, а половина налога — 750 рублей. То есть налог можно уменьшить на взнос только в размере 750 рублей. Поэтому в строке 140 раздела 2.1.1 бухгалтер укажет 750.

На основании раздела 2.1.1 нужно заполнить раздел 1.1.

Строка 020: стр. 130 раздела 2.1.1 — стр. 140 раздела 2.1.1 = 1 500 — 750 = 750.

Строка 040: стр. 131 раздела 2.1.1 — стр. 141 раздела 2.1.1 = 2 580 — 1 290 = 1 290. Из полученной суммы нужно вычесть ранее начисленный авансовый платеж (стр. 020 раздела 1.1): 1 290 — 750 = 540.

Справочная / Бизнес‑будни

Срок годности документов

Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

  • налоговые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба поможет вам работать без бухгалтера. Она подготовит отчёты, посчитает налоги и не потребует от вас специальных знаний.

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Санкции за неправильное хранение документов

За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. 13.20 КоАП:

  • юрлиц на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
  • должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.

Что делать, если документы живут дольше фирмы

При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

Читайте также: