Путевой лист усн ип

Опубликовано: 05.05.2024

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

его техническое состояние;
пройденный километраж;
часы работы водителя;
совершенные переезды в течение смены;
расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

Серия и номер листа.
Дата составления документа.
Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Название организации, составившей документ, и ее адрес.
Код по ОКПО.
Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
адрес подачи;
время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

адрес, откуда автомобиль выехал;
место назначения;
время выезда и возвращения;
пройденный километраж;
подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Справочная / Бизнес‑будни

Как оформить путевой лист

Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и какие требования закона актуальны в 2020 году.

Зачем нужны путевые листы

Путевые листы оформляют по трём причинам:

Компания оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
Компания перевозит пассажиров или грузы не по договору, для собственных нужд. Прямо в законе обязанность не прописано, но водители компании должны обеспечивать безопасность дорожного движения, а безопасность доказывают путевые листы. Поэтому в спорных случаях суды вставали на сторону ГИБДД.
Компания хочет учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.

В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Например, если ИП на «Доходах» ездит на автомобиле на деловые встречи, без грузов и пассажиров.

Что важно сделать для уменьшения налога

— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.

— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.

За что штрафуют при перевозках пассажиров и грузов

Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:

Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».

За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.

Если документа вообще не было, то ещё на 500 ₽ по 12.3 КоАП.

Где взять бланк путевого листа

Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.

Как разработать свои бланки путевых листов

Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра, маршрут следования и так далее.
Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН, ЕНВД и патенте. А ещё поможет cформировать счета, акты и накладные.

Правила заполнения путевого листа

— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.

— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.

— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.

— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.

— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.

— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.

— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.

Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою. Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью.

Как изменилось оформление путевых листов

— С 1 января 2021 года в путевом листе необходимо указывать вид сообщения и вид перевозки. Вид сообщения — регулярные, по заказам и на легковых такси, вид перевозки — в городском, пригородном, международном сообщении.

— С 1 января 2021 в сведениях о ТС нужно обязательно указывать марку ТС.

— Путёвой лист оформляют максимум на один рейс или на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. См. п. 9 приказа Минтранса № 368.

— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта.

— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.

Путевой лист индивидуального предпринимателя
Какие обязательные реквизиты должен содержать бланк путевого листа для ИП
Путевой лист индивидуального предпринимателя: бланк
Путевой лист ИП: образец
Итоги

Путевой лист индивидуального предпринимателя

Начнем с того, что индивидуальный предприниматель, использующий для работы транспортное средство, обязан оформлять путевые листы. Путевой лист — это первичный документ, служащий для учета работы транспортного средства и водителя. С точки зрения бухгалтерии такой документ служит для учета расходов на ГСМ, а также для начисления водителю заработной платы. Если рассматривать его с позиции самого ИП, то путевой лист необходим для контроля за работой транспортного средства и водителя. Также путевой лист важен в плане соблюдения правил дорожного движения, ведь от правильности заполнения путевого листа и в принципе его наличия зависит, составит инспектор ГИБДД протокол о нарушении или нет.

О том, какие штрафы установлены за отсутствие путевого листа, читайте здесь.

Впервые форма путевого листа была установлена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Данная форма распространялась только на юридических лиц. Несколько позже был издан приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68, который действовал в отношении индивидуальных предпринимателей и содержал в себе формы путевых листов, а также регламентировал порядок их заполнения. Однако он утратил свою силу в связи с выходом приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, который до конца 2020 года являлся основным документом, регламентирующим порядок составления и заполнения путевых листов. С января 2021 приказ №152 уратил силу. Ему на смену утвержден приказ Минтранса от 11.09.2020 №368.

Какие реквизиты обязательны при оформлении путевого листа, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности изменений.

В приказе № 368 нет конкретных форм путевых листов ни для ИП, ни для организаций, а установлены только обязательные реквизиты этих документов и порядок заполнения. Хотелось бы также отметить, что с выходом данного приказа заполнение путевых листов стало обязательным для всех индивидуальных предпринимателей, использующих транспортные средства. В ранее действовавшем приказе № 68 обязанность по заполнению путевых листов была возложена только на тех ИП, которые использовали транспортные средства для перевозок на коммерческой основе.

Таким образом, наряду с применением форм, установленных постановлением Госкомстата № 78, допускается использование самостоятельно разработанных бланков путевого листа. Указание в таком бланке реквизитов, приведенных в приказе № 368, делает его документом, обоснованно подтверждающим расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

О нюансах оформления путевого листа ИП узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал бесплатно, получив пробный доступ к справочно-правовой системе.

Оформлять ПЛ нужно строго до начала выполнения рейса, если его длительность превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя, или до начала первого рейса, если в течение смены водитель совершает один или несколько рейсов. До этой даты путевой лист выдавался сроком на 1 день, если индивидуальный предприниматель занимался оказанием автотранспортных услуг. Единственным исключением могла быть служебная командировка, тогда путевой лист выдавался на время командировки. Индивидуальные предприниматели, не оказывающие автотранспортных услуг, вправе были выдавать путевой лист на срок от 1 дня до месяца.

Какие обязательные реквизиты должен содержать бланк путевого листа для ИП

К обязательным реквизитам путевого листа индивидуального предпринимателя, впрочем, как и организаций, согласно приказу № 368 относятся:

Наименование и номер путевого листа.
Срок действия (указывается дата путевого листа, если он выдается на 1 день; в случае если он выдается на более длительный срок — период, на который выдан путевой лист).
Сведения о собственнике транспортного средства (указывается Ф. И. О. собственника, почтовый адрес, а также контактный телефон и ОГРН).
Сведения о транспортном средстве. Включают в себя:
- данные о типе и модели транспортного средства;
- номер и серию государственного регистрационного знака;
- показания одометра;
- дату и время выезда (заезда) с места постоянной парковки;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового (или предсменного) контроля технического состояния транспортного средства.
Сведения о водителе (указывается Ф. И. О. водителя, дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра).
Сведения о перевозке: вид сообщеня и вид перевозки.

Даты и время проведения контроля технического состояния транспортного средства и аналогичные данные о медосмотрах водителя заверяются подписью (с расшифровкой инициалов) ответственных за проведение этих процедур лиц.

Подробнее об изменениях, внесенных в реквизиты путевого листа, читайте здесь.

Помимо обязательных реквизитов, приказом № 368 разрешено размещать на бланке путевого листа ИП дополнительные реквизиты на усмотрение руководителя ИП, отражающие особенности его деятельности.

Итак, индивидуальный предприниматель может разработать собственную форму путевого листа либо воспользоваться унифицированными формами, дополнив их. Ввести в действие форму путевого листа индивидуального предпринимателя необходимо приказом руководителя либо прописать ее в учетной политике. Для контроля за движением путевых листов индивидуальному предпринимателю необходимо вести журнал учета путевых листов, в котором должны отражаться все выданные им путевые листы. Полностью заполненные путевые листы и журналы по их учету должны храниться не менее 5 лет (ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 04.11.2014 № 402-ФЗ).

Путевой лист индивидуального предпринимателя: бланк

О том, какие особенности имеет хранение путевых листов, читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?»

Путевой лист ИП: образец

Для наглядности экспертами КонсультантПлюс подготовлен образец заполнения бланка путевого листа для ИП, который вы также можете бесплатно скачать, получив пробный доступ к системе К+:

Итоги

На сегодняшний день унифицированной формы путевого листа для индивидуальных предпринимателей нет. Так что ИП могут использовать либо унифицированные формы, дополняя их необходимыми реквизитами, либо разработать свою собственную. Однако в любом случае применяемый бланк должен соответствовать обязательным требованиям приказа № 368.

Особое внимание необходимо уделить порядку заполнения путевых листов, ведь это один из основных документов, позволяющих индивидуальному предпринимателю включить затраты на ГСМ в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу.

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Дополнительные реквизиты путевого листа
Форма и порядок заполнения путевого листа
Нормы расхода топлива

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Если вы пользуетесь автомобилем для бизнеса, нужно оформлять путевой лист. При этом не важно, как именно вы его используете: доставляете товары покупателям, развозите сотрудников по домам после смены или ездите на рабочие встречи. Мы разобрались, зачем нужен путевой лист, как правильно его заполнять и какие нововведения появились в 2021 году.

Зачем нужен путевой листн

Путевой лист — документ, в котором фиксируется техническое состояние автомобиля, расходы топлива и километраж, маршрут поездок, количество часов работы водителя.

Он нужен для учёта и контроля за водителем организации и автомобилем. На основании путевого листа:

компания перевозит грузы и пассажиров, рассчитывается с заказчиками транспортных услуг;
бухгалтер учитывает, сколько потрачено топлива и смазочных материалов, амортизацию автомобиля, начисляет заработную плату водителю;
водитель подтверждает обоснованность поездки и право управления служебным автомобилем, если его остановит инспектор ГИБДД.

Кому и в каких случаях нужен путевой лист

Путевые листы следует оформлять юридическим лицам и предпринимателям, которые используют транспортные средства: легковые, грузовые или спецтехнику.

Путевой лист оформляется, если компания:

оказывает транспортные услуги: например, перевозит грузы или пассажиров по договору;
не оказывает транспортные услуги, но использует автомобиль для перевозки грузов или пассажиров: например, пиццерия доставляет заказы покупателям или водитель развозит сотрудников по домам после ночной смены;
хочет учесть транспортные расходы при оплате налога: например, компания платит 15% по упрощённой системе налогообложения «доходы минус расходы» и учитывает расходы директора, который ездит на своём или рабочем автомобиле.

Как оформить путевой лист

Организация или предприниматель может использовать типовые бланки или разработать свою форму путевого листа. В этом случае важно указать все обязательные реквизиты.

Дополнительно можно добавить реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату. Например, нормативный расход топлива, маршрут движения, экономия или перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Бланк путевого листа утверждается приказом и фиксируется в учётной политике.

Хранить путевые листы нужно 5 лет. Все путевые листы регистрируются в специальном журнале. Можно использовать типовую форму журнала учёта путевых листов или разработать свою.

Образец заполнения журнала учёта путевых листов

Порядок и образец заполнения путевого листа

Заполнять путевой лист можно на компьютере, вручную или смешанным способом — часть повторяющихся данных заполнить в электронном виде, часть — от руки. Вот несколько правил:

Заполняйте все поля аккуратно и без ошибок. Неточности могут вызвать вопросы у налоговиков, и расходы на транспорт могут не принять.

Нумеруйте листы по порядку с начала календарного года.

Оформляйте путевой лист на каждое транспортное средство, которым пользуется предприниматель или компания. Даже если вы арендуете автомобиль для рабочих поездок, нужно заполнять путевой лист. Если автомобилем пользуются несколько человек, например, водители работают по сменам, можно оформить несколько путевых листов на один автомобиль, но на каждого водителя.

Водитель заполняет путевой лист в начале рабочего дня и до начала рейса. На каждый день или каждую смену заполняется новый путевой лист либо ранее оформленный лист, но с новыми отметками. Там должны быть показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения. Так путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять больше чем на один день, например, на неделю или месяц.

Проведение медосмотра — это обязанность работодателя. Для этого можно нанять медработника в штат или заключить договор с лицензированным медучреждением.

Предрейсовый осмотр должны проходить штатные водители и предприниматели, которые осуществляют перевозки и самостоятельно управляют автомобилем. Если вы ездите на автомобиле на рабочие встречи, осмотр проходить не нужно.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля: лицевая сторона. Оборотная сторона

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля: лицевая сторона

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля: оборотная сторона

Что изменилось в 2021

С 1 января 2021 года обновлены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

К обязательным реквизитам путевого листа добавился ещё один — сведения о перевозке. В этом поле указывается информация о видах сообщения и перевозок.

Виды перевозок: регулярные, перевозки по заказам или перевозки легковыми такси. Это касается только коммерческих перевозок, когда компания оказывает транспортные услуги по перевозке грузов или пассажиров. Если предприниматель или организация пользуется автомобилем для рабочих нужд, то в этом поле можно указать «поездка для собственных нужд» или «перевозка для собственных нужд».

городское — в границах населенных пунктов;
пригородное — между населёнными пунктами на расстояние до 50 км;
междугороднее — на расстояние более 50 км между населёнными пунктами;
международное — поездки за пределы России или въезд на территорию страны с пересечением границы, в том числе транзитом.

В поле «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать марку автомобиля и прицепа.

Также установлены требования к журналу учёта путевых листов. Его можно заполнять от руки или вести в электронном виде. Во втором случае журнал заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью.

После проведения техосмотра в путевом листе ставится отметка «выпуск на линию разрешён», дата и время выезда автомобиля. Под отметкой расписывается человек, который отвечает в компании за техническую исправность транспорта.

Штрафы за нарушение

За нарушения в путевых листах организацию или предпринимателя могут оштрафовать.

Штрафы за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 рублей, на должностных лиц — 20 000 рублей, штраф юридическому лицу или предпринимателю без путевого листа — 100 000 рублей.
Если не сохранили или потеряли путевые листы, возможен штраф от налоговой в размере 10 000 рублей.
Штрафы за отсутствие медосмотра: на водителя — 3 000 ₽, на предпринимателя — 5 000 ₽, на ООО — 30 000 ₽.
Штрафы за отсутствие отметки о техосмотре: на водителя — 3 000 ₽, на предпринимателя — 5 000 ₽, на ООО — 30 000 ₽.
Если путевой лист заполнен с ошибками и налоговая решит, что фактическое использование транспорта не подтверждено — возможен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога.

Коротко

Если предприниматель или сотрудники ездят по рабочим делам на автомобиле компании или арендованном, обязательно нужно оформлять путевые листы.
Путевой лист можно разработать самостоятельно, но учесть обязательные реквизиты, или использовать типовые бланки.
С 1 января 2021 года в путевой лист добавилось новое поле «сведение о перевозке». В нём указывают вид сообщений и перевозок.
Путевые листы хранятся 5 лет и учитываются в специальном журнале. Его можно вести вручную или в электронном виде, заверяя усиленной квалифицированной электронной подписью.
За отсутствие или неправильное оформление и хранение путевых листов могут оштрафовать.

Полезная рассылка для бизнеса

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Сила эмоционального интеллекта».

Читайте также: