Недостача по кассе при усн
Опубликовано: 29.04.2024
Справочная / Товары
Недостача и излишки товара
Инвентаризация
Когда испортился товар, или откуда-то оказался лишний, или вы нутром чуете, что что-то не так, вы берете и пересчитываете остатки. Для небольшого бизнеса в простом виде это и есть инвентаризация. По-хорошему, ее нужно проводить регулярно и закрепить график внутренним документом. А внепланово проводить — по «тревожному звонку» интуиции. Чтобы инвентаризация принесла пользу, результаты нужно оформить документом — инвентаризационной ведомостью. Если обнаружили недостачу — есть, например, сличительная ведомость. Формы документов вы можете разработать свои. Главное, документы должны содержать информацию о том, соответствует или не соответствует фактически количество товара с данными в первичных документах. В дальнейшем такие ведомости будут являться подтверждением понесенных убытков.
По итогам инвентаризации могут выявиться недостача товаров или излишек.
Как оформить недостачу
Официальные причины недостачи могут быть следующие:
- издержки производства и обращения (при транспортировке, хранении товаров);
- издержки за счет виновных лиц;
- издержки, когда виновные не установлены, или в суде не удалось доказать их вину.
В зависимости от причины вы будете по-разному списывать в расходы сумму убытка по недостаче.
Издержки производства и обращения должны быть подтверждены первичными документами — различными актами выявленных недостач и порчи. Их вы можете разработать сами, или применять уже привычные торговые документы: ТОРГ-2 (расхождении при приемке товаров) , ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров) и так далее.
Расследование причин недостачи иногда приводит к «козлу отпущения» виновному сотруднику. Если сотрудник — материально ответственное лицо, с него можно взыскать возмещение ущерба. Ущерб считается на основе закупочной стоимости недостающего товара. Упущенная выгода в виде вашей наценки в расчет не идет. В любом случае, работник должен написать письменное объяснение причин недостачи. Дальше, если вы будете взыскивать с него возмещение, то оформите решение приказом. Это понадобится для списания в расходы или для разборок с сотрудником в суде.
Если сотрудник не является материально ответственным лицом, или в суде вы не смогли доказать его вину, то ущерб на него вы не повесите. Порчу в этом случае можно будет возместить альтернативными способами (о них ниже).
Если виновное лицо не установлено, то пропажу товара вы не сможете возместить или списать в расходы.
Как учитывать недостачу в налогах
Естественное желание предпринимателя, списать недостачу в налоговые расходы, приводит нас к закрытому перечню расходов в статье 346.16 НК РФ. Как таковая, недостача и порча товара в этом списке не поименована. Но.
В пункте 5 статьи 346.16 есть статья Материальные расходы, к которым, помимо остальных затрат, другая статья НК (ст. 254) относит потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.
Что такое естественная убыль?
Во время хранения масса товара может измениться по естественным причинам, например, в результате вымораживания, усушки, разлива и т п. или, например, во время транспортировки товар может быть поврежден по причине естественной ломкости. Такие потери товара считают естественной убылью, её сложно подтвердить документально, поэтому для определения величины потери законодательством установлены показатели.
Нормы естественной убыли устанавливаются по каждой отрасли соответствующими министерствами. Например, нормы естественной убыли продовольственных товаров устанавливаются приказами Минпромторга, нормы медикаментов приказами Минздравсоцразвития. Более того, эти нормы разрабатываются с учетом условий хранения, транспортировки, климата и сезонности. Утверждаются они до сих пор, поэтому могут встречаться нормативы со времен СССР.
Значения обычно устанавливаются в процентах от массы товара — их можно найти в справочных материалах или непосредственно в нормативно-правовых актах.
Сумма естественной убыли рассчитывается путем умножения количества товара на его норму естественной убыли, а затем на стоимость единицы товара.
Итак, в рамках этой самой естественной убыли вы сможете списать недостачу и порчу на налоговые расходы.
Естественно, для налоговой у вас должен быть в наличии полный боекомплект:
- инвентарные ведомости: форма ИНВ-19, ИНВ-26;
- акты, подтверждающие недостачу;
- объяснительная записка сотрудника и т д.
Для организаций могут быть произведены расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой.
А что делать, когда издержки превышают норму естественной убыли и/или были понесены за счет конкретного сотрудника?
Иных условий, по которым можно отнести к расходам потерю товара, закрытый перечень не содержит, поэтому сразу можно сделать вывод: в налоге УСН можно учесть недостачу и порчу товара только в пределах установленных норм естественной убыли.
Поступления от виновных лиц в качестве возмещения ущерба признается внереализационным доходом. В налогооблагаемую базу сумму возмещения нужно будет включить на дату возмещения ущерба виновным лицом.
Для упрощенщика картина получается не совсем выгодная, мало того, что недостачу выше нормы естественной убыли нельзя признать в расходах, еще и сумма возмещения признается доходом, который нужно учесть при расчете налога УСН. Для упрощенщика проще оформить возмещение в виде продажи товара виновному лицу. Ведь виновному без разницы, по какому документу он будет вам возмещать ущерб, а фирме можно будет при продаже списать себестоимость реализованного товара и конечно отразить доход от реализации. Если виновному реализовать по себестоимости — налогов с такой операции не возникнет. Налицо возможность оптимизировать налог. В принципе такой способ подходит не только в случае с виновными лицами, но и в случае частичного повреждения или порчи товара. Продать такой товар можно с уценкой — минимизируя потери и налоговую нагрузку.
Сдавайте отчётность в три клика
Эльба поможет следить за товарными остатками и проводить инвентаризации. Она будет готовить отчётность и считать налоги.
Во время инвентаризации часто возникают спорные ситуации: компании не могут взыскать убытки с виновного лица из-за несвоевременного проведения или ненадлежащего оформления инвентаризации или получают доначисление налогов в ходе налоговой проверки. Рассмотрим, когда проводить инвентаризацию, как её оформлять и отражать в учёте.
Когда нужно проводить инвентаризацию
Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучёте), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истёкшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).
Если не провести инвентаризацию в установленных законом случаях или провести её несвоевременно, например после увольнения материально ответственного лица, то компания:
- не сможет привлечь уволившегося работника к материальной ответственности (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 07.05.2018 № 66-КГ18-6);
- не сможет учесть потери от недостачи в составе налоговых расходов (ст. 252, 265 НК РФ, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2018 № 09АП-51247/2018).
Как оформлять инвентаризацию
С 2013 года применять унифицированные формы первичных документов не обязательно (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте).
На наш взгляд, безопаснее всего разработать собственные формы документов для учёта результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утверждённые Госкомстатом. Свои формы нужно утвердить в приложении к учётной политике организации или приказом ИП (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте, п. 4 ПБУ 1/2008).
Если при документальном оформлении инвентаризации допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:
- невозможность привлечь виновных лиц к материальной ответственности (письмо Минфина от 30.12.2019 № 03-11-11/103406);
- отказ проверяющих учесть недостачу в составе налоговых расходов (письмо Минфина от 24.12.2014 № 03-03-06/1/66948);
- начисление НДС со стоимости недостачи в ходе налоговой проверки (постановление АС ДВО от 24.01.2019 № Ф03-5265/2018).
Как учесть результат инвентаризации — шпаргалка
Рассмотрим алгоритм учёта результатов инвентаризации на примере материально-производственных запасов (МПЗ). Напомним, что результаты инвентаризации оформляются первичными документами согласно учётной политике компании, например ведомостью учёта результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26).
Ситуация 1. Выявлены излишки
Бухгалтерский учёт. Оприходуйте излишки по рыночной стоимости, подтверждённой документально. На стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, сделайте проводку:
- Дт 10 (41) Кт 91.1
Налоговый учёт. Стоимость излишков включается в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль и УСН (п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Рыночную стоимость отнесите в доходы в момент завершения инвентаризации.
Для целей налога на прибыль можно учесть в составе расходов стоимость излишков МПЗ по факту их отпуска в производство или продажи (п. 2 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН можно учесть излишки товаров в момент их продажи (письмо Минфина от 24.05.2013 № 03-11-06/2/18968).
Ситуация 2. Выявлена недостача (порча) в пределах норм естественной убыли
Бухгалтерский учёт. Отразите стоимость недостачи (порчи) и спишите сумму в пределах норм естественной убыли как материальные расходы.
- Дт 94 Кт 10 (41)
- Дт 20 (44) Кт 94
Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) в пределах норм естественной убыли учитываются для целей налога на прибыль в составе материальных расходов на момент завершения инвентаризации (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН убыток от недостачи не учитывается, так как купленные материалы уже учтены при получении и расход задвоится (п. 2 ст. 346.16, ст. 346.17, п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ситуация 3. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник установлен
Бухгалтерский учёт. Отразите недостачу на счёте 94 и отнесите её по балансовой стоимости на сотрудника.
- Дт 94 Кт 10 (41)
- Дт 73 (76) Кт 94
- Дт 50 (51, 70) Кт 73 (76)
Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм не учитываются для целей УСН. Для целей налога на прибыль они учитываются во внереализационных расходах в один из следующих периодов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина от 26.10.2018 № 03-03-06/1/77156, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693):
- признание виновным лицом;
- вступление в силу решения суда о взыскании убытков с виновного лица;
- признание страховой компанией страхового случая в связи с недостачей (порчей).
При кассовом методе учесть сумму возмещения нужно в момент внесения денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации.
Ситуация 4. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник не установлен
Бухгалтерский учёт. Отразите сумму недостачи (порчи) и спишите убыток в связи с отсутствием виновного лица.
- Дт 94 Кт 10 (41)
- Дт 91.2 Кт 94
Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм учитываются для целей налога на прибыль в составе внереализационных расходов. Чтобы подтвердить отсутствие виновного лица, понадобятся документы, например постановление о прекращении уголовного дела от полиции (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для целей УСН такие убытки не учитываются.
Илья Антоненко, ведущий эксперт Национальной консалтинговой компании
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.
Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.
Кто может выявить недостачу
Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.
Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:
- самим кассиром-операционистом;
- сотрудником, исполняющим кассирские функции;
- непосредственным начальством кассира;
- инвентаризационной комиссией;
- ревизором, проверяющим кассу;
- учредителями или акционерами фирмы;
- вышестоящим руководством;
- аудиторами в ходе внешней проверки.
Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.
Виновен всегда кассир
Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.
Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.
КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.
Виды ответственности за недостачу
- Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.
- кража – тайное присвоение чужого;
- мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
- растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
- присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.
Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.
Порядок взыскания недостачи
- Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
- Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
- Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
- У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
- При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.
Когда кассир не виноват
Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:
- стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
- другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).
В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.
Как провести недостачу по бухгалтерии
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.
- При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
- Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
- дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
- Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
- дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
- дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.
Недостача является одной из самых популярных проблем в торговле. Причины появления расхождений могут быть разными: от неправильных расчетов до мошеннический действий персонала. Разберемся в правилах и порядке проведения ревизии наличных в кассе, расскажем, как найти истину и что делать при возникновении недостачи.
Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила
Ревизия кассы может быть плановой и внезапной.
Плановая проводится в случаях, перечисленных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Минфина, в частности п. 15 Методических указаний № 49:
― при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия,
при передаче имущества организации в аренду или его купле-продаже,
― при подготовке годового бухгалтерского отчета,
― при смене материально ответственных лиц,
― при вскрывшемся факте обнаружения недостачи,
― при наступлении последствий форсмажора, повлекшего за собой утрату или порчу материальных ценностей.
О плановой инвентаризации обычно бывает всем заранее известно. К ней готовятся и стараются, чтобы все сошлось копейка в копейку. Оно и понятно. И хорошо, если собственник бизнеса обоснованно уверен в порядочности и внимательности кассира.
А вот если есть повод подозревать, что может быть выявлена нехватка кассовой наличности, то без дополнительных внеплановых проверок не обойтись.
Основания для внеплановой инвентаризации:
― Текущий контроль качества работы кассиров и профилактика ошибок и нарушений
― Требование контролирующих органов
Собственники и руководители не ограничены законом РФ в сроках и периодичности проведения внезапных инвентаризации. При необходимости их можно проводить хоть каждый день без заблаговременного уведомления кассира. Именно фактор внезапности и позволяет выявить недостачу, если сотрудник намеренно мошенничает с товарами и деньгами.
Единственно, что требуется от инициирующего проверку – оформить приказ о ее проведении с указанием причины инвентаризации и состава инвентаризационной комиссии.
Кто входит в состав инвентаризационной комиссии?
Здесь опять же нет жестких правил отбора людей в состав комиссии. Главное, чтобы их список был закреплен соответствующим приказом. Для проведения регулярных ревизий может быть создана постоянно действующая в одном и том же составе комиссия.
Проверяемый работник вправе присутствовать при инвентаризации и следить за ходом проверки, но не может входить в состав инвентаризационной комиссии и быть допущен к проведению ревизии.
Выявлена недостача. Что дальше?
По факту обнаружения несоответствия количества наличных денежных средств в кассе расчетному остатку составляется акт. Под ним ставят свои подписи члены инвентаризационной комиссии и кассир.
А также проводится расследование – внутреннее или с привлечением сотрудников полиции – для выяснения степени вины кассира.
Какие тут могут быть нюансы? Давайте разбираться.
Кассир – материально ответственное лицо. На него возложена обязанность не только точно рассчитываться с покупателями. Он также должен соблюдать установленную в компании кассовую дисциплину – например, вовремя убирать деньги в сейф.
То есть ответственность за недостачу наступает не только в случае совершения кражи самим кассиром. Халатность, приведшая к безвозвратным потерям – это тоже серьезный проступок. Соответственно, вполне вероятно, что кассир обязан будет возместить работодателю материальные потери, если, например, его невнимательность облегчила вору задачу.
К тому же в таком случае возникает вопрос, не было ли у кассира с вором предварительного сговора. Если был, то это уже не просто халатность, а соучастие в краже, за которое сотрудник может понести уголовную ответственность.
При установленном факте присутствия вины кассира также учитывается объем нанесенного ущерба и прочие обстоятельства. При добровольном возмещении сотрудником украденной суммы вопрос может быть решен мирно. Если же кассир отказывается возместить работодателю убытки, то придется обращаться в суд. И лучше с этим не тянуть. Срок подачи искового заявления ограничен 12 месяцами с момента выявления недостачи на кассе.
Но есть разница между кражей (тайным присвоением) денег, не убранных кассиром в сейф, и ограблением кассы с применением угроз или физической силы. Если сговора со злоумышленником не было, то сотрудник магазина не несет ответственности за утрату денег. Защищать хозяйское добро, рискуя собственной жизнью, кассир не обязан.
Также кассир не должен нести ответственность в случае
➢ естественной убыли товара (срезы, усыхание)
➢ уничтожения товара тайфуном, наводнением, цунами, пожаром (если он возник не по вине продавца) и т.п.;
➢ ошибок со стороны поставщика (при приемке товара не всегда есть объективная возможность все пересчитать или тем более перевзвесить - это надо учитывать и по возможности продумать способы предупреждения подобных ошибок);
➢ воровства товаров покупателями (видеокамеры в торговом зале помогут решить эту проблему).
Причинами недостачи также могут оказаться
некорректный подсчет суммы и остатков. Такое часто встречается, если учет ведется вручную.
пересортица (присутствие недостающего одного наименования товара и, одновременно, излишек этого же наименования товара, отличающийся брендом, другим сортом, разновидностью, артикулом, расцветкой, товарно-материальной ценностью и так далее);
неправильные цены (не налаженный контроль за ценообразованием в магазине.
Порядок взыскания недостачи денежных средств в кассе
1. Получение от кассира объяснительной о причинах недостачи.
2. Издание руководителем или собственником компании приказа о возмещении.
3. Внесение кассиром денег в кассу или списание их с очередной зарплаты.
Факт недостачи фиксируется в акте инвентаризации. Письменные объяснительные кассиры в этом случае могут представить как на обратной стороне акта ИНВ-15, так и в свободной форме на отдельном листе.
Главное, в данном документе фиксируются
ФИО руководителя – получателя объяснительной
дата выявления недостачи
ФИО кассира и его подпись
Если кассир отказывается писать объяснительную, то составляют акт об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе. Кассир должен подписать его. Если и это он делать отказывается, то это тоже фиксируют в акте с подписями двух свидетелей.
Важно: размер удержаний не может быть больше 20 % от зарплаты!
Самый простой вариант возмещения ущерба – это добровольное внесение кассиром в кассу суммы выявленной недостачи. Обычно это происходит, если сумма недостачи ТМЦ невелика и ответственность кассира не вызывает сомнений.
При отказе от добровольного возмещения небольшой суммы недостачи работодатель вправе удержать ее в бесспорном порядке. Для взыскания составляется соответствующий приказ.
Но часто сумма недостачи превышает 20 % от зарплаты. Что делать в этом случае? Вариантов может быть несколько.
1. Вопрос решается через суд, а кассир возмещает недостачу, недополучая 20 % своей зарплаты до тех пор, пока вся сумма недостачи не будет покрыта.
2. Работодатель увольняет кассира, а его дальнейшую судьбу решает суд с учетом всех обстоятельств дела. На виновного может быть наложен денежный штраф, а также он может быть привлечен к исправительным работам до 180 часов или понести наказание в виде лишения свободы на срок до 2 лет.
3. Но также работодатель имеет право отказаться от материальной компенсации ущерба и ограничиться выговором, если сочтет такую меру допустимой в конкретном случае.
То есть способ компенсации определяется индивидуально. И каждому действию соответствуют определенные проводки в бухгалтерском учете.
Обратите внимание: увольнение за воровство, мошенничество или соучастие в противоправных действиях возможно в том случае, если вина сотрудника доказана. Надо понимать, что подозреваемый и осужденный – не одно и то же.
Проводим недостачу по бухгалтерскому учету грамотно
Совершаемые после инвентаризации проводки отличаются в зависимости от обстоятельств.
Если работник возместил полную сумму недостачи, то ее относят к “прочим доходам” и проводят по бухгалтерии в том отчетном периоде, когда были возвращены средства.
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
дебет 70, кредит 73-2 – сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно.
Если работника освободили от возмещения недостачи
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи признана в составе прочих расходов.
Если кассир не виноват в недостаче
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
дебет 91-2, кредит 74 – проводки списания недостачи с неустановленным виновником.
А что, если денег в кассе больше, чем должно быть?
Не спешите радоваться незапланированной прибыли! Вполне вероятно, к такому результату привели ошибки в кассовых операциях. И еще неизвестно, чем это в итоге может окунуться – появлением на пороге магазина обиженных покупателей или судебным иском. В общем, любое несоответствие фактических кассовых остатков расчетным – это повод, прежде всего, для проведения внутреннего расследования. Из ниоткуда деньги в кассе не появляются.
Сложно? Да, расслабляться предпринимателям не приходится. Пока заполнишь все бланки отчетности и наведешь порядок в ворохе кассовых ордеров, семь потов сойдет. Но есть простой и изящный способ сделать жизнь владельца и руководителя бизнеса на порядок легче и приятнее - это автоматизация магазина.
Онлайн-касса для контроля правильности ведения кассовых операций
Тому, кто изобрел это чудо цифровой мысли, предприниматели с радостью оплатят самое лучшее место в раю. Онлайн-касса МТС с товароучетной программой – это, по сути, агент руководителя, встроенный в рабочее место кассира. В любой момент вы можете узнать, что происходит:
― когда открылись и закрылись смены в каждом магазине,
― какие были продажи и возвраты,
― когда и сколько денег было выдано из кассы,
― отмены чека, удаленные товары, историю по перезапускам кассы.
Вся информация доступна с любого устройства с выходом в Интернет.
Начинающие предприниматели часто даже не догадываются, сколько существует способов кражи денег и товара на кассе. Здесь и аннулирование или несвоевременное закрытие кассовых чеков, и подмена дорогого товара на более дешевый, и фиктивные возвраты.
Заметили что-то подозрительное? В любой момент можете нагрянуть в магазин, моментально получить кассовый отчет об объеме выручки и сумме наличных в кассе. Проверка займет минимум времени. И шансы схватить нечистого на руку кассира за ту самую руку по горячим следам максимально высоки.
Продать товар по “своей” цене у кассира тоже не получится - он заносит в чек товар уже с ценой из базы. Еще в кассе можно настроить запреты на редактирование (например, удаление позиции в чеке) кассиром и выдать его сотруднику с правами доступа “Администратора”.
Частые инвентаризации, тайные покупатели, охранники (которые могут входить в сговор с кассирами), видеокамеры рядом с кассами. Все это не дает заметного результата, если сама касса не фиксирует каждое действие продавца. Причем не только дату проведения той или иной кассовой операции, но и ее точное время.
С онлайн-кассой МТС все, как на ладони. Контроль кассира в магазине становится тотальным и моментальным. А при проведении инвентаризации касса мгновенно произведет все вычисления и выдаст цифры, необходимые для заполнения актов ревизии. Вам останется только пересчитать наличность.
Истории предпринимателей
Магазины, как на ладони. А кассира я все-таки уволил.
«У меня три небольших магазина продуктов «у дома». Возникла проблема: недостачи в кассах стали чаще, сверять все в тетрадях замучался. Инвентаризация - это вообще стресс. Кассиры руками разводили и на все находили объяснения. Как завел все товары в кассу МТС и подключил товароучетный учет, все магазины стали, как на ладони. Теперь я вижу в личном кабинете и продажи, и деньги, и остатки. В причинах разобрался. Одного кассира так и уволил. Кстати, инвентаризацию провожу выборочно по нужной мне группе товаров. Просто выгружаю остатки и считаю. Обычно даже магазин не закрываю».
Много путешествую. Контролирую всю торговлю с телефона
«У меня несколько бизнесов, я много работаю, путешествую и практически всегда нахожусь вне дома. Скачал приложение «МТС Касса. Мой бизнес», чтобы контролировать и оперативно управлять. Это приложение связано с моими кассами в точках. Через него видно, например, время открытия и закрытия смен, какая выручка по каждой, сколько наличных. В личном кабинете кассового сервиса вижу все продажи и даже отчеты. Пока все нравится».
В пандемию перешла на продажи в интернет. Даже кассу не пришлось покупать
«У меня небольшой офлайн магазин, мы специализируемся на продаже оборудования для геймеров. В период пандемии продажа в интернет стала актуальной, как никогда. Мне пришлось дополнительно начать торговлю онлайн. МТС Касса помогла мне : сделали сайт, настроили прием платежей. Кстати, даже дополнительную кассу не покупала. Сайт подключили к кассе в магазине. В итоге одна касса справляется со всеми расчетами. Удобно».
Учет товаров в тетради треш, а чем проще excel, я так и не поняла
«Я недавно открыла два небольших магазина на пару с сестрой. Не ожидала, что столько законов придумали на одного предпринимателя. Мы в итоге попросили помощи у знакомого отца, который давно занимается торговлей. Тем более все продавцы у нас наемные и хочешь-не хочешь контролировать надо. Ничего не хочу сказать плохого, но вести в тетрадях записи прихода товара, продажи, расходов и потом все вручную сводить. Это жесть!! Я так протянула полгода.
Какие выводы я сделала: в причинах недостачи я толком так и не разобралась. Я не уверена, что правильно считаю прибыль. Правильно ли у нас все с ассортиментом? откуда взялись отрицательные остатки? Попробовала перенести все в Excel. Работы и бессонных ночей меньше не стало. Картина не прояснилась. В общем мой вам совет, подключайте товароучетную программу сразу. Тем более в МТС Кассе она уже есть. Все как на ладони!. Абсолютно все, что мне надо, видно в личном кабинете. Недостач больше нет.
Письмо Министерства финансов РФ №03-11-06/2/5588 от 27.02.2013
В опубликованном письме Минфин России рассмотрел два вопроса в учете доходов фирмой, которая применяет УСН и является агентом по агентскому договору. Должна ли она включать в базу по единому налогу поступившие денежные средства:
- в виде авансов за реализованные товары, принадлежащие принципалу;
- от материально ответственных (подотчетных) лиц в счет возмещения недостачи товаров?
Авансы за реализованные товары
Согласно разъяснениям специалистов финансового ведомства, доходом организации, применяющей УСН и являющейся агентом по агентскому договору, признается сумма полученного агентского вознаграждения. В том случае, если в связи с исполнением обязательств по агентскому договору агенту поступают деньги в виде авансов за реализованные товары, принадлежащие принципалу, данные денежные средства агентом в целях налогообложения не учитываются.
Дело в том, что по подпункту 1 пункта 1.1 статьи 346.15 Налогового кодекса при определении объекта обложения единым налогом не учитываются доходы, указанные в статье 251 кодекса. Согласно подпункту 9 пункта 1 статьи 251 НК РФ, налогоплательщик не учитывает доходы в виде имущества (включая деньги), поступившего:
- комиссионеру, агенту и (или) иному поверенному в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, агентскому договору или другому аналогичному договору;
- а также в счет возмещения затрат, произведенных комиссионером, агентом и (или) иным поверенным за комитента, принципала и (или) иного доверителя, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов комиссионера, агента и (или) иного поверенного в соответствии с условиями заключенных договоров.
К указанным доходам не относится комиссионное, агентское или иное аналогичное вознаграждение.
Отметим, если по договоренности с принципалом и документам, подтверждающим операцию, поступившая на расчетный счет (или в кассу) агента сумма содержит агентское вознаграждение, то сумму этого вознаграждения, полученную авансом, ему следует включить в состав доходов, подлежащих налогообложению.
Справка: порядок уплаты принципалом агентского вознаграждения определяется условиями договора (ст. 1006 ГК РФ).
Возмещение недостачи товаров
Что касается денег, которые поступили от материально ответственных (подотчетных) лиц в счет возмещения недостачи товаров, Минфин России разъяснил следующее.
В целях исчисления единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, компенсация стоимости данных товаров признается доходом организации на дату ее фактического получения. При определении этого дохода следует руководствоваться порядком, установленном пунктом 1 статьи 346.17 Налогового кодекса.
Перечень расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения при применении УСН, приведен в статье 346.16 НК РФ. Следует иметь в виду, что затраты в виде убытков от порчи, недостачи имущества в этом перечне не предусмотрены.
Отметим, что с 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно ему применение УСН не освобождает от обязанности вести бухгалтерский учет.
ООО «Альта» применяет УСН с объектом обложения «доходы минус расходы» торгует в розницу орехами. При проведении инвентаризации 28 февраля 2013 обнаружена недостача в размере 20 кг.
Орехи приобретены по цене 40 руб. за кг (без НДС). При этом потери в пределах естественной убыли составили 12 кг или 480 руб. (40 руб. х 12 кг). Сверхнормативный убыток составил 8 кг или 320 руб. (40 руб. х 8 кг).
ООО «Альта» отнесла 480 руб. в материальные расходы на основании подпункта 5 пункта 1, пункта 2 статьи 346.16, подпункта 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ.
Сумма 320 руб. была отнесена на виновного материально ответственного сотрудника. Предъявленную претензию он признал. Сумма сверх норм естественной убыли была взыскана из зарплаты виновного и отражена во внереализационных доходах фирмы по статье 346.15 и пункту 3 статьи 250 НК РФ. Удержание было произведено единовременно, поскольку сумма причиненного ущерба не превысила 20% зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Бухгалтер ООО «Альта» оформил в бухгалтерском учете следующие проводки:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
— 800 руб. - отражена стоимость недостающих товаров;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94
– 480 руб.— списана недостача товаров в пределах норм естественной убыли;
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94
– 320 руб.— сумма недостачи товаров сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2
– 320 руб.— сумма недостачи удержана из заработной платы виновного работника.
Распечатать
НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала
Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.
Читайте также: