Можно ли принять к учету телевизор усн

Опубликовано: 23.04.2024

Организация планирует приобрести в офис чайник, микроволновую печь и телевизор для обеспечения нормальных условий труда своих работников. Можно ли учесть эти расходы в бухучете и при определении налоговой базы по налогу на прибыль, а также принять НДС с них к вычету?

Трудовые отношения

Работодатель обязан обеспечить сотрудникам нормальные условия труда для выполнения норм выработки. Такое требование содержит статья 163 ТК РФ. Однако она не раскрывает перечень благ, которые должен предоставить работодатель.

Еще одна норма – ст. 223 ТК РФ – обязывает организации обеспечивать санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников путем оборудования помещений для приема пищи, комнат отдыха, пунктов оказания медицинской помощи и психологической разгрузки. Однако приведенные положения не позволяют определить перечень расходов, которые должен понести работодатель. При этом в соответствии с п. 1 ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" условия труда на рабочем месте должны быть безопасными, т.е. не оказывать вредное воздействие на человека. Требования к безопасности на рабочих местах устанавливаются СанПинами, которые должны соблюдать все работодатели.

Некоторые из таких правил содержат требования по оборудованию в определенных случаях комнат приема пищи (см. СанПиН 1.2.2584-10, СП 44.13330.2011, СанПиН 2.2.3.2887-11 и др.).

Однако только некоторыми правилами установлено, что в такой комнате должны быть (к примеру) холодильник, умывальник, плита.

Поскольку четких мер по обеспечению нормальных условий труда законодательство не содержит, рекомендуем определить их в локальном нормативном акте.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете актив принимается в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия (п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н, далее ПБУ 6/01):

объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование (в т.ч. временное);
объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

При этом пунктом 5 ПБУ 6/01 предусмотрено, что активы, в отношении которых выполняются условия пункта 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 40 000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов, а их стоимость учитывается в составе расходов в момент передачи в эксплуатацию (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01; п. 5 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", утв. приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н; п.п. 5, 7, 8, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н). В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации должен быть налажен контроль за их движением (п. 5 ПБУ 6/01).

Таким образом, если учетной политикой организации предусмотрено, что активы стоимостью не более 40 000 рублей учитываются в составе МПЗ, то чайник, микроволновую печь и телевизор (если его стоимость менее 40 000 рублей) следует учитывать в составе МПЗ (пункт 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н; п. 5 ПБУ 6/01). Соответственно, если установленный лимит отсутствует в учетной политике, перечисленная техника учитывается как основные средства в общем порядке.

Налог на прибыль

Расходы по налогу на прибыль признаются, если они экономически обоснованные и направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

Налоговый кодекс РФ (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ) разрешает учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда, но не уточняет, какие условия признаются нормальными условиями труда и какие расходы относятся к такому обеспечению.

Есть примеры судебных решений, из которых следует, что затраты на приобретение бытовой техники могут быть учтены в расходах, если эта техника используется в деятельности организации, результатом которой является получение прибыли. Также приобретение бытовой техники может быть необходимым в силу сменной работы или особого температурного режима. Затраты учитываются путем включения в расходы на обеспечение нормальных условий труда либо путем начисления амортизации (постановление ФАС Московского округа от 30.10.2009 № КА-А40/11455-09 по делу № А40-91919/08-87-457).

В другом деле суд на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ признал расходы на приобретение холодильника, микроволновой печи и вентилятора правомерными, указав, что они обеспечивают нормальные условия труда: холодильник и микроволновая печь необходимы для комнаты приема пищи, а вентилятор – для обеспечения нормального функционирования компьютерной техники (постановление ФАС Поволжского округа от 28.10.2008 по делу № А55-865/08).

Таким образом, затраты на приобретение чайника, микроволновой печи и телевизора можно учесть при расчете базы по налогу на прибыль, но в этом случае следует быть готовым отстаивать свою позицию в судебном порядке.

Налоговый кодекс не содержит прямого ответа на вопрос, имеет ли право налогоплательщик на вычет сумм НДС, предъявленных ему поставщиками при приобретении товаров, работ, услуг непроизводственного назначения.

Есть ряд судебных решений, согласно которым такое право у налогоплательщика имеется (постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.12.2011 по делу № А05-3367/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 27.12.2011 по делу № А70-2504/2011, ФАС Московского округа от 14.09.2011 по делу № А40-129734/10-127-747, ФАС Поволжского округа от 01.07.2008 по делу № А57-10917/07, ФАС Московского округа от 17.03.2011 № КА-А40/17564-10 по делу № А40-95355/09-112-687 и другие).

Однако есть постановление ФАС Дальневосточного округа от 24.01.2008 № Ф03-А51/07-2/6147 по делу № А51-15303/2006-8-381/17, согласно которому налогоплательщик не имеет права на вычет сумм НДС в случае непроизводственного характера соответствующих затрат.

Таким образом, принятие НДС к вычету с приобретенной бытовой техники неизбежно приведет к спорам с налоговыми органами. Но организация имеет все шансы отстоять свою точку зрения в суде.

Подробнее о том, можно ли принять к вычету НДС, если расходы не учтены при налогообложении прибыли, см. в статье.

7 МИН

Как ИП сэкономить на УСН «доходы минус расходы»

Упрощённая система налогообложения (УСН, «упрощёнка») — самый популярный налоговый режим для малого бизнеса. Уже по названию понятно, что этот форма существенно упрощает жизнь предпринимателя. А на УСН «доходы минус расходы» можно ещё и экономить. Рассказываем как.

УСН подходит практически всем ИП. Один налог заменяет сразу три: на имущество, на прибыль и НДС. А отчитываться нужно всего раз в год.

УСН бывает двух видов. В первом объектом налогообложения выступают доходы ИП. Ставка в этом случае — 6 %. Во втором виде для расчёта используют разницу доходов и расходов. Процентная ставка налога — от 5 до 15 %. Точную цифру определяет региональное законодательство.

Первое, что должен просчитать предприниматель — выгодность налогового режима. Если расходы вашей компании превышают доходы на 60 %, то «доходы минус расходы» — идеальный вариант. Если же расходы ниже, то эта налоговая система невыгодна, лучше выбрать УСН «доходы» и платить 6 %.

Если ИП использует УСН «доходы минус расходы», сумма налога не может быть ниже 1 % от общей суммы доходов: это минимальная ставка. Даже если год был убыточным, выплачивать налог всё равно придётся.

Как рассчитать УСН «доходы минус расходы»

Для расчёта потребуются два показателя: доходы и расходы. Доходы — это поступления от предпринимательской деятельности.

Расходы должны соответствовать ряду условий, указанных в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

Они должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение дохода в рамках видов деятельности бизнеса. Расходами не будут считаться покупка шубы для руководителя или мягкой игрушки для ребёнка сотрудника

Нужны документы, подтверждающие расходы: кассовый чек, платёжное поручение, накладная, акт выполненных работ и так далее

Расходы должны быть закрытыми: оплачено то, что вы получили в полной мере, предоплата за услугу или продукт расходом не считается

Как обосновать спорные расходы

Некоторые траты имеют спорный характер. К примеру, мобильный телефон мог быть куплен как для рабочих нужд, так и для личного пользования. В этом случае бухгалтеры рекомендуют прикладывать к отчёту о расходах пояснительную записку с подробным описанием, для чего и кем используется этот телефон, а также копию технического паспорта, где указана область использования. Не лишними будут выпущенный перед покупкой приказ (распоряжение) об использовании телефона и соглашение о передаче имущества сотруднику.

Не исключено, что налоговая служба не согласится с некоторыми расходами и пояснительные записки не смогут убедить сотрудников ФНС в правомерности трат. Сумма непризнанных расходов будет добавлена в налогооблагаемую базу, сумма доходов возрастёт, а значит, увеличится и сам налог.

Если налог не будет уплачен в нужное время, согласно п. 4 ст. 75 НК РФ , придётся платить пени 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. Для ООО с 31 дня просрочки ставка увеличивается до 1/150. За неоплаченный итоговый налог предприятие получает штраф 20 % от суммы неуплаты ( ст. 122 НК РФ ). А если ФНС сочтёт, что просрочка была допущена умышленно, штраф вырастет до 40 %.

В случае неуплаты налоговая служба может выставить требование к счёту компании в банке либо взыскать задолженность через судебных приставов. Чтобы оспорить требования налоговой, нужно обратиться с иском в арбитражный суд.

Что может снизить сумму налога на УСН «доходы минус расходы»

Страховые взносы

ИП выплачивает фиксированные страховые взносы. На УСН «доходы минус расходы» они включаются в состав расходов и уменьшают налогооблагаемую базу. Важно выплачивать взносы до 31 декабря, когда кончается налоговый период. Если делать это ежеквартально, потом можно будет пересчитать годовой налог в сторону уменьшения и либо вернуть оставшиеся при перерасчёте деньги, либо оставить их в счёт дальнейших налоговых выплат.

Убытки

Если ранее компания терпела убытки, то можно уменьшить налогооблагаемую базу на их сумму. Прошлый год был убыточным — в следующем году вычитайте убыток из доходов. Специально доказывать эту строчку «расходов» не придётся, она отражается в книге учёта доходов и расходов (КУДиР) и в налоговой декларации. Но если текущий период снова прошёл без прибыли, учитывать прошлогодние убытки нельзя.

Личное имущество

Личное имущество также может помочь в экономии на «упрощёнке». В бухгалтерском учёте есть понятие «основные средства» — это материальные объекты стоимостью более 100 тысяч рублей с учётом издержек на приобретение, которые нужны компании для производства продукции, оказания услуг или управленческих нужд ( п. 1 ст. 257 НК РФ ). Если предприниматель использует такое имущество для своей работы, а не для последующей перепродажи, его можно учитывать в составе основных средств ИП.

К примеру, бизнесмен занимается интернет-торговлей. Компьютер нужен ему для предпринимательской деятельности, поэтому его учитывают в составе основных средств ИП. Игровая приставка, подключаемая к компьютеру, к таким средствам не относится.

Важно: если компьютер был куплен до того, как гражданин стал ИП, налоговая служба не признает его расходом предприятия.

«Упрощенцы» могут списать расходы согласно строго ограниченному перечню. И даже если расходы, казалось бы, можно отнести на конкретный пункт в списке, возникают проблемы с их экономической целесообразностью. В статье мы рассмотрим некоторые виды распространенных расходов, которые при УСН проблематично принять к учету.

Итак, вы выбрали «доходы минус расходы».

Все организации и индивидуальные предприниматели, переходящие на УСН, должны в первую очередь выбрать объект налогообложения. О том, что выгоднее - «доходы» или «доходы минус расходы», - мы писали в «ПБ» № 3, 2011 на стр. 80 — 82. Допустим, «доходно-расходная» УСН оказалась предпочтительнее, и фирма начала применять данный спецрежим.

Сразу выделяется плюс: налоговую базу можно занизить на сумму произведенных расходов. И разумеется, любой бизнесмен стремится уменьшить «упрощенный» налог по максимуму. Тут же возникают проблемы.

Сначала выделим общие проблемы, которые подстерегают всех.

Большая часть расходов уходит на контрагентов. Следовательно, чтобы недобросовестный партнер не «подставил» компанию, следует проверить о нем хотя бы минимальные сведения. То есть, выражаясь официальным языком, применить принцип должной осмотрительности.

Это важно
Следует всегда узнавать хотя бы минимальные данные о контрагентах, в пользу которых производятся расходы. Особый упор необходимо сделать на представителей малого бизнеса, то есть на «вмененщиков» и «упрощенцев».

Следует произвести следующие действия:

проверить, зарегистрирован ли контрагент в ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
если деятельность контрагента подлежит обязательному лицензированию, то проверить наличие у него действующей лицензии;
по возможности узнать, нет ли у партнера «массового» учредителя (то есть лица, являющегося учредителем сразу нескольких организаций).

Если не выполняется первое или второе условие, то следует немедленно отказаться от всех связей с таким контрагентом. Расходы в пользу такого партнера, скорее всего, налоговые органы откажут принимать к учету, и доказать отсутствие злонамеренных связей с недобросовестным контрагентом можно только в судебном порядке. И проблемы с расходами — еще не самое страшное. Налоговые органы могут заподозрить «упрощенца» в махинациях с использованием «фирмы-однодневки». И проблемы тогда могут возникнуть еще более серьезные.

Вообще за связь с «однодневкой» обвинению может подвергнуться любая фирма. Однако налогоплательщики, применяющие УСН, находятся на «особом прицеле». Дело в том, что они являются представителями малого бизнеса. А «однодневки» обычно как раз бывают малыми фирмами.

Кроме того, малый бизнес подвергается меньшему количеству контрольных мероприятий, чем крупные предприятия. Поэтому, когда налоговая проверка наконец наступит, инспекторы постараются обязательно выявить нарушения.

Сразу стоит позаботиться о тщательной документации всех операций, которые ведут к расходам «упрощенца». Но даже если абсолютно все документы в порядке, налоговые органы могут заявить об экономической нецелесообразности расходов.

Подтверждаем экономическую целесообразность

Рассмотрим некоторые ситуации, в которых налоговые органы могут обвинить фирму в экономической необоснованности расходов.

При приобретении основных средств налоговые инспекции часто сомневаются в их экономической целесообразности. Поэтому контролеры могут отказать «упрощенцам» в признании расходов на покупку имущества. Впрочем, такие случаи происходят не только у фирм, состоящих на УСН, но и у других налогоплательщиков.

Особые правила
Общеустановленного понятия «экономическая целесообразность» не существует. Поэтому можно приводить любые доводы в пользу необходимости затрат. Главное — доказать инспекции или суду, что расходы направлены на функционирование или совершенствование экономической деятельности.

Действительно ли основное средство используется в деятельности, приносящей доход? Данный вопрос может явиться причиной спора с контролерами и даже дойти до суда. В суде налогоплательщику рекомендуется грамотно доказать, что имущество действительно необходимо для его бизнеса. Например, если фирма купила автомобиль, то можно привести аргумент, что заказчики находятся в различных населенных пунктах, поэтому без машины не обойтись. Подобное решение в пользу налогоплательщика содержится, например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2009 г. № Ф04-866/2009(536-А03-27).

Споры об экономической целесообразности расходов возникают и в отношении ремонта основных средств, производимого арендатором или арендодателем. Если ремонтом занимается арендодатель, то инспекторы могут заявить, что расходы на ремонт объектов должны лежать на плечах арендатора, поэтому арендодателю учитывать такие затраты неправомерно. В данном случае мы рекомендуем подробно прописать в договоре аренды, на кого ложится обязанность по ремонту и различным улучшениям основных средств. Тогда в качестве доказательств можно предъявить договор аренды, а также документы, связанные с ремонтом (договоры подряда на ремонт основных средств, сметы расходов, справки о стоимости выполненных работ, счета-фактуры и т. д.). Если придется судиться с налоговой инспекцией, то фирма, скорее всего, выиграет дело. Положительное решение содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 28 декабря 2009 г. № А45-8513/2009.

Расходы на уборку офиса и территорий

Ни одна организация не обойдется без регулярной уборки своих помещений и территорий. При этом фирма как покупает товары (чистящие и моющие средства, мешки для мусора и т. д.), так и платит за услуги. Но могут ли «упрощенцы» принять расходы на поддержание чистоты к налоговому учету?

К сожалению, данные расходы прямо не поименованы в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Но это не означает, что их нельзя списать.

Следует помнить, что при УСН можно принять к учету материальные расходы, перечень которых приведен в пункте 1 статьи 254 Налогового кодекса. Так, к материальным расходам относятся затраты на приобретение материалов, используемых в производственных и хозяйственных нуждах (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Различные товары для уборки и поддержания чистоты вполне подходят под такое определение.

Доказательством может служить довольно старое, но по-прежнему актуальное письмо Минфина России от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182. В нем финансисты разрешили организации учитывать расходы на приобретение хозяйственных товаров и бытовой химии.

Значит, расходы на товары, предназначенные для уборки и поддержания чистоты, принимать к учету можно, а если приобретаются услуги? В случае, когда в штате есть персонал, занимающийся уборкой, проблем нет, так как расходы относятся к заработной плате сотрудникам. А если организация приобретает услуги сторонних фирм, то соответствующие расходы опять же являются материальными (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). В данной норме речь идет о затратах на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями.

Гораздо сложнее дела обстоят с уборкой и благоустройством территорий, прилегающих к офису. Без данных действий не обойдется практически ни одна фирма. Зимой надо убирать снег, летом желательно облагородить газоны и дорожки, а с мусором нужно бороться круглый год.

К сожалению, Минфин России запретил «упрощенцам» списывать расходы на уборку и благоустройство прилегающих территорий (письмо от 22 октября 2010 г. № 03-11-06/2/163). Финансисты кратко отметили, что данные расходы отсутствуют в закрытом перечне, поэтому их нельзя принимать к учету.

Чтобы сэкономить на налоге, фирма может обратиться в суд. Есть вероятность, что арбитры примут сторону налогоплательщика. Прецедент есть с расходами по вывозу отходов. ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 28 мая 2008 г. № Ф08-2886/2008 указал, что отходы производства и потребления должны быть нейтрализованы. Того требует статья 22 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Поэтому с экономической обоснованностью затрат на вывоз отходов проблем нет. Значит, данные расходы можно списать как материальные.

Расходы на благоустройство труда

Чтобы сотрудникам хорошо работалось на своих местах, работодателям приходится нести расходы. Во-первых, существуют противопожарные, санитарные и иные требования, которые необходимо соблюдать. Во-вторых, многие работодатели не ограничиваются минимумом, а покупают для сотрудников кулеры с питьевой водой, вентиляторы, обогреватели, кондиционеры и иную технику. Можно ли принять к учету соответствующие расходы?

К сожалению, Минфин России опять дает отрицательный ответ. В письме от 26 января 2007 г. № 03-11-04/2/19 финансисты запретили «упрощенцам» учитывать расходы на питьевую воду и обогреватели. Причина та же самая — отсутствие данных расходов в закрытом перечне.

Анализируя арбитражную практику, можно найти решения судов в пользу налогоплательщиков (например, в постановлении ФАС Уральского округа от 6 октября 2008 г. № Ф09-7032/08-С3, где речь идет опять же о питьевой воде). Но помогут ли служители Фемиды любой фирме, неизвестно. А если налогоплательщик, применяющий УСН, решит списать затраты на приобретение товаров для благоустройства рабочих мест, то споров с инспекцией по-любому не избежать.

Внимание!
Будьте готовы к тому, что все расходы на поддержание чистоты и порядка, а также на создание комфортных условий труда контролеры признают экономически нецелесообразными. Не остерегайтесь обращаться в вышестоящие налоговые инстанции и суд, чтобы отстоять свою позицию.

Расходы на лицензирование и сертификацию

Некоторые виды деятельности подлежат обязательному лицензированию (ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ), что, естественно, влечет затраты. Могут ли «упрощенцы» учесть в налоговой себестоимости расходы, связанные с получением лицензии?

В первую очередь к данным расходам относится государственная пошлина. Здесь споры вряд ли возникнут. Госпошлина является сбором, установлена она Налоговым кодексом, а все суммы налогов и сборов идут в «упрощенную» налоговую базу (подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Однако за одну лишь пошлину лицензию не дадут. Ведь для получения лицензии требуется соответствовать определенным критериям, установленным для каждого вида деятельности. Во многих случаях фирмам необходимо провести разнообразные экспертизы, обследования и прочие процедуры. Для этого нужна помощь сторонних организаций, так что без дополнительных расходов не обойтись. Можно ли их включить в налоговую базу?

Ответ положительный, и для таких расходов введен специальный подпункт 30 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Однако следует помнить о двух условиях:

экспертизы и обследования должна проводить специализированная организация;
наличие документов, полученных в результате данных процедур, должно быть обязательным для получения лицензии.

То есть если организация перестраховывается и платит сторонним лицам за проверки и экспертизы, не обусловленные законодательством, то соответствующие расходы нельзя принять к учету при УСН.

Многих «упрощенцев» также подстерегает такая процедура, как сертификация товаров или подтверждение соответствия. Расходы на такие действия можно принять к учету без проблем (подп. 26 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Причем, в отличие от предыдущего случая, не имеет значения, является ли сертификация обязательной или добровольной. Указаний на этот счет в упомянутом подпункте не существует.

До 2011 года налогоплательщики, применяющие УСН и уплачивающие взносы в саморегулируемые организации, не могли списать данные взносы, поскольку о них не говорилось в закрытом перечне расходов. Теперь же ситуация, к счастью, изменилась, и «упрощенцы» списывают расходы на взносы в СРО на основании подпункта 32.1 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.

Расходы на ведение бухгалтерского учета

По общему правилу, «упрощенцы» не ведут бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако на практике данное правило часто не выполняется. Например, хозяйственным обществам нужно вести бухучет в первую очередь ради собственных акционеров и вкладчиков.

Фирмы, состоящие на УСН, то есть субъекты малого предпринимательства, часто прибегают к бухгалтерским услугам сторонних фирм. Налоговые органы могут отказать в признании расходов в пользу бухгалтерских организаций. Аргументы будут таковы: раз «упрощенец» не должен вести бухучет, то расходы на его ведение нецелесообразны.

Однако данный довод неверен. Нельзя говорить, что «упрощенец» не должен вести бухучет. Он может его не вести, но никто же ему не запрещает. А затраты на бухгалтерские услуги между тем прямо присутствуют в перечне расходов, признаваемых при УСН (подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Кстати, если на организацию возложена обязанность публиковать свою бухгалтерскую отчетность, то расходы на такую публикацию также подлежат налоговому учету (подп. 16 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Опасный момент
Налогоплательщики, состоящие на УСН, грубо говоря, лишь «на бумаге» освобождены от ведения бухгалтерского учета. Поэтому расходы на бухгалтерские услуги экономически обоснованы, и данный вывод при возникновении проблем следует отстаивать.

Что нельзя принять к учету

И напоследок мы расскажем, какие расходы однозначно нельзя принять к учету. Это расходы, которые предприниматели или учредители тратят из прибыли на свои цели. Например, оплачивают себе транспорт, ремонтируют личную недвижимость. Правило простое: если расходы никоим образом не связаны с предпринимательской деятельностью, то к учету их принять нельзя. В любом ином случае, если расходы направлены на функционирование бизнеса, рекомендуется их включать в налоговую базу по УСН. При этом не обойтись без споров с налоговой инспекцией, но шанс отстоять свою позицию есть.

Е. Сатаев, редактор-эксперт

Бухгалтерия
Инструменты для бизнеса
Налоги

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Антон Дыбов.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Ситуация	Документы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнеса	Экономически не оправданные затраты — не на бизнес
✅ Оргтехника в офис	❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис	❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий	❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы	❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ

Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходы	Затраты, которые не относятся к представительским расходам
✅ Деловые встречи: завтраки и обеды	❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций	❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации	❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание	❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно	❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика	❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

Можно	Нельзя
✅ Можно учитывать на ОСНО	❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период	❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
смету расходов на мероприятие;
отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

суточные за каждый календарный день командировки;
транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бизнес-карты от Тинькофф

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.

Все траты отражаются в личном кабинете
Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
Детализированные чеки
Валютные бизнес-карты
Виртуальные карты

Все расходы, которые можно учесть при УСН «доходы минус расходы», перечислены в ст. 346.16 НК РФ. Но кроме списка разрешённых расходов, нужно знать правила их признания. Из-за обобщённых и размытых формулировок упрощенцы сталкиваются со множеством неурегулированных ситуаций, в которых цена ошибки — доначисление налога, пени и штрафы. Разберемся с правилами учёта расходов, в признании которых часто встречаются ошибки.

Расходы на борьбу с коронавирусом
Расходы на переподготовку кадров
Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля
Расходы на объекты интеллектуальной собственности
Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Расходы на борьбу с коронавирусом

Это новый вид расходов, который появился в 2020 году. В связи с ним п. 1 ст. 346.16 НК РФ в апреле дополнили пп. 39, который позволяет учесть на упрощёнке следующие расходы:

на покупку спецодежды, масок и перчаток для сотрудников;
покупку санитайзеров, термометров, лабораторного оборудования, обеззараживающих приборов;
дезинфекцию помещений.

Внимание! Работодатели, которые за свой счёт тестировали сотрудников на коронавирусную инфекцию COVID-19 и антитела к ней, не могут учесть эти расходы при расчёте налога на УСН (Письмо Минфина от 23.11.2020 № 03-11-06/2/101770).

Расходы на подготовку и переподготовку кадров

При расчёте налога на УСН можно учесть расходы на обучение, если они соответствуют следующим требованиям (пп. 33 п.1 ст. 346.16 НК РФ):

На обучение отправили сотрудников налогоплательщика (письмо Минфина от 09.08.2013 № 03-11-11/167).
У образовательного учреждения есть лицензия.
Договор заключён между образовательным учреждением и работодателем. Оплату по договору, оформленному на сотрудника, учесть в расходах нельзя (письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

Расходы на обучение должны быть экономически обоснованы. Это значит, что обучаемый сотрудник должен применять полученные знания на своём рабочем месте. Например, организация оплатила курсы английского языка. По запросу налоговой, возможно, придётся пояснить, как работники будут использовать полученные знания. Если для общения с иностранными клиентами или подготовки документов, то расход обоснован. А если курсы задумывались как способ повысить привлекательность компании как работодателя, затраты нельзя включать в расходы.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля

Основная трудность в учёте компенсаций за использование личного транспорта — правильное документальное оформление. Если выплачивать деньги без обоснования, возможны проблемы не только с расходами при УСН, но и с НДФЛ и страховыми взносами. Чтобы избежать ошибок, необходимо сделать следующее:

С каждым сотрудником, получающим компенсацию, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).
В соглашении закрепить порядок расчёта суммы компенсации, расход ГСМ (например, 5.5 л на 100 км).
Продумать систему учёта использования автомобилей в служебных целях. Это могут быть путевые листы на поездки, общая ведомость учёта, в которой отражается дата, время убытия и прибытия, куда поехал, количество проеханных километров. Цель учёта — обеспечить возможность в конце месяца понять, сколько километров сотрудник проехал в служебных целях.
Собрать чеки на ГСМ.

Если всё оформлено верно, с выплаченных компенсаций не придётся платить НДФЛ и страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Для целей налогообложения можно учесть расходы на компенсацию использования личного транспорта только в пределах норм (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

1200 рублей в месяц для автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2 000 куб. см.;
1500 рублей в месяц — для автомобилей с двигателем более 2000 куб. см.

По мнению Минфина, в этот норматив входят ГСМ, ремонт, парковка и прочие расходы. Поэтому даже если вы установили ежемесячную компенсацию в большем размере, в расходах при УСН можно будет учесть только сумму в пределах лимита.

Расходы на объекты интеллектуальной собственности

Объекты интеллектуальной собственности перечислены в ст. 1225 ГК РФ. Это программы для ЭВМ, товарные знаки, аудиовизуальные произведения, полезные модели, базы данных и другое. Метод учёта затрат зависит от того, в какую статью НК РФ включен тот или иной объект.

Нематериальные активы, которые будут использоваться более 12 месяцев (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). После оплаты их можно включать в расходы равномерно, по отчётным периодам, до конца года, в котором был приобретён нематериальный актив (п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, вы купили товарный знак за 100 000 рублей в феврале 2021 года и оплатили в этом же месяце. В течение четырёх кварталов года, нужно будет учитывать в расходах по ¼ суммы — по 25 000 рублей. Еще один товарный знак за 100 000 рублей купили в июле. Его стоимость будет учтена в расходах в третьем и четвёртом кварталах по ½ от стоимости — по 50 000 рублей.
Объекты интеллектуальной собственности, перечисленные в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — исключительные права на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для ЭВМ, базы данных, ноу-хау, топологии интегральных микросхем и права на их использование на основании лицензионного договора. Такие расходы можно учесть сразу в полной сумме.

Нередко приобретённый объект интеллектуальной собственности подпадает под оба пункта одновременно. Допустим, вам нужно учесть расходы на покупку базы данных, которая будет использоваться более 12 месяцев. Получается, можно применить как пп. 2 п. 1 ст. 346.16, так и пп. 2.1 п.1 ст. 346.16. В таких случаях выгоднее использовать пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 и списать в расход всю сумму сразу. А если приобретаете исключительные права на объекты интеллектуальной собственности, которые не упомянуты в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16, то тогда следует использовать только пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В отдельный пп. 19 п. 1 ст. 346.16 выделены расходы на приобретение неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных, а также их обновление по договорам с правообладателем. Если вы используете Норматив или Экстерн, то расходы на их приобретение и обновление учитывают по правилам пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — в полной сумме после оплаты.

Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Оплату путёвок для сотрудников включают в состав расходов на оплату труда, перечисленных в ст. 255 НК РФ. Эти правила распространяются и на УСН, поэтому упрощенцы могут уменьшить налоговую базу за счёт расходов на внутренний туризм и отдых своих работников. Но есть несколько условий:

Максимальный размер расходов — 50 000 рублей на человека (п. 24.2 ст. 255 НК РФ). Это значит, что если путёвка взрослого стоит 65 000 рублей, а ребёнка 30 000, то в расходы пойдёт 80 000 рублей, а не 95 000 рублей.
В расходы можно включить не только стоимость путёвки для работника, но и для членов его семьи.
Распространяется только на поездки по России.
Это должен быть комплексный турпродукт — путёвка, которая куплена у туроператора. В неё могут входить проезд, проживание, питание, экскурсии, страховки и другое, но это должен быть единый пакет услуг по договору между туроператором или турагентом и работодателем.

С 01.01.2022 вступают в силу поправки в НК РФ, разрешающие работодателю учитывать расходы на санаторно-курортное лечение работников по прямому договору с санаторием, а также компенсировать затраты работников и членов их семей (Федеральный закон от 17.02.2021 № 8-ФЗ).

Есть лимит включения таких расходов в налоговую базу (п. 16 ст. 255 НК РФ). Совокупные социальные расходы организации, например, на медицинские страховки для сотрудников и расходы на внутренний туризм, не могут превышать 6 % от ФОТ работодателя.

Елена Тарасова, юрист, налоговый консультант
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: