Может ли директор быть подотчетным лицом по расходам на хоз нужды усн

Опубликовано: 26.04.2024

Руководители ООО нередко грешат тем, что забирают деньги из кассы и не отчитываются по ним. Иногда учредители думают: «Фирма моя, значит, и деньги мои. Могу забирать, когда захочу». Особенно часто так бывает, когда директор и учредитель — одно лицо. Такое своеволие может закончится проблемами с налоговой.

Почему нельзя просто так брать деньги организации

Организация — самостоятельное лицо со своим имуществом, правами и обязанностями. Именно организация, а не директор или учредители может нанимать людей по договору, отвечать за нарушения законов или участвовать в суде. Поэтому и деньги в кассе или на расчетном счете принадлежат фирме, а не конкретному лицу.

Если учредители или руководитель забирают деньги у ООО, они должны обосновать это изъятие: сколько и для чего забрали, когда отчитаются по расходам или вернут деньги обратно.

Что будет, если руководитель заберет деньги и не отчитается по ним

Ничего хорошего. Если директор забрал деньги и не отчитался по ним, с него могут взыскать материальный ущерб, доначислить зарплатные налоги или переквалифицировать подотчетную сумму в заём.

Взыскание материального ущерба

Организация может подать в суд и взыскать материальный ущерб с руководителя, который забрал деньги на неясные цели.

Конечно, директор ООО сам на себя в суд не подаст, но это могут сделать участники общества или новый директор, если произошла смена руководства. В судебной практике таких дел много.

В. был директором ООО и взял из кассы 145 000 ₽ на расходы в связи с командировкой. Вернувшись из командировки, за деньги он не отчитался, документы по расходам не предоставил.

Еще В. брал из кассы 61 195 ₽ на хозяйственные нужды компании, но отчитался только за 52 000 ₽. Куда дел еще около 9 000 ₽ — неизвестно.

ООО подало на В. в суд и взыскало с него 145 000 ₽ + 8 826 ₽ = около 154 000 ₽.

На взыскание денег у организации есть 3 года, после чего долг становится «безнадежным к взысканию» и его списывают. Впрочем, надеяться на это не стоит.

Доначисление зарплатных налогов

Когда в налоговой получат информацию о деньгах, потраченных на неясные цели, могут решить, что руководитель эти деньги присвоил. А раз так, с них должен быть уплачен налог на доходы физических лиц — 13%. Кроме того, на сумму недоимки за просрочку уплаты начислят пени, а за нарушение налогового законодательства наложат на организацию штраф.

Директор Ж. каждый день брал подотчет — говорил, что на хозяйственные нужды. Как на самом деле он расходовал деньги, никто не знает: перед бухгалтерией он не отчитывался и никто в организации этот вопрос не поднимал.

Налоговая увидела это нарушение и доначислила почти 600 000 ₽ НДФЛ и около 300 000 ₽ пени вместе с штрафом. Суд признал доначисление налогов законным.

На сумму, выданную в «подотчет», могут быть начислены и страховые взносы, если ПФР или ФОМС не получит подтверждение того, что деньги были потрачены как планировалось. Отстаивать свою позицию придется в суде.

«Чтобы избежать доначисления НДФЛ и взносов, удержите невозвращенные директором подотчетные из его зарплаты.

В течение месяца с даты, когда директор должен был вернуть деньги, получите от него письменное согласие на удержание денег. Издайте приказ об удержании и вычтите невозвращенную сумму из ближайшей зарплаты работника. Удерживайте не более 20% от зарплаты.

Если недостача одной зарплатой не покрывается, удержать остаток можно и со следующей — так нужно делать до тех пор, пока организация не получит всю невозвращенную директором сумму».

Светлана Ковалевская, эксперт системы «Актион Бухгалтерия»

Переквалификация подотчетной суммы в заём

Налоговая может решить, что выданная из кассы и невозвращенная обратно сумма — это заём, который организация дала своему сотруднику. По закону так делать можно, но если заём беспроцентный, с материальной выгоды придется заплатить налог.

На практике такая переквалификация встречается редко: чаще невозвращенные деньги считаются доходом, с которого нужно уплатить зарплатные налоги.

Как организация может выдавать деньги

Легальных способов выдачи денег не так уж мало: можно выдать деньги с зарплатой или в виде дивидендов, выдать директору заём, оказать материальную помощь или дать подотчет.

Зарплата и дивиденды

Самый понятный и логичный способ выдачи денег — перечисление зарплаты директору и выплата дивидендов участникам ООО.

Руководитель ООО как наемный работник вправе получать зарплату, размер которой устанавливают участники общества. Зарплата состоит из оклада или тарифной ставки, доплаты, надбавок, компенсаций.

Премия тоже может входить в часть зарплаты, ее размер прописывают в трудовом договоре или локальном акте. Второй вариант — размер выплаты утверждают на общем собрании участников ООО. Этот вариант выглядит оптимальным, если нужно выдать деньги директору.

Участники ООО получают дивиденды — выплаты, которые распределяются между ними пропорционально долям в уставном капитале ООО.

Дивиденды выплачивают не чаще одного раза в квартал и только с чистой прибыли компании. При выплате с суммы должны быть удержаны 13% НДФЛ.

Стоит учесть: если чистой прибыли нет, снимать наличные в качестве дивидендов нельзя.

Материальная помощь

В некоторых организациях работникам выплачивают материальную помощь, и директор тоже может ее получить.

Организация может выплачивать своим работникам материальную помощь в дополнение к зарплате, но для этого в жизни работника должно произойти какое-то событие. Например, он вступил в брак или стал родителем. Директору нужно будет подтвердить документально, что такое-то событие действительно произошло.

Основания выплаты матпомощи обычно прописывают в локальном акте, но директор может принять решение о выплате лично.

С матпомощи в размере больше 4 000 ₽ платят зарплатные налоги. Если деньги выдали на лечение работника, налоги с матпомощи платить не нужно.

Подотчет

Подотчет выдают только штатным сотрудникам, поэтому если деньги забирает участник ООО, он тоже должен быть в штате. Деньги можно потратить на любые цели компании — например, на покупку канцелярских товаров.

Обязательно должно быть документальное подтверждение всех трат — авансовый отчет и чеки, а непотраченные средства нужно будет вернуть на расчетный счет или в кассу компании.

По размеру выдачи подотчетных денег ограничений нет, но крупные суммы вызывают подозрения — налоговая скорее их заметит и начнет проверку. Лучше, чтобы суммы были небольшими.

Выдача на хозяйственные нужды

К таким расходам могут относиться, например, приобретение инвентаря, отдельных расходных материалов и многое другое.

В отличие от подотчетной суммы, деньги на хозяйственные нужды тратятся сразу. Отчитываются за них перед бухгалтером — нужно предоставить ему накладные или чеки.

Снятие наличных денег для этих целей ограничено суммой в 100 000 ₽ на каждую отдельную покупку.

Юридическое лицо вправе выдать заём учредителю или любому сотруднику фирмы, в том числе руководителю. Выдать заём можно на любой срок — ограничений нет, все условия прописываются в договоре займа.

Если процентная ставка окажется меньше 2/3 ставки рефинансирования, получателю придется уплатить НДФЛ от суммы материальной выгоды по ставке 35%.

Например, на 26 мая 2020 года ставка рефинансирования составляет 5,50%. Иванову, одному из участников ООО, оформили заём в 500 000 ₽ под 1% на 1 год.

В мае 2021 года Иванов долг вернул и теперь он должен уплатить НДФЛ с полученной материальной выгоды. Все расчеты делает бухгалтер ООО.

Бухгалтер считает, сколько Иванов получил материальной выгоды в мае 2020 года: 500 000 * 3,67% / 365 дней * 6 дней пользования займом в мае 2020 = 301,64 ₽, и с них нужно уплатить 35% НДФЛ = 105,57 ₽.

Дальше бухгалтер считает материальную выгоду в июне 2020: 500 000 * 3,67% / 365 дней * 30 = 1 508,22 ₽, НДФЛ = 527,88 ₽.

Так бухгалтер считает за каждый месяц пользования займом, и в итоге всю положенную уплате сумму НДФЛ удерживает с очередной выплаты дивидендов Иванова.

Если ставка по займу выше ставки рефинансирования, никаких дополнительных выплат не нужно.

«Долг по договору займа перед ООО может быть прощен. В этом случае он приравнивается к доходу и с него заемщик уплачивает НДФЛ. Но с “прощением долгов” тоже нужно быть предельно осторожными, налоговая может посчитать эту схему обналом, организовывать внеплановую проверку, заблокировать счета, инициировать привлечение к уголовной ответственности.

Суд часто встает на сторону налоговиков».

Надежда Фукалова, эксперт по налогам, финансовому планированию, аудиту, юридическому и тендерному сопровождению бизнеса. Основатель и руководитель агентства FLT-NAVIGATOR

Расходы на командировку

Расходы на командировку должны подтверждаться фактом командировки: у сотрудника должны быть авиабилеты и посадочные талоны, билеты на автобус или поезд, счета за проживание из гостиниц, другие подтвержденные транспортные расходы за время командировки.

Билеты можно оплатить с корпоративной карты, а остальные командировочные компенсировать сотруднику уже по возвращении, но важно, чтобы сотрудник обязательно предоставил бухгалтеру посадочные талоны.

Что касается фиксированных суточных, то они неподотчетны, сотрудник тратит их по своему усмотрению. Размер суточных определяется внутренними актами компании, например, приказом об утверждении лимитов по размеру суточных.

С суточных свыше 700 ₽ при командировке по России нужно уплатить НДФЛ и страховые взносы. Если директор ездил в командировку за границу, от налогов освобождаются суточные до 2 500 ₽.

«Есть еще одно основание выдачи денег — представительские расходы.

В эту категорию входят расходы, которые связаны с развитием компании: оплата подготовки или участия в различных мероприятиях и конференциях, оплата счетов из ресторанов и кафе со встреч с клиентами и партнерами, брендированные подарки клиентам и партнерам на праздники.

Этот вариант также требует документального оформления со стороны ООО, но здесь нужно быть очень аккуратными: каждый подобный расход следует оформлять».

Andrei_R / Shutterstock.com

Организация является субъектом малого предпринимательства. За несколько лет в подотчете у директора (он же учредитель) накопилось несколько миллионов рублей. Как можно уменьшить подотчет? Какие налоговые последствия возможны в ситуации, когда подотчетное лицо - директор?

Выдача денег под отчет

В настоящее время на территории РФ порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями установлен Указанием Банка России "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У)), в соответствии с которым наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, могут быть выданы под отчет сотруднику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера (пп. 5, 6.3 Указания № 3210-У).

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указания № 3210-У). По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.

При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

Специалисты Минфина России (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610) пояснили, что, поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка сотрудника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Кроме того, компания вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу (ст. 415 ГК РФ).

Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, ст. 15.1 КоАП РФ не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности) (пост. Девятого ААС от 13.05.2013 № 09АП-10884/13, от 31.01.2013 № 09АП-34612/12).

НДФЛ с подотчетного лица

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861, от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Президиум ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08) указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичный вывод в свое время делал и Минфин России (письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ), подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.

При этом при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды исходят из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12) указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно статье 210 Налогового кодекса указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ. Если же документальное подтверждение производственной направленности полученных директором под отчет денежных средств отсутствует, в этом случае, по мнению автора, велик риск переквалификации рассматриваемых сумм в доход, подлежащий обложению НДФЛ (пост. АС УО от 21.10.2015 № Ф09-7527/15, ФАС СЗО от 09.06.2014 № Ф07-3694/2014).

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами 23 и 25 Налогового кодекса (ст. 41 НК РФ). При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, то есть у физлица возникает экономическая выгода и, соответственно, доход в размере суммы прощенной задолженности.

Страховые взносы подотчетного лица

По мнению специалистов Минтруда России и ФСС России, в случае, если подотчетное лицо не отчиталось в срок, установленный Указаниями № 3210-У, и работодатель принял решение не удерживать сумму задолженности из заработной платы, то такие выплаты рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609; п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250).

Суды в этом вопросе придерживаются иной точки зрения. Так, в одном из дел (пост. ФАС ВВО от 18.07.2013 № Ф01-9880/13 по делу № А43-14173/2012 (определением ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано)) рассматривалась правомерность начисления ПФР страховых взносов на сумму задолженности бывшего работника по выданным ему под отчет денежным средствам. Поскольку работник был уволен, а подотчетные средства не были возвращены и авансовые отчеты не были представлены, ПФР посчитал, что выданные работнику денежные средства являются его доходом, на который организация должна была начислить страховые взносы.

Судьи сочли доводы ПФР необоснованными и поддержали выводы судов первой инстанции (пост. Первого ААС от 11.04.2013 № 01АП-3952/12 по делу № А43-14173/2012) о том, что суммы, полученные под отчет на хозяйственные нужды организации, не соответствуют понятию дохода в смысле, придаваемом указанному понятию законодательством, поэтому они не подлежат учету в качестве базы для начисления страховых взносов. Арбитры подчеркнули, что отсутствие подтверждающих документов о расходовании подотчетных средств или возврате их в кассу организации не свидетельствует о получении работником дохода.

Таким образом, в данной ситуации не исключено, что при проверке правильности исчисления страховых взносов организации будут доначислены страховые взносы на подотчетные суммы, не возвращенные в кассу организации.

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга, по мнению представителей ФСС России, также подлежит обложению страховыми взносами. Об этом свидетельствует судебная практика (пост. АС ВВО от 25.12.2015 № Ф01-5400/15, АС ПО от 07.05.2015 № Ф06-22902/15, АС УО от 06.04.2015 № Ф09-3743/14, ФАС СЗО от 17.03.2014 № Ф07-819/14). В указанных постановлениях суды поддержали компании и признали, что сумма прощенного долга (речь идет о прощении долга, возникшего из договора займа) не подлежит обложению страховыми взносами.

Если организация освобождает физическое лицо от возврата денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение. В соответствии со статьей 572 Гражданского кодекса по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом. Как указал Президиум ВАС РФ (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 № 104), квалифицирующим признаком дарения является его безвозмездность (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом гражданское законодательство исходит из презумпции возмездности договора (п. 3 ст. 423 ГК РФ). Поэтому прощение долга является дарением только в том случае, если судом будет установлено намерение кредитора освободить должника от обязанности по уплате долга в качестве дара. Следует отметить, что в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минтруда России от 22.09.2015 № 17-3/В-473, п. 5 письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Ираида Башкирова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Справочная / ООО

Деньги ООО: как выдать под отчёт

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Зачем компании выдают деньги под отчёт

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Кому можно выдать подотчётные деньги

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.
Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.
Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ООО. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.

Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Правила выдачи денег под отчет
Особенности выдачи денег под отчет директору
Директор берет новые суммы под отчет, не возвращая ранее полученные: что делать?
Итоги

Правила выдачи денег под отчет

Процедура осуществления выдачи подотчетной наличности регулируется п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Она предусматривает обязательное следование следующим правилам:

Подотчетные средства выдаются исключительно лицам, с которым у компании или предпринимателя, выдающих деньги, заключены отношения трудового или гражданско-правового характера.
Выдача денег подотчетнику возможна только на оплату расходов, связанных с хоздеятельностью юрлица (или ИП).
Основание для выдачи сумм — заявление работника (с 30.11.2020 в нем не обязательно указывать сумму и срок, на который выдается аванс) либо распорядительный документ руководителя (с 30.11.2020 его разрешено оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам, при этом в документе должны быть указаны Ф.И. О. получателей, суммы подотчета и сроки, на которые они выдаются).
Передача подотчетнику наличности производится с одновременным оформлением расходного ордера формы ОКУД 0310002.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наличие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

Сотрудник обязан отчитаться о произведенных им расходах, предоставив в бухгалтерию своего работодателя авансовый отчет и подтверждающую первичную документацию. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что он должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Предоставленные отчетные документы подвергаются тщательной проверке, которую могут осуществлять главбух или бухгалтер. В случае их отсутствия на работе авансовый отчет проверяет руководитель, который и утверждает его, а также определяет сроки, в течение которых следует произвести окончательные расчеты с подотчетником.

Инструкцию по приему и проверке авансового отчета вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

ВАЖНО! Указание № 3210-У не устанавливает предельную сумму, которую можно выдать под отчет. Сроки, на которые выдаются средства, также указанием не регламентированы. А это значит, что данные критерии фирма может определять по своему усмотрению.

Особенности выдачи денег под отчет директору

Директор — главный человек в компании, но с точки зрения трудового законодательства он точно такой же сотрудник, как и остальные ее работники. Поэтому все изложенные выше правила выдачи денег под отчет распространяются и на руководителя.

ВАЖНО! Отношения, возникающие в результате избрания, назначения на должность или утверждения в должности, являются трудовыми. При этом факт заключения трудового договора с гендиректором значения не имеет (ст. 16–19 ТК РФ). Поэтому фирма может выдать подотчетные средства и директору — единственному учредителю.

Единственной особенностью выдачи денег под отчет директору является то, что он не может сам написать заявление на подотчет и сам его завизировать. Поэтому в данном случае следует использовать не заявление, а распорядительный документ.

Все остальные правила, приведенные в предыдущем разделе статьи, — в т. ч. обязанность составления авансового отчета, соблюдение сроков по предоставлению в бухгалтерию документации, подтверждающей произведенные расходы, — директор обязан соблюдать.

Директор берет новые суммы под отчет, не возвращая ранее полученные: что делать?

К сожалению, это довольно распространенная проблема, решить которую не всегда легко: споры с руководителем и неподчинение ему могут обернуться неприятностями для несогласных с таким положением дел работников. Однако исправлять ситуацию необходимо, и самый действенный способ в этом случае — показать руководителю, какими рисками и убытками могут обернуться его неправомерные действия для компании. Аргументов для этого множество:

Искажение налоговой отчетности (результат — налоговая, административная и в некоторых случаях уголовная ответственность).
Искажение финансовой отчетности, составляемой для участников компании (собственники вряд ли останутся довольны, если поймут, что им предоставили недостоверные цифры).
Средства, изъятые директором из оборота, не позволят потратить их на что-то действительно важное, необходимое для фирмы — например, на уплату налогов или погашение долга контрагенту (результат — штрафные санкции, убытки).
Риск переквалификации налоговиками подотчетных сумм в иные правоотношения: выплату доходов, выдачу займа и др. (результат — начисление взносов и НДФЛ).
Прочие риски.

Противостоять злоупотреблениям директора с подотчетными суммами вам помогут рекомендации профессионалов, которые вы можете найти в КонсультантПлюс. Советуем посмотреть, например, эту статью. Сделать это вам позволит пробный доступ к К+, получить который можно бесплатно.

Конечно, бухгалтерам нередко приходится выбираться из сложных финансовых ситуаций, порой проявляя изобретательность при закрытии сумм. Однако мы бы не советовали вам идти по такому пути, поскольку таким образом проблема не только не решается, но и разрастается со временем как снежный ком. Более рациональный способ — убеждение руководителя, ответственного за финансовое благополучие компании, в нерациональности и убыточности последствий его действий.

Итоги

Выдача денег под отчет директору в целом производится по тем же правилам, что и выдача средств остальным сотрудникам фирмы. И правила подтверждения подотчетных расходов для него такие же, как для рядовых работников.

Понятие «выдача денег под отчет» означает расходы на хозяйственные цели фирмы, за которые необходимо отчитаться. Несмотря на то что порядок учета такого рода расходов в организации хорошо известен и отработан на практике, ошибки возникают достаточно часто. Дальше мы поговорим о том, кто может являться подотчетным лицом, каков порядок расчетов с «подотчетниками» и как отражаются в бухгалтерском учете выданные им суммы.

Кто может брать деньги под отчет

Подотчетные лица – это работники, которым фирма имеет право выдавать денежные средства. Подотчетное лицо имеет право расходовать полученные суммы строго в целях, связанных с работой фирмы или индивидуального предпринимателя (п. 6.3 Указания 3210-У от 11/03/14 ЦБ РФ).

Согласно п. 5 Указания, работниками фирмы, ИП могут быть признаны лица, заключившие с работодателем:

трудовой договор;
договор ГПХ (гражданско-правовой).

Вопрос о выдаче денег сотруднику, работающему по договору ГПХ, рассматривается и в письме ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02/10/14 г. Из документа можно сделать вывод о законности такой выдачи.

Может ли руководитель рассчитывать на получение сумм под отчет? Вопрос требует внимательного рассмотрения. Директор, занимающий главную руководящую должность в фирме, может получать подотчетные суммы, если сотрудничает с фирмой по договору. Чаще всего это трудовой договор, и директор, генеральный директор являются точно такими же сотрудниками, как и остальные принятые в штат. Противоречий с действующим законодательством здесь не возникает.

Индивидуальный предприниматель не может получать деньги под отчет, поскольку у него не заключен один из видов договора (ГПХ или трудовой) с самим собой. Деньги из кассы он, однако, брать может. В расходном документе следует указать, на какие цели будет израсходована данная сумма, с указанием реквизитов документов, подтверждающих цели. Такая ссылка на целевое использование средств необходима по следующей причине. В Указании 3073-У ЦБ РФ от 07/10/13 «Об осуществлении наличных расчетов» в п. 2 говорится: ИП вправе тратить наличную выручку за проданные товары (работы, услуги) только в определенных направлениях, например в качестве оплаты за товары (работы, услуги), на выдачу заработной платы сотрудникам, под отчет им и т.п. Вместе с тем, согласно Указанию 3210-У (п. 4.1, 4.6), кассовые документы у ИП могут вообще отсутствовать. Такой порядок целесообразно соблюдать, если у предпринимателя нет наемных работников.

Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение через подотчетное лицо почтовых марок для оплаты почтовых отправлений налоговых деклараций организации?
Марки приобретены в октябре на сумму 800 руб. В этом же месяце все марки израсходованы.
Посмотреть ответ

Руководящее лицо — учредитель компании — брать деньги под отчет может только в случае заключения с юрлицом одного из договоров: гражданско-правового либо трудового. В ином случае, даже будучи собственником компании, быть подотчетным лицом он не имеет права.

На заметку! Подотчетное лицо может не входить в перечень материально ответственных лиц, утвержденный Постановлением №85 Минтруда от 31/12/02 г.

Как ведутся расчеты с подотчетными лицами

Общий порядок выдачи денежных средств под отчет следующий:

Деньги выдаются на основании распоряжения руководителя или заявления подотчетного лица, в котором руководитель проставляет сумму и срок выдачи средств.
Оформляется РКО на выдачу средств «подотчётнику».
После того как средства истрачены, их целевое использование работник подтверждает соответствующими документами.
На основании их составляется авансовый отчет и сдается в бухгалтерию.

Чтобы выдача денег была законной, оформлять два документа необязательно, достаточно распоряжения руководителя. На нем должна быть указана сумма и срок, на который выдаются деньги. Каждая выдача средств подтверждается новым распоряжением (по тексту Письма №29-1-1-0Э/20642 ЦБ от 06/09/17 г.). Распоряжения должны быть пронумерованы.

Подотчетное лицо может получить новую авансовую сумму, даже если имеет задолженность перед работодателем.

После окончания срока, на который выданы деньги, подотчетное лицо обязано отчитаться по суммам в течение 3-х дней. Если работник был в командировке, отсчет ведется со дня возвращения. Такие правила содержатся в Указании 3210-У, касающемся наличных денег, однако во избежание споров при проверках целесообразно выдерживать этот срок и при перечислении авансовых сумм на карту подотчетного лица.

Действующее законодательство не запрещает перечисление «подотчетнику» средств на карту, без выдачи наличных из кассы. Такую возможность целесообразно прописать в ЛНА, колдоговоре. При перечислении необходимо указать, что средства относятся к подотчетным, иначе такой платеж может быть расценен контролирующими органами как доход работника с соответствующими доначислениями налогов и взносов.

Такая же ситуация возникнет, если у подотчетного лица образовалась задолженность перед работодателем, которую решено было не взыскивать. Она фактически является доходом работника.

Бывают ситуации, когда сотруднику другой фирмы приходится выдавать средства на закупку материалов, сырья, например, по договору подряда, заключенному фирмой с организацией, где он работает. Такие средства не являются подотчетными, а оформляются как выдача из кассы согласно договору подряда. В расходном кассовом ордере указываются реквизиты этого договора. Такое правило действует, несмотря на то что договор подряда имеет гражданско-правовую природу.

Как учитываются подотчетные суммы

В бухгалтерском учете выдача и возврат подотчетных сумм оформляются стандартными проводками:

Дт 71 Кт 50 (51, 52) – выданы деньги из кассы «подотчётнику», перечислены со счета работодателя. Такая проводка применяется и в случае, если работник потратил собственные средства в производственных целях.
Дт 20 (26, 10, 44 и др.) Кт 71 – списываются подотчетные суммы в соответствии с целевым использованием.
Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетных сумм, не использованных подотчетным лицом. Если работник в установленные сроки не предоставляет отчет об использовании средств и не возвращает деньги работодателю, можно вычесть долг из заработной платы. Вместе с тем Роструд настаивает, что такая операция возможна только с согласия самого работника (письмо №3044-6-0 от 09/08/07 г.).
Дт 70 Кт 71. После утверждения авансового отчета руководством суммы могут быть включены в затраты.

Аналитический учет подотчетных сумм организуется по каждому подотчетному лицу. Для контроля выдачи средств и в качестве внутреннего нормативного документа для бухгалтерии в организации, ИП должен быть издан приказ, содержащий список подотчетных лиц.

Целесообразно также утвердить отдельный ЛНА, касающийся выдачи подотчетных сумм и их возврата, например, «Положение о расчетах с подотчетными лицами». В него вносятся все нюансы расчетов, актуальные для данного работодателя.

Читайте также: