Документальное подтверждение расходов при усн доходы

Опубликовано: 26.04.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация применяет УСН с объектом налогообложения "доходы" и платит единый налог с доходов в размере 6%. Возникает ли у организации обязанность учитывать и документально подтверждать все понесенные расходы? Если расходы не учитываются и документально не подтверждаются, то имеет ли право организация после уплаты единого налога снять с расчетного счета наличные денежные средства, например, на хозяйственные нужды организации и при этом не иметь документов, подтверждающих произведенный расход (учитывая письмо Минфина России от 01.09.2006 N 03-11-04/2/181)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

На налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения и выбравших в качестве объекта налогообложения "доходы", не возлагается обязанность по ведению учета осуществленных расходов в целях исчисления и уплаты соответствующего налога. Исключением являются суммы, указанные в п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ.

Обоснование вывода:

Согласно п. 1 ст. 346.14 НК РФ при применении упрощенной системы налогообложения (далее - УСН) объектом налогообложения признаются:

- доходы, уменьшенные на величину расходов.

В случае, если объектом налогообложения являются доходы организации - налогоплательщика, налоговой базой признается денежное выражение ее доходов (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Налоговая ставка в этом случае устанавливается в размере 6%. Законами субъектов РФ могут быть установлены налоговые ставки в пределах от 1% до 6% в зависимости от категорий налогоплательщиков (указанные в п.п. 3 и 4 ст. 346.20 НК РФ случаи, на наш взгляд, к данном ситуации не относятся) (п. 1 ст. 346.20 НК РФ).

Налогоплательщики-организации, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения "доходы", при определении объекта налогообложения учитывают доходы, определяемые в порядке, установленном п. п. 1 и 2 ст. 248 НК РФ (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). При определении объекта налогообложения ими не учитываются доходы, указанные в ст. 251 НК РФ, и доходы, облагаемые налогом на прибыль организаций по налоговым ставкам, предусмотренным п.п. 1.6, 3 и 4 ст. 284 НК РФ, в порядке, установленном главой 25 НК РФ (пп.пп. 1 и 2 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ). То есть такие налогоплательщики при формировании налоговой базы не имеют возможности учитывать суммы осуществленных ими расходов, а факт осуществления ими расходов не влияет на порядок исчисления суммы налога, уплачиваемого в связи с применением УСН. В то же время для налогоплательщиков, применяющих УСН и выбравших в качестве объекта налогообложения "доходы", документами, подтверждающими правильность исчисления налогов, являются документы, подтверждающие полученные доходы (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19.10.2009 N А32-4454/2009-3/50).

В соответствии с п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ налогоплательщики, перешедшие на применение УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, сумму Налога (авансовых платежей по Налогу), исчисленную за налоговый (отчетный) период, вправе уменьшить на:

- обязательное пенсионное страхование;

- обязательное медицинское страхование;

- обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

- обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

- пособия по временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), выплаченные работникам за первые три дня за счет собственных средств работодателя, в части, не покрытой страховыми выплатами (пп. 2 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ);

- платежи (взносы) по договорам добровольного личного страхования в пользу работников на случай их временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) (пп. 3 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

Отметим, что финансовое ведомство применение нормы п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ связывает не только с исчислением, но и с оплатой соответствующих расходов (смотрите, например, письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-11/1483, от 26.08.2013 N 03-11-11/35000, от 08.02.2013 N 03-11-11/60). Таким образом, если налогоплательщик осуществляет расходы, предусмотренные пунктом 3.1 ст. 346.21 НК РФ, и уменьшает на них сумму исчисленного налога, такие расходы должны быть документально подтверждены.

Налогоплательщики, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (далее - Книга), форма и порядок заполнения (далее - Порядок) которой утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н (ст. 346.24 НК РФ).

Пункт 1.1 Порядка устанавливает, что в Книге в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Наряду с этим п. 1.2 Порядка определяет, что налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы Налога.

Из п. 2.4 Порядка следует, что в графе 4 Книги отражаются только доходы, подлежащие учету при формировании налоговой базы.

Согласно п. 2.5 Порядка в графе 5 Книги отражаются расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Данная графа в обязательном порядке заполняется налогоплательщиком, применяющим УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов. Налогоплательщики же, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, в графе 5 отражают:

- фактически осуществленные расходы, предусмотренные условиями получения выплат на содействие самозанятости безработных граждан и стимулирование создания безработными гражданами, открывшими собственное дело, дополнительных рабочих мест для трудоустройства безработных граждан за счет средств бюджетов бюджетной системы РФ в соответствии с программами, утверждаемыми соответствующими органами государственной власти;

- фактически осуществленные расходы за счет средств финансовой поддержки в виде субсидий, полученных в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ" (далее - Закон N 209-ФЗ).

При этом налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, вправе также по своему усмотрению отражать в графе 5 Книги иные расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется в соответствии с главой 26.2 НК РФ.

Таким образом, на налогоплательщиков, применяющих УСН и выбравших в качестве объекта налогообложения "доходы", не возлагается обязанность по ведению учета осуществленных расходов, за исключением вышеуказанных случаев.

В интересующем Вас письме Минфина России N 03-11-04/2/181 даны аналогичные разъяснения, но также отмечено, что налогоплательщики (как организации, так и индивидуальное предприниматели), применяющие УСН, в процессе осуществления предпринимательской деятельности вправе в любой момент (как до уплаты налога, так и после его уплаты) снять со своего расчетного счета наличное денежные средства и произвести какие-либо расходы. Наличие документального подтверждения данных расходов в целях главы 26.2 НК в рассматриваемом случае также не обязательно.

На наш взгляд, указанное мнение применимо только к сфере налоговых отношений, т.к. в силу п. 1 ст. 34.2 НК РФ Минфин России дает письменные разъяснения налоговым органам, налогоплательщикам, ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщикам сборов и налоговым агентам по вопросам применения законодательства РФ о налогах и сборах (смотрите также Вопрос: Организация сняла с расчетного счета наличные деньги на хозяйственные нужды. Денежные средства были выданы работникам под отчет. Банк требует представить авансовый отчет в течение 5 дней с момента снятия денежных средств. Организация представила расходно-кассовый ордер, свидетельствующий о выдаче денежных средств под отчет. Но банк требует именно авансовые отчеты, что невозможно, так как денежные средства выданы на срок более 5 дней и работники еще не успели представить авансовые отчеты. Существует ли обязанность отчитываться в те сроки, в какие требует банк? На основании какого документа банк имеет право требовать представления авансовых отчетов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2014 г.)).

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ответ прошел контроль качества

25 августа 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Автор: Новикова С. Г., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Расходами для целей УСНО признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом , убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью, направленной на получение дохода. Под документально подтвержденными понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Признаются ли таковыми сканы-копии или фотокопии, выполненные с оригинала на бумажном носителе? Полагаем, никого не нужно убеждать в актуальности данного вопроса в нынешних условиях.

Требования закона к подтверждающим документам

Статья 313 НК РФ гласит, что подтверждением данных налогового учета являются среди прочего первичные учетные документы (в их числе поименована бухгалтерская справка). В статье 252 НК РФ (и иных статьях кодекса) нет перечня документов, подтверждающих те или иные расходы для цели налогообложения прибыли, но указывается на необходимость соответствия этих документов действующему законодательству – на этот нюанс специалисты ФНС обратили внимание в Письме от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@.

В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» также говорится о необходимости составления первичного документа для оформления каждого факта хозяйственной жизни – п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. При этом формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Пунктом 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов «первички».

Таким образом, если организация самостоятельно разработает и утвердит (приказом руководителя) на основании п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичные документы, включив в них все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 названной статьи, то будет считаться, что документы оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Способы оформления первичных документов определены п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ,их два:

на бумажном носителе;

или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП) (причем без уточнения, какой именно подписью, а их, как известно, три вида).

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». И в нем сказано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Аналогичное положение предусмотрено для документов, подписанных простой или усиленной неквалифицированной ЭЦП. При этом использование указанных подписей возможно на основании соглашения между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Касательно рассматриваемого вопроса также следует учесть, что:

1. Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в Налоговом кодексе не определены (см. Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).

2. Пока отсутствует нормативный акт, положения которого определяли бы, какой подписью (из трех вышеупомянутых) подписывать электронные первичные документы, используемые для подтверждения расходов, учитываемых при налогообложении. Так, в соответствии с п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Однако конкретный стандарт до сих пор не принят, по-прежнему применяются ПБУ, в которых ничего не говорится о видах электронной подписи.

В связи с этим до принятия необходимого федерального стандарта организация, по мнению Минфина, может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при электронном оформлении первичных учетных документов любой предусмотренный Законом № 402-ФЗ вид электронной подписи (см. Письмо от 14.05.2019 № 03-03-06/1/34364).

Пока вопрос о том, какая именно ЭП должна применяться при подписании электронных первичных документов, используемых для подтверждения в целях налогового учета понесенных расходов, не будет урегулирован законодательно (не утвержден федеральный стандарт), хозяйствующий субъект для подписания электронной «первички» вправе использовать любую из них.

Данный факт признают и официальные органы. Это следует из разъяснений ФНС (см. письма от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) и Минфина (см. письма от 05.03.2019 № 03-03-07/14313,от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456).

Следовательно, электронные документы, обращающиеся в настоящее время в рамках соглашений между участниками электронного оборота, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП , могут быть признаны для целей налогообложения равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, в случаях, установленных указанными соглашениями.

Обратите внимание! В статье 7 Закона № 63-ФЗ сказано, что ЭП, созданные по нормам права иностранного государства и международным стандартам, в Российской Федерации признаются ЭП того вида, признакам которого они соответствуют на основании Закона № 63-ФЗ. ЭП и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки ЭП выдан по нормам иностранного права.

Подтвердят ли расход скан-копии или фотокопии первичных документов?

Приведем несколько определений из п. 3.1 Национального стандарта РФ «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Подлинник документа – первый или единичный его экземпляр (пп. 21 п. 3.1 ГОСТ). Поэтому документ, составленный на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником документа.

Копия – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (пп. 23 п. 3.1 ГОСТ).

Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме (пп. 10 п. 3.1 ГОСТ). Как упоминалось ранее, электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе в случае его подписания ЭП (ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Электронная копия – копия документа, созданная в электронной форме (пп. 24 п. 3.1 ГОСТ).

При этом сканирование документа – это получение его электронного образа . Как определено в п. 5.1 ст. 23 НК РФ, электронные образы документов – это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов.

Таким образом, при электронном документообороте создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а подлинники первичных документов. Но в иной форме – не привычной бумажной, а электронной.

Поэтому скан-копии или фотокопии, выполненные с оригинала на бумажном носителе, рискованно рассматривать в качестве надлежащего документального подтверждения расходов в целях налогообложения. Так, в Письме Минфина России от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882 буквально сказано: если расходы осуществлены на территории РФ, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной ЭП, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.

Исключение финансисты делают для тех налогоплательщиков, которые заключили между собой соглашение об электронном документообороте. В Письме от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456 указано на правомочность использования такими налогоплательщиками отсканированных копий документов, подписанных ЭП, для подтверждения расходов.

Специалисты ФНС менее строги. К примеру, в Письме от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@ они сочли допустимым представление в налоговый орган подтверждающих документов по каналам ТКС в виде скан-образа текста, заверенного усиленной квалифицированной ЭП главного бухгалтера.

Налоговые риски (связанные с исключением расходов из налоговой базы) обусловлены и отсутствием в судебной практике единого подхода к решению обозначенной проблемы.

Так, АС МО в Постановлении от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015 по делу № А41-39387/14, указав, что в действующем законодательстве нет запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии, пришел к выводу, что электронный скан-образ документа, подписанный ЭП, по сути, является заверенной копией документа и им организация вправе подтвердить расходы в целях налогообложения (см. также постановления ФАС МО от 19.01.2012 по делу № А40-33539/11-99-146, ФАС СЗО от 14.01.2010 по делу № А05-3208/2009). Однако налогоплательщику в деле № А41-39387/14 помогло то, что он смог представить налоговикам в дальнейшем оригиналы всех спорных документов.

Иная позиция отражена в Постановлении АС ПО от 25.05.2017 № Ф06-20782/2017 по делу № А57-157/2016: подтверждать расходы для целей налогообложения скан-копиями документов – неправомерно.

Итак, расходы включаются в налоговую базу при УСНО, если они подтверждены первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). При этом надлежащим подтверждением расходов, понесенных «упрощенцами», являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ), которые оформлены в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.

Учет «упрощенцем» в налоговой базе расходов, которые подтверждены скан-копиями и фотокопиями первичных документов, влечет за собой существенные налоговые риски (наличие спорной судебной практики это подтверждает). Ведь одним из обязательных реквизитов первичного документа, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, является собственноручная подпись лица (с указанием его фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица), оформившего документ. А в скан-копиях и фотокопиях данный реквизит отсутствует по определению. Значит, названные документы не могут рассматриваться в качестве надлежащего подтверждения расходов для целей налогообложения (поскольку оформлены с нарушением требований законодательства РФ).

«Упрощенцы», конечно, вправе обратиться в суд для защиты своих интересов. Но суды при принятии решения учитывают все обстоятельства каждого конкретного спора. Предугадать заранее исход разбирательства весьма затруднительно.

Организация применяет УСН (доходы минус расходы). Какие документы необходимы для подтверждения материальных расходов (по оплате и обоснованности расходов)? Достаточно ли наличия товарного и кассового чека в подтверждение оплаты материалов?

В соответствии с п.п. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы по единому налогу при УСН учитываются материальные расходы налогоплательщика (при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ ).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ налогоплательщики единого налога при УСН обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по единому налогу в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

В п. 1.1 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.12.2005 г. № 167н, указано, что хозяйственные операции отражаются в Книге учета доходов и расходов на основе первичных документов.

Согласно п. 2 Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 29.05.1998 г. № 57а, Минфина РФ от 18.06.1998 г. № 27н, первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ.

Поскольку специальные формы первичных документов для организаций, применяющих УСН, не разработаны, такие налогоплательщики должны применять первичные документы, используемые организациями, находящимися на общем режиме налогообложения (аналогичный вывод содержится, в частности, в письме УФНС по г. Москве от 15.07.2005 г. № 18-11/3/50775).

Напоминаем, что в соответствии с п. 2 ст. 9. Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

В соответствии с п. 2 ст. 346.16 и п.п. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ расходы по приобретению материалов являются разновидностью материальных расходов, и п.п. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ для таких расходов установлен особый порядок признания в целях налогообложения единым налогом при УСН.

Если по общему правилу налогоплательщик единого налога при УСН учитывает материальные расходы после их фактической оплаты, а именно в момент погашения заложенности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения, то материальные расходы по приобретению сырья и материалов учитываются в составе расходов по мере списания данного сырья и материалов в производство.

Следовательно, для документального подтверждения таких расходов Вам необходимы следующие документы:

– документ, подтверждающий приобретение Вами материалов (например, товарный чек, договор, выставленный поставщиком счет-фактура);

– документ, подтверждающий факт оплаты этих материалов (кассовый чек, платежное поручение с отметкой банка об исполнении и т.д.);

– документ, подтверждающий списание данных материалов в производство (например, лимитно-заборная карта по форме № М-8 или требование-накладная по форме № М-11. Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а).

Наличия же только товарного и кассового чеков для документального подтверждения расходов по приобретению материалов будет недостаточно.

Для того чтобы расходы по приобретению материалов были признаны обоснованными, из оформленных Вами документов должно быть понятно, что Вы приобрели конкретные материалы по определенной цене и использовали их в деятельности Вашей организации, направленной на получение дохода.

УСН с объектом налогообложения «Доход минус расход» позволяет снизить налогооблагаемую базу на расходы, связанные с бизнесом. Естественно, каждый такой расход должен быть подтвержден документально. Кроме того, расход этот должен быть оправданным экономически, то есть должен идти именно на бизнес, на получение дохода.

Например, чтобы внести в графу «Расходы» затраты на приобретение товаров, которые вы потом продаете, эти товары должны быть проданы! Должна быть видна выгода.

Если расходы были на бизнес, но, по своей сути, они не являются целесообразными, то налоговая их не зачтет. Одним словом, вы должны уметь обосновывать расходы и доказывать, что такие траты пошли на пользу вашему бизнесу.

Документы, которые подтверждают ваш расход, — кассовый чек, БСО, платежное поручение, накладная, акт сдачи-приемки, акт взаимозачета, договор, квитанция и т. д. В этих документах должно быть прописано, что вы приобрели, сколько это вам стоило. Хранить такие доказательства следует 4 года.

Список всех допустимых к учету расходов приведен в статье 346.16 Налогового кодекса. Если вашего расхода нет в данном списке, то на него нельзя уменьшать вашу налогооблагаемую базу. Нельзя даже в том случае, если вы обладаете красноречием и готовы доказать целесообразность этих трат. Но иногда суд все же учитывает умение убеждать и встает на сторону ИП.

Самые распространенные расходы

Прежде всего, расходы на товар и сырье.

Во-вторых, к расходам относятся траты на основные средства. К таким средствам относятся товары и имущество, которое используется в бизнесе, но не является объектом перепродажи. Срок использования таких средств должен быть больше года, а стоимость выше 100 тысяч рублей. Расходы на это списываются в течение года равными частями. Начать можно с квартала, когда это средство стало эксплуатироваться.

Траты на ремонт основных средств также следует учитывать.

В-третьих, можно списывать и расходы на рекламу. Такие расходы бывают нормированными и ненормированными. Первые можно списать не полностью, а лишь в определенном размере. Вторые можно списать полностью. Например, к ненормированным рекламным расходам относятся рекламные мероприятия в СМИ, наружная реклама, участие в выставках, ярмарках, изготовление для этих мероприятий брошюр и каталогов, оформление там своих витрин.

Нормированные расходы на рекламу можно учитывать в размере, не превышающем 1 % от выручки того же периода.

В-четвертых, учитывать разрешается затраты на аренду, на покупку интеллектуальной собственности, нового программного обеспечения, на оплату труда работников и их страхование (не полностью) и т.п.

В-пятых, налогооблагаемую базу на таком объекте налогообложения можно уменьшать и на проценты по кредиту. Но кредит должен быть именно на бизнес. Можно вычесть расходы на оплату банковских услуг и кредитных организаций.

Есть и другие расходы, которые можно учитывать при расчете налога.

Что не является расходом на бизнес

Итак, есть траты, которые нельзя вычесть из налогооблагаемой базы. Безусловно, это все траты, неупомянутые в Налоговом кодексе. Чаще всего вы как ИП столкнетесь со следующим тратами, которые не снизят ваш налоговый платеж.

Во-первых, это траты на имущественные права. Однако если вы эти права передадите другому, то учесть этот доход обязаны.

Во-вторых, нельзя учесть экспортные пошлины, хотя ввозные пошлины учитываются.

В-третьих, не учитываются регистрационные сборы участника особой экономической зоны.

В-четвертых, траты на благоустройство тоже не снизят ваш налог, хотя, есть примеры, когда налогоплательщик через суд доказал свою правоту.

В-пятых, нельзя уменьшить налог на авансовые налоговые платежи!

Есть и другие траты, которые также не учитываются. У всех этих трат есть общая черта — их нет в статье 346.16 Налогового кодекса. Лучше такие траты не вычитать из налогооблагаемой базы. Если вы все же это делаете, то будьте готовы защищать свое мнение в судебном порядке.

Этот налоговый режим подходит не всем, потому что в расходы нельзя записать спонтанный поход в ресторан или покупку игровой приставки. Чтобы у налоговой не было к вам вопросов, необходимо правильно рассчитать налоговую базу и собрать подтверждающие документы.

Что входит в доходы

Перечень доходов определён в статье 346.15 Налогового кодекса РФ. К ним относятся, в частности, доходы от реализации и внереализационных поступлений. Их необходимо фиксировать в КУДиР.

Доходы от реализации включают выручку от:

произведённых товаров, работ, услуг;
продажи товаров, работ, услуг, которые вы приобрели ранее;
имущественных прав — продажа долга, долей паёв или интеллектуальной собственности.

Например: деньги за ведение социальных сетей заказчика и плата за проданную сувенирку — доход от реализации. Аванс и предоплата, которые вы получили в счёт будущих поставок товара, оказания услуг или выполнения работ, также относятся к доходам от реализации.

К внереализационным доходам ( их также необходимо учитывать) относятся:

участие в организациях ( кроме денег, которые идут на покупку дополнительных долей или акций);
разница от продажи валюты;
штрафы, которые заплатил партнёр за нарушение договора;
доход от аренды;
продажа интеллектуальной деятельности;
проценты по кредиту или займу третьим лицам;
восстановленные резервы — это деньги, которые компания зарезервировала на случай, если ей не выплатят долг;
безвозмездно полученное имущество, работы, услуги или права на них.

Что входит в расходы

Перечень расходов на УСН описан в статье 346.16 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:

покупка, строительство, реконструкция и переоборудование основных помещений ( покупка офиса или его ремонт);
приобретение и формирование нематериальных активов ( например, затраты на производство логотипа);
закуп сырья и материалов;
транспортные расходы;
зарплата сотрудникам;
страховые взносы и налоги ( кроме налога УСН и НДС, оплаченного неналогоплательщиками НДС, и по операциям, которые не подлежат налогообложению).

Квартальные авансовые платежи отнести к таким расходам не получится. Впишите их в декларацию по итогам года.

Как считается налоговая база

В отличие от фиксированной ставки, база меняется каждый отчётный период. От неё зависит, сколько денег вы отдадите государству. Расходы, которые влияют на размер базы, необходимо правильно подтвердить.

Если налоговая не признает расходы или посчитает, что вы некорректно сформировали базу, налог пересчитают и вас обяжут выплатить недостающую сумму. А ещё добавят штраф — 20% от неуплаченного налога ( пункт 1 статьи 122 НК). Если налоговики посчитают, что вы сделали это умышленно, штраф будет больше — 40% ( пункт 3 статьи 122 НК).

Соблюдайте правила расчёта

Относите к расходам только то, что разрешено. Как мы рассказывали выше, расходы должны попадать под категории, перечисленные в статье 346.16.

Расходы должны быть экономически обоснованы. Есть вероятность, что налоговой придётся объяснить, почему вы купили дизайнеру дорогущий компьютер за пару сотен тысяч рублей, а не за двадцать. Налоговая может не понять, что от этого напрямую зависит, сможет ли дизайнер делать сайты для заказчиков, а компания — получать доход.

Подтверждайте расходы документами. Любой расход должен иметь минимум два подтверждающих документа. Первый — фиксирует сам факт хозяйственной операции. Это может быть акт приёма-передачи или товарная накладная. Второй — доказывает, что деньги по этой операции вы отдали. Если вы работаете по безналу, подойдёт выписка по счёту или платёжное поручение. Заплатили наличными — подготовьте кассовый чек.

Они пригодятся при проверке, когда нужно будет подтвердить правильность ведения учёта.

Расходы должны быть корректно датированы. Расходы на упрощёнке признаются только после их фактической оплаты — это кассовый метод. То есть зарплата сотруднику должна быть отнесена к расходам не в тот день, когда была начислена в бухгалтерской программе, а в день, когда человек получил деньги на руки. Поэтому запись в КУДиР датируется днём, когда деньги ушли со счёта или были выданы из кассы.

Работайте только с добросовестными контрагентами. Налоговая может не принять расходы, если инспекторы посчитают, что вы отправили деньги недобросовестному юрлицу или предпринимателю. Несмотря на то, что по закону вы не обязаны проверять своих контрагентов, на практике из-за этого иногда возникают сложности. ФНС может потребовать увеличить вашу налоговую базу, если вы по неосторожности имели дела с каким-нибудь жуликом.

Сведения о контрагенте должны содержать копии свидетельств о регистрации и постановке на налоговый учёт, дубликаты учредительных документов и выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Обычно этого достаточно, чтобы налоговая не усомнилась в благонадёжности юрлица или предпринимателя.

Кому выгодно применять « Доходы минус расходы»

Есть формула, по которой можно посчитать, выгодно ли использовать этот налоговый режим.

Доходы * 6% = ( Доходы — Расходы) * 15%

Суммы налогов равны, если расходы составляют 60% от доходов. Соответственно, чем больше расходы при УСН, тем меньше будет налог к уплате, при равных доходах предпринимателю будет выгоднее использовать « Доходы минус расходы» вместо режима « Доходы».

Если доля расходов больше 60%, выгодно использовать « Доходы минус расходы».

Пример:

Доходы ИП «Смирнов А. М.» за 3 квартал 2018 года составили 100 000 ₽, а расходы — 65 000 ₽.

Сумма налога при УСН « Доходы» и ставке 6% составит: 100 000×6% = 6 000 ₽.

Сумма налога при УСН « Доходы минус расходы» и ставке 15%: ( 100 000 — 65 000) х 15% = 5 250 ₽.

При таком соотношении Смирнову выгоднее использовать « Доходы минус расходы».

Однако формула и пример не учитывают два важных момента, которые влияют на сумму налога к уплате.

При режиме « Доходы» налог можно уменьшить за счёт страховых взносов. Перечисление страховых взносов за квартал позволяет уменьшить авансовые платежи по налогу. Перечисление страховых взносов за квартал позволяет уменьшить авансовые платежи по налогу. Организации и ИП с сотрудниками могут уменьшать налог до 50%. А ИП без сотрудников могут полностью уменьшить свой налог на уплаченные взносы.

При выборе налогового режима учитывайте, в какой области вы зарегистрированы и работаете. Для некоторых регионов и категорий налогоплательщиков действуют ставки от 5%. Это определяет пункт 2 статьи 346.20 Налогового кодекса РФ, а величину ставок устанавливают на местном уровне.

Как перейти на режим « Доходы минус расходы»

1. Дождитесь, пока закончится налоговый период.

Налоговым периодом считается календарный год, поэтому сменить режим можно только с нового года.

2. Заполните уведомление.

Скачайте и распечатайте форму 26.2−1. Если записи сделаны некорректно, в налоговой документ могут не принять. Вот основные моменты, на которые стоит обратить внимание:

в строке « Признак налогоплательщика» поставьте « 3»;
в поле « Переходит на упрощённую систему налогообложения» впишите « 1»;
во всех незаполненных строках оставьте прочерки;
проверьте, что в документе стоит подпись руководителя организации и печать ( если есть).

Если вы хотите перейти с УСН «Доходы» на УСН «Доходы минус расходы», используйте форму 26.2−6.

3. Подайте уведомление в налоговую.

Если подаёте документ через представителя ( например сотрудника своей фирмы), в уведомлении должен быть указан документ, подтверждающий его полномочия. При передаче представитель должен приложить его или копию.

В налоговую лучше предоставить уведомление в 2-х экземплярах: один налоговики заберут, а второй останется у вас с отметкой и принятии. Он пригодится, если нужно будет подтвердить, что ваше уведомление приняли и новый налоговый режим для вас наступил.

4. Начните использовать новый налоговый режим.

Ждать ответного уведомления от налоговиков не нужно. Просто начните считать налоги в соответствии с режимом « Доходы минус расходы» в новом календарном году.

Коротко

Режим « Доходы минус расходы» позволяет платить налог с разницы между расходами и доходами.
Ставка при этом режиме — 15%, но для некоторых регионов и налогоплательщиков она ниже — от 5%.
В расходах и доходах разрешено учитывать не все операции, а только те, которые описаны в статьях НК.
Для налогового учёта используется « Книга учёта доходов и расходов» ( КУДиР).
Расходы в КУДиР должны входить в установленный перечень, быть обоснованы, подкреплены документами и корректно датированы.
Не лишним будет проверить контрагента.
Если налоговая не признаёт расходы в декларации или посчитает, что вы некорректно сформировали налоговую базу, налог пересчитают и обяжут выплатить недостающую сумму и пени.
«Доходы минус расходы» — выгодно, если доля расходов больше 60%. Это общее правило, нужно учесть налоговую ставку вашего региона и наличие сотрудников.
Чтобы перейти на «Доходы минус расходы», до конца года подайте уведомление в налоговую. С 1 января вы можете применять новый режим.

Полезная рассылка для бизнеса

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Сила эмоционального интеллекта».

Читайте также: