Депонированная зарплата при усн
Опубликовано: 24.04.2024
В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?
Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.
В чем смысл депонирования
По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:
- безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
- кассовую выплату наличных средств по ведомости.
В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.
Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.
Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.
Сроки для депонирования
Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:
На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:
- деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
- в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.
Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.
Действия бухгалтера (кассира) при депонировании
По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).
- Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
- Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.
ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.
Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты
Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.
Начисление средств на зарплату:
- дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
- дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
- дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».
Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:
- дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
- дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».
Выплата депонированных зарплатных средств:
- дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
- дебет 76, кредит 50, субсчет "Расчеты по депонированным суммам" – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».
Вопрос: Каков срок удержания и уплаты НДФЛ с зарплаты, депонированной работодателем?
Посмотреть ответ
Депонированные деньги, налоги и взносы
Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.
Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.
Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.
Как получить депонированные деньги?
Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.
В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?
Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.
Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).
Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.
Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».
Конкретный пример депонирования
25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.
27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.
Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.
В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.
Депонированная заработная плата была выдана:
- 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
- 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.
В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:
- 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
- 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
- 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
- 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
- 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».
Многие компании выплачивают зарплату своим работникам наличным. Для этого работодатель часто снимает нужную сумму со своего банковского счета и выдает деньги своим сотрудникам. Однако не всегда в дни выплаты зарплаты присутствуют все работники: кто-то заболел, кого-то отправили в командировку. Что же делать с деньгами, которые работодатель не смог выдать сотрудникам?
Согласно п. 6.5 Указания Банка России 3210-У от 11.03.2014 такие сумму необходимо депонировать. Отметим также, что по новому порядку ведения кассовых операций депонированные суммы не обязательно сдавать на хранение в банк, однако не сданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.
Когда и как проводить депонирование зарплаты
Компания может сама установить срок, в течение которого сотрудники должны получить зарплату. Однако этот срок не может превышать 5 дней. Даты выплаты очередной заработной платы необходимо указать в платежной или расчетно-платежной ведомости.
В последний день выдачи зарплаты в ведомости напротив фамилий тех сотрудников, которые не смогли получить деньги, производится запись «депонировано». Общая депонированная по ведомости сумма записывается внизу ведомости, а деньги можно сдать обратно в банк.
Когда и как получить депонированную зарплату
Законодательство не устанавливает сроки, в которые работодатель должен выплатить депонированную зарплату. Поэтому компании следует прописать порядок выдачи таких сумм, например, в трудовом или коллективном договоре. Как правило, депонированную зарплату выплачивают работнику:
— в день выплаты следующего аванса,
— в день выплаты следующей зарплаты,
— в течение нескольких дней после получения от него заявление на выплату (количество дней закрепляется работодателем в трудовом или коллективном договоре или ином локальном акте).
По возвращении на работу после окончания больничного, командировки или после иных событий, из-за которых работник не смог вовремя получить причитающуюся зарплату, сотруднику следует обратиться к работодателю с просьбой выплатить ему депонированные деньги. Заявление может быть как устным, так и оформленным в письменном виде.
Выплату депонированной зарплаты можно произвести как из кассы компании (если в ней достаточно денежных средств), так и заказать необходимую сумму в банке.
Бухгалтерский учет
Депонирование зарплаты должно быть оформлено в учете работодателя. Разберем на примере, какие проводки следуют составить:
Пример
ООО «Цветочек» имеет право выплачивать заработную плату работникам в течение 4 дней, что указано в коллективном договоре. Зарплата за август 2014 года выплачивалась с 1 по 4 сентября 2014 года. Менеджер по развитию Петрушкин П.Т. находился на больничном с 1 по 5 сентября и вышел на работу 8 сентября. 4 сентября зарплата Петрушкина в размере 43 500 руб. была депонирована по платежной ведомости и сдана в банк 5 сентября. 8 сентября Петрушкин обратился в бухгалтерию компании с просьбой выплатить ему зарплату. Так как необходимая сумма была в кассе, депонированную сумму выплатили в тот же день. При этом в учете компании были составлены следующие проводки:
4 сентября 2014 года:
Д70 К76 – 87 000 – депонирована зарплата Петрушкина,
Д51 К50 – 87 000 – депонированная зарплата сдана в банк,
Д76 К50 – 87 000 – депонированная зарплата выплачена Петрушкину.
НДФЛ
В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ в случае выплаты сотрудникам зарплаты наличными, НДФЛ удерживается и перечисляется в бюджет не позже дня получения денег на выдачу зарплаты из банка. Таким образом, на уплату НДФЛ не влияет факт выплаты денег сотрудникам. Соответственно, работодатель обязан удержать и перечислить НДФЛ в тот день, когда получил деньги из банка в кассу, независимо от того, будут эти деньги выплачены или депонированы по платежной (или расчетно-платежной) ведомости.
Налог на прибыль
При методе начисления депонирование заработной платы не имеет значения. Расходы на оплату труда учитываются при начислении зарплаты, т.е. в конце месяца. Выплаты при этом роли не играют. При кассовом методе расход признается в день выплаты депонированной заработной платы сотруднику.
УСН
При применении УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» налогоплательщик признает расходы по оплате труда в момент фактической выплаты зарплаты сотруднику, т.е. в день выдачи работнику депонированный зарплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если предприятие выдает сотрудникам зарплату наличными средствами через кассу, то порой оно сталкивается с депонированием заработной платы. Что это такое, как оформлять и куда отправлять такие средства?
Что такое депонирование зарплаты?
Кадровый учет, отчеты по сотрудникам, автоматический расчет зарплаты, пособий, командировочных и удержаний в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Трудовой кодекс требует выдавать сотрудникам зарплату два раза в месяц. Сроки выплат устанавливаются руководителем и отражаются во внутренних документах компании. Перед выплатой зарплаты предприятие получает необходимую сумму из банка и составляет расходную ведомость, куда бухгалтер по зарплате вносит данные по каждому сотруднику: имя, начисленную сумму. Период выплаты зарплаты продолжается не больше пяти дней (включая день получения средств со счета в банке), и это единственное время, когда в кассе компании можно держать средства сверх кассового лимита.
Если кто-то из сотрудников не успел получить свою зарплату в отведенный срок, то эти средства придется депонировать — т.е., вернуть в банк. Это обязанность компании, по требованию ЦБ РФ (Указание от 11.03.2014 №3210-У). На какие бухгалтерские счета нужно внести средства при возвращении в банк, как признать суммы при расчете налога на прибыль, надо ли начислять с них страховые взносы и удерживать НДФЛ? - читайте далее.
Как депонировать зарплату: пошаговый алгоритм
Когда закончится срок, установленный для выплаты зарплаты, кассир должен проверить зарплатную ведомость, пересчитать выплаченные суммы и выяснить величину остатка. В графе 23 напротив фамилий сотрудников, которые не успели получить деньги, делается запись “Депонировано” или проставляется такой же штамп. В конце ведомости прописываются суммы. Важно: итоги выплаченных и подлежащих депонированию сумм должны быть равны окончательной сумме в ведомости.
Зарплату, которая подлежит депонированию, нужно сдать в банк на следующий день после завершения срока выплаты зарплаты. Депонирование отразите в реестре. Унифицированной формы реестра депонентов не существует, составить его можно в свободной форме. В реестре обязательно должны присутствовать такие реквизиты:
- название компании или ФИО ИП;
- дата оформления реестра;
- период возникновения депонированных средств;
- номер платежной ведомости;
- ФИО и табельный номер (если есть) работника, который не получил деньги;
- сумма невыплаченной з/п;
- итоговая сумма по невыплаченной з/п;
- подпись кассира с расшифровкой.
В реестр можно включить и другие реквизиты, которые важны компании. Из реестра данные перенесите в книгу учета депонированных сумм. Форму книги тоже можно сформировать самостоятельно или взять за основу формы для бюджетных организаций. Бухучет операции по депонированию з/п оформите проводкой:
Когда работник, не получивший зарплату, обратится за ней, сумму нужно будет выдать по первому требованию, письменному или устному. Срока для выдачи депонированной з/п нет. Нужно получить из банка сумму зарплаты, составить расходный кассовый ордер на имя сотрудника, дату и номер ордера отразить в книге учета депонированных сумм.
Выдачу з/п надо зафиксировать в реестре депонированных сумм, проставить напротив фамилии сотрудника отметку о полученных суммах и указать дату. Хранить реестры о депонировании з/п нужно пять лет. Бухучет операции по выдаче депонированной з/п оформите проводкой:
Что делать с невостребованной зарплатой?
У сотрудника есть три года, чтобы получить свою депонированную зарплату. Отсчет начинается со следующего дня после той даты, когда предприятие должно было выдать з/п. Если работник или его представитель не обратились за депонированной з/п в течение трех лет, нужно совершить следующие действия.
В бухучете спишите сумму на прочие доходы. Для расчета налога внесите ее в состав внереализационных доходов. Подготовьте акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации о списании кредиторской задолженности.
Никогда ничего не упустишь в начислении зарплаты
« Бухгалтерия — удобная программа. Спасибо разработчикам. С Контуром работаю уже давно. И кадры удобно вести, никогда ничего не упустишь в начислении заработной платы. Отчеты все вовремя попадают к адресату. Все обновляется в ногу со временем. Мне очень нравится, все удобно. А когда бывает что-то непонятно, можно позвонить — и вам всегда придут на помощь. Еще раз спасибо разработчикам » .Наталия Аббасова, бухгалтер, ст. Вешенская, Ростовская обл.
Как удержать НДФЛ?
НДФЛ с зарплаты удерживается в момент выплаты денег сотруднику. Перечислить налог нужно в день выплаты или на следующий день. Поэтому с депонированной з/п налог удержать невозможно.
Как перечислить страховые взносы?
Кадровый учет, отчеты по сотрудникам, автоматический расчет зарплаты, пособий, командировочных и удержаний в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Со страховыми взносами все тоже однозначно. Поскольку страховые взносы платятся с начисленной зарплаты и не зависят от факта ее уплаты, с суммы депонированной з/п нужно перечислять взносы во внебюджетные фонды не позднее 15 числа следующего месяца.
Как сформировать налог на прибыль?
Порядок списания сумм депонированной з/п в налоговом учете зависит от метода, по которому предприятие рассчитывает налог на прибыль.
- При методе начисления депонированную з/п включают в расходы в том же месяце, когда она была начислена.
- При кассовам методе сумму депонированной з/п включают в расходы только в момент ее выплаты. Тогда в месяце начисления з/п возникает вычитаемая временная разница и создается отложенный налоговый актив, который спишется после выдачи з/п.
Сегодня большинство компаний имеют с банками договоры зарплатного проекта с перечислением денег на карты сотрудников, и операции по депонированию з/п случаются редко.
Контур.Бухгалтерия — веб-сервис, в котором вы можете легко вести бухучет, начислять зарплату (и оформлять депонирование зарплаты), сдавать отчетность. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней!
Как правильно депонировать заработную плату, если сотрудник по каким-либо причинам не смог ее получить, и как в дальнейшем списать такую сумму.
Причин депонировать заработную плату может быть немало: отпуск, командировка, больничный сотрудника. Но это касается только случая, когда заработная плата выплачивается из кассы. В большинстве же случаев зарплату сейчас выплачивают через банк. В том случае, если заработная плата выдается на руки и сотрудник ее вовремя не получил, бухгалтеру необходимо депонировать невыплаченную сумму и сдать лишнюю наличность в банк. Данное правило установлено Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, далее - Положение).
Нужно знать
Порядок, место и сроки выплаты заработной платы регулируются статьей 136 Трудового кодекса. Она должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц, в дни, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным либо трудовым договором.
Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий и т. д. сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 4.6 Положения).
Наличие в кассе денег сверх установленного лимита влечет ответственность в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 рублей - для юридических лиц.
На форуме сайта www.buhgalteria.ru вопрос депонирования и списания заработной платы стал горячей темой для обсуждения.
С первым вопросом к участникам форума обратилась «Наташка»:
«Наташка» «Подскажите, пожалуйста, какие нужно сделать проводки в случае депонирования не выплаченных сотрудникам сумм?»
На помощь пришел, как всегда, гуру форума «Олег»:
«Олег» «Все просто. В бухгалтерском учете нужно отразить данные операции следующими проводками:
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
- начислена заработная плата;
ДЕБЕТ 50 "Касса" КРЕДИТ 51 "Расчетные счета"
- поступили в кассу денежные средства на выплату заработной платы;
ДЕБЕТ 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" КРЕДИТ 50 "Касса"
- заработная плата выдана сотрудникам;
ДЕБЕТ 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" КРЕДИТ 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам"
- депонирована не полученная в срок заработная плата;
ДЕБЕТ 51 "Расчетные счета" КРЕДИТ 50 "Касса"
- депонированная заработная плата сдана в банк».
«Наташка» «Спасибо. А что делать с заработной платой, по которой истек срок исковой давности? Как списывать в таком случае?»
«Мариночка» «Ничего сложного. Депонированная заработная плата, по которой истек срок исковой давности, признается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов (п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. приказом Минфина России от 6 мая 1992 г. № 32н). Со счета, на котором находились депонированные суммы (счет 76-4), на счет 91 "Прочие расходы". Проводка выглядит так:
ДЕБЕТ счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам", КРЕДИТ 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы"
- списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности».
«Олег» «Нет, не нужно ничего писать».
К обсуждению присоединилась «Наталья Петровна»:
«Наталья Петровна» «Для того чтобы получить депонированную заработную плату, сотрудник вправе обратиться как в письменной, так и в устной форме.
Организация должна выплатить ему денежные средства в кратчайшие сроки. Как правило, при наличии денежных средств деньги выдаются в день обращения».
«Наташка» «Какие документы оформляются для выплаты депонированной заработной платы?»
«Наталья Петровна» «Как и в обычных случаях при выплате заработной платы - расчетно-платежная ведомость либо платежная ведомость, если депонентов много».
С новым вопросом к участникам форума обратилась «Катя»:
«Катя» «Как уплачивается НДФЛ с депонированных сумм?»
«Олег» «В общем порядке».
«Наталья Петровна» «Независимо от того, получил сотрудник или нет заработную плату, с нее необходимо начислить и уплатить в бюджет НДФЛ, определяемый в соответствии с пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса».
«Катя» «А как вообще правильно депонировать заработную плату?»
«Наталья Петровна» «В последний рабочий день, предназначенный для выдачи наличных денег, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег. Далее необходимо подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк. В конце эта сумма сверяется с той, что указана в расчетно-платежной ведомости. Также нужно составить реестр депонированных сумм. Как правило, он оформляется в произвольной форме».
«Катя» «А что именно нужно прописать в реестре?»
«Наталья Петровна» «Реестр депонированных сумм содержит:
- фирменное наименование компании;
- фамилию, имя, отчество (для ИП);
- дату оформления реестра депонированных сумм;
- период возникновения депонированных сумм;
- номер расчетно-платежной ведомости;
- фамилию, имя, отчество работника, не получившего заработную плату;
- его табельный номер;
- сумму невыплаченных наличных денег;
- итоговую сумму невыплаченных наличных денег по реестру;
- подпись и расшифровку подписи кассира.
Вы также можете установить дополнительные реквизиты в реестре депонированных сумм».
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года. После того как кассир оформил реестр депонированных сумм, в расчетно-платежной ведомости после общей выданной сотрудникам суммы указывается депонированная сумма и ставится подпись кассира. Затем документ передается на подпись главному бухгалтеру.
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в ведомости.
Непростой вопрос участникам форума задала «Настя»:
«Настя» «В нашей компании образовалась неистребуемая задолженность по заработной плате. Стала читать кодексы и так и не смогла понять, когда ее правильно списать. При этом у меня появились сомнения, какой период считать сроком исковой давности: три месяца или три года. Разъясните, пожалуйста, эту ситуацию».
«Олег» «Минфин России придерживается позиции, что это три месяца. По истечении трех месяцев вы должны списать указанные суммы во внереализационный доход и исчислить с них налог на прибыль».
«Настя» «В данном случае нельзя применять срок исковой давности, установленный Гражданским кодексом России?»
«Олег» «Почему же, можно. Только это может привести к разногласиям с контролирующими органами».
«Настя» «Вы не можете разъяснить почему?»
«Олег» «Существует две позиции, какой период считать сроком исковой давности, а именно:
- задолженность списывается по истечении трех месяцев. Данное правило установлено статьей 392 Трудового кодекса России;
- задолженность подлежит списанию по истечении трех лет. Такое положение закреплено в статье 196 Гражданского кодекса России.
Позиция чиновников Минфина заключается в том, что такой вид кредиторки подлежит списанию по истечении трех месяцев. Их точка зрения выражена в письмах Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/211, от 7 октября 2009 г. № 03-03-06/1/651. В своих разъяснениях чиновники указывают, что исковой давностью признается срок в три года (ст. 196 ГК РФ). При этом для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (ст. 197 ГК РФ). Однако трудовым законодательством определено, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал о нарушении своих прав.
Предусмотренный Трудовым кодексом срок более короткий, чем в Гражданском кодексе. Таким образом, по истечении трех месяцев сумма кредиторки по заработной плате списывается в доходы (внереализационные) и с нее исчисляется налог на прибыль. Однако истечение трехмесячного срока не лишает работника права обра-титься за выплатой заработной платы. В таком случае компания должна выплаченную сумму отразить в составе внереализационных расходов».
«Наталья Петровна» «Федеральная налоговая служба России, как всегда, не согласна с решением Минфина и в письме от 6 октября 2009 г. № 3-2-06/109 высказала противоположную позицию. Налоговики отмечают: срок в три месяца не может рассматриваться в качестве срока исковой давности для списания в целях налогообложения прибыли кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, поскольку статья 392 Трудового кодекса определяет срок, в течение которого работник вправе обратиться в суд, а не к работодателю, по причине нарушения работодателем его права. Депонирование заработной платы, не полученной работником в кассе в установленный срок, само по себе не является нарушением права работника на получение заработной платы, а обусловлено исполнением работодателем Положения.
Право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись впоследствии к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, работник получит отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, начнется течение трехмесячного срока для обращения в суд.
На основании изложенного, для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной зарплате подлежит включению во внереализационные доходы».
«Олег» «Доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (письмо Минфина России от 29 сентября 2009 г. № 16-15/100975)».
«Настя» «Получается, что по истечении трехлетнего срока эта сумма автоматически включается в доход компании?»
«Олег» «Ну, практически. Должна быть проведена инвентаризация и подписан приказ (распоряжение) руководителя о списании кредиторской задолженности».
«Настя» «Спасибо».
«Маслова Н.О.» «Наша компания совмещает общий режим обложения и ЕНВД. Заработная плата сотрудника, который был занят в спецрежимной деятельности, была депонирована. В течение трех лет сотрудник за ней не явился. Скажите, пожалуйста, можно ли списать такие суммы в доход?»
«Олег» «Компании, применяющие спецрежим в виде ЕНВД, не уплачивают налог на прибыль. Следовательно, облагаемого дохода в данном случае не возникает».
«Маслова Н.О.» «Спасибо за ответ».
Д.В. Сенаторова, ведущий специалист по кадрам
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Какие регламентирующие документы требуются при депонировании зарплаты? Если организация находится на УСН. Без лимита кассы.
Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (с изменениями и дополнениями)
Пункт 6
6.5. Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир:
- В расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег.
- Подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию;
- Сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011);
- Проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011);
- Передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю).
Указание и другие нормативно-правовые акты не поясняют, возможно ли хранение депонированной заработной платы в кассе или только на банковском счете, а также не содержат запрета на хранение депонированной заработной платы в кассе.
На основании изложенного можно сделать вывод, что организация не обязана сдавать в банк депонированную заработную плату, если лимит остатка наличных денег в кассе организации с учетом этой суммы не превышается либо если организация как субъект малого предпринимательства вообще не устанавливает лимит кассы. Обращаем внимание, что это наше экспертное мнение, разъяснения ЦБ РФ нами не обнаружены.
Общий порядок учета депонированной зарплаты
Сроки выплаты заработной платы определяются соглашением между администрацией и сотрудниками организации и фиксируются в трудовом договоре или в коллективном договоре.
Заработную плату выплачивают в течение пяти рабочих дней начиная с установленной даты ее выдачи. Заработная плата, не выданная в этот срок из кассы ввиду неявки получателей, депонируется.
По истечении пяти дней, установленных для выдачи заработной платы, кассир должен построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег и суммировать выданную заработную плату.
Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графе «Деньги получил» (при выдаче денег по форме N Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме N Т-53) проставляется штамп или пишется от руки «Депонировано».
На депонированные суммы необходимо оформить реестр.
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.
С 1 июня 2014 года вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операции от 11.03.2014 N 3210-У такого требования нет.
Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит.
Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:
- наименование (фирменное наименование) организации;
- дата оформления реестра депонированных сумм;
- период возникновения депонированных сумм наличных денег;
- номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
- табельный номер работника (при наличии);
- сумма невыплаченных наличных денег;
- итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
- подпись кассира;
- расшифровка подписи кассира.
Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.
Учет расчетов с депонентами (сотрудниками, чья заработная плата была депонирована) можно вести в книге учета депонированной заработной платы.
Ее форму фирма разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой необходимо указать его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.
Депонированные суммы нужно сдать в банк, и на сданные суммы составить один общий расходный кассовый ордер.
Депонированную заработную плату выдают сотрудникам по расходному кассовому ордеру.
Дату и номер расходного кассового ордера указывают в книге депонентов или реестре депонированной заработной платы.
Сумму депонированной зарплаты учитывают по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». В балансе учитывают кредитовое сальдо по этому счету, не погашенное на отчетную дату. Сумму депонированной заработной платы, которая не была выдана работникам по состоянию на отчетную дату, отражают по строке 1550 «Прочие обязательства». Она не считается кредиторской задолженностью. Это следует из п. 78 ПВБ (Приказ Минфина 34 н).
В случае депонирования заработной платы момент уплаты НДФЛ в бюджет определяется в соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ (не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода).
Проводки по ситуации
Депонирование заработной платы отражают проводками:
- Дебет 70 Кредит 76-4
депонирована не полученная работниками заработная плата; - Дебет 51 Кредит 50
депонированная заработная плата внесена на расчетный счет.
При выдаче депонированной заработной платы в учете делают следующие записи:
- Дебет 50 Кредит 51
получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы; - Дебет 76-4 Кредит 50
депонированная заработная плата выдана сотрудникам.
При выдаче депонированной заработной платы в учете делают следующие записи:
- Дебет 50 Кредит 51
получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы; - Дебет 76-4 Кредит 50
депонированная заработная плата выдана сотрудникам.
Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, то ее включают в состав прочих доходов.
Такую операцию следует отразить записью:
- Дебет 76-4 Кредит 91-1
невостребованная заработная плата включена в состав прочих доходов.
В этой ситуации задолженность по списанной зарплате не отражают.
Читайте также: