Закрывающие документы с ндс

Опубликовано: 25.04.2024

Уменьшать НДС на вычет — право компаний по закону, но налоговая смотрит за этим с особой любовью. Всё дело в том, что иногда компании заключают сделки только ради того, чтобы уменьшить налог. И это незаконно.

Бывший налоговый инспектор Галина Плеханова и юрист Денис Савин рассказывают о признаках, которые настораживают налоговую при уменьшении НДС.

В чем проблема с НДС

Компании платят НДС на общей системе налогообложения, когда что-то продают. Если они закупают материалы или услуги у других компаний с НДС, то получают вычет по налогу.

ООО «Мармелад» покупает яблоки у поставщика. За партию платит 20 000 рублей, в том числе НДС 3050,85 рубля.

Из яблок «Мармелад» делает и продает пастилу в магазины. Он продал пастилы на 100 000 рублей, НДС — 15 254,24 рубля.

Если бы «Мармелад» работал с поставщиком без НДС, он заплатил бы НДС целиком, на пятнадцать тысяч. Но Мармелад вычитает из этой суммы НДС поставщика и платит: 15 254,24 − 3050,85 = 12 203,39 рубля.

Когда компания вычитает НДС, она получает налоговую выгоду. Простым языком налоговая выгода — скидка по налогам.

В законе написано, что НДС можно уменьшать на НДС от поставщиков. Компания так делает, предоставляет налоговой счета-фактуры с подтверждением и декларацию по НДС. Налоговую всё устраивает.

Необоснованная налоговая выгода в статье «Дела»

Бывает по-другому. Компания закупает оборудование или материалы, чтобы уменьшить свой НДС и заплатить меньше налогов. В реальности сделки нет. Такой НДС иногда называют «бумажным» — он только по бумагам. Такое уменьшение налогов в законе называется необоснованной налоговой выгодой. Компания получила скидку по налогам, хотя должна была заплатить больше. Налоговая вскрывает такие сделки и просит уточнить, сколько налогов должна заплатить компания.

Решение по делу между ООО «БР» и налоговой на сайте российского налогового портала

Налоговая доказывала, что ООО «БР» заключала фиктивные сделки, незаконно уменьшала НДС и получала необоснованную налоговую выгоду. По мнению налоговой все факты на руках: поставщики были номинальными, документы — фиктивными.

Во время проверки налоговая выявила, что поставщики ООО «МелКом», ООО «Метеор», ООО «Корона» вели деятельность только по бумагам. Директора компаний оказались номинальными. Они сказали, что о компании не знают, а с «БР» ничего не подписывали.

Налоговая требовала доплатить 12 млн рублей НДС, два миллиона налога на прибыль и штраф два миллиона рублей. Налоговая выиграла суд.

В интернете попадаются фирмы, которые продают НДС. Это скриншот из канала такой фирмы в Телеграме:

По сути такие компании предлагают работу через цепь фирм-однодневок. Они придумывают сделки и оформляют их по бумагам. Всё выглядит реалистично: одна компания поставила яблоки, другая купила, вот счета-фактуры, вот договоры. Иногда фирмы-однодневки обещают гарантию на полгода или год.

Покупать вычет по НДС — незаконный и рискованный способ. Гарантия от фирмы-однодневки не означает, что налоговая не придет с проверкой через три месяца или два года. Если налоговая обнаружит, что сделка была фиктивной, она попросит доплатить налог и штраф 40% от незаплаченных сумм. Штраф грозит, если налоговая докажет, что компания умышленно заключала фиктивные сделки.

Как налоговая находит подозрительные сделки

Раньше инспекторы проверяли компании вручную. Они смотрели документы, сверяли НДС, который компания заявила к вычету, и НДС, который заплатил поставщик. Если находили несоответствия, просили разъяснения у компаний или устраивали выездные проверки.

Итоги работы налоговой за 2017 год на сайте «Налоговая политика и практика»

С 2015 года налоговой помогает автоматизированная система. Руководитель налоговой подвел итоги 2017 года. Оказалось, что благодаря системе налоговая реже устраивает выездные проверки, но собирает больше налогов:

Система анализирует сделки и находит разрывы в цепочке партнеров. Разрыв — это несовпадение НДС у компаний. Разрывы бывают простыми и сложными. Вот пример простого разрыва:

«Мармелад» закупил яблоки у «Красного солнышка».

«Мармелад» отразил вычет 3000 рублей, а «Красное солнышко» не заплатило НДС по этой сделке. То есть вычетать было нечего.

В реальности цифры доходят до миллионов, это мы для примера.

А теперь пример сложного разрыва.

«Мармелад» закупил яблоки у «Красного солнышка».

«Мармелад» сделал вычет 3000 рублей, «Красное солнышко» заплатила НДС 3000 рублей. Всё сошлось. Но расслабляться рано.

«Красное солнышко» могло покупать яблоки у другого поставщика, а тот — у фермерского хозяйства. Цепочка поставок могла быть длинной.

У «Мармелада» и «Солнышка» всё сошлось, но в каком-то звене цепочки — нет. Или у одной из фирм директор оказался подставным, а сама фирма — однодневка, которая платила налоги. Под подозрение попадут все в цепочке.

Это не значит, что налоговая сразу придет к «Мармеладу». Такое может быть, если у него есть другие подозрительные сделки или если налоговая подозревает большую недоплату по налогам.

Налоговая проверяет всех, но первым делом ее интересуют крупные недочеты по НДС в 10 млн рублей и больше. Но это не значит, что если у вас вычет в миллион, никто его не проверит.

Налоговая не раскрывает всех критериев, по которым система оценивает сделки. Инспекторы говорят, что их около двухсот. В помощь компаниями налоговая опубликовала концепцию планирования выездных проверок и рассказала о двенадцати подозрительных признаках. По этим признакам компания может оценивать, насколько ей грозит выездная проверка:

• налоговая нагрузка ниже, чем по отрасли;
• в бухгалтерской или налоговой отчетности за несколько налоговых периодов — убытки;
• значительные суммы налоговых вычетов;
• расходы растут быстрее, чем доходы;
• заработная плата ниже, чем в среднем по отрасли в конкретном регионе;
• неоднократное приближение к лимитам специальных режимов. Например, к лимиту по упрощенке — 150 млн рублей;
• суммы расходов ИП почти равны сумме доходов за год;
• создание цепи партнеров без цели;
• отказ предоставить объяснения по запросам налоговой;
• миграция между налоговыми. Компания несколько раз снимается с учета и регистрируется в другой налоговой;
• рентабельность сильно отличается от средней по отрасли;
• компания ведет деятельность с высоким налоговым риском.

По «значительным суммам налоговых вычетов» налоговая ориентируется на ситуацию, когда доля вычета по НДС равна или превышает 89% от всего налога к оплате за год. В остальном налоговая не раскрывает все критерии, по которым будет оценивать компании. Поэтому посредник или фирма, которая продает НДС, не может гарантировать, что налоговая не устроит проверку.

Если вычет 89% или больше от налога к оплате, не значит, что налоговая тут же придет с проверкой. Проверка грозит, если налоговая заподозрит нарушение Налогового кодекса и сомнительные сделки для уменьшения налога.

Признаки честных сделок

Честные сделки описаны в статье 54.1 Налогового кодекса, это новая статья. Суть статьи простая: уменьшать налоги можно только по закону. Компаниям нельзя искажать сведения о сделках, чтобы уменьшить налоги специально.

До новой статьи в законе не было точных признаков, как определять фиктивные сделки и получение необоснованной налоговой выгоды. Делать выводы можно было только по судебной практике.

До статьи 54.1 суды пользовались понятием «должная осмотрительность». Они требовали, чтобы компании проверяли своих партнеров перед сделкой и доказывали, что сделка реальная. Теперь они будут пользоваться термином «искажение сведений о фактах хозяйственной жизни». Что изменится и как налоговая будет доказывать «искажение», пока неясно.

По новому закону компания правильно уменьшает налоги, если соблюдает два условия:

• компания не проводила сделку только для того, чтобы уменьшить налоги;
• документы по сделке подписывал директор компании или сотрудник, у которого есть доверенность на подпись.

Раньше налоговая считала так: если партнер оказался однодневкой, сделка недобросовестная. Компания должна была заранее проверить партнера, проявить должную осмотрительность и собрать о партнере доказательства. Новый закон разъясняет, что если сотрудник без доверенности подписывал документы или поставщик нарушал закон, не значит, что сделка фиктивная. Может быть и так, но это надо проверить и доказать.

Уточнения налоговой

Объяснения в законе получились общими, поэтому появилось несколько уточнений. Сначала — письмо Минфина от 31 октября 2017 года. Он пишет, что налоговой нужно выявлять умышленные действия по уменьшению налогов:

• дробление бизнеса для использования специальных режимов. Например, компания открывает еще одно ООО, чтобы оставаться на упрощенке;
• сделки без деловой цели. Это значит, что у сделки нет цели получить прибыль, а только уменьшить налоги. Сюда попадает «бумажный» НДС;
• сделки с зарубежными компаниями, которые ведут к уменьшению налогов.

В налоговую поступил новый документ с разъяснениями по статье 54.1. Пока в интернете этого документа нет, мы кратко перескажем.

В новом разъяснении — судебная практика по делам, в которых налоговая оспаривает вычет по НДС. По разъяснению налоговой нельзя обвинять компании в необоснованной налоговой выгоде и брать для доказательств только претензии. Например, если налоговая говорит, что сделка была на бумаге, товары на склад не поступали, она должна это доказать. Просто обвинять и требовать доплаты налогов нельзя.

По этому делу налоговая доказывала, что компания должна доплатить налоги и находила доказательства о незаконности сделки. Суд эти доказательства не принял.

Налоговая требовала у ООО «Лайка-Клинцы» доплатить 19 млн налогов, штрафов и пени. Налоговая доказывала, что поставщик ООО «Спецснаб» сырье не поставлял, поэтому вычет по НДС по этой сделке принять нельзя.

Компания предоставила счета-фактуры, договоры. Но налоговая говорила, что со стороны «Спецснаба» счета-фактуры подписаны неизвестным лицом.

Перед заключением договора «Лайка-Клинцы» изучали поставщика и предоставили суду доказательства об этом. Суд согласился, что компания проявила должную осмотрительность.

По товарной-транспортной накладной поставщик вез сырье по маршруту «Саратов—Клинцы». Налоговая запросила у ГИБДД информацию об автомобилях, которые проезжали по всем маршрутам Брянск—Клинцы—Брянск. Она доказывала, что раз машины поставщика там не проезжали, то поставки сырья не было. Суд отклонил эти заявления. В транспортной накладной не было указано, что маршрут проходил через Брянск. Машины могли выбрать любой маршрут, даже тот, где нет камер.

Суд встал на сторону компании.

Когда налоговая доказывает, что компания получила необоснованную налоговую выгоду, она обычно приводит такие доводы:

• счета-фактуры подписывали неизвестные люди;
• поставщик не оплатил НДС по сделке с компанией;
• у поставщика фиктивный или массовый директор, которые значится директором в других компаниях;
• обналичивание денег после сделки;
• у поставщика нет персонала, парка машин, чтобы работать по сделке и поставить товары;
• поставщик не сдает отчетность.

Если налоговая находит такие признаки, она подозревает, что сделка фиктивная. Суды с налоговой в этом обычно не соглашаются и говорят, что факты надо доказывать по существу. Например, налоговая говорит, что у поставщика нет персонала или парка машин, а значит загрузить и привезти материалы он не мог. Это слабые доказательства, поставщик мог нанять персонал по гражданско-правовому договору, а машину взять в аренду.

Если директор поставщика говорит, что такую компанию не знает и вообще он не директор: «Отстаньте от меня, я не знаю, о чем вы вообще говорите, я за хлебом шел, а тут налоговая», — это тревожный сигнал.

Как законно оформить вычет по НДС

Налоговая может заподозрить любую сделку и отказать в вычете по НДС. Компании придется через суд доказывать, что сделка была реальной.

Невозможно заранее узнать, какая сделка покажется налоговой подозрительной. Вот несколько правил, чтобы себя обезопасить:

изучать судебные решения и жалобы компаний в налоговую, чтобы узнавать о судебных и налоговых рисках. У налоговой есть реестр по жалобам, где можно изучать, как компании решали споры налоговой до суда. Решения по судебным делам размещена в картотеке арбитражных дел.

Необоснованная налоговая выгода в статье «Дела»

Мы рассказывали, какие документы собирать, в статье о необоснованной налоговой выгоде. Когда собираете информацию, можно использовать скриншоты. Например, посмотрели информацию о директоре поставщика в реестре дисквалифицированных руководителей — cделайте скриншот. На нем должны быть видны дата и сайт:

Скриншот распечатайте, поставьте подпись и расшифровку, подшейте в папку с информацией о поставщике.

На некоторых форумах советуют сверять свой НДС к вычету с тем, что написал в декларации поставщик. Звучит логично, но есть подводные камни. Компании сдают декларацию по НДС в электронном виде. Поставщик может прислать файл экселя с декларацией или «Сведения из книги продаж». Он напишет те цифры, которые хотите увидеть, а в налоговую сдаст документы с другими цифрами. И с этим ничего не поделать.

Главный совет — работать с проверенным партнерами и собирать о них как можно больше информации. Даже если налоговая попросит доплатить налоги и подаст в суд, с документами будет проще доказать, что сделка настоящая. Но это не значит, что можно работать с однодневками и для вида собирать документы. Суд может заподозрить, что компания хочет скрыть нереальную сделку.

Короче

Признаки честных сделок

компания не проводила сделку только для того, чтобы уменьшить налоги;

вел сделку и подписывал документы директор компании или сотрудник, у которого есть доверенность на подпись.

Как обезопасить себя

не пользоваться услугами компаний, которые продают НДС;

собирать документы о партнере перед сделкой;

проверять, что партнер размещает вакансии и ищет сотрудников;

подписывать документы электронной подписью.

19 МЛН ₽

— сберегла компания, когда доказала, что ее сделки с поставщиком — настоящие.

• Бухгалтерия
• Инструменты для бизнеса
• Налоги

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Антон Дыбов.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Ситуация	Документы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнеса	Экономически не оправданные затраты — не на бизнес
✅ Оргтехника в офис	❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис	❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий	❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы	❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ
Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходы	Затраты, которые не относятся к представительским расходам
✅ Деловые встречи: завтраки и обеды	❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций	❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации	❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание	❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно	❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика	❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

Можно	Нельзя
✅ Можно учитывать на ОСНО	❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период	❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

• приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
• смету расходов на мероприятие;
• отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

• суточные за каждый календарный день командировки;
• транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
• расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

• положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
• приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

1. ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
2. ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
3. Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
4. Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
5. Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
6. НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
7. Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
8. Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бизнес-карты от Тинькофф

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.

• Все траты отражаются в личном кабинете
• Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
• Детализированные чеки
• Валютные бизнес-карты
• Виртуальные карты

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы — это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

• название и дата документа;
• наименование поставщика;
• описание передаваемых ценностей;
• количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
• подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Пример

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.

Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

Всего отпущено одно наименование

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

• наименование и нумерация документа;
• какого числа он составлен;
• название исполнителя и заказчика;
• описание операции;
• единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
• подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Образец

Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Отсутствие закрывающих документов

Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.

Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.

Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.

Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.

Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.

zakryvayushchie_dokumenty.jpg

Похожие публикации

Предоставление закрывающих документов является прямой обязанностью субъектов хозяйствования, участвующих в договорных отношениях. Данные документы используются для завершения сделки в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку одного лишь факта оплаты для этого недостаточно. Без закрывающих документов невозможно обосновать понесенные затраты, доказать экономическую необходимость денежных трат. Если пропустить этот шаг, контролирующие фискальные органы не разрешат зачесть издержки в налогооблагаемой базе, что повлияет на увеличение налоговой нагрузки и налоговых рисков.

Какие закрывающие документы нужны?

Закрывающий тип документации предназначен для юридического удостоверения факта завершения сделки. Эти бланки подтверждают выполнение взятых по договору обязательств обеими сторонами. Документ должен иметь письменную форму, что требуется для фиксации его содержания в учете.

Закрывающие документы для бухгалтерии – что входит в их перечень:

• Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
• Разные виды накладных.
• Счет-фактура.

Закрывающие документы в виде накладных составляются минимум в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки. Это необходимо для того, чтобы все участники договора могли провести у себя в учете завершение операции. Такой бланк актуален для операций купли-продажи, поставки товара.

Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В этом случае используются не накладные, а акты выполненных работ или оказанных услуг. Такой документ выполняет несколько функций:

• подтверждает, что сделка осуществлена;
• удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
• указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны.

Без закрывающих документов нельзя признать затраты и в налоговом учете. Если письменного подтверждения по завершению сделки нет, а в бухгалтерии операция числится в категории завершенных, возможны следующие последствия:

• доначисление налогов по прибыли или НДС;
• штраф за нарушение норм учета;
• снижение репутации компании.

Закрывающие документы НДС – счета-фактуры. Их содержание строго унифицировано (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в ред. от 01.02.2018). Счета-фактуры являются основанием для отражения в учете сумм налога (к уплате и возмещению). Срок оформления счета-фактуры ограничен 5 днями с момента отгрузки товарной продукции. С конца прошлого года применяется новый бланк счета-фактуры, о котором подробнее можно прочитать здесь.

В ряде случаев возможно применение УПД (универсального передаточного документа), который совмещает в себе накладную или акт и счет-фактуру.

Закрывающие документы по договору помогают отследить, по каким соглашениям продолжается работа, по каким сделкам оплачены и уже получены заказанные товары или услуги. Например, фирма заключила договор на поставку мебели для офиса, перечислила предоплату. Сделка считается открытой до тех пор, пока компания не получит в свое распоряжение заказанные предметы мебели. Когда мебель привезут и отгрузят, предприятие не может сразу отразить в учете завершение сделки. Для этого нужна накладная. После ввода реквизитов накладной и ее содержательной части в учетных регистрах закрывается сальдо по задолженности контрагента.

Применительно к платежным операциям в качестве закрывающих форм документации в т.ч. могут выступать:

• чеки;
• квитанции;
• платежные поручения;
• банковские выписки;
• кассовые ордера;
• авансовые отчеты;
• справка о подтверждающих документах – используется для осуществления валютного контроля в операциях с изготовлением паспорта сделки (признак поставки в справке о подтверждающих документах должен быть указан в обязательном порядке, он указывает, на каких условиях проведена сделка – нерезидент производит оплату в пользу компании по факту или авансом либо фирма платит нерезиденту авансом/по факту).

Делаем закрывающие документы

Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:

• дата создания документа;
• наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
• название поставщика продукции (исполнителя работ);
• характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
• единицы измерения поставленных изделий;
• стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
• подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.

Получать закрывающие документы необходимо только в оригиналах. Копии не обладают юридической силой, даже заверенные. Поэтому такие бланки и заполняются сразу в нескольких экземплярах.

В договоре может быть оговорено, какие документы должен предоставить контрагент для завершения сделки. Соглашением может быть описана форма документов, их содержание, структура, сроки составления (например – «закрывающие документы предоставим в течение 3 дней после завершения работ»). Единого обязательного образца накладных, актов выполненных работ или других подобных форм в российском законодательстве не предусмотрено, каждый субъект хозяйствования вправе разрабатывать их самостоятельно с учетом требований закона о бухучете № 402-ФЗ, предъявляемым к первичным документам. Можно воспользоваться и унифицированными формами, которые применялись до 2013 г., например, товарная накладная ТОРГ-12 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Независимо от типа совершаемой сделки, в бухгалтерии любого предприятия, помимо квитанций, выписок, а также чеков должна иметься очень важная документация, называемая «закрывающей». Этот тип бумаг должен не только быть в наличии, но и соответствовать всем правилам оформления.

Контрагенты предприятий, в процессе совершения разнообразных сделок, должны в обязательном порядке предоставлять закрывающие документы, причем с двух сторон. В чем особенность таких бумаг, и для чего они необходимы? Предлагаем разобраться с данным вопросом, что позволит не допустить ошибок в работе предприятия любой формы.

Зачем нужны закрывающие документы?

Совершенная сделка может считаться полностью закрытой не только после поступления денежных средств в размере, обозначенном в счете-фактуре. Должна иметься документация, которая свидетельствует о факте сотрудничества. Этот, составленный в письменном виде документ, полностью подтверждает завершение сделки.

Бухгалтерия любой компании должна вести строгий учет, и иметь в наличии закрывающий документ, после совершения любой сделки. Если предприятие произвело:

• отгрузку товара;
• оказание какой-либо услуги;
• получение средств по другим причинам, то у бухгалтера должен иметься документ, свидетельствующий о поступлении финансов на счет компании. При помощи закрывающей бумаги, компания-контрагент также осуществляет закрытие произведенной операции при поступлении средств.

Закрывающий документ необходим для того, чтобы подтвердить факт осуществленной операции, а также отобразить, за что конкретно были получены денежные средства в определенном размере.

В зависимости от того, какой тип сделки производится предприятием, используется конкретный вид договорного соглашения, а также документация, подтверждающая ее осуществление.

Какая закрывающая документация необходима?

Чтобы произвести юридическое удостоверение факта проведения операции по продаже, либо оказании услуг, особенности которой обозначаются в договоре, необходимо иметь письменное подтверждение в виде закрывающего документа. К числу таких бумаг, предоставляемых в бухгалтерию, входят следующие виды:

• акт, подтверждающий проведение определенных действий/работ. В нем указывается, что обязательства по договору выполнены, и ожидаемый результат получен;
• счет-фактура.

Закрывающая документация в виде накладной должна быть составлена минимум в 2-х экземплярах, которые предоставляются каждой из двух сторон, участвующей при проведении операции. Это требуется для того, чтобы участники договорного соглашения имели возможность провести завершение сделки в своем учете. Данный тип бланка может быть использован исключительно при проведении поставок товара (купля-продажа).

Закрывающая документация, подтверждающая факт оказания услуг

Упомянутый тип бумаг необходим и при оказании различных услуг, за которые получаются денежные средства. В данной ситуации применяют не накладную, а акт, подтверждающий, что взятые компанией обязательства (установка оборудования, уборка помещения и другие выполненные работы, предоставленные услуги) были выполнены. Закрывающая документация по оказываемым услугам предназначена для выполнения ряда функций, а именно для:

• подтверждения осуществления сделки;
• удостоверения факта выполнения обязательств каждой из сторон договорного соглашения;
• обозначения того, что какие-либо претензии по качеству, либо количеству выполненных действий отсутствуют у принимающей стороны.

Если нет закрывающей документации, то признать расходы в налоговом учете не представляется возможным. При отсутствии письменного подтверждения того, что сделка была произведена, при этом, по документации в бухгалтерии эта операция обозначается как «завешенная», можно столкнуться с рядом неприятных последствий:

• применение штрафных санкций за нарушение правил учета;
• осуществление доначисления налога на прибыль, либо НДС;
• ухудшение репутации организации.

Именно поэтому очень важно контролировать наличие, а также правильность составления закрывающей документации, что позволит избежать неприятных ситуаций.

При возникновении вопросов, и необходимости услуг по восстановлению бухгалтерского учета, обращайтесь в https://vostokinv.ru/

Другие статьи по теме:

• Преимущества срочного выкупа элитных квартир
• Юридический адрес 2 ИФНС
• Когда необходимы услуги земельного юриста?
• Книга "15 нокаутов в семейном праве"
• Развод при наличии несовершеннолетних детей

Читайте также:

  
• Дрожжи сухие ставка ндс
  
• Ндс рассчитан и введен вручную сбербанк
  
• Ндс при выдаче беспроцентного займа
  
• Декларация по ндс по усн
  
• Облагается ли займ ндс