Возмещение ндс по упд

Опубликовано: 29.04.2024

Что такое «НДС к вычету»

Общую сумму НДС, которую налогоплательщик должен уплатить в бюджет, можно уменьшить на налоговые вычеты. В ст. 171 НК РФ есть полный и закрытый список операций, по которым НДС можно принять к вычету. Льгота действует в следующих случаях:

Уплачен НДС по товарам, работам, услугам, имущественным правам (далее — ТРУ), которые планируется перепродать или использовать в деятельности, облагаемой НДС.
Исчислен и уплачен НДС при импорте ТРУ в РФ или при выполнении обязательств налогового агента.
Выполнены строительно-монтажные работы для собственных нужд.
Подрядчики предъявили НДС при проведении сборки-разборки, монтажа-демонтажа, капстроительства или ликвидации основных средств.
Получен или выдан аванс в счет будущей оплаты.
После реализации изменилась цена или количество отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, имущественных прав.
Товары возвращены продавцу или проведен обратный выкуп.
Получен вклад в уставный капитал в виде имущества, имущественных прав или нематериальных активов.
НДС уплачен по командировочным расходам.
НДС компенсирован по системе tax free.
Иностранная организация выставила НДС за покупку электронных услуг.

Кто может применять вычеты по НДС

Воспользоваться вычетом могут только плательщики НДС — то есть организации и предприниматели на ОСНО или ЕСХН.

Остальные спецрежимы освобождены от уплаты НДС, поэтому на них нельзя принимать налог к вычету. Вместо этого суммы налога включают в стоимость приобретенных товаров или отдельно учитывают в расходах.

Для принятия НДС к вычету нужно соблюдать все условия из ст. 171 НК РФ. Если этого не делать, налоговая при проверке может лишить права на вычет и доначислить входной налог. В общем случае НДС можно принять к вычету, если одновременно выполнены четыре условия:

НДС предъявлен поставщиком;
приобретенные ТРУ будут перепроданы, использованы в облагаемых НДС операциях или в экспорте;
приобретенные ТРУ приняты к учету;
поставщик предъявил корректно оформленный счёт-фактуру или УПД.

Фактически платить НДС поставщику, чтобы получить право на вычет, не обязательно. Но есть исключения, например НДС со стоимости импортных товаров можно принять к вычету только после уплаты налога на таможне.

Рассмотрим условия подробнее.

Условие 1. НДС предъявлен поставщиком

Дополнительно к цене реализованных ТРУ поставщик должен предъявить к оплате НДС. Сумма налога отражается в договоре, счете и первичных документах на реализацию.

Когда поставщик не выделил НДС в документах, его нельзя самостоятельно исчислять и принимать к вычету. Такое бывает, например, при работе с контрагентами на УСН или зарубежными продавцами.

Но если покупатель выполняет обязанности налогового агента, он должен самостоятельно исчислить и заплатить НДС в бюджет.

Условие 2. Приобретенные ТРУ будут перепроданы, использованы в облагаемых НДС операциях или в экспорте

Нельзя заявлять вычет по ТРУ, которые используют в необлагаемых НДС операциях. В таком случае входной налог включают в стоимость приобретенных ТРУ.

Вычет можно использовать, только если входной НДС уплачен по объекту, который участвует в налогооблагаемых операциях или экспортных работах и услугах (искл. ст. 149 НК РФ).

Если изначально вы покупали товары для использования в необлагаемых операциях, но потом решили перепродать или использовать в облагаемой деятельности, НДС можно будет принять к вычету. И наоборот, при покупке товаров для использования в облагаемых налогом операциях и фактическом использовании в необлагаемых, принятый к вычету НДС нужно восстановить.

Если в течение отчетного квартала у вас были и облагаемые, и необлагаемые НДС операции, начните вести раздельный учет. Часть налога по облагаемым операциям принимайте к вычету, а остальной входной НДС включайте в стоимость покупок.

Условие 3. Приобретенные ТРУ приняты к учету

Приобретенные ТРУ нужно оприходовать по правилам бухгалтерского учета, только тогда входной НДС можно принять к вычету. Оприходование надо подтвердить документально — правильно оформленной первичкой.

Оприходованными можно считать ТРУ, стоимость которых отражена на счетах бухучета. Например, товары для перепродажи должны быть отражены на счете 41, работы и услуги — на счетах 20, 44 и пр.

Также оформите первичку на принятые к учету ТРУ. Это могут быть типовые документы или самостоятельно разработанные формы: товарные накладные, приходные ордера, акты, товарно-транспортные накладные и т.п.

Условие 4. Поставщик предъявил корректно оформленный счёт-фактуру или УПД

От поставщика надо получить счет-фактуру или универсальный передаточный документ (УПД). Если счетов-фактур нет, они оформлены с нарушениями или не отражены в декларации по НДС — входной налог к вычету не принимайте (ст. 172 НК РФ, письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20/3/96).

Счет-фактура или УПД требуются не всегда (п. 2.1, 3, 6–8 ст. 171 НК, письмо Минфина от 16.09.2019 № 03-07-14/71091). Это не нужно при импорте товаров, получении вклада в УК, компенсации НДС иностранцу, покупке электронных услуг у иностранных компаний. В таких случаях счета-фактуры можно заменить другими документами. Например, по имуществу в счет вклада в уставный капитал это могут быть акты ОС-1, ОС-1а и др. Для этого в документах также нужно указать сумму восстановленного участником НДС.

Дополнительные условия

Чтобы принять к вычету НДС по некоторым операциям, нужно выполнить дополнительные условия. Например, для вычета НДС, который вы должны заплатить самостоятельно, налог обязательно нужно перечислить в бюджет. Для вычета НДС по имуществу в счет вклада в УК участник должен восстановить налог в бюджет.

Также по некоторым операциям установлены особые условия принятия налога к вычету, а все четыре, перечисленные выше, не действуют. Например, для вычета НДС по выданному авансу у покупателя нужен счет-фактура от продавца, договор с условием об авансе и платежный документ на его уплату. Чтобы продавец мог принять к вычету НДС по полученному авансу, он должен отгрузить товар или вернуть аванс покупателю.

Когда можно предъявить вычет по НДС

Предъявить вычет можно в том квартале, в которым выполнены все обязательные условия.
Пример. ООО «Алгоритм» приобрело товары для перепродажи и оприходовало их 1 июля (3 квартал). При этом поставщик выдал счет-фактуру с выделенной суммой НДС еще 30 июня (2 квартал). ООО «Алгоритм» выполнило последнее условие (приняло товары к учету) только в 3 квартале, поэтому заявить вычет организация может не раньше, чем в декларации за 3 квартал.

Если бы организация оприходовала товары 30 июня, а получила счет-фактуру 24 июля, то могла бы воспользоваться вычетом еще во 2 квартале. Тут есть важное условие: счет-фактура должен быть получен до 25 числа следующего за кварталом месяца, то есть до срока подачи декларации.

Вычет по НДС за прошлые периоды можно заявить в течение трех лет с момента оприходования. При возврате аванса или товаров вычет можно заявлять в течение года, трехлетний период в этом случае не действует.

Расчет НДС к вычету

Чтобы рассчитать НДС к вычету, сложите весь НДС по вашим операциям, перечисленным в ст. 171 НК РФ. При этом помните, что для предъявления вычета должны быть выполнены все условия, проверьте это перед включением налога по операции в расчет.

Налоговая проверяет весь заявленный к вычету НДС на соответствие условиям, а еще один критерий — его размер. У инспекторов есть свои нормативы вычетов. Если ваш окажется больше, налоговики могут потребовать пояснений или прийти с проверкой.

Точных данных о том, как ФНС считает «Безопасный вычет» нет. Обычно применяется один из двух способов:

Способ 1. ИФНС считает долю по данным деклараций за год и сравнивает с пороговым значением 89 процентов.
Способ 2. ИФНС считает долю по данным деклараций за квартал и сравнивает ее со средней долей вычетов по регионам.

Свою долю вычетов считайте по формуле:

Доля вычетов = Все вычеты (стр. 190 разд. 3) / Начисленный НДС (стр. 118 разд. 3) × 100%

Если доля вычетов больше, чем безопасное значение, можно перенести их на более поздние кварталы или заявить по частям в течение трех лет. И перенос, и разделение на части действует только для вычетов из п. 2 ст. 171 НК РФ.

Как отразить вычет по НДС в декларации

Суммы НДС к вычету отражаются в строках 120-190 раздела 3 декларации по НДС. В строках 120-185 вычет распределяется по видам. А в строке 190 подсчитывается общая сумма вычета за квартал, для этого значения из строк 120-185 складывают.

Далее из строки 118, в которой указана сумма налога с учетом восстановления, вычтите строку 190. Так вы получите сумму НДС к уплате или к возмещению. Если разница строк 118 и 190 больше 0, отразите НДС к уплате в строке 200, если меньше — НДС к возмещению в строке 210.

Проводки для оформления вычета по НДС

Ведите учет НДС в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис укажет, какие документы нужно довнести и какие операции проконтролировать, чтобы избежать штрафов и уменьшить НДС к уплате. В системе легко вести учет, начислять зарплату и отчитываться через интернет. Первые две недели в Бухгалтерии бесплатны для всех новичков.

Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?

Консультация предоставлена 21.11.2016 года

Можно ли принять к вычету НДС по правильно оформленному универсальному передаточному документу от поставщика, если с данным поставщиком (ООО) проведена разовая операция без заключения договора?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В рассматриваемой ситуации УПД может использоваться организацией-покупателем в качестве основания для принятия сумм НДС к вычету.

Обоснование вывода:

Согласно п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного в соответствии со ст. 166 настоящего Кодекса НДС на установленные указанной статьей налоговые вычеты. Так, вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров и услуг на территории РФ (п. 2 ст. 171 НК РФ). В общем случае для этого необходимо одновременное выполнение следующих условий:

- товары и услуги приобретены для осуществления операций, облагаемых НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 2 ст. 170 НК РФ);

- товары и услуги приняты на учет при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ);

- наличие надлежащим образом оформленных счетов-фактур, выставленных продавцами товаров и услуг (п. 1 ст. 172 НК РФ).

По мнению ФНС России, созданный на основе действующей формы счета-фактуры универсальный передаточный документ (далее - УПД) отражает в себе все необходимые показатели, установленные для счёта-фактуры, как документа, служащего основанием для принятия в указанном гл. 21 НК РФ порядке покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, согласованное с Минфином России письмом от 07.10.2013 N 03-07-15/41644).

При этом форма УПД носит рекомендательный характер, т.е. законодательство не содержит требования оформлять УПД вместо счетов-фактур. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения. Правомерность применения УПД в качестве подтверждающего документа при исчислении налога на прибыль подтверждается позицией, отраженной в письме ФНС России от 21.04.2014 N ГД-4-3/7593.

Исходя из писем ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910 УПД отражает необходимые показатели, предусмотренные законодательством в области бухгалтерского учета для первичных учетных документов.

Формы первичных учетных документов разрабатываются организациями самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). При этом организации, разработавшие формы первичных документов, не обязаны подтверждать утверждение к применению тех или иных форм в установленном порядке перед контрагентами по сделке*(1). О том, что применяемые формы первичных документов должны согласовываться с другой стороной договора или упоминаться в тексте договоров, законодательство также не содержит.

По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену) (п. 1 ст. 454 ГК РФ). Отдельным видом договора купли-продажи является поставка товаров.

Исполнение договора купли-продажи подтверждают первичные документы: накладные на передачу товара, отчёты и т.п. Таким документом может быть, в частности, УПД, поскольку содержит в себе информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) (смотрите упомянутое выше письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Согласно письму ФНС России от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910 УПД содержит в себе первичный учетный документ об отгрузке, являющийся основанием для составления счета-фактуры, оформленный таким образом, что исполняются установленные ст. 169 НК РФ требования к счетам-фактурам. То есть при составлении УПД им оформляются одновременно и отгрузка товара (работы, услуги), и выставление счета-фактуры по факту этой конкретной отгрузки.

Таким образом, организация-продавец вправе принять самостоятельное решение об использовании УПД в качестве первичного документа.

По общему правилу договоры, в том числе договор купли-продажи, могут заключаться в устной форме (п. 1 ст. 159 ГК РФ). При этом несоблюдение простой письменной формы в случаях, когда такая форма признается обязательной, не влечет недействительность сделки, а лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, кроме случаев, прямо указанных в законе или в соглашении сторон (ст. 162 ГК РФ).

С учётом изложенного в рассматриваемой ситуации в целях подтверждения исполнения договора купли-продажи, заключенного в устной форме, организацией-продавцом может быть использован УПД.

Соответственно, поскольку УПД содержит все необходимые показатели, установленные для счёта-фактуры, то в рассматриваемой ситуации он может использоваться организацией-покупателем в качестве основания для принятия сумм НДС к вычету.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

*(1) Сторонам договора может быть лишь рекомендовано согласовать возможность оформления документа с контрагентом, во взаимоотношениях с которыми планируется его использование.

Универсальный передаточный документ можно использовать как для подтверждения расходов по налогу на прибыль, так и в качестве основания для НДС-вычета. От того, какой статус укажут в УПД, зависит его применение в качестве того или иного документа.

Применение УПД в качестве счета-фактуры

Чтобы использовать УПД для вычета НДС, в нем надо указать статус «1».

Однако, этот статус означает, что документ используется и как счет-фактура и как передаточный документ, например, акт по договору. То есть его могут использовать одновременно в целях бухучета, для исчисления налога на прибыль и для того, чтобы принять к вычету НДС.

Статуса для использования УПД только в качестве счета-фактуры не предусмотрено. На это обратила внимание ФНС в письме от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@.

Поэтому, если вы хотите использовать только счет-фактуру, а первичный документ вам не нужен, то для оформления хозяйственной операции УПД не подойдет. В таком случае оформляйте обычный счет-фактуру по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

УПД должен быть правильно оформлен. А поскольку он применяется и как первичный документ, и как основание для вычета, надо одновременно заполнить все реквизиты, которые установлены в качестве обязательных для:

первичных документов в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
счетов-фактур в соответствии со статьей 169 Налогового кодекса.

Только в таком случае УПД со статусом «1» можно использовать одновременно как в целях исчисления налога на прибыль, так и расчетов с бюджетом по НДС.

Применение УПД для подтверждения расходов по налогу на прибыль

УПД со статусом «2» можно использовать только в качестве первичного документа.

В таком случае в нем не надо заполнять показатели, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры:

строку 7 «К платежно-расчетному документу»;
графу 6 «В том числе сумма акциза»;
графу 7 «Налоговая ставка»;
графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;
графу 11 «Номер таможенной декларации».

При этом, если фирма на УСН применяет УПД со статусом «2», который имеет в своем названии слово «счет-фактура», то она не должна ни исчислять, ни уплачивать НДС.

УПД со статусом «2» удобен при отгрузке комитентом товаров комиссионеру. В таком случае это будет первичный документ на передачу ценностей комиссионеру без перехода права собственности на них.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Выбор читателей

Разъяснения ФСС: как получить Сведения о застрахованном лице

Бесплатная КЭП с 1 июля 2021 года: кому и как ее получить

С 1 июля новые правила блокировки расчетных счетов

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

«Клерк» Рубрика Первичка

Универсальный передаточный документ может использоваться для подтверждения затрат. Причем не только на общей системе налогообложения, но и в случае применения «упрощенки».

Для чего нужен универсальный документ

Отметим, что УПД является рекомендуемой формой (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402@).

Вместе с тем ценность универсального документа заключается в том, что он может использоваться и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Ведь помимо необходимых сведений, предусмотренных для счета-фактуры, УПД содержит обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ).

Разобраться в целевом назначении универсального документа поможет такой его показатель, как статус. Он указывается в левом верхнем углу и может принимать следующие значения:

1 - при использовании документа одновременно для бухгалтерского и налогового учета;
2 - при применении документа только для оформления фактов хозяйственной жизни.

В последнем случае не нужно заполнять следующие реквизиты, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры:

«К платежно-расчетному документу» (стр. 5 УПД);
«В том числе сумма акциза» (гр. 6 УПД);
«Налоговая ставка» (гр. 7 УПД);
«Цифровой код страны происхождения товара» (гр. 10 УПД);
«Краткое наименование страны происхождения товара» (гр. 10а УПД);
«Номер таможенной декларации» (гр. 11 УПД).

Заметим, что статус носит информационный характер (приложение № 4 к письму № ММВ-20-3/96@). Фактически он определяется наличием или отсутствием в УПД всех показателей, обязательных для первичных документов или счетов-фактур.

Обратите внимание: УПД может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В письме ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ налоговики согласились с тем, что компания имеет право подтверждать расходы электронной «первичкой». При условии, что она признается равнозначной документам, составленным на бумажном носителе. Использование электронных подписей регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Порядок применения универсального документа отражается в бухгалтерской и налоговой учетной политике или в отдельном приказе руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008, абз. 5 ст. 313 Налогового кодекса РФ). При этом рекомендуется указать:

форму документа, которая будет использоваться (рекомендованная налоговиками или с дополнительными реквизитами);
объем фактов хозяйственной деятельности, которые будут фиксироваться с помощью УПД;
перечень контрагентов, операции с которыми будут учитываться с помощью такой «первички».

УПД в налоговом учете

Вычет налога на добавленную стоимость

Однако прежде всего надо проверить наличие в универсальном документе обязательных реквизитов, предусмотренных для счета-фактуры пунктами 5, 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Напомним, к ним относятся номер и дата составления документа, названия, ИНН и адреса продавца и покупателя, данные о грузоотправителе и грузополучателе, номер расчетно-платежного документа. Кроме этого должны быть указаны количественные и стоимостные характеристики товара, а также ставка и сумма налога. Все эти сведения отражаются по строкам 1-7 и графам 1-11 УПД. Важно также наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или других уполномоченных лиц.

При этом ошибки, не препятствующие налоговикам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму НДС, не являются основанием для отказа в вычете.

Отметим, что универсальный документ не заменит ни корректировочный, ни авансовый счет-фактуру. То есть, например, он не дает права на вычет сумм налога, уплаченного в составе предоплаты. Следует это из перечня операций (приложение № 2 к письму № ММВ-20-3/96@), для оформления которых он может использоваться. К их числу относятся: отгрузка товаров, передача имущественных прав, результатов выполненных работ, подтверждение фактов оказания услуг.

Напомним, торговые компании, применяющие «упрощенку», не являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Тем не менее они могут вместо товарных накладных и актов использовать рекомендованную форму УПД, указав в ней статус 2. В этом случае в документе будут отсутствовать такие показатели, как ставка и сумма налога.

Возможность использования универсального документа теми организациями, которые применяют специальные налоговые режимы, подтверждается письмом № ММВ-20-3/96@. Факт оформления ими такой «первички» не повлечет за собой обязанности по исчислению и уплате НДС в бюджет.

Подтверждаем затраты

Поэтому при использовании универсального документа в качестве «первички» необходимо лишь убедиться в том, что он содержит следующие обязательные сведения (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

наименование документа и дату его составления;
название организации;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину ее натурального или денежного измерения с указанием их единиц;
наименование должностей лиц, совершивших сделку или операцию, а также тех, кто является ответственным за оформление;
подписи, фамилии, инициалы этих лиц.

Причем при соблюдении перечисленных требований универсальный документ подтвердит расходы не только при расчете налога на прибыль, но и в случае применения спецрежима в виде упрощенной системы налогообложения.

На это обратили внимание чиновники в письме ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987@. Ведь в соответствии с пунктом 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами, оформленными по российскому законодательству.

Все хозяйствующие субъекты должны документировать свою деятельность при отгрузке товара, приемке услуг, передаче результатов работы и имущественных прав. Объем документации, которую нужно готовить в процессе, довольно внушительный, а это приводит к финансовым затратам и увеличивает время на подготовку.

Для оптимизации деятельности компаний законодатели утвердили универсальный передаточный документ (УПД), который совмещает в себе функции первичного документа учета и счета-фактуры. Таким образом, ФНС, предложившее в 2013 г. новую форму бланка, решило упростить работу организациям.

Что это такое, как правильно оформлять, и кто должен его заполнять рассказываем в статье. Приведем примеры и образцы.

Когда стали применять УПД?
Для чего нужен?
Соответствие УПД и счета-фактуры
Сроки составления универсального передаточного документа
Как заполнять УПД? + образец
Заключение

Хозяйственная деятельность компаний-плательщиков НДС, связанная с реализацией товаров, ведется, как правило, с применением 2-х документов.

согласно ст.9 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете» оформляется первичный учетный документ;
согласно пп.1, 3 ст. 168, п.1 ст.169 НК РФ – счет-фактура.

Эти документы по своему содержанию во многом повторяют друг друга. Ведь в документах, регулирующих хозяйственную деятельность организации (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1), актах и счетах-фактурах содержание действий дублируется. Такой объем документации влечет за собой как временные затраты, так и денежные, а это неудобно и невыгодно компаниям. Оформление, учет, обеспечение сохранности, поиск и анализ документации – это трудоемкий процесс.

Бланк счета-фактуры утвержден Правительством РФ в конце 2011 г. (Постановление № 1137). В Постановлении изложен порядок заполнения счета-фактуры. В п.9 Правил говорится, что организации могут добавлять в документ дополнительные поля, если необходимо указать расширенную информацию.

Добавлять строки и графы в документ также не запрещает и Налоговое законодательство. Кроме этого, в соответствии с п.4 ст.9 402-ФЗ каждое предприятие с 2013 г. вправе формировать собственные первичные документы по бухгалтерскому учету.

Основываясь на этих положениях, налоговики решили сделать процесс составления документации проще и ввели в обиход единый документ на базе счета-фактуры.

Важный момент! Использование этого документа носит рекомендательный характер. Он предназначен только для упрощения работы бухгалтеров и для экономии времени. Применяется на усмотрение организации.

Предложение налоговой службы сформулировано в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@, где налогоплательщикам дана возможность применять в работе форму универсального передаточного документа (УПД) (Приложение № 1).

Данный документ совмещает в себе содержание и первичного учетного документа, и счета-фактуры. В нем указываются все необходимые характеристики и реквизиты. Плательщики налогов могут использовать его как при бухгалтерском учете, так и при налогообложении по НДС, а также по другим налоговым обязательствам.

УПД, составленный поставщиком, подойдет клиенту не только для вычета НДС, но и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Компания, решившая включить в документооборот УПД, должна учитывать некоторые организационные моменты и привести в соответствие предложенную форму с актуальной версией счета-фактуры.

Бланк счет-фактуры обновлялся в начале 2019 г., в УПД тоже необходимо включать поля для дополнительной информации о товаре:

в строку 8 вносить идентификатор госконтракта. Она необходима организациям, которые работают по госконтрактам; остальным заполнять не нужно;
в графу 1а прописывать коды вида товаров, перевозимые в страны ЕАЭС. Если вывоз товаров в эти государства не предусмотрен по контракту, то заполнять не нужно;
отметка о том, что УПД вправе подписать не только ИП, но и ответственный сотрудник.

Также в графе 11 УПД необходимо поменять наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».

Право корректировать счет-фактурные параметры УПД дает ФНС. Организации могут вносить изменения в бланк самостоятельно.

Требования к УПД изложены в гл.21 НК РФ и в 402-ФЗ. Организации должны их соблюдать, если решили применять документ в целях бухгалтерского учета и налогообложения (Письмо ФНС РФ от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96).

Согласно п.3 ст.168 НК РФ счет-фактуру при реализации товаров, работ, услуг (передаче прав собственности) нужно выставлять не менее чем за 5 календарных дней с момента отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи прав собственности). Первичный учетный документ необходимо составлять при совершении хозяйственной операции либо непосредственно после ее завершения (п.3 ст.9 402-ФЗ).

Таким образом, УПД необходимо заполнять при совершении хозяйственного этапа или после его окончания, чтобы соблюсти нормы 402-ФЗ и Налогового законодательства. Дата заполнения бланка прописывается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна быть той же, что и дата, указанная в 11-й строке УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

Однако ФНС РФ допускает небольшое расхождение между днем оформления документа и днем отгрузки (Приложение № 3 к Письму ФНС от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96) в следующих ситуациях:

если отгрузка производилась на следующий день после заполнения бланка;
если форма была заполнена после даты фактической отгрузки, если это невозможно было сделать в ходе данного этапа.

Но в любом случае УПД необходимо оформлять максимум на следующий день после отгрузки.

Первое, с чего нужно начать – это указать статус универсального передаточного документа. Эта метрика влияет на то, в каком качестве будет задействован УПД:

статус 1 – для бланка, объединяющего первичный документ и счет-фактуру;
статус 2 – использование только в качестве «первички».

В первом случае обязательно заполняются все поля и для счета-фактуры, и для первичного бланка. Как счет-фактура в УПД необходимо внести все характеристики, указанные в ст.169 НК РФ и Постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Как «первичка» УПД должен содержать параметры, предусмотренные в 402-ФЗ.

Во втором случае реквизиты, характерные для счета-фактуры, в УПД указывать не нужно. В этом случае документ используется только как передаточный и доказывает непосредственно произведенное хозяйственное действие.

После заполнения статуса переходим к строке 1 — указанию регистрационного номера УПД и даты его оформления. Для статуса 1 УПД необходимо руководствоваться нумерацией счетов-фактур, принятой в организации. А при статусе 2 нужно указывать номер согласно порядковой нумерации первичных документов.

В строках 2, 2а 2б, а также строках 6, 6а, 6б обязательно следует указывать информацию о продавце и покупателе, соответственно.

Строка 3 предназначена для заполнения сведений о грузоотправителе, а строка 4 – о получателе товара. Эта информация указывается только при отгрузке товара. Если предметом контракта является выполнение работ или оказание услуг, то заполнять не нужно.

Строку 5 «К платежно-расчетному документу» может оставить пустой, если УПД используется только как «первичка».

В строке 7 прописывается используемая для сделки валюта и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта (не заполняется, если идентификатор не предусмотрен сделкой).

Таблица в УПД заполняется аналогично счету-фактуре и с соблюдением следующих правил:

В графе А «№ п/п» указывается номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул (для товаров) или номер ОКВЭД (для услуг). Эти поля заполняются на усмотрение организации.
Поля, характерные для счета-фактуры, можно оставить незаполненными, если УПД имеет статус 2:

графа 6 «В том числе сумма акциза»;
графа 7 «Налоговая ставка»;
графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».

Следующий этап – указание числа страниц, на которых был составлен УПД. Под таблицей свою подпись ставят уполномоченные лица: директор (ИП, управляющий, руководитель) и главный бухгалтер. Подписывать документ вправе уполномоченное на это действие лицо. УПД, используемый только как «первичка» (без характеристик счета-фактуры), не требует обязательного проставления подписей названных людей.

УПД подписывается следующим образом:

Если сотрудник ответственный за составление, это тот же человек:

— который поставил свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а заполнить только должность и Ф.И.О.;

Если сотрудник, ответственный за составление и лицо, поставившее свою подпись в 15-й строке – один и тот же человек, то подпись можно дважды не ставить, а заполнить только должность и Ф.И.О.

УПД содержит 3 строчки для указания даты:

строка 1 – день заполнения формы;
строка 11 – день отгрузки, передачи (сдачи);
строка 16 – день получения груза, услуги.

Вне зависимости от того, пересекаются ли эти даты или нет в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца», в книге продаж в качестве дня отгрузки будет заполнена дата, указанная в 11-й строке УПД, кроме случая, когда точкой формирования налоговой базы является день приемки работ (16-я строка УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет прописана дата та же, что и в 16-й строке УПД.

Строки 14 и 19 нужны для указания названий хозяйствующих субъектов, которые причастны к оформлению бланков учета со стороны продавца и клиента. В них могут быть прописаны сведения об организации, ведущей бухгалтерский учет у продавца/клиента по договору оказания бухгалтерских услуг. В 14-й строке можно прописать сведения о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), купленный у продавца от своего имени.

Заверять УПД печатью необязательно, это делается на усмотрение составителя. Но если печать ставится, то строки 14 и 19 можно оставить пустыми.

Образец универсального передаточного документа можно скачать по ссылке.

Универсальный передаточный документ был введен в бухгалтерскую и налоговую отчетность с целью упростить процедуру подготовки документации и сократить время на ее оформление. Для этого и нужен УПД, который объединил в себе функции сразу 2-х бланков.

УПД применяется при начислении или вычете НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для клиента. Налоговые органы проверяют УПД, основываясь на порядке и правилах, применяемых при проверке стандартной «первички» и счетов-фактур.

Правильное оформление УПД сводит к нулю все налоговые риски.

Читайте также: