Списание гсм с ндс или без

Опубликовано: 13.05.2024

Если компания приняла решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Организация вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки.

Нормы расхода топлива Минтранса РФ последний раз подвергались редакции в июле 2015 года (распоряжение Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р). В список были добавлены марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.

Коэффициенты к нормам расхода топлива следующие. Если в городе проживают:

свыше 5 миллионов человек - норму можно увеличить до 35 процентов;
от 1 до 5 миллионов человек - до 25 процентов;
от 250 тысяч до 1 миллиона человек - до 15 процентов;
от 100 до 250 тысяч человек - до 10 процентов;
до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) - до 5 процентов.

В последней редакции норм расхода топлива Минтранса РФ компаниям также разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы расхода топлива применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.

Нормы расхода топлива и налоговый учет

По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса РФ, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает нормы расхода топлива Минтранса РФ Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.

Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных норм расхода топлива следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов (приложение № 2 к Методическим рекомендациям, утв. распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее - Методические рекомендации)). Так, для Москвы Минтранс РФ установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.

Период применения зимних надбавок к норме расхода топлива и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.

Образец приказа о нормах расходования топлива в компании

Приказ

ООО "Анкор" г. Москва 31 декабря 2016 г.

На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2016 № 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 № НА-80-р),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2017 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" в период с 1 апреля по 31 октября - 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент - 10%. Итоговая "зимняя" норма расхода топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Расход топлива в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:

путевого листа (списывают используемое топливо);
акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).

С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.

Списание ГСМ может производиться следующими методами:

по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).

Способ списания по себестоимости каждой единицы для горюче-смазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.

Приход отражают проводками:

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 71
- оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
- оприходовано приобретенное через поставщика топливо;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- принят НДС к зачету.

Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 10-3
- списано израсходованное топливо.

Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:

(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.

1) Рассмотрим вариант списания по факту.

В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса - 50 л, выдано - 30 л, осталось после рейса - 51 л.
Рассчитаем фактическое использование:

50 + 30 - 51 = 29 л.

Сумма к списанию:

29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
- 1154,49 руб. - списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.

2) Рассмотрим вариант списания по норме.
В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса - 7600 км, в конце - 7850 км. Пройдено 250 км.

Для списания бензина по норме используем формулу:

Qн= 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),

где: Qн - нормативный расход топлива, л;
Hs - базовая норма расхода топлива, л/100 км;
S - пробег автомобиля, км;
D - поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении № 2 к ним).
По таблице в подп. 7.1 Методических рекомендаций по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8,4 л.
Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.
За работу в зимнее время D = 10%.
При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.

Считаем расход бензина:

0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.

Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
- 1270,74 руб. - списание бензина.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.

Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.

Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.

Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.

Екатерина Горохова, главный бухгалтер компании "НАФКО-Консультанты"

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

25 * 41 = 1025,00 руб.
120 * 39 = 4680,00 руб.
1025 + 4680 = 5705,00 руб.
25 + 120 = 145 л.
5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

«Клерк» Рубрика Налоги, взносы, пошлины

Когда НДС выделен в кассовом чеке

"Учет. Налоги. Право", N 35, 24.09.2002

С тем, что нельзя зачесть входной НДС по горюче-смазочным материалам, приобретенным работниками для служебного транспорта за наличный расчет, организации уже свыклись. К сожалению, это соответствует положениям Налогового кодекса. Раз нет счета-фактуры, то применить налоговый вычет по НДС по расходам на ГСМ нельзя (п.1 ст. 172 НК РФ). Но ведь налоговики на местах не дают учесть НДС и в расходах, если налог выделен в кассовом чеке! (Согласно пункту 6 статьи 168 НК РФ, при реализации товаров (робот, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) сумма НДС но чеках и других выдаваемых покупателю документах не выделяется. Но на практике некоторые автозаправочные станции указывают сумму НДС, которая включается в стоимость ГСМ, или просто пишут в чеке "в том числе НДС" без указания суммы налога).

Теперь более серьезный довод, который нам привели и в департаменте налогообложения прибыли МНС России: перечень случаев, когда организация может отнести входной НДС по ГСМ на затраты, дан в пункте 2 статьи 170 НК РФ и является закрытым. В нем нельзя подобрать основание, по которому НДС можно учесть в расходах именно в нашем случае. Поэтому отнести на расходы входной НДС нельзя. Налоговики предлагают его списывать за счет нераспределенной прибыли или не учитывать в целях налогообложения прибыли.

Позволим себе не согласиться с налоговиками. По нашему мнению, организация вправе незачтенный НДС по чекам на приобретение ГСМ на автозаправках отнести на расходы в целях налогообложения прибыли.

Действительно, перечень случаев, когда НДС включается в стоимость товаров, данный в пункте 2 статьи 170 НК РФ, закрыт. В этом перечне предусмотрены лишь те ситуации, когда организация не является плательщиком НДС или использует товары в операциях, по которым она не уплачивает НДС.

Но есть еще подпункт II пункта 1 статьи 264 НК РФ, Согласно ему, в расходах в целях налогообложения прибыли учитываются расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Незачтенный НДС также можно отнести к расходам на содержание служебного транспорта. И, по нашему мнению, для этого есть все основания.

Что такое расходы для целей 25-й главы? Общие принципы признания расходов в налоговом учете дает статья 252 НК РФ (см. Цитируем закон).

Как видим, препятствий для учета суммы НДС в качестве расходов нет. Во-первых, если расходы на приобретение ГСМ обоснованны, то обоснованны и расходы на уплату НДС, включенные в их сумму. Во-вторых, если расходы на ГСМ подтверждены документально

(есть кассовый чек), то и расходы на уплату суммы НДС в их составе тоже документально подтверждены. В-третьих, если расходы на ГСМ произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то естественно, что и расходы на входной НДС в составе расходов на ГСМ произведены для этой же деятельности.

Поэтому, по нашему мнению, у организации есть все основания отнести входной НДС на расходы как составляющую расходов на приобретение ГСМ, несмотря на то, что он указан в чеке.

". Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты , осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражено в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. "

Пункт 1 статьи 252 НК РФ

Раиса Карасева, старший эксперт ЗАО "Юникон/МС Консультационная группа":

- По нашему мнению, ключевым в данной ситуации является тот факт, что приобретает ГСМ не организация, а физическое лицо (работник организации), действующее от своего имени. Если бы ГСМ приобретала организация, то счет-фактура должен был бы быть выставлен продавцом ГСМ и организация могла бы зачесть НДС в общеустановленном порядке. Особенность же рассматриваемой ситуации состоит в том, что ГСМ приобретает физическое лицо, а организация лишь возмещает ему понесенные расходы.

При определении того, могут ли в данном случае суммы уплаченного НДС относиться на расходы в целях исчисления налога на прибыль, статья 170 НК РФ применяться не должна. Она устанавливает перечень случаев отнесения на расходы сумм НДС, предЪявленных налогоплательщику при приобретении им товаров (работ, услуг), в то время как в рассматриваемой ситуации организация никаких товаров (работ, услуг) не приобретает, а лишь компенсирует физическому лицу расходы по приобретению ГСМ.

Мы считаем, что в соответствии с подпунктом II пункта 1 статьи 264 НК РФ в данном случае уплаченные суммы НДС должны учитываться организацией для целей исчисления налога на прибыль в составе расходов на содержание служебного транспорта.

Добавим, что для возможности вычета названных расходов при исчислении налога на прибыль должны соблюдаться общие требования, предЪявляемые к расходам (то есть они должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода).

Юрий Кан, аудитор консалтинговой группы "МКПЦН":

- Статьей 170 НК РФ регламентируется порядок отнесения сумм налога на затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг). Пунктом 1 данной статьи однозначно установлено, что суммы НДС, предЪявленные налогоплательщику при приобретении ГСМ, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением предусмотренных в закрытом перечне случаев, перечисленных в пункте 2 этой же статьи кодекса. Рассматриваемый случай в перечне не указан. Ссылок на особый порядок учета НДС по приобретенным горюче-смазочным материалам в Налоговом кодексе нет. Поэтому, если в кассовом чеке АЗС выделен НДС, налогоплательщик обязан учесть его на счете 19, где указанная сумма будет "висеть" до тех пор, пока налогоплательщик в соответствии с предоставленным ему правом не спишет указанную сумму за счет чистой прибыли. Остается только рекомендовать налогоплательщику покупать ГСМ по безналичному расчету с выпиской счета-фактуры либо уповать на очередной творческий порыв законотворцев.

Что делать бухгалтеру, если ввели топливные карты? Как вести учет гсм и бензина по топливным картам, не нарваться на проблемы с отчетностью и вернуть НДС 18%.

Из этой статьи Вы узнаете:

Бухгалтерские проводки

Возврат 18% НДС

Как учитывать топливо по топливной карте

Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии

Инструкция для бухгалтера

Стоимость карты, если она платная, ведется на счете «Прочие расходы». В конце месяца, к стоимости топливной карты прибавляется стоимость топлива и услуг, которые были куплены с использованием карты.

Работа бухгалтера упрощается. Потому что в бухгалтерских счетах не надо отображать выдачу топливной карты и делать проводки денежных средств, которые, фактически, не выдаются.

Бухгалтерский учет расхода топлива не меняется. Есть нормативный и фактический расход, а затраты топлива подтверждаются путевыми листами. Но есть и разница.

Бухгалтерские проводки

Есть два способа:

Резервирование ГСМ топливной компанией. Вы оплачиваете топливо, а на карту начисляют литры. Операция передачи топлива проводится в день денежного расчета между топливной компанией и заказчиком. Обычно, при такой операции, пишут, что дебет «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика», а кредит 60 – сколько топлива зарезервировано.
Покупка ГСМ с оплатой топливной картой. Деньги заносите на карту, а потом водитель обменивает их на топливо. В этом случае дебет «10 с/сч ГСМ в бензобаках автомобилей», кредит «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика».

Возврат 18% НДС

Вернуть НДС 18% можно с момента, когда Вы получили счет-фактуру от поставщика ГСМ. Выбирайте компанию, которая обеспечит высокую скорость работы и присылает счета оперативно. Как показывает практика, официальные дилеры работают быстрее, чем офисы самих топливных компаний.

Что с УСН? Если компания или индивидуальный предприниматель работает по упрощенной системе налогообложения (УСН ставка 6%), то он не может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

Как учитывать топливо по топливной карте

Расскажем об этом на примере известной компании «Рога и копыта».

Руководитель компании «Рога и копыта» заключил договор с ООО «ГАЗ-КАРД» на использование топливной карты «Газпромнефть». Когда формальности были улажены, карты прибыли в офис компании «Рога и копыта» с курьером. Так как компания «ГАЗ-КАРД» официальный дилер «Газпромнефть», то за карты платить ничего не надо. Они бесплатные, как и их обслуживание.

Карту закрепили за машиной Cadillac Escalade, который записан на компанию, и Петровичем – водителем ген. директора.

На топливную карту перечислили аванс в размере 5 900 р., включая НДС 18% 900 р. За месяц, водитель купил 380 литров топлива. Цена 1 литра 15 руб./л. НДС 2,29 руб.

В конце месяца, пусть это будет июль, карьер доставил из «ГАЗ-КАРД»:

счет-фактуру,
акт приемки-передачи (с объёмом и стоимостью топлива);
отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтер компании «Рога и копыта» сделает такую проводку.

Операция	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
на 30.06.
Перечислен аванс	60 с/сч	51	5900
на 03.07.
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС)	10-3	60	2288 (180 л * (15 — 2,29))
Учтен входной НДС	19	60	412
на 17.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС)	10-3	60	2542 (200 л * (15 — 2,29))
Учтен входной НДС	19	60	458
на 31.07
Зачтен ранее перечисленный аванс	60	60 с/сч «Авансы выданные»	5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре)	68 с/сч «Расчеты по НДС»	19	870 (412 + 458)

Резюме

Введение топливных карт помогает контролировать расход топлива и значительно упрощает работу бухгалтерии. Ведь документы: счет-фактура, акт приёмки-передачи и отчет по операциям, приходящие каждый месяц, помогают быстрее собрать бухгалтерскую отчетность.

Механики и диспетчеры лучше контролируют расходы топлива водителем, получая уведомления онлайн обо всех покупках. Расходы за каждый месяц сохраняются в системе и хранятся год, а иногда больше, поэтому можно легко увидеть, если водитель мухлюет с топливом.

Начальник автопарка и руководитель компании узнает о расходах на ГСМ за несколько минут, выгрузив статистику с личного кабинета, к которому привязаны карты.

Контроль над расходами, а также существенная экономия на ГСМ сделали топливные карты популярными для юридических лиц и ИП.

Покупка топлива подотчетным лицом – что с НДС
Как быть с НДС по ГСМ при отсутствии счета-фактуры
Как учесть входящий НДС при покупке ГСМ по топливным картам
Покупка ГСМ по талонам – возможен ли вычет
Вывод

Покупка топлива подотчетным лицом – что с НДС

Самый простой способ покупки бензина – через сотрудника организации, расплачивающегося либо наличными денежными средствами, полученными под отчет, либо с помощью банковской карты. На сумму покупки оператор АЗС пробивает кассовые чеки, которые затем подотчетное лицо подкрепляет к авансовым отчетам и сдает их в бухгалтерию. Бухгалтер приходует поступивший бензин проводкой ДТ 10 КТ 71.

Если в чеке указано, что продажа НДС не облагается, то всю стоимость покупки можно учесть в качестве материальных расходов при расчете налога на прибыль.

ВНИМАНИЕ! Списание ГСМ в расходы производится на основании путевых листов. Их оформляют ежедневно, либо перед началом рейса, если последний будет длиться несколько дней.

Если в чеке НДС выделен, то дается дополнительная запись ДТ 19 КТ 71. Дальнейший учет налога будет зависеть от того, какие еще документы даст продавец. При наличии доверенности от организации АЗС выставляет счет-фактуру. На ее основании и при соблюдении остальных условий (принятие ГСМ к учету и его использование в деятельности, облагаемой НДС) налог разрешено заявить к вычету: ДТ 68 КТ 19. Отметим, что получить счет-фактуру при заправке за наличный расчет на практике зачастую невозможно.

Если счет-фактура отсутствует, то компания не вправе отражать входящий НДС по ГСМ в составе вычетов. Минфин неоднократно обращал на это внимание, см., например, письмо от 26.03.2019 № 03-07-09/20252. Что же делать с суммой не заявленного к вычету налога?

Как быть с НДС по ГСМ при отсутствии счета-фактуры

В бухгалтерском учете не принятый к вычету налог будет отнесен на расходы: ДТ 20, 25, 26, 91/2 … КТ 19. С налоговым учетом все гораздо сложнее.

Напомним, что в расходы в налоговом учете суммы НДС могут быть включены в случаях, определенных пунктами 2 и 2.1 ст. 170 НК РФ, в частности, при:

использовании приобретаемых ГСМ в деятельности, не подпадающей под НДС,
применении освобождения от НДС или спецрежима,
приобретении топлива за счет субсидий или бюджетных инвестиций,
пр.

Отсутствие счета-фактуры не поименовано в перечне случаев включения налога в расходы для целей налогового учета. Поэтому плательщик НДС, который не имеет основания заявить входящий НДС к вычету, не сможет уменьшить базу по прибыли за счет подобных сумм. И чиновники Минфина, и судьи единогласны в данном вопросе (см. письмо Минфина России от 13.08.2018 N 03-07-11/57127 и постановление Тринадцатого ААС от 27.08.2018 № 13АП).

Как учесть входящий НДС при покупке ГСМ по топливным картам

Чтобы не лишиться права заявлять НДС к вычету, общережимники заключают договор на приобретение ГСМ по безналу с использованием топливных карт. Поставщик в конце месяца будет выдавать акт на стоимость отпущенного топлива и оформлять на эту сумму счет-фактуру, который решит проблему с вычетом.

Для работы с топливными картами необходимо оплатить саму их стоимость и оприходовать их в учете. После чего на нее перечисляется аванс ДТ 60/2 КТ 51.

Покупка ГСМ по топливным картам будет отражаться записями:

ДТ 10 КТ 60/1 – на стоимость ГСМ. При этом на дату формирования записи будут оказывать влияние условия перехода права собственности (при оплате или при отпуске потребителю). Если переход права собственности осуществляется при оплате, то к счету 10 необходимо открыть дополнительные субсчета и учет бензина будет осуществляться через них;
ДТ 19 КТ 60/1 – на сумму НДС.

По завершении месяца после получения комплекта документов:

по акту аванс зачитывается – ДТ 60/1 КТ 60/2;
по счету-фактуре НДС принимается к вычету – ДТ 68 КТ 19.

Покупка ГСМ по талонам – возможен ли вычет

Другим вариантом получения счета-фактуры может стать приобретение топлива по талонам. Порядок ведения бухучета при этом будет зависеть от вида талонов (литровые или денежные) и условий договора, заключаемого с поставщиком топлива.

Если определено, что право собственности на ГСМ переходит при реализации талонов, то по полученному счету-фактуре входной НДС по топливу можно принять к вычету сразу в полной сумме. Однако если организация получит за период меньше топлива, чем указано в талонах, то не будет выполнено условие об оприходовании материальных ценностей для вычета НДС. Поэтому чтобы налоговики не придрались к завышенному вычету лучше заявлять его пропорционально количеству фактически приобретенного топлива.

Если оговорено, что право собственности переходит в момент заправки, НДС принимают к вычету по мере оприходования топлива, заправленного на АЗС. Проводки будут такими:

ДТ 60 КТ 51 – оплачены талоны поставщику ГСМ
ДТ 50/3 КТ 60 – получены талоны от поставщика
ДТ 71 КТ 50/3 – выданы талоны подотчетному лицу
ДТ 10 КТ 71 – оприходовано топливо на основании чеков АЗС и корешков талонов
ДТ 19 КТ 71 – учтен входящий НДС по ГСМ
ДТ 68 КТ 19 – принят НДС к вычету.

Вывод

Удобным и безопасным способом учета НДС является заключение договора с оператором АЗС и приобретение топлива по талонам и топливным картам. В такой ситуации поставщик будет выдавать счет-фактуру, что позволит беспрепятственно при соблюдении прочих условий предъявлять НДС к вычету.

Читайте также: