Ндс с трудовых книжек

Опубликовано: 03.05.2024

Ирина Стародубцева

Недавно контролирующие органы (Письмо ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@) разъяснили порядок налогообложения (налог на прибыль и НДС) операций по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работнику.

Для начала обратимся к положениям ст.65 и ст.66 ТК РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 «О трудовых книжках» (далее по тексту - Правила).

Итак, нормами ТК РФ предусмотрено, что при заключении трудового договора впервые работодателем должна быть оформлена трудовая книжка. При этом форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст.66 ТК РФ). И в рамках реализации требований ст. 66 ТК РФ Правительством РФ утверждены Правила.

Согласно п. 44 Правил работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек (вкладышей в них). А при выдаче работникам трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с него плату (п.47 Правил).

1. НДС (Налог на добавленную стоимость)

Следует отметить, что обозначенная совместная позиция Минфина РФ и ФНС РФ в Письме от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@ не нова. На протяжении ряда лет операции по выдаче работникам трудовых книжек и вкладышей в них традиционно рассматриваются как объект обложения НДС, независимо от характера сделки (на возмездной либо безвозмездной основе происходит передача).

Признавая необходимость начисления НДС при передаче трудовых книжек и вкладышей в них, представители финансового ведомства отмечали (Письма Минфина от 16.08.2013 г. №03-03-05/33508, от 06.08.2009 г. №03-07-11/199, от 27.11.2008 г. №03-07-11/367, от 26.09.2007 г. №07-05-06/242, от 13.06.2007 г. №03-07-11/159), что никаких особенностей исчисления НДС по данным операциям гл.21 НК РФ не установлено. Напомним, что реализация имущества на территории РФ в общем случае является объектом налогообложения НДС (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Реализацией товаров (в данном случае трудовых книжек и вкладышей в них) признается переход права собственности на них от работодателя к работнику (п.1 ст.39 НК РФ).

Не стало исключением в части изложенных рассуждений и комментируемое письмо ФНС РФ, Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@, в котором приведены ссылки на ранее выпущенные письма Минфина РФ.

В нем контролирующие органы обратили внимание на то, что в случае если у организации сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) за три последовательных календарных месяца не превышает в совокупности два миллиона рублей, то такая организация вправе применить освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика в соответствии со ст. 145 НК РФ.

Таким образом, если работодатель является плательщиком НДС, то при передаче трудовой книжки (вкладыша в нее) работнику (за деньги или бесплатно) у работодателя возникает обязанность начисления НДС с ее покупной стоимости по ставке 18%.

В этом случае работодатель должен оформить счет-фактуру в одном экземпляре и зарегистрировать ее в книге продаж (п. 3 ст. 168 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением Правительства РФ №1137, далее по тексту - Правила №1137).

А имеет ли право работодатель продавать трудовые книжки (вкладыши в них) работнику по цене выше закупочной (т.е. с наценкой)?

В соответствии с п.47 Правил размер платы за переданную работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) определяется исходя из размера расходов на ее приобретение. То есть работодатель не имеет права продавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) с наценкой к цене приобретения.

При этом «входной» НДС, предъявленный поставщиками трудовых книжек (вкладышей в них), может быть принят к вычету в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ), а счет-фактура зарегистрирована в книге покупок (абз. 2 п. 2 Правил №1137).

Таким образом, НДС к уплате в бюджет по данной операции будет равен нулю.

При осуществлении данных операций может возникнуть вопрос о возникновении оснований для восстановления НДС в случае утраты (кражи, пожара и пр.) и порчи бланков трудовых книжек (вкладышей в них).

Случаи, когда налогоплательщик должен восстановить сумму принятого ранее к вычету НДС, указаны в гл.21 НК РФ достаточно четко. Ситуации, когда ранее принятый к вычету НДС необходимо восстановить к уплате в бюджет, установлены в п. 3 ст. 170 НК РФ и ст. 171.1 НК РФ. Среди приведенного перечня ситуаций, порча (утрата) товаров не значится. Следовательно, «входной» НДС в случае утраты (в т.ч. порчи) бланков трудовых книжек (вкладышей в них) восстановлению не подлежит (Решение ВАС РФ от 23.10.2006 г. №10652/06).

В виду несущественности стоимости подобных операций, судебных дел по данной тематике практически нет. Единственным арбитражным спором, исход которого завершился в пользу налогоплательщика, является Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 г. №А56-44214/2006. В данном Постановлении основным аргументом отсутствия налоговой базы по НДС при оформлении трудовых книжек (вкладышей в них) работнику стала классификация таких операций. Так, судьи отметили, что товаром в качестве объекта налогообложения, признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации (ст. 38 НК РФ). В данной ситуации такого не происходит, поскольку трудовые книжки приобретаются работодателем не с целью дальнейшей реализации. Приобретение и ведение трудовых книжек является обязанностью работодателя, установленной ст. 65 и ст. 66 ТК РФ. Кроме того, плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее, лишь покрывает расходы работодателя на их приобретение (п. 47 Правил).

Но в таком случае и «входной» вычет НДС по предъявленному счету-фактуре на приобретение трудовых книжек (вкладышей в них) налогоплательщик применить не сможет.

Так стоит ли спорить с контролирующими органами?

2. Налог на прибыль

В комментируемом письме затронуты вопросы учета доходов и расходов при передаче трудовых книжек (вкладышей в них) в целях исчисления налога на прибыль. Несмотря на то, что ответ был адресован казенным учреждениям (органам власти, органам местного самоуправления), вышеизложенный порядок в полной мере можно применить и к коммерческим организациям.

2.1 «Доходная» часть

В письме ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@ отмечено, что доходы, не учитываемые в целях налогообложения прибыли, указаны в перечне, приведенном в ст. 251 НК РФ, который является исчерпывающим. В закрытом перечне операций не значатся операции по реализации бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работнику. Поэтому выручка от данной операции подлежит налогообложению в общеустановленном порядке.

В этой части никаких нововведений приведенное письмо не содержит. Ранее в Письме Минфина от 26.09.2007 г. №07-05-06/242 также указывалось, что доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек (вкладышей в них), учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст. 250 НК РФ. Порядок признания таких внереализационных доходов установлен в пп.2 п.4 ст.271 НК РФ. Стоимость возмещения расходов работодателя на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) включается в состав доходов на дату внесения денежных средств в кассу (на расчетный счет) работодателя либо на дату удержания стоимости бланков (вкладышей в них) из заработной платы работника.

2.2 «Расходная» часть

В части расходов ситуация сложнее. Здесь нужно учитывать характер сделки: на возмездной или безвозмездной основе передаются бланки трудовых книжек (вкладыши в них), а также наличие обязанности работодателя выдать работнику бланки трудовых книжек (вкладышей в них).

В первом случае затраты работодателя по приобретению бланков трудовых книжек являются обоснованными и подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, поскольку обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек (вкладыши в них) обусловлена подзаконным актом Федерального органа власти (Письма ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@, Минфина РФ от 26.09.2007 г. №07-05-06/242). То есть данные расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) осуществлены во исполнение требований п.47 Правил, произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода и удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Поэтому указанные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Во втором случае безвозмездность сделки не означает невозможность учета бланков в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Если бесплатная выдача бланков трудовых книжек обусловлена:

массовой их утерей в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) – п.34 Правил;

неправильным первичным заполнением трудовой книжки (вкладыша в нее) – п.48 Правил;

порчей не по вине работника – п.48 Правил,

то стоимость бланков трудовых книжек (вкладышей в них) оплачивается работодателем.

Тогда расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) бесплатно выдаваемых работникам, также учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие расходы учитываются в составе косвенных расходов в полном объеме (п.1, п.2 ст.318 НК РФ).

Порядок признания прочих расходов, связанных с приобретением бланков трудовых книжек (вкладышей в них), установлен в абз.5 пп.3 п.7 ст.272 НК РФ.

Так, датой осуществления прочих расходов является:

дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

дата предъявления документов, служащих основанием для отражения расходов;

последнее число отчетного (налогового) периода.

Конкретная выбранная дата признания подобных расходов должна быть прописана в учетной политике для целей налогообложения.

В иных случаях бесплатной выдачи бланков трудовых книжек (вкладышей в них) расходы на их приобретение не могут быть учтены, поскольку не соответствуют критериям ст.252 НК РФ. Согласно п. 16 ст. 270 НК РФ не учитываются в налоговой базе расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

3. НДФЛ

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой (пп.2 п.2 ст.211 НК РФ).

В Письме ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@ не рассматривался вопрос обложения НДФЛ операций по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работнику.

При разрешении вопроса возникновения объекта обложения НДФЛ также следует учитывать характер сделки: на возмездной или безвозмездной основе передаются бланки трудовых книжек (вкладышей в них), а также обязанность работодателя выдать работнику бланки трудовых книжек (вкладышей в них).

В первом случае объекта налогообложения НДФЛ не возникает.

Если же работодатель в силу п. 47 Правил обязан взимать плату с работника за бланк трудовой книжки (вкладыш в нее), но передает ее безвозмездно, то получение работником бланка трудовой книжки является его доходом в натуральной форме (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ). При этом позиция Минфина РФ (Письмо от 01.06.2010 г. №03-04-06/6-106) заключается в том, что бесплатная передача бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) рассматривается как материальная помощь, полученная физическим лицом в сумме, не превышающей 4 тыс. рублей на одного работника за налоговый период (календарный год). В этом случае действует норма п.28 ст.217 НК РФ и полученный натуральный доход работника не подлежит обложению НДФЛ.

Отметим, что ранее Минфин РФ придерживался иной позиции (Письмо от 27.11.2008 г. №03-07-11/367) и разъяснял, что вся стоимость выданного бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) признается доходом работника, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ в установленном порядке (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

4. Страховые взносы

Прежде всего, отметим, что страховыми взносами во внебюджетные фонды облагаются выплаты работникам в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее по тексту - Закон №212-ФЗ).

В том случае если работник возмещает работодателю стоимость трудовой книжки (вкладыш в нее), то никаких выплат в пользу работника не происходит и, соответственно, объект обложения страховыми взносами не возникает. Стоимость бесплатно выданной работнику трудовой книжки (вкладыш в нее) также не облагается страховыми взносами в силу действия пп. 11 п. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ. Напомним, что в данном подпункте речь идет о суммах материальной помощи, оказываемых работодателями своим работникам, не превышающие 4 тыс. рублей на одного работника, за расчетный период.

Безвозмездно выданная работнику трудовая книжка (вкладыш к ней) не облагается и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 г. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Учет и налогообложение трудовых книжек

Порядок ведения и оформления:

Надо ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, ведь они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?

Да, надо начислять НДС. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек (вкладышей) относятся к такой реализации (переход права собственности произошел).

Особенностей применения НДС при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения глава 21 НК РФ не содержит (Письмо Минфина РФ от 28.08.2019 N 03-07-11/66111).

Нужно ли составлять СФ и регистрировать его в книге продаж при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, если они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?

При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) организации-работодателю возможно выписать в 1-м экземпляре СФ и зарегистрировать его в книге продаж (Письмо Минфина РФ от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).

А кассовый чек при реализации трудовых книжек пробивать не надо – возмещение работниками расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина РФ от 04.12.2018 N 03-01-15/87763, Письмо Минфина РФ от 25.01.2019 N 03-01-15/4355).

Нужно ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек (вкладышей), если они переданы работникам безвозмездно?


Можно ли принять к вычету входящий НДС по приобретению трудовых книжек (вкладышей)?

Да, можно принять к вычету входящий НДС по трудовым книжкам (вкладышам) т. к. операция по их выдаче (оформлению) облагается НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ)

Порядок учета НДС

Учетная политика БУ

Учетная политика НУ

Алгоритм учета трудовых книжек в 1С

01 августа Организация приобрела 25 бланков трудовых книжек на сумму 7 500 руб. (в т.ч. НДС 20%)

01 августа трудовая книжка, 1 шт., оформлена на работника, который впервые устроился на работу.

02 августа произведена 100% постоплата за трудовые книжки.

31 августа стоимость трудовой книжки удержана из зарплаты работника по его заявлению.

По учетной политике бланки трудовых книжек учитываются в составе МПЗ.

НДС начисляется на дату передачи трудовых книжек, и на эту же дату нужно отразить эту операцию в Книге продаж:

  • работодатель обязан оформить трудовую книжку при заключении трудового договора впервые (ст. 65 ТК РФ);
  • при выдаче трудовой книжки с работника взимается плата за ее бланк (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
  • выдача сотрудникам трудовых книжек/вкладышей (в т. ч. за плату по стоимости приобретения) признается реализацией товаров, облагаемой НДС (п. 1 ст. 39 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
  • Поступление трудовых книжек. Документ Поступление (акт, накладная) ;
  • Учет трудовых книжек на забалансовом счете Дт 006. Документ Операция, введенная вручную ;
  • Оформление трудовой книжки работнику. Документ Реализация (акт, накладная) . На основании документа Реализация (акт, накладная) создать документ Счет-фактуру выданный ;
  • Списание трудовой книжки с забалансового счета Кт 006. Документ Операция, введенная вручную ;
  • Перенос задолженности работника за оформление трудовой книжки. Документ Операция, введенная вручную ;
  • Оплата за трудовые книжки. Документ Списание с расчетного счета – Оплата поставщику ;
  • Создать вид удержания, например, Удержание за трудовые книжки ;
  • При расчете зарплаты в документе Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание;
  • Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты работника. Документ Операция, введенная вручную .

Поступление трудовых книжек.


Справочники – Товары и услуги – Номенклатура – ссылка Счета учета номенклатуры .


Учет трудовых книжек на забалансовом счете.

Счет 006 Бланки строгой отчетности.

Оформление трудовой книжки работнику.


Списание трудовой книжки с забалансового счета.


Перенос задолженности работника за оформление трудовой книжки.


Оплата за трудовые книжки.


Создать вид удержания за трудовые книжки: Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты – Расчет зарплаты – Удержания .

Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание.

Удержание учтено при Начислении зарплаты .


Ведомость на выплату.


Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате – Удержания из зарплаты .

Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника.


Контроль задолженности по ОСВ (карточке) по счету 70, 73.03.



См. также:

  • [17.10.2019 запись] Отчетность за 9 месяцев 2019 г. в 1С:Бухгалтерия, часть 2 (НДС)
  • Передача работнику трудовой книжки — проводить ли через кассу и как быть с НДС?
  • Выдача трудовой книжки в 1С Бухгалтерия
  • Настройка счетов учета номенклатуры
  • Удержание из зарплаты ущерба за недостачу

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

  1. Доступ к журналу трудовых книжек и отчету СЗВ-ТДДобрый день! Сотруднику отдела кадров, отвечающего за отправку отчета СЗВ-ТД.
  2. Суть введения электронных трудовых книжек (из записи эфира от 26 мая 2020 г.).
  3. СЗВ-ТД сведения о выборе формата ведения трудовых книжекДобрый день. Есть ли в программе ЗУП 3.0 отчет по.
  4. Уничтожение бланков трудовых книжек в БУ и НУДобрый день! Подскажите пожалуйста в связи с переходом на электронные.

Карточка публикации

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

[27.04.2021 эфир] Уточненная декларация: основания и последствия ее представления

Рекомендации Минтруда по нерабочим дням мая 2021 года

Большое спасибо всей команде БухЭксперт8 за своевременную, актуальную информацию по изменениям в законодательстве!

Вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки и вкладыши в них обязан работодатель. Организации и предприниматели должны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у них свыше пяти дней по основному месту работы. Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ, п. п. 3, 38, 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее - Правила).

Сотруднику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется в течение недели со дня приема на работу. В связи с этим работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. п. 8, 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся как документы строгой отчетности - в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 42 Правил, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Обычно для получения трудовой книжки сотрудник должен внести плату в размере стоимости ее приобретения – кроме случаев утраты или порчи трудовых книжек по вине работодателя (п. п. 47, 48 Правил).

Налог на добавленную стоимость

Выдача работнику трудовой книжки (передача права собственности на нее) является реализацией и облагается НДС по ставке 18 процентов (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 3 ст. 164 НК РФ). Работодатель определяет налоговую базу на дату оформления трудовой книжки - как стоимость приобретения этого бланка без учета НДС (подп. 1 п. 1 ст. 167, п. 1 ст. 154 НК РФ).

Налог на прибыль

Полученная от сотрудников плата за бланк трудовой книжки или за вкладыш в нее (за вычетом начисленного НДС) включается в состав внереализационных доходов по факту использования бланка (ст. 250 НК РФ, п. 1 письма Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Затраты на покупку бланков включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при их приобретении (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо ФНС России от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

Бухгалтерский учет

Стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей в нее отражается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При оформлении трудовой книжки или использовании вкладыша стоимость такого бланка списывается со счета 006.

Полученная от сотрудников плата за трудовые книжки учитывается как прочий доход, а стоимость бланков включается в состав прочих расходов на дату их приобретения (письмо Минфина России от 29.01.2008 № 07-05-06/18 "Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год", п. 11, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, п. п. 7, 16 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Пример. Учет бланков трудовой книжки

ООО «Вектор» приобрело пять бланков трудовых книжек по цене 354 рубля (в том числе НДС – 54 рубля) за единицу и оформило одну трудовую книжку вновь принятому работнику. Бухгалтер сделал следующие записи.

При покупке бланков:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 60

– 1500 руб. ((354 – 54) х 5) – стоимость бланков трудовых книжек учтена в качестве прочего расхода;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 270 руб. (54 х 5) – отражен НДС, предъявленный продавцом бланков;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 270 руб. – принят к вычету НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

- 1770 руб. (354 х 5) – оплачены бланки трудовых книжек;

- 1500 руб. – бланки трудовых книжек учтены как бланки строгой отчетности.

При выдаче трудовой книжки:

– 300 руб. (354 - 54) – оформлена трудовая книжка сотруднику;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

- 54 руб. – начислен НДС при выдаче трудовой книжки;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91-1

- 354 руб. – отражена задолженность сотрудника по оплате бланка трудовой книжки;

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73

– 354 руб. – получена плата за бланк трудовой книжки.


Письмо Министерства финансов РФ
№03-03-06/1/30818 от 19.05.2017

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение и по вопросу применения налога на добавленную стоимость и налога на прибыль организаций при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них сообщает следующее.

Согласно статье 146 главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации. При этом особенностей применения налога на добавленную стоимость при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения указанной главой НК РФ не установлено.

В соответствии с пунктом 1 статьи 39 НК РФ реализацией товаров признается передача права собственности на товары.

На основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225, владельцем трудовой книжки и вкладышей в нее является работник.

Таким образом, операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость.

В части налога на прибыль организаций сообщаем, что доходы, не учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, определены в статье 251 НК РФ. Перечень таких доходов является исчерпывающим.

Следовательно, учитывая, что взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них в статье 251 НК РФ не поименована, доходы в виде вышеуказанной платы подлежат обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.


Впервые устраиваясь на работу (официально), человеку необходимо получить трудовую книжку, которая служила бы подтверждением имеющегося у него стажа. Как можно понять, самостоятельно завести документ он не может, за него это делает непосредственный работодатель. Однако правила таковы, что формированиие новой ТК облагается НДС. С чем это связано и всем ли необходимо оплачивать государственную санкцию.

  • Что на этот счет говорит законодательство
    • Проводки НДС
    • Особенности
    • Потребуется ли проводить операцию через кассу и выбивать чек

Что на этот счет говорит законодательство

Все, что касается ведения, хранения, выдачи трудовых книжек записано в Постановлении Правительства России под номером 225 от 16.04.2003 года. Данные правила фиксируют основной момент, в котором установлено, что владельцем считается гражданин, на которого этот документ выписан.

Давая объяснения по необходимости оплаты государственной санкции, налоговая ссылается на то, что любые операции по реализации товаров и услуг в обязательной форме должны облагаться указанным налогом.

Что такое реализация зафиксировано в статье 39 НК РФ. Под ней понимается передача права собственности на разного рода продукцию или услуги. Казалось бы, причем здесь трудовая, а суть именно в том, что при оформлении ТК, гражданин получает ее в свое личное пользование или, другими словами, становится собственником.

Как оформить трудовую книжку работнику? Смотрите видео:

Так и получается, что процедура оформления документа считается реализацией конкретного товара и согласно статье Налогового Кодекса обязательно облагается НДС.

Проводки НДС

Итак, вопрос касается только официального трудоустройства и тех предприятий и фирм, которые являются плательщиками НДС.

Что им необходимо сделать, при оформлении нового трудового документа:

  • Государственная санкция начисляется по соответствующей ставке в 20 процентов, на полную стоимость. Данная процедура проводится даже в том случае, если стоимость ТК была взыскана из средств работника;
  • Далее в одном экземпляре составляется счет–фактура, которая в последующем регистрируется в книге продаж.

Выдача трудовой книжки облагается НДС. Фото buhguru.com

Стоит также помнить, что с суммы, необходимой для оформления трудовой книжки, в последующем удерживается НДФЛ с гражданина.

Особенности

Как можно понять, не все работодатели обязаны платить НДС. В частности это не касается тех, кто не занимается выдачей ТК.

Что делать если не пришел налоговый вычет? Узнаете здесь.



Трудовая книжка. Фото kpcdn.net

Потребуется ли проводить операцию через кассу и выбивать чек

Еще один достаточно интересный и важный вопрос – это необходимо ли при оформлении трудового документа, проводить всю процедуру через ККТ. Связано это с тем, что индивидуальные предприниматели и организации, с недавнего времени, обязаны использовать специальные кассовые аппараты при произведении расчетов.


Как мошенники используют детей? Подробнее тут.

На самом деле нет. Поскольку данный вопрос регулируется Федеральным нормативным актом, под номером 54, то обращаться следует именно к нему. Не смотря на то, что налоговый кодекс причисляет оформление трудовой к реализации и начисляет соответствующий НДС.

Как получить компенсацию за трудовую? Ответ в видео:

Однако именно по ФЗ № 54 выдача ТК, не вписывается в основные понятия реализации и, по мнению Министерства финансов, может проводиться без использования ККТ.

Конечно, для многих граждан подобная процедура представляется сложной и непонятной, но самим работникам и не нужно вникать в подобные тонкости. Работодателям же стоит помнить о необходимости оплаты всех налогов.

"Главбух", N 17, 2004

Сейчас инспекторы по труду, приходя на предприятие, с удвоенным вниманием проверяют оформление трудовых книжек. Ведь с этого года введены новые бланки, и соответственно изменились правила их заполнения.

Кроме того, теперь обязанность по покупке трудовой книжки полностью возложена на работодателя. Однако он не может, как раньше, свободно приобрести бланки, скажем, в киоске "Союзпечать". Отныне книжки нужно специально заказывать, и только определенным организациям. Кому именно? Об этом вы узнаете из нашей статьи. Также мы расскажем о том, как бухгалтеру предприятия отразить затраты на приобретение бланков, что делать с "входным" НДС и каким образом оформить покупку и выдачу трудовой книжки.

Где купить новые трудовые книжки?

Купить трудовые книжки можно либо у их производителя - Объединения "Гознак", которое подконтрольно Минфину России, либо у его законных распространителей. Это организации и индивидуальные предприниматели, которые заключили договоры с изготовителем трудовых книжек. Причем подписать соглашение с Гознаком может не всякое предприятие. Вопрос о том, кто будет официально продавать трудовые книжки, решают региональные власти. Так, в Москве роль дистрибьютора доверили ГУП "Главснаб Правительства Москвы", ЗАО "Разносбыт", ООО "СпецБланк", в Иркутской области - ОАО "Иркутск-книга", во Владимирской области - Торгово-промышленной палате, в Краснодарском крае - ОАО "Кубаньснаб". Впрочем, московские фирмы торгуют книжками не только в столице, они высылают бланки и в регионы - по почте.

В розницу книжки продает только ГУП "Главснаб Правительства Москвы", один бланк у него можно приобрести за 100 руб. Минимальный заказ, который принимают филиалы ЗАО "Разносбыт", составляет 5 шт. - по 120 руб. за бланк. А ООО "Спец-Бланк" может продать самое меньшее 25 бланков по 75 руб. за штуку. Правда, в случаях почтовых пересылок розница и мелкий опт практикуются нечасто: например, ЗАО "Разносбыт" соглашается отправлять за раз не менее 250 бланков. Зато при крупных оптовых покупках все дистрибьюторы значительно снижают цены: стоимость книжки тогда колеблется от 35 до 65 руб.

Кстати, чтобы купить трудовые книжки оптом, зачастую необходимо оформить заявку. В ней требуется указать ИНН и КПП фирмы, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), регистрационный номер в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), дату регистрации и другую информацию, необходимую для того, чтобы выставить счет.

Как учесть покупку и выдачу трудовых книжек

Выдавая работнику трудовую книжку, фирма-работодатель взимает с него стоимость бланка. На этом настаивает п.47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). Данный документ утвержден Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Происходит ли в таком случае реализация книжек? Мнения специалистов на этот счет расходятся, поэтому бухгалтеру придется принимать решение самому или же попросить совета у своего налогового инспектора. Но определиться, несомненно, придется. Дело в том, что от принятого решения зависит то, как учитывать выданные книжки. Рассмотрим оба варианта.

Первый вариант: выдача трудовых книжек не является реализацией. В этом случае покупку и выдачу трудовой книжки можно отразить на субсчете "Расчеты по трудовым книжкам" счета 76 и субсчете "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" счета 73. НДС на стоимость выданной книжки начислять не нужно. Соответственно нельзя "входной" НДС по трудовым книжкам принимать к вычету.

Кроме того, при таком способе не будет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Тем не менее рекомендуем процитировать в учетной политике положение п.47 Правил: "Расходы фирмы на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении".

Пример 1. ООО "Восход" 19 августа 2004 г. приобрело 25 трудовых книжек по 75 руб. (в том числе НДС - 11,44 руб.) за штуку. Общую стоимость бланков - 1875 руб. (в том числе НДС - 286 руб.) - фирма оплатила в тот же день. А 23 августа 2004 г. ООО "Восход" приняло на работу двух молодых специалистов - Лепилину Л.М. и Никишову О.А. Трудового стажа у новичков нет. Поэтому отдел кадров завел для них трудовые книжки. Стоимость бланков работницы внесли в кассу 24 августа 2004 г. Бухгалтер ООО "Восход" сделал в учете следующие записи.

19 августа 2004 г.:

Дебет 76 субсчет "Расчеты по трудовым книжкам" Кредит 51

  • 1875 руб. - оплачены трудовые книжки;

  • 1875 руб. - учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности.

23 августа 2004 г.:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" Кредит 76 субсчет "Расчеты по трудовым книжкам"

  • 150 руб. (75 руб. х 2 шт.) - выданы трудовые книжки Лепилиной и Никишовой;

  • 150 руб. - выданы два бланка строгой отчетности.

24 августа 2004 г.:

Дебет 50 Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки"

  • 150 руб. - внесена работниками плата за трудовые книжки.

В налоговом учете ни поступление, ни выдача книжек не отражаются.

Второй вариант: выдача трудовых книжек считается реализацией. Тогда трудовые книжки приходуют на счете 10 "Материалы", выделяют "входной" НДС. Как только организация оплатит бланки, налог со всей партии можно принять к вычету.

Затем, когда книжку выдают работнику, в бухгалтерском учете показывают реализацию бланка как операционный доход (п.7 ПБУ 9/99 "Доходы организации"). Одновременно с этой суммы начисляется НДС.

Соответственно и в налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход, и одновременно стоимость выданных бланков включается в расходы.

Отметим, что такой вариант учета купленных и выданных трудовых книжек поддерживают в отделе косвенных налогов Минфина России.

Также эту позицию поддерживают в налоговой службе. В частности, Всеволод Семенович Леви, заместитель руководителя департамента косвенных налогов МНС России, сообщил нашему корреспонденту следующее. Так как есть переход права собственности, то выдача трудовых книжек - это реализация. Поэтому на стоимость выданных бланков обязательно надо начислять НДС. Зато всю сумму "входного" налога фирма вправе принять к вычету, как только оприходует и оплатит бланки. Ведь согласно п.2 ст.171 Налогового кодекса РФ, зачесть можно суммы, уплаченные при покупке товаров, которые приобретены для операций, облагаемых НДС.

Пример 2. Изменим условия примера 1. Допустим, бухгалтер ООО "Восход" решил отразить в учете выдачу трудовых книжек как реализацию.

Напомним, что ООО "Восход" купило трудовые книжки по цене 75 руб. за штуку (в том числе НДС - 11,44 руб.). По этой же цене организация и продала трудовые книжки двум новым сотрудникам.

ООО "Восход" рассчитывает налог на прибыль методом начисления.

В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие проводки.

19 августа 2004 г.:

Дебет 60 Кредит 51

  • 1875 руб. - оплачен счет поставщика трудовых книжек;

Дебет 10 Кредит 60

  • 1589 руб. (1875 - 286) - оприходованы бланки трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 60

  • 286 руб. - учтен НДС по приобретенным бланкам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

  • 286 руб. - принят к вычету "входной" НДС;

  • 1875 руб. - учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности.

23 августа 2004 г.:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

  • 150 руб. (75 руб. х 2 шт.) - отражена стоимость выданных трудовых книжек работникам;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

  • 22,88 руб. (11,44 руб. х 2 шт.) - начислен НДС со стоимости выданных бланков;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 10

  • 127,12 руб. ((75 руб. - 11,44 руб.) х 2 шт.) - списана стоимость выданных бланков на прочие расходы;

  • 150 руб. - выданы две трудовые книжки.

24 августа 2004 г.:

Дебет 50 Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки"

  • 150 руб. - внесена работниками в кассу плата за трудовые книжки.

В налоговом учете ООО "Восход" стоимость двух выданных бланков, равную 127,12 руб., бухгалтер списал на расходы в августе 2004 г. И эту же сумму он включил в состав доходов при расчете налога на прибыль за август.

Какими документами оформить покупку и выдачу трудовой книжки

Минтруд России разработал две книги по учету трудовых книжек. Это приходно-расходная книга, а также так называемая книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Приходно-расходную книгу надо вести бухгалтеру. Там он записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. А также когда, кому (Ф.И.О., должность и подразделение работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки.

Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей занимаются специалисты отдела кадров. Правда, на малых предприятиях обычно такого отдела просто нет, поэтому и вторую книгу приходится вести бухгалтеру. В этой книге указывают когда, кому, какой серии и номера был выдан бланк, номер и дату приказа о приеме на работу, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость.

Пример 3. ООО "Закат" 25 августа 2004 г. приобрело у ООО "СпецБланк" 25 трудовых книжек по цене 75 руб. за бланк. Общая стоимость книжек составила 1875 руб. Продажа была оформлена накладной N 1775 от 25 августа 2004 г. Бланки имеют серию АХ и номера с 0057440 по 0057464.

На следующий день, 26 августа 2004 г., ООО "Закат" приняло на должность кассира Александрову Ю.А. (приказ от 26 августа 2004 г. N 15К). На основании заявки N 1 от 26 августа 2004 г. сотруднице отдела кадров Поповой Н.А. была выдана трудовая книжка серии АХ с номером 0057440. В отделе кадров трудовую книжку Александровой завели в тот же день.

Приходно-расходную книгу бухгалтер ООО "Закат" заполнил следующим образом:

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей были сделаны такие записи:

В каких случаях трудовые книжки выдают бесплатно

Бесплатно работникам выдают бланки лишь в двух случаях.

Во-первых, так поступают, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение, авария и т.п.), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. В такой ситуации новые трудовые книжки сотрудникам фирма обязана выдать за свой счет.

И во-вторых, новую книжку или вкладыш выдают бесплатно, если старый бланк испортил сотрудник кадровой службы. Тогда стоимость бланка возмещает этот кадровый работник.

Пример 4. В июле 2004 г. ООО "Весна" приобрело у ЗАО "Разносбыт" пять трудовых книжек по 120 руб. (в том числе НДС - 18,3 руб.) за штуку. Также в июле на работу был принят Ермаков Ю.А., которому была выдана трудовая книжка. Ее стоимость была удержана из заработной платы Ермакова.

Однако в августе, делая записи в трудовой книжке Ермакова, кадровый работник Новикова В.В. испортила бланк. Ермакову завели другую книжку, стоимость которой возместила Новикова из своей заработной платы. Выдачу трудовых книжек ООО "Весна" отражает в учете как реализацию.

Выдача в июле 2004 г. трудовой книжки Ермакову была отражена следующими проводками:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

  • 120 руб. - отражена стоимость выданной трудовой книжки Ермакову Ю.А.;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

  • 18,3 руб. - начислен НДС со стоимости выданного бланка;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 10

  • 101,7 руб. (120 - 18,3) - списана стоимость выданного бланка на прочие расходы;

  • 120 руб. - выдана одна трудовая книжка;

Дебет 70 Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки"

  • 120 руб. - удержана из зарплаты Ермакова стоимость трудовой книжки.

А выдача Ермакову дополнительного бланка в августе 2004 г. отражена такими записями:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

  • 120 руб. - отражена стоимость выданной трудовой книжки Ермакову Ю.А.;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

  • 18,3 руб. - начислен НДС со стоимости выданного бланка;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 10

  • 101,7 руб. (120 - 18,3) - списана стоимость выданного бланка на прочие расходы;

  • 120 руб. - выдана трудовая книжка.

Начисленную Новиковой зарплату за август бухгалтер уменьшил на стоимость выданного бланка. В учете была сделана запись:

Дебет 70 Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки"

  • 120 руб. - удержана из зарплаты Новиковой стоимость трудовой книжки.

Примечание. Мнение специалиста

Насколько обязательно для организации вести книгу учета движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки?

Отвечает Ширимова Елена Викторовна, юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело":

  • Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее официально утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 и обязательны для всех организаций. Отсутствие этих книг или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор труда может наложить на бухгалтера, кадровика или иное лицо, ответственное за учет трудовых книжек, штраф от 500 до 5000 руб. (ст.5.27 КоАП РФ).

По данным Рострудинспекции, отсутствие книг и неправильное их ведение - частое нарушение в сфере оформления кадровых документов. Поэтому если на предприятии эти книги не ведутся, нужно как можно скорее заняться их оформлением. Все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (подпись кадровика или бухгалтера здесь не подойдет), скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такое требование установлено п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Читайте также: