Ндс с представительских расходов к вычету

Опубликовано: 24.04.2024

Далеко не все расходы, связанные с деловыми встречами и переговорами, можно учесть при расчете налога на прибыль как представительские. Мнения судов и налоговых инспекторов по вопросу квалификации тех или иных затрат расходятся.

Налоговым законодательством установлен четкий перечень расходов, классифицируемых как представительские 1 . Данный перечень, в частности, включает расходы:

на проведение официального приема или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа;
транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения мероприятия и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При этом не относятся к представительским затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Все представительские расходы нормируются * . Сумма принимаемых расходов не может превышать норматив, равный четырем процентам от расходов на оплату труда. Однако прежде чем рассчитывать норматив, необходимо принять решение, можно ли классифицировать конкретный вид расхода как представительский. Поможет в этом книга "Годовой отчет — 2013".

Представительские или прочие?
На практике организации сталкиваются со многими разновидностями затрат, которые потенциально могут быть включены в состав представительских расходов. Например затраты на визовую поддержку и проживание деловых партнеров, прибывших на официальную встречу. Сможет ли компания признать данные расходы? Официальная позиция контролирующих ведомств такова: "расходы на оформление виз деловым партнерам и представителям руководящего органа, а также оплата их проживания в период проведения официальных мероприятий не относятся к представительским расходам" 2 . Их аргумент: данный вид затрат не указан в перечне представительских расходов, приведенном в статье 264 Налогового кодекса. Тем не менее арбитражные суды подходят к данному вопросу менее формально. Многим компаниям удается доказать, что расходы на проживание прибывших на мероприятие партнеров или владельцев (руководителей) компании могут включаться в представительские расходы 3 .
Кроме того, некоторые суды признают, что, даже если расходы на проживание нельзя отнести к представительским затратам, их можно учесть в составе прочих расходов. Основание — подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Кодекса 4 .

Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 8 ноября 2005 г. № Ф09-4994/05-С7
Затраты по оказанию содействия в приеме делегации , по мнению инспекции, являются представительскими, но документально не подтверждены (п. 1.7 решения инспекции).
Удовлетворяя требования предприятия в данной части, суды первой и апелляционной инстанций исходили из того, что указанные затраты обоснованны и документально подтверждены, соответствуют подп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса.
Вывод судов правильный, соответствует материалам дела и действующему законодательству.

Итак, учитывая положительную судебную практику, полагаем, что в общем случае организация может включать данный вид затрат в состав представительских расходов.

Расчет норматива для списания расходов
Показатель, необходимый для расчета норматива (т. е. сумма выручки или расходы на оплату труда), становится известен компании лишь по окончании отчетного года. При этом подобные затраты могут быть понесены значительно раньше (например в начале года). Поэтому нужно ежеквартально корректировать сумму представительских расходов, признаваемых при расчете базы по налогу на прибыль.
Кроме того, на конец I квартала, полугодия и 9 месяцев у фирмы могут возникнуть суммы недосписанного "входного" НДС по представительским расходам.

Пример
В 1 м полугодии отчетного года фирма оплатила представительские расходы в размере 35 400 руб. (в т. ч. НДС — 5400 руб.). Расходы на оплату труда за этот период — 360 000 руб.
Сумма представительских расходов, принимаемая при налогообложении прибыли, составит:
360 000 руб. x 4% = 14 400 руб.
Сумма "входного" НДС, принимаемая к вычету по представительским расходам, будет равна:
14 400 руб. x 18% = 2592 руб.
При отражении данных затрат в учете делают записи:
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 5400 руб. — учтен "входной" НДС по представительским расходам;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
– 30 000 руб. (35 400 – 5400) — отражены представительские расходы;
ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68
– 3120 руб. ((30 000 руб. – 14 400 руб.) x 20%) — учтен отложенный налоговый актив;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 2592 руб. — частично принят к вычету НДС по представительским расходам.
За 9 месяцев отчетного года расходы на оплату труда — 620 000 руб.
Сумма представительских расходов, принимаемая при налогообложении прибыли, составит:
620 000 руб. x 4% = 24 800 руб.
Сумма "входного" НДС, принимаемая к вычету по представительским расходам, будет равна:
24 800 руб. x 18% = 4464 руб.
В отношении представительских расходов компании следует досписать НДС в сумме:
4464 – 2592 = 1872 руб.
В связи с увеличением суммы представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, размер отложенного налогового актива уменьшится на:
3120 руб. – (30 000 руб. – 24 800 руб.) x 20% = 2080 руб.
Операции по досписанию суммы НДС и уменьшению размера отложенных налоговых активов будут отражены записями:
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 1872 руб. — досписана сумма НДС по представительским расходам;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09
– 2080 руб. — уменьшена сумма отложенных налоговых активов по представительским расходам.

Сноски:
1 п. 2 ст. 264 НК РФ
2 письма УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748, от 12.04.2007 № 20-12/034115, Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235
3 пост. ФАС МО от 06.04.2009 № А40-42258/08-111-127, ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008 С5-14
4 пост. ФАС МО от 23.05.2011 № Ф05-4094/11, ФАС УО от 08.11.2005 № Ф09-4994/05 С7

Минфин России в письме от 25.03.2019 № 03-07-11/19838 разъяснил, когда нужно уплачивать НДФЛ при оплате расходов участников представительских мероприятий, а также об НДС в отношении приобретаемых продуктов питания.

Представительские мероприятия: о чем речь?

Представительские расходы – это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 Налогового кодекса. Согласно этой статье, к представительским расходам относят затраты:

по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Однако конкретный состав расходов на проведение официального приема НК РФ не регламентирован.

Так, например, Минфин России в письме от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120 отметил, что в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), могут присутствовать в том числе и спиртные напитки.

Для подтверждения расходов на проведение представительского мероприятия понадобятся документы:

приказ руководителя о проведении представительского мероприятия. В нем нужно указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
смета расходов на проведение мероприятия, утвержденная руководителем.

После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет. В отчете указываются дата и место проведения приема, его программа, приглашенные лица, представители организации, участвовавшие в приеме, и величина представительских расходов.

К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы – чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т. д.

Для контроля за затратами по приему делегаций можно установить предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утвердите приказом руководителя.

Удерживать ли НДФЛ у участника мероприятия?

Если участие работника в проводимых организацией представительских мероприятиях является для него обязательным, то это участие связано с исполнением работником трудовых обязанностей, а его доходы, полученные в связи с участием в таком мероприятии, не облагаются НДФЛ.

Обязательность участия работника в проводимых представительских мероприятиях нужно подтвердить.

Должны быть, в частности, приказ по организации о проведении соответствующего представительского мероприятия, утвержденный перечень работников, принимающих в нем участие. Важен также предмет переговоров: вопросы, являющиеся таковым, должны соответствовать служебным обязанностям работника, предусмотренным в его трудовом договоре.

А вот если фирма оплачивает расходы работника в его собственных интересах, то их оплата считается доходом работника, полученным в натуральной форме. В этом случае с суммы оплаты расходов нужно удержать НДФЛ.

НДС по представительским расходам

Чиновники отметили, что расходы на организацию питания при проведении представительских мероприятий облагаются НДС.

Сумму НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимают к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

НДС по представительским расходам спишите проводками:

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
учтена сумма НДС по представительским расходам;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ “РАСЧЕТЫ ПО НДС”

КРЕДИТ 19
произведен налоговый вычет.

Как отразить в учете представительские расходы

При выдаче подотчетному лицу средств на представительские расходы сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1
выданы денежные средства на оплату представительских расходов.

Вся сумма затрат по приему представителей других организаций учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности. Сумму данных расходов отразите записью:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
учтена сумма представительских расходов.

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности.

Эксперт “НА” Е.В. Натырова

Выбор читателей

Разъяснения ФСС: как получить Сведения о застрахованном лице

Бесплатная КЭП с 1 июля 2021 года: кому и как ее получить

С 1 июля новые правила блокировки расчетных счетов

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Автор: И. В. Стародубцева

В каком порядке применяются налоговые вычеты по представительским расходам? Как выгодно распределить такие расходы, чтобы принять НДС по максимуму? Можно ли перенести вычет на более поздний период?

К представительским расходам относятся (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ):

расходы на проведение официального приема (завтраки, обеды или проведение иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
затраты на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

В течение отчетного (налогового) периода представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ).

А в каком порядке применяются налоговые вычеты к подобным расходам?

В силу п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. Поскольку представительские расходы учитываются в налоговых расходах по нормам, вычет «входного» НДС также нормируется.

Особенность признания нормируемых расходов.

Особенностью нормируемых расходов является их «плавающая» величина. Это связано с тем, что налоговая база по налогу на прибыль рассчитывается нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ), а по НДС – ежеквартально (ст. 163 НК РФ).

Поэтому расходы, которые в одном квартале были признаны сверхнормативными, в другом могут перестать быть таковыми.

Но поскольку налоговым периодом для НДС является квартал, то непринятый НДС в части сверхнормативных расходов одного квартала может приниматься к вычету в следующем квартале, если расходы укладываются в норматив в следующем квартале.

Как выгодно распределить представительские расходы, чтобы принять НДС по максимуму?

В том случае, когда фактически осуществленные расходы укладываются в рассчитанный норматив, вся сумма предъявленного НДС принимается к вычету.

В иной ситуации (по итогам календарного года компания в норматив не укладывается) потери от непринятия сверхнормативных расходов в налоговом учете можно компенсировать вычетами по НДС.

Прежде всего компании необходимо учесть расходы, содержащие НДС. Поэтому, определив предельную величину представительских расходов, ей нужно сопоставить их с фактическими затратами на представительские расходы.

Поскольку методика расчета принимаемой к вычету суммы НДС по нормируемым расходам в налоговом законодательстве не установлена (в ст. 171 НК РФ обозначена лишь предельная величина), компания может самостоятельно разработать такой алгоритм.

Она вправе включить в учитываемые для целей налогообложения затраты представительские расходы:

исходя из рассчитанной пропорции (то есть косвенным методом);
подобрав документы, в которых есть сумма предъявленного НДС (то есть прямым методом).

Важно, чтобы общая сумма НДС по представительским расходам принималась к вычету в части расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли (Письмо УФНС по г. Москве от 09.12.2009 № 16-15/130757).

В любом случае выбранный способ расчета норматива компания должна закрепить в своей учетной политике для целей налогообложения. Как свидетельствует судебная практика, при возникновении налогового спора решающими аргументами, подтверждающими правоту налогоплательщика, могут стать положения учетной политики.

Проиллюстрируем сказанное на примере.

Пример

По итогам года показатели фонда оплаты труда компании составляли:

Расходы на оплату труда, тыс. руб.

Представительские расходы (без учета НДС), тыс. руб.

Расходы в пределах норматива

Расходы, признаваемые в целях исчисления налога на прибыль

Предельный размер представительских расходов, который может учесть компания за I квартал, составил 800 тыс. руб. (20 млн руб. x 4%).

Фактические расходы на представительские мероприятия составили 900 тыс. руб., в том числе расходы, по которым была предъявлена сумма НДС, – 600 тыс. руб. (НДС – 108 тыс. руб.), оставшаяся часть представительских расходов (300 тыс. руб.) была учтена без НДС.

Предположим, что компания в учетной политике определила следующий порядок учета представительских расходов: при расчете норматива в первую очередь учитываются представительские расходы, по которым предъявлена и уплачена сумма НДС (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Тогда сумма признаваемых расходов, содержащих НДС, в I квартале составит 600 тыс. руб., а сумма признаваемых расходов, которые были выставлены без НДС, – 200 тыс. руб.

Таким образом, представительские расходы, предъявленные компании в I квартале, будут отражены в налоговом учете в сумме 800 тыс. руб., а к вычету сумма НДС в размере 108 тыс. руб. будет принята в полном объеме.

Если бы компания рассчитывала часть «входного» НДС, который можно принять к вычету в I квартале, косвенным способом, то сумма НДС составила бы 96 тыс. руб. (108 тыс. х (800 тыс. / 900 тыс.)).

Оставшуюся сумму НДС в размере 12 тыс. руб. компания вправе заявить к вычету в II квартале.

По итогам первого полугодия величина представительских расходов в пределах норматива больше фактических расходов. Поэтому компания учтет в «прибыльной» базе за шесть месяцев расходы, которые были признаны сверхнормативными в I квартале, в размере 100 тыс. руб.

В том случае, если по итогам года величина представительских расходов в пределах норматива меньше фактических расходов, сверхнормативная разница не переносится на следующий календарный год.

Сверхнормативный НДС по представительским расходам к вычету не принимается и в «прибыльных» расходах не признается, поскольку в п. 2 ст. 170 НК РФ не поименован.

Обратите внимание

По представительским расходам счет-фактура регистрируется в книге покупок только в части сумм, принимаемых к вычету.

Сумма НДС по представительским расходам, которая не принята в одном из налоговых периодов (кварталов), может быть принята в другом периоде, если укладывается в размер «прибыльного» норматива нарастающим итогом.

Таким образом, если часть представительских расходов превысила норматив в отчетном периоде, то она может быть учтена в следующем отчетном периоде либо последнем месяце налогового периода. С этой целью необходимо в конце каждого отчетного периода рассчитывать предельный размер представительских расходов.

Представительские расходы не являются таковыми. Возможен ли вычет НДС?

Отказ в признании затрат компании в качестве представительских расходов влечет отказ в принятии вычета НДС по таким расходам.

Причинами отказа могут быть ненадлежащее документальное оформление подобных расходов (например, отсутствие сметы, приказа руководителя), переквалификация расходов в расходы, связанные с развлечением и отдыхом.

Но даже если назвать мероприятие новогодним корпоративным вечером, затраты не могут рассматриваться в рамках проведения развлекательных мероприятий. Для ресторанного бизнеса любой заказ банкета компанией под Новый год является новогодним корпоративным вечером, поэтому только на данном основании нельзя отказать компании в праве признания расходов и, соответственно, вычете НДС (Решение арбитражного суда Ярославской области от 22.04.2016 № А82-15075/2015).

По общему правилу вычет НДС не зависит от порядка признания расходов, установленных в гл. 25 НК РФ, за исключением случаев, когда в гл. 21 НК РФ содержится ссылка на правила налогового учета.

Однако на практике налоговики, исключив «прибыльные» расходы, «снимают» вычет НДС, приходящийся на такие расходы. Какие аргументы приводят компании в защиту своей позиции?

Налоговое законодательство не связывает принятие к вычету сумм НДС, уплаченных поставщикам товаров (работ, услуг), с отнесением стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. Экономическая обоснованность расходов на приобретение товаров (работ, услуг) правового значения при принятии НДС к вычету не имеет, поскольку право на налоговые вычеты не поставлено в зависимость от учета расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (решения Арбитражного суда Республики Бурятия от 03.06.2015 по делу № А10-6158/2014, Арбитражного суда Орловской области от 12.02.2015 по делу № А48-4708/2014).

A факты отражения или неотражения в книге учета доходов и расходов (судом рассматривался спор в отношении ИП) соответствующих операций сами по себе не являются условиями применения налогового вычета по НДС, поскольку право на вычет обусловлено наличием у налогоплательщика документов, определенных ст. 171 и 172 НК РФ (Постановление АС ЦО от 01.10.2015 № Ф10-3129/2015 по делу № А48-4708/2014).

В то же время следует учитывать, что для применения вычета по НДС и включения затрат в состав расходов, уменьшающих размер налогооблагаемого дохода, компания должна располагать надлежащим образом оформленными в установленном порядке документами.

При этом суды при рассмотрении налоговых споров, оценивая обоснованность заявленных вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль, не только исходят из формального представления компанией всех необходимых документов, но и устанавливают реальность финансово-хозяйственных отношений компании и ее контрагентов и их действительное экономическое содержание (постановления АС СЗО от 27.01.2017 № Ф07-12869/2016 по делу № А44-8854/2014, АС СКО от 16.10.2015 № Ф08-7148/2015 по делу № А15-4194/2014).

Вычет НДС в части командировочных расходов.

Предельных ограничений в части признания командировочных расходов положения пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не содержат. Напомним, что в состав командировочных расходов включаются затраты на проезд к месту служебной командировки и обратно (включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями) и наем жилого помещения. А значит, «входной» НДС, уплаченный по расходам на командировки, в полном объеме должен приниматься к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Как выгодно переносить представительские расходы.

Как уже было отмечено, окончательная величина предельного размера расходов будет определена только на конец налогового периода. Непринятая величина нормируемых расходов по итогам года относится в состав расходов, не учитываемых в целях налогообложения, то есть сгорает (п. 42 ст. 270 НК РФ).

И если у компании была существенная величина представительских расходов в конце года, превышающая норматив, возникает вопрос о возможности более позднего признания таких расходов.

Напомним, что датой признания представительских расходов у компаний, использующих метод начисления, является дата утверждения авансового отчета (п. 5 ст. 272 НК РФ).

А поэтому утверждение авансового отчета в январе 2017 года в части представительских расходов декабря 2016 года позволит компании признать «лишние» расходы в следующем году. В таком случае не будет и проблем со «сверхнормативным» НДС. НДС будет принят к вычету в I квартале 2017 года.

Перенос НДС на более поздние периоды.

По общему правилу, действующему с 2015 года, компания вправе заявить налоговые вычеты, указанные в п. 2 ст. 171 НК РФ, в пределах трех лет после принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав или товаров, ввезенных ею на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией. Таким образом, начиная с 2015 года компании вправе самостоятельно выбирать период, в котором можно заявить вычет.

А можно ли перенести НДС на более поздний период по командировочным и представительским расходам? Ведь данные вычеты поименованы в п. 7 ст. 171 НК РФ, а не в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Как видится, последняя из представленных (п. 2 ст. 171 НК РФ) является общей нормой, а в первой (п. 7 ст. 171 НК РФ) установлены особенности для отдельных видов вычетов. Поэтому вычеты можно использовать в пределах трех лет с момента принятия командировочных и представительских расходов.

Однако налоговики, отвечая на вопрос о возможном переносе вычетов по командировочным расходам, отметили, что права заявлять вычеты в течение трех лет у компании нет. В связи с этим такие вычеты следует осуществлять в том периоде, в котором у компании возникло право на них. Налоговики подчеркнули, что в подобной ситуации компания может подать уточненную декларацию в течение трех лет после окончания налогового периода, в котором возникло право на вычет (Письмо ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).

Несмотря на то, что речь в письме идет о командировочных расходах, вывод налоговиков можно распространить и на иные вычеты, не приведенные в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Но с таким формальным подходом налоговиков нельзя согласиться. Если речь идет об иных видах вычетов, не подпадающих под действие п. 2 ст. 171 НК РФ, на них можно распространить порядок, применявшийся до вступления в силу п. 1.1 ст. 172 НК РФ, с учетом п. 2 ст. 173 НК РФ и п. 27 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33. Как отмечено в Пленуме ВАС, вычеты НДС, по которым соблюдены все условия, могут быть отражены компанией в декларации за любой налоговый период в пределах трех лет с момента окончания периода, в котором возникло право на уменьшение НДС.

Представительские расходы — это затраты, которые несет компания на организацию бизнес-встреч с целью знакомства с клиентами, подписания договоров, увеличения известности своей торговой марки. Ввиду особого характера этих затрат редко какая организация ведет учет представительных расходов в бухгалтерском учете из-за риска неправильного начисления единого налога или налога на прибыль.

Но законодательство разрешает включать их в состав расходов и уменьшать налогооблагаемую базу. Рассмотрим, каким образом отражаются представительные расходы в налоговом учете в 2020 году.

Что подпадает под эту категорию затрат
Какие расходы можно отнести к представительским
Оформление понесенных представительских расходов
Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута
Отражение в регламентированном учете
Налог на прибыль и представительские расходы
Налог на добавленную стоимость и представительские расходы
Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров
Подтверждающие документы

Что подпадает под эту категорию затрат

Представительские расходы в налоговом учете регламентированы действующим НК нашей страны. В статье 264 представлен список подобных расходов. В общем случае к ним относятся затраты, которые несет субъект предпринимательства для организации проведения собрания учредителей и переговоров с будущими контрагентами.

Учет представительских расходов возможен в том случае, если компания несет следующие виды затрат:

Оплата услуг заведений общественного питания для организации деловых обедов и ужинов, а также приобретение продуктов и заказ кейтеринговых услуг для организации питания деловых партнеров в офисе компании. Необходимо, чтобы затраты подтверждались счетом или договором на оказание услуг. Алкогольные напитки согласно действующему законодательству допускается включать в затраты.
Оплата услуг транспортных компаний, которые доставляют партнеров компании и других участников мероприятия к месту проведения делового банкета и домой или в гостиницу.
Оплата услуг переводчиков, которые участвуют в переговорах с потенциальными контрагентами и инвесторами компании.

Обратите внимание, что этот список является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Когда налоговая инспекция будет проверять учет представительских расходов, она может списать все затраты, которые были понесены на заказ развлекательных мероприятий, саун и бильярдов.

Нельзя включать в состав представительских расходов такие затраты:

Оплата мероприятий в рамках культурной программы. Сюда включаются посещение музеев, театров, организация экскурсий по городу.
Оплата билетов участников банкета на проезд из другого населенного пункта. То есть, налоговая спишет с затратной части суммы, которые ушли на покупку железнодорожных или авиабилетов. Но аренду машины, которая доставит партнера из аэропорта в офис или ресторан, вписывать в затраты можно.
Приобретение ценных подарков для участников переговоров.

Учет представительских расходов в бухгалтерском учете, которые идут на приобретение сувениров и другой подобной продукции, является спорным пунктом. По этому вопросу существует два мнения контролирующих и судебных органов:

Налоговая служба не разрешает включать в состав представительских расходов затраты на изготовление или покупку сувениров. Мотивировка такого решения — отсутствие соответствующего пункта в Налоговом кодексе. Эти затраты должны включаться в состав маркетинговых мероприятий.
Судебные органы в некоторых случаях принимают сторону налогоплательщиков и отменяют доначисления в связи со снятием этих затрат. Свое решение они мотивируют тем, что распространение брендированных сувениров способствует увеличению бренда и, соответственно, росту продаж.

Во избежание проблем при проверке учета представительских расходов рекомендуется не включать сувениры в их состав или тщательно документировать их. Документы могут понадобиться как доказательства в судебном разбирательстве.

Какие расходы можно отнести к представительским

При организации учета представительских расходов нужно принимать во внимание пункты 1 и 2 статьи 264 Налогового кодекса. Согласно этим документам на расходы можно списать затраты, которые были понесены на обслуживание:

Работников и руководителей со стороны компании, которые участвуют в банкете или переговорах;
Представителей тех компаний, которые являются партнерами или будут ими.

Расходы на питание списываются независимо от того, как организован прием пищи и когда он проходит. Это могут быть деловые завтраки, обеды или ужины в ресторане, а также организация буфета прямо в офисе во время переговоров.

Затраты на оплату переводчиков оплачиваются только в том случае, если для встречи используются специалисты, которые не входят в штат компании и не получают зарплату.

Дополнительные требования, которые нужно принимать во внимание при организации учета представительских расходов:

НК не регламентирует конкретный состав расходов на проведение мероприятия;
Представительские расходы могут быть понесены в другом городе, если работник компании находится там в деловой командировке;
Деловое мероприятие может быть проведено для физических лиц и предпринимателей, которые могут быть или уже являются клиентами компании.

Оформление понесенных представительских расходов

Для правильного оформления представительских расходов в налоговом учете необходимо подготовить пакет документов, который будет предоставлен представителям ИФНС во время проверки. Как оформить представительские расходы?

Минимальный пакет первички включает в себя:

Приказ на проведение банкета, делового ужина, другого подобного мероприятия. Он должен быть заверен руководителем компании.
Смета со статьями и суммами расходов по каждому пункту. Они должны соответствовать перечню, приведенному в Налоговом кодексе.
Отчет о проведении банкета после его окончания. Это должен быть подробный документ, в котором указывается программа мероприятия и его участники, в том числе представители потенциального партнера.

Это перечень приведен согласно Письма Министерства финансов № 03−03−06/1/675.

Форма приказа официально не регламентируется, но в нем должны быть обязательно отражены следующие сведения:

Место проведения банкета, дата и время мероприятия;
Список лиц, которые принимают участие со стороны организатора и потенциального бизнес-партнера;
Цель организованного мероприятия. Чаще всего целью является подписание нового договора или продление существующих соглашений.
Программа всего мероприятия. Банкет может включать в себя встречу представителей партнера, несколько приемов пищи, проведение переговоров. Программу можно приложить к приказу в качестве отдельного документа.
Смета с указанием статей затрат и сумм по каждому из пунктов.
Сроки подготовки отчета о проведенном деловом банкете.

Обратите внимание, что отсутствие отчета может послужить основанием списания расходов после проверки налоговой службой. Для правильного учета нужно максимально подробно написать отчет и указать в нем цели, которые были достигнуты.

Обязательный перечень информации, который должен присутствовать в отчете:

Время, в течение которого было проведено запланированное мероприятие.
Список лиц, который принимал в нем участие. В некоторых случаях он может не совпадать с тем, что был приведен в приказе. Например, по причине замены одного делегата другим или неявки кого-то по объективным причинам.
Список переводчиков, которые были задействованы для организации общения с делегацией партнера из другой страны.
Цель проведения и упоминание о том, была ли она достигнута. Например, подписан договор на поставку товаров или соглашение о намерениях.
Фактически понесенные затраты. По каждой из статей затрат необходимо прикрепить к отчету официальные подтверждающие документы или чеки.

Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута

Вопрос о том, можно ли относить представительские расходы в расходную часть, если договор с контрагентом не заключен, законодательством не урегулирован. Поэтому здесь необходимо руководствоваться практикой применения законодательства.

Согласно решениям высших судебных органов, достижение цели делового мероприятия не является обязательным для списания расходов. Но во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами в этом случае рекомендуется более тщательно составить отчет, в котором указать, какие действия предпринимались для заключения договора и какие вопросы обсуждались с контрагентами. А также причины, по которым договор не был заключен или пролонгирован.

«Клерк» Рубрика Налог на прибыль

Письмо Министерства финансов РФ от 16.06.2005 № 03-04-11/132 [О НАЛОГООБЛОЖЕНИИ НДС ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ]

Аудитор О.А. Курбангалеева

Вопрос. Организацией ежемесячно приобретаются чай, кофе, сахар с целью обслуживания клиентов и представителей других организаций при проведении переговоров. При приобретении этих товаров продавцы в первичных документах сумму налога на добавленную стоимость не выделяют.

В целях уменьшения трудозатрат по документообороту этих представительских расходов руководством организации было принято решение, что расходы по приобретению товаров не будут включаться в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В связи с этим возникает вопрос: обязана ли организация начислить налог на добавленную стоимость в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса на эти представительские расходы?

Ответ. По вопросу применения налога на добавленную стоимость по товарам, относящимся к представительским расходам, но не включаемым в расходы при исчислении налога на прибыль организаций, департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) операции по передаче на территории Российской Федерации товаров (выполнению работ, оказанию услуг) для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету (в т. ч. через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль, признаются объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость. Данный объект налогообложения возникает в случае передачи организацией своим структурным подразделениям (обслуживающим производствам и хозяйствам, в т. ч. обособленным подразделениям) для собственных нужд товаров (работ, услуг), расходы по приобретению или производству которых не соответствуют условиям, предусмотренным нормами главы 25 “налог на прибыль организаций” Кодекса в отношении принятия таких расходов к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Поскольку организация документально не оформляет представительские расходы (отсутствуют сметы, отчеты, документы, подтверждающие представительские расходы) и не включает их в состав расходов при исчислении налога на прибыль организаций, то расходы по приобретению товаров (чай, кофе, сахар) для обслуживания представителей других организаций, участвующих в переговорах, следует рассматривать как расходы для собственных нужд, не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг). При этом операции по передаче этих товаров структурным подразделениям не осуществляются.

Таким образом, в отношении вышеназванных товаров, расходы на приобретение которых покрываются за счет собственных средств организации, объекта налогообложения налогом на добавленную стоимость не возникает, и уплаченный налог к вычету не принимается.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ Н.А. Комова

Комментарий

Представительские расходы всегда вызывают множество вопросов у работников бухгалтерии. Иногда довольно сложно разобраться, что входит в это понятие, а что нет, а также какие из подобных затрат попадают в расчет налога на прибыль. Кроме того, часто возникает проблема с расчетом налога на добавленную стоимость. На этот раз сотрудники финансового ведомства разъяснили, являются ли расходы на продукты питания и напитки, приобретенные для представительских целей, объектом налогообложения по НДС.

Обслуживание во время переговоров

Представительские расходы – это затраты организации, связанные с ее коммерческой деятельностью, по приему и обслуживанию:

представителей других организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества;
участников, прибывших на заседания совета (правления) организации и ревизионной комиссии.

Согласно Налоговому кодексу, в состав представительских расходов входит, в частности, буфетное обслуживание во время переговоров или встреч (п. 2 ст. 264 НК РФ). В такое обслуживание может включаться предложение участникам во время кратковременных перерывов при ведении переговоров чая, кофе, минеральной воды, соков и т. д. Можно ли их стоимость отнести на расходы и возместить НДС? Именно об этом идет речь в письме Минфина.

Документальное подтверждение

Оформлению документов на представительские расходы бухгалтер должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т. д.).

Действующие нормативно-правовые акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации вправе самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

Представительские расходы должны быть оформлены следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
программа мероприятий, состав делегации с указанием должностей с приглашенной стороны;
список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;
перечень должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий;
порядок выдачи под отчет средств на представительские мероприятия;
смета представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы;
акт (отчет) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы;
отчет об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено;
авансовый отчет с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеки ККМ и товарные чеки с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счета из ресторана, накладные, счета-фактуры, торгово-закупочные акты и т. д.

Если в организации подобные документы отсутствуют, то расходы на приобретение чая, кофе, сахара, минеральной воды, соков и сторонних продуктов для угощения представителей сторонних организаций нельзя учесть при расчете налога на прибыль в качестве представительских расходов. Ведь они экономически не обоснованы и документально не подтверждены.

Нередко бухгалтер относит к представительским расходам затраты на чай, кофе, сахар, сливки, приобретенные для руководителя и сотрудников организации. Учтите, что подобные расходы не указываются в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса. А следовательно, их нельзя учитывать при расчете налога на прибыль.

Подобные расходы специалисты Минфина предлагают рассматривать как расходы для собственных нужд организации. В налоговом законодательстве не определено понятие “для собственных нужд”. Как правило, под этим словосочетанием понимается потребление товаров (работ, услуг) внутри фирмы не для целей реализации.

Следовательно, по мнению специалистов Минфина, расходы на представительские цели, которые экономически не обоснованы и документально не подтверждены, не связаны с производством и реализацией продукции. Поэтому они не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия.

В результате в бухгалтерском учете организации возникают постоянные разницы, на основании которых необходимо сформировать постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02).

Пример
Организация пригласила на переговоры представителей своих партнеров. Руководитель распорядился выдать из кассы 1000 руб. на приобретение продуктов питания и напитков для гостей.
В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие записи:
Дебет 71 Кредит 50
– 1000 руб. – из кассы выданы деньги на приобретение продуктов и напитков для буфетного обслуживания;
Дебет 10 Кредит 71
– 1000 руб. – оприходованы напитки и продукты, приобретенные для буфетного обслуживания гостей;
Дебет 26 Кредит 10
– 1000 руб. – списана стоимость продуктов питания и напитков, использованных в ходе деловой встречи.
Так как никакими документами, кроме чека ККТ, расходы на приобретение продуктов питания и напитков оформлены не были, бухгалтер учел их при расчете налога на прибыль. Поэтому в бухгалтерском учете возникла постоянная разница, на основании которой было сформировано отложенное налоговое обязательство:
Дебет 99 субсчет “Постоянное налоговое обязательство” Кредит 68 субсчет “Расчеты по налогу на прибыль”
– 240 руб. – отражена сумма постоянного налогового обязательства по расходам на приобретение продуктов питания и напитков.

Сумму входного НДС по представительским расходам организация может предъявить к налоговому вычету, если выполнены условия, перечисленные в статьях 171 и 172 Налогового кодекса:

представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету;

на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма НДС;

представительские расходы оплачены, а сумма НДС выделена в платежном документе отдельной строкой;

представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается НДС.

Если организация приобретает продукты для проведения буфетного обслуживания в магазине розничной торговли, то подтверждающими документами являются чеки ККТ. В этом случае счет-фактура покупателю не выдается, а в чеке ККТ не всегда сумма НДС бывает выделена отдельной строкой. Поэтому входной НДС по таким представительским расходам нельзя предъявить к налоговому вычету.

Помимо этого возникает еще один вопрос. Если продукты питания и напитки использованы для собственных нужд, а расходы на их приобретение не учитываются при расчете налога на прибыль, то нужно ли начислять НДС при передаче их в использование?

Подпункт 2 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса прямо указывает на то, что операции по передаче товаров для собственных нужд являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость при условии, что расходы на эти товары не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

Специалисты финансового ведомства спешат успокоить налогоплательщиков. В данной ситуации начислять НДС не нужно. И вот почему.

Все дело в том, что объект налогообложения по НДС возникает в случае, когда товар:

передается из одного структурного подразделения в другое (без факта передачи товара объекта налогообложения не возникает);

используется для собственных нужд организации.

Одновременное выполнение двух условий возможно в том случае, когда товар передается из структурного подразделения, которое получает доход, в структурное подразделение, которое дохода не приносит, а содержится за счет собственных средств организации. То есть если изначально товар был приобретен для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, а затем был использован в деятельности, не приносящей дохода.

В частности, НДС начисляется в случае передачи товаров, расходы на которые не учитываются при расчете налога на прибыль, в обслуживающие производства и хозяйства (п. 3.1 Методических рекомендаций по применению главы 21 НК РФ, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2000 № БГ-3-03/447). В нашем случае продукты питания и напитки используются для собственных нужд организации, но при этом они не передаются в обслуживающее производство или хозяйство. Следовательно, делают вывод сотрудники финансового ведомства, начислять НДС в данном случае не надо.

Читайте также:


Переплата по ндс на каком счете

Предоставление документов в налоговую по требованию по ндс

Жалоба на решение налогового органа об отказе в возмещении ндс

Ндс по ставке 0 в декларации по ндс

Транзит ндс без ндс