Начисление ндс по расходам по проезду и проживанию по затратам сверх установленных норм
Опубликовано: 02.05.2024
Налоговое законодательство дает возможность плательщику НДС применять налоговые вычеты по командировочным и иным аналогичным расходам. Право на такой вычет регламентирует п.7 ст. 171 НК РФ.
Разберем, какие документы подтверждают командировочные расходы на проезд, чтобы можно было принять к вычету НДС.
Общие условия для принятия НДС-вычета
Право налогоплательщика на применение вычетов по НДС прописано в п. 1 ст. 171 НК РФ. Общие требования для применения вычета такие:
приобретенные товары (работы, услуги) должны использоваться в операциях, облагаемых НДС;
товары (работы, услуги) должны быть приняты на учет;
у налогоплательщика должен быть счет-фактура и первичные документы.
Документы для подтверждения командировочных расходов
Вычет по командировочным и представительским расходам установлен п. 7 ст. 171 НК РФ. Состав командировочных расходов, по которым налогоплательщик может применить вычет, ограничен. Это:
расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями);
расходы на наем жилого помещения.
Документальным подтверждением командировочных расходов являются:
приказ о направлении работника в командировку на определенный срок;
авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах, утвержденный руководителем организации;
документы, прилагаемые к авансовому отчету (о найме жилого помещения, проездные документы);
Сначала оплата, потом вычет
В формулировке п. 7 ст. 171 НК РФ говорится о суммах налога, уплаченным по расходам на командировку. Значит, применить вычет по командировочным расходам можно лишь после их оплаты.
Датой признания командировочных расходов является день утверждения авансового отчета. Соответственно, применить вычет по командировочным расходам можно не ранее того налогового периода, в котором авансовый отчет будет принят бухгалтерией к учету.
Счет-фактура или БСО
Основанием для получения вычета по командировочным расходам является либо счет-фактура, либо бланк строгой отчетности (БСО), в котором сумма налога выделена отдельной строкой.
Читайте по теме:
Если организация заранее приобретает для своего сотрудника проездные документы и услуги гостиниц, то рассчитывается в безналичном порядке. В этом случае, и перевозчик, и организация, предоставляющая услуги по проживанию (налогоплательщик НДС), выставляют счета-фактуры, в которых сумма налога выделена отдельно, и в таких ситуациях, как правило, проблем с вычетами нет.
Проездные билеты
Работник отражает эти документы в своем отчете о служебной командировке. В части расходов на транспорт требуется предоставить перевозочный документ и кассовый чек.
Читайте по теме:
Следует учитывать, что согласно п. 5.8 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ в бланк проездного билета могут быть включены реквизиты кассового чека (БСО). К ним относятся: QR-код либо дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета и его сумма, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа.
То есть, покупателю может выдаваться бланк проездного документа без "классического" чека. Такой чек приравнен к обычному чеку, поэтому работник вправе распечатать его и предъявить работодателю для подтверждения своих расходов на командировку. Если же по какой-либо причине печать QR-кода невозможна, то на бланке билета должны быть отражены все шесть вышеуказанных реквизитов кассового чека, либо покупателю следует выдать обычный кассовый чек.
Гостиница
Основанием для применения вычета по НДС, уплаченного за услуги гостиницы, являются счет - фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату налога (кассовый чек с выделенной в нем суммой НДС либо БСО, оформленный на командированного сотрудника, в котором указана сумма НДС).
Читайте по теме:
Если вычет по расходам на проживание налогоплательщик получает на основании счета-фактуры, то нужно иметь в виду, что документ должен быть выставлен на имя налогоплательщика НДС (организации или предпринимателя). Если в качестве покупателя услуги в счете-фактуре будет фигурировать физическое лицо (командированный сотрудник), то принять к вычету суммы НДС не получится.
НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала
Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 21 февраля 2019 г. N 03-07-11/11286 О принятии к вычету сумм НДС по расходам по проезду и проживанию сотрудника организации, направленному работодателем на обучение с отрывом от работы, сохранением за этим работником места работы (должности) и оплатой командировочных расходов
Вопрос: При направлении своих работников на профессиональное обучение с отрывом от работы в другую местность на основании ученического договора ОАО осуществляет оплату расходов, понесенных работниками по проезду к месту обучения и обратно и проживанию в месте проведения обучения.
В соответствии со ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить исчисленную сумму НДС на налоговые вычеты.
При этом на основании п. 1 ст. 172 НК РФ вычеты сумм налога производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг), либо на основании других документов, предусмотренных в том числе п. 7 ст. 171 НК РФ.
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
В свою очередь, пунктом 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137, предусмотрена регистрация в книге покупок бланков строгой отчетности или их копий с выделенной отдельной строкой суммой НДС при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки, услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей.
Иных случаев регистрации в книге покупок бланков строгой отчетности вместо счетов-фактур постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 не предусмотрено.
На основании ст. 166 и ст. 167 ТК РФ служебная командировка-поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещением расходов, связанных со служебной командировкой.
При этом согласно нормам ст. 187 ТК РФ при направлении работодателем работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование, с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы, а также производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.
Учитывая изложенное, просим разъяснить возможность включения в состав налоговых вычетов сумм НДС, уплаченных сотрудниками организации, направленными на обучение на основании ученического договора, при приобретении услуг по проезду и найму жилых помещений на основании бланков строгой отчетности.
Ответ: В связи с письмом о порядке принятия к вычету сумм налога на добавленную стоимость (далее - НДС) по расходам по проезду и проживанию сотрудника организации, направленному работодателем на обучение с отрывом от работы, сохранением за этим работником места работы (должности) и оплатой командировочных расходов, Департамент налоговой и таможенной политики сообщает следующее.
Согласно пункту 2 статьи 171 и пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении на территории Российской Федерации товаров (работ, услуг), в случае приобретения этих товаров (работ, услуг) для осуществления операций, облагаемых НДС, после принятия на учет таких товаров (работ, услуг) на основании счетов-фактур, выставленных продавцами.
На основании пункта 7 статьи 171 Кодекса (с учетом пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137) вычеты сумм НДС по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также на наем жилых помещений в период служебной командировки работников, производятся на основании бланков строгой отчетности, оформленных на командированного работника, с выделением суммы НДС отдельной строкой и включенные им в отчет о служебной командировке.
Согласно статье 187 Трудового кодекса Российской Федерации работникам, направляемым на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование, на прохождение независимой оценки квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.
Учитывая изложенное, принятие к вычету сумм НДС по услугам по проезду к месту обучения и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также на наем жилых помещений в период обучения работника организации, с отрывом от работы, сохранением за этим работником места работы (должности) и оплатой командировочных расходов, на основании бланков строгой отчетности, оформленных на этого работника, при выполнении вышеназванных условий Кодексу не противоречит.
| Заместитель директора Департамента | О.Ф. Цибизова |
Обзор документа
Организация, которая направляет сотрудника на обучение в другую местность, вправе заявить вычет НДС по расходам на его проезд и проживание.
Налог принимается к вычету так же, как и по командировочным расходам.
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
Одним из самых сложных и неоднозначных вопросов до последнего момента являлся вопрос принятия к вычету НДС по командировочным расходам. Напомним читателю, как развивались события…
Многие бухгалтера, наверняка еще помнят те времена, когда НДС по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, можно было принять к вычету без особых хлопот. Причем получить вычет по налогу можно было даже при отсутствии документов, подтверждающих, что данные расходы были произведены. Для этого нужно было воспользоваться расчетной налоговой ставкой 16,67 процента и установленными нормами на указанные расходы.
Однако такой порядок в отношении вычетов по налогу на добавленную стоимость по командировочным и представительским расходам просуществовал лишь до вступления в силу Федерального закона от 29.05.2002 года №57-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового Кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (то есть до 01.07.2002 года).
Указанный Федеральный закон ввел новую редакцию пункта 7 статьи 171 НК РФ, которая действует и сейчас*
* Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
В случае, если в соответствии с главой 25 настоящего Кодекса расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.*
Как видим, законодатель и в новой редакции Налогового Кодекса РФ также предусмотрел вычеты по таким видам расходов, однако, изменил порядок их предоставления, который был достаточно подробно прописан налоговиками в Приказе МНС РФ от 20.12.2000 года №БГ-3-03/447 «Об утверждении методических рекомендаций по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового Кодекса РФ».
Фактически текст Методических рекомендаций устанавливал жесткое требование при применении вычетов по налогу: получить вычет можно только в том случае, если у налогоплательщика на руках имеется не только кассовый чек с выделенной в нем суммой налога, но и надлежащим образом оформленный счет-фактура. Распространялось данное правило на товары (работы, услуги) приобретенные за наличный расчет, а также и на командировочные расходы, в частности на услуги гостиниц, оплаченных за наличный расчет, проездные документы.
По словам авторов методических рекомендаций, для того чтобы принять к вычету суммы НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно, сумма налога должна быть выделена в проездном документе (билете). Если конечно пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Такое требование «налоговики» и закрепили в своих методических рекомендациях.
Если в стоимость проезда включена стоимость постельных принадлежностей, то сумму НДС по таким расходам также можно было возместить, но только при условии, что сумма налога выделена в проездном документе отдельной строкой. Если же постельное белье оплачивалось отдельно, то для вычета НДС обязательно наличие счета-фактуры.
Конечно, же, все эти счета-фактуры должны быть подкреплены платежными документами (кассовыми чеками, бланками строгой отчетности), подтверждающими фактическую уплату сумм НДС, указанных в счетах-фактурах.
И хотя многие налогоплательщики были не согласны с подобной трактовкой Налогового Кодекса, они были просто вынуждены отказываться от возможности применить вычет по налогу.
Нужно отметить, что подобные «вольности» в отношении трактовки положений основного налогового документа, скажем, были не совсем законны, ведь требование Налогового Кодекса в части вычетов несколько иные. Пункт 1 статьи 172 НК КР прямо предусматривает, что*
* Налоговые вычеты, предусмотренные статьей 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов - фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного на логовыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6 - 8 статьи 171 настоящего Кодекса.*
Напомним читателю, что в пункте 7 статьи 171 НК РФ как раз и говорится о вычете НДС по расходам на наем жилого помещения. Налицо явное противоречие, Кодекс позволяет производить вычет на основании, например, счета гостиницы, а методические рекомендации – нет. Налицо нарушение прав налогоплательщиков, и требования «налоговиков» в отношении счетов-фактур по гостиничным услугам для применения вычета по НДС, неправомерно.
Такая же ситуация складывалась и в отношении проездных документов, так как перевозчики упорно не желали выделять сумму НДС.
Однако «налоговики» признали свою неправоту и Приказом МНС России от 26.12.2003 года №БГ-3-03/721. В Методические рекомендации по Налогу на добавленную стоимость были внесены изменения по вопросу применения вычетов при командировках, в соответствии с которыми при отсутствии счета-фактуры основанием для вычетов могут являться бланки строгой отчетности с выделенной суммой НДС.
На сегодняшний день пункт 42 Методических рекомендаций по НДС выглядит следующим образом*
* При применении статьи> 168 Кодекса в целях подтверждения права на налоговые вычеты по товарам (работам, услугам), приобретенным за наличный расчет, налогоплательщик кроме кассового чека или иного документа установленной формы, подтверждающих фактическую уплату суммы налога должен иметь счет-фактуру на эти товары (работы, услуги), оформленный в установленном порядке.
При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки, услуг по перевозке работника к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для вычета суммы налога, уплаченной по таким услугам, является бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога или при отсутствии бланка строгой отчетности - счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога).
Основанием для вычета сумм налога, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая услуги на пользование в поездах постельными принадлежностями при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункт отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации), является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете).
В стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом), может быть, в том числе, включена стоимость комплекта постельного белья, предусмотренная Правилами оказания услуг по перевозке пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных (бытовых) нужд на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.03.1999 №277. В этом случае основанием для вычета суммы налога, уплаченной при приобретении проездного документа (билета), также является выделенная в проездном документе (билете) сумма налога отдельной строкой.
В бланках строгой отчетности, подтверждающих фактическую уплату суммы налога по услугам гостиниц, по услугам по пользованию в поездах постельными принадлежностями (не включенными в стоимость проездного документа), в проездном документе (билете), выделение отдельной строкой соответствующей суммы налога является обязательным условием для обоснования права на вычет.*
Таким образом, можно отметить, что главное противоречие между Методическими рекомендациями и основным налоговым документом, на сегодняшний день устранено.
Для справки: в июне 2003 года правомерность возмещения НДС по командировочным расходам на основании «иных документов» подтвердилась Постановлением ФАС Центрального округа от 17.06.2003 года №А48-306/03-19.
Напомним: приказом Министерства финансов РФ от 13 декабря 1993 года №121 утверждены формы документов строгой отчетности, которые могут использовать гостиничные хозяйства при расчетах с населением для учета наличных денежных средств. Обычно применяется счет гостиницы (формы 3-Г, 3-Гм). При наличии такого бланка строгой отчетности не требуется чек ККТ.
Обратите внимание!
Принятое Постановление Правительства РФ от 16.02.2004 года №84 внесло изменения в Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 года №914. Согласно пункту 2 данного документа,
пункт 5 Постановления №914 дополнен абзацем следующего содержания:
«При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость хранятся у покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур»..
Что фактически приравняло бланк строгой отчетности и счет-фактуру в праве на вычет по НДС.
Обратите внимание!
В соответствии с абзацем 2 пункта 7 статьи 171 НК РФ в том случае, если в соответствии с главой 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций» расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. То есть НДС, уплаченный при осуществлении налогоплательщиком нормируемых расходов сверх норм, не подлежит принятию к налоговым вычетам по расчетам с бюджетом.
Анализ и исправление ошибок по НДС.
Рассмотрим на примере последствия типичной ошибки: НДС по командировочным расходам выделен расчетным путем и принят к вычету.
Пример.
10 октября 2003 года работник аппарата управления организации направлен в служебную командировку сроком на 5 дней. Из кассы командированному работнику выдано под отчет 11 000 рублей. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет на сумму 10 100 и оправдательные документы: счет гостиницы на сумму 4200 рублей, авиабилеты к месту командировки и обратно стоимостью 5400 рублей, а также суточные 500 рублей (в счете гостиницы сумма НДС не выделена отдельной строкой, счет-фактуру за услуги гостиница не выставила, в авиабилетах НДС отдельной строкой не выделен). Неиспользованный остаток выданной суммы возвращен подотчетным лицом в кассу организации. После утверждения авансового отчета сумма НДС была выделена из командировочных расходов расчетным путем и принята к вычету.
В бухгалтерском учете организации в октябре 2003 года были сделаны следующие записи:
| Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | ||
| 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 50 «Касса» | 11 000 | выданы из кассы денежные средства под отчет |
| 26 «Общехозяйственные расходы» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 4500 | списаны расходы на проезд работника |
| 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 900 | отражен НДС по расходам на проезд (5400 руб. х 20% /120%) |
| 26 «Общехозяйственные расходы» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 3500 | списаны расходы по найму жилого помещения |
| 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 700 | отражен НДС по расходам на наем жилого помещения (4200 руб. х 20% /120%) |
| 26 «Общехозяйственные расходы» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 500 | списаны расходы по оплате суточных |
| 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС» | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 1600 | принят к вычету НДС по командировочным расходам (900 руб. + 700 руб.) |
| 50 «Касса» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 900 | возвращен в кассу остаток подотчетных сумм (11 000 руб. – 10 100 руб.) |
Ошибка (конечно, если вы согласны с точкой зрения «налоговиков»)!
В результате неправомерного применения налогового вычета сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет в октябре 2003 года, была занижена на 1600 рублей.
Предположим, что указанная ошибка была обнаружена в декабре 2003 года, налог и пени уплачены 10 декабря 2003 года.
Согласно статье 81 НК РФ при обнаружении налогоплательщиком в поданной им налоговой декларации не отражения или неполноты отражения сведений, а равно ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию. Чтобы избежать применения мер ответственности согласно статье 81 НК РФ, необходимо уплатить недостающую сумму налога и соответствующие ей пени до внесения соответствующих исправлений.
В данном случае организации следует:
1) внести изменения в декларацию по НДС за октябрь 2003 года;
2) внести исправления в соответствующие аналитические регистры налогового учета за октябрь, включив принятую к вычету сумму НДС в командировочные расходы;
3) рассчитать и уплатить в бюджет сумму пени.
Согласно статье 75 НК РФ пеня за каждый день просрочки определяется в процентах (1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ) от неуплаченной суммы налога. В данном примере количество дней просрочки - 20, ставка рефинансирования - 21%, сумма пени - 20 х 16% / 300 х 1600 = 17,07 рублей.
В бухгалтерском учете в декабре 2003 года следует сделать следующие записи:
| Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | ||
| 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС» | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 1600 | СТОРНО ранее принятый к вычету НДС по командировочным расходам |
| 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 900 | СТОРНО НДС по расходам на проезд |
| 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 700 | СТОРНО НДС по расходам на наем жилого помещения |
| 26 «Общехозяйственные расходы» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 1600 | Включен в стоимость командировочных расходов ранее принятый к вычету НДС |
| 99 «Прибыли и убытки» | 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС» | 17,07 | Начислены пени за несвоевременную уплату НДС |
| 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС» | 51 «Расчетный счет» | 1617,07 | Перечислены в бюджет НДС и пени |
Обратите внимание!
Если ошибка будет выявлена налоговым органом, то с организации, кроме неуплаченной суммы НДС и пени, может быть взыскан штраф в соответствии со статьями 120, 122 НК РФ. Помимо этого на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф согласно статье 15.11 КоАП РФ.
Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Подочет с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».
«Клерк» Рубрика Подотчет, командировки
Налоговый консультант Л.А. Никифорова
Многие фирмы направляют своих сотрудников в служебные командировки. Если работник оплачивает наличными проездные билеты и услуги по проживанию в гостинице, у фирмы могут возникнуть проблемы с вычетом по НДС.
По каким расходам разрешен вычет
Приобретая товары, работы или услуги, организация имеет право на вычет «входного» НДС. В частности, вычету подлежат суммы налога, уплаченные по командировочным расходам. К подобным расходам относится оплата проезда к месту служебной командировки и обратно, включая пользование в поездах постельными принадлежностями, а также суммы, уплаченные за наем жилого помещения (п. 7 ст. 171 НК). Чтобы фирма имела возможность принять к вычету НДС, расходы на служебную командировку должны производиться в рамках деятельности, облагаемой НДС; их необходимо отразить в составе затрат в бухгалтерском учете; услуги должны быть оплачены. Кроме того, сумму НДС, уплаченную в составе гостиничных и транспортных услуг, следует подтвердить соответствующими документами.
В то же время в пункте 44.3 Методических рекомендаций по применению главы 21 Налогового кодекса (утверждены приказом МНС от 20 декабря 2000 г. № БГ-3-03/447) налоговики выдвигают еще одно требование, которому должны удовлетворять затраты на служебную командировку. Как указывают ревизоры, вычет по НДС может применяться только в отношении тех командировочных расходов, которые уменьшают базу при исчислении налога на прибыль. Перечень таких затрат установлен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Положения этого подпункта конкретизируют траты на наем жилого помещения и относят к ним также оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Правда, за исключением расходов:
– на обслуживание в барах и ресторанах;
– за обслуживание в номере;
– за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.
Таким образом, НДС по дополнительным услугам в гостиницах (за исключением вышеуказанных) можно принять к вычету.
Положения пункта 44.3 Методических рекомендаций не единственный случай, когда налоговые инспекторы связывают вычет по НДС с порядком признания тех или иных расходов в налоговом учете. Сразу отметим, что подобные требования со стороны проверяющих неправомерны. Глава 21 Налогового кодекса таких ограничений не содержит. Соответственно, зачесть «входной» НДС фирма вправе и в том случае, если не сможет доказать обоснованность произведенных затрат. Но отстаивать свою позицию фирме придется, скорее всего, в суде. Решения арбитров в пользу организаций есть. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 августа 2004 г. № А56-50026/03. В нем судьи четко указали, что право фирмы на применение вычета по НДС не зависит от факта отнесения затрат, в составе которых этот НДС был уплачен, к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.
Пункт 7 статьи 171 Налогового кодекса содержит требование, в соответствии с которым НДС по нормируемым расходам принимается к вычету также в пределах лимита. Однако нормы главы 25 Налогового кодекса не предусматривают никаких нормативов в отношении командировочных расходов, за исключением суточных, которые НДС не облагаются.
Необходимые документы
Одним из условий вычета по НДС является документальное подтверждение факта покупки и перечисления налога поставщику. Согласно пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса вычет производится на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, а также документов, которые свидетельствуют о фактической уплате сумм налога. При этом основанием для налогового вычета по командировочным расходам могут служить и иные документы.
Позиция работников налогового ведомства относительно документов, необходимых для получения вычета по расходам на служебные командировки, указана в пункте 42 Методических рекомендаций. По мнению инспекторов, при оплате командированным сотрудником за наличный расчет стоимости проезда и гостиничных услуг документом, подтверждающим право вычета «входного» НДС, может являться бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога. При отсутствии такого бланка вычет производится на основании счета-фактуры и документа, подтверждающего фактическую уплату НДС поставщику. В качестве примера подобного документа налоговики указывают кассовый чек с выделенной в нем суммой НДС.
Так какие именно бланки строгой отчетности могут служить основанием для налогового вычета? В отношении НДС, уплаченного за услуги по проезду к месту командировки и обратно, необходимо, чтобы сумма налога была выделена отдельной строкой в проездном документе (билете). Формы бланков строгой отчетности для гостиничного бизнеса утверждены приказом Минфина от 13 декабря 1993 г. № 121. Счета по форме № 3-Г и № 3-Гм подтверждают оплату услуг гостиницы и являются основанием для осуществления налогового вычета. Разумеется, при условии, что сумма НДС выделена в счете отдельной строкой.
ПримерЗАО «Янтарь» направило своего работника Мухина Ю.С. в служебную командировку на 12 дней. Сотруднику было выдано под отчет 26 500 руб. На предприятии установлена норма суточных в размере 600 руб. в день. За весь период командировки Мухину должны быть выплачены суточные на общую сумму 7200 руб. (12 дн. × 600 руб.). По возвращении из командировки Мухин составил авансовый отчет, к которому приложил:
– авиабилет до места назначения и обратно стоимостью 8260 руб., в том числе НДС – 1260 руб., который выделен в билете отдельной строкой;
– счет гостиницы по форме № 3-Г на сумму 10 620 руб., в том числе НДС – 1620 руб. (выделен отдельной строкой).
После утверждения авансового отчета сотрудник вернул в кассу остаток неиспользованных средств в сумме 420 руб. (26 500 руб. – 7200 руб. – 8260 руб. – 10 620 руб.).
Бухгалтер «Янтаря» отразил операции в учете следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50
– 26 500 руб. – выданы под отчет денежные средства Мухину Ю.С.;
после утверждения авансового отчета:
Дебет 26 Кредит 71
– 7000 руб. (8260 руб. – 1260 руб.) – стоимость авиабилета включена в расходы;
Дебет 19 Кредит 71
– 1260 руб. – учтен НДС со стоимости проезда;
Дебет 26 Кредит 71
– 9000 руб. (10 620 руб. – 1620 руб.) – отнесена на затраты стоимость гостиничных услуг;
Дебет 19 Кредит 71
– 1620 руб. – учтен НДС по услугам гостиницы;
Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 2880 руб. – принят к вычету НДС на основании авиабилета и счета гостиницы;
Дебет 26 Кредит 71
– 7200 руб. – включены в расходы суточные.
В налоговом учете фирма сможет учесть суточные только в пределах норм, установленных постановлением правительства от 8 февраля 2002 г. № 93:
100 руб. × 12 дн. = 1200 руб.
Таким образом, в учете организации образуется постоянная разница в размере 6000 руб. (7200 руб. – 1200 руб.), которая отражается следующими записями:
Дебет 26 субсчет «Постоянные разницы» Кредит 26
– 6000 руб. – учтена постоянная разница по суточным;
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1440 руб. (6000 руб. × 24%) – отражено постоянное налоговое обязательство;
Дебет 50 Кредит 71
– 420 руб. – возвращен в кассу неиспользованный остаток подотчетных сумм.
Если НДС не выделенДопустим, сотрудник привез из командировки бланки строгой отчетности, в которых налог отдельной строкой не указан, или счета, которые вообще не являются «строгими» документами. В этой ситуации вычет может быть произведен на основании счета-фактуры и кассового чека, подтверждающего факт уплаты НДС, то есть налог должен быть выделен в чеке отдельной строкой. В противном случае зачесть «входной» НДС по командировочным расходам нельзя. Такой позиции придерживаются специалисты Минфина в письме от 11 октября 2004 г. № 03-04-11/165. Однако с их мнением можно поспорить, причем весьма успешно. Примером тому служит целый ряд положительных для фирм решений арбитров. В частности, это постановления:
– ФАС Центрального округа от 21 июня 2004 г. № А62-1547/03;
– ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 сентября 2004 г. № А19-1855/04-5-51-Ф02-3411/04-С1;
– ФАС Уральского округа от 2 марта 2004 г. № Ф09-554/04-АК.
Поскольку оплата расходов на проезд и гостиничных услуг осуществляется сотрудниками за наличный расчет, арбитры в своих решениях ссылаются на положения пункта 7 статьи 168 Налогового кодекса. Согласно этому пункту при реализации за наличный расчет товаров, работ или услуг непосредственно населению счета-фактуры не выставляются. Вместо этого продавец должен выдать покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. При этом соответствующая сумма НДС включается в цену товара (работы, услуги) и в чеках или иных документах, выдаваемых покупателю, не выделяется.
Таким образом, судьи позволяют принять «входной» НДС к вычету на основании проездных билетов, счетов или квитанций гостиниц и чеков ККМ даже в том случае, если НДС во всех этих документах не выделен отдельной строкой.
На самом деле всех этих проблем можно легко избежать, если не поручать сотруднику приобретать билеты и оплачивать услуги гостиниц за счет средств, выданных под отчет. Фирма может сама покупать проездные документы и перечислять деньги гостиницам по безналичному расчету. В таком случае организация получит от поставщика счет-фактуру и проблем с налоговым вычетом не возникнет.
Раздельный учет НДС в 2021 году
Приобретенные товары, работы, услуги и имущественные права (далее — товары) вы можете использовать в облагаемых или не облагаемых операциях. Если в вашей компании есть сразу два вида, надо вести раздельный учет: отдельно учитывать товары, которые облагаются НДС, и отдельно те, которые не облагаются. Аналогично поступать с входным налогом.
От того, для каких операций используются товары, зависит и способ учета входящего налога:
- Если товары куплены только для облагаемых операций — весь входной налог примите к вычету.
- Если товары куплены для не облагаемых операций — весь входной налог включите в стоимость товаров и спишите в расходы.
- Если товары используются в обоих типах одновременно — входной НДС распределите пропорционально долям каждого типа операций. Соответствующие доли налога примите к вычету или спишите в расходы.
Если у вас случай № 3, то входящий налог придется распределять почти всегда. Исключение — выполнение правила 5 процентов в отчетном квартале.
Правило 5 % — что это такое и как работает
Выполнение правила 5 процентов — единственное причина, которая разрешает не распределять НДС по товарам, используемым одновременно в облагаемых и не облагаемых операциях.
Но раздельный учет операций все равно нужен. Именно он поможет понять, какая сумма налога к каким операциям относится. Если его не вести, налоговая может восстановить весь входной НДС. Тогда появится недоимка, на которую начислять штрафы и пени.
Что такое правило 5 %
Суть правила: входной НДС, который поставщики предъявили вам в течение квартала по товарам для облагаемых и необлагаемых операций, можно полностью принять к вычету, если доля расходов на покупку товаров для необлагаемых налогом операций не превышает 5 % (п. 4 ст. 170 НК РФ).
Помните, что правило работает именно для НДС с товаров, которые приобретены для использования в обоих типах операций. Даже если правило выполняется, оно не будет действовать в отношении товаров, которые заведомо куплены для использования только одном виде операций.
Это правило работает только так и не может применяться при обратной ситуации — когда доля расходов на покупку товаров для облагаемых операций не превышает 5 %. В этом случае налог нельзя будет полностью принять к вычету и нельзя будет полностью списать в расходы. Придется распределять его в стандартном порядке.
Правило 5% в учетной политике
Также не забудьте зафиксировать в учетной политике возможность применять правило 5 %, порядок распределения общехозяйственных расходов и порядок учета расходов. Для этого подойдут предложенные формулировки.
Использование правила «пяти процентов» (в части деятельности, облагаемой налогами в рамках ОСНО
«ООО ______ применяет правило пяти процентов, установленное п. 4 ст. 170 НК РФ, и не распределяет входящий налог, саккумулированный на счете 19-р, в кварталах, в которых доля совокупных расходов на приобретение, производство и (или) реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав, реализация которых не облагается НДС, меньше или равна 5% от общей величины совокупных расходов на приобретение, производство и (или) реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав. Суммы «входного» НДС, учтенные на субсчете 19-р в соответствующем квартале, подлежат вычету в полном объеме в соответствии с порядком, установленным в ст. 172 НК РФ».
Порядок ведения учета расходов в целях применения правила пяти процентов«В целях применения правила пяти процентов организация ведет учет расходов на специальных субсчетах, открываемых к счетам учета расходов»
«Организация ведет учет расходов в специальном налоговом регистре по НДС, форма которого приведена в Приложении N 10 к настоящему Положению об учетной политике».
Распределение общехозяйственных расходов«Общехозяйственные расходы при использовании правила 5 % определяются пропорционально доле поступление от необлагаемых операций в общих поступлениях от продаж»
«Общехозяйственные расходы при использовании правила 5 % определяются пропорционально доле прямых расходов по необлагаемым НДС операциям в общей сумме прямых расходов по всем операциям, связанным с реализацией».
Как проверить выполнение правила
Чтобы проверить, соблюдено ли правило, нужно посчитать долю расходов на необлагаемые операции. Формула — простая пропорция:
Доля расходов осв = Р осв / Р общ × 100 %, где:
- Доля расходов осв — доля расходов на покупку, производство или продажу товаров, продажи которых освобождены от обложения налогом;
- Р осв — расходы на покупку, производство или продажу товаров, реализация которых освобождена от налогообложения;
- Р общ — общие расходы на покупку, производство или продажу за отчетный квартал.
Включайте в расчеты и прямые, и косвенные расходы. В сумму расходов из необлагаемой НДС деятельности также включайте соответствующую часть общехозяйственных расходов. Методику расчета можно разработать самим (Письмо Минфина от 03.07.2017 № 03-07-11/41701).
Если показатель «Доля расходов осв» равен 5 % или меньше, правило выполняется.
Пример. Когда можно не распределять НДС
ООО «Забота» за квартал купило товары для разных видов операций на следующие суммы:
- 480 000 рублей (в т.ч. НДС — 80 000 рублей) — стоимость товаров для обоих типов операций.
- 30 000 рублей (в т. ч. НДС — 5 000 рублей) — стоимость товаров для необлагаемых операций.
Объем реализации в облагаемых операциях составил 870 000 рублей (в т. ч. НДС — 145 000 рублей), в необлагаемых операциях — 210 000 рублей.
Посчитаем долю операций, освобожденных от налогообложения:
210 000 рублей / (870 000 — 145 000 + 210 000) × 100 % = 22,5 %.
Чтобы понять, надо ли распределять НДС в сумме 80 000 рублей с товаров, приобретенных для обоих типов операций, надо посчитать долю расходов на реализацию освобожденных от НДС товаров в общей сумме расходов.
Например, общая сумма прямых расходов, которые списаны на проданные товары, составила 540 000 рублей. Из них 522 000 рублей на реализацию облагаемых НДС товаров, 18 000 рублей — на реализацию освобожденных товаров.
Общехозяйственные расходы, списанные на реализованные товары, составили 240 000 рублей. Их нужно распределить пропорционально прямым расходом в соответствии с методом, утвержденным в учетной политике. Например так:
- На продукцию, облагаемую НДС, спишут: 240 000 рублей × 522 000 рублей / 540 000 рублей = 232 000 рублей.
- На продукцию, не облагаемую НДС, спишут: 240 000 рублей × 18 000 рублей / 540 000 рублей = 8 000 рублей.
Итак, общая сумма расходов на реализацию составила 780 000 рублей (540 000 + 240 000).
Доля расходов на продажу не облагаемой НДС продукции:
(18 000 рублей + 8 000 рублей) / 780 000 рублей × 100 % =3,33%.
У нас получилось, что в ООО «Забота» доля расходов на продажу необлагаемой продукции оказалась меньше 5 %. Отсюда следует, что входящий НДС (80 000 рублей) по товарам, приобретенным одновременно для обоих типов операций, можно не распределять, а принять к вычету в полном размере.
Что делать, если правило не выполняется
Если вы не выполнили правило 5%, распределяйте НДС. Так получится узнать, сколько принять к вычету, а сколько отнести в расходы. Делайте распределение в конце квартала, в котором получили имущество, работы, услуги.
Для начала нужно посчитать долю операций, не облагаемых налогом, в общем объеме операций. Для этого подходит формула:
Доля = СТ осв / СТ общ × 100 %, где:
- СТ осв — стоимость отгруженных в отчетном периоде товаров, которые освобождены от НДС;
- СТ общ — общая стоимость отгруженных в отчетном периоде товаров.
Затем посчитайте НДС, который нельзя принять к вычету, и нужно учесть в расходах:
НДС нв = НДС вх × Доля, где:
- НДС вх — общая сумма входного НДС от поставщиков;
- Доля — доля операций, не облагаемых налогом, рассчитанная на предыдущем шаге.
Затем посчитайте сумму налога к вычету по формуле:
НДС выч = НДС вх — НДС нв.
Все показатели для расчета нам уже известны из предыдущих шагов.
В расчете пропорции не учитывайте поступления, которые не являются вашей выручкой. Например, дивиденды, проценты от вкладов, выплаты по ценным бумагам. По некоторым операциям есть свои особенности определения доходов для пропорции. О них мы рассказывали в статье «Раздельный учет НДС».
Читайте также:
