Выдача зарплаты наличными ндфл

Сроки уплаты НДФЛ, исчисленного и удержанного с зарплаты работников, зависят в числе прочего и от того, выплачивается ли зарплата наличными из кассы или перечисляется на банковские счета работников (на зарплатные карты).
Всем понятно, что важно не опоздать с перечислением налога в бюджет. Но торопиться с этим тоже не нужно. Ведь не так давно налоговая служба разъяснила, что сумма, перечисленная в бюджет в качестве НДФЛ в авансовом порядке (до удержания его из доходов физических лиц), на самом деле налогом не является . Таким образом:

• перечислить НДФЛ позже установленного НК срока, то можно попасть на пени и 20%-й штраф ;
• перечислить НДФЛ раньше срока, инспекторы могут счесть НДФЛ неуплаченным, а перечисленные деньги - ошибочно уплаченными. Причем зачесть их в счет уплаты своих долгов по НДФЛ может и не получиться. И тогда придется перечислять заново в бюджет НДФЛ, платить пени и штрафы.ÂÂÂ

Ну или судиться, доказывая, что в бюджет вы перечислили не свои собственные средства, а все-таки НДФЛ работников, хотя и сделали это досрочно .

При выплате аванса НДФЛ не перечисляем

Днем получения зарплаты считается последний день месяца, за который она была начислена. Поэтому независимо от порядка выплаты зарплаты НДФЛ следует удерживать и перечислять в бюджет один раз при окончательном расчете дохода работника за весь месяц . До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным и не может быть исчислен . Следовательно, выплачивая работникам зарплату за первую половину месяца, не нужно удерживать и перечислять налог в бюджет.

Однако такой подход неудобен, если за первую половину месяца зарплата начисляется исходя из отработанного времени (как того требует Трудовой кодекс). Ведь если кто-то из работников во второй половине месяца не проработает ни дня (к примеру, заболеет или возьмет отпуск за свой счет) и зарплата за вторую половину месяца начислена ему не будет, то не с чего будет удерживать НДФЛ, исчисленный с зарплаты за первую половину месяца.

Поэтому есть несколько подходов, применяемых бухгалтерами.

ПОДХОД 1. Начислить за первую половину месяца зарплату, уменьшенную на сумму НДФЛ. Проводки по удержанию НДФЛ при начислении и выплате такого аванса не делают. Весь НДФЛ удерживается из зарплаты за вторую половину месяца (при окончательном расчете).
К примеру, оклад работника - 30 000 руб. (за вычетом НДФЛ на руки работник получает 26 100 руб.). В аванс ему начисляется 13 050 руб. (26 100 руб. / 2) проводкой по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 70 "Расчеты по оплате труда". Эта же сумма выплачивается работнику.
А при окончательном расчете за месяц начисляется 16 950 руб. (30 000 руб. - 13 050 руб.), из которых удерживается НДФЛ в сумме 3900 руб. (30 000 руб. х 13%). В последний день месяца делается проводка по дебету счета 70 и кредиту субсчета "Расчеты по НДФЛ" счета 68 "Расчеты с бюджетом по налогам и сборам". Работник получает на руки 13 050 руб. (16 950 руб. - 3900 руб.).
Таким вот немного кривоватым способом достигается результат, при котором работник получает примерно одинаковые суммы и в аванс, и в день окончательного расчета за месяц. И в то же время НДФЛ удерживается с зарплаты за вторую половину месяца и в нужный срок перечисляется в бюджет. Претензий не должно быть ни у работников, ни у налоговых инспекторов. А у бухгалтера всегда есть сумма, из которой можно удержать НДФЛ. Ведь даже если всю вторую половину месяца работник проболеет, то в конце месяца у него будут начисления, равные сумме НДФЛ с зарплаты за первую половину месяца.

ПОДХОД 2. За первую половину месяца начислить зарплату полностью, без ее виртуального уменьшения на сумму НДФЛ. Затем удержать налог, однако его в бюджет сразу перечислять не нужно: ведь мы помним, что по правилам НК требуется подождать окончательного расчета за месяц и тогда уже перечислить этот налог вместе с НДФЛ с зарплаты за вторую половину месяца.
В нашем примере:

• работнику за первую половину месяца будет начислено 15 000 руб., удержано 1950 руб. (15 000 руб. х 13%) - эта сумма будет числиться на счете 68-"Расчеты по НДФЛ" до конца месяца;
• на руки работник получает 13 050 руб.;
• за вторую половину месяца работнику будет начислено тоже 15 000 руб., удержано НДФЛ также 1950 руб.;
• при перечислении зарплаты за вторую половину месяца на банковскую карту работника в бюджет уплачивается НДФЛ в сумме 3900 руб.

ПОДХОД 3. По старинке (без учета современных требований Трудового кодекса) рассматривать выплаты работнику за месяц не как "зарплата за первую половину месяца + зарплата за вторую половину месяца", а как "аванс + окончательный расчет". Только учитывать, что сумма аванса должна зависеть от реально отработанного в первой половине месяца времени и "чистого" оклада (без НДФЛ). При таком подходе при выплате аванса вообще нет проводки по его начислению - есть лишь проводка на выплату по дебету счета 70 и кредиту счета 50 "Касса" или 51 "Расчетные счета". В нашем примере работнику выдан аванс в сумме 13 050 руб.

В бухучете до конца месяца числится долг за работником.

В конце месяца начисляется зарплата за весь месяц сразу в сумме 30 000 руб. и из нее единой суммой удерживается НДФЛ - 3900 руб. Он и перечисляется в бюджет в сроки, установленные НК.

Обратите внимание на то, что во всех трех подходах, которые мы рассмотрели, разная "начинка" - как отражается в бухучете начисление аванса и когда удерживается с него НДФЛ. Однако работник получает на руки одинаковые суммы и в бюджет НДФЛ уплачивается также в равных суммах и в одно и то же время - в установленный НК срок.

Второй подход более ориентирован на правила Трудового кодекса. Ведь по ТК мы должны выплачивать работнику зарплату два раза в месяц. И лишь для целей налогообложения доход у работника появляется один раз в месяц. Таким образом, при втором подходе удержание НДФЛ с зарплаты за первую половину месяца противоречит рекомендациям Минфина, однако вряд ли кто-то предъявит претензии организации.

Зарплата на банковскую карту - НДФЛ в бюджет

Когда зарплата перечисляется на банковские карты работников, казалось бы, все должно быть просто и понятно. Перечислить в бюджет НДФЛ надо в день выплаты зарплаты . Следовательно, платежку на уплату НДФЛ надо подать в банк одновременно с платежкой на перечисление зарплаты за вторую половину месяца.
Однако особенности зарплатного проекта могут внести коррективы в это правило. Часто бывает так, что для перечисления денег на зарплатные карты работников требуется:

• составить одну платежку на общую сумму выплат работникам - на ее основании деньги списываются с расчетного счета организации;
• предоставить в банк реестр на зачисление денежных средств - по данным такого реестра деньги зачисляются на лицевые счета работников (на их банковские карты).

И если в один и тот же день из-за технических особенностей банковской программы не удается совместить два этих действия, то возникает вопрос: что считать датой выплаты зарплаты и, соответственно, когда подавать в банк НДФЛ-платежку?
Рассмотрев эту ситуацию, Минфин логично рассудил, что в момент предоставления в банк общей платежки никакого дохода у работников не возникает, ведь деньги они не получили и не могли получить. Следовательно, перечислить в бюджет НДФЛ нужно в день зачисления денег на карточные счета работников .
Но контролировать процесс такого зачисления организация не в силах. Ведь в договоре с банком может быть указано, что деньги на банковские карты работников зачисляются не четко день в день, а, к примеру, в течение 3 дней. Однако инспекторам придется немало потрудиться, чтобы проверить дату зачисления денег на счета работников. Поэтому логично считать, что если деньги не вернулись на банковский счет организации, то работник их получил в тот же день, когда организация подала в банк "зарплатный" реестр. И именно с реестром вместе следует подать платежку на уплату НДФЛ.

Примечание. Упомянутые в статье Письма Минфина и ФНС можно найти: раздел "Финансовые и кадровые консультации" системы КонсультантПлюс

Сняли деньги с банковского счета на выплату зарплаты - перечислите НДФЛ

Теперь посмотрим, когда нужно платить НДФЛ, если зарплата выдается из кассы, для чего с банковского счета снимаются деньги. Для такого случая предусмотрено свое, особое правило удержания и перечисления налога. Его надо уплатить в бюджет не позднее дня получения в банке наличных на выдачу зарплаты, то есть платежку на уплату НДФЛ нужно подать в банк в тот же день, когда наличные сняты по чеку . Причем неважно, получат работники зарплату на руки в тот же день или нет.
А что делать, если работник не явился за зарплатой в дни ее выплаты? Не нужно ли в этом случае писать какие-либо заявления в инспекцию на возврат НДФЛ, а впоследствии заново платить его (в тот день, когда работник получит деньги) или делать какие-либо иные корректировки? На этот вопрос нам ответил специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ НИКОЛАЙ НИКОЛАЕВИЧ - Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

"Когда деньги для выплаты зарплаты организация снимает с банковского счета, ей необходимо перечислить НДФЛ, удержанный с доходов работников . Если кто-то из работников не может получить зарплату из кассы в установленный организацией для этого срок - к примеру, по причине болезни, она депонируется (то есть считается полученной с отсрочкой). При этом возвращать НДФЛ из бюджета не требуется - Налоговый кодекс не содержит такого порядка. Вернувшись к работе после болезни, сотрудник получит из кассы сумму зарплаты за вычетом НДФЛ".

Как видим, тот факт, что зарплата работником получена позже, никак не влияет на расчеты организации с бюджетом. Кстати, суды также считают, что депонирование зарплаты не освобождает налогового агента от обязанности перечислить удержанный НДФЛ в бюджет . И если организация перечислит налог позже, чем нужно (к примеру, не в день снятия наличных с расчетного счета, а в день получения депонированной зарплаты работником), то ей грозят пени и штраф в размере 20% от суммы НДФЛ .

Однако из любого правила бывают исключения. Посмотрим, есть ли исключения из этого правила.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ НИКОЛАЙ НИКОЛАЕВИЧ, Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

"Если ситуация сложилась трагически, работник умер, то начисленные ему деньги должны быть выданы родственникам умершего.
Когда выплаты (в том числе и зарплата) начислены уже умершему работнику, то суммы, получаемые в порядке наследования (за исключением авторских вознаграждений), не облагаются НДФЛ . Следовательно, организация не должна исчислять НДФЛ с доходов, начисленных умершему работнику.
Если же зарплата работнику была начислена за отработанное время (а впоследствии он умер) и НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет при получении наличных в банке на выплату такой зарплаты, то при ее депонировании не требуется пересчитывать налог. Ведь НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет в порядке, установленном Налоговым кодексом. Никаких ошибок организация не допустила. Оснований для возврата налога из бюджета в этом случае нет, ведь налог может быть возвращен только по заявлению налогоплательщика (а поскольку работник умер, заявления от него быть не может) ".

Зарплата из выручки - НДФЛ в бюджет на следующий день

Работники могут получать зарплату в разные дни. К примеру, в локальном нормативном акте закреплено, что выплачивается зарплата до 7-го числа следующего месяца, и для каждого отдела установлен свой день: один отдел получает зарплату 5-го числа, другой - 6-го, третий - 7-го. Или же может оказаться так, что кто-то из работников не придет за зарплатой в установленный день. Как в таких ситуациях перечислять в бюджет НДФЛ? Очевидно, что одной платежкой на всех работников не обойтись. Чтобы соблюсти требования НК, налог придется перечислять в бюджет разными платежами в течение нескольких дней.

И еще одна особенность: в рассмотренной ситуации организация может перечислить НДФЛ в бюджет прямо в тот же день, в который выплатила зарплату из выручки. Дожидаться следующего дня необязательно. Инспекторы не сочтут, что в бюджет перечислен не налог, а что-либо иное (о чем мы рассказывали в начале статьи). Ведь на день удержания налога и перечисления его в бюджет доход работнику уже выплачен.

Как видим, проще всего перечислять зарплату на банковские зарплатные карты работников. И не только с точки зрения НДФЛ-учета, но и с организационной.

-------------------------------
Письмо ФНС от 25.07.2014 N БС-4-11/14507@
статьи 75, 123 НК РФ
Постановления ФАС СЗО от 10.12.2013 N А56-16143/2013; ФАС СКО от 18.11.2013 N А01-2289/2012
Письма Минфина от 03.07.2013 N 03-04-05/25494; ФНС от 26.05.2014 N БС-4-11/10126@
п. 2 ст. 223 НК РФ; Письмо Минфина от 10.07.2014 N 03-04-06/33737
пп. 4, 6 ст. 226 НК РФ
п. 4 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 01.09.2014 N 03-04-06/43711
п. 6 ст. 226 НК РФ
Постановление ФАС УО от 16.01.2014 N Ф09-13857/13
статьи 75, 123 НК РФ
подп. 3 п. 3 ст. 44, п. 18 ст. 217 НК РФ; п. 1 ст. 1183 ГК РФ
п. 1 ст. 231 НК РФ
п. 2 Указания ЦБ от 07.10.2013 N 3073-У
абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 10.07.2014 N 03-04-06/33737

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

МНЕНИЕ ЧИНОВНИКА, Стельмах Н.Н., к статье Елиной Л.А. "ТОНКОСТИ УДЕРЖАНИЯ И ПЕРЕЧИСЛЕНИЯ "ЗАРПЛАТНОГО" НДФЛ"

СТЕЛЬМАХ НИКОЛАЙ НИКОЛАЕВИЧ - Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

"Когда деньги для выплаты зарплаты организация снимает с банковского счета, ей необходимо перечислить НДФЛ, удержанный с доходов работников . Если кто-то из работников не может получить зарплату из кассы в установленный организацией для этого срок - к примеру, по причине болезни, она депонируется (то есть считается полученной с отсрочкой). При этом возвращать НДФЛ из бюджета не требуется - Налоговый кодекс не содержит такого порядка. Вернувшись к работе после болезни, сотрудник получит из кассы сумму зарплаты за вычетом НДФЛ".

"Если ситуация сложилась трагически, работник умер, то начисленные ему деньги должны быть выданы родственникам умершего.
Когда выплаты (в том числе и зарплата) начислены уже умершему работнику, то суммы, получаемые в порядке наследования (за исключением авторских вознаграждений), не облагаются НДФЛ . Следовательно, организация не должна исчислять НДФЛ с доходов, начисленных умершему работнику.
Если же зарплата работнику была начислена за отработанное время (а впоследствии он умер) и НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет при получении наличных в банке на выплату такой зарплаты, то при ее депонировании не требуется пересчитывать налог. Ведь НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет в порядке, установленном Налоговым кодексом. Никаких ошибок организация не допустила. Оснований для возврата налога из бюджета в этом случае нет, ведь налог может быть возвращен только по заявлению налогоплательщика (а поскольку работник умер, заявления от него быть не может) ".

Если ИП использует нанятых сотрудников, то он обязательно должен оплачивать их труд. Это только на первый взгляд все просто. На самом деле есть множество нюансов, которые следует знать в процессе выплаты заработной платы. Все они устанавливаются законами РФ, Трудовым Кодексом.

Как часто стоит оплачивать труд сотрудников?

Очень часто начинающие предприниматели, которые планируют нанять сотрудников, оговаривают с будущими работниками размер и выплату зарплаты, предлагая ее выплату одноразово за месячный период. Стоит отметить, что это вопиющее нарушение норм ТК РФ, который устанавливает привило оплаты труда каждые полмесяца. Это значит, что заработная плата выплачивается не реже, чем 2 раза в месяц. Для большинства привычнее будет сказать о выплате аванса и зарплаты. Но стоит отметить, что такого разделения официально нет. ТК РФ выделяет лишь выплату, производимую в 2 подхода.

Для других выплат предприятия сотрудникам обозначены тоже свои сроки:

• денежные средства на период отпуска должны быть выданы работнику за 3 дня до его начала или раньше;
• при увольнении расчетные обязательно выдаются в тот же день.

Стоит отметить, что оплата труда работникам дважды в месяц, это правило, которое не предполагает никаких исключений. Независимо от типа юридического лица, от формирования доходности, штат сотрудников должен получать заработанные деньги, как минимум двумя суммами за месяц.
Очень часто ИП нарушают требования законов о трудовой дисциплине и ТК РФ по таким причинам:

• работники работают не в основном штате, как разрешает ТК РФ, а как внешние совместители;
• работник подает заявление о пожелании проведения выплаты лишь раз в месяц;
• ИП для своего предприятия выдал внутренний документ о том, что заработная плата будет выдаваться полной суммой, то есть раз в месяц.

В таких случаях документы, на которые ссылаются предприниматели, не имеют никакой законной силы. Они ничтожны, так как ТК РФ, которому они противоречат, имеет намного большую правовую силу.

Кроме этого при выявлении таких нарушений норм трудовых законов в части выплаты заработной платы на ИП будет наложен штраф от 1000 до 5000 рублей согласно требованиям Кодекса об административных правонарушениях, ст. 5.27. Трудовая инспекция строго следит за тем, чтобы не нарушали трудовые законы, постоянно проверяя предпринимателей.

Даты выплаты

ТК РФ определяет то, что заработная плата должна выплачиваться как минимум дважды за месячный период, но в то же время сроки выдачи зарплаты работникам в нем установлены не были. Это значит, что предприниматель сам может определить даты ,когда будут производиться расчеты по заработной плате сотрудникам. В основном информация о сроках заносится в правила внутреннего распорядка, персональные договора о трудовых отношениях, коллективные договора.

Но устанавливая даты выплат, необходимо учитывать некоторые правила:

1. Период между выплатами не может быть больше половины месяца. Стоит отметить, что не обязательно должен быть один календарный месяц. Выплата заработной платы, первой ее части, может состояться в одном, а второй части – уже в другом. Главное правило, чтобы временной отрезок между выплатами не превышал половины календарного месяца. Данная возможность была принята Письмом Министерства труда в 2013 году.
2. Установленные на предприятии сроки, в которые должна проводиться выплата заработков работников, не может указываться периодами. Данная норма была установлена все тем же Письмом Минтруда. Она обозначает, что во внутренних документах выплата заработной платы должна быть установлена конкретными числами месяца. Это связано с тем, что временные отрезки могут привести к нарушению полумесячного срока, если выдачу проведут в первый и последний день последующих периодов.
3. Статься 136 ТК РФ содержит норму, которая требует, чтобы в случаях, когда выплата зарплаты попадает на выходной день, зарплата выдавалась в предшествующий ему рабочий.

Предпринимателям особенно важно знать сроки и правила выдачи заработков сотрудникам, в том числе отпускных, больничных и других. Ведь ИП несет персональную ответственность за нарушение норм ТК РФ: в основном административную, часто материальную, а случается, что и уголовную.

Как рассчитать размер аванса?

Первая в месяце выплата зарплаты, либо как ее больше называют, аванс, не имеет четких параметров в ТК РФ. Но есть другой документ, который содержит параметры расчета этой выдачи денег работникам. Речь идет о Постановлении № 566 Совмина СССР от 23.05.1957, которое все еще не утратило свою силу и действует в тех частях, что не противоречат основному документу, регламентирующему трудовые отношения. Оно устанавливает размер аванса в сумме не меньшей, чем реально заработанные средства за фактически отработанный отрезок времени согласно тарифной сетке. Этот расчет очень часто применяется для определения авансовых платежей.

Кроме этого допускается вычисление первой выплаты месяца такими способами:

• пропорционально установленному окладу и количеству фактически отработанных дней;
• установленной суммы, которая однажды рассчитывается, как процент от оклада или другим методом.

Но второй вариант достаточно рискован для работодателя и может принести дополнительные хлопоты бухгалтерам. Ведь могут быть случаи, когда работник по тем или иным причинам не сможет отработать выплаченный аванс. К примеру, он пойдет на больничный, отпуск за свой счет и другие варианты.

Такая ситуация ведет к возникновению задолженности работника перед работодателем. Ее удержание довольно непростой процесс для ИП, в основном в документальном порядке, даже если сотрудник готов возместить все переплаты.

Первый вариант намного труднее изначально для бухгалтеров, но во много раз надежней. Это связано с тем, что выплачивается аванс за фактически отработанные дни согласно табелям учета рабочего времени. Переплатить при такой форме расчета аванса практически невозможно. Министерство труда РФ настоятельно рекомендует использовать именно этот способ определения размера аванса.

Еще есть один момент, который следует знать ИП, для проведения правильных выплат зарплаты сотрудникам. Речь идет о требовании извещать каждого работника об этом письмом, в котором необходимо указать:

• об элементах заработной платы за месяц выплаты;
• обо всех дополнительных выплатах в текущем периоде, в том числе за нарушение сроков оплаты труда, больничные, отпускные и другие;
• о суммах списаний и удержаний с начисленного дохода;
• об итоговой сумме, подлежащей к выплате.

Таким письмом является расчетный лист, который устанавливается предпринимателем на основе мнения работников.

Методы оплаты

Каждый ИП имеет право выплачивать заработок работников с использование таких методов:

1. наличными денежными средствами путем выдачи их из кассы;
2. безналичным перечислением на указанные банковские счета;
3. выдача заработной платы в натуральном виде, но не больше 20%.

Выбранные методы должны быть указаны в договоре о трудовых отношениях.

Выплата зарплаты наличными через кассу

Для того, чтобы выдать работнику деньги наличными, можно использовать такие формы документов:

• Т-53 – бланк платежной ведомости, где указаны данные сотрудников и суммы к выплате;
• Т-49 – бланк расчетно-платежной ведомости, где есть данные ,как и в форме Т-53, но кроме этого еще содержится информация о начислениях заработной платы в разрезе штатных единиц;
• КО-2 – бланк расходного кассового ордера, который проводит саму выплату денежных средств.

Последний документ оформляется в любом случае для выдачи налички:

1. при небольшом количестве сотрудников лучше оформлять выдачу с заполнением РКО на каждого;
2. если штат довольно большой, то индивидуальные данные указываются в ведомостях на выплату зарплаты, а после получения составляется один общий РКО.

Это значительно упрощает выдачу тем кассирам и бухгалтерам, на предприятии которых работает не один десяток, а то и сотен сотрудников. Также возможность обобщения РКО уменьшает риск ошибки в кассовых документах.

Выплата зарплаты на банковские карты

Для выплаты зарплаты таким путем необходимо уточнить все нормы такого перечисления в коллективном и трудовом договорах. На сегодняшний день это один из наиболее часто применяемых способов оплаты.

Схема такого безналичного перечисление заработной платы включает несколько этапов:

1. заключение договора между ИП и банковским учреждением о выпуске и обслуживании зарплатных карт;
2. ИП оформляет платежное поручение на всю сумму заработной платы;
3. ИП формирует ведомость с указанием данных работников и положенных ему сумм;
4. банк распределяет суммы сотрудникам согласно ведомостям, сформированных предпринимателем.

Для осуществления перечислений на банковские карты необходимо соблюдать порядок выплаты заработной платы:

1. перечисления можно проводить только с согласия работника и на указанные им реквизиты;
2. сотрудник сам выбирает банковское учреждение, ИП может только предложить свои варианты;
3. для изменения банка для получения зарплаты сотруднику достаточно просто подать заявление об изменении реквизитов не позднее 5 дней до выплаты, чтобы успеть открыть счет ИП и сотруднику в новой финансовой организации.

Удержания

Все доходы частных лиц должны быть обложены налогами, как требуют законы РФ. Из общей суммы посчитать размеры удержаний несложно. Но вот каким путем вычисляются НДФЛ и страховые взносы, если зарплаты делится на две выплаты?

Даты совершения страховых взносов согласно законам об их оплате являются едиными для всех. Они не зависят от выдачи заработка на каждом конкретном ИП. Закон требует, чтобы удержания во внебюджетные фонды были оплачены до 15 числа следующего за месяцем выплаты. Страховые взносы в ФСС от профзаболеваний, а вместе с ними от несчастных случаев должны перечисляться в день перечисления средств в банк.

Согласно законам подоходный налог оплачивается в зависимости от формы выплаты:

• наличными средствами из доходов – на следующий день после выплаты зарплаты;
• наличными с текущего счета в банке – в день получения средств из банка;
• безналичным путем на банковские счета – в день перечисления денег на карты сотрудников.

Их несвоевременная оплата может также понести за собой штрафные санкции от налоговиков согласно законам.

Зарплатные средства работникам ИП - это не только основная цель сотрудников, но и способ предпринимателя обеспечить свою деятельность. Поэтому необходимо придерживаться всех правил ее выплаты согласно законам и ТК.

Елина Л. А.

Сроки уплаты НДФЛ, исчисленного и удержанного с зарплаты работников, зависят в числе прочего и от того, выплачивается ли зарплата наличными из кассы или перечисляется на банковские счета работников (на зарплатные карты).

Всем понятно, что важно не опоздать с перечислением налога в бюджет. Но торопиться с этим тоже не нужно. Ведь не так давно налоговая служба разъяснила, что сумма, перечисленная в бюджет в качестве НДФЛ в авансовом порядке (до удержания его из доходов физических лиц), на самом деле налогом не является . Таким образом:

перечислить НДФЛ позже установленного НК срока, то можно попасть на пени и 20%-й штраф ;

перечислить НДФЛ раньше срока, инспекторы могут счесть НДФЛ неуплаченным, а перечисленные деньги - ошибочно уплаченными. Причем зачесть их в счет уплаты своих долгов по НДФЛ может и не получиться. И тогда придется перечислять заново в бюджет НДФЛ, платить пени и штрафы. Ну или судиться, доказывая, что в бюджет вы перечислили не свои собственные средства, а все-таки НДФЛ работников, хотя и сделали это досрочно .

При выплате аванса НДФЛ не перечисляем

Днем получения зарплаты считается последний день месяца, за который она была начислена. Поэтому независимо от порядка выплаты зарплаты НДФЛ следует удерживать и перечислять в бюджет один раз при окончательном расчете дохода работника за весь месяц . До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным и не может быть исчислен . Следовательно, выплачивая работникам зарплату за первую половину месяца, не нужно удерживать и перечислять налог в бюджет.

Однако такой подход неудобен, если за первую половину месяца зарплата начисляется исходя из отработанного времени (как того требует Трудовой кодекс). Ведь если кто-то из работников во второй половине месяца не проработает ни дня (к примеру, заболеет или возьмет отпуск за свой счет) и зарплата за вторую половину месяца начислена ему не будет, то не с чего будет удерживать НДФЛ, исчисленный с зарплаты за первую половину месяца.

Поэтому есть несколько подходов, применяемых бухгалтерами.

Подход 1. Начислить за первую половину месяца зарплату, уменьшенную на сумму НДФЛ. Проводки по удержанию НДФЛ при начислении и выплате такого аванса не делают. Весь НДФЛ удерживается из зарплаты за вторую половину месяца (при окончательном расчете).

К примеру, оклад работника - 30 000 руб. (за вычетом НДФЛ на руки работник получает 26 100 руб.). В аванс ему начисляется 13 050 руб. (26 100 руб. / 2) проводкой по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 70 "Расчеты по оплате труда". Эта же сумма выплачивается работнику.

А при окончательном расчете за месяц начисляется 16 950 руб. (30 000 руб. - 13 050 руб.), из которых удерживается НДФЛ в сумме 3900 руб. (30 000 руб. х 13%). В последний день месяца делается проводка по дебету счета 70 и кредиту субсчета "Расчеты по НДФЛ" счета 68 "Расчеты с бюджетом по налогам и сборам". Работник получает на руки 13 050 руб. (16 950 руб. - 3900 руб.).

Таким вот немного кривоватым способом достигается результат, при котором работник получает примерно одинаковые суммы и в аванс, и в день окончательного расчета за месяц. И в то же время НДФЛ удерживается с зарплаты за вторую половину месяца и в нужный срок перечисляется в бюджет. Претензий не должно быть ни у работников, ни у налоговых инспекторов. А у бухгалтера всегда есть сумма, из которой можно удержать НДФЛ. Ведь даже если всю вторую половину месяца работник проболеет, то в конце месяца у него будут начисления, равные сумме НДФЛ с зарплаты за первую половину месяца.

Подход 2. За первую половину месяца начислить зарплату полностью, без ее виртуального уменьшения на сумму НДФЛ. Затем удержать налог, однако его в бюджет сразу перечислять не нужно: ведь мы помним, что по правилам НК требуется подождать окончательного расчета за месяц и тогда уже перечислить этот налог вместе с НДФЛ с зарплаты за вторую половину месяца.

В нашем примере:

- работнику за первую половину месяца будет начислено 15 000 руб., удержано 1950 руб. (15 000 руб. х 13%) - эта сумма будет числиться на счете 68-"Расчеты по НДФЛ" до конца месяца;

- на руки работник получает 13 050 руб.;

- за вторую половину месяца работнику будет начислено тоже 15 000 руб., удержано НДФЛ также 1950 руб.;

- при перечислении зарплаты за вторую половину месяца на банковскую карту работника в бюджет уплачивается НДФЛ в сумме 3900 руб.

Подход 3. По старинке (без учета современных требований Трудового кодекса) рассматривать выплаты работнику за месяц не как "зарплата за первую половину месяца + зарплата за вторую половину месяца", а как "аванс + окончательный расчет". Только учитывать, что сумма аванса должна зависеть от реально отработанного в первой половине месяца времени и "чистого" оклада (без НДФЛ). При таком подходе при выплате аванса вообще нет проводки по его начислению - есть лишь проводка на выплату по дебету счета 70 и кредиту счета 50 "Касса" или 51 "Расчетные счета". В нашем примере работнику выдан аванс в сумме 13 050 руб.

В бухучете до конца месяца числится долг за работником.

В конце месяца начисляется зарплата за весь месяц сразу в сумме 30 000 руб. и из нее единой суммой удерживается НДФЛ - 3900 руб. Он и перечисляется в бюджет в сроки, установленные НК.

Обратите внимание на то, что во всех трех подходах, которые мы рассмотрели, разная "начинка" - как отражается в бухучете начисление аванса и когда удерживается с него НДФЛ. Однако работник получает на руки одинаковые суммы и в бюджет НДФЛ уплачивается также в равных суммах и в одно и то же время - в установленный НК срок.

Второй подход более ориентирован на правила Трудового кодекса. Ведь по ТК мы должны выплачивать работнику зарплату два раза в месяц. И лишь для целей налогообложения доход у работника появляется один раз в месяц. Таким образом, при втором подходе удержание НДФЛ с зарплаты за первую половину месяца противоречит рекомендациям Минфина, однако вряд ли кто-то предъявит претензии организации.

Зарплата на банковскую карту - НДФЛ в бюджет

Когда зарплата перечисляется на банковские карты работников, казалось бы, все должно быть просто и понятно. Перечислить в бюджет НДФЛ надо в день выплаты зарплаты . Следовательно, платежку на уплату НДФЛ надо подать в банк одновременно с платежкой на перечисление зарплаты за вторую половину месяца.

Однако особенности зарплатного проекта могут внести коррективы в это правило. Часто бывает так, что для перечисления денег на зарплатные карты работников требуется:

- составить одну платежку на общую сумму выплат работникам - на ее основании деньги списываются с расчетного счета организации;

- предоставить в банк реестр на зачисление денежных средств - по данным такого реестра деньги зачисляются на лицевые счета работников (на их банковские карты).

И если в один и тот же день из-за технических особенностей банковской программы не удается совместить два этих действия, то возникает вопрос: что считать датой выплаты зарплаты и, соответственно, когда подавать в банк НДФЛ-платежку?

Рассмотрев эту ситуацию, Минфин логично рассудил, что в момент предоставления в банк общей платежки никакого дохода у работников не возникает, ведь деньги они не получили и не могли получить. Следовательно, перечислить в бюджет НДФЛ нужно в день зачисления денег на карточные счета работников .

Но контролировать процесс такого зачисления организация не в силах. Ведь в договоре с банком может быть указано, что деньги на банковские карты работников зачисляются не четко день в день, а, к примеру, в течение 3 дней. Однако инспекторам придется немало потрудиться, чтобы проверить дату зачисления денег на счета работников. Поэтому логично считать, что если деньги не вернулись на банковский счет организации, то работник их получил в тот же день, когда организация подала в банк "зарплатный" реестр. И именно с реестром вместе следует подать платежку на уплату НДФЛ.

Примечание. Упомянутые в статье Письма Минфина и ФНС можно найти: раздел "Финансовые и кадровые консультации" системы КонсультантПлюс

Сняли деньги с банковского счета на выплату зарплаты - перечислите НДФЛ

Теперь посмотрим, когда нужно платить НДФЛ, если зарплата выдается из кассы, для чего с банковского счета снимаются деньги. Для такого случая предусмотрено свое, особое правило удержания и перечисления налога. Его надо уплатить в бюджет не позднее дня получения в банке наличных на выдачу зарплаты, то есть платежку на уплату НДФЛ нужно подать в банк в тот же день, когда наличные сняты по чеку . Причем неважно, получат работники зарплату на руки в тот же день или нет.

А что делать, если работник не явился за зарплатой в дни ее выплаты? Не нужно ли в этом случае писать какие-либо заявления в инспекцию на возврат НДФЛ, а впоследствии заново платить его (в тот день, когда работник получит деньги) или делать какие-либо иные корректировки? На этот вопрос нам ответил специалист Минфина.

Из авторитетных источников

Стельмах Николай Николаевич - Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

"Когда деньги для выплаты зарплаты организация снимает с банковского счета, ей необходимо перечислить НДФЛ, удержанный с доходов работников . Если кто-то из работников не может получить зарплату из кассы в установленный организацией для этого срок - к примеру, по причине болезни, она депонируется (то есть считается полученной с отсрочкой). При этом возвращать НДФЛ из бюджета не требуется - Налоговый кодекс не содержит такого порядка. Вернувшись к работе после болезни, сотрудник получит из кассы сумму зарплаты за вычетом НДФЛ".

Как видим, тот факт, что зарплата работником получена позже, никак не влияет на расчеты организации с бюджетом. Кстати, суды также считают, что депонирование зарплаты не освобождает налогового агента от обязанности перечислить удержанный НДФЛ в бюджет . И если организация перечислит налог позже, чем нужно (к примеру, не в день снятия наличных с расчетного счета, а в день получения депонированной зарплаты работником), то ей грозят пени и штраф в размере 20% от суммы НДФЛ .

Однако из любого правила бывают исключения. Посмотрим, есть ли исключения из этого правила.

Из авторитетных источников

Стельмах Николай Николаевич, Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

"Если ситуация сложилась трагически, работник умер, то начисленные ему деньги должны быть выданы родственникам умершего.

Когда выплаты (в том числе и зарплата) начислены уже умершему работнику, то суммы, получаемые в порядке наследования (за исключением авторских вознаграждений), не облагаются НДФЛ . Следовательно, организация не должна исчислять НДФЛ с доходов, начисленных умершему работнику.

Если же зарплата работнику была начислена за отработанное время (а впоследствии он умер) и НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет при получении наличных в банке на выплату такой зарплаты, то при ее депонировании не требуется пересчитывать налог. Ведь НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет в порядке, установленном Налоговым кодексом. Никаких ошибок организация не допустила. Оснований для возврата налога из бюджета в этом случае нет, ведь налог может быть возвращен только по заявлению налогоплательщика (а поскольку работник умер, заявления от него быть не может) ".

Зарплата из выручки - НДФЛ в бюджет на следующий день

Работники могут получать зарплату в разные дни. К примеру, в локальном нормативном акте закреплено, что выплачивается зарплата до 7-го числа следующего месяца, и для каждого отдела установлен свой день: один отдел получает зарплату 5-го числа, другой - 6-го, третий - 7-го. Или же может оказаться так, что кто-то из работников не придет за зарплатой в установленный день. Как в таких ситуациях перечислять в бюджет НДФЛ? Очевидно, что одной платежкой на всех работников не обойтись. Чтобы соблюсти требования НК, налог придется перечислять в бюджет разными платежами в течение нескольких дней.

И еще одна особенность: в рассмотренной ситуации организация может перечислить НДФЛ в бюджет прямо в тот же день, в который выплатила зарплату из выручки. Дожидаться следующего дня необязательно. Инспекторы не сочтут, что в бюджет перечислен не налог, а что-либо иное (о чем мы рассказывали в начале статьи). Ведь на день удержания налога и перечисления его в бюджет доход работнику уже выплачен.

Как видим, проще всего перечислять зарплату на банковские зарплатные карты работников. И не только с точки зрения НДФЛ-учета, но и с организационной.

Письмо ФНС от 25.07.2014 N БС-4-11/14507@

Постановления ФАС СЗО от 10.12.2013 N А56-16143/2013; ФАС СКО от 18.11.2013 N А01-2289/2012

Письма Минфина от 03.07.2013 N 03-04-05/25494; ФНС от 26.05.2014 N БС-4-11/10126@

п. 2 ст. 223 НК РФ; Письмо Минфина от 10.07.2014 N 03-04-06/33737

п. 4 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 01.09.2014 N 03-04-06/43711

Постановление ФАС УО от 16.01.2014 N Ф09-13857/13

подп. 3 п. 3 ст. 44, п. 18 ст. 217 НК РФ; п. 1 ст. 1183 ГК РФ

п. 2 Указания ЦБ от 07.10.2013 N 3073-У

абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 10.07.2014 N 03-04-06/33737

Читайте также:

  
• Письма минфина по ндфл
  
• Сроки уплаты ндфл в этом году
  
• Если ндфл уплачен меньше чем начислено
  
• Ип на усн куда платить ндфл за работников 2021
  
• Материальная помощь студентам облагается ндфл