Возврат ндфл при отпуске авансом

Вопрос: Об НДФЛ и страховых взносах при увольнении работника в 2018 г., если организация не удерживает сумму излишне выплаченных отпускных за предоставленный авансом отпуск в 2017 г.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 26 июля 2018 г. N 03-15-06/52554

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение от 01.06.2018 по вопросу об уточнении базы для исчисления налога на доходы физических лиц и страховых взносов в случае увольнения работника в 2018 году и прощения ему задолженности по отпускным суммам в связи с предоставлением работнику в 2017 году отпуска авансом и сообщает.

Из запроса следует, что организация при увольнении работника в 2018 году приняла решение не удерживать с него всю сумму излишне выплаченных отпускных за отпуск, предоставленный в 2017 году авансом.

1. Налог на доходы физических лиц.

По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц доходов работника организации сообщаем, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 15.06.2012 N 82н, в Минфине России, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, по практике применения нормативных правовых актов Минфина России, по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Одновременно сообщаем, что даты фактического получения налогоплательщиками доходов в целях главы 23 "Налог на доходы физических лиц" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Налоговый кодекс) установлены статьей 223 Налогового кодекса.

2. Страховые взносы.

Согласно пункту 1 статьи 431 Налогового кодекса в течение расчетного периода по итогам каждого календарного месяца плательщики производят исчисление и уплату страховых взносов исходя из базы для исчисления страховых взносов с начала расчетного периода до окончания соответствующего календарного месяца и тарифов страховых взносов за вычетом сумм страховых взносов, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий календарный месяц включительно.

Таким образом, исчисление страховых взносов осуществляется плательщиком страховых взносов - организацией в том периоде, в котором были начислены выплаты.

Исходя из положений пунктов 1, 6 статьи 54 Налогового кодекса при обнаружении ошибок (искажений) в определении базы для исчисления страховых взносов, относящихся к прошлым расчетным (отчетным) периодам, в текущем расчетном (отчетном) периоде перерасчет базы для исчисления страховых взносов и суммы страховых взносов производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения).

При этом исходя из положений пунктов 1, 7 статьи 81 Налогового кодекса при обнаружении плательщиком страховых взносов в поданном им в налоговый орган расчете по страховым взносам факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате, плательщик страховых взносов обязан (а при обнаружении недостоверных сведений, а также ошибок, не приводящих к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате, - вправе) внести необходимые изменения в расчет по страховым взносам и представить в налоговый орган уточненный расчет по страховым взносам.

На основании данных положений обнаружение в текущем отчетном (расчетном) периоде необходимости удержать с работника при увольнении сумму излишне начисленных отпускных при предоставлении ему отпуска авансом в 2017 году не является обнаружением ошибки в определении базы для исчисления страховых взносов, поскольку в 2017 году база для исчисления страховых взносов определялась как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работника именно в этом периоде.

При этом, учитывая, что в текущем отчетном периоде организацией принято решение не удерживать с работника всю сумму оплаты за отпуск, предоставленный в 2017 году авансом, не произойдет изменений в сведениях о начисленных суммах страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, подлежащих отражению на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица - работника в прошлом расчетном периоде.

На основании изложенного за прошлые периоды в рассматриваемой ситуации перерасчет страховых взносов не производится и внесения изменений в расчет по страховым взносам не требуется.

На практике встречаются ситуации, когда работник увольняется, отгуляв отпуск, право на который он еще не полностью заработал. В этом случае бухгалтеру нужно определить, можно ли удержать суммы за неотработанные дни отпуска, пересчитать базы по НДФЛ и страховым взносам, отразить расчеты с работником в целях налогообложения прибыли. Чтобы при решении этих вопросов не возникло трудностей, мы привели пошаговые инструкции для различных вариантов, которые могут возникать при увольнении.

Работникам гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого должна быть не менее 28 календарных дней (ст. 114, 115 ТК РФ). Он дается не за календарный, а за рабочий год. Это следует из формулировок ст. 124 и 137 ТК РФ и подтверждается письмом Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1. Рабочий год составляет 12 месяцев и исчисляется со дня поступления на работу к конкретному работодателю. Например, сотрудник принят на работу 1 сентября 2015 г. Первый рабочий год для него будет с 1 сентября 2015 г. по 31 августа 2016 г., второй — с 1 сентября 2016 г. по 31 августа 2017 г. и т.д.

На каждый месяц работы приходится 2,33 дня оплачиваемого отпуска (28 дней: 12 месяцев). Но обычно сотрудники уходят в отпуск раньше, чем полностью заработали право на него. Так, отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). Но на этот момент сотрудник заработал право только на 14 дней отпуска. Отпуска за второй и последующие годы работы могут предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Следовательно, возможны ситуации, когда работник уходит в отпуск за очередной рабочий год, вообще еще не заработав ни одного отпускного дня.

Пример 1

Сотрудник устроился на работу 3 октября 2016 г. Первый рабочий год для него закончился 2 октября 2017 г.

С 5 октября 2017 г. он уходит в отпуск за второй рабочий год. В этом случае все дни этого отпуска будут неотработанными. Ведь для того чтобы заработать хотя бы один день, ему нужно отработать во втором рабочем году полмесяца. А он отработал только два дня (с 3 по 4 октября 2017 г.).

Перерасчет отпуска при увольнении

Первое, что должен сделать бухгалтер при увольнении работника, — это проверить все дни его отпусков, чтобы определить, есть ли у него неотработанные дни.

Для этого нужно посчитать:

сколько лет и месяцев сотрудник работал в компании. При этом последний месяц считается как полный, если он отработан наполовину и более. Если же он отработан менее чем наполовину, месяц в расчете не учитывается (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169);

количество дней отпуска, полагающихся сотруднику за все время его работы в компании (заработанный отпуск);

количество дней отпуска, которые работник отгулял за все время работы в компании.

Далее нужно сравнить количество использованных дней отпуска с числом заработанных дней.

Пример 2

Сотрудник увольняется 27 февраля 2018 г. Он был принят на работу 10 октября 2016 г. За это время он отгулял два отпуска по 28 дней каждый.

1. На момент увольнения сотрудник проработал в компании один год (с 10 октября 2016 г. по 9 октября 2017 г.), четыре месяца (с 10 октября 2017 г. по 9 февраля 2018 г.) и 18 дней (с 10 по 27 февраля 2018 г.). Поскольку последний месяц отработан более чем наполовину (18 дней), он считается как полный. Следовательно, период работы сотрудника в компании один год и пять месяцев.

2. За год работы положен отпуск 28 дней, а за пять месяцев — 12 дней (28 дней : 12 месяцев х 5 месяцев). Таким образом, сотрудник за все время работы заработал 40 дней отпуска (28 дней + 12 дней).

3. Количество отгулянных дней отпуска составляет 56 дней.

4. Число неотработанных дней отпуска равно 16 (56 дней – 40 дней).

Удержание за неотработанные дни отпуска

Если работник на момент увольнения отгулял больше дней, чем заработал, компания вправе удержать излишние отпускные из сумм, причитающихся работнику при увольнении (ст. 137 ТК РФ). При этом размер удержаний не может превышать 20% от выплачиваемых сумм (ст. 138 ТК РФ). Согласно разъяснениям Минздравсоцразвития России, данным в письме от 16.11.2011 № 22-2-4852, удержание осуществляется из суммы, получаемой работником на руки, за минусом НДФЛ.

Обратите внимание: если задолженность работника по неотработанным отпускным составит более 20% выплачиваемой ему суммы, компания не может обязать работника возвратить сумму превышения.

Дело в том, что, исходя из положений ст. 114 и 139 ТК РФ, отпускные представляют собой среднюю зарплату работника. А статьей ст. 137 ТК РФ установлен запрет на взыскание излишне выплаченной работнику зарплаты, за исключением, в частности, счетной ошибки. Таковой считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Но поскольку отпускные (в том числе и за неотработанные дни отпуска) компания рассчитала правильно, ни о какой счетной ошибке речи идти не может.

Таким образом, компания не может принудить работника возвратить излишне выплаченные ему суммы. Суды это подтверждают. Так, Верховный суд РФ в Определении от 12.09.2014 № 74-КГ14-3 указал, что нормы трудового и гражданского права не содержат оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Аналогичный вывод содержится в определениях Верховного суда РФ от 29.08.2014 № 70-КГ14-4, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, от 25.10.2013 № 69-КГ13-6.

При увольнении работника возможны следующие варианты:

суммы выплат хватает для проведения удержания за неотработанные дни отпуска;

размер выплат не позволяет произвести удержание полностью, но работник добровольно возвращает долг;

размер выплат не позволяет произвести удержание, и работник отказывается возвращать долг.

Рассмотрим, какие последствия по НДФЛ, страховым взносам и налогу на прибыль повлекут эти варианты.

Вариант 1: размера выплат хватает для удержания

Работник ушел в очередной отпуск. Ему были начислены отпускные в размере 60 000 руб. Через некоторое время в этом же налоговом (расчетном) периоде он увольняется. Сумма начислений работнику при увольнении равна 70 000 руб. Оплата за неотработанные дни отпуска — 10 000 руб. Для упрощения примера будем считать, что никаких других доходов работник не имел и никакие вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Сначала определим, можно ли удержать всю сумму за неотработанные дни отпуска из выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Причитающаяся работнику сумма при увольнении за минусом НДФЛ составляет 60 900 руб. (70 000 руб. – 70 000 руб. х 13%). Максимально возможный размер удержания с этой суммы — 12 180 руб. (60 900 руб. х 20%). В нашем случае удержать нужно 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%). Таким образом, размера выплат работнику хватает для удержания всей суммы. В итоге работник на руки получит 52 200 руб.

Исчисление сумм НДФЛ с доходов, полученных работником, производится компанией нарастающим итогом с начала календарного года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). При выплате отпускных (в том числе и за неотработанные дни отпуска) работник получил доход в сумме 60 000 руб., и компания на основании п. 4 ст. 226 НК РФ правомерно удержала с него НДФЛ в размере 7800 руб. (60 000 руб. х 13%).

При увольнении часть этого дохода, приходящаяся на неотработанные дни отпуска, удерживается из причитающейся ему выплаты (то есть фактически осуществляется возврат части отпускных). В письме от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 Минфин России разъяснил, что, если работник возвращает работодателю ранее выплаченные отпускные, такие суммы не будут признаваться доходом работника. Соответственно, нужно скорректировать налоговую базу по НДФЛ за налоговый период по данному работнику. При этом у налогового агента образуется переплата НДФЛ. Данные разъяснения финансистов были доведены до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@.

Обратите внимание: вышеуказанную переплату налоговый агент не вправе зачесть в счет будущих платежей НДФЛ, а может только вернуть (письмо ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Дело в том, что уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ). Следовательно, перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму налога, фактически удержанного из доходов физических лиц, не является уплатой НДФЛ. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет.

При увольнении работнику начислен доход в размере 70 000 руб., НДФЛ с которого составляет 9100 руб. (70 000 руб. х 13%). Этот налог компания должна перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Из-за произведенного пересчета отпускных сумма дохода, полученного работником в периоде их выплаты, уменьшилась. Положения п. 6 ст. 81 НК РФ обязывают налогового агента представить уточненный расчет 6-НДФЛ, если в ранее сданном расчете выявлены искажения, а также ошибки, приводящие к занижению или завышению суммы налога. В нашем случае сумма налога, подлежащего перечислению в бюджет за период начисления отпускных, оказалась завышенной. Следовательно, компания должна сдать за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ.

Страховые взносы

Базу для страховых взносов формируют выплаты и вознаграждения, начисленные в пользу физического лица с начала календарного года (п. 1 ст. 421 НК РФ). В нашем примере в периоде начисления отпускных эта база составляла 60 000 руб. При увольнении работника в связи с удержанием за неотработанные дни отпуска сумма ранее начисленных отпускных была уменьшена и составила 50 000 руб. (60 000 руб. – 10 000 руб.). Кроме того, ему были начислены выплаты в размере 70 000 руб. Таким образом, в периоде увольнения база для исчисления страховых взносов равна 120 000 руб. (50 000 руб. + 70 000 руб.). Исходя из этой величины, в месяце увольнения компания рассчитывает страховые взносы, подлежащие уплате, за минусом сумм страховых взносов за прошлые месяцы года (п. 1 ст. 431 НК РФ).

Обратите внимание, что в рассматриваемой ситуации корректировать базу в периоде начисления отпускных не нужно. Ведь компания при их расчете действовала в соответствии с требованиями законодательства и не допустила никаких ошибок и искажений. Соответственно, она не должна представлять уточненный расчет по страховым взносам за этот период. Это подтверждается разъяснениями, данными в письме Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19. И хотя они давались в период, когда порядок исчисления страховых взносов регулировался положениями Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, на наш взгляд, они применимы и сейчас. Дело в том, что порядок исчисления страховых вносов, предусмотренный главой 34 НК РФ, аналогичен тому, который был установлен вышеуказанным законом.

Отметим, что есть письма ФНС России от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479, от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@, в которых налоговики говорят о необходимости представления уточненного расчета по страховым взносам при удержании за неотработанные дни отпуска. Но речь в них идет о ситуации, когда из-за удержания в расчете появляются отрицательные значения. О том, когда это происходит, мы расскажем ниже.

Налог на прибыль

Отпускные учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/1/43097). Поскольку они были начислены в соответствии с требованиями законодательства, вся их сумма (в том числе и выданная авансом за неотработанные дни отпуска) правомерно включена в расходы отчетного периода, в котором работник находился в отпуске. Значит, никаких ошибок и искажений налоговой базы этого периода компания не допустила. Поэтому корректировок в связи с последующим удержанием излишне выплаченных отпускных проводить не нужно.

Операция по удержанию относится к периоду увольнения работника. Ее результатом является поступление денежных средств работника в собственность компании. То есть она получает доход. Поскольку он не связан с реализацией, его нужно учесть в составе внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ.

Так же считают финансисты и налоговики (письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@). При этом они указывают, что в доходы нужно включить ту сумму, которая ранее была учена в расходах. Таким образом, на дату удержания компания учитывает излишне начисленные отпускные в размере 10 000 руб. в составе внереализационных доходов.

Вариант 2: работник возвращает долг

Изменим условия нашего примера. Выплаты работнику при увольнении равны 10 000 руб., а отпускные за неотработанные дни отпуска — 20 000 руб. Общая сумма отпускных, выплаченных работнику, — 60 000 руб.

В такой ситуации сумма на руки составит 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%), и удержать из нее компания может только 1740 руб. (8700 руб. х 20%). Соответственно, за работником остается долг в размере 15 660 руб. (20 000 руб. – 20 000 руб. х 13% – 1740 руб.). Работник добровольно согласился вернуть долг.

Все сказанное выше в отношении удержанных сумм отпускных за неотработанные дни справедливо и для ситуации, когда работник добровольно возвращает долг. То есть компания должна провести корректировку отпускных в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ.

Страховые взносы

В периоде начисления отпускных база для страховых взносов была равна 60 000 руб. С нее были начислены взносы в общей сумме 18 000 руб. После пересчета в периоде увольнения база для начисления страховых взносов равна 50 000 руб. (60 000 руб. – 20 000 руб. + 10 000 руб.). Страховые взносы с нее составят 15 000 руб.

Как видите, размер страховых взносов и базы уменьшился. Соответственно, у компании образуется переплата по взносам, которая засчитывается в счет будущих платежей по соответствующим страховым взносам (п. 1.1 ст. 78 НК РФ).

Уменьшение базы и суммы страховых взносов повлечет за собой необходимость представления уточненного расчета по страховым взносам за период начисления отпускных. Объясняется это следующим образом. В разделе 3 расчета приводятся персонифицированные сведения о застрахованных лицах. В их состав входят данные о начисленных выплатах и страховых взносах за последние три месяца расчетного (отчетного) периода. Поскольку эти величины уменьшились, в расчете за период увольнения появятся отрицательные значения:

по базе: 50 000 руб. – 60 000 руб. = –10 000 руб.;

по взносам: 15 000 руб. – 18 000 руб. = –3000 руб.

Но порядком заполнения расчета (утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) указание отрицательных значений в расчете не предусмотрено. Кроме того, сведения из расчета налоговики направляют в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (п. 1 ст. 11.1 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). И если эти сведения нельзя учесть на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, они возвращаются назад налоговикам (п. 2 ст. 11.1 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). В письме от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@ ФНС России указала, что одной из причин отказа в приеме сведений органами ПФР является указание в них отрицательных значений. Такие данные не могут отражаться на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования, поскольку это может нарушать их права. В связи с этим налоговым органам на местах дано указание требовать в таких случаях с плательщиков страховых взносов представления уточненного расчета.

Итак, в нашем примере компании нужно будет представить уточненный расчет за период начисления отпускных, в котором надо отразить скорректированные суммы отпускных и страховых взносов.

Налог на прибыль

Последствия по налогу на прибыль будут точно такими же, как и в первом варианте. Возвращенные работником деньги в день их поступления компания включает в состав внереализационных доходов.

Вариант 3: работник долг не возвращает

Воспользуемся условиями примера для предыдущего варианта. Единственное отличие — долг в размере 15 660 руб. работник вернуть отказался. Компания этот долг списывает.

НДФЛ и страховые взносы

По НДФЛ никаких последствий не будет. Это подтвердил Минфин России в письме от 26.12.2017 № 03-04-06/86736. Финансисты указали, что при списании организацией задолженности дополнительной экономической выгоды помимо самой излишне выплаченной заработной платы бывший работник не получает. С этой зарплаты был удержан НДФЛ.

Таким образом, никаких дополнительных налоговых обязательств у бывшего работника и у организации как налогового агента в связи со списанием невозвращенного долга по зарплате не возникает.

Отметим, что ранее специалисты финансового ведомства считали, что при списании долга у работника появляется экономическая выгода в виде суммы не возвращенной им задолженности и, соответственно, доход, подлежащий обложению НДФЛ по ставке 13% (письмо от 17.06.2014 № 03-04-06/28915).

По страховым взносам тоже никаких последствий не будет. Поскольку отпускные за неотработанные дни были выплачены работнику, компания правомерно начислила на них страховые вносы. А так как работник эту выплату не возвращает, оснований для корректировки базы по страховым взносам нет.

Налог на прибыль

Как уже было сказано, в периоде выплаты отпускных компания правомерно включила всю их сумму в расходы на оплату труда. И если работник возвращал долг и у компании в связи с этим возникал внереализационный доход, оснований для исключения суммы отпускных за неотработанные дни из состава расходов не было.

Но если работник долг не возвращает, понесенные компанией затраты на оплату неотработанных дней отпуска перестают отвечать критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Ведь они становятся не направленными на получение дохода. А значит, сумму невозвращенного долга нужно исключить из состава расходов на оплату труда периода начисления отпускных. Налоговики это подтверждают (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148, от 17.04.2006 № 21-07/30342@).

Обратите внимание: исключать из расходов страховые взносы, начисленные на невозвращенные суммы отпускных за неотработанные дни, не нужно. В своих письмах Минфин России неоднократно разъяснял, что ст. 270 НК РФ не содержит запрета на учет в расходах страховых взносов, начисленных на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях главы 25 НК РФ (письма от 21.10.2016 № 03-03-06/1/61454, от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634, от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562).

Поскольку сумма расходов, учтенных в периоде начисления отпускных, уменьшится, это приведет к необходимости доплаты налога на прибыль. Соответственно, компания должна будет представить уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот период (п. 1 ст. 81 НК РФ).

В организации участились случаи, когда работникам предоставляется отпуск авансом, после чего они увольняются. Как производить удержания? Возможно ли перед предоставлением отпуска авансом брать с работника письменное согласие, что при увольнении работника из выплачиваемых ему сумм работодатель может произвести удержание за все неотработанные дни отпуска? Если нет, то как отказать работнику в предоставлении отпуска авансом по графику отпусков?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В данном случае работодатель не вправе удержать свыше 20% заработной платы, причитающейся работнику. Соглашение или другой документ, в котором будет зафиксировано обязательство работника вернуть работодателю остальную часть задолженности по отпускным, не имеет смысла, так как правовых последствий такой документ нести не может.

Работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком.

Обоснование позиции:

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). При этом закон не допускает возможности предоставлять ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительные оплачиваемые отпуска (кроме отпуска за работу во вредных или опасных условиях) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 23.06.2006 N 947-6). Поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудник, отгулявший отпуск, увольняется до того, как приобрел необходимый для такого отпуска стаж.

Работодатель вправе произвести удержание при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 части первой ст. 77 или п. 1, 2 или 4 части первой ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ (абзац пятый части второй ст. 137 ТК РФ).

Как мы поняли из вопроса, в приведенной ситуации основания увольнения работников к таким основаниям не относятся. Значит, при расторжении договора работодатель вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска.

Есть мнение, что установленные ст. 138 ТК РФ ограничения удержания из заработной платы работника применяются при систематических (ежемесячных) выплатах заработной платы, а не в случае окончательного расчета между работником и работодателем в связи с прекращением трудовых отношений. Поэтому сумма, которую работодатель вправе удержать с работника за неотработанные дни отпуска при увольнении, ограничена только самой суммой выплат при увольнении (смотрите, например, определение Верховного Суда Республики Хакасия от 16.10.2018 N 33-2690/2018, определения Нижегородского облсуда от 05.06.2018 N 33-6524/2018, Волгоградского облсуда от 26.04.2018 N 33-6322/2018, Верховного Суда Республики Крым от 29.03.2017 N 33-2022/2017, Суда ЯНАО от 16.03.2017 N 33-569/2017, Курганского облсуда от 21.02.2017 N 33-698/2017, Верховного Суда Республики Мордовия от 26.07.2016 N 33-1776/2016).

Мы же придерживаемся позиции, что установленные статьей 138 ТК РФ ограничения распространяются и на сумму окончательного расчета при увольнении. Иными словами, работодатель не вправе удержать из последней выплаты всю сумму задолженности перед ним, если она превышает 20% причитающейся суммы. Аналогичные разъяснения содержат письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142 и консультации с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ" (смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 ). Примеры такого подхода имеются и в судебной практике (смотрите, например, определения Свердловского облсуда от 09.10.2018 N 33-17887/2018, Суда ХМАО от 20.02.2018 N 33-1346/2018, Ярославского облсуда от 11.05.2017 N 33-3207/2017, Суда Еврейской автономной области от 03.06.2016 N 33-345/2016, Пензенского облсуда от 20.12.2011 N 33-3297).

Таким образом, на наш взгляд, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При этом превысить этот размер работодатель не вправе даже с согласия работника (смотрите также вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). В ситуации, если начисленных сотруднику при увольнении сумм недостаточно для полного погашения задолженности или ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не позволяют полностью погасить задолженность, то оставшуюся часть работник может добровольно возвратить путем внесения в кассу работодателя или перечислить на его расчетный счет.

Если же работник откажется от добровольного возмещения отпускных, то задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит. К такому выводу пришел Верховный Суд РФ в определении от 25.10.2013 N 69-КГ13-6. Это определение включено в Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2013 г. (п. 5 раздела "Судебная практика по гражданским делам")*(1).

Раньше у работодателя был шанс взыскать с работника сумму за неотработанные дни отпуска, поскольку вопрос являлся спорным и иногда суды удовлетворяли подобные иски (смотрите, например, определение Новгородского областного суда от 07.08.2013 N 33-1145/2013; определение Кировского областного суда от 11.07.2013 N 33-2465/2013).

Теперь рассчитывать на это не приходится. Поскольку вывод о невозможности взыскания с уволенного работника отпускных, выплаченных за неотработанные дни отпуска, включен в обзор судебной практики Верховного Суда РФ, он является обязательным для всех судов общей юрисдикции.

Если работник дал письменное обязательство, что в случае увольнения в течение определенного срока вернет работодателю денежные средства, полученные за использованный авансом отпуск, но принятую на себя обязанность не исполнил, взыскать отпускные в судебном порядке все равно не получится. Наличие каких-либо соглашений между работником и работодателем по поводу добровольного возврата излишне выплаченных сумм не указано в законе в качестве самостоятельного основания для их принудительного взыскания (определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18).

В отношении предоставления отпуска "авансом" отметим следующее. Как следует из частей первой и четвертой ст. 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно; отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Из данных норм следует, что в каждом рабочем году должен предоставляться один отпуск за этот рабочий год.

Возможности предоставления отпуска авансом, то есть до начала того рабочего года, за который он положен, трудовое законодательство не предусматривает (смотрите определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 N 33-10206/2017, решение Новоильинского районного суда г. Новокузнецка Кемеровской области от 22.03.2017 N 2-325/2017, решение Октябрьского районного суда г. Ростова-на-Дону Ростовской области от 27.07.2016 N 2-4793/2016, определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.12.2012 N 33-16777/2012, определение Нижегородского областного суда от 17.08.2010 N 33-7171, а также вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

По смыслу ст. 122 и ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован, как правило, в течение текущего рабочего года. То есть отпуск за конкретный рабочий год должен быть предоставлен либо в текущем рабочем году, либо (в исключительных случаях) в следующем, но не может быть предоставлен до начала того рабочего года, за который он положен*(2).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ).

При этом трудовое законодательство не содержит нормы, устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти работники не относятся к категориям лиц, имеющим право на предоставление отпуска в удобное для них время или в конкретные сроки*(3).

Соответственно, при составлении графика отпусков необходимо соблюсти условие, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск работнику был предоставлен в текущем рабочем году, при этом работодатель вправе планировать предоставление отпусков с учетом отработанного работниками в этом рабочем году времени.

Составленный и утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (часть вторая ст. 123 ТК РФ). Поэтому работник должен уйти в отпуск именно в сроки, установленные графиком. Работодатель, в свою очередь, не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком, или в одностороннем порядке без согласования с работником менять уже запланированную графиком дату предоставления отпуска, в том числе ссылаясь на производственную необходимость (смотрите, например, определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 N 33-1928/2015).

В то же время закон не запрещает изменять установленное графиком время использования отпуска, если стороны достигнут соответствующей договоренности (определение Московского городского суда от 26.03.2015 N 33-5833/15).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

26 сентября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Позиция суда основана на том, что действующее законодательство не содержит оснований для взыскания в судебном порядке задолженности за неотработанные дни отпуска. Согласно части четвертой ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки, если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое, если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. В силу же п. 3 ст. 1109 ГК РФ не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения не только заработная плата, но и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. Эти положения закона согласуются с нормами международного права и содержат исчерпывающий перечень случаев, когда допускается взыскание с работника излишне выплаченной заработной платы.

*(2) Первый рабочий год начинается в день приема сотрудника на работу и заканчивается по прошествии 12 месяцев, которые включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ, смотрите также письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0). Затем каждые следующие 12 месяцев, включаемых в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск ("отпускной" стаж), образуют новый рабочий год. В случае если в течение рабочего года у работника имеются периоды, перечисленные в части второй ст. 121 ТК РФ, то есть периоды, не включаемые в отпускной стаж, окончание этого рабочего года "сдвигается" на количество дней, не входящих в отпускной стаж.

*(3) Трудовое законодательство не содержит и норм, позволяющих работодателю предоставлять ежегодный отпуск (кроме дополнительного отпуска за работу во вредных или опасных условиях - часть третья ст. 121 ТК РФ) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

Читайте также:

  
• Как распечатать декларацию 3 ндфл с двух сторон или с одной
  
• В 1 с нет формы 1 ндфл
  
• Недоимка по ндфл проводки в 1с
  
• Возмещение ндфл за юридические услуги
  
• Алгоритм исчисления ндфл агентом