Схема документооборота по ндфл

Опубликовано: 30.04.2024

Что понимается под словосочетанием «формальный документооборот»? Как определить, что компания имеет его признаки, и что делать добросовестному предпринимателю, если в его компании нашли признаки такого документооборота? На эти и другие вопросы по просьбе журнала «Расчет» ответила Надежда Галкина, бухгалтер компании Acsour.

На протяжении многих лет налоговые органы ведут борьбу с компаниями, уклоняющимися от уплаты налогов. После выявления и принятия ревизорами мер против одной схемы недобросовестные коммерсанты придумывают новые. Одним из распространенных в последние годы способов умышленного сокращения фискальных отчислений, уплачиваемых компанией, является ведение формального документооборота. Расскажем, что означает этот термин.

Что это такое?

Прежде чем приступить к рассмотрению такой схемы, как ведение «формального документооборота», стоит более подробно ознакомиться с понятием «налоговая выгода».

Под налоговой выгодой понимается уменьшение размера фискальной обязанности бизнеса. Сократить размер отчислений можно путем уменьшения налогооблагаемой базы или путем получения налогового вычета или льготы. Размер уплачиваемых налогов будет меньше, если предприятие будет применять и более низкую налоговую ставку либо получит право на возврат (зачет) или возмещение налога из бюджета.

Соответственно, необоснованная налоговая выгода возникает, когда компания снижает налоговую нагрузку без реальных оснований, с помощью подложных документов и фиктивных операций. Формальный документооборот дает возможность фирме получить такие преференции. Формальным называют документооборот, не подтвержденный реальными хозяйственными операциями и созданный для получения необоснованной налоговой выгоды.

Признаки формального документооборота

Для того чтобы не вызывать подозрений у контролирующих органов, компаниям стоит проверять себя на предмет наличия признаков формального документооборота. Ниже перечислены «симптомы», указывающие на искусственное сокращение размера налоговых отчислений бизнеса:

создание организации незадолго до совершения хозяйственной операции;
взаимозависимость участников сделок;
неритмичный характер хозяйственных операций;
нарушение налогового законодательства в прошлом;
разовый характер сделок;
осуществление операции не по месту нахождения предприятия;
осуществление расчетов с использованием одного банка;
осуществление транзитных платежей между участниками взаимосвязанных хозяйственных операций;
использование посредников при осуществлении хозяйственных операций.

Стоит заметить, что наличие одного из перечисленных признаков не обязательно означает злой умысел и правонарушение. Для вынесения заключения об использовании компанией «агрессивной» схемы оптимизации налогообложения, такой как формальный документооборот, необходимо изучение каждого конкретного случая проверяющими органами в отдельности

Регулирующее законодательство

Как таковой установленной законодательной базы, закрепляющей формальный документооборот, не существует. Рассмотреть данное понятие с правовой стороны возможно через необоснованную налоговую выгоду. Основными законодательными актами, регулирующими понятие «необоснованная налоговая выгода» и схемы ее получения, в том числе формальный документооборот, являются Постановление Пленума ВС РФ от 21 декабря 2017 года № 53 и статья 54.1 НК РФ.

В последнем установлено, что компании не имеют права уменьшать свою налоговую базу и сумму подлежащего уплате в бюджет налога путем искажения сведений о хозяйственной жизни организации и ее процессах. Указанная статья НК РФ препятствует созданию налоговых схем, направленных на незаконное уменьшение фискальных обязательств, в том числе путем неучета объектов налогообложения, неправомерно заявленных льгот и использования иной налоговой выгоды, предусмотренной законом.

Обратите внимание: норма имеет распространение и на прошедшие налоговые периоды, а именно на три года, предшествующих проверке. При назначении выездного контрольного мероприятия в 2020 году может быть также проверен и налоговый период за 2017 год (ст. 89 НК РФ, Определение КС РФ от 29 мая 2018 г. № 1152-О).

Помимо вышеперечисленных документов, существует множество судебных постановлений по делам, связанным с формальным документооборотом, и писем-разъяснений проверяющих органов.

Признан формальным

Компания, уличенная в использовании схемы формального документооборота для получения необоснованной налоговой выгоды, будет вынуждена оплатить доначисленные проверяющими органами налоги, штрафы и пени. Часто подобные доплаты выше, чем выгода, полученная от проведения налоговых махинаций. Начисление штрафов и пени в таком случае производится в соответствии со статьей 122 НК РФ, а именно размер доплаты составит 40 процентов от неуплаченной суммы налога.

По причине того, что на принятие решения о признании документооборота формальным влияет человеческий фактор, вероятность ошибки или неверной трактовки фактов существует. В случае, если документооборот компании признан формальным, однако предприятие с таким мнением не согласно, возможно доказать свою невиновность, подав жалобу в кассационный суд.

Предотвратить признание

Чтобы документооборот организации не был признан формальным, необходимо помнить о некоторых простых правилах.

Итак, каждая планируемая сделка должна быть проанализирована с точки зрения получения прибыли, учитывая различные потенциальные риски. Еще до подписания документов с контрагентом необходимо принять все возможные меры, минимизирующие негативные последствия в будущем.

Важно учитывать, что положения Налогового кодекса РФ, а именно статья 54.1, не ограничивают само право налогоплательщиков проводить свои хозяйственные операции так, чтобы фискальные последствия были минимальными, однако в избранном компанией варианте операции не должно присутствовать признака искусственности, лишенной хозяйственного смысла. Кроме того, инспекторы не вправе настаивать на том, что компания должна была выбрать тот или иной вариант построения хозяйственной деятельности. Такие решения – исключительно прерогатива организации и ее руководства

Система налоговой безопасности призвана отвечать современным вызовам и тенденциям проверок, осуществляемых налоговыми и правоохранительными органами. Компании должны сделать упор на работу по предупреждению наступления негативных последствий, давать своевременную оценку рисков и прорабатывать варианты наступления правовых последствий с учетом действующего законодательства и судебной практики.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Способы организации
Системы ведения ЭДО
CRM- системы
График документооборота

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

Сотрудники.
Руководитель.
Другие пользователи извне по необходимости или требованию закона, при этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом.

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

Покупатели (клиенты).
Государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, Ростехнадзор и т.д.).
Поставщики.
Учредители (участники, акционеры и т.п.).
Банки.
Инвесторы.
Заинтересованные физические и юридические лица (например, потенциальные клиенты или кредиторы).

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.

Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.

Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумажные документы, пока это наиболее часто встречающийся вариант.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

CRM- системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM -системы.

Используют CRM обычно сотрудники call -центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
Получение оплаты.
Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

График документооборота

Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.

Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.

Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).

Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.

В описанных выше CRM -системах часто устанавливаются настройки времени на каждое действие. Например, для связи с клиентом после оформления им заявки на сайте дается 15 минут, на выставление счета после согласования условий – 10 минут, на выполнение работы или поставку –2 дня, на выставление закрывающих документов – 1 день. Это тоже своеобразный график, причем строго контролируемый. Не успел сделать что-то вовремя, информация тут же попадет к старшему менеджеру или руководителю отдела – придется объясняться.

В чем поможет график:

Проконтролировать исполнителей в части составления и передачи документов.
Выявить ответственного (возможно материально) в случае нарушения сроков.
При необходимости в соответствии с положением о премировании начислить (или нет) премию.
Заставить сотрудников более организованно подходить к работе, ставить себе определенные цели.
Найти систематические нарушения и выявить их причину (например, некомпетентного сотрудника).
Определить нагрузку по обработке документов на определенных участках учета

Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.

Дата публикации: 05.02.2021

Дата изменения: 05.02.2021

Прикрепленный файл: docx, 33.17 кБ

Проект

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
«Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Общие положения

1. Настоящий федеральный стандарт бухгалтерского учета (далее – Стандарт) устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы.

2. Для целей настоящего Стандарта:

а) под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета;

б) под документооборотом в бухгалтерском учете понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления или получения до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отправки, помещения в архив).

Требования к документам бухгалтерского учета

3. Документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом «О бухгалтерском учете», а также настоящим Стандартом.

4. Документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке, за исключением случаев, установленных настоящим Стандартом.

Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык, за исключением случаев, установленных настоящим Стандартом.

5. В случае если законодательство или правила страны - места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, то такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. При этом регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

6. Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся в рублях независимо от фактической валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности экономическим субъектом.

Записи в регистрах бухгалтерского учета по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, одновременно производятся в такой валюте и в рублях, если иное не установлено федеральными стандартами бухгалтерского учета.

7. При указании реквизитов, предусмотренных частью 2 статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (далее - обязательные реквизиты), в первичном учетном документе:

а) в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами) ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события;

б) в случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, в первичном учетном документе указывается информация о дате совершения факта хозяйственной жизни;

в) в случае включения обязательных реквизитов в первичный учетный документ на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (оправдательный документ), в первичном учетном документе указывается информация, позволяющая идентифицировать соответствующий оправдательный документ.

8. При создании экономическим субъектом первичных учетных документов допускается:

а) оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;

б) оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (например, начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (например, поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал, др.), определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, при условии обязательного их составления на отчетную дату;

в) использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные в процессе деятельности экономического субъекта для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом и т.п. (например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет), при условии, что указанные документы содержат все установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также иную информацию о факте хозяйственной жизни, необходимую для регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета.

9. Система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, должна обеспечивать:

а) полноту информации, т.е. получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;

б) отражение объектов бухгалтерского учета в хронологической последовательности (хронологическая запись) и систематическое накапливание информации о них на счетах бухгалтерского учета (систематическая запись);

в) ведение бухгалтерского учета на синтетических счетах (синтетический учет) и аналитических счетах (аналитический учет);

г) системность информации, т.е. взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;

д) обоснованность учетных записей, т.е. соответствие данным первичных учетных документов;

е) достоверность информации, т.е. безошибочность получения информации в соответствии с методологией учета и отчетности;

ж) своевременность информации;

з) юридическую значимость учетных записей.

10. Правильность отражения объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

11. Экономический субъект вправе включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополнительные к обязательным реквизитам, установленным Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

12. Записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами (в частности, краской, чернилами, шариковой ручкой), обеспечивающими сохранность этих записей в течение установленного срока хранения их. При создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом).

13. При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.

14. При принятии к бухгалтерскому учету первичных учетных документов должны применяться средства, исключающие возможность повторного использования этих первичных учетных документов после принятия к бухгалтерскому учету.

15. Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта с учетом законодательства Российской Федерации.

16. Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации установлено требование использования определенного вида электронной подписи.

Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия.

Исправление документов бухгалтерского учета

17. Допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом с учетом законодательства Российской Федерации, требований настоящего Стандарта, за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством Российской Федерации или установленными в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено.

18. Исправление в документе бухгалтерского учета производится таким образом, чтобы были ясны правильные и неправильные данные. Оно должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, внесших это исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

19. Допускается исправление документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

20. Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания неправильного текста или суммы и указания правильного текста или суммы над зачеркнутым. Зачеркивание производится тонкой чертой таким образом, чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму. Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, в котором произведено исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Исправления в виде подчисток (замазывания, стирания, т.п.) в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, не допускаются.

21. Исправление в регистре бухгалтерского учета может также производиться путем составления сторнировочных или дополнительных записей по счетам бухгалтерского учета.

Хранение документов бухгалтерского учета

22. Экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

23. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

24. Экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, в том числе размещать базы данных информации, в которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета, на территории Российской Федерации.

В случае если законодательство или правила страны - места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

25. Доступ к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета предоставляется в порядке, установленном экономическим субъектом с учетом законодательства Российской Федерации, с обязательным информированием главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

26. В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

Документооборот в бухгалтерском учете

27. Документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта.

28. Организация документооборота в бухгалтерском учете должна обеспечивать:

а) своевременное отражение объектов бухгалтерского учета в бухгалтерском учете, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составление на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;

б) предотвращение несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета.

29. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Отправьте заявку на услугу и получите скидку 3%

Есть вопросы? Поможем! (812) 385-05-33 ежедневно с 9:00 до 18:00

Документооборот компании, не подтвержденный реальными хозяйственными операциями, является формальным. Схема применяется предприятиями для снижения показателей доходов и искусственного увеличения расходов. Это дает возможность снизить налоговые обязательства. Однако первая же проверка инспекцией ФНС выявит фиктивность сделок, совершенных с одной целью – получить незаконную налоговую выгоду. Результат – доначисление налогов на прибыль, пеней и назначение крупных штрафов. Рассмотрим на примере судебного разбирательства, как применяется схема формального документооборота, и почему не стоит ее использовать.

АО «ЭНЕРГОМАШ» обратилось в Арбитражный суд Москвы, чтобы обжаловать решение инспекции ФНС о привлечении к ответственности за налоговое правонарушение. В ходе проверки деятельности общества за 2013 – 2015 гг. ФНС выявила снижение налоговой базы по налогу на прибыль и НДС на 1,6 млрд. руб. Инспекция насчитала недоимки в размере 86 млн. руб. и назначила 10 млн. руб. штрафа.

С чем не согласен заявитель

Расчет налоговой базы

Как следует из ст. 154 НК, размер налога на прибыль зависит от стоимости реализуемых товаров. При этом не учитывается оплата в счет будущих поставок товаров, если их производство длится больше полугода. При расчете прибыли предприятия из доходов от реализации вычитаются расходы. Исчисления выполняются на основании бухгалтерских справок, налоговых регистров.

При определении налоговой базы, согласно ст. 171 НК РФ, предприятие вправе снизить размер налога на сумму налоговых вычетов и на сумму расходов. Но хозяйственные операции предприятия должны быть реальными. В цепочку взаиморасчетов не должны быть включены фиктивно зарегистрированные юрлица.

Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ № 53, взаимозависимость контрагентов, включение в цепочку операций посредников – не основание для признания налоговой выгоды незаконной. Но если такая выгода получена вследствие фиктивных операций, она признается ФНС необоснованной. Чтобы доказать реальность сделок, предприятию необходимо доказать реальность выполнения работ его контрагентами.

В данном случае налоговая инспекция выявила применение АО «ЭНЕРГОМАШ» вычетов по НДС и снижение налоговой базы. Размер незаконной налоговой выгоды оказался равен сумме расходов, понесенных в ходе сделок с 10 взаимосвязанными организациями. Аффилированные лица выполняли работы на строительных объектах налогоплательщика фиктивно. У них не оказалось соответствующего материально-технического обеспечения и персонала. ФНС установила, что в реальности работы проведены силами самого АО «ЭНЕРГОМАШ». Цель сомнительных сделок – создание фиктивного документооборота и значительное снижение налогового бремени.

При проверке суммы расходов налоговая устанавливает их связь с фактическими финансово-хозяйственными операциями. С 2013 по 2015 гг. АО «ЭНЕРГОМАШ» занималось строительством пяти энергетических объектов на основании допуска СРО. В рамках исполнения заказа налогоплательщик фиктивно привлек к строительству 10 субподрядных организаций. Стоимость работ одного только контрагента составила 38 млн. руб. В ходе проверки налоговая выявила, что один из субподрядчиков, ООО «Март», прекратил деятельность сразу после подписания договора с «ЭНЕРГОМАШ». При этом в штате компании не числилось ни одного работника, основной вид деятельности по ОКВЭД – оптовая торговля. Из допроса директора ООО «Март» Фомина следует, что должность он занимал номинально по просьбе директора нескольких фирм Кравченко И.Ю. Из налоговых документов компании следует, что она имела миллионные обороты, но налоги перечисляла минимальные. Через компанию переводились крупные суммы денег. При этом отсутствуют сведения, подтверждающие финансово-хозяйственную деятельность. По мнению налоговой, контрагенты АО «ЭНЕРГОМАШ» имеют признаки аффилированных фирм-однодневок:

Находятся по одному и тому же адресу;
У них одни и те же учредители, руководители;
Отсутствует персонал, деловая репутация на рынке строительных услуг;
Деньги перечислились на расчетные счета друг друга с последующим обналичиванием;
Деньги со счетов снимались для выдачи зарплаты, при этом компании не платили НДФЛ, страховые взносы, не подавали сведения 2-НДФЛ;
Отсутствуют платежи за ЖКУ, аренду помещений, обеспечение канцтоварами и офисной техникой;
У компаний отсутствуют допуски СРО.

Таким образом, в ходе проверки АО «ЭНЕРГОМАШ» ФНС установила, что контрагенты не могли выполнять строительные работы на энергетических объектах. Несмотря на представленные заявителем акты выполненных работ, налоговая выявила их фиктивность. В частности, на актах стояла подпись лица, умершего еще в 2013 г.

Заказчиком строительных работ на энергетических объектах является ООО «МОСК». Согласно ответу компании на запрос ФНС, договор на строительные работы был заключен с исключительно с АО «ЭНЕРГОМАШ». Подтверждают фактическое выполнение условий договора налогоплательщиком следующие документы:

Журнал учета выполненных работ;
Письмо о допуске сотрудников и техники АО «ЭНЕРГОМАШ»;
Журнал инструктажа с указанием ФИО персонала АО «ЭНЕРГОМАШ».

Перед допуском на энергетические объекты персоналу выдаются специальные пропуски. На КПП у охранников имеются списки лиц, допущенных на объекты. В представленных документах нет никаких сведений о сотрудниках ООО «МАРТ» и других контрагентов заявителя. Таким образом, изыскательные, строительные, пуско-наладочные работы, авторский надзор строительства АО «ЭНЕРГОМАШ» выполняло своими силами.

В рамках проверки инспекция ФНС допросила бригадиров, электромонтажников, мастеров участков с застраиваемых объектов. По их словам, сотрудники АО «ЭНЕРГОМАШ» на объекте копали траншеи, устанавливали реакторы, заменяли оборудование, выполняли электромонтажные работы. Персонал проходил на объект по пропускам и по спискам на КПП. Никто из опрошенных с сотрудниками ООО «Март» не знаком. Кроме того, установлено, что часть работ, якобы выполненных ООО «МАРТ», были приняты по акту от АО «ЭНЕРГОМАШ» на 5 месяцев раньше. При этом контрагент не может выполнять работы, т.к. не имеет штата персонала и допуска СРО.

Представитель АО «ЭНЕРГОМАШ» заявил о неправомерности допроса персонала, так как он был проведен во время приостановки проверки. Однако налоговая инспекция вправе получать информацию о налогоплательщике вне его территории и во время приостановки контрольно-надзорного мероприятия. НК РФ не запрещает вызывать свидетелей в период приостановления проверки.

Доказательством фактического выполнения всех работ на энергетических объектах АО «ЭНЕРГОМАШ» является журнал учета строительных работ РД-11-05-2007. В нем фиксируются все этапы строительства с указанием ФИО и должности лиц. Из представленных суду журналов следует, что все работы были выполнены сотрудниками заявителя.

Иные доказательства

В актах приемки объектов (утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 №71а) указываются сведения о субподрядных организаций и виды выполненных ими работ. В представленных актах от заказчиков строительства информация о контрагентах АО «ЭНЕРГОМАШ» отсутствуют. При проверке заявителем не представлено ни одного документа, доказывающего выполнение работ привлекаемыми субподрядчиками. Более того, для строительных, монтажных, изыскательных работ требуются квалифицированные специалисты. Их в штате контрагентов не было. При этом есть все доказательства осуществления деятельности самим обществом:

Допуски СРО, штат специалистов, строительно-монтажная техника и оборудование;
Численность персонала в разные годы у компании составляла от 50 до 200 человек;
Ведется налоговый и бухучет по каждому объекту строительства;
Списываются затраты на аренду техники, материалы, спецодежду, командировочные.

Чтобы предприятие имело право на снижение налогооблагаемой базы на сумму расходов, необходимы доказательства совершения реальных хозяйственных операций. Для этого компании вправе выбирать контрагентов, имеющих соответствующее материально-техническое обеспечение и деловую репутацию. В данном случае АО «ЭНЕРГОМАШ» фиктивно заключило договор субподряда с недобросовестными фирмами. У них нет трудовых ресурсов, основных средств, расходов, характерных для реальной хозяйственной деятельности. Заявитель не вел с ними переписку, в делах отсутствуют распоряжения руководства об одобрении сделок с контрагентами. Следовательно, заключение сделки с компанией, имеющей ИНН, счета и юрадрес, не будет основанием для получения налоговой выгоды.

Суд пришел к выводу о том, что АО «ЭНЕРГОМАШ» для получения незаконной налоговой выгоды использовало схему искусственного документооборота. Общество включило в цепочку хозяйственных операций сторонние организации для увеличения расходов и получения вычета по НДС.

Настройка и применение вычетов по НДФЛ

Расчет НДФЛ зависит от настройки видов расчета (начислений), назначаемых сотруднику:

Кроме того, если какие-либо сотрудники имеют право на вычеты по НДФЛ, необходимо ввести по ним данные для расчета НДФЛ. Это можно сделать из справочника «Физические лица», нажав кнопку «НДФЛ»:

В открывшейся форме ввода данных для НДФЛ есть три закладки.

На закладке «Вычеты» вводятся данные о стандартных вычетах. Личный стандартный вычет с 2012 года не применяется, поэтому раздел «Право на личный стандартный вычет» можно не заполнять (однако, если будет производиться расчет зарплаты за прошлые периоды, этот раздел придется заполнить).

Если у сотрудника есть дети, на которых ему предоставляются стандартные вычеты, заполняется раздел «Право на стандартные вычеты на детей». В нем добавляется строка, указывается дата начала применения вычета, дата окончания (не обязательно), код вычета и количество детей. При выборе кода вычета открывается справочник «Вычеты по НДФЛ», из которого следует выбрать нужный. Вычеты на 1-го, 2-го, 3-го и последующих детей отличаются, поэтому, если детей несколько, может потребоваться несколько строчек.

Также, в случае применения вычетов, обязательно должен быть заполнен раздел «Применение вычетов» (внизу), где указывается организация и дата начала применения. Это связано с возможностью ведения в программе учета по нескольким организациям: для одного и того же сотрудника одна организация может быть основным местом работы (в ней вычеты предоставляются), а другая – местом работы по совместительству (в ней вычеты не предоставляются):

Справочник «Вычеты НДФЛ», из которого выбирается нужный вычет (справочник соответствует законодательству):

На закладке «Статус налогоплательщика» формы ввода данных по НДФЛ указывается статус (резидент, нерезидент и др.), от которого зависит ставка НДФЛ. По умолчанию установлено «Резидент»:

На закладке «Доходы на предыдущих местах работы» вводятся данные о доходах с начала текущего года, необходимые для применения вычетов по НДФЛ. То есть, эта закладка заполняется для сотрудников, имеющих право на стандартные вычеты, которые пришли на данное место работы не с начала года и предоставили справку о доходах за прошлые месяцы.

Если какие-либо сотрудники имеют право на имущественный вычет, вводится документ «Подтверждение права на имущественный вычет»:

В документе указывается налоговый период (год), сотрудники, расходы, дающие им право на вычет, и другие данные из представленного работником уведомления ИФНС (например, проценты по кредитам). Зарегистрируем сотруднику Пономареву вычет 2000000 руб.:

При начислении сотруднику НДФЛ налогооблагаемая база будет уменьшена на указанную сумму вычета.

Начисление НДФЛ

Начисление НДФЛ производится ежемесячно тем же документом, который начисляет заработную плату: «Начисление зарплаты работникам». Он рассчитывает НДФЛ по каждому сотруднику, согласно введенным данным, и формирует проводку Дт 68.01 Кт 70, а также движения по регистрам учета НДФЛ. Результат проведения:

Существует возможность ручной корректировки НДФЛ и имущественных вычетов в самом документе «Начисление заплаты работникам». Для этого в нем нужно установить флаг «Корректировка расчета НДФЛ». На закладке «Начисления» можно редактировать суммы начислений, коды и суммы вычетов. Зарегистрируем для сотрудника Клименко вычет 5000 руб., связанный с убытком по операциям с ценными бумагами:

Если начисления или вычеты были отредактированы, необходимо перейти на закладку «НДФЛ» и нажать «Рассчитать». В нашем примере при расчете НДФЛ Клименко налогооблагаемая база уменьшилась на сумму вычета, налог рассчитан исходя из этого. Кроме того, видно, что Пономареву НДФЛ не начислен, так ранее для него был зарегистрирован имущественный вычет на сумму, превышающую месячный доход. Также на этой закладке можно редактировать непосредственно суммы начисленного налога:

В случае необходимости в программе можно зарегистрировать перерасчет НДФЛ и возврат НДФЛ с помощью одноименных документов, которые доступны через:

Уплата НДФЛ

Выплата НДФЛ, как и любое другое перечисление средств через банк, отражается в программе документом «Списание с расчетного счета».

Если мы хотим, чтобы суммы перечисленного НДФЛ отражались в Справках 2-НДФЛ и в регистре налогового учета, необходимо вводить документ «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ»:

В этом документе данные о платеже (дата, сумма, реквизиты платежного поручения) заполняются вручную. Затем по кнопке «Заполнить» происходит автоматическое заполнение физ. лицами, получившими доходы, и распределение суммы платежа между ними. Для автоматического заполнения необходимо, чтобы «Перечисление НДФЛ в бюджет» шло по времени после документа по выплате зарплаты. Кроме того, у физ. лиц должны быть заполнены ИНН, адреса, паспортные данные. Документ формирует движения по регистру расчетов налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ, имеет печатную форму «Реестр перечисленных сумм».

Отчетность по НДФЛ

Документ «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» доступен через:

По кнопке «Заполнить» документ автоматически заполняется физическими лицами, получавшими доход. По каждому физ. лицу отображаются суммы полученных доходов и исчисленных, удержанных, перечисленных налогов. Суммы доступны для изменения вручную. На закладке «Личные данные налогоплательщика» можно отредактировать паспортные данные и адрес физ. лица. Документ имеет печатную форму «2-НДФЛ», а также позволяет сохранить данные в виде файла на диск для передачи в ИФНС в электронном виде.

Необходимо, чтобы у всех физических лиц были заполнены коды ИНН, адреса регистрации и сведения о документе, удостоверяющем личность, только тогда станет возможной печать 2-НДФЛ и запись данных в виде файла на диск.

Читайте также: