Простой в зуп ндфл

Опубликовано: 01.05.2024

Как определить сколько НДФЛ нужно перечислить к определенному сроку? Рассматриваем в статье.

Юлия Александровна, специалист "Центра автоматизации"

"По учету НДФЛ в ЗУП 3.1 всегда поступает множество вопросов от пользователей – разобраться в настройках программы, учесть все необходимые для расчета налога данные, определить категории каждого вида дохода сотрудников, при этом соблюсти законодательство с учетом всех изменений и, наконец, правильно сформировать и сдать отчетность – это действительно непросто. И сегодня мы рассмотрим один из наиболее актуальных вопросов – как правильно определить и перечислить нужную сумму НДФЛ в бюджет."

На сегодняшний день в ЗУП 3.1 нет полноценного отчета, позволяющего нам детально посмотреть сколько НДФЛ необходимо перечислить в разрезе ИФНС, месяцев налогового периода, сроков перечисления налога, сотрудников. Но знать и понимать эти цифры для бухгалтера очень важно, поэтому рассмотрим механизмы, которые есть на данный момент в программе, и научимся ими пользоваться.

1. В рабочем месте программы Выплаты-Платежи, перечисления на вкладке Налоги и взносы можно увидеть суммы НДФЛ к перечислению в разрезе ИФНС и месяцев налогового периода. Но здесь есть существенный недостаток - нет сроков перечисления налога. Учитывая, что каждая сумма может содержать в себе НДФЛ с различными сроками перечисления (например, НДФЛ, удержанный с различных категорий дохода: оплаты труда, больничного, отпуска, материальной помощи, по договору ГПХ и пр.), бухгалтер по зарплате хотел бы знать, какие суммы НДФЛ ему необходимо перечислить срочно, а какие он может «придержать». В данном случае нельзя однозначно понять, сколько именно НДФЛ мы должны перечислить к определенному сроку. Следовательно, этот вариант не совсем удобен.

2. Также в программе есть отчет для анализа НДФЛ, подлежащего перечислению в бюджет – Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам - «Контроль сроков уплаты НДФЛ».

В данном отчете можно увидеть суммы НДФЛ к перечислению и сроки, до которых указанная сумма должна быть перечислена. При формировании данного отчета необходимо правильно учитывать период, указанный в шапке отчета. Если мы выплачивали зарплату за февраль в марте, то период отчета необходимо указать «март» - то есть тот период, когда произошло фактическое удержание налога. Колонка «к уплате» показывает величину удержанного налога в разрезе срока перечисления. Но и тут есть одно маленькое «НО» - эти суммы могут быть исчислены за разные периоды. Например, если мы одной ведомостью выплачивали зарплату за февраль и больничный за март. А при перечислении НДФЛ нам необходимо указать точный месяц налогового периода, за который идет перечисление налога. Соответственно, в этом отчете мы тоже не увидим максимально полной картины по перечислению НДФЛ.

3. Еще один отчет, по которому можно посмотреть суммы НДФЛ к перечислению – «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками». Здесь также необходимо правильно указать период отчета – это период, когда была произведена выплата и, соответственно, удержание налога. По умолчанию здесь нет колонки с суммой НДФЛ к перечислению, но путем внесения небольших изменений в структуру отчета можно получить более удобный вариант для анализа сумм НДФЛ, которые необходимо перечислить в определенные сроки*. Таким измененным вариантом отчета вполне можно пользоваться.

4. Еще для удобства пользователя можно настроить журнал «Все ведомости на выплату зарплаты». При формировании ведомостей не во всех из них ставится по умолчанию флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой». Для того, чтобы быстро посмотреть в каких ведомостях у нас не стоял данный флажок, выполним некоторые действия:

· 1 Перейдем в журнал «Все ведомости на выплату зарплаты»;

· По кнопке «ЕЩЕ» - Изменить форму установим курсор на поле «Ссылка»;

· По кнопке «добавить поля» найдем и добавим «Перечисление НДФЛ выполнено».

Теперь в нашем журнале наглядно видно, по каким ведомостям мы не отразили автоматическое перечисление НДФЛ в бюджет. Не забываем, что после перечисления НДФЛ по этим ведомостям необходимо установить в них соответствующий флажок.

заместитель директора направления 1С

5 мин на чтение
Нет времени читать?

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате и сразу перечислить ее в бюджет.

Учет перечисленного в бюджет НДФЛ в разрезе физических лиц в программе необходимо вести с целью автоматического формирования отчета «Регистр налогового учета по НДФЛ» и заполнения документов «Справка 2-НДФЛ» (как для сотрудника, так и для передачи в ИФНС), так как этого требует законодательство.

То, какими документами и в какой момент (какой датой) будет зарегистрирован в программе удержанный НДФЛ, зависит от настройки параметров учета (см. Рис. 1).

Рис. 1

Если здесь флаг снят, то удержанный налог регистрируется в учете документами, отражающими факт выплаты сотруднику денежных средств («Зарплата к выплате организаций» при упрощенном учете взаиморасчетов или «Расходный кассовый ордер», «Выписка банка на перечисление зарплаты», «Депонирование организаций» при обычном учете взаиморасчетов).

Если флаг установлен, то удержанный налог регистрируется одновременно с исчисленным одним и тем же документом.

Суммы перечисления НДФЛ регистрируются в программе отдельным документом «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» (меню «Расчет зарплаты по организациям» - «Налоги и взносы» - «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ»).

В документе вручную указывается общая сумма перечисленного налога, дата его перечисления, месяц налогового периода, ставка налогообложения, коды ОКАТО/КПП, а также реквизиты платежного документа.

Рассмотрим учет НДФЛ в разрезе физических лиц на примере. Для этого начислим зарплату документом «Начисление зарплаты сотрудникам организаций».

Рис. 2

При проведении данного документа в системе будет зарегистрирован НДФЛ как начисленный и удержанный (при использовании настройки «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный»), а также зарегистрирована необходимость перечисления удержанного НДФЛ в бюджет. Это можно увидеть в отчете «Анализ начисленных налогов и взносов» на вкладке НДФЛ (см. Рис. 2).

Далее следует ввести документы на выплату зарплаты: «Зарплата к выплате организаций» при включенном упрощенном учете взаиморасчетов. Если упрощенный учет взаиморасчетов не включен, то потребуется ввести еще и документы «Расходный кассовый ордер» при выплате через кассу и/или документы «Платежное поручение исходящее» и «Выписка из банка на перечисление зарплаты» при перечислении через банк.

Информацию о перечислении НДФЛ следует отразить документом «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ». Общая сумма перечисленного налога, вручную указанная в документе, автоматически распределяется по физическим лицам пропорционально суммам, которые ранее были зарегистрированы в качестве необходимых к перечислению (см. Рис. 3).

Рис. 3

В типовой конфигурации принято следующее правило: дата платежа должна быть строго больше даты, которой зарегистрирована необходимость перечисления налога в бюджет. То есть принято допущение, что налог в бюджет перечисляется не ранее, чем на следующий день после дня, считаемого выплатой дохода. В нашем примере удержанный налог регистрируется документом «Начисление зарплаты сотрудникам организаций», то есть 31.01.12. Значит, дату платежа в документе «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» можем указать 01.02.12. Если же упрощенный учет НДФЛ не включен, то дату платежа следует указывать следующую после регистрации выплаты дохода физическому лицу. Если дата выбрана неверно, то автоматического распределения не произойдет и программа укажет ошибку: «Не обнаружены данные для записи в документ».

Хотелось бы обратить внимание, что в документе «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» дата платежа больше даты регистрации удержанного налога только с целью автоматического заполнения документа. После выполнения распределения перед проведением целесообразно в качестве даты платежа указать реальную дату платежа для последующего правильного ее отражения в «Регистре налогового учета по НДФЛ».

Если перечисленная сумма меньше или больше удержанной, то программа распределит ее между физическими лицами таким образом, что в результате будет зарегистрирован тот факт, что по каждому физическому лицу перечислено налога меньше (больше), чем удержано.

При перечислении суммы НДФЛ меньше, чем удержано после проведения документа «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ», в учете останется зарегистрированной необходимость перечислить по каждому лицу разницу между образовавшимися суммами.

При вводе следующего документа сумма в нем будет распределена пропорционально оставшимся необходимым к перечислению суммам.

При перечислении суммы НДФЛ больше, чем удержано, в учете будет зарегистрирован излишне перечисленный налог, то есть необходимость со знаком «минус».

Такая необходимость на следующий месяц не переносится и не будет зачтена при вводе следующего документа «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ». Такой подход основывается на положениях НК РФ и подтверждается письмом ФНС от 19.10.2011 №ЕД-3-3/3432, в котором сказано, что перечисленные в бюджет суммы, превышающие сумму фактически удержанного НДФЛ, не являются налогом и в таком случае налоговому агенту следует обратиться в ИФНС с заявлением о возврате этих сумм на расчетный счет.

Таким образом, следует с осторожностью перечислять суммы НДФЛ в бюджет и внимательно отражать этот факт в программе. Если же все-таки была перечислена сумма большая, чем нужно, то в программе этот факт регистрировать не следует, то есть в качестве перечисленной следует указать сумму, равную удержанной, а сумму, не являющуюся налогом, вернуть из ИФНС. Автоматических средств контроля такой переплаты типовая конфигурация не содержит.

Распределение сумм НДФЛ в документе «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» между сотрудниками можно заполнять вручную, исходя из собственных соображений.

Отражение перечисления НДФЛ с «межрасчетных» выплат

Для повышения точности отражения в регистре налогового учета дат выплаты «межрасчетных» доходов, дат исчисления и удержания с них налога, начиная с релиза 2.5.57 в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом» реализован новый подход, призванный заменить ранее используемый.

Теперь дата выплаты дохода фиксируется непосредственно документами, которыми эти доходы начисляются:

- начисление отпуска сотрудникам организаций;

- начисление по больничному листу;

- регистрация разовых начислений сотрудникам организаций;

- начисление дивидендов организаций.

Для отпускных дата выплаты дохода заполняется датой, на 3 дня меньшей даты начала отпуска.

Для заполнения даты выплаты остальных «межрасчетных» доходов» (кроме дивидендов) программа обращается к настройкам параметров учета на закладку «Выплата зарплаты».

Дата выплаты заполняется при создании нового документа по следующим правилам:

1) если хотя бы одна из дат в параметрах учета не заполнена, то подставляется текущая (рабочая) дата;

2) если обе даты заполнены, то из этих дат выбирается ближайшая очередная дата к текущей (рабочей), т.е. либо дата выплаты аванса, либо дата выплаты зарплаты в этом или следующем месяце;

3) если текущая (рабочая) дата совпадает с одной из дат выплаты, то подставляется ближайшая очередная дата выплаты.

Для дивидендов дата выплаты дохода по умолчанию заполняется при создании нового документа «Начисление дивидендов организации» его датой (т.е. фактически рабочей датой).

Хотелось бы обратить внимание, что для уже имеющихся до обновления на релиз 2.5.57 в базе документов дата выплаты при обновлении будет заполнена автоматически в соответствии с теми данными, которые зарегистрированы в учете. Для отображения этих дат в регистре налогового учета документы необходимо перепровести, при необходимости исправив даты на реальные даты выплаты дохода.

1. Анализ НДФЛ по сотруднику в 1С

При начислении зарплаты и расчете налогов порой надо оформить множество документов, корректировок, выплат. От правильности и сохранения методологической последовательности зависит правильность начислений зарплаты и налогов в 1С.

Чаще всего допущенные ошибки в расчетах зарплаты и налогах 1С видны сразу. Основные сложности возникают при удержании и перечислении НДФЛ, а также при распределении удержанного и перечисленного налога по обособленным подразделениям, по регистрации в налоговом органе.

В связи с большой нагрузкой на работников бухгалтерии, вопросом правильности начисления налога НДФЛ в 1С начинают заниматься при увольнении сотрудника или сдачи отчетности по 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

В таких случаях возникает необходимость провести анализ по НДФЛ.

2. Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам» в 1С

Наиболее простым инструментом для анализа ошибок является отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», в 1С: «Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам».

Наиболее частые ошибки при расчете НДФЛ возникают в документах выплаты заработной платы:

· Ведомость в кассу;

· Ведомость в банк;

· Ведомость на счета;

· Ведомость через раздатчика.

Данная ошибка возникает при оформлении документов выплаты «задним числом» или в случае, когда ранее созданный документ проводят после регистрации более поздней выплаты.

3. Применение отчета в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8

Налог, который удержан и перечислен, отражаются в отчетах при проведении документов оплаты. На практике, отражение налога иногда происходи не верно.

Как видно в приведенном примере, ошибки и их причины сразу обнаруживаются. Отчет использует все необходимые регистры:

При попытке анализировать большинство отчетов возможны определенные трудности в понимании того, как заполнены поля отчетов в 1С. В этом смысле «Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам» выгодно отличается понятностью и простотой.

Ошибку, возникающую при расчете, удержании и перечислении НДФЛ проще всего устранить при восстановлении методологической последовательности документа и/или при использовании функции «Обновить налог» в ведомости на выплату.

Чаще всего этого достаточно, чтобы устранить ошибку в удержании и перечислении налога.

В более сложных случаях следует корректировать НДФЛ в документах начисления.

Если ошибка в начислении налога произошла в текущем периоде, правильней всего будет сделать перерасчет начислений по рассматриваемому сотруднику. После этого перепровести соответствующие выплаты и обязательно обновить налог в этой выплате.

Если ошибка выявлена в прошлом периоде, то возможны несколько вариантов внесения корректировок:

· Исправление документа начислений;

· Корректировка выплаты или Доначисление в документе начисления заработной платы;

· Доначисление, перерасчет отдельным документом, если такая возможность активирована.

· Обязательно нужно проверять правильность начисления и удержания по конкретным сотрудникам при оплате отпускных, а также при увольнении сотрудника.

· регулярно проводить проверку расчетов по НДФЛ важно и по той причине, что от этого зависит заполнение отчета 6-НДФЛ;

· для предупреждения возникновения ошибок не рекомендуется создавать документы выплаты через копирование более ранних документов выплаты;

· если вы осуществляете изменение в каких-либо документах, не забывайте, что требуется переоформление и перепроведение всех более поздних документов;

· вносить изменения в документы предыдущего отчетного периода не рекомендуется (если изменения необходимо внести именно в более ранний отчетный период – необходимо проверить всю отчетность по налогам и, в случае её изменения, сдать корректирующую отчетность.

В рассмотренном примере использовалась стандартная настройка 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.

Если по какой-то причине отчет перестает формироваться, следует восстановить стандартные настройки отчета.

Для того чтобы удержать НДФЛ предварительно его нужно подсчитать. На каждый доход, полученный в течение месяца, начисляется НДФЛ. В БП 3.0 это происходит через документы «Начисление зарплаты», «Больничный лист», «Отпуск» и другие. В статье акцентируем своё внимание на удержании НДФЛ.

Существует ошибочное мнение, что удержание НДФЛ происходит в документе «Ведомость». На самом деле это не так.

Фактическое удержание налога у сотрудника отражается в учёте при проведении следующих документов:

Операция учёта НДФЛ;
Банковская выписка (списание с расчётного счёта);
РКО (выдача наличных).

То есть когда ведомость полностью оплачена.

Дата удержания НДФЛ — дата документа.

Рассмотрим подробнее процесс удержания НДФЛ на примере документа «Начисление заработной платы». При проведении этого документа помимо того что мы видим проводки по удержанию НДФЛ, также формируется регистр накопления «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ». Документ образует исчисленный НДФЛ с видом «приход», а также регистр накопления «Учёт доходов для исчисления НДФЛ».

После создания ведомости и на ее основании РКО в документе «Выдача наличных» образуется регистр «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» с видом «расход», который и отражает удержанный НДФЛ. Проанализировав этот регистр, можно понять, как отразятся данные в 6-НДФЛ во 2-м разделе.

Также стоит отметить документ «Операция учёта НДФЛ» (он находится в разделе «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Все документы по НДФЛ»). Документ предназначен для расчёта НДФЛ с дивидендов, вознаграждений по договору ГПХ, аренды автомобиля и других операций, налог с которых необходимо отразить для заполнения отчётности. В этом документе отражается доход, исчисленный и удержанный НДФЛ. Все вкладки заполняются вручную.

В целом весь процесс удержания идентичен удержанию налога в БП 3.0. Исчисленный НДФЛ рассчитывается в документах начисления — «Начисление зарплаты и взносов», «Больничные листы», «Отпуска», «Увольнения» и так далее. Но различие в том, что удержание НДФЛ происходит непосредственно в документе «Ведомость» после его проведения. Датой удержания НДФЛ будет дата ведомости.

В документах начисления, так же как и в БП 3.0 мы можем отследить движение по регистрам. Для этого необходимо нажать кнопку «Ещё» → «Движения документа». Программа выведет список регистров, которые образует этот документ. Исчисление отражается в регистре накопления «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» с видом «приход».

Когда заполняется документ «Ведомость», проводится анализ остатков задолженности перед сотрудником. Указывается сумма к выплате, а также заполняется колонка «НДФЛ к перечислению» — это налог, который будет удержан при проведении документа. Эта колонка заполняется остатками по регистру «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ». Программа анализирует, есть ли в этом регистре исчисленный, но неудержанный налог. Поэтому если НДФЛ за предыдущие месяцы не был отражён как удержанный, то он учтётся при очередном заполнении документа «Ведомость».

В ведомости также можно проследить движение документа, какие регистры он формирует после проведения. Регистр «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» отражается с видом «расход», то еесть НДФЛ удержан.

Мы рассмотрели процесс удержания налога в БП 3.0 и ЗУП 3.1. Надеемся, что в отчётный период наша статья поможет вам в формировании отчётов по НДФЛ. Удачи в делах!

Если у вас ещё остались вопросы по удержанию НДФЛ в программах 1С, обратитесь за помощью в онлайн-чат на странице. Наши консультанты ответят в течение 15 секунд.

Понравилась статья — ставьте лайк, делитесь с коллегами.

От корректности внесения регистрационных данных организации, включая все обособленные подразделения, зависит, как будет формироваться отчетность по НДФЛ в 1С: Зарплата и управление персоналом (1С: ЗУП). Чтобы не допустить ошибки, которая негативно отразится на дальнейшей корректности формирования бухгалтерской отчетности, следует максимально внимательно вносить информацию об организации.

Внесение данных о регистрации организации

Данные о постановке предприятия на учет в налоговый орган указываются сразу же, при внесении в систему 1С 8 основной информации. В дальнейшем, при необходимости, их можно менять.

В данной форме есть поля обязательные к заполнению:

код налогового органа;
наименование организации – в том числе сокращенное;
КПП организации;
ОКАТО;
ОКТМО.

Важный момент – в графе «Сведения» обязательно указывается месяц, с начала которого информация о постановке организации на учет, будет соответствующей действительности. Если допустить ошибку при заполнении этого поля, в дальнейшем отчетность по НДФЛ просто не будет заполняться автоматически.

Система 1С 8 предлагает пользователю выбрать месяц регистрации из списка, основанного на ранее внесенных данных об организации. Для перехода в этот перечень достаточно кликнуть на ссылку “Выбрать …”

В этой же форме можно добавить новую регистрацию. Для выполнения такого действия нужно перейти в категорию «Создать»

А чтобы просмотреть все изменения, выполняемые с параметром, регистрация, необходимо кликнуть на «историю изменений…».

Обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс

Если обособленное подразделение имеет отдельный баланс, его необходимо дополнительно зарегистрировать. Сделать это можно в меню «Организации». Обязательно нужно отметить, что это филиал. После чего добавить Головную организацию.

При заполнении информации по обособленному подразделению, целесообразнее выбирать данные из списков, предлагаемых системой. Такой способ ввода информации позволит избежать случайного удаления уже внесенной информации о регистрации предприятия. Для начала нужно кликнуть на «Изменить данные регистрации»:

Данные об обособленном подразделении вносятся также, как и регистрационная информация об организации.

Обособленное подразделение, не выделенное на отдельный баланс

Для регистрации обособленного подразделения, не выделенного на отдельный баланс, нужно выбрать пункт главного меню Настройки – далее Подразделения. Обязательно нужно установить отметку, что это подразделение, а не организация.

Внесение или корректировка регистрационных данных о подразделении выполняются по ссылке «Изменить».

Дальнейшее внесение информации полностью соответствует алгоритму действий, при заполнении регистрационной формы для обособленного подразделения, выделенного на отдельный счет.

Учетная политика организации

Чтобы внести необходимые настройки, касаемые учетной политики организации, нужно зайти в раздел «Учетная политика», который находится в меню «Организации».

Для настройки удержания НДФЛ при выплате межрасчетных с нарастающим итогом начислений с авансом предлагается два варианта:

удерживать налог;
напоминание о вычете налога.

Первый вариант является рекомендованным.

Стандартные вычеты

Параметр «Применение стандартных вычетов» задает, каким образом будут взиматься вычеты в те периоды, когда фактический доход плательщика налогов оказался реально меньше установленной величины вычета.

Здесь доступно два варианта:

Нарастающим итогом в течение года.
Не превышая начисленного фактического дохода за отчетный месяц.

Учитывая действующее законодательство рекомендовано использовать именно первый вариант. В этом случае начисляемый налог может рассчитываться с минусом.

Начисления для целей учета НДФЛ

Нужный параметр устанавливается по ссылке «Начисления, расположенной» в главном меню системы.

Нужная графа будет отображаться в списке начислений.

Для корректировки параметров обложения НДФЛ можно перейти по ссылке «Налоги, взносы, бухучет».

Отчисления взимаются по определенному коду дохода. В зависимости от того, какой код применяется, категория дохода может быть доступной или недоступной для редактирования.

По ссылке «Настройка НДФЛ, среднего заработка и др.» открывается список, в котором отображены все облагаемые и необлагаемые начисления. Здесь же можно менять код.

Сведения о налоговом статусе плательщика налогов

Информация о налоговом статусе работника Организации заносится в карточку «Налог на доходы».

Изначально система устанавливает для всех единый статус – Резидент. Выбрать нужный параметр можно из выпадающего списка.

Обязательным для заполнения выступает параметр «Установлен с.». Иначе в дальнейшем будет невозможной корректировка статуса плательщика налогов.

Составление заявления

В форме Налог на доходы для каждого работника заводится индивидуальная карточка, в которой возможно создать документ «Заявление на вычеты по НДФЛ».

Обязательно устанавливается начало периода, с которого вводятся в силу вычеты.

Табличная часть документа подразумевает внесение информации о стандартных вычетах на детей.

Чтобы вычеты вступили в силу, нужно указать период, по который включительно они будут действовать. Документом, подтверждающим право на вычеты, выступает свидетельство о рождении или справка с места учебы.На каждого несовершеннолетнего ребенка работника в заполняемой таблице вычетов заводится отдельная строка.

Чтобы все изменения вступили в силу, нужно выбрать Код личного вычета и активировать поле «Изменить личный вычет».

Нижнее поле является обязательным для заполнения, в него вносится информация документа, выступающего подтверждением права на получение личного вычета.

Читайте также: