Почему в регистре налогового учета не отражается ндфл удержанный

Опубликовано: 26.04.2024

Пожалуй, один из самых значимых и трудных вопросов при расчете заработной платы – это исчисление и удержание НДФЛ.

И от того, насколько корректно будут отражены операции по его учету зависит:

- в первую очередь – расчеты с сотрудниками,

- во вторую очередь – формирование отчетности.

Или наоборот, кому как нравится.

Предлагаю познакомиться, или для кого-то вспомнить, со стандартными возможностями программы 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 (1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред.3.1), которые помогут нам в решении этой сложной задачи.

Что необходимо сделать бухгалтеру, чтобы проверить правильность исчисления НДФЛ?

После того, как завершено начисление заработной платы за месяц следует себя проверить: а все ли документы учтены для НДФЛ?

Для этого воспользуемся документом Перерасчет НДФЛ. Если все расчеты в базе проведены корректно, то документ НЕ будет заполнен.

Для демонстрации поведения данного документа введем документ Премия уже после проведения документа Начисление заработной платы.

Далее заполним вышеупомянутый документ.

В данной ситуации мы наблюдаем, что программа обнаружила, что следует доначислить налог. Поэтому нам необходимо пересчитать налог на доходы физических лиц в документе начисления заработной платы.

В программе довольно большой перечень отчетов, которые помогаю пользователю для анализа проведенных расчетов.

Первый отчет, который заслуживает нашего внимания – Сводная справка 2-НДФЛ.

С её помощью можно проверить исчисление налоговой базы и самого налога арифметически, путем нахождения разницы между суммой дохода и вычетов, предоставленных сотрудникам и умножения налоговой базы на ставку соответственно.

Если присутствует разница, между исчисленным налогом в базе, и суммой налога, полученной расчетным путем – следует найти сотрудников, по которым допущены ошибки.

Также данный отчет автоматически нам представит информацию по тем сотрудникам, у которых суммы удержанного и перечисленного налога не равны исчисленным. Для этого необходимо немного до настроить отчет, а точнее подключить «флажки».

Итак, посмотрим, как выглядит данная форма при подключенных флажках.

В моем примере эти суммы отличаются по той простой причине, что еще не проведена выплата за последний месяц.

После проведения выплаты, данный отчет будет выглядеть вот так.

И еще один вариант данного отчета.

Напомню, почему важно добиваться того, чтобы суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога должны быть равны – именно на этих данных строится формирование отчетов 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и взаиморасчеты с сотрудниками.

Для получения более детальной информации по возможным ошибкам воспользуемся другим отчетом. В нем также можно подключить возможность цветового выделения несоответствий между интересующими нас показателями, как было показано выше.

Следующий отчет покажет движения по документам-основаниям. При его формировании мы получим детальную информацию по каким документам еще не проведена выплата дохода сотруднику.

Для анализа получения дохода по датам можно воспользоваться одноименным отчетом. Он особенно ценен при заполнении отчета 6-НДФЛ.

Еще один полезный отчет, который поможет при анализе взаиморасчетов с сотрудниками.

Ну и напоследок скажу о том, что этими отчетами следует пользоваться ДО выплаты сотрудникам заработной платы.

Также следует обратить внимание на такой момент – при формировании ведомости на выплату заработной платы – сравните суммы исчисленного НДФЛ по полному своду и сумму НДФЛ к перечислению из ведомости. Если в течение месяца не было каких-либо межрасчетных выплат, то эти суммы должны быть равны между собой.

Для сравнения прикладываю вам «красивый» вариант.

Обращаю ваше внимание, что в статье рассмотрен вариант без деления выплат по статьям финансирования. На практике нужно учитывать еще и этот нюанс.

Желаю с легкостью считать заработную плату и НДФЛ.

Если возникли вопросы – звоните по телефону 8 (3852) 66-88-79.

Работодатели – организации и ИП, использующие труд наемных работников, приобретают обязанность налогового агента по НДФЛ. Исчисление, удержание и перечисление налога должно производиться вовремя и в полном объеме, согласно нормам НК РФ. Между тем до сих пор многие бухгалтеры затрудняются определить, в чем различия между исчисленным и удержанным НДФЛ. Причина кроется в формулировках статей НК, согласно которым между исчисленным и удержанным налогами различий ничтожно мало.

Вместе с тем в отчетности по НДФЛ чаще всего показатели эти не равны между собой. Нюансы использования понятий «исчисленный налог» и «удержанный налог», заполнения налоговых отчетных форм рассматриваются в материале статьи.

Исчисленный и удержанный налог на доходы

Чтобы разобраться, в чем различия между двумя суммами НДФЛ, рассмотрим каждое понятие по отдельности.

Исчисленный НДФЛ. Во исполнение обязанностей налогового агента работодатель, прежде чем выплатить сотруднику заработную плату, обязан произвести расчет налога на доходы с этой суммы. Налог рассчитывается с учетом вычетов и впоследствии перечисляется в государственный бюджет.

Удержанный НДФЛ. Исчислив налог, работодатель производит еще одну операцию – удерживает рассчитанную сумму из заработной платы сотрудника.

Исчисляют налог, согласно законодательству, в момент начисления заработной платы и приравненных к ней сумм, а удержанный налог представляет собой величину, остающуюся у работодателя с целью последующей передачи ее в бюджет. Удержать налог ранее даты фактического получения дохода физлицом невозможно.

Показатели связаны между собой: налог нужно сначала исчислить, затем удержать, после чего следует его перечисление.

Действующее законодательство предусматривает исчисление налога не позднее последней даты месяца начисления дохода. Если исчисленный налог был удержан в один и тот же период, то показатели на конец этого периода совпадут. Однако так бывает далеко не всегда. Исчисленный и удержанный подоходный налоги отдельными строками отражаются в формах налоговой отчетности, данные которых подлежат сверке:

2-НДФЛ;
6-НДФЛ.

Разница между двумя значениями может возникать при отражении их в указанных формах по правилам налогового законодательства. Например: показатели по исчисленному и удержанному НДФЛ (стр. 040 и 070 ф. 6-НДФЛ) не равны между собой, если заработная плата, начисленная в отчетном квартале, выдавалась в следующем месяце, приходящемся на новый квартал. В квартальном отчете по строке удержания будет нулевое значение либо значение, меньшее исчисленного (разъяснения из письма налоговой службы №БС-4-11/8609 от 16/05/16 г.).

Обратите внимание, что контрольные соотношения для шестой формы не содержат обязательного равенства для строк 040 и 070 (письмо налоговой службы №БС-4-11/3852 от 10/03/16 г.).

Кстати говоря! Перечисленный НДФЛ – это сумма, которая фактически была перечислена в госбюджет по итогам месяца.

Когда показатели совпадают

Совпадения исчисленного и удержанного НДФЛ наблюдаются в определенных случаях:

Отпускные выплаты. По мнению налоговой службы (письмо ФНС №БС-4-11/13984@ от 01/08/16 г. и ряд других) суммы отпускных, которые начислялись, но не выплачивались, не включаются в отчетность по ф. 6-НДФЛ в периоде начисления. Они будут включены в расчет в периоде выплаты. Соответственно, в периоде выплаты отпускных сумм исчисленный и удержанный налоги по ним в форме 6-НДФЛ будут совпадать.
Больничные выплаты в части, облагаемой налогом, отражаются аналогично отпускным, как и дивиденды: в периоде фактической выплаты. Исчисленный и удержанный налоги по суммам, выплаченным в определенном периоде, будут в отчетных формах идентичны.
Отпускные могут быть получены сотрудником в виде компенсации, если отпуск он не использовал и написал заявление на увольнение. В последний день работы он получит сумму компенсации. Исчисленный и удержанный налоги в форме 6-НДФЛ в периоде увольнения по этому сотруднику будут совпадать (Письмо ФНС №БС-3-11/2094@от 11/05/16 г.).
Заработная плата получена работниками в том же периоде, что и начислена. Соответственно, исчисленный и удержанный НДФЛ по этому периоду будут совпадать (письмо налоговой службы от №БС-4-11/6420@ от 05/04/17 г.). Такая ситуация нередко возникает в последний рабочий день года, когда проводится начисление и выплата заработной платы. Заметим, что по рекомендации фискальных органов, уплату в бюджет таких сумм следует произвести в первый рабочий день следующего года (НК РФ ст. 6.1-7).

Когда налог удержан не полностью

Налоговый агент в определенных ситуациях не имеет возможности удержать налог у физлица. В этом случае организация извещает о невозможности исчислить и удержать налог гражданина и ФНС – до 1 марта следующего за получением дохода года.

Такой налог отражается по стр. 080 уже рассматриваемой нами шестой формы. Она используется, например, если налоговый агент сделал физлицу подарок, при этом других доходов в денежной форме у этого физлица нет. Эта строка заполняется также, если физлицо получило материальную выгоду, но денежных выплат в его адрес налоговый агент не осуществлял, либо они недостаточны для покрытия задолженности по налогу.

Нельзя включать в расчет по стр. 080 суммы «переходящего» НДФЛ с зарплаты, которая будет выплачена в месяце, следующем за отчетным. Этот неудержанный налог отразится в следующем отчетном периоде. Если ошибочная форма уже сдана, придется подавать уточненный расчет 6-НДФЛ.

Если у работодателя возможность исполнить обязанность налогового агента по НДФЛ была, налог не удержан и не перечислен в бюджет, на него может быть наложен штраф в размере 20% от неудержанной и неперечисленной суммы (НК РФ, ст. 123).

Может получиться так, что ваша организация при выплате физлицу дохода удержала НДФЛ в большей, чем нужно, сумме. Как только ошибка обнаружена, вы, как налоговый агент, обязаны вернуть излишне удержанную сумму налога. В статье рассмотрим 10 ситуаций по возврату НДФЛ физическому лицу.

Как налоговому агенту вернуть переплату НДФЛ физическому лицу?

По общему правилу налоговый агент, излишне удержавший из дохода физического лица НДФЛ, обязан произвести возврат самостоятельно (п. 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 34 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57). Правда, в отдельных случаях за возвратом излишне удержанного НДФЛ необходимо обращаться в налоговый орган (п. 1.1 ст. 231, ст. 231.1 НК РФ).

НДФЛ может быть удержан в излишней сумме из-за ошибки. Например, если работодатель предоставил сотруднику налоговый вычет не с начала года или исчислял налог по более высокой ставке, не учитывая приобретение статуса физическим лицом налогового резидента РФ.

Пошагово возврат излишне удержанной налоговым агентом суммы НДФЛ выглядит следующим образом:

Шаг 1: Для возврата излишне удержанного НДФЛ письменно сообщите работнику о том, что излишне удержали налог из его доходов. Сделайте это в течение 10 рабочих дней со дня, когда вы обнаружили ошибку (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112 (п. 1)).

Шаг 2. Попросите от физического лица заявление в произвольной форме на возврат суммы НДФЛ. В заявлении обязательно должен быть указан банковский счет для перечисления денежных средств физическому лицу. Возврат переплаты производится работодателем только в безналичной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ). Срок подачи заявления — три года с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Даже если сотрудник уже уволился, то бывший работодатель — налоговый агент все равно обязан вернуть переплату налога (Письма Минфина РФ от 29.12.2012 № 03-04-05/6-1460 и от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430).

Шаг 3. Перечислите излишне удержанную сумму НДФЛ на указанный в заявлении счет физического лица

Вернуть налог необходимо в течение 3 месяцев со дня получения заявления (Письмо Минфина РФ от 6.07.2016 № 03-04-10/39533). При нарушении данного срока работодателю-налоговому агенту придется выплатить проценты за каждый календарный день просрочки в размере ставки рефинансирования Банка России, действовавшей в дни такой просрочки (абз. 3, 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

По каждому физлицу, которому возвращен налог, излишне удержанный в прошлые годы, представьте в ИФНС корректирующую справку 2-НДФЛ (Разд. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, Письма ФНС от 14.11.2016 № БС-4-11/21536@, от 26.10.2016 № БС-4-11/20366@).

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Может ли налоговый агент вернуть налогоплательщику НДФЛ излишне удержанный другим налоговым агентом?

Налоговый кодекс не предусматривает такой возможности. Поэтому налоговый агент не вправе вернуть налогоплательщику НДФЛ, излишне удержанный другим налоговым агентом (Письмо Минфина России от 06.07.2016 № 03-04-10/39533). При смене места работы физическое лицо должно подать заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ своему предыдущему работодателю.

При увольнении работник возвращает работодателю выплаченные отпускные за неотработанные дни. Что делать работодателю с уже удержанным и перечисленным НДФЛ?

При выплате работнику отпускных сумм организация исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ с указанных сумм (ст. 209 и 226 НК РФ). То есть, суммы отпускных, выплаченные работнику, представляют собой его доход, с которого налоговым агентом должен удерживаться налог на доходы физических лиц ((Письмо от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС РФ от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@)). Минфин указал: если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом.

Удержанные и перечисленные в бюджет с начисленных работнику с указанных сумм отпускных суммы налога являются излишне уплаченными налоговым агентом. Соответственно, суммы налоговых обязательств работника по налогу на доходы физических лиц за налоговый период необходимо скорректировать. При этом у налогового агента — работодателя образуется переплата налога на доходы физических лиц.

Налоговый агент при выплате физическому лицу аванса по ГП договору удержал с него НДФЛ и перечислил налог в бюджет. Впоследствии договор был расторгнут. Как вернуть налог?

Возврат НДФЛ будет зависеть от того, какую сумму аванса возвращает физическое лицо. Вариантов всего два.

1 вариант: Если физическое лицо возвращает заказчику фактически полученную сумму аванса (т.е. аванс за вычетом НДФЛ, который удержал налоговый агент), то налоговый агент вправе обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате НДФЛ, перечисленного с указанного аванса, или о зачете суммы налога в счет предстоящих платежей по НДФЛ или иным налогам, погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и штрафам за налоговые правонарушения (Письмо Минфина РФ от 17.10.2012 № 03-04-05/10-1198).

2 вариант: Налогоплательщик возвращает налоговому агенту сумму аванса без уменьшения ее на НДФЛ. В случае расторжения договора гражданско-правового характера сумма излишне удержанного и перечисленного в бюджет налога с выплаченного по такому договору аванса подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика в порядке, предусмотренном статьей 231 Кодекса (см. вопрос 1) (Письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-04-06/24982).

Налогоплательщик приобрёл статус налогового резидента РФ в течение года. Налоговый агент вследствие ошибки продолжал удерживать НДФЛ по ставке 30%. Как вернуть НДФЛ налогоплательщику?

В этом случае НДФЛ с доходов, полученных таким физическим лицом с начала налогового периода, необходимо пересчитать по ставке 13%. Пересчет производится по итогам года, в котором получен статус резидента (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 15.02.2016 № 03-04-06/7958). Поскольку до приобретения плательщиком данного статуса НДФЛ удерживался по ставке 30%, возникла переплата по налогу.

За возвратом излишне удержанного НДФЛ физическому лицу нужно обратиться по окончании года не к налоговому агенту, а в налоговую инспекцию, в которой он состоит на учете по месту жительства (месту пребывания). При этом нужно представить налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус резидента (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина от 30.12.2015 № ЗН-3-17/5083). Минфин пояснил, что у работодателя нет обязанности в такой ситуации переоформить и представить в инспекцию новую справку о полученных физическими лицами доходах с учетом перерасчета налога (Письмо Минфина РФ от 29.11.2012 № 03-04-06/6-335).

Резидент иностранного государства представил налоговому агенту подтверждение своего статуса после даты выплаты дохода, освобождаемого от налогообложения. Необходимо ли вернуть уже удержанный НДФЛ?

В качестве доказательства статуса налогового резидента иностранного государства физическое лицо вправе представить налоговому агенту подтверждающий документ (удостоверение личности или официальное подтверждение статуса иностранца). Если подтверждение статуса налогового резидента иностранного государства представлено физическим лицом налоговому агенту — источнику выплаты дохода после даты выплаты дохода, подлежащего освобождению от налогообложения на основании международного договора, и удержания налога с такого дохода, этот налоговый агент осуществляет возврат налога (Письмо Минфина России от 15.08.2016 № 03-04-06/47795).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Налоговый агент обнаружил факт излишне удержанного НДФЛ с доходов сотрудника. Нужно ли ставить налоговую инспекцию в известность, что «излишек» возвращен?

Налоговому агенту по НДФЛ не нужно уведомлять налоговый орган о возврате излишне удержанного налога у сотрудника (Письмо ФНС РФ от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@). ИФНС узнает об этом самостоятельно — из представленной компанией отчетности — в форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). В строке 090 раздела 1 формы 6-НДФЛ отражается общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Напомним, что излишне удержанную сумму НДФЛ налоговый агент возвращает на основании письменного заявления, полученного от налогоплательщика (п. 1 ст. 231 НК) (см. вопрос 1). Вернуть «излишек» налоговый агент должен в течение трех месяцев с момента получения соответствующего заявления. При этом возврат производится за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет, в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога.

Суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет, недостаточно для возврата физическому лицу в трехмесячный срок после получения от него заявления. Что в этом случае делать налоговому агенту?

Такая ситуация может возникнуть в том случае, если уменьшился штат работников и величина рассчитанного налога невелика.

Налоговый агент должен обратиться в налоговый орган по месту учета с заявлением о возврате переплаты. Его форма утверждена Приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@. Помимо заявления необходимо представить (абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ):

выписку из регистра налогового учета по НДФЛ за соответствующий налоговый период;
документы, подтверждающие переплату (в частности, копии платежных поручений).

Указанные документы необходимо представить в инспекцию в течение 10 дней с момента получения заявления от физического лица (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ).

После получения от организации заявления, инспекция может предложить провести совместную сверку расчетов по налогам (пеням, штрафам) (п. 3 ст. 78 НК РФ). Лучше не спорить и сделать это, так как в этом случае ИФНС зачтет или вернет вам переплату только после подписания акта сверки (п. п. 3 — 6 ст. 78 НК РФ).

Налоговый орган принимает решение о зачете или об отказе в зачете сумм налога в течение 10 рабочих дней с момента обращения налогового агента (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 4 ст. 78 НК РФ). О своем решении инспекция должна сообщить налоговому агенту в течение пяти рабочих дней после принятия решения (п. 6 ст. 6.1, п. 9 ст. 78 НК РФ). Способ передачи такого сообщения руководителю организации, физическому лицу, их представителям установлен в п. 9 ст. 78 НК РФ. В случае положительного решения налоговый агент вправе зачесть излишне уплаченный НДФЛ в счет предстоящих платежей.

Кстати, налоговый агент вправе вернуть физическому лицу переплату по налогу из собственных средств, не дожидаясь ее возврата из бюджета (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Может ли быть зачтена налоговому агенту в счет погашения недоимки по НДФЛ переплата, образовавшаяся у него как у налогоплательщика по другому федеральному налогу?

В Письме Минфина от 25.03.2016 № 03-02-07/1/19163 чиновники сделали вывод, что абз. 2 п. 1 ст. 78 Кодекса предусмотрена возможность зачета сумм излишне уплаченных федеральных налогов — по федеральным налогам, а также по пеням, начисленным по федеральным налогам. То есть, в Минфине признали, что сумма излишне уплаченного организацией налога на прибыль может быть зачтена в счет погашения недоимки по НДФЛ в соответствии со ст. 78 Кодекса. Кроме того, финансисты пришли к выводу, что правила, предусмотренные данной нормой, применяются в отношении налогоплательщиков и налоговых агентов.

В письме ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@ инспекция указала на возможность зачета переплаты по федеральному налогу в счет погашения задолженности по НДФЛ налогового агента.

Несколько лет назад Минфин в Письме от 19.02.2010 № 03-02-07/1-69 делал совершенно противоположный вывод о том, что сумма излишне уплаченного организацией налога на прибыль не может быть зачтена налоговому агенту в счет погашения недоимки по НДФЛ.

Как мы видим, в связи с отсутствием четкой формулировки в законодательстве мнение контролирующих органов время от времени меняется. Поэтому можно дать совет налоговому агенту уточнить в своей инспекции, можно ли зачесть переплату по федеральному налогу в счет недоимки по НДФЛ.

Напомним, что для зачета «излишка» в налоговый орган нужно подать соответствующее заявление (подробнее см. предыдущий вопрос).

В какой срок можно вернуть (зачесть) переплату по НДФЛ?

Зачесть либо вернуть переплату по НДФЛ можно не позднее трех лет со дня перечисления налога в бюджет (п. п. 7, 14 ст. 78 НК РФ). Порядок действий организации — налогового агента зависит от причины, по которой образовалась переплата. Как вернуть (зачесть) НДФЛ, излишне удержанный у физлица и перечисленный в бюджет мы рассмотрели в вопросе 1.

Переплату по НДФЛ, возникшую по другим причинам, например из-за ошибки в платежном поручении, можно вернуть на расчетный счет в порядке, описанном в вопросе 8 (п. п. 1, 5, 14 ст. 78 НК РФ, Письма Минфина РФ от 16.09.2014 № 03-04-06/46268, ФНС РФ от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).

Для того чтобы удержать НДФЛ предварительно его нужно подсчитать. На каждый доход, полученный в течение месяца, начисляется НДФЛ. В БП 3.0 это происходит через документы «Начисление зарплаты», «Больничный лист», «Отпуск» и другие. В статье акцентируем своё внимание на удержании НДФЛ.

Существует ошибочное мнение, что удержание НДФЛ происходит в документе «Ведомость». На самом деле это не так.

Фактическое удержание налога у сотрудника отражается в учёте при проведении следующих документов:

Операция учёта НДФЛ;
Банковская выписка (списание с расчётного счёта);
РКО (выдача наличных).

То есть когда ведомость полностью оплачена.

Дата удержания НДФЛ — дата документа.

Рассмотрим подробнее процесс удержания НДФЛ на примере документа «Начисление заработной платы». При проведении этого документа помимо того что мы видим проводки по удержанию НДФЛ, также формируется регистр накопления «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ». Документ образует исчисленный НДФЛ с видом «приход», а также регистр накопления «Учёт доходов для исчисления НДФЛ».

После создания ведомости и на ее основании РКО в документе «Выдача наличных» образуется регистр «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» с видом «расход», который и отражает удержанный НДФЛ. Проанализировав этот регистр, можно понять, как отразятся данные в 6-НДФЛ во 2-м разделе.

Также стоит отметить документ «Операция учёта НДФЛ» (он находится в разделе «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Все документы по НДФЛ»). Документ предназначен для расчёта НДФЛ с дивидендов, вознаграждений по договору ГПХ, аренды автомобиля и других операций, налог с которых необходимо отразить для заполнения отчётности. В этом документе отражается доход, исчисленный и удержанный НДФЛ. Все вкладки заполняются вручную.

В целом весь процесс удержания идентичен удержанию налога в БП 3.0. Исчисленный НДФЛ рассчитывается в документах начисления — «Начисление зарплаты и взносов», «Больничные листы», «Отпуска», «Увольнения» и так далее. Но различие в том, что удержание НДФЛ происходит непосредственно в документе «Ведомость» после его проведения. Датой удержания НДФЛ будет дата ведомости.

В документах начисления, так же как и в БП 3.0 мы можем отследить движение по регистрам. Для этого необходимо нажать кнопку «Ещё» → «Движения документа». Программа выведет список регистров, которые образует этот документ. Исчисление отражается в регистре накопления «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» с видом «приход».

Когда заполняется документ «Ведомость», проводится анализ остатков задолженности перед сотрудником. Указывается сумма к выплате, а также заполняется колонка «НДФЛ к перечислению» — это налог, который будет удержан при проведении документа. Эта колонка заполняется остатками по регистру «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ». Программа анализирует, есть ли в этом регистре исчисленный, но неудержанный налог. Поэтому если НДФЛ за предыдущие месяцы не был отражён как удержанный, то он учтётся при очередном заполнении документа «Ведомость».

В ведомости также можно проследить движение документа, какие регистры он формирует после проведения. Регистр «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» отражается с видом «расход», то еесть НДФЛ удержан.

Мы рассмотрели процесс удержания налога в БП 3.0 и ЗУП 3.1. Надеемся, что в отчётный период наша статья поможет вам в формировании отчётов по НДФЛ. Удачи в делах!

Если у вас ещё остались вопросы по удержанию НДФЛ в программах 1С, обратитесь за помощью в онлайн-чат на странице. Наши консультанты ответят в течение 15 секунд.

Понравилась статья — ставьте лайк, делитесь с коллегами.

Вопрос: Нужно ли одновременно вести лицевой счет работника и налоговый регистр по учету НДФЛ? ("Зарплата", N 8, август 2012 г.)
Лицевой счет
Ответственность за отсутствие формы N Т-54
Налоговая карточка по учету НДФЛ
- Зачем нужна налоговая карточка по учету НДФЛ
- Налоговая ответственность за отсутствие налоговых регистров
- Административная ответственность за отсутствие налоговых регистров
Информация пересекается, но предназначение разное

Нужно ли одновременно вести лицевой счет работника и налоговый регистр по учету НДФЛ?

Бухгалтерия должна вести оба документа. Расскажем почему.

Форма N Т-54, введенная в документооборот постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - постановление N 1), заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. Она предназначена для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года (Указания по применению и заполнению формы N Т-54, утвержденные постановлением N 1).

То есть в лицевом счете указываются сведения:

- об отработанном времени;

- обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы работника за месяц;

- о начисленных пособиях по временной нетрудоспособности;

- льготах по НДФЛ;

- задолженности за работником и организацией и т.п.

По сути, это единственный документ, сведения которого могут использоваться в различных ситуациях: для начисления пенсий, пособий, подсчета среднего заработка для расчета отпускных, оплаты больничных листов, выплаты компенсации при увольнении.

Закрывается лицевой счет при увольнении работника.

Ответственность за отсутствие формы N Т-54

Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов (расходов) и объектов налогообложения, в том числе и за отсутствие первичных документов бухгалтерского или налогового учета. Поскольку лицевой счет прямо указан в Перечне унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном постановлением N 1, он относится к первичным документам. Поэтому, если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие формы N Т-54, они вправе оштрафовать организацию на сумму:

- 10 000 руб. - если нарушения совершены в течение одного налогового периода;

- 30 000 руб. - если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода.

Это косвенно подтверждает постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.2003 N 4243/03. В нем арбитры указали, что из смысла статьи 120 НК РФ нельзя точно установить, идет речь о первичных документах бухгалтерского или налогового учета.

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговый регистр по учету НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного с доходов каждого работника, обязаны разработать и вести все налоговые агенты (абз. 2 п. 1 ст. 230 НК РФ).

Зачем нужна налоговая карточка по учету НДФЛ

Она предназначена исключительно для учета НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного со всех доходов каждого физического лица, а не только работника, получившего доход от данного налогового агента. В этом регистре должны быть отражены следующие данные:

- доходы, начисленные налоговым агентом физическому лицу за налоговый период, и даты их выплаты;

- суммы предоставленных им налоговых вычетов;

- суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.

Регистр налогового учета нужно вести персонально по каждому физическому лицу (а не только по работникам), которое получает от организации доходы, облагаемые НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ). По окончании календарного года сведения, отраженные в регистре, используются при составлении справки по форме 2-НДФЛ.

Отсутствие регистров налогового учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность за отсутствие налоговых регистров

Она установлена статьей 120 Налогового кодекса. Но в отличие от лицевого счета за непредставление налоговой карточки по требованию налоговой инспекции организацию могут оштрафовать на 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная ответственность за отсутствие налоговых регистров

За отсутствие налоговых регистров по заявлению налоговой инспекции суд может оштрафовать руководителя на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Информация пересекается, но предназначение разное

Как видим, некоторые сведения действительно содержатся и в лицевом счете, и в налоговой карточке. Но, несмотря на это, для разных целей применяют и тот и другой документ, ведь у них абсолютно разное предназначение и функции.

старший научный редактор журнала "Зарплата"

1 августа 2012 г.

"Зарплата", N 8, август 2012 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Купить документ --> Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

"Зарплата" - профессиональное практическое издание для бухгалтера и работника отдела кадров. Все материалы и рекомендации журнала нацелены на возможность практического применения, как оперативного, так и долгосрочного.

Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-23886 от 28.03.2006 г., выданное Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия

Читайте также: