Перечисление ндфл за прошлый год

Опубликовано: 30.04.2024

При возникновении переплаты налога на доходы физических лиц, казалось бы, нет ничего проще, чем вернуть излишне уплаченные средства при выплате следующей зарплаты. Но на практике этот вопрос вызывает много сложностей. Действия по возврату средств зависят от того, как возникла переплата.

Когда возникает переплата по НДФЛ

Прямой запрет на оплату НДФЛ за счет агента указан в п. 9 ст. 226 НК РФ: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом». Переплата по НДФЛ может образоваться в случае, когда налоговый агент излишне удержал и перечислил в бюджет налог с сумм дохода, выплаченного физлицу.

Ситуации, при которых может быть излишне удержан налог, следующие:

• Работник получил отпуск авансом и увольняется. При увольнении работодатель может удержать часть излишне выплаченных отпускных из доходов, причитающихся к выплате сотруднику, но не более 20%. Остальную часть сотрудник может вернуть добровольно (вот тут и появится излишне удержанный налог).

• Если при расчете пособия по больничному листу допущена ошибка и работнику выплачена сумма пособия в завышенном размере, то ФСС не примет такие суммы к зачету. Придется пересчитать пособие и НДФЛ. Опять же излишне выплаченное придется или удерживать из доходов (но только в случае счетной ошибки), или просить работника добровольно средства вернуть.

• Когда работнику положены стандартные налоговые вычеты, но он несвоевременно предоставил подтверждающие документы. Приходится пересчитывать налоговую базу по НДФЛ с начала года, и возможно возникновение излишне удержанной суммы налога.

• Если работник получает имущественный вычет не с начала года. Надо будет пересчитать доходы работника с начала года и вернуть излишне удержанный налог.

• Если в организации есть сотрудник-иностранец, работающий по патенту, то возвратить удержанный ранее НДФЛ придется, когда уведомление о праве на уменьшение НДФЛ с его доходов на суммы фиксированных авансовых платежей поступило от налогового органа после того, как работодатель начал выплачивать работнику доход.

• Когда НДФЛ ошибочно рассчитан по более высокой ставке или налог удержан из необлагаемого дохода.

Как выявить переплату

Сумму НДФЛ, излишне удержанную с дохода, может обнаружить налоговый агент, который выплачивает налогоплательщику доход и сразу производит удержание налога.

Также указать на переплату может налоговый орган. Тогда с момента обнаружения факта переплаты (согласно п. 3 ст. 78, п. 4 ст. 79, п. 1 ст. 231 НК РФ) налогоплательщик должен быть извещен в течение 10 рабочих дней.

Налоговый орган извещает о переплате одним из следующих способов:

письменным извещением, вручаемым лично под роспись;
почтовым отправлением с уведомлением;
указанием суммы переплаты в личном кабинете налогоплательщика.

Порядок возврата переплаты

НДФЛ перечисляется в бюджет из доходов физлица. Организация, выступающая в роли налогового агента, не имеет права уплачивать налог за счет своих средств. Правила возврата переплаты НДФЛ детально разъяснил Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 20.08.2020 № Ф05-11952/2020 по делу № А40-263501/2019. Порядок возврата НДФЛ зависит от причины переплаты:

Налоговый агент ошибочно перечисляет по реквизитам НДФЛ собственные средства, которые не были удержаны при выплате доходов физлицам.
Налоговый агент допустил ошибку именно при удержании НДФЛ из доходов работника – неправомерно изъял у него больше, чем следовало, либо выплатил «лишний» доход, с которого удержал НДФЛ.

Соответственно, будет различаться и порядок возврата налога.

В первом случае действуют общие правила ст. 78 НК РФ, а переплата налогом на доходы физлиц вообще не признается. Для возврата или зачета денег организации следует подать заявление в ИФНС по месту учета. Но поскольку деньги были перечислены по реквизитам НДФЛ, придется дополнительно подтвердить, что они таковыми не являются. Для этого к заявлению необходимо приложить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период. Также к заявлению прилагается платежка, на основании которой была внесена лишняя сумма.

Во втором случае круг обстоятельств, которые нужно подтвердить документально, меняется. Как отметил суд, в этой ситуации возврат НДФЛ налоговому агенту возможен только после того, как будут представлены документы, подтверждающие урегулирование задолженности с физлицом. А если соответствующие суммы уже попали в справки 2-НДФЛ, то потребуется также представить корректирующую отчетность.

По общему правилу налоговый агент, излишне удержавший из дохода физлица НДФЛ, обязан произвести возврат самостоятельно (п. 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 34 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2020 № 57). Правда, в отдельных случаях за возвратом излишне удержанного НДФЛ необходимо обращаться в налоговый орган (п. 1.1 ст. 231, ст. 231.1 НК РФ).

Для возврата излишне взысканного НДФЛ с работника предусмотрен особый порядок, установленный ст. 231 НК РФ. На это обратил внимание Минфин в Письме от 21.07.2020 № 03-04-06/63250. При этом о каждом факте переплаты организация должна сообщить сотруднику в течение 10 дней.

Работнику следует подать письменное заявление о возврате суммы излишне удержанного НДФЛ в произвольной форме. В нем нужно указать банковский счет для перечисления денежных средств, поскольку возврат переплаты производится работодателем только в безналичной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Для возвращения переплаты по НДФЛ установлен свой срок – ее необходимо вернуть в течение трех месяцев со дня получения заявления (Письмо Минфина РФ от 06 июля 2020 года № 03-04-10/39533). В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ключевой ставки ЦБ, действующей в эти дни (абзацы третий, пятый п. 1 ст. 231 НК РФ).

Статья 231 НК РФ четко устанавливает источники, за счет которых можно вернуть НДФЛ сотруднику. Это предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет из доходов:

• того же работника, у которого излишне удержали налог;

• других налогоплательщиков, по отношению к которым организация выступает налоговым агентом.

То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику. При этом неважно, с чьих доходов удерживается налог: с зарплаты того лица, которому он возвращается, или с зарплаты других работников организации.

Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше трехмесячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае налоговый агент должен обратиться в налоговый орган по месту учета с заявлением о возврате переплаты. Форма заявления утверждена Приказом ФНС от 14.02.2020 № ММВ-7-8/182@. Обратиться в налоговый орган нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника (абзацы шестой, восьмой п. 1 ст. 231 НК РФ). Помимо заявления, необходимо представить (абзац восьмой п. 1 ст. 231 НК РФ) выписку из регистра налогового учета по НДФЛ за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие переплату.

После получения от организации заявления инспекция может предложить провести совместную сверку расчетов по налогам (пеням, штрафам) (п. 3 ст. 78 НК РФ). Лучше не спорить и сделать это, так как в этом случае ИФНС зачтет или вернет вам переплату только после подписания акта сверки (п. 3–6 ст. 78 НК РФ). Налоговый орган принимает решение о зачете или об отказе в зачете сумм налога в течение 10 рабочих дней с момента обращения налогового агента (п. 6 ст. 6.1, абзац второй п. 4 ст. 78 НК РФ). О своем решении инспекция должна сообщить налоговому агенту в течение пяти рабочих дней после принятия решения (п. 6 ст. 6.1, п. 9 ст. 78 НК РФ). В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации (п. 6 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ). Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета (абзац девятый п. 1 ст. 231 НК РФ), а затем уже обратиться в налоговую инспекцию.

Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог (письма Минфина РФ от 29.12.2020 № 03-04-05/6-1460, от 24.12.2020 № 03-04-05/6-1430). По каждому физлицу, которому возвращен налог, излишне удержанный в прошлые годы, представьте в ИФНС корректирующую справку 2-НДФЛ (раздел I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, письма ФНС от 14.11.2020 № БС-4-11/21536@, от 26.10.2020 № БС-4-11/20366@).

Как зачесть ошибочно перечисленную оплату по НДФЛ

Налогоплательщик имеет право на своевременный зачет излишне уплаченных сумм налогов, пеней, штрафов (подп. 5 п. 1 ст. 21 НК РФ), а налоговый орган обязан осуществить их возврат (подп. 7 п. 1 ст. 32 НК РФ). Ошибочно перечисленную сумму налога в общем случае можно зачесть в счет уплаты других налогов . С 1 октября 2020 года для этого не требуется, чтобы вид зачитываемых налогов совпадал.

Однако если налоговый агент ошибочно перечислил излишние суммы налога из собственных средств, то зачесть излишне уплаченную сумму НДФЛ в счет будущих платежей по НДФЛ нельзя. Налоговый агент может подать заявление о возврате денег. Обратите внимание: чтобы вернуть переплату, необходимо не иметь недоимки также по любым налогам (пеням, штрафам). Если у вас есть задолженность по другим федеральным налогам, пеням или штрафам, инспекция должна осуществить зачет самостоятельно.

Срок подачи заявления о зачете в налоговый орган – три года со дня уплаты налога в излишнем размере (п. 7 ст. 78 НК РФ). Вместе с заявлением нужно представить документы , которые подтвердят наличие переплаты (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.10.2020 № 19-19/164537@, ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@).

Для возврата переплаты по НДФЛ также нужно в налоговую инспекцию предоставить заявление о возврате переплаты в срок не позднее чем три года со дня перечисления излишне уплаченного налога (п. 7 ст. 78 НК РФ). Вместе с заявлением также представляются документы, подтверждающие излишне уплаченную сумму налога: справки по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физлиц, платежные документы, подтверждающие факт излишне перечисленного налога (абзац восьмой п. 1 ст. 231 НК РФ).

То есть налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков-физлиц, а является именно денежными средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет.

В Письме УФНС РФ по г. Москве от 27.10.2020 № 19-19/164537@ обращено внимание, что налоговые органы дополнительно могут потребовать данные счета 68.1, на котором отражаются расчеты по НДФЛ в бухучете, за соответствующий период.

Встречаются случаи, когда налоговые органы отказывают в возврате НДФЛ, указывая на то, что переплата может быть определена только по результатам проведенной выездной налоговой проверки. Однако суды отклоняют доводы налоговых органов о подтверждении суммы переплаты только результатами выездной налоговой проверки, если организация представит доказательства излишнего перечисления денежных средств в бюджет (постановления ФАС МО от 30.04.2014 № Ф05-3657/2014 по делу № А40-91167/13, от 06.03.2014 № Ф05-1184/2014 по делу № А40-80139/13-99-247, АС Поволжского округа от 02.12.2014 № Ф06-17741/2013 по делу № А06-166/2014).

Нужно ли представлять налоговые регистры

Вместе с заявлением, как говорят налоговые органы, нужно представить выписку из регистра налогового учета и соответствующие платежные документы, которые подтвердят наличие переплаты (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.10.2020 № 19-19/164537@, ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Подтверждение правильности такого требования налоговых органов – Постановление Арбитражного суда Московского округа от 24 ноября 2020 года № Ф05-19418/2020 по делу № А40-335248/2019.

Для возврата излишне перечисленного НДФЛ организация – налоговый агент должна представить документы, безусловно подтверждающие факт перечисления этого налога в бюджет за конкретное физлицо, а также подтвердить, что в реальности сумма налога в отношении этого физлица должна быть меньше. В силу положений ст. 230 НК РФ эти факты подтверждаются именно регистрами налогового учета по НДФЛ.

В связи с этим, как отметил Арбитражный суд Московского округа, ИФНС вправе отказать в возврате налога, если организация в подтверждение переплаты представит только платежное поручение на перечисление общей суммы НДФЛ без конкретизации, по какому именно физлицу перечислен налог. По мнению судей, подобный документ не является доказательством излишней уплаты НДФЛ, так как он подтверждает только уплаченную сумму, но не дает информации ни о сумме, которая была удержана при фактической выплате доходов, ни о сумме, которая действительно подлежала перечислению по соответствующим физлицам. При этом наличие переплаты выявляется как раз путем сравнения сумм налога, которые должны быть уплачены за определенный период, с относящимися к этому же периоду платежными документами по этому налогу.

Если работник вернул излишне полученный доход

Исчисление сумм НДФЛ с доходов, полученных работником, производится нарастающим итогом с начала календарного года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). В случае выплаты заработной платы в большем размере, отпускных уплата налога производится не за счет налогового агента, а за счет дохода, выплаченного работнику.

Никаких дополнительных налоговых обязательств у бывшего работника и организации как налогового агента в связи со списанием невозвращенного долга по зарплате и отпускным (например, при увольнении) не возникает. В письмах Минфина РФ от 26.07.2018 № 03-15-06/52554, от 26.12.2017 № 03-04-06/86736 и УФНС РФ по г. Москве от 28.06.2018 № 20-15/138129 отмечено, что дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска – это день выплаты. В этот день удерживается НДФЛ с отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку сумма налога, исчисленная с отпускных, удержана на дату выплаты, не требуется повторного начисления и удержания НДФЛ при прощении налоговым агентом работнику задолженности за неотработанные дни отпуска.

В случае возврата работником суммы излишне выплаченных отпускных сумма к возврату также рассчитывается за вычетом НДФЛ. То есть работнику выплатили доход без НДФЛ, он эту же сумму и возвращает. Налог с дохода фактически становится уплаченным за счет налогового агента и не является уплатой НДФЛ (п. 9 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Компания должна провести корректировку отпускных или зарплаты в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет. А переплата налога может быть возвращена налоговому агенту в рамках ст. 78 НК РФ, определяющей порядок зачета или возврата сумм излишне уплаченного налога, на основании п. 14 ст. 78 НК РФ. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет.

Следует обратить внимание на ситуацию, когда работник увольняется в январе, а долг за отпуск у него больше, чем начислено выплат в текущем периоде. Тогда при возмещении работодателю долга возникает проблема с отражением операции в отчетности по НДФЛ, поскольку в текущем периоде база скорректирована быть не может. Отрицательных значений при заполнении показателей строк отчетности не предусмотрено. Поэтому следует скорректировать базу за период начисления отпускных в прошлом году. В текущем отчетном периоде сумма произведенного перерасчета за предшествующий период в расчете не отражается (письма ФНС РФ от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@, от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479). Как правило, до конца января отчетность по НДФЛ за предыдущий год еще не сдана. Поэтому необходимо уточнить сумму начислений по увольняемому работнику с учетом возврата им переплаты за отпуск, предоставленный авансом.

Бухгалтерский учет

Сумма, излишне уплаченная в бюджет и впоследствии возвращенная организации, не приводит к увеличению экономических выгод организации. Следовательно, не образуется дохода применительно к п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 32н.

В бухучете уплата НДФЛ (в части излишне уплаченных денежных средств) отражается записью Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 51 «Расчетные счета». Возврат налоговым органом излишне уплаченной суммы на расчетный счет организации отражаются обратной записью: Дебет 51 Кредит 68.

Сумма налога, излишне удержанная у физлица, является ошибкой. При ее выявлении оформляется первичный документ – бухгалтерская справка. Если сумма подлежит возврату работнику, то ошибка отражается записью «красное сторно»: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Перечисление налога на расчетный счет физлица отражается записью: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кредит 51 «Расчетные счета».

Налог на прибыль организаций

Сумма излишне уплаченного налога, возвращенная из бюджета, не учитывается для целей исчисления налога на прибыль в качестве дохода, поскольку в данном случае не возникает экономической выгоды применительно к п. 1 ст. 41 НК РФ.

Аналогичный подход применяется и в отношении организаций, применяющих УСН (с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов»), и организаций, являющихся налогоплательщиками ЕСХН (Письмо Минфина РФ от 22.06.2009 № 03-11-11/117, направлено Письмом ФНС РФ от 07.07.2009 № ШС-17-3/130@).

Перерасчет НДФЛ в сторону увеличения или уменьшения неизбежен. Может измениться расчетная база (сумма начислений) по налогу по конкретному работнику, например из-за применения стандартных, социальных, имущественных вычетов не с начала налогового периода. Эксперты 1С рассматривают порядок возврата излишне удержанного НДФЛ, приводят примеры отражения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 переплаты налога для ситуаций, которые часто вызывают вопросы.

Порядок возврата излишне удержанного НДФЛ

В соответствии с пунктом 1 статьи 24 НК РФ организация, которую НК РФ обязывает исчислять и перечислять в бюджет налог за другого налогоплательщика — организацию или физическое лицо, считается налоговым агентом. По НДФЛ все организации исполняют обязанности налогового агента.

Налоговые агенты в соответствии с Налоговым кодексом РФ обязаны:

исчислять НДФЛ налогоплательщика;
удерживать НДФЛ у налогоплательщика;
перечислять НДФЛ в бюджет.

Расчет НДФЛ производится налоговыми агентами в соответствии со статьей 224 НК РФ с учетом всех особенностей, предусмотренных главой 23 Налогового кодекса РФ. Налоговый агент исчисляет и удерживает НДФЛ по каждому налогоплательщику и перечисляет в налоговый орган общую сумму. У налогового агента по НДФЛ возникают взаимоотношения с одной стороны — с налоговым органом, с другой — с налогоплательщиками.

При этом справка о доходах и суммах налога физического лица (форма 2-НДФЛ) отражает исчисленный, удержанный и перечисленный налог по конкретному физлицу. Следовательно, перечисляя общую сумму НДФЛ в бюджет, налоговый агент обязан вести учет перечисления налога в разрезе налогоплательщиков.

Учет не представляет сложностей, если суммы исчисленного, удержанного и подлежащего перечислению налога совпадают. Однако может произойти переплата НДФЛ по некоторым физическим лицам, и тогда взаиморасчеты с налоговым органом и с налогоплательщиками для налогового агента становятся не одинаковыми.

Например, налоговый агент мог излишне удержать НДФЛ с доходов физического лица и перечислить его в бюджет, когда сотрудник обратился с заявлением о предоставлении социального или имущественного вычета не в начале года, но вычет следует применять с начала года. В этом случае НДФЛ подлежит перерасчету, и, согласно пункту 1 статьи 231 НК РФ, излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.

При этом организация обязана сообщить любым способом налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.

Возврат излишне удержанных сумм налога относится к взаимоотношениям налогового агента и налогоплательщика. Перечисленные, как впоследствии выяснилось, излишние суммы не были в свое время ошибочными и с точки зрения взаимодействия с ИФНС не требуют корректировки.

При очередном перечислении удержанного налога в налоговый орган налоговый агент перечисляет вновь исчисленный актуальный НДФЛ с учетом того, что осуществлен возврат излишне удержанного налога. Задача налогового агента — отследить, чтобы в справках 2-НДФЛ налогоплательщиков отразилась переплата и произведенный возврат налога.

Подробнее о возврате сумм излишне удержанного НДФЛ и об отражении в программах 1С см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С“» раздела «Кадры и оплата труда».

Как отразить переплату по НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в случае возникновения переплаты НДФЛ следует выполнить ряд действий для корректного отражения перечисления по физлицам.

Порядок действий зависит от того, будут ли еще перечисления НДФЛ в налоговый орган до момента формирования справки 2-НДФЛ.

Рассмотрим последовательность действий для получения корректной справки 2-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» на примере.

Предположим, что в организации 2 сотрудника с окладом 10 000 руб. В январе 2019 года при расчете зарплаты исчислен по каждому из них НДФЛ в сумме 1 300 руб. и перечислен при выплате зарплаты в бюджет общей суммой 2 600 руб. В феврале 2019 года один из сотрудников заявил о своем праве на стандартные налоговые вычеты, и в результате пересчета налога с начала года к перечислению в бюджет исчисляется сумма, учитывающая произошедшую переплату.

Пример 1

В результате пересчета НДФЛ к перечислению в бюджет в феврале 2019 года есть некоторая сумма.

Примечание
Здесь и далее в рассматриваемых примерах в настройках учетной политики организации по НДФЛ ( Настройки — Организация — закладка Учетная политика и другие настройки — ссылка Учетная политика) установлено Применение стандартных вычетов нарастающим итогом в течение налогового периода).

В январе 2019 года у сотрудников С.С. Горбункова и В.С. Плющ начислено по 10 000 руб., выплачено по 8 700 руб., и по каждому из них НДФЛ по 1 300 руб. перечислен в бюджет общей суммой 2 600 руб.

В феврале 2019 года В.С. Плющ обратилась с заявлением о предоставлении с начала года стандартных налоговых вычетов на троих детей с кодом:

«126» на первого ребенка — 1 400 руб.;
«127» на второго ребенка — 1 400 руб.;
«128» на третьего ребенка — 3 000 руб.

Общая сумма стандартных вычетов за 1 месяц составляет 5 800 руб.

При расчете заработной платы в документе Начисление зарплаты и взносов в результате применения вычетов за январь и февраль в сумме 11 600 руб. образовалась переплата по НДФЛ по налогоплательщику В.С. Плющ в размере 208 руб. (рис. 1). По сотруднику С.С. Горбункову следует перечислить 1 300 руб. В целом же в бюджет следует перечислить 1 092 руб.

Рис. 1. Расчет НДФЛ в документе «Начисление зарплаты и взносов»

В отчете Полный свод начислений, удержаний и выплат (рис. 2) отражается общая сумма удержанного налога в феврале 2019 года — 1 092 руб.

Рис. 2. Отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат»

При формировании платежной ведомости в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 по каждому физлицу отдельно формируется сумма к выплате и НДФЛ к перечислению (рис. 3). Сотруднику С.С. Горбункову следует перечислить сумму зарплаты 8 700 руб. и перечислить в бюджет исчисленный НДФЛ 1 300 руб. Сотруднице В.С. Плющ следует перечислить зарплату в размере 10 000 руб. Перечислять НДФЛ в этом месяце не следует, так как есть переплата, оставшаяся с прошлого месяца. По заявлению сотрудницы В.С. Плющ зарегистрирован возврат переплаченной суммы налога 208 руб. документом Возврат НДФЛ в меню Налоги и взносы.

По умолчанию в документе Ведомость в банк в блоке Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ установлен флаг Налог перечислен вместе с зарплатой. Проведение этого документа без предварительного анализа и изменений установок по умолчанию приведет к возникновению ошибки в системе: в программе будет зарегистрировано, что налоговым агентом перечислена сумма большая, чем требуется, — 1 300 руб. вместо 1 092 руб.

Рис. 3. НДФЛ к перечислению в платежной ведомости

Чтобы избежать такой ошибки, рекомендуется ежемесячно после расчета зарплаты перед формированием ведомостей анализировать НДФЛ с помощью отчетов:

Анализ НДФЛ по датам получения доходов;
Анализ НДФЛ по документам-основаниям;
Анализ НДФЛ по месяцам.

Поле Осталось удержать в этих отчетах сообщит реальную сумму НДФЛ, подлежащую удержанию и перечислению по налогоплательщикам и в целом по налоговому агенту.

Обратите внимание, что поля Осталось удержать и Осталось перечислить не отображаются в отчетах по умолчанию. Их можно добавить по кнопке Настройки — вид Расширенный — закладка Поля и сортировки, установив соответствующие флаги.

При расхождении суммы, подлежащей удержанию по отчетам и по платежной ведомости, использовать настройки, установленные по умолчанию в платежной ведомости, нельзя. В этом случае следует отключить установленный по умолчанию флаг Налог перечислен вместе с зарплатой. По ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ следует перейти к документу Перечисления НДФЛ в бюджет. В этом документе следует указать верную сумму удерживаемого и перечисляемого налога в целом по организации. В Примере 1 к перечислению указывается сумма 1 092 руб. При этом можно сформировать Реестр перечисленных сумм налога по кнопке Реестр перечисленных сумм НДФЛ (рис. 4) и убедиться, что программа правильно распределяет перечисление НДФЛ.

После регистрации перечисления НДФЛ описанным выше способом в справках 2-НДФЛ, сформированных для обоих сотрудников, налог исчисленный, удержанный и перечисленный будет отображен корректно.

Рис. 4. Отчет «Реестр перечисленных сумм налога»

Пример 2

В результате пересчета НДФЛ нет сумм к перечислению в бюджет в феврале 2019 года.

Аналогично Примеру 1 в январе 2019 года у сотрудников С.С. Горбункова и В.С. Плющ начислено по 10 000 руб., выплачено по 8 700 руб., и по каждому из них НДФЛ по 1 300 руб. перечислен в бюджет общей суммой 2 600 руб.

Но, в отличие от Примера 1, в феврале 2019 года В.С. Плющ обратилась с заявлением о предоставлении с начала года стандартных налоговых вычетов на пятерых детей с кодами:

«126» на первого ребенка — 1 400 руб.;
«127» на второго ребенка — 1 400 руб.;
«128» на третьего ребенка — 3 000 руб.;
«128» на последующего ребенка — 3 000 руб.;
«128» на последующего ребенка — 3 000 руб.

Общая сумма вычетов за 1 месяц составляет 11 800 руб.

При расчете заработной платы в документе Начисление зарплаты и взносов в результате применения вычетов за январь и февраль образовалась переплата по НДФЛ по налогоплательщику В.С. Плющ в размере 1 300 руб. По сотруднику С.С. Горбункову следует перечислить 1 300 руб. Следовательно, нет сумм НДФЛ, которые бы следовало перечислить в бюджет в феврале.

Пример 2 может показаться искусственным, однако аналогичная ситуация может возникнуть при применении в середине года имущественных вычетов.

Так же как и в Примере 1, при формировании платежной ведомости в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 по каждому физлицу отдельно формируется сумма к выплате и НДФЛ к перечислению. Сотруднику С.С. Горбункову следует перечислить 8 700 руб. зарплаты и перечислить в бюджет исчисленный НДФЛ 1 300 руб. Сотруднице В.С. Плющ следует перечислить зарплату в размере 10 000 руб., перечислять НДФЛ в этом месяце не следует, так как есть переплата, оставшаяся с прошлого месяца. Но переплата равна сумме планируемого перечисления, и налоговый агент ничего перечислять в бюджет не должен. Об этом свидетельствуют отчеты по анализу НДФЛ программы. Аналогично Примеру 1 следует отключить в платежной ведомости установленный по умолчанию флаг Налог перечислен вместе с зарплатой. Но, в отличие от Примера 1, документ Перечисление НДФЛ в бюджет с нулевой суммой провести невозможно, поэтому автоматически не произойдет корректного перераспределения перечисленного налога, и отчеты в программе (в том числе 2-НДФЛ) будут демонстрировать недостаточное перечисление налога по одному сотруднику и излишнее — по другому. Если есть время подождать очередного расчета заработной платы или другого дохода, когда появятся суммы НДФЛ к перечислению, то можно ничего не предпринимать. В следующем месяце при проведении документа Перечисление НДФЛ в бюджет все автоматически нормализуется. Но если такая ситуация возникает в последнем месяце налогового периода (декабре) или в том месяце, когда необходимо выдать справку 2-НДФЛ сотруднику, то скорректировать распределение перечисленного налога следует документом Операции учета НДФЛ в меню Налоги и взносы (рис. 5).

Рис. 5. Документ «Операция учета НДФЛ»

Для сотрудника С.С. Горбункова на закладке Перечислено по всем ставкам следует указать сумму перечисленного налога, факт того, что этот налог был удержан и зарегистрирован платежной ведомостью. А для сотрудницы В.С. Плющ в документе Операции учета НДФЛ придется внести корректировку на двух закладках: Удержано по всем ставкам и Перечислено по всем ставкам, указав сумму излишне удержанного и перечисленного налога со знаком «минус».

Напомним, что в соответствии с приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ утверждена новая форма сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц, порядок заполнения и формат ее представления в электронной форме. Новый отчет 2-НДФЛ называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица» и предусматривает различные формы его представления в ИФНС и выдачи на руки работнику (Приложения № 1 и № 5 к Приказу). Форма 2-НДФЛ, предназначенная для представления в ИФНС на бумажном носителе, для каждого показателя устанавливает соответствующее поле, состоящее из определенного количества знакомест. Новая форма 2-НДФЛ вступила в силу с 01.01.2019 и должна применяться начиная с представления сведений о доходах физических лиц за 2018 год. В «1С:Предприятии» изменения в форме 2-НДФЛ поддержаны. О сроках реализации можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства».

Отчеты по НДФЛ за 2018 год (формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ) следует представить в налоговый орган не позднее 01.04.2019.

От редакции. В 1С:Лектории 07.02.2019 состоялась лекция о подготовке отчетов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2018 год, особенностях формирования в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) с участием В.Д. Волкова (ФНС России) и экспертов 1С. С видеозаписью можно ознакомиться на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.

Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Переплата налога на доходы физлиц в бюджет может возникнуть по разным причинам. Но независимо от того, из-за чего она образовалась, основная сложность при ее возврате заключается в том, что организация не считается плательщиком этого налога. Она выступает в качестве налогового агента. А плательщиками являются сотрудники организации, получающие от нее доход.

Поэтому процедура возврата НДФЛ из бюджета строго регламентирована и отличается от общего порядка возврата налогов. Зачет переплаты по НДФЛ тоже сопряжен с трудностями – сделать это удастся не всегда. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда возникает переплата

Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в двух случаях.

Первый случай. Организация удержала из дохода сотрудника больше положенного. Например – из-за того, что бухгалтер неправильно рассчитал облагаемую базу или неверно применил вычеты по НДФЛ, либо работник не вовремя представил в бухгалтерию подтверждающие документы на вычет, и т.п. Эту же (излишне удержанную) сумму и заплатили в бюджет. В данном случае речь идет об излишне удержанном НДФЛ из доходов налогоплательщика.

Второй случай. Организация рассчитала и удержала НДФЛ правильно. Но в бюджет перечислила больше, чем нужно. Это может произойти, например:

из-за ошибки бухгалтера при оформлении платежного поручения на уплату налога;
из-за того, что налог заплатили раньше срока (до того, как выплатили работникам доход и удержали из него НДФЛ). В этом случае получается, что возникает переплата за счет собственных средств организации, а не налогоплательщика.

Как вернуть переплаченный налог

Порядок возврата налога зависит от того, по какой причине возникла переплата.

Ситуация 1. Переплата НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов сотрудника.

Правила возврата НДФЛ в этой ситуации установлены статьей 231 НК РФ. Алгоритм действий – следующий.

Выявить излишне удержанный налог работник может и самостоятельно.

Независимо от того, кто обнаружил переплату (бухгалтер или сотрудник), работник пишет на имя руководителя организации заявление на возврат НДФЛ. Именно этот документ и будет являться основанием для возврата налога. Составить его можно в произвольной форме. Например, так:

Переплату по НДФЛ организация должна перечислить сотруднику в течение трех месяцев со дня получения от него заявления. Основание – пункт 1 статьи 231 НК РФ. Здесь нужно обратить внимание на два важных момента.

Во-первых, излишне удержанную сумму НДФЛ можно только перечислить на банковский счет работника – возвращать налог наличными нельзя (п. 1 ст. 231 НК РФ). Причем это правило действует независимо от того, какой порядок выплаты зарплаты установлен в организации – наличными из кассы или «безналом» на карты сотрудников.

Во-вторых, нужно строго соблюдать сроки возврата излишне удержанного налога работнику. Если в течение положенного срока (трех месяцев) организация не вернет сотруднику переплату, то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Статья 231 НК РФ четко устанавливает источники, за счет которых можно вернуть НДФЛ сотруднику. А именно – это предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:

из доходов того же работника, у которого излишне удержали налог;
из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация выступает налоговым агентом.

Бухгалтер по ошибке излишне удержал НДФЛ с выплат менеджеру Степанову за август 2019 года. Сумма излишне удержанного налога составила 1300 руб. Ошибка была обнаружена в сентябре 2019 года. Общая сумма НДФЛ, удержанная из зарплаты всех сотрудников организации за сентябрь, составила 130 000 руб. Из этой суммы бухгалтер перечислил в бюджет только 128 700 руб. Разница в размере 1300 руб. была перечислена на банковский счет, указанный Степановым в заявлении на возврат излишне удержанного НДФЛ.

И только если указанных платежей недостаточно для того, чтобы вернуть НДФЛ налогоплательщику в положенный срок, организация обращается в налоговую инспекцию за возвратом налога из бюджета (п.1 ст. 231 НК РФ). Для этого в ИФНС нужно подать заявление о возврате налога, форма которого утверждена Приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение № 8). Представить документ в инспекцию необходимо в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

К заявлению нужно приложить:

выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога.

В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в общем порядке, который установлен статьей 78 НК РФ.

Так, решение о возврате переплаты (или отказе в этом) инспекция должна принять в течение 10 дней:

со дня получения заявления от организации, если сверка расчетов с бюджетом не проводилась;
со дня подписания акта сверки, если сверка была.

Такой порядок предусмотрен пунктом 8 статьи 78 НК РФ.

Известить организацию о своем решении (согласии на возврат или отказе) инспекция обязана в течение 5 дней со дня принятия решения (п. 9 ст. 78 НК РФ). Форма решения о возврате и форма решения об отказе в возврате излишне уплаченного налога утверждены приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@.

Вернуть переплату налоговая инспекция обязана в течение одного месяца с того дня, как получила заявление от организации (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Ожидая поступления средств из бюджета на свой расчетный счет, организация – налоговый агент вправе вернуть сотруднику излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п.1 ст. 231 НК РФ).

Ситуация 2. Переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что организация перечислила в бюджет налог в большей сумме, чем положено. При этом налог с доходов сотрудников был рассчитан и удержан верно.

В данном случае переплаченные в бюджет деньги можно вернуть на банковский счет организации.

Для этого нужно подать в налоговую инспекцию заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение 8). К нему нужно приложить платежное поручение на уплату налога и выписку из регистра по НДФЛ. Эти документы подтвердят, что лишние суммы были уплачены в бюджет.

Такой вывод следует из статьи 78 НК РФ и письма Минфина России от 23.11.2017 № 03-04-05/77502.

Получив комплект документов, ИФНС будет возвращать переплату по общей процедуре, которая прописана в статье 78 НК РФ.
Правда, здесь может возникнуть одна сложность.

Она связана с тем, что НДФЛ работодатель платит не за себя, а за своих сотрудников. Именно они являются налогоплательщиками, а организация выступает как налоговый агент.

Обязанность перечислить НДФЛ в бюджет появляется у налогового агента только после того, как налог был удержан из доходов налогоплательщика. И только в пределах той суммы, которая была фактически удержана. А удержать сумму налога можно лишь при фактической выдаче зарплаты из кассы или при переводе на банковский счет сотрудника (письма Минфина от 13.02.2019 № 03-04-06/8932, от 01.02.2016 № 03-04-06/4321, от 10.07.2014 № 03-04-06/33737, ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507).

Перечислять налог в бюджет за счет собственных средств налоговые агенты не вправе. Делать это прямо запрещает пункт 9 статьи 226 НК РФ.

Вот и получается, что раньше, чем организация выплатила доход, перечислить НДФЛ в бюджет невозможно. Поэтому, если налоговый агент заплатил налог в бюджет больше, чем удержал, или перечислил НДФЛ раньше срока, налоговые инспекторы не считают такие суммы ни авансовым платежом, ни излишне уплаченным налогом. Они рассматривают их как ошибочный платеж.

Такой вывод следует, в частности, из Письма ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

По этим причинам, как показывает практика, некоторые инспекции не принимают утвержденную форму заявления на возврат налога. В этом случае, чтобы вернуть переплату по НДФЛ, можно заполнить заявление в произвольной форме. Например, так:

Когда можно зачесть переплату по НДФЛ

НДФЛ является федеральным налогом.

По общему правилу, переплату по федеральному налогу можно зачесть:

в счет погашения недоимки (задолженности по пеням, штрафам) по другим федеральным налогам;
в счет предстоящих платежей по тому же или другим федеральным налогам.

Основание – статья 78 НК РФ.

Однако и здесь есть нюансы.

Если переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов налогоплательщиков, то зачесть такую переплату в счет других федеральных налогов (например, НДС или налога на прибыль) не получится. Чиновники считают, что нельзя зачесть переплату, которую организация излишне удержала у налогоплательщика в качестве налогового агента, в счет обязательств по тем налогам, которые она платит как налогоплательщик. Об этом сказано, в частности, в Письме Минфина от 22.01.2018 № 03-02-07/1/3224.

Таким образом, в данной ситуации возможен единственный выход – возвращать излишне удержанный НДФЛ по процедуре, которая установлена статьей 231 НК РФ (она была рассмотрена выше).

Если организация без ошибок исчислила и удержала НДФЛ, но в бюджет перечислила больше, чем положено (или заплатила налог за счет собственных средств досрочно), то правила такие.

Зачесть переплату в счет будущих платежей по НДФЛ в данном случае не удастся. Ведь, как уже было сказано, такая переплата будет считаться ошибочным платежом (а не суммой НДФЛ, уплаченной налоговым агентом). Стало быть, зачесть такой платеж в счет НДФЛ – нельзя. Об этом сказано в Письме ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

А вот зачесть этот ошибочный платеж в счет других федеральных налогов, которые организация платит как налогоплательщик, – вполне возможно. Например, его можно зачесть в счет недоимок или будущих платежей по НДС или налогу на прибыль (Письмо ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Чтобы зачесть переплату по НДФЛ в другие налоги, в налоговую инспекцию нужно подать заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@. К заявлению нужно приложить платежное поручение и выписку из регистра по НДФЛ.

13 августа бухгалтер удержал и заплатил НДФЛ с зарплаты работников за июль. Сумма удержанного налога составила 20 000 руб. По ошибке, в бюджет было перечислено больше, чем удержано. Сумма платежа по НДФЛ составила 32 000 руб. Организация решила зачесть переплату в сумме 12 000 руб. в счет предстоящих платежей по НДС за III квартал 2019 года. Для этого бухгалтер подал в налоговую инспекцию заявление на зачет.

Подведем итог. Ошибки при исчислении НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, возможны на любой стадии этого процесса. Так, бухгалтер может неверно удержать налог – неправильно рассчитав налоговую базу или некорректно применив вычеты по НДФЛ. Но даже если налог удержан правильно – никто не застрахован от ошибок при его перечислении. Процесс возврата НДФЛ из бюджета достаточно трудоемкий и длительный.

Тогда риск возникновения переплат по НДФЛ вследствие ошибки в расчете или платежном поручении будет практически исключен. Уникальная система многоуровневого контроля, которую мы внедрили, позволяет исключить ошибки на любой стадии процесса. Все рутинные операции автоматизированы. Помимо этого, ежедневный аудит качества учета осуществляет программа «Электронный аудитор», созданная нашими IT-специалистами на базе программного продукта 1С.

Но даже если случится маловероятное – по вине наших специалистов у клиента возникнет переплата НДФЛ – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Зарплата на стыке периодов

Зарплата за последний месяц квартала выплачивается в первые дни следующего. Например, за март — в апреле, за июнь — в июле. Как это отразить в 6-НДФЛ?

Есть письмо Минфина от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@, в котором рассмотрен этот вопрос. ЗП за март, выплаченная в апреле, должна быть отражена в разделе 1 расчета за 1 квартал. По аналогии зарплата за июнь, выплаченная в июле, отражается в разделе 1 расчета за полугодие. Запись такая:

по строке 020 — сумма начисленной ЗП;
по строке 040 — сумма исчисленного НДФЛ.

Отражать сумму налога по строке 070 не нужно. Зарплата выплачивается в следующем периоде, соответственно, и налог должен быть удержан тогда даже. Если же отразить его в строке 070 за тот период, за который начислена зарплата, будет ошибка и штраф 500 рублей по статье 126.1 НК РФ.

Обратите внимание! Частая ошибка — отражение в такой ситуации налога по строке 080. Поскольку дата удержания НДФЛ еще не наступила, в этой строке его отражать нельзя.

Включать эту операцию в раздел 2 расчета за период, к которому относится месяц начисления зарплаты, также не нужно. Это будет сделано в следующем периоде. Например, если июньская зарплата выдается 5 июля, то раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяц будет выглядеть так:

по строке 100 — 30.06.2019 (дата получения дохода в виде ЗП — последний день месяца);
по строке 110 — 05.07.2019 (дата выплаты и удержания налога);
по строке 120 — 08.07.2019 (НДФЛ переводится в бюджет на следующий день, но 06.07 — суббота);
по строке 130 — сумма ЗП за июнь;
по строке 140 — сумма удержанного с нее НДФЛ.

НДФЛ с «аванса»

Зарплату в организации выплачивают так: 30 число — аванс, 15 число — остаток зарплаты. Будет ли в данном случае с аванса удерживаться НДФЛ?

Датой фактического получения заработной платы считается последний день месяца, за который она начислена. В день выплаты ЗП за первую половину месяца («аванса») доход еще не возник. Поэтому в общем случае с авансов НДФЛ не удерживается.

В приведенном же примере получается, что даты выплаты аванса и фактического получения дохода будут совпадать в те месяцы, в которых 30 дней. При таких совпадениях организация должна будет исчислить сумму НДФЛ за прошедший месяц. В этот же день НДФЛ должен быть удержан (определение Верховного Суда РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804), а в следующий рабочий день — перечислен в бюджет.

Поэтому в таком случае 6-НДФЛ будет заполняться в зависимости от количества дней в месяце. Например, в сентябре 30 дней в месяце, поэтому раздел 2 будет выглядеть так:

по строке 100 — 30.09.2019 (доход получен в последний день месяца);
по строке 110 — 30.09.2019 (НДФЛ удержан в тот же день);
по строке 120 — 01.10.2019 (крайний срок перечисления налога в бюджет).

А в октябре 31 день, поэтому запись будет такая:

по строке 100 — 31.10.2019;
по строке 110 — 15.11.2019 (день выплаты ЗП и удержания НДФЛ);
по строке 120 — 18.11.2019 (следующий рабочий день).

Выплаты при увольнении

Сотрудник увольняется, в последний рабочий день он получает заработную плату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Как это отразить в 6-НДФЛ?

Допустим, сотрудник увольняется 7 октября 2019 года. Ему выплатили:

Зарплату. Датой получения дохода в данном случае считается последний день работы.
Компенсацию за отпуск. Дата получения дохода — день выплаты.

Обе даты пришлись на 7 октября. В этот же день нужно удержать НДФЛ. Перечислить нужно в обычные сроки, то есть не позже следующего дня. Получаем раздел 2 в таком виде:

по строке 100 — 07.10.2019 (день фактического получения дохода в виде заработной платы и компенсации, то есть последний день работы);
по строке 110 — 07.10.2019 (дата удержания налога);
по строке 120 — 08.10.2019 (дата перечисления НДФЛ в бюджет).

Годовая премия и перерасчет отпускных

В мае в организации была выплачена премия за прошлый год. Тем сотрудникам, кто был в отпуске с января по май текущего года, пересчитали отпускные с учетом премии. Эти суммы были выплачены 15 мая, НДФЛ перечислили 16 мая. Как заполнить 6-НДФЛ?

Для отпускных датой получения дохода признается день их выплаты. Перевести в бюджет НДФЛ нужно не позднее последнего числа того же месяца. Отпускные были выплачены в мае, соответственно, эта операция попадает в 6-НДФЛ за полугодие. В разделе 2 нужно указать:

по строке 100 — 15.05.2019 (день выплаты отпускных);
по строке 110 — 15.05.2019 (день удержания НДФЛ);
по строке 120 — 31.05.2019 (крайний срок перечисления налога с отпускных — последний день месяц, в который они выплачены).

Когда зарплата равна нулю

Получилось так, что за июль сотруднику ничего не полагается — за ним числится задолженность (ранее производились удержания по решению суда, а после он был в отпуске). Как нужно заполнить 6-НДФЛ?

Датой получения дохода и начисления налога будет последний день июля. Однако удержать НДФЛ работодатель не сможет, поскольку суммы к выплате нет. Но сделать это он будет должен со следующей выплаты дохода в денежной форме. Это, вероятнее всего, будет аванс за август. Допустим, он выплачивается 20 числа. НДФЛ перечисляется на следующий день. В разделе 2 нужно указать:

по строке 100 — 31.07.2019;
по строке 110 — 20.08.2019;
по строке 120 — 21.08.2019;
по строке 130 — сумма начисленной ЗП за июль (до всех удержаний);
по строке 140 — сумма удержанного с зарплаты за июль налога.

Зарплата раньше срока

В связи с отъездом директора зарплату планируем выплатить на неделю раньше. То есть 20 числа сотрудники получат аванс, а 28 — остаток ЗП за месяц. Как удержать налог и заполнить 6-НДФЛ.

Допустим, такая ситуация сложилась с зарплатой за октябрь. Возможны 2 варианта.

Вариант 1. Налог удерживается с выплаты 28 октября, то есть раньше срока. Запрета на это нет. Но днем фактического получения дохода будет 31 октября, то есть последний день месяца (пункт 2 статьи 223 НК РФ). Запись в разделе 2:

по строке 100 — 31.10.2019;
по строке 110 — 28.10.2019;
по строке 120 — 29.10.2019.

Вариант 2. Налог можно не удерживать с октябрьских выплат. Такое право у агента возникает потому, что выплаты производятся до того, как наступила дата получения дохода — 31 октября. В таком случае удержать НДФЛ нужно будет со следующей выплаты — аванса за ноябрь, который выплачивается 20 числа. Перевести НДФЛ в бюджет нужно будет не позднее 21 ноября. В разделе 2 эта операция будет отражена так:

по строке 100 — 31.10.2019;
по строке 110 — 20.11.2019;
по строке 120 — 21.11.2019.

Отражение задолженностей

Зарплата за июнь выплачена с задержкой — 20 августа. Какие особенности при заполнении 6-НДФЛ?

Обычно днем получение дохода в виде ЗП является последний день месяца. Но если она выплачена с опозданием, это правило не действует. Поэтому полученную в августе июньскую зарплату нужно отражать также в августе (письмо ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@). Раздел 2 по этой операции в 6-НДФЛ за 9 месяцев выглядит так:

по строке 100 — 20.08.2019;
по строке 110 — 20.08.2019 (перед выплатой удержан НДФЛ);
по строке 120 — 21.08.2019 (следующий за выплатой день — крайний срок перечисления налога);
по строке 130 — сумма выплаченной в августе задолженности по зарплате (без уменьшения на вычеты);
по строке 140 — общая сумма удержанного налога (с учетом примененных вычетов за июнь).

Как отразить задолженность по отпускным? Сотрудники, которые ушли в отпуск в апреле, получили их только в мае.

Дата получения дохода в виде отпускных — это дата их фактической выплаты. Задолженность по отпускным погашена в мае, допустим, 20 числа. Тогда же нужно удержать НДФЛ. Перечислить в бюджет его следует не позднее последнего дня того месяца, в котором получены отпускные. То есть не позднее 31 мая. Поэтому раздел 2 будет выглядеть так:

по строке 100 — 20.05.2019 (дата фактической выплаты задолженности по отпускным);
по строке 110 — 20.05.2019 (дата удержания налога);
по строке 120 — 31.05.2016 (крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца).

Подарок бывшему работнику

Сотрудник вышел на пенсию, и уже после этого ему был вручен ценный подарок. НДФЛ удержан быть не может. Как правильно составить расчет?

В данном случае речь идет о доходе в натуральной форме. Датой фактического получения такого дохода считается день передачи подарка. Предположим, это 7 октября. На эту дату нужно исчислить НДФЛ, а удержать его следует из любых доходов в пользу этого физлица. Но поскольку больше никаких выплат ему не предвидится, НДФЛ так и не будет удержан.

В годовом 6-НДФЛ в разделе 1 делаем такие записи:

по строке 020 — цена подарка;
по строке 030 — необлагаемая сумма 4 000 рублей;
по строке 040 — размер НДФЛ;
по строке 080 — сумма из строки 040, поскольку налог не удержан до конца отчетного года.

В разделе 2 в строках 110 и 120 соответственно нужно отразить дату удержания налога и срок его перечисления. Но поскольку он не был удержан, то в этих строках следует указать «00.00.0000» (письмо ФНС от 09.08.2016 ГД-3-11/3605@). Раздел 2 будет выглядеть следующим образом:

по строке 100 — 07.10.2019;
по строке 110 — 00.00.0000;
по строке 120 — 00.00.0000;
по строке 130 — цена подарка;
по строке 140 — 0 рублей.

До 1 марта следующего года необходимо подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком 2.

Аренда помещения у физического лица

Компания арендует помещение у гражданина, которые не зарегистрирован ИП. Начисление арендной платы производится ежемесячно, а выплата — 1 раз в квартал, 15 числа месяца, следующего за его окончанием. Например, за 1 квартал плата перечисляется 15 апреля. Как правильно отразить это в расчете?

Доход в виде арендной платы для целей обложения НДФЛ считается полученным в день выдачи или перечисления средств. Поэтому операция должна быть указана в разделе 1 того периода, на который приходится дата фактической выплаты. То есть арендная плата за 1 квартал будет отражаться в разделе 1 расчета за полугодие, поскольку переведена она в апреле. Соответственно, плата за 2 квартал попадет в раздел 1 за 9 месяцев и так далее. В том же периоде эта операция отражается и в разделе 2.

Например, в отношении платы за 1 квартал, в 6-НДФЛ за полугодие нужно указать:

по строке 100 — 15.04.2019 (в этот день арендная плата фактически переведена);
по строке 110 — 15.04.2019 (в этот же день удержан НДФЛ);
по строке 120 — 16.04.2019 (следующий день — крайний срок для перевода налога в бюджет);
по строке 130 — арендная плата суммарно за январь, февраль и март;
по строке 140 — сумма налога с арендной платы, указанной в строке 130.

Куда подавать

ИП совмещает УСН и вмененку. Куда он должен подавать расчет?

В пункте 2 статьи 230 НК РФ сказано, что ИП, состоящие на учете в ФНС по месту деятельности на ЕНВД, подают расчеты 6-НДФЛ по месту своего учета в связи с этой деятельностью. Что подразумеваются — все расчеты 6-НДФЛ или только те, которые относятся к вмененной деятельности — этот момент не поясняется. Если трактовать буквально, то отчитываться по 6-НДФЛ нужно в ту ИФНС, где ИП стоит на учете по ЕНВД. То есть подавать туда также расчеты и в отношении тех работников, которые заняты в «упрощенной» деятельности.

Но в Минфине с таким толкованием не согласны. Из письма 08.04.2016 № 03-04-05/20162 следует, что отчитываться нужно в 2 инспекции:

по работникам на вмененке — в ИФНС, где ИП состоит на учете по ЕНВД;

по работникам на упрощенке — в ИФНС, где ИП зарегистрирован.

Вместе с тем согласно пункту 7 статьи 3 НК РФ все неясные формулировки должны трактоваться в пользу налогоплательщика. Специалисты по налоговому праву считают, что это как раз тот случай. То есть можно отчитаться только в ИФНС по месту ведения вмененной деятельности, и никаких санкций за это теоретически быть не должно. Однако выбор за предпринимателем.

Организация из числа крупных налогоплательщиков имеет множество филиалов. Куда подавать расчеты по сотрудникам, которые в них работают?

Опять же, из норм Налогового кодекса однозначно не совсем понятно, как правильно поступить в таком случае. Но есть пояснение ФНС (письма от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@ и от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@), из которых следует, что у крупнейшего налогоплательщика есть выбор:

сдавать все 6-НДФЛ расчеты в инспекцию по месту регистрации крупнейшего налогоплательщика;
сдавать расчеты по работникам филиалов в ИФНС по месту их учета.

Полезное видео, которое поясняет принципы заполнения формы 6-НДФЛ: