Нужно ли удерживать ндфл с представительских расходов

Опубликовано: 23.04.2024

Читатель Виктор спрашивает:

Веду переговоры с крупным клиентом. Чтобы подписать договор на выгодных условиях, хочу устроить ужин в ресторане. Я могу заплатить деньгами компании?

Отвечаем: да, на общей системе налогообложения. Главное — доказать, что ужин был для целей бизнеса

Расходы на ужин с партнером относятся к представительским расходам. Закон говорит, что можно пригласить текущего или потенциального партнера на завтрак, обед или ужин, чтобы поговорить о сотрудничестве.

Не все расходы на ужины с партнерами считаются представительскими. Для этого у ужинов должны быть такие признаки:

Мы считаем, что расходы на мероприятия с клиентами-физлицами рискованно относить к представительским расходам. Налоговая может их оспорить. Это относится к расходам на прием сотрудников компании из других городов и филиалов. Нельзя за деньги компании купить коньяк и хамон в офис для сотрудников и сказать, что иногда приезжают клиенты и тоже будут это есть и пить;

нужен для новых деловых связей или поддержки старых. Встреча должна быть официально запланирована и подтверждена документами: приказом, сметой, отчетом о результатах, первичными документами;

не относится к расходам на развлечения и отдых, профилактику и лечение заболеваний. Нельзя оплатить партнеру поездку на минеральные воды или в казино в Лас-Вегасе.

В представительские расходы можно включить:

стоимость завтрака, обеда или ужина, напитков, обслуживания;
доставку к месту мероприятия;
услуги переводчиков.

Закон не запрещает проводить ужины с партнерами где захочется: в офисе, ресторане или загородном доме.

По закону представительские расходы можно учитывать при расчете налога на прибыль. Правда, берут их не целиком, а по нормативу 4% от расходов на зарплату.

Компания за год платит сотрудникам 2,4 млн рублей. Значит может учесть столько представительских расходов: 2,4 млн рублей * 4% = 96 000 рублей.

Представительские расходы нельзя принять к расходам по упрощенке «доходы минус расходы». Их нет в перечне Налогового кодекса.

Чтобы учитывать представительские расходы при расчете налогов, их нужно подтвердить.

Как подтвердить

Нельзя просто взять, потратить деньги компании, а потом учесть эти расходы при расчете налогов. Сначала расходы надо доказать. Для этого составляют документы:

приказ руководителя о расходах и целях этих расходов. Формулировка примерно такая: «Чтобы подписать договор, приказываю провести мероприятие в таком ресторане. Бюджет мероприятия — такой. Со стороны компании будут Коновалов и Мирошниченко. Во вложении — утвержденная смета от ресторана на мероприятие»;
смету представительских расходов. Например, можно взять смету из ресторана;
первичные документы. Подойдет договор с рестораном или кейтеринговой компанией, товарные и кассовые чеки;
отчет о представительских расходах.

В отчете надо указать:

цель мероприятия и результаты. Нужно указать, если после переговоров в ресторане подписали контракт или договорились о большой поставке;
дату и место мероприятия;
программу мероприятия. Например, ужин будет проходить в таком ресторане, время примерно такое;
состав участников со стороны партнера, перечисляют по именам;
состав принимающей стороны;
расходы.

Налоговая любит оспаривать представительские расходы в суде и требовать доплаты налогов. Тут правило такое: компания должна не просто прогулять деньги, а получить результат для работы, например заключить договор. Тогда суды чаще всего встают на сторону компании.

Налоговая подала на компанию в суд и заявила, что она необоснованно приняла к расходам 13 463 рубля на алкогольные напитки и цветы. У налоговой были и другие претензии, но нам тут важны только расходы.

Суд с налоговой не согласился. Цветы и алкоголь были нужны для переговоров, чтобы договориться о поставке сырья. Без этого у компании закончилось бы сырье и деятельность остановилась. Переговоры всё спасли.

А алкоголь можно?

Минфин в письме сказал, что алкоголь можно включать в представительские расходы, если это предусмотрено обычаями делового оборота:

Суть такая: если принято на переговорах с этими партнерами выпивать, то надо покупать спиртное. А что ни сделаешь ради успешного бизнеса.

Налоговая не всегда соглашается, что спиртные напитки были необходимы для переговоров, приходится это доказывать в суде.

Налоговый аспект

П редставительские расходы присутствуют в деятельности любой компании. К ним относятся и затраты на организацию официальных приемов с деловыми партнерами, обслуживание заседания совета директоров, и так далее. В преддверии Нового года стоит разобраться, какие из расходов на «установление деловых связей» уменьшают налоговую нагрузку компании, а какие – нет.

Пункт 2 статьи 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль к представительским относит следующие категории расходов:

затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
издержки на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.

Таким образом, законодатель ограничивает перечень представительских расходов, делая его «закрытым».

Но проведение официального приема может потребовать еще целого ряда расходов, которые не перечислены в Налоговом кодексе: посещение театров и концертов (что нередко в деловой практике), цветы и подарки для партнеров и т.п. Такие расходы, являясь с экономической точки зрения представительскими, не уменьшают базу налога на прибыль. Компании вправе производить подобные траты только за счет чистой прибыли.

Компания осуществила расходы на организацию представительского мероприятия в размере 200 000 руб. Из них на проведение официального мероприятия – 80 000 руб., на буфетное обслуживание во время официального мероприятия – 20 000 руб., на транспортное обслуживание – 15 000 руб.; на проведение культурно-массового мероприятия – 15 000 руб.; на организацию экскурсии – 5 000 руб.; на буфетное обслуживание во время культурно-массового мероприятия – 25 000 руб.; на приобретение букетов, подарков и сувениров – 40 000 руб. Из общей суммы издержек в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, компания отнесет только 115 000 руб. (80 000 руб. + 20 000 руб. + 15 000 руб.), затраченных на проведение официального мероприятия, а также буфетное и транспортное обслуживание партнеров. Оставшаяся сумма расходов в 85 000 руб. будет осуществлена за счет чистой прибыли.

Однако ряд организаций ошибочно трактует в свою пользу термин «обслуживание» и следующее решение арбитражного суда.

Согласно постановлению ФАС ЗСО от 01.03.2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) понятие «обслуживание» в смысле пункта 2 статьи 264 НК РФ имеет широкий аспект, куда, в соответствии со статьей 11 НК РФ, можно отнести и обеспечение жильем как необходимое условие для существования человека, прибывшего из другого населенного пункта.

Ссылки на вышеуказанное постановление ФАС ЗСО несут для организации налоговые риски. Инспекторы могут оштрафовать компанию за неправомерное уменьшение базы по налогу на прибыль по следующим основаниям.

Во-первых, данное решение может быть применено только на территории Западно-Сибирского арбитражного округа.

Во-вторых, оплачивая проживание бизнес-партнеров в гостинице, принимающая сторона оказывает им «медвежью услугу». Дело в том, что она должна будет исчислить и уплатить за них НДФЛ, потому что оплата проживания в гостинице является доходом, полученным в натуральной форме. При обнаружении факта неисчисления и неуплаты НДФЛ инспекторы могут предъявить принимающей стороне претензии за невыполнение обязанностей налогового агента. В письме от 18.04.2007 г. № 04-1-02/306@ Минфин разъяснил, что затраты по оплате авиабилетов, счетов за проживание в гостинице, питания в ресторанах приглашенных представителей сторонних организаций не относятся к представительским расходам и облагаются НДФЛ по ставке 13% для налоговых резидентов РФ и по ставке 30% для налоговых нерезидентов РФ.

В-третьих, обеспечение проживания в гостинице не относится к категории «обслуживание». Оно предполагает предоставление определенных услуг на возмездной основе.

В-четвертых, пользуясь тем, что ФАС ЗСО фактически произвольно расширил термин «обслуживание», многие компании стали включать в состав затрат на обслуживание и те расходы, которые пунктом 2 статьи 264 НК РФ к представительским не относятся вообще. Тем самым организации увеличивают вероятность возникновения у них налоговых рисков.

В письмах УФНС по г. Москве от 12.04.2007 г. № 20-12/034115 и Минфина от 16.04.2007 г. № 03-03-06/1/235 прямо указано, что затраты на проживание в гостинице бизнес-партнеров, приехавших на переговоры, не учитываются в составе представительских расходов. Причем это требование распространяется как на российских граждан, так и на иностранцев. Несмотря на имеющуюся положительную арбитражную практику, компаниям не следует рисковать и включать в состав представительских расходов прочие виды обслуживания. Представительские расходы четко определены в Налоговом кодексе, поэтому будет проблематично сослаться на неясности и разночтения в их трактовке. Обратите внимание, что не относятся к представительским и затраты на проживание в гостинице членов Советов Директоров, приехавших на его заседание (письмо УФНС по г. Москве от 06.12.2007 г. № 21-11/116748).

Единственно возможное оправдание того, что оплата счетов за проживание приглашенной стороны включена в состав представительских расходов, – это письменная гарантия компании в приеме и размещении деловых партнеров за свой счет. При этом такая статья представительских расходов должна быть предусмотрена в учетной политике организации и утвержденной смете затрат. Обратите внимание, что предприятие при этом должно выполнить функции налогового агента по исчислению и уплате НДФЛ. Тем не менее предприятиям, воспользовавшимся подобной возможностью, скорее всего придется доказывать свою правоту в суде. Хотя стоит отметить, что арбитры в данном вопросе нередко поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС СЗО от 17.05.2004 г. № А56-21571/03).

К категории представительских не относятся и расходы на прием сотрудников филиалов и отделений организации, а.

Подскажите, законно ли прописывать в договоре возмездного оказания услуг, что исполнитель самостоятельно уплачивает НДФЛ? Где и как можно обжаловать договор с таким условием?

Если заказчик по договору — компания или ИП, а вы оказываете услуги как обычное физлицо, то заказчик обязан удерживать с выплат налог на доходы физических лиц — НДФЛ.

При этом условие договора о том, что исполнитель перечисляет НДФЛ самостоятельно, ничтожно, то есть его можно игнорировать и наказание за его нарушение не последует.

Если заказчик должен был удержать НДФЛ, но не сделал этого, налог все равно придется заплатить, но уже самому исполнителю: по закону он в любом случае платится с его дохода.

Когда заказчик должен удерживать НДФЛ

Граждане обязаны платить налог на свои доходы. С некоторых доходов, например от продажи квартиры или сдачи ее в аренду, налог надо платить самому. А с некоторых его удерживают налоговые агенты: компании, ИП, частные нотариусы и адвокаты, а также обособленные подразделения иностранных компаний.

По закону налоговый агент почти всегда удерживает НДФЛ с доходов физлица, источником которых является. Это значит, что если гражданин получает деньги от налогового агента, например по договору возмездного оказания услуг, то за уплату НДФЛ в любом случае отвечает этот агент. Но есть и исключения. Так, если компания покупает у физлица имущество, кроме ценных бумаг, НДФЛ она не удерживает.

Точно так же с НДФЛ с официальной зарплаты разбирается работодатель. Какие еще налоги и как платит работодатель за работника, мы рассказывали в отдельной статье.

Удержанный НДФЛ агенты обычно перечисляют в налоговую в день выплаты дохода или на следующий день. А расчет 6-НДФЛ с информацией обо всех доходах, с которых был удержан налог, сдают каждый квартал.

Заказчик удерживает НДФЛ из суммы, которую он должен выплатить по договору, а исполнитель в итоге получает гонорар за вычетом 13% налога.

Представим, что Иван чинит компании крышу. Стоимость его услуг по договору — 100 000 Р . При ставке НДФЛ 13% компания должна удержать с этой суммы 13 000 Р . В результате Иван получит только 87 000 Р : 100 000 Р − 13 000 Р .

То есть компания не будет платить Ивану 100 000 Р и еще дополнительно перечислять 13 000 Р в бюджет.

Если исполнитель хочет получить на руки именно 100 000 Р , то он должен договориться на большую сумму оплаты, в данном случае на 114 943 Р : 100 000 Р / 87% × 100%.

Когда НДФЛ должен платить исполнитель

Заказчик не удерживает НДФЛ во всех случаях, когда исполнитель оказывает услугу не как обычное физлицо. То есть если исполнитель — индивидуальный предприниматель на общем режиме налогообложения, он сам платит НДФЛ с полученной по договору оплаты. Если он ИП на одном из спецрежимов — УСН, ПСН — или самозанятый, то он платит не НДФЛ, а другие налоги по правилам своего режима налогообложения.

Еще заказчик не должен удерживать НДФЛ, если он сам выступает как обычный человек без статуса ИП.

Например, бабушка обратилась к сантехнику, чтобы тот починил кран. Она в этой сделке действует как обычное физлицо, поэтому не несет обязанности налогового агента сантехника. Он должен самостоятельно рассчитать, задекларировать и уплатить НДФЛ с полученной от нее благодарности.

А вот если этого же сантехника наймет фирма, то ему не придется самому платить налог — фирма должна сделать это за него.

Самостоятельно уплатить НДФЛ надо и в том случае, если заказчиком выступает находящаяся за рубежом иностранная компания.

Например, программист-физлицо, который живет в России, договорился протестировать систему безопасности американского сайта. Компания — владелец сайта находится в США. Тогда с полученного от американской компании гонорара он должен самостоятельно уплатить НДФЛ.

При этом если исполнитель сотрудничает с обособленным подразделением, например филиалом, иностранной компании, которое находится в России, то НДФЛ за него платит эта компания.

Если налоговый агент не может удержать НДФЛ

Бывают ситуации, когда налоговый агент не может удержать НДФЛ. Например, если заказчик по договору возмездного оказания услуг расплатился не деньгами, а в натуральной форме.

Представьте, что маляр-физлицо покрасил стены кондитерской фабрики, а фабрика расплатилась с ним не деньгами, а конфетами. В этом случае фабрика не сможет удержать НДФЛ, ведь она не перечисляла исполнителю деньги.

Кроме того, у заказчика может не быть достаточной информации об исполнителе. Например, он может не знать его настоящие ФИО, ИНН или паспортные данные. Без этих данных налоговый агент не сможет заполнить годовой расчет 6-НДФЛ и уплатить налог.

По закону налоговый агент должен принять все возможные меры по идентификации налогоплательщика. Например, магазин может запросить все необходимые данные у самого исполнителя или биржи. Но в жизни исполнитель может отказаться предоставлять информацию о себе, чтобы не потерять 13% своего дохода, а у биржи этих данных тоже может не оказаться. В результате данные фрилансера найти не удастся, и магазин просто не удержит с него НДФЛ.

В обеих ситуациях заказчик не удерживает НДФЛ с доходов исполнителя-физлица, но это не значит, что о налоге можно просто забыть. По закону заказчик должен в любом случае сообщить в налоговую инспекцию о том, что он не удержал НДФЛ, а уплатить налог должен исполнитель.

В примере с кондитерской фабрикой сложность в том, что фабрика расплатилась конфетами, а налог уплачивается деньгами. Поэтому ей придется посчитать, сколько стоят переданные конфеты, и вычислить от этой стоимости сумму налога. Эти сведения фабрика и передаст в налоговую до 1 марта года, следующего за годом, в котором данная ситуация возникла.

Когда налоговая получит сообщение, она направит исполнителю — маляру — уведомление об уплате налога. А тот, в свою очередь, должен будет уплатить налог не позднее 1 декабря года, следующего после года передачи конфет.

Что будет, если заказчик не удержит НДФЛ

Если заказчик по какой-то причине не удержал НДФЛ, то налог придется платить исполнителю. Налог надо перечислить в любом случае, даже если заказчик пообещал, что удержит его, а сам этого не сделал. Но кроме самого налога за неуплату НДФЛ есть штрафы.

Штраф для налогового агента. Для налоговой условие договора, что исполнитель-физлицо обязан уплатить НДФЛ сам за себя, как бы вообще не существует: оно ничтожно. Соответственно, оно не освобождает заказчика от штрафа — 20% от суммы, которую он обязан был удержать.

Например, предприниматель нанял системного администратора, чтобы тот настроил несколько компьютеров в его офисе. По договору он заплатил ему 100 000 Р и должен был удержать 13% от этой суммы, то есть 13 000 Р . Но предприниматель забыл удержать НДФЛ. Налоговая, узнав об этом, взыщет неуплаченный налог, пени и оштрафует предпринимателя на 20% от 13 000 Р , которые он должен был удержать, то есть на 2600 Р .

Штрафа не будет, если заказчик не мог удержать НДФЛ, например подарил сисадмину компьютер вместо оплаты его работы деньгами, и своевременно уведомил об этом налоговую. А также если заказчик мог удержать налог, не сделал этого в срок, но позже без уведомлений от налоговой все-таки подал все необходимые отчеты и уплатил НДФЛ вместе с пенями за просрочку.

Штраф за неуведомление о невозможности удержать НДФЛ. Если агент не может удержать НДФЛ, то должен сообщить об этом в налоговую. За нарушение этого требования заказчика оштрафуют — на 200 Р за каждое непредставленное сообщение.

Штраф для налогоплательщика. Когда исполнитель должен самостоятельно уплатить НДФЛ, за несвоевременную уплату налога с него могут взыскать штраф в размере 20% от недоимки. А если налоговая решит, что налогоплательщик умышленно избегал оплаты, — 40%. Также за каждый день просрочки будут начисляться пени в размере 1/300 ключевой ставки.

Если разбираться с НДФЛ должен был налоговый агент, то ответственность исполнителя зависит от того, знал он или нет, что агент не уплатил налог. По общему правилу исполнитель освобождается от ответственности, если он не знал, что налоговый агент не удержал НДФЛ и не уведомил об этом налоговую.

Если же исполнитель знал, что заказчик не удержал НДФЛ и не сообщил об этом в налоговую, то он должен самостоятельно рассчитать сумму налога и подать налоговую декларацию до 30 апреля следующего года. Срок уплаты налога в таком случае — не позднее 15 июля года, следующего за годом получения дохода.

За несвоевременную подачу декларации исполнителю грозит штраф — 5% от неуплаченной в срок суммы налога за каждый месяц со дня, установленного для подачи декларации. Но не менее 1000 Р и не более 30% суммы налога.

В случае с НДФЛ штраф будет рассчитываться только с июля, поскольку до этого месяца просроченного налога просто нет.

Вернемся к нашему примеру с предпринимателем и сисадмином. Предположим, что в договоре, который заключили стороны, было указано, что сисадмин-физлицо должен сам заплатить налог. Поэтому предприниматель не удерживал налог и не сообщал об этом в налоговую. Налоговая узнала об этом факте и объяснила предпринимателю, что такое условие не имеет юридической силы. Поэтому предприниматель был оштрафован на 2600 Р , плюс с него взыскали сам налог и пени.

При этом ситуация с сисадмином немного изменилась. Он знал, что предприниматель не собирается сам перечислять налог: это было прописано в договоре. Значит, он должен был подать декларацию и не позднее 15 июля следующего года заплатить налог, но не сделал этого. В результате сисадмин дополнительно был оштрафован на максимально допустимые 30% от 13 000 Р налога, то есть на 3900 Р .

Что делать, чтобы избежать штрафа

Нет смысла оспаривать в суде ничтожное условие договора, что заказчик не удерживает НДФЛ: налоговая и так не будет принимать его во внимание.

Вам нужно убедить заказчика удержать НДФЛ. Расскажите ему про штраф, который взыщет налоговая, если узнает, что он не удержал налог. Для убедительности можете сообщить, что напишете в налоговую запрос о даче разъяснений по этой ситуации. Узнав об этом, любой адекватный заказчик сделает все по закону.

Если же убедить заказчика не удалось, заплатите налог сами. В этом тоже нет ничего страшного. Главное — не забыть, чтобы не нарваться на штраф. Инструкция о том, как самостоятельно платить НДФЛ, у нас есть в отдельной статье.

В компаниях часто проводятся крупные совещания руководителей, а еще — приемы и переговоры с представителями других организаций. Все затраты на участников таких мероприятий называются представительскими расходами.

Полный перечень таких расходов приводится в ст. 264 НК РФ. Согласно тексту статьи, к ним относятся:

на проведение официального приема — завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия;
на трансфер представителей других организаций до места проведения встречи и обратно;
на буфет для участников переговоров;
на оплату услуг внештатных переводчиков.

Затраты на организацию досуга, оплату виз и проживания участников переговоров в этот перечень не входят.

Расходы на представительское мероприятие необходимо подтвердить документами. Для этого понадобятся:

приказ руководителя о проведении представительского мероприятия. В нем нужно указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
смета расходов на проведение мероприятия, утвержденная руководителем;
отчет, который составляется после мероприятия. В нем нужно указать дату и место проведения приема, его программу, приглашенных лиц, представителей организации, которые приняли участие в приеме, и величину представительских расходов;
первичные документы, которые подтверждают расходы — чеки ККМ, закупочные акты, товарные чеки и т.д. Их нужно приложить к отчетам.

Для контроля за затратами можно установить предельные размеры представительских расходов и перечень сотрудников, ответственных за использование средств. Эти нормы закрепляются приказом руководителя.

НДФЛ с участника мероприятия

Если участие сотрудника в представительских мероприятиях связано с его непосредственными обязанностями, то оно является обязательным. Значит, доходы, которые он получил за участие, не облагаются НДФЛ. Однако необходимость присутствия работника на мероприятии нужно подтвердить.

Это можно сделать с помощью приказа, где перечислены обязательные участники мероприятия.

Например, если на переговоры с директором приезжают немцы, а в компании есть свой переводчик, то на него готовится приказ и выплачиваются деньги без учета НДФЛ,

Но если фирма оплачивает расходы работника в его собственных интересах, то это считается доходом работника, полученным в натуральной форме. С с суммы оплаты расходов нужно удержать НДФЛ.

НДС по представительским расходам

Расходы на организацию питания при проведении представительских мероприятий облагаются НДС. Сумму НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимают к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Учтите, что сумма представительских расходов не всегда уменьшает налогооблагаемую прибыль. Для этого она не должна превышать 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Если расходы превышают этот норматив, уменьшить налоговую базу не получится.

В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности.

Выглядит это следующим образом.

В апреле 2019 года АО «Улитка» принимало делегацию, прибывшую на переговоры для заключения договоров о поставках спортивной обуви. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 12 000 рублей. Ндс сюда включен и составляет 2000 рублей. Для оплаты представительских расходов работнику«Улитки» Калинину выдали аванс в сумме 15 000 рублей. Бухгалтер отразит это так:

Дт	Кт	Сумма	Расчет	Детализация
71	50-1	15 000 рублей	—	Выданы наличные денежные средства Калинину для оплаты представительских расходов.

При учете представительских расходов бухгалтеру «Улитки» следует сделать записи:

Дт	Кт	Сумма	Расчет	Детализация
44	41	10 000 рублей	—	Учтены представительские расходы
19	71	2000 рублей	—	Учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры поставщика).

Расходы «Улитки» на оплату труда работников во II квартале составили 180 000 руб.

Следовательно, сумма представительских расходов, которая уменьшает налогооблагаемую прибыль, составляет: 180 000 руб. × 4% = 7200 руб.

Сумма НДС, которая относится к представительским расходам в пределах норм и может быть принята к вычету, составит: 7200 руб. × 20% : 120% = 1200 руб.

Оставшийся входной НДС в сумме 800 руб. (2000 – 1200) к вычету не принимают. Эту сумму надо списать в дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы» без уменьшения налогооблагаемой прибыли. Бухгалтер «Улитки» должен сделать проводки:

Дт	Кт	Сумма	Расчет	Детализация
68	19	1200 рублей	—	Принят к вычету НДС в пределах норм
91-2	19	800 рублей	—	Учтена сумма НДС сверх норм

Устраивайте встречи с партнерами по бизнесу с умом, чтобы потом «гости» не влетели в копеечку.

Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.

Временно исполняющий обязанности заместителя руководителя организации после возвращения из командировки принес счет из ресторана, в котором он провел деловую встречу в целях заключения контракта с деловым партнёром. Нужно ли стоимость оплаты счета из ресторана включать в доход работника и облагать НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ:

Доход, полученный сотрудником, при его участии в представительском мероприятии, не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если его участие в нем является обязательным. Основанием для освобождения могут быть: приказ о проведении мероприятия, утвержденный перечень участников встречи, программа мероприятия, отчет работника о результатах проведения мероприятия, первичные документы (счета, чеки и др.).

Обоснование:

В целях определения налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение, которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить (ст. 41 НК РФ). Это означает, что доходы физических лиц, полученные в натуральной форме, облагаются НДФЛ на общих основаниях. При этом налоговый агент при выплате дохода в натуральной форме должен исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить НДФЛ в бюджет (ст. 226 НК РФ).

По мнению контролирующих органов, объект налогообложения по НДФЛ возникает при осуществлении компанией расходов, в частности, на питание в интересах работника, а не в интересах самой организации. То есть, если работники обеспечиваются питанием по решению организации либо это закреплено в трудовом или коллективном договоре, НДФЛ со стоимости питания нужно исчислять, поскольку это является доходом в натуральной форме и организации следует принять все возможные меры, чтобы рассчитать точную сумму дохода и учесть экономическую выгоду каждого сотрудника (Письма Минфина России от 11.02.2014 № 03-04-05/5487, от 18.02.2013 № 03-04-06/4259, Письмо ФНС России от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488).В случае, если нет возможности персонифицировать доход объект обложения НДФЛ отсутствует (Письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-04-06/6715)

Доходы физических лиц, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей следует, что освобождены от налогообложения (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским расходам организации относятся затраты, в частности: на официальный прием, буфетное обслуживание во время переговоров (п. 2 ст. 264). При этом к представительским расходам можно отнести средства, истраченные на официальный прием, независимо от места его проведения. Следовательно, при ведении бизнеса компания вправе проводить деловые встречи в ресторане, кафе, баре или другом месте. Проведение представительских мероприятий и деловых переговоров направлено на заключение потенциально возможных сделок и формирование положительного имиджа делового партнера с целью получения компанией дохода. В целях эффективности проведения деловых переговоров представители компаний не могут отказываться от участия в них. Следовательно, участие в деловых мероприятиях является обязательным, связанным с исполнением служебных обязанностей и такой доход не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Если встреча не являлась официальной, то такие расходы к представительским не относятся. То есть должны быть представлены доказательства официальности деловых переговоров.

Минфин России в письме от 3 марта 2015 г. № 03-04-06/11078 подтвердил, что доход, полученный работником, при его участии в представительском мероприятии, не облагается НДФЛ, если участие работника является обязательным. В письме указано какими документами можно подтвердить, что работник участвовал в мероприятии в связи с выполнением своих служебных обязанностей. Основанием для освобождения от НДФЛ таких доходов может служить приказ о проведении таких мероприятий, список сотрудников, которые должны принимать участие, программа проведения официальной встречи, подписанная директором. После мероприятия сотруднику компании следует представить отчет о его проведении, в котором указывается цель мероприятия, место проведения, смета расходов, список участников, достигнутые результаты и т.д.). При соблюдении этих условий, суммы счетов из ресторана, при проведении представительского мероприятия не облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-06/4-348).

Данная позиция согласуется и с позицией судов в постановлениях ФАС Московского округа от 29.01.2014 № Ф05-16475/2013 и от 04.08.2010 № КА-А40/6672-10.

В отношении начисления страховых взносов со стоимости оплаты счетов из ресторана, при проведении представительского мероприятия, отметим, что исчерпывающий перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, установлены ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее- Закон № 212-ФЗ, а также ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, далее - Закон № 125-ФЗ.

В частности, не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством компенсационных выплат, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). При отсутствии документов, подтверждающих представительские расходы страховые взносы безопаснее удерживать. Иная позиция скорее всего приведет к конфликту с проверяющими (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Исходя из вышеизложенного, доход, полученный сотрудником, при его участии в представительском мероприятии, не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если его участие в нем является обязательным. Подтвердить обязательность участия можно приказом о проведении мероприятия, утвержденным перечнем участников встречи, программой мероприятия, отчетом работника о результатах проведения мероприятия. При этом расходы должны быть подтверждены первичными документами (счетами, чеками и др.).

Автор: Нечаева Т.Б.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Читайте также: