Можно ли ставить факсимиле на справке 2 ндфл

Опубликовано: 12.05.2024

На каких документах можно применять факсимильную подпись, а на каких нельзя? Обсудим этот вопрос с учетом позиций Минфина России и арбитражных судов. А также разберемся, кто и на каком основании вправе использовать факсимиле.

Факсимильная подпись представляет собой механическую копию личной подписи физического лица на бумажном документе. Она воспроизводится в виде оттиска печати или штампа.

Факсимильные штампы имеются во многих компаниях. Они предназначены для решения организационных проблем. Ведь работник, наделенный правом подписи, не всегда может поставить ее самолично. Например, по причине временного отсутствия на рабочем месте. Мы решили разобраться, в каких случаях использование факсимиле допустимо, то есть не повлечет за собой последствий, неблагоприятных для компании. С этой целью мы проанализировали законодательство.

Отметим, что в государственных стандартах по оформлению документации реквизит «подпись» подразумевает ее собственноручное выполнение. Однако такие ГОСТы носят рекомендательный характер (см. таблицу).

ГОСТы по оформлению документации

Источник определения	Термин «подпись»
Источник определения	Определение	Локализация в источнике
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)	Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица	Пункт 3.2.1.58
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)	В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи	Пункт 3.22
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица	Раздел 2
Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006 (введен приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 118-ст)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица	Пункт 3.1.4

Гражданско-правовые сделки

Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ характеризует факсимиле как средство механического копирования, а факсимильное воспроизведение подписи – как аналог собственноручной подписи. Иных определений факсимильной подписи в других федеральных законах не имеется. Следовательно, данные определения носят универсальный характер.

Впрочем, этого следовало ожидать. Ведь через факсимильную подпись гражданин реализует личные права и приобретает обязанности. Предназначение аналога (от греческого «analogos» – соответствующий) – заменять собой оригинал. Поэтому логично ожидать, что аналог собственноручной подписи ее собой заменяет. Он должен выполнять те же функции, что и личная подпись, в том числе – идентифицировать подписавшегося субъекта.

Между тем аналог собственноручной подписи допустимо применять не всегда. Так, документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписывают лично в присутствии нотариуса (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»).

Гражданский кодекс (п. 2 ст. 160) гласит: при совершении сделок использование факсимильной подписи допускается по соглашению сторон.

На первый взгляд кажется, что условие об использовании факсимиле должно быть зафиксировано в договоре, подписанном лицами, совершающими сделку (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса). Однако на основании пунктов 1 и 3 статьи 434 Гражданского кодекса договор может быть заключен путем обмена документами.

Предположим, вам выставлен счет на оплату, в котором применена факсимильная подпись. Такой документ признается офертой. Если вы оплатили этот счет, то совершили акцепт, которым безоговорочно подтвердили принятие всех условий счета (п. п. 1, 3 ст. 438 ГК РФ), в том числе – согласие на дальнейшее использование в договорных отношениях факсимильной подписи.

Не исключено, что иную точку зрения придется отстаивать в суде.

Ну а бухгалтеров в первую очередь волнуют налоговые правоотношения.

Первичные учетные документы

Договорившись с контрагентом о применении факсимильной подписи, вы получите за такой подписью и документы об исполнении сделки – акты, накладные и прочие отчетные формы (если в договоре специально не оговорите применение собственноручных подписей). Для бухгалтера это первичные учетные документы. Спрашивается: надлежащим ли образом они подписаны?

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9) в составе обязательных реквизитов первичного учетного документа предусматривает подписи лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление. Формулировка «подписи лиц» неравнозначна требованию о применении личной, то есть выполненной собственноручно, подписи. По мнению автора, ответственные лица вправе самостоятельно выбрать допустимый вариант подписания.

Анализируя арбитражную практику, обращайте внимание, на какой именно из законов «О бухгалтерском учете» – «старый» (№ 129-ФЗ) или «новый» (№ 402-ФЗ) – ссылается суд. Дело в том, что с 1 января 2013 г. законодатель либерализовал требования к подписи, но этот нюанс не получил должной оценки. Итак, до 1 января 2013 года, по терминологии закона № 129-ФЗ, к числу обязательных реквизитов первичного учетного документа относились «личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления». Начиная с 1 января 2013 года, согласно требованиям закона № 402-ФЗ – «подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление».

Некоторые специалисты «по старинке» продолжают считать, что «штамповать» подписи на «первичке» недопустимо. Мы же предлагаем порассуждать.

Какая бы подпись на документе ни стояла, факт хозяйственной жизни налицо. Ведь свершившаяся сделка оказала влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). А ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» устанавливает приоритет содержания перед формой. Это требование означает: в бухгалтерском учете факты хозяйственной деятельности подлежат отражению исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования. Носителем правовой формы является оправдательный документ. В силу вышеуказанного требования к учетной политике недостатки оформления документа не могут служить основанием для неотражения в учете факта хозяйственной жизни. Поэтому мы делаем вывод: факсимильная подпись не является принципиальным препятствием для принятия документов к бухгалтерскому учету.

Более того, часть 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает единственное основание для отказа в принятии к бухгалтерскому учету документов – когда ими оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Предотвратить споры с проверяющими вам поможет также приказ о порядке хранения и использования факсимиле. Как правило, подобные решения включают в стандарты экономического субъекта (ч. 11 ст. 21 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

В тоже время подпись руководителя на бухгалтерской отчетности должна быть собственноручной (ч. 8 ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Ведь пользователями отчетности является неограниченный круг лиц. «Договориться» с ними о применении факсимильной подписи невозможно.

Налог на добавленную стоимость

Вычеты НДС применяются после принятия на учет товаров (работ, услуг) при наличии первичных документов и соответствующих счетов-фактур (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Выше мы пояснили, что «недоверие» к факсимильной подписи в документе, удостоверяющем исполнение сделки, не препятствует принятию на учет полученного по этой сделке. А значит, нет оснований не признавать и наличие первичных документов.

Однако проверяющие категорически против счетов-фактур с факсимильной подписью (письмо Минфина России от 27.08.2015 № 03-07-09/49478). Почему налоговые инспекторы занимают такую позицию, понять нетрудно. Дело в том, что законодатель прямо оговорил: факсимильная подпись предназначена для использования при совершении сделок. То есть соглашение сторон о применении факсимильной подписи носит исключительно гражданско-правовой характер. А счет-фактура – документ налогового законодательства. Гражданско-правовые договоренности на правила оформления счетов-фактур не распространяются (п. 2 ст. 2 ГК РФ).

Вообще говоря, в арбитражной практике имеются решения, оправдывающие применение факсимиле для счетов-фактур. Однако приведенные судами аргументы не представляются нам убедительными, поэтому ссылаться на них мы не стали.

Налогообложение прибыли

По мнению Минфина России (письмо от 13.04.2015 № 03-03-06/20808), документы, имеющие финансовые последствия, с факсимильным воспроизведением подписи руководителя не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль. Правда, названное письмо относилось к признанию расходов. Но суммы, относящиеся у одной стороны договора к расходам, у противоположной стороны обычно образуют доходы. Следуя логике министерства, по двусторонним документам за факсимильной подписью налоговым инспекторам придется не признать не только расходы одной стороны, но и доходы другой. Между тем такого прецедента практика не припомнит.

Анализировать противоречивую арбитражную практику по делам о применении факсимильной подписи мы не станем. Ведь конкретная позиция того или иного суда непредсказуема. Давайте подойдем к решению вопроса о признании расходов с глобальных позиций.

Суды признают расходы тогда, когда они носят реальный характер. При этом незначительные недостатки оформления первичной документации во внимание не принимаются (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2009 № 07АП-233/09 по делу № А45-12409/2008-17/366). Кроме того, взимание налогов производится исходя из фактической способности налогоплательщика к их уплате (п. 1 ст. 3 НК РФ). По этой причине суды отклоняют отказы в признании расходов по формальным основаниям.

Полагаем, что такие аргументы позволят склонить проверяющих в вашу пользу.

Мы вовсе не призываем поголовно переходить на факсимиле. Порой целесообразнее оформить доверенность на другого сотрудника, который может заменить подписанта. Наша цель – поддержать читателя в налоговом споре.

Трудовые отношения

Допустимо ли применять факсимиле в сфере трудового законодательства?

Из статьи 5 Трудового кодекса не следует применимость гражданского законодательства к трудовым отношениям. Вместе с тем в ней указано, что трудовые отношения регулируются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами.

Анализ текста Трудового кодекса показывает, что словосочетание «личная подпись» в нем не применяется. На этом основании полагаем, что правомерность факсимильного воспроизведения подписи может быть установлена коллективными договором, соглашением или локальным нормативным актом (в частности, соответствующим приказом руководителя компании).

Кроме того, факсимиле, хотя предусмотрено гражданским законодательством, изготавливается персонально на работника, а значит – фактически в рамках трудовых отношений. Для идентификации юридического лица служит печать. Следовательно, факсимильное воспроизведение подписи работника удостоверяет выполнение им своей трудовой функции. А значит, утверждение о том, что факсимиле в трудовых отношениях неприемлемо, не соответствует действительности. Ведь работник в гражданско-правовых отношениях самостоятельно не участвует.

Противоположная точка зрения состоит в том, что применение факсимиле работодателем недопустимо. И у нее имеются сторонники. На наш взгляд, тут целесообразно занять позицию «зри в корень». Применение факсимиле повлечет неблагоприятные последствия для работника или для работодателя, если оно было использовано недобросовестно, ненадлежащим лицом, с превышением его должностных полномочий. С равным успехом подпись руководителя можно подделать, от этого никто не застрахован.

Предотвращение злоупотреблений

Поскольку факсимильное воспроизведение подписи порождает права, обязанности и ответственность (как самого работника-подписанта, так и организации-работодателя), факсимиле требует надлежащего хранения. Условия хранения должны исключать злоупотребления оттиском, его несанкционированное применение.

Как правило, факсимиле выдается уполномоченному (доверенному) лицу, на которое возлагается ответственность за его использование.

По сути, передачу факсимиле можно приравнять к выдаче другому работнику доверенности на совершение операций, относящихся к обязанностям подписанта. При этом круг полномочий лица, которому доверено факсимиле, необходимо четко очертить.

Татьяна Коробейникова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Чем поможет эта статья: Принять правильное решение, когда можно воспользоваться факсимиле взамен живой подписи, а в каких случаях лучше от этого воздержаться.
От чего убережет: От претензий налоговиков к первичным документам и счетам-фактурам. А значит, и от недоимок по налогу на прибыль и НДС.

Действующее законодательство позволяет вместо обычных подписей ставить на документах факсимиле. То есть воспроизводить подпись с помощью средств механического копирования, скажем штампов. Конечно, это удобно — документооборот компании существенно упрощается.

Но имеют ли силу документы, подписанные факсимиле? Увы, в большинстве случаев факсимильная подпись может стать причиной разного рода проблем.

Если ваша компания на «упрощенке»

Выводы, сделанные в данной статье, пригодятся и компаниям на «упрощенке».

Заверить договор с помощью факсимиле можно, если это отдельно прописано в соглашении сторон

Заключая сделки, контрагенты вправе использовать факсимиле, а не ставить собственноручные подписи на документах. Делать это можно в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон сделки (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ).

Таким образом, если ваша компания подписывает контракт с новым партнером, заверять договор факсимиле не следует. Ведь скорее всего никакого соглашения насчет аналога живой подписи еще нет. А законов, позволяющих подписывать договоры «автоматически», немного — как правило, это внутриведомственные нормативные акты.

Важная деталь

Сталкиваются ли Ваши коллеги на работе с документами, подписанными факсимиле, смотрите на сайте.

Пункт, предусматривающий соглашение о факсимиле, вы вправе включить в подписываемый контракт — тогда все последующие документы можно будет заверять быстрее.

Если же первоначальный договор будет заверен посредством факсимиле, то впоследствии он может быть признан ничтожным. Данный вывод подтверждается в постановлении ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 г. № КГ-А40/5987-04.

Ставить факсимиле на платежных документах и «первичке» опасно

Не допускается ставить факсимиле на платежных документах. На этом акцентируют внимание специалисты Минфина России в письме от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13.

Такой же запрет распространяется и на «первичку», на основании которой ведется бухгалтерский учет. Обоснование простое — в силу статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» на первичной документации должны стоять именно личные подписи.

Осторожно!

Если на первичной документации стоит факсимиле, то списывать расходы при расчете налога на прибыль опасно.

«Первичка», подписанная факсимиле, довольно часто становится причиной того, что инспекторы снимают расходы компании. Отстоять затраты в такой ситуации можно только в суде. Пример положительного исхода дела — постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 апреля 2008 г. по делу № А56-13616/2007. Впрочем, бывают случаи, когда судьи поддерживают налоговиков. В качестве примера можно привести постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 июля 2007 г. № Ф04-4926/2007(36480-А67-25).

Кроме того, документы, заверенные «автоматически», могут стать причиной спора с партнером. А в таких делах судьи, как правило, признают, что «первичка» с факсимиле не доказывает факт хозяйственной операции (см. определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. № 653/08).

Вычет НДС на основании счета-фактуры с факсимиле налоговые инспекторы не признают

Обязательным реквизитом счета-фактуры в силу пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ является подпись продавца. Воспользоваться вычетом по НДС на основании «факсимильного» счета-фактуры можно, но это неминуемо приведет к спору с налоговиками. При этом положительный исход разбирательства совсем не гарантирован. Поэтому, получив счет-фактуру с факсимиле, попросите контрагента вашей компании перевыставить документ. Образец соответствующего запроса вы найдете здесь.

Дело в том, что на счетах-фактурах должны стоять именно живые автографы, а не факсимиле. Такого мнения придерживаются эксперты Минфина России в письме от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33. Дескать, статьей 169 Налогового кодекса не предусмотрены «заменители» личных подписей на счетах-фактурах. Значит, и принять к вычету НДС на основании «факсимильного» счета-фактуры покупатель не вправе.

К слову сказать, данной позиции чиновники придерживаются на протяжении многих лет (см., например, письма Минфина России от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48, от 4 июня 2008 г. № 03-07-11/214 и т. д.).

Мнение арбитражных судей по данному вопросу на данный момент неоднозначно. Некоторые из них разделяют позицию чиновников. Однако гораздо чаще суды исходят из того, есть ли соглашение сторон сделки об использовании факсимиле. Ведь прямой запрет применять аналоги живой подписи в Налоговом кодексе РФ отсутствует. Следовательно, принять «входной» налог к вычету в рассматриваемой ситуации все же можно. В частности, именно к такому выводу пришли судьи в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 2 марта 2010 г. по делу № А53-2634/2009.

Доверенность с факсимиле считается недействительной

Заверять доверенность от лица организации с применением факсимиле директора категорически запрещено. Ведь в данном случае речь идет об односторонней сделке. А значит, никакого соглашения сторон нет и быть не может в принципе. Именно поэтому нормы пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ в данном случае не действуют.

Если же на доверенности все-таки будет стоять факсимильное воспроизведение подписи, то впоследствии при возникновении спора суд признает ее недействительной со всеми вытекающими последствиями. В частности, у организации не получится взыскать с контрагента задолженность по товару, отгруженному по доверенности. Свидетельство тому — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 апреля 2005 г. № А11-1742/2003-К1-10/164.

Налоговики «забракуют» отчетность с факсимиле

Нельзя использовать факсимиле и для того, чтобы подписать налоговую декларацию. Дело в том, что Налоговым кодексом РФ разрешено ставить только живые автографы либо электронно-цифровую подпись. Данная точка зрения изложена в определении Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08.

Аналогичный запрет действует в отношении бухгалтерской отчетности. Причина проста: по общему правилу нормы гражданского законодательства не применяются к бухгалтерским и налоговым правоотношениям (п. 3 ст. 2 Гражданского кодекса РФ). Поскольку иной алгоритм действий прямо не предусмотрен ни Налоговым кодексом РФ, ни Законом № 129-ФЗ, применять факсимиле крайне опасно. Проще говоря, инспекторы сочтут «факсимильные» декларации и отчетность несданными и выпишут компании штраф.

Факсимиле можно ставить на документах, составляемых при внешнеэкономических сделках

На некоторых связанных с импортом и экспортом бумагах факсимиле вполне уместно. Речь идет о различных видах коносаментов и железнодорожных накладных международного сообщения. Об этом говорится в письме ФНС России от 21 августа 2009 г. № ШС-22-3/660@.

Если бы не международные договоры, заключенные РФ, то контролеры бы ни за что не разрешили ставить факсимиле. Однако нормы мирового права имеют приоритет над положениями отечественного законодательства. Именно поэтому для компаний, которые занимаются внешнеэкономической деятельностью, имеются некоторые послабления.

Важная деталь

Можно смело ставить факсимиле на документах, если это позволяет международный договор, заключенный РФ.

Инспекции не вправе «подписывать» факсимиле документы, направляемые налогоплательщикам

Что касается самих представителей налогового ведомства, то им применять факсимиле в основной деятельности запрещено. Это требование изложено в письме МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@. Продублировал данное предписание и Минфин в письме от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13. Проще говоря, вся исходящая документация из инспекции должна быть с живыми подписями либо ЭЦП.

Как ни странно, но контролеры на местах игнорируют столь однозначные рекомендации сверху. Причем делают это практически постоянно. В частности, весьма популярен среди налоговиков факсимильный автограф в уведомлениях об уплате транспортного налога. Оно и неудивительно, ведь обычный человек скорее заплатит указанную в документе сумму, чем станет спорить с ИФНС.

Однако иногда «факсимильная» корреспонденция из налоговой поступает на адреса компаний. Если «автоматически» подписано требование об уплате налога (пеней, штрафов), то его можно успешно оспорить — в вышестоящем налоговом органе. Если УФНС не удовлетворит жалобу, это наверняка сделает суд. Как, например, ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 6 марта 2009 г. по делу № А63-13896/2008-С4-30.

Что делать, если контрагент передал счет-фактуру с факсимиле

Объясняет юрист Дина СВЕРЧКОВА, юрист юридическойкомпании «Налоговик»:

— Позиция налоговиков непоколебима уже с 2005 года: вычет по «факсимильному» счету-фактуре неправомерен. По сути, единственный совет, который можно дать компаниям в такой ситуации: запросите у поставщика счет-фактуру с живыми подписями. При этом сошлитесь на требования инспекторов.

Если же счета-фактуры с факсимильными подписями обнаружены в ходе налоговой проверки, то сделайте еще кое-что. Во-первых, заключите с поставщиком дополнительное соглашение к договору, где пропишите возможность документального оформления операций с применением факсимиле. Во-вторых, попросите у поставщика приказ или иной распорядительный документ, устанавливающий перечень документов, подписываемых с применением факсимиле. Наличие этих бумаг поможет вам отстоять свою позицию в суде в случае, если инспектор вынесет решение о доначислении НДС.

Как отличить факсимиле от оригинальной подписи

1. Живая подпись каждый раз немного разная, а факсимиле всегда одинаковое. Так что если компания получила несколько документов, то автографы на них надо сравнить между собой. Идентичные подписи на всех бумагах (вплоть до того, что размер совпадает на 100%) — признак того, что они поставлены механически.

2. Если в наличии есть образцы с оригинальным автографом, то их надо сравнить с подписями, вызывающими сомнения. В клише, как правило, отсутствуют мелкие детали подписи, а также имеется утолщение по краям.

3. Изучить область вокруг подписи и с обратной стороны листа, на котором стоит автограф. При использовании факсимиле появляется рельеф штрихов от сильного давления.

4. Самый надежный способ — обратиться к специалисту. Высококачественное факсимиле бывает довольно трудно распознать визуально, особенно если нет подручных средств и особых навыков.

Частые вопросы о факсимильных подписях

Имеет ли юридическую силу кадровая документация с факсимиле подписи руководителя компании?

Нет. Одним из реквизитов кадровых бумаг является личная подпись руководителя. При этом факсимильное воспроизведение автографа таковой не считается. Соответственно, бумаги с факсимиле считаются недействительными.

Наша компания открывает расчетный счет. Можно ли в карточке с образцами подписей и оттиска печати ставить факсимиле?

Этого делать нельзя. Данный запрет четко прописан в инструкции Центробанка от 14 сентября 2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Может ли организация-векселедатель поставить факсимиле вместо живой подписи на векселе?

Нет, не может. Если на векселе отсутствует собственноручная подпись векселедателя, то документ признается недействительным. Это подтверждает информационное письмо Президиума ВАС РФ от 25 июля 1997 г. № 18.

Компания подает заявку для участия в государственном тендере. Можно ли ставить факсимиле в конкурсной документации?

Конкретные требования к документации каждый заказчик устанавливает самостоятельно. Как правило, чиновники запрещают использовать факсимиле при подготовке заявки и приложений к ней.

Главное, о чем важно помнить

1. Применять факсимиле взамен живых подписей можно только по соглашению сторон.

2. Запрещено ставить факсимиле на платежных документах, «первичке» и доверенностях.

3. На основании «факсимильных» счетов-фактур нельзя принять НДС к вычету.

В условиях возросшего объема документооборота, для упрощения работы многие организации заказывают факсимильную печать, которая позволяет подписывать большое количество бумаг. Но не все знают, в каких случаях можно ставить подобную клише-печать, а когда она не имеет юридическую силу. Рассмотрим основные особенности использования факсимильной печати.

Содержание статьи:

1. Что такое клише-печать?
2. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?
3. Когда нельзя использовать печать?
4. Как создать оттиск подписи руководителя

Что такое клише-печать?

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

на страховых и медицинских полисах;
почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
служебных удостоверениях;
приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
патентах;
свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
на трудовых книжках, договорах, приказах;
в кассовой книге и на расходных ордерах.

Также недопустимо применение штампа факсимильной печати в федеральных законах и других нормативных актах правового характера.

Как создать оттиск подписи руководителя

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании. Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати. В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Факсимильную подпись можно использовать в документообороте компании, но не везде и не всегда. Если же у вас акт подписан только таким способом, то рекомендовано получить документ с настоящей подписью, в противном случае, могут возникнуть проблемы.

Если мы берем отношения двух коммерческих компаний, то использование факсимиле (механического оттиска имитирующего собственноручную подпись) допустимо, если такая возможность предусмотрена в законе или соглашении сторон.

При отсутствии такого условия, документ, подписанный факсимильной подписью, не имеет юридической силы.

Также стоит учитывать последствия отсутствия документа подписанного «живой» подписью. Для некоторых категорий организаций это повлечет налоговые риски

Важно еще понимать, что даже при условии наличия соглашения об использовании факсимиле, необходимо получить оригинал подписанного документа.

Если ваши первичные документы имеют факсимильную подпись, то вы не сможете подтвердить право на вычет по НДС.

Законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.

При этом ранее, судебная практика имела обратную формулировку. Так, в Постановлении ФАС Центрального округа от 12.08.2011 года по делу №А48-3632/2010 суд указал, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа - факсимиле.

Также по мнению Минфина России, факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с
денежными средствами, подписываются руководителем организации и
главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Указанные нормы законодательства о бухгалтерском учете, как и
законодательство о налогах и сборах, не предусматривают возможности
использования электрофотографического воспроизведения подписи
руководителя с помощью средств механического или иного копирования
при оформлении первичных документов, счетов-фактур, платежных
документов и других документов, имеющих финансовые последствия, что
влечёт отказ в применении налоговых вычетов при отступлении от
установленных правил.

Договоры и акты с факсимильной подписью как доказательство в суде

Многие подписывают закрывающие документы и направляют друг другу электронные копии актов по электронной почте. Про получение оригиналов вспоминают не многие, особенно, когда компания на УСН. Однако, через какое-то время, такая компания получает исковое заявление о возврате суммы по договору в связи с неисполнением обязательств и отсутствием подписанных актов. Как быть?

Закрывающие документы, которые направляются по электронной почте следует считать электронным образом (сканом), чем документом, подписанным факсимильной подписью, так как вы не всегда можете определить способ его подписания.

Однако, такой документ может являться доказательством принятием работ заказчиком, только в том случае, если электронная почта отправителя указана в вашем договоре или соглашении. В противном случае, идентифицировать отправителя невозможно и документ не будет иметь юридическую силу

Кроме того, договором должно быть предусмотрено условие о электронном документообороте. В некоторых случаях, суд может не принять такой документ в качестве допустимого доказательства

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ). Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов.

Это подтверждают чиновники (письма Минфина от 10.04.2021 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951 и др.).

На какие документы можно ставить факсимильную подпись

В отдельных случаях суды признавали факсимильную подпись надлежащей подписью на документах бухгалтерского учета и не считали за нарушение применение факсимиле при заверении документов.

В качестве примера можно привести и .Тем не менее, в большинстве случаев суды при принятии решений руководствовались тем фактом, что действующее законодательство о ведении бухгалтерского учета, а также о налогах и сборах не предусматривает применение факсимильной подписи в процессе оформления документов первичного учета.

Можно ли использовать факсимиле в первичных учетных документах?

В частности, считается, что лицо, факсимиле которого использовано при составлении документа, действительно имело волеизъявление на составление соответствующего документа.

Такой документ имеет юридическую силу документа, лично подписанного уполномоченным лицом, до тех пор, пока достоверность этого документа не будет оспорена лицом, факсимиле которого использовалось при составлении документа. Правило о предполагаемой достоверности документа, составленного с использованием факсимиле, корреспондирует с принципом добросовестности и разумности участников гражданских правоотношений: добросовестность и разумность участников гражданских правоотношений предполагается, поскольку не установлено иное (абз.

8 части второй ст. 2 ГК). Документы, составленные с использованием факсимиле, могут быть письменным доказательством в суде, если имеется не противоречащее законодательству письменное соглашение сторон об использовании факсимиле при их составлении.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ). Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов.

Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах.

Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка.

Факсимильная подпись

Таким образом, исходя из норм Гражданского кодекса, факсимильную подпись можно использовать в нескольких случаях: во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом; во-вторых, по соглашению сторон, т.е. условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно быть включено в договор.

В указанных случаях факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же силу, как и собственноручная подпись. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (п.

3 ст. 75 «Письменные доказательства») говорит о том, что документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Вместе с тем следует иметь в виду, что согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не

На каких первичных учетных документах можно ставить факсимиле руководителя?

В настоящее время арбитражная практика, основанная на положениях Закона № 402-ФЗ в части использования факсимильного воспроизведения подписи лиц на первичных учетных документах не сформирована.

Обращаем внимание, до вступления в силу Закона № 402-ФЗ (в период действия Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») Минфин России официально разъяснял:

· законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур (письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404).
· факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (письмо Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13).

В настоящее время в Налоговом Кодексе Российской Федерации не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи.

Справка с подтверждением

Справка 2-НДФЛ, или справка, подтверждающая ваши доходы, которая еще не так давно была интересна только налоговым службам, становится с каждым днем все более популярным документом. Сегодня эту форму могут потребовать

В банке, при обращении за кредитом;
В отделе кадров, если вы меняете место работы;
В налоговой;
В суде;
В пенсионном фонде;
При оформлении визы;
В органах опеки.

Чаще всего эта справка нужна в банке, если вы обратились за получением кредита. Нет никаких проблем, если ваша зарплата − «белая», доходы высокие, и вы готовы показать это со всеми необходимыми подписями.

Но как же быть, если официальные доходы едва ли удовлетворят банковскую кредитную комиссию?

Количество отказов в кредитах из-за недоверия к платежеспособности заявителя растет с каждым днем.

Выход, впрочем, есть — обратиться за искомой справкой в нашу компанию.

Чем мы можем помочь?

Мы подготовим для вас справку 2-НДФЛ с подтверждением, а это означает, что такой документ не вызовет никаких вопросов и удовлетворит даже самых придирчивых банковских работников.
Мы не собираемся искажать никакие данные, все сведения в документе о доходах будут соответствовать действительности и легко проверяться.
Документ будет включать в себя все необходимые пункты и соответствовать самым высоким стандартам.
Мы оформим бумаги в максимально краткие сроки, тем самым сэкономив ваше время.

Представить документ о доходах проблематично иногда даже для весьма состоятельных людей.

Так, препятствием может быть как невозможность официально показать свои доходы, так и всевозможные несоответствия стандартам и правилам того или иного банка.

И именно в такой момент было бы очень неплохо «продать себя подороже». Форму 2-НДФЛ в некоторых случаях может заменить так называемая «справка в свободной форме».

Но и этот документ очень часто вызывает слишком много вопросов.

Причину, по которой вам отказали в кредите, вы никогда не узнаете – банки могут вам отказать без указания причин. А потому не лучше ли не переписывать по несколько раз бесконечные бланки и формы, не бегать за главным бухгалтером на работе, никого не просить и никого не уговаривать?

Преимущества работы с нами

Мы работаем ответственно и только на результат. Заказывая услугу у нас, вы можете забыть о бесконечных коридорах официальных инстанций и непрекращающихся очередях. Вы спокойно возвращаетесь к своему ритму жизни, а мы готовим для вас документы.
Мы сделаем все оперативно и четко, не потратив ни одной лишней минуты вашего и своего времени.
Мы располагаем главным – опытом, знаниями и компетентностью. Наша команда – это отличные юристы и консультанты, кадровики и экономисты. У нас обширные связи и опыт работы с многими организациями и структурами.
Наша компания поможет не только со справкой 2-НДФЛ, но и с копией трудовой книжки, а также со справкой с места работы. Мы соберем для вас любые пакеты документов для получения кредитов в любых банках на территории России.

Где можно использовать факсимиле в России в 2021 году

На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, /.

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг.

По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу. Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами. Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

высокая загруженность руководства;
большой объем документов, требующих подписи.
отсутствие ;

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе.

При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота. Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте.

Законна ли факсимильная подпись на документах

При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11) Минфин также против использования факсимиле на налоговых декларациях, первичных документах и счетах-фактурах (Письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33). Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы.

Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:

на бухгалтерской отчетности;
на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и суды; ;
на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органы, и, как правило, суды; ; .
на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.). Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком России;

В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать.

Читайте также: